Tre pointer om IT PPM v/Lars K Hansen

Intro

• Tak for muligheden for at præsentere tre pointer fra min PhD-afhandling:

1)Hvad skriver litteraturen om IT PPM?

2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?

3)Hvad er de foreløbige resultater af PhD-afhandlingensundersøgelse af IT PPM i en konkret organisation?

2

1) Hvad skriver litteraturen om IT PPM?

Understående to punkter beskriver processen i mit arbejde med IT PPM litteraturen:

a) En systematisk udvælgelse af en repræsentativ stikprøve af IT PPM litteraturen (ved brug af keywords i en anerkendt IT PPM litteraturen (ved brug af keywords i en anerkendt database for videnskabelige artikler)

b) En analyse af den fremfundne IT PPM litteratur med et anerkendt analyse-redskab fra organisations litteraturen

3

1) En systematisk udvælgelse af IT PPM litteratur

4

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

5

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

Inspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

32

6

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

1054

Inspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Verhoef (2002)

“Quantitative IT portfolio management”

• Bygger på undersøgelser fradet amerikanskeforsvarsministerium

• Hvordan modellerer den mest optimale portefølje af IT projekter?

7

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder

105

projekter?

• En avanceret matematisk model – der indregner projekters fremtidige afledte omkostninger (vedligeholdelse, opdatering, og udfasning af IT applikationer er meget omkostningstungt)

• Undgå en tsunami afomkostninger i fremtiden

•Bygger på en børsmægler metafor

• Mangler mekanismer der får disse beslutninger ud i verdenInspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Blichfeldt and Eskerod(2008)

“Project portfolio management - There's more to it than what management enacts”

• Tvivler på rationaliteten

• Har undersøgt portefølje

8

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

Et fællesskab med sociale dilemmaer

4

• Har undersøgt portefølje styring en længere række virksomheder

•Senior management skal ikke have et totalt overblik –a) umuligt (kognitivt) b) social acceptabelt

• Social harmoni ”den naturlige tilstand” (den implicitte løsning - social integration)

Inspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Politik og forskellige interesser

3

Platje and Seidel (1993)

“Breakthrough in multiprojectmanagement: How to escape the vicious circle of planning and control”

• Der er tre interesser i en organisation - top ledelsen, - forretningsenhederne- medarbejderne i projekterne)

• Ledelsen vil have mere centralisering og formalisering (og mulighed for at gennemføre eventuelle besparelser)

9

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori• Som et modtræk forsøger forretningsenhederne og medarbejderne i projekterne at ”forsvare deres interesser” ved at gøre det utydeligt hvad de laver

• Ledelsen iværksætter så mere centralisering og formalisering

• En ond cirkel er begyndt

• Hvordan kan forskeren på forhånd vide hvor konflikten vil være?

Inspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer

2

Kirsch (1997)

”Portfolios of control modes and IS project management”

• Hvordan udfører stakeholders kontrol over IT projekter

• Formel/uformel kontrol (Output, behavior/ clan,

10

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

magtrelationer (Output, behavior/ clan, self)

• Anvender dette simple begrebsapparat til at beskrive hvad der sker i en real-life organisation

• Finder ud af at slutbrugernes ”stemme” bliver undertrykt – dette på trods af de har den specialiserede viden, der skal bruges i IT projekterne

•Udvikler senere en dynamisk forståelse af kontrol

Inspiration fra Deetz (1996)

1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur

Fire metaforer for IT PPM på baggrund af litteraturen

Uenighed

Politik og forskellige interesser

Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer

11

Inspiration fra Deetz (1996)

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

magtrelationer

En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder

Et fællesskab med sociale dilemmaer

1) Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for praksis

Disse opdagelser i IT PPM litteraturen kan have betydningfor praksis (Hansen and Kræmmergaard 2011)

• Kan påvise en bias i vores forståelse af IT PPM

• Kan (måske) overføres til vores forståelse af de modeller, der forefindes på det kommercielle marked. (fx: Gartner’s IT PPM model, P3O (af OGC), PMI’s PMO model, osv.)

• Man må måske se mere på hvad man rent faktisk gør i praksis frem for at ”presse” normative teoretiske antagelser ned over en organisation.

12

2)Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for fremtidig forskning

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Politik og forskellige interesser

Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer

32

Et ”hul” i litteraturen

13

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

magtrelationer

En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder

Et fællesskab med sociale dilemmaer

1054

Inspiration fra Deetz (1996)

2)Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for fremtidig forskning

Fire kategorier af IT PPM litteratur

Uenighed

Politik og forskellige interesser

Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer

32

Sætter fokus påhvilke IT PPM mekanismer, der anvendes i praksis

14

Konsensus

Forrang til empiri Forrang til teori

magtrelationer

En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder

Et fællesskab med sociale dilemmaer

1054

Inspiration fra Deetz (1996)

2) Hvordan kan afhandlingen bidrage til den eksisterende viden

• Forskellige teorier har være afprøvet – herunder Controlteori – som præsenteret på vore workshop i december 2010 • Reaktion var at porteføljestyring ikke kunne reduceres til at være et arrangement af kontrolformer

• Anvendelse af en mere generisk teori, og betragter IT PPM • Anvendelse af en mere generisk teori, og betragter IT PPM som en kompleks kombination af mekanismer.

• Betragter IT PPM som et work design og ser på hvilke horisontale og vertikale mekanismer, som forbinder organisationens IT projekter med porteføljen, og hvilke udfordringer dette giver.

15

2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case

Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:

16

Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)

2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case

Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:

Med hvilke mekanismer bevæger autoritative IT PPM beslutninger sig ned gennem organisationens hierarki?

17

Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)

Hvilke mekanismer anvendes til at koordinerer IT PPM mellem aktører på samme hierarkiske niveau?

2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case

Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:

18

Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)

2) Adresserer tre generiske problemer i alle work designs

2) The modularity problem

Problem : hvordan sikres at én del kan ændres uden at helhedens performance falder?

19

2) The modularity problem

Et eksempel fra Bilindustrien:

• Volkswagen laver ikke biler i den forstand at producerer disse – de specificere de enkelte moduler.

• Udviklingen kan derved foregå meget hurtigere og er mindre sårbar overfor ændringer i omgivelserne sårbar overfor ændringer i omgivelserne

20

Work-design elementer Hos VW

Arkitektur Produktionsprocesser

Interface Forskellige produktionsceller er forbundet via interfaces

Standarter og test Sikrer den kvalitet som leverandører må overholde, og tester modulerne i de enkelte processer

Sondring mellem synlige- og skjulte design-parameter

Specificer hvilke oplysninger, der skal anvendes i produktionen

2) The modularity problem

Anvendelse af denne logik i IT PPM:

• Adskille porteføljen i subsystemer (projekter) eller måske endda i mindre enheder (arbejdsprodukter)

• Større fleksibilitet (outsource, besparelser osv.)

21

Work-design elementer IT PPM

Arkitektur Beskriv hvordan IT PPM processerne er specificeret/klare

Interfaces Beskriv interfaces hvor IT projekter er kommunikeret og koordineret

Standarter og test Beskriv hvordan IT projekternes performance testes og hvordan organisationens standarter for udførsel af IT projekter udføres

Sondring mellem synlige og skjulte design-parameter

Beskriv hvordan det er specificeret hvilke oplysninger der skal afrapporteres til portefølje niveauet og hvilke oplysninger der skal anvende i udførslen af de enkelte projekter

2) The hierarchical decomposition problem

Hierarki - en relation, der bygger på autoritet

ProblemHvordan laves der et design, der

22

der et design, der understøtter denne struktur med: planlægning, tildeling af ressourcer, og kontrol mellem niveauerne?

2) The hierarchical decomposition problem

Mekanismerne der forbinder de forskellige niveauer i organisationen

Effektiviteten af de hierarkiske governance strukturer

Eksempler fra IT PPM

Kan bygger på marked transaktioner. Dvs. priser og generaliserede

IT porteføljen er styret med markedslignende mekanismer

23

Dvs. priser og generaliserede ressourcer

Forudsætning: Der kan etableres markedsmekanismer

markedslignende mekanismer

Kan bygge på institutionel - ellerpersonel tillid. Sådanne mekanismer kan i nogle tilfælde være mere effektive en markeds mekanismer

Forudsætning: Gensidig afhængighed og sårbarhed

Der er tillid til IT portefølje-management som institution eller der er tillid til personerne, der stå for IT portefølje-management

The hierarchical decomposition problem

Typer af relationer mellem de organisatoriske niveauer

Figur af relation

Eksempler fra IT PPM

CompositionRelationen mellem ikke afhængigevariable på forskelligeorganisatoriske niveauer

Der er ingen afhængighed mellem de forskellige nivauers IT projekter. Detvil sige at de ikke trækker på de samme resourcer

Afhængighed mellem de organisatoriske enheder

24

organisatoriske niveauer samme resourcer

Cross level Relation mellem afhængige oguahængige variabler mellemnivauerneRelation among independent and independent variables at different levels (in a top-down manner)

Der er nogen afhængighed mellem de forskellige niveauers IT projekter

Multi levelKompleks relation mellemafhængige og uafhængige varialepå alle niveauer I organisationen

Der er en stor og kompleks mellem de forskellige niveauers IT projekter

2) The complex network problem

Problem:Hvordan laver man et design, der koordinerer og styrer et

25

og styrer et netværk?

2) The complex network problem

Indikatorer på tilstedeværelsen af the complex network problem

Eksempler fra IT PPM

Specialiseret viden Det organisatoriske enheder har forskellige faglighed (og fagsystemer)

Geografisk distribueret arbejde De organisatoriske enheder har forskellige geografiske lokaliteter, hvor der er lokale IT projekter

Politiseret ved forandring Ændringer der vedrører IT porteføljen kan blive en interessestrid, da de forskellige aktører bliver påvirket forskelligt af ændringer i work-designet

Vigtigheden af en ”integrator-role”. Herforudsætningen af netværket:

- anerkender en fælles autoritet - har et fælles mål - har/opbygger social kapital

En IT porteføljemanager er en central role

Delt loyalitet (til det fælles og det lokale) Fælles digitaliserings/ IT- strategi Der skabes ”bånd” på trods af forskellighed/interesse konflikt

26

3) Et work-design – en organisations IT projekt portfølje

27

3) De foreløbige resultater af min undersøgelse af en organisation viser at:

• Der er flere porteføljer: Eksempelvis en portefølje med tværgående IT projekter og porteføljer med lokale IT projekter

• Anlægger et ”centralistisk perspektiv” og alle organisationens IT projekter som et work-design

28

• Finder det hensigtsmæssigt at inddele porteføljestyrings mekanismerne i tre faser: 1. En Præ-selektion fase 2. En Selektion fase 3. En Post-selektions fase

3) De foreløbige resultater af undersøgelsen indikerer at:

3

Tendens De tre generiske problemer (jf. work-designteori) bliver mere udtalt gennem IT porteføljestyringens tre faser

Præ-selektion fase - Tydelig strategisk/ledelses fundering -Brug af samme projektmetoder /model

Selektions-fasen - Mindre kalkuleret valg af de mest rentable projekter - tildeling af ressourcer er fordelt påflere hierarkiske niveauer og mindre

29

Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)

1

2

3flere hierarkiske niveauer og mindre gennemskuelig og kalkuleret-Metode/procedure i denne fase er ikke helt tydelig

Post- selektionsfasen Ressourcer og fremdrift for IT projekter kan i nogen grad være styret af lokale ledere. Konsensus beslutninger ofte nødvendigeManglende mekanismer i afslutningen og efterfølgende opsamling på projekt-evalueringer

3) De foreløbige resultater af undersøgelsen indikerer at:

Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:

3

Tendens 2 De tværgående IT projekter har en mindre grad af de tre generiske problemer (når man anlægger et centralistiske portefølje perspektiv)

Dette kan skyldes at disse

30

Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)

1

23

12

3Dette kan skyldes at disse projekter bliver styret af en centralt styret organisatorisk enhed.

Her skal det undersøges hvilken afhængighed der er mellem de tværgående IT projekter og lokale IT projekter Er denne afhængighed lille, så giver det mindre mening at betragte dette som et samlet work-design

3) Et work-design – en organisations IT projekt portfølje

31

Afrunding

1)Hvad skriver litteraturen om IT PPM?

2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?

3)Hvad er de foreløbige resultater af PhD-afhandlingensundersøgelse af IT PPM i en konkret organisation?

32

Slut

Tak for jeres opmærksomhed☺

33