toma de decisiones

ORLANDO PONCE POLANCO

TOMA DE DECISIONES EFICACES

http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=By_LScgzDR8ISM&tbnid=UWkPi122_Rr_TM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.upao.edu.pe/imageninstitucional/&ei=KQAlUayYGeSB0QHV0oG4Cg&bvm=bv.42661473,d.dmQ&psig=AFQjCNHVeG1rzl5qEXEqdR5cfx5PMP0wgg&ust=1361465754822309

Una decisión es una elección entre distintas opciones o posibilidades.

Las decisiones se toman para resolver problemas o aprovechar oportunidades.

Una decisión,

¿es una Simple Elección?

.... No, es una asignación irreversible de recursos

Alta

Primer nivel

Media

Problema TDDNo estructurado

Programada

No programada

Nive

l Jer

árqu

ico

TIPOS DE DECISIONES

Estructurado

Problema TDD

INNOVACIÓN

RUTINARIAS ADAPTACIÓN

TIPOS DE DECISIONES

RIESGOINCERTIDUMBRE CERTIDUMBRE

INFORMACIÓN – TI

Por qué algunas decisiones son difíciles?

COMPLEJIDAD

ERRORES EN LA TDD

Focalizarse en una sola fuente de información.

Sobreestimar o subestimar el valor de la información recibida de otros.

Escuchar y ver sólo lo que queremos.

No ofrecer participación

Hacer de forma unilateral

PERSONA

PROBLEMA INFORMACIÓN

FACTORES EN UNA DECISIÓN

PROBLEMA


¿Cuáles deben ser nuestras ventajas

competitivas?

“Aquellas personas que no leen libros no tienen ninguna ventaja

sobre aquellos que no saben leer.”

“Aquellas personas que toman decisiones y no

pueden ANALIZAR su data no tienen ninguna ventaja

sobre aquellos que no tienen data en lo absoluto.”

• Data no es información– Data es collección de‘bits’ almacenados

• La información viene del análisis de data

Nadie quiere data!

Lo que realmente quieren es INFORMACIÓN!

Business Intelligence: Inteligencia empresarial para la toma de decisiones

Conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que

permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas

transaccionales e información desestructurada (interna y

externa a la compañía) en información estructurada, para su

explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas...)

o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así

soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

¿Qué es Business Intelligence?

OLTPOn-Line Transactional Processing

OLAP On-Line Analytical Processing

* Facilita la planeación táctica * Permite la planeación estratégica

BENEFICIOS

¿Qué es Business Intelligence?

ERP o CRM DATAMARTDATAWAREHOUSE

http://www.sinnexus.com/business_intelligence/piramide_negocio.aspx

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

CMICUADRO DE

MANDO INTEGRAL

DSSSISTEMA DE

SOPORTE A LAS DECISIONES

EISSISTEMA DE

INFORMACIÓN EJECUTIVA

ERP / CRMDATAWAREHOUSEDATAMART

ORIGENES DE DATOS

OLTPOLAP

PERSONA



SESGOS EN LA TDD

• La toma de decisiones puede verse afectada por:

– La educación o preparación de sus participantes.– Por el nivel decisional que se le otorga a cada persona.– Por los propios valores y creencias– Por la motivación de las personas.– Por las expectativas de cada cual.

ESTILOS PARA TOMAR DECISIONES

25

Es posible tener un proceso para tomar

decisiones?

Formular Proyecto y Problema

Establecer Sistema de Medición

Estructurar Problema y Soluciones

Seleccionar y Aplicar Soluciones

Asegurar Mejora Contínua

DEFINIR MEDIR ANALIZAR IMPLANTAR CONTROLAR

“Problema” = Oportunidades de Mejora = Problemática = Sistema “Proceso”. El término “Problema” es para facilitar el entendimiento de la Metodología en términos de un enfoque “Problema-Solución” (Problem Solving).

Es la Metodología eje de Six Sigma.

Metodología DMAIC

1= Fundamental; 2= Importante; 3= Apoyo; 4: Eventual.

Nombre

01 DIAGRAMAS DE CARACTERIZACION02 FLUJOGRAMAS DE PROCESOS03 DIAGRAMAS DE PARETO04 TORMENTA DE IDEAS05 GRUPO NOMINAL06 DIAGRAMAS CAUSA - EFECTO07 DIAGRAMAS DE AFINIDAD08 FICHAS DE INDICADORES09 DIAGRAMAS DE GANTT10 FICHA DE PROYECTO11 REPORTE DE GESTION12 TABLEROS DE CONTROL (INDICADORES)

Fases

22

3 2

1

2

3

3 3 3

3

1

3

3 3

31

4

4

2

3 3

11

D

1

4

4

4

4 4

4

3 3 33

M A I C

Metodología DMAIC

13 NORMATIVA14 BENCHMARKING15 CUADROS BIDIMENSIONALES16 QUALITY FUCTION DEPLOYMENT (QFD)17 CALIFICACION DE CRITERIOS18 DIAGRAMAS DE DISPERSION19 DIAGRAMAS DE ARBOL20 HISTOGRAMA DE FRECUENCIAS21 DIAGRAMAS DE AGRUPACION 4P ó 6M22 ANALISIS 5W 1H23 LISTA DE CHEQUEO24 METODO DELPHI

33 3

33

4 4 44 4

4 4

44

44 4 4 4

4

4 4

4

44 4 4 4

3

3 4 4 3

3 3 3

44 4 4 4

Nombre Fases

D M A I C

Metodología DMAIC


25 PROTOCOLOS CLIENTE-PROVEEDOR26 TALLERES JRP/JAD (FOCUS GROUP)27 IDEF028 PICTOGRAMAS (RICH PICTURES)29 TECNICAS PARA GESTIÓN DEL CAMBIO30 CADENA DE VALOR31 METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS32 FICHA DE PROCESO

4 4

44444

4 44 4

4

44

4 4 4

4 4 44 44 44 4 4

Nombre Fases

D M A I C

Metodología DMAIC








Definir los objetivos del proyecto en base a un modelamiento preliminar del proceso que contemple las necesidades del Cliente.

HERRAMIENTAS RECOMENDADAS

1. Formulación del Proyecto para consolidar Objetivos, Plazos, Costos..

2. Digrama de Caracterización para Entendimiento General del Sistema

DEFINIR

Iniciativa: C2.3 Mejorar posicionamiento en Gestión EstratégicaAmpliar el conocimiento y la recordación que tiene el mercado de nuestra empresa respecto a sus ventajascompetitivas en consultoría y servicios de apoyo a Gestión Estratégica.

Responsable:

Objetivos Específicos

Juan Pérez García

Dictar cursos en 3 escuelas de postgrado. Tales cursos corresponderán a nuestros Productos Metodológicos.

Actividades (Hitos Clave) Peso Plazo Responsable

Totales / Valores a nivel del Proyecto 100%

Presupuesto

Hacer promoción equivalente a 3 publireportajes en medios prestigiosos y de circulación masiva, aplicando canje con nuestros Productos.(Lo que debe cumplirse

para dar por finalizado el Proyecto)000

Establecer Mediciones relevantes

Analizar y precisar alternativas

Dictar de cursos (3)

Emitir publicidad (3)

5%

15%

40%

35%

1 sem.

4 sem.

6 meses

6 meses

7 meses

NA.

NA

US$ 5,000

NA

US$ 5,000

J.Pérez

M.Abad

F.Gómez

S.Arenaza

FICHA DE PROYECTO

Definir Formulación del Proyecto 5% 2 sem. NA. J.Pérez

DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

EMISION DE ENDOSOS

DE INCLUSIONY/O EXCLUSION

ENTRADAS

1. Solicitud2. Inspección3. Cotización 4. Condiciones

de la Póliza5. Tabla de Valores

PROVEEDORES

1.-Broker-Cliente-Area de Negocios

2.-Inspectores3.-Area de Negocios

-Gerencia Técnica4.-Emisores5.-Automás

-Consultas a otraspersonas

1. -Datos completos de la unidad y/o cliente-Tiempo: no más de 7 días en llegar al emisor.-Con V°B° de Negocios

2. -Información completa yclara-Tiempo :Demora < 4 días.-Disponibilidad del asegurado.

3. -V°B° de la Gerencia.-Datos completos y claros-Tiempo de aprobación:1 día

4.- Las condiciones deben indicar tasascorrespondientes.

- Documentación disponible.5.- Información actualizada, disponibilidad de la

información.

ATRIBUTOS

SALIDAS

ATRIBUTOS

1. Endosos2. Avisos de

Cobranzas.3. Cuponeras

1. -Cumplir con lo solicitado.-Tiempo menor a 15 días.- Presentación estandarizada.

2. - Entrega completa, junto conel endoso.

3. - Recepción directa.

1. Dpto. de Cobranzas2. -Broker

-Clientes.3. Area de Negocios.

CLIENTEPROCESO







HERRAMIENTAS RECOMENDADAS1. Fichas de Indicadores para definir con precisión las mediciones y

las fuentes de los mismos2. Flujograma de Procesos

para Identificar elementos claves

Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia.

MEDIR

Proceso: 3.2 Concretar Ventas (Vender / Obtener Ordenes de Compra)Continúa luego del proceso de Marketing (Generar Demanda). Contempla todas las actividades necesarias realizadas por la Unidad de Ventas, y su apoyo por las Areas de Operaciones o Adminstración, hasta tener una orden en firme y luego registrarla en el sistema de facturación.

Responsable:

Sub Procesos Claves:

Juan Pablo Martínez

Generar Oportunidades Elaborar Propuestas Realizar Estimaciones - Cotizaciones Gestionar Oportunidades Hacer seguimiento a la O/C Registrar Cronograma de Facturación

Salidas Principales Indicadores (Niveles 1 y 2) Unid.

FICHA DE PROCESO

Objetivos Estratégicos para alineamiento (Mapa Estratégico):

F1. Incrementar Margen C1. Fortalecer Posición en el

Mercado Externo

F1.a Margen de Contribución Acumulado (%)

F1.a.1 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Inventario (PINV)

F1.a.2 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Avance (PAVA)

C1.b Ventas de Exportación / Ventas Totales

(%)

(%)

(%)

(%)

Ordenes de Compra Cronograma de Hitos Facturables Oportunidades cargadas al Pipeline Avances o Acciones sobre el Pipeline

1

2

2

1

N

Indicador: F1a. Margen de Contribución AcumuladoSe acumulan los últimos 3 meses con el fin de reducir las fluctuaciones que dificultan percibir las tendencias.

Responsable:

F1. Incrementar el Margend

La empresa como un todo Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto :

Cumplimiento de Objetivo :Medición de:

X

X

Para todas las ordenes de compra del periodo (mes anterior y 2 anteriores), Sumar (Monto de Venta - Horas Cotizadas * Tarifa Promedio por hora)

Formula/Cálculo

Mensual Segundo Viernes de c/mesPeriodo de Control: Oportunidad de Control:

El Sistema de Ventas. Generará automáticamente registros para el Sistema de Indicadores de Gestión (Implementación a realizar)

Fuente / Procesos

Oportu-nidad de Captura

El último día útil de cada mes. La persona a cargo del Sistema de Ventas activará la opción para generar los datos.

Karina Rissi Unidad de medida: Miles de US$

Metas

Fechas

Valor

Verde

Rojo

31/03/03

300

300

250

31/06/03

600

500

400

30/09/03

900

800

600

31/12/03

1.200

1,000

900

31/12/04

1,500

1,500

1,200

31/12/05

1,800

1,800

1,500

31/12/06

2,000

2,000

1,800

FICHA DE INDICADOR

Ingreso de datos e

Impresión

Compa -ginado Facturación

Firma

Despacho

Cobranzas

Broker

NegociosRegistro con Slip

Asignación de la insp .

Registro en el

Sistema

Descargo de la información

Asignación por Emisor

Evaluación de la solicitud

Inspección

Autos

Nuevos

S/inspección

Exclusiones

SIInspec .

OK

NO

Consulta al Inspector

Auxiliar Inspector Jefe

Emisor Funcionarios

Registro en el Sistema

Registro Fecha de Inspección

Recepción

de Formato

Coordinar Visita

Realiza Visita

¿ Está el Cliente ?

Realiza Inspección

Coordina Segunda Visita

¿Más de 3 Días?

Elabora INFORME

SI

No

No

SI

Archiva INFORME

Auxiliar

Inspector

Cliente








1. Diagramas Causa-Efecto para identificar elementos determinantes de las Salidas

2. Tormenta de Ideas combinada con Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal para seleccionar ideas más importantes

Profundizar en las causas o interrelaciones que determinan los errores y definir oportunidades de mejora priorizándolas.

Fase: Analizar

Identificamos espinas pequeñas (causas menores) :

GASTOS ELEVADOS EN SERVICIOS

Gasolina Electricidad

Agua Teléfono

Falta deMantenimiento

Motores de Máquinas

Equipos de Calefacción

Líneas de Fax

Llamadas alextranjero

Fugas

Tuberíaantigua

En esta caja se pone el problema que se desea analizar

DIAGRAMA CAUSA EFECTO

Permite representar la relación entre un problema (efecto) y sus posibles causas, ubicar / agrupar fácilmente las causas que originan el problema, identificar soluciones para el problema.

Agrupamiento por Afinidad3

1. Ruido3. Altura de Escritorio5. Etc …...

121013

Lista de Conceptos Finales6

1. Ruido2. Iluminación3. Altura de Escritorio4. Altura de Silla5. Etc …...

A

52314

B

41325

C

31454

TOT

12410813

Votaciones y Rankeo5

Conceptos Preliminares

Grupos de Trabajo por Proceso

Post IT

2Análisis Inicial de Flujogramas en cada Taller

Post IT

1

Consultores

Análisis Pre-Taller

1. Ruido2. Iluminación3. Altura de Escritorio4. Altura de Silla5. Etc …...

Lista de Conceptos Candidatos

4Consolidación

Tormenta de Ideas, Diagramas de Afinidad y Grupo Nominal








1. Reporte de Gestión para hacer un seguimiento sistemático del proyecto

2. Diagramas de Pareto para seleccionar las Soluciones que aportan mayor valor

Definir los elementos específicos que serán cambiados y las metas finales. Desarrollar el proyecto de cambio.

Fase: Implantar

DIAGRAMA DE PARETO

Empresa de artes gráficas.

Queremos saber por qué se producen reclamaciones denuestros clientes, de cara a adoptar acciones que nos permitan reducir el coste de las mismas .

DIAGRAMA DE PARETO








1. Tablero de Control para simplificar el monitoreo y establecer sistemas de incentivos para los involucrados

2. Ficha de Indicadores

Implantar un Sistema de Monitoreo para prevenir que se retorne prácticas anteriores y se identifique problemas adicionales

CONTROLAR

ORLANDO PONCE POLANCODIRECTOR GENERAL

[email protected]

Av. Javier prado Este 596 Of. 403 Centro financiero - San Isidro – LimaTelf. 441 1162 RPC 967719893 RPM #164619

Muchas gracias!!!!

00

Es una herramienta de IB enfocada al análisis de los datos de una organización

Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)

• Informes dinámicos, flexibles e interactivos• No requiere conocimientos técnicos.• Rapidez en el tiempo de respuesta• Integración entre todos los sistemas / departamentos de la compañía. • Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. • Disponibilidad de información histórica.

Objetivo: Explotar al máximo la información residente en una BD corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación.

Objetivo: Poner a disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

Aplicación informática basada en un DSS que muestra informes y listados (query & reporting) de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la misma.

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

Sistemas de información gerencial (MIS)

Dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales, encontrándose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicación CRM/ERP implantada en la misma compañía.

Sistemas de información ejecutiva (EIS)

Son el tipo de DSS que más se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE)

Utilizan redes neuronales para simular el conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema concreto. Está muy relacionado con el datamining.

Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS)

Sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido". El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.

Herramienta: Diagramas de Afinidad - Esquema General / Ej

Conceptos Preliminares

Post IT

1 Equipo de Trabajo

Agrupamiento por Afinidad2

Facilitador

1. Ruido2. Iluminación3. Altura de Escritorio4. Altura de Silla5. Etc …...Conceptos Categorizados

3Facilitador

Para determinar los Procesos de mayor importancia, y para determinar las mejoras de mayor prioridad, se debe partir de los Objetivos Estratégicos.