PLAN DE TESIS

I.GENERALIDADES

I.1. Titulo

.I.2. Tipo de investigación

I.2.1. De acuerdo al fin que se persigue

Investigación Aplicada.

I.2.2. De acuerdo al diseño de la investigación

Con Diseño Experimental.

I.3. Área y línea de investigación

SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

I.4. Localidad e institución donde se desarrollará el proyecto

El proyecto se desarrollará en la Municipalidad Provincial de Cajamarca ubicada en:

Dirección: Alameda de los Incas – Complejo “Qhapac Ñan”

Distrito : Cajamarca

Provincia : Cajamarca

Departamento : Cajamarca

I.5. Duración de la ejecución del proyecto (en meses)

El proyecto tiene una duración de 04 meses, aproximadamente.

II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

II.1. Situación problemática

La municipalidad de Cajamarca en la actualidad no cuenta con un sistema estandarizado y automatizado para el control de ejecución de obras, debido a esto en la actualidad no se realiza un control eficiente y automatizado, presentándose atrasos en la actualización de información en las obras que se vienen realizando, por lo mismo que carece de un sistema de información adecuado, para el monitoreo permanente de las obras, debido a esto mediante el presente estudio se pretende solucionar el problema[1].

II.2. Formulación del problema

¿Cuánto mejorará el control de ejecución de obras utilizando una metodología work Flow en la municipalidad de Cajamarca?

II.3. Alcances y Limitaciones

Mediante el presente trabajo se pretende definir un procedimiento para la aplicación de la metodología Work Flow en el control de obras de la municipalidad Provincial de Cajamarca, resolviendo los problemas de carencia de información, retraso en los procesos y por lo mismo demora en ejecución de obras.Con la aplicación de esta metodología permitirá hacer un buen monitoreo y un buen desarrollo de ejecución en costos y tiempos.

II.4. Justificación

El desarrollo del sistema de información se justifica debido a la necesidad de la gerencia de infraestructura de la municipalidad de Cajamarca, a que mediante el desarrollo permitirá solucionar la carencia de información de los procesos administrativos en control de ejecución de obras deficientes. .Se contará con un sistema versátil para que la gerencia de infraestructura, pueda contar con un sistema de información actualizada que ayuden a mejorar y alcanzar las condiciones para el logro de las metas trazadas en la ejecución de las obras y/o actividades de construcción.

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II.5.Objetivos

II.5.1. General

Mejorar el control de ejecución de obras de la municipalidad de Cajamarca, a través de un sistema con la utilización de la metodología workflow.

II.5.2. Específicos

Caracterizar el control de obras civiles que se realiza actualmente.Construir una nueva plataforma del control de obras civiles que permita optimizar los procesos administrativos.Determinar el nivel de control de obras civiles de la gestión municipal.

II.6.Marco referencial

II.6.1. Antecedentes del problema.

Eusa Feregrino, R.J., Gonzáles Ríos, R (2004) En su tesis de licenciatura, que lleva por nombre Reingeniería del Proceso de Administración de Documento en la Obra Pública del Estado de Pueblas (SEDECAP), el cual realizo para optar al título de licenciada en Administración de empresa, en la Escuela de Negocios, Universidad de las Américas Puebla.Según estos autores afirman que el problema que presenta esta organización es la falta de planificación, coordinación y evaluación dentro de sus procesos administrativo debido a la resistencia al cambio, falta de gerencia inadecuados planes de adiestramiento, carencia de un solidó departamento de mejoras de procesos que permitan otorgar unidades a la empresa, falta de registro de todos los procesos emprendidos, además de crear reuniones entre los empleados de la organización que permitan conocerse mejor, compartir inquietudes y romper con la rutina eventual.Para finalizar concluyeron que es importante llevar a cabo con eficaz eficiencia cada uno de los pasos que comprenden los procesos administrativos ya que estos permiten lograr el funcionamiento de las actividades de la organización y así obtener efectivamente los resultados esperados que se ajusten a su visión, misión y política evitando riesgo de desequilibrios organizacional y económico dentro de sus estados financieros, de igual forma señalan, que debe existir un departamento especializado capaz de enfrentar cualquier dificultad o cambio que se presente en el camino.Vásquez (2004), en la tesis titulada formulación de mejoramiento continuo de los procesos administrativos en la dirección de la universidad centro occidental Lisandro Alvarado UCLA

Barquisimeto Estado Lara, cual fue propuesto a la universidad Fermín toro, en la escuela de administración, siendo un trabajo de grado para obtener el título de licenciado en administración empresa, lo cual se basó en un diseño de campo con una modalidad descriptiva, planteando como objetivo general diagnosticar los procesos administrativos en la dirección de planificación de la UCLA conociendo las necesidades de cada una de las unidades que la conforman e identificando las funciones de cada unida y puesto de trabajo.El autor concluyo que la dirección de planificación de la UCLA presenta problemas en cuanto al manejo de proceso administrativo y la forma como afecta a gran parte de la organización.Este antecedente implica o muestra la importancia que tiene la efectividad de los procesos administrativos.Salcedo, J. (2004) en su trabajo titulado "Influencia del Proceso Administrativo en el Departamento de venta de la Empresa Proter & Gramble, C.A. Valencia Estado Carabobo ", el cual se obtuvo información a través de un cuestionario que se le aplico a un determinado número de personas. La metodología empleada es del proyecto factible y de proceso de análisis de los resultados que estos obtuvieron fue del 90% de la muestra.En este contexto el autor hace énfasis de la importancia que tiene cada uno de los procesos que deben cumplirse dentro de una organización ya que son el piloto fundamental en el desarrollo de las actividades que realiza una empresa como tal.De igual manera, Pandares (2005) en su trabajo titulado, análisis del proceso administrativo del área de compra de la empresa Cerámicas Caribes CA ubicada en el Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, el cual realizo para optar al título de TSU en administración en el IUTY, y se enmarco en el estudio de campo en la modalidad descriptiva tuvo como finalidad analizar los procesos administrativos del área de compra.Una vez realizada el análisis a los resultados de la investigación, determinó que existe ciertas actividades que pueden ayudar a mantener efectivamente los procesos administrativos dentro de una empresa ya que son la base fundamental para el desarrollo de las actividades.Este trabajo contribuye con la investigación ya que resalta la importancia de la realización de utilización de los procesos administrativos dentro de una organización.Así mismo, Almeida, L. (2005) en su tesis de grado titulada " Política para un Departamento Administrativo ", realizado en la empresa Orinoco C.A del Estado Carabobo tomó como base un diagnostico mediante el cual se determinó que ese departamento no contaba con lineamientos claramente establecidos, para ellos se tomó una muestra de 30 empleados, los cuales aplico la variedad del problema, con un diseño tipo proyecto especial y un nivel descriptivo, con este estudio demostró la importancia de establecer la política e implementación en el departamento administrativo.Lo resaltante de esta investigación es la coincidencia en considerar los procesos administrativos como una herramienta fundamental de gestión administrativa, que le garantiza el buