triboo webinar - lavorare in staff
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I FONDI INTERPROFESSIONALI PER LA FORMAZIONE CONTINUA PER I DIPENDENTI DI VILLA CHIARUGI
20 DICEMBRE 2011
LAVORARE IN STAFF
BENVENUTI
1. Difficoltà tecniche?
Inviare e-mail a [email protected]
2. Domande e Risposte durante il Webinar
3. La registrazione del Webinar sarà disponibile su www.triboomanagement.it
4. Al termine, riceverete un invito per la compilazione del WEBinar Satisfaction
5. A coloro che compileranno il WEBinar Satisfaction sarà inviato l’attestato di partecipazione.
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Webinar – Pannello di controllo
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Valeria Raito
Resp. Fondi
Interprofessionali e Sviluppo Business
Maria Vittoria Lanzara
Counselor, formatrice e
esperta in team building
Relatori
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Obiettivo del Webinar
Acquisire strategie comunicative per:
• coordinare efficacemente il proprio lavoro con quello degli altri
• rendere le singole risorse complementari e funzionali al raggiungimento dei risultati aziendali
• ridurre i blocchi e le disfunzioni nel processo lavorativo
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Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi
L’ambiente di lavoro: osserviamo come lavoriamo
Lavorare in staff: regola uno comunicare bene tra noi
Lavorare in staff: dalla dipendenza alla interdipendenza
positiva
Lavorare con gli altri: il coordinamento efficace di ruoli e
funzioni
Indice
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Indice
Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi
PRIMA DOMANDA: Quali sono, secondo voi, i vantaggi e quali gli svantaggi del lavoro in staff?
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• Organizzare e dare continuità al lavoro
• Avere un incremento produttivo
• Distribuire il carico di lavoro
• Confrontarsi con gli altri ed essere stimolati a migliorare
• Apprendere cose nuove dall’altrui modo di lavorare
• Condividere obiettivi e responsabilità
• Essere stimolati ad impegnarsi anche quando le motivazioni personali sono in calo
• Interruzioni e blocchi nel flusso
di lavoro per malintesi e confusione metodologica
• Essere coinvolti nella disorganizzazione altrui
• Dipendere dai tempi altrui
• Perdita di informazioni tra i passaggi comunicativi con effetti negativi sulla qualità del lavoro
• Farsi carico delle mancanze altrui
VANTAGGI SVANTAGGI
Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi
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COME GIOVARSENE?
COME RIDURLI?
VANTAGGI
SVANTAGGI
Lavorare in staff: vantaggi e svantaggi
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Q&A
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OSSERVAZIONE
COMUNICAZIONE EFFICACE
INTERDIPENDENZA POSITIVA
COORDINAMENTO
Lavorare in staff: Parola chiave
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Perché Osservare?
• Conoscere meglio
• Comprendere
• E’ un punto di partenza
• Per entrare in empatia
• Per preparare una strategia
• Incidere sull’ambiente e ottimizzare le risorse
Quali comportamenti
per osservare
• Non valutare • Non giudicare • Essere obiettivi • Liberarsi dai
condizionamenti personali
• Osservare senza preconcetti
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Esperienza di osservazione
Consegna ai tre
volontari Osserva ciò che vedi rappresentato sul foglio.
Descrivi ai riceventi tale realtà in maniera che loro
possano riprodurla a fotocopia. A coloro che
ascoltano, dai tutte le informazioni che ritieni utili e
necessarie affinché possano riprodurre quanto
rappresentato sul foglio pur non avendolo visto. I
riceventi non possono rivolgerti domande. Sarai tu a
terminare quando ritieni di aver completato la
descrizione e di aver dato informazioni esaustive.
Si raccolgono le produzioni
Si osservano le produzioni e si
analizzano
Analogie e differenze
Consegna al gruppo Ascolterete le descrizioni che di una stessa realtà vi
saranno fatte da tre diverse persone. Se volete
potete prendere appunti.
A conclusione delle 3 descrizioni dovrete riprodurre
sul foglio quanto vi è stato descritto.
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4 sfere nella parte superiore del foglio
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Elemento in prospettiva
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Elemento lineare
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Varie disposizioni delle sfere
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In base all’esperienza svolta
quando l’informazione che ci arriva ci
permette di comprendere la realtà e di
capirla?
• Precisa ( sono espressi dati)
• Univoca
• Contestualizzata e particolareggiata
• Chiara
• Sintetica
• Usa un linguaggio semplice
• Si ha profonda conoscenza dell’argomento
quale caratteristica assume
l’informazione quando non ci fa capire
e ci porta lontano?
• Vaga
• Eccessiva
• Distorta
• Quando è filtrata ed usa un codice incomprensibile
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In conclusione … per iniziare ad osservare
COSA AIUTA COSA OSTACOLA
ELEMENTI SPAZIALI ELEMENTI NUMERICI MISURE PRECISIONE RIDONDANZA DATI
DARE PER SCONTATO
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Fenomeno e Noumeno
In un batter d’occhio ciò che appare (il fenomeno,
rilevabile attraverso i canali sensoriali,
l’osservazione) diventa ciò che io immagino che
sia (il noumeno, la realtà che non è conoscibile
attraverso l'esperienza ma è intellegibile attraverso
l’immaginazione, la fantasia, l’interpretazione). Commento di Carlo Romano Docente di Psicologia dell’educazione
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CONNOTATIVO E DENOTATIVO
Entrambi i livelli sono significativi per la
conoscenza e la comprensione della realtà.
Il problema è che spesso confondiamo o
sovrapponiamo i due livelli: crediamo di osservare
(di basare cioè la nostra lettura dei dati sui nostri
organi sensoriali) ma in realtà stiamo
interpretando (attiviamo, cioè, la nostra fantasia
ed immaginazione) 22/60
COSA OCCORRE PER OSSERVARE
Solo dopo una rilevazione meticolosa di fatti potrò
formulare delle ipotesi sulla natura della realtà che ci
circonda.
Non è credibile affidarsi immediatamente alle opinioni
senza prima aver fatto opportune verifiche”
C. Romano Comunicare e coevolvere in strutture maieutiche F. Angeli editore p. 106
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COSA OCCORRE PER OSSERVARE
“Quando ci predisponiamo ad osservare per rilevare i dati della realtà
così come si presentano ai nostri sensi, dobbiamo raccogliere in modo
descrittivo, analitico, dettagliato, una serie di informazioni che
tendono a ripetersi, che ci permettono di poter arrivare poi ad
un’interpretazione.
Quindi è su questo primo livello che dobbiamo esercitare le nostre capacità
osservative
C. Romano Comunicare e coevolvere in strutture maieutiche F. Angeli editore p. 106
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Q&A
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Il ciclo della comunicazione
È un processo interattivo e circolare
Emittente Ricevente
Feedback
Messaggio
Contesto Codice
Canale
Rumore
Ridondanza
LA COMUNICAZIONE EFFICACE 26/60
VERBALE Il contenuto
Le frasi
ANALOGICO
Il linguaggio del corpo Lo stile comunicativo
COSA DICIAMO COME LO DICIAMO
30% Percentuale
di attenzione 70%
IL “COME” PREVALE SUL “CHE COSA”
Il verbale e l’analogico
LA COMUNICAZIONE EFFICACE 27/60
UNA DOMANDA PER INIZIARE
In base alla tua esperienza (personale, familiare,
lavorativa, sociale) quali sono i
principi della comunicazione efficace
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Il messaggio deve essere adeguato all’ascoltatore
ovvero
Adattare il contenuto al recipiente 30/60
√1 + 8 = √4 8
1+1=2
Il messaggio per essere chiaro deve essere semplice
ovvero
Non usate le radici quadrate per dire che 1+ 1 = 2
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I termini complessi devono essere spiegati
ovvero
usate il vocabolario per tradurre il vostro
linguaggio
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Il messaggio deve procedere per gradi
ovvero
che usiate scarpe da ginnastica o da sera poco importa, ma fate sempre un passo alla volta
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Occorre accentrare l’attenzione sugli aspetti essenziali
ovvero
colpite il cuore del problema 34/60
Il messaggio è più comprensibile se concretizzato o comparato
ovvero
non parlate delle nuvole ma di come vi bagna la pioggia 35/60
Puntualizzazioni ripetute dei concetti chiave sono utili alla comprensione del messaggio
ovvero
martellate i concetti come per conficcare un chiodo in un’asse
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OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE
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FATTORI RICEVENTE
Oggettivi •Difficoltà a capire
•Difficoltà linguistiche
•Difficoltà a decodificare diversi schemi di riferimento
Di personalità •Distorsione in funzione di propri interessi
•Difese, paura, conflitti interpersonali, resistenze
Psico-sociologici •Situazione valutativa giudicante
•Gruppi di appartenenza
•Organizzazione di appartenenza
•Conflitto intragruppo
Materiali ( es. la sordità)
OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE
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FATTORI EMITTENTE
Oggettivi •Poca chiarezza; Cattiva esposizione
•Terminologia difficile
•Cattiva concettualizzazione
Di personalità •Atteggiamenti personali: modo di presentare e di presentarsi
•Difese, paura, conflitti interpersonali,resistenze
Psico-sociologici •Clima valutativo giudicante
•Gruppi di appartenenza
•Organizzazione di appartenenza
•Conflitto intragruppo
Materiali Psicofisiologici; ambientali; acustici/visivi
Fenomeni di saturazione Fatica, lunghezza dei messaggi, interferenza di messaggi (tutti parlano) Messaggi sovrapposti
OSTACOLI ALLA COMUNICAZIONE
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RIMEDI GENERALI
• Ascoltare, osservare
• Ripetere quanto si è capito per verificare che cosa si è capito
• Evitare valutazioni
• Identificarsi nell’altro
• Porre domande
• Uscire dal proprio quadro di riferimento
• Non imporre a tutti i costi il proprio pensiero
• Entrare in rapporto con l’interlocutore
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Q&A
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Competenze socio-relazionali base del team di lavoro
I teorici del lavoro in
piccoli team partono dal
presupposto che la
complessità della nostra
società, non può essere
affrontata utilizzando
esclusivamente
competenze individualistiche
o competenze competitive.
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L’interdipendenza positiva
L’interdipendenza positiva si realizza quando,
all’interno di uno staff, si risolve un problema con
il contributo effettivo di tutti i suoi membri,
impegnati con mansioni diverse a perseguire il
medesimo obiettivo.
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Effetti dell’interdipendenza positiva
Maggior impegno e sforzo verso i risultati
Relazioni interpersonali positive
Maggior equilibrio psicologico dei singoli membri
Ognuno di questi comportamenti è influenzato positivamente dagli altri
Impegno condiviso verso i risultati
Buone relazioni Benessere
Interpersonali psicologico
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Effetti dell’interdipendenza
Un impegno condiviso per un
obiettivo comune promuove
relazioni positive e maggior
equilibrio psicologico
Relazioni positive promuovono un
impegno condiviso per un obiettivo
comune e un maggior equilibrio
psicologico
Un buon equilibrio psicologico
promuove un maggior impegno
condiviso per un obiettivo comune e una
migliore qualità dei rapporti
interpersonali
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Q&A
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STAFF
Gruppo di lavoro in cui:
abilità, tecniche, competenze e capacità
sono complementari ed integrate
la conduzione del gruppo è fortemente indirizzata al coordinamento
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Gruppo di lavoro in cui:
Esiste un compito e/o un obiettivo comune
L’interazione tra i membri è funzionale al compito/obiettivo
La conduzione è esterna al gruppo
STAFF
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Per la riuscita del lavoro in staff occorre un
BUON COORDINAMENTO TRA:
CAPACITA’/ABILITA’
IDEE
COMPETENZE
ABILITA’
PRASSI
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Promotore COORDINATORE
Pro
du
ttore
