TM Trademarks of the Toronto Organizing Committee for the 2015 Pan American and Parapan American Games.

Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à TORONTO

Atelier sur les demandes de propositions (DP)Présenté par :

Comité d’organisation de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 (TO2015)

CIBCMinistère du Développement économique, du Commerce et

de l’Emploi / Ministère de la Recherche et de l’Innovation

2Ordre du jour

Bienvenue• Aperçu des Jeux panaméricains et

parapanaméricains de 2015 à Toronto.• Possibilités économiques• Rédaction des soumissions en réponse à une DP• Occasions de partenariat et de réseautage dans le

cadre d'une DP• Discussion de groupe• Mot de la fin

Aperçu des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto

Section 1

4Événement de classe mondiale

• Les troisièmes Jeux multisports internationaux après les Jeux olympiques d’été et les Jeux asiatiques

• Le plus grand événement multisport jamais organisé au Canada

• Jeux panaméricains : du 10 au 26 juillet

• Jeux parapanaméricains : du 7 au 15 août

5En nombres

• 41 pays et territoires panaméricains

• Le Comité d’organisation compte plus de 450 membres du personnel

• 10 000 athlètes, entraîneurs et représentants officiels

• Plus de 40 sites• 51 disciplines sportives • Jusqu’à 20 000 bénévoles• Le budget du Comité

d'organisation de TO2015 se chiffre à 1,4 milliard de dollars

6Héritage des Jeux

Économique• Emploi, tourisme et affaires

Infrastructures• Sport et redéveloppement

Social• Bénévoles• Accessibilité• Diversité

7

• Infrastructure Ontario• Municipalités• TO2015

Capital 700 M$

• TO2015Exploitation 700 M$

Occasions d'approvisionnement = 300 M$ et plus

35 % provient du

gouvernement du Canada

Ventilation du budget du Comité d’organisation de TO2015

Investissement : 1,4 milliard de dollars

35 % provient de la province de

l’Ontario

10 % Revenus des Jeux

20 % Gouvernement

municipal

8Fonction publique au sens large

TO2015 s’inscrit dans le SP de l'Ontario depuis 2012

• Il suit donc les directives de l’Ontario en matière d'approvisionnement

• Les processus sont axés sur :– L’équité et la transparence– L’optimisation du

rendement des capitaux investis

Nos critères d'achat comprennent ce qui suit :

• Coût total de la propriété• Disponibilité de biens et de

services• Qualité• Solution novatrice• Capacités et expérience• Diversité• Santé financière de la société

Possibilités économiques

Section 2

10Seuils du processus d’approvisionnement

Seuil des dépenses Processus d'approvisionnement

Identification du fournisseur

Jusqu'à 10 000 $ • Obtenir des estimations • Base de données de fournisseurs*

10 000 $ à 100 000 $ • Concours sur invitation• Min. 3 fournisseurs

• Base de données de fournisseurs• Liste de fournisseurs dans MERX• Étude de marché• Affiché sur le site web de T02015

>100 000 $ • Concours ouvert• Affiché dans MERX

• MERX• Affiché sur le site web de T02015

* Les entreprises se sont inscrites dans le site web de TO2015

Participez!

Site web de TO2015 toronto2015.org

• Liste actuelle des marchés dans MERX• Inscrire votre entreprise• Possibilités de partenariat• Occasions de bénévolat

Site web de MERX www.merx.com

11

12Calendrier d’approvisionnement – achats importants

Services alimentaires du Village(Service traiteur)

Ameublement du Village (Lits/commodes/produits textiles)

MIE(Mobilier, installations fixes et équipement)

Parc d’autobus

Mars 2014

Entretien ménager(Village)

Février 2014 Avril 2014

Alimentation électrique temporaire

Tentes

Remorques et rangement

Cuisine du Village

13Calendrier d’approvisionnement – achats importants

Clôtures

Toilettes portatives

Mai 2014 Été 2014Juin 2014

Sièges temporaires/échafaudage

Services de reprographie

Décembre 2014

Affichage vidéo/tableaux de scores

Équipement de sport

Image de marque des Jeux – Affichage, graphiques et bannières, entre autres.

Mâts de drapeau

Matériel médical et services médicaux(IRM/radiographies/physiothérapie)

14Stratégie d’approvisionnement

• Point de mire de l’approvisionnement – local (GGH), provincial, national, international

• Diversité des fournisseurs – PME (petites et moyennes entreprises)51 % sous le contrôle intégral ou majoritaire de :– Peuples autochtones– Femmes– Minorités visibles– Personnes ayant un handicap– Membre de la collectivité LGBT

• Partenariats – encourager les partenariats entre les petites entreprises plurielles et les grandes sociétés (retombées)

Autres partenariats internationau

xPays

panaméricains

Canada

Ontario

Toronto et GGH

15Diversité et étendue géographique des fournisseurs de TO2015Au 31 janvier 2014

Fournisseurs diversifiés employés 181 22 % des fournisseurs

Dépenses totales chez des fournisseurs diversifiés

5 M$15 % de toutes les dépenses engagées chez des fournisseurs

Catégories diversifiées Nombre de fournisseur

s

Dépenses

Entreprises dont les propriétaires sont des femmes

104 4,4 M$

Entreprises appartenant à une minorité visible

59 0,56 M$

Entreprises appartenant à des personnes autochtones

11 0,08 M$

Entreprises appartenant à des personnes ayant un handicap

5 0,01 M$

Entreprises appartenant à des personnes LGBT

2 <0,01 M$

Région Dépenses % des dépenses totales

GGH 23,8 M$ 70 %

Ontario 0,6 M$ 2 %

Canada 9 M$ 26 %

OSP et international 0,7 M$ 2 %

Rédaction des soumissions en réponse à une DP

Section 3

17Connaître les éléments

AI • Appel d'intérêt

DP – Q• Demande de pré-qualification

RFQ• Demande de prix

DP• Demande de propositions

18Préparer la réponse

• Lire et préciser• Analyser les détails requis• Comprendre les exigences obligatoires• Intention de soumissionner, échéances et dates• Délai pour la réponse• La différence que vous faites

19Exemple d’une question dans une DP

• Décrivez brièvement vos qualifications/ensembles de compétences, domaines d’expertise, niveau d'expertise et autorité afin de régler des problèmes de dotation, d’équipement et de service.

20Exemple d'une réponse à une DP

Ce qu’il faut éviter de répondre :• Consultez la réponse à la question 8, qui fournit un sommaire

détaillé.

21Exemple d’une réponse à une DP

Ce qu’il faut éviter de répondre :• L’équipe de gestion des comptes existante qui soutient actuellement

votre organisation demeurera inchangée.

22Exemple d'une réponse à une DP

• Nous accordons une importance capitale à l’excellence du service à la clientèle. Tous les membres de l'équipe recevront des ressources, ainsi que de la formation interdisciplinaire. Ainsi, des remplaçants pourront offrir leur aide en cas de maladie et de congés. Vous trouverez ci-dessous les principaux acteurs qui constituent notre structure de gestion des comptes.

• Directeur des comptes – Relève directement du président, et est responsable de la gouvernance globale du projet, de présenter des rapports sur les ANS, de formuler des recommandations pour l'amélioration du processus et de diriger des séances de discussion. Le directeur des comptes est la principale personne-ressource pour les membres de l'équipe internes et le client. Au nombre des domaines d'expertise figurent :

• Chargé de compte – Relève du VP des opérations et est responsable de la gestion quotidienne du compte une fois que la mise en œuvre du projet est terminée. Le chargé de compte est responsable d'évaluer et de diffuser le rapport sur les ANS, de mener régulièrement des réunions de récapitulation avec le client et de formuler des recommandations sur les processus. Toute demande d'information d'un client à laquelle le chargé de compte ne peut répondre est transférée au membre de l'équipe du service à la clientèle en mesure de répondre.

• Processus de transmission des plaintes aux échelons supérieurs et de résolution des plaintes – le chargé de projet est la principale personne-ressource à qui transférer les plaintes pendant un cycle de projet. À tout autre moment, elles doivent être transmises au chargé de compte ou au directeur de compte. Ces personnes ont tous les pouvoirs de régler tous les problèmes, dont ceux qui se rapportent à la dotation, à l’équipement et au service.

Établissement de partenariats pour répondre à une DP

Section 4

24S’associer pour saisir les possibilités économiques amenées par TO2015

Pourquoi s'associer avec d’autres?• L’occasion est plus substantielle que votre capacité• La somme de vos capacités individuelles crée une

valeur supérieure pour le client• Présence géographique – l’étendue des Jeux

panaméricains et parapanaméricains de TORONTO 2015 est considérable

• Vos partenaires apporteraient la composante de la diversité qu’il vous manque peut-être

• Vos partenaires apportent une expérience de la durabilité de l'environnementRemarque : Répondre à des possibilités économiques amenées par TO2015 en tant que partenaires,

ainsi que la structure du partenariat, reviennent entièrement aux entreprises participantes.

25Modèles de partenariat

Primaire - secondaire (niveau 1/niveau 2)• L’entreprise la plus grande joue un rôle de chef de

file, tandis que la petite entreprise joue un rôle spécialisé.

• Exemple 1 : – Le fournisseur de service traiteur du village des athlètes des Jeux

panaméricains/parapanaméricains CIBC (niveau 1) a besoin d'un traiteur représentant la diversité (niveau 2) qui offre des spécialités des Caraïbes pendant 10 jours.

• Exemple 2 : – Le principal transporteur par autobus pour TO2015 (niveau 1) a

besoin de retenir les services d'une entreprise d'autobus et de chauffeurs régionaux (niveau 2) pour le transport sur les sites qui ne sont pas situés dans la RGT (Minden, Oro-Medonte).

26Modèles de partenariat

De pair à pair• Des entreprises de taille

égale s'associent pour répondre à une DP pour TO2015. Chaque entreprise répond à une partie quelconque des exigences. L’une d’elles peut devenir la principale responsable du contrat, ou les deux forment une coentreprise.

• Exemple 1 : – L’entreprise A et l’entreprise B

s’associent pour répondre à la DP de TO2015 au sujet de la diffusion. L’entreprise A fournit des services de diffuseur hôte (production vidéo), tandis que l’entreprise B fournit des services de diffusion nationale (télédiffusion). L’entreprise A représente le volet le plus important du contrat, et en devient donc responsable.

• Exemple 2 : – Un fleuriste s'associe à un commerce

de cadeaux pour coordonner l’offre des bouquets de fleurs présentés aux cérémonies de remise des médailles de TORONTO 2015. Ils forment une coentreprise (partenariat) pour ce contrat.

27Partenariats de fournisseurs

Conception d’une proposition de partenariat• Toutes les DP de TO2015 devront comprendre des exigences entourant la

diversité.• Créer une occasion pour le proposant responsable ne faisant pas partie

d'un groupe de diversité de s'acquitter de ses obligations en matière de diversité au moyen d'un partenariat ou d'un contrat de sous-traitance.

• Créer un scénario où tout le monde gagne. • S'assurer que la proposition ajoute une valeur et répond à un besoin (c.-à-

d. recherche de TO2015).– Mentionner le budget si elle est affichée en ligne.– Dossier de candidature pour TORONTO 2015 (site web).– Jeux d’été semblables.

• Proposer la solution que vous êtes prêt à offrir. (preuve d'expérience).

28Partenariats de fournisseurs

Avec qui pouvez-vous vous associer?• Sociétés étrangères qui ont besoin de connaissances, de main-

d’œuvre ou d’expertise locales• Sociétés locales qui veulent diversifier la chaîne d'approvisionnement

ou approfondir les connaissances ou l'expertise locales

Où trouver son partenaire d’affaires?• Étude de marché. • Votre organisation d'affaires (chambre de commerce ou

organisation d'un groupe de diversité).• Votre institution financière.• MERX – liste d’entreprises qui sont à la recherche d'une

possibilité d'affaires pour TO2015

29Partenariats de fournisseurs

Aperçu d'écran d'une liste de fournisseurs MERX pour une DP en particulier

30Partenariats de fournisseurs

Quelles formes peuvent prendre des partenariats?• Structurés (documents juridiques)

– Partenariats de coentreprise• Non structurés

– Ententes écrites, protocoles d’entente (PE)• Poignées de main et/ou entente verbale

– Présenter une réponse conjointe à une DP, où un des partenaires est responsable.

– Accorder en sous-traitance une partie de la chaîne d’approvisionnement.

31Partenariats de fournisseurs

Circonscrire des catégories de dépenses qui s’inscrivent dans un modèle de partenariat en particulier

32Partenariats de fournisseurs

Exercice de réseautage de groupe 1• Formez des équipes de 6.• Choisissez une possibilité d'affaires liée à TO2015 dans la liste

fournie.• Expliquez la possibilité pour une proposition de partenariat, dont :

– Quels rôles tous les partenaires vont-ils jouer?– Quelle est la valeur ajoutée pour l'acheteur (TO2015)?

• Vous avez cinq minutes pour faire l’exercice et 30 secondes pour la présentation au groupe.

Merci!