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IL coordinamento capace di trovare un equilibrio tra :
l’orientamento verso la dinamica di gruppo
l’orientamento verso il compito
Coordinamento Efficace
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Organizzarsi e strutturarsi per il “processo”
Organizzarsi e strutturarsi per il “compito”
I due orientamenti
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• Ridurre gli stereotipi ed i giudizi sugli altri
• Resistere a condizionamenti di “sottogruppi di potere”
• Ricercare soluzioni piuttosto che generare conflitti
• Avere maggiore tolleranza verso le critiche
• Avere maggiore sensibilità individuale verso il gruppo e gli altri membri
• Limitare le proprie reazioni emotive con maggiore autodisciplina
Organizzarsi e strutturarsi per il processo
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Incoraggiamento: Cordialità, sensibilità verso gli altri, accordo con i contributi offerti da altri e loro accettazione
Immissione: mettere in grado un altro componente di offrire il proprio contributo al lavoro
Adesione: Attenersi alle decisioni del gruppo, accettare con matura riflessione le idee altrui, ascoltare
Espressione dei pareri del gruppo: riepilogo di ciò che si intuisce seguire l’orientamento generale dei membri di uno staff, descrizione delle reazioni rispetto a certe idee o soluzioni
I comportamenti orientati al processo
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• Possedere le informazioni rilevanti prima di pervenire ad una decisione
• Valutare le informazioni disponibili sulla loro effettiva capacità di aiutare il gruppo a trovare soluzioni
• Accettare contributi individuali, al fine di stimolare la partecipazione
• Sviluppare idee è stimolo per ulteriori idee
• Sostituire decisioni prese in modo semplicistico, chiedendo maggiore ponderazione
Organizzarsi e strutturarsi per il compito
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Attività propositiva: proposte di soluzioni, avanzamento di nuove idee, nuove definizioni del problema, nuovo modo di affrontare il problema
Ricerca di informazioni: richieste di chiarimenti sulle nuove proposte, richieste di fatti o informazioni supplementari
Ricerca di opinioni: ricerca, nei comportamenti il gruppo, di una espressione, di idee riguardo a qualche argomento. Ricerca di una chiarificazioni di valori, proposte o idee
I comportamenti orientati al compito (1)
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Offerta di informazioni: presentazione di dati di fatto o di generalizzazioni, collegamento fra la propria esperienza e il problema di lavoro allo scopo di illustrare certi punti
Elaborazione: delucidazioni, esemplificazioni o approfondimento dei
significati, tentativo di rappresentare il funzionamento di una proposta, qualora venisse adottata
Coordinamento: indicare le relazioni che legano varie idee o proposte,
tentare di riunire insieme idee e proposte, tentativo di collegare le attività svolte da diverse persone
I comportamenti orientati al compito (2)
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Sono da considerarsi come un ostacolo al buon funzionamento del gruppo i seguenti comportamenti:
• Aggredire
• Bloccare
• Autoconfessarsi
• Competere
• Cercare alleanze
• Fornire alleanze
• Ritirarsi
• Andare fuori tema
• Non prendere le cose seriamente
E’ compito di tutti i
componenti del gruppo
cercare di tenere sotto
controllo questi
comportamenti, sia che
siano propri sia che
vengano espressi da altri
I comportamenti disfunzionali al gruppo di lavoro
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Una compagnia di porcospini, in una fredda giornata d'inverno, si strinsero vicini vicini, per proteggersi col calore reciproco, dal rimanere assiderati.
Ben presto, però sentirono le spine reciproche; il dolore li costrinse ad allontanarsi l'uno dall'altro.
Quando poi il bisogno di riscaldarsi li portò di nuovo a stare insieme, si ripeté quell'altro malanno; di modo che venivano sballottati avanti e indietro fra due mali, finché non trovarono una moderata distanza reciproca, che rappresentava per loro la migliore posizione".
A. Schopenhauer
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Q&A
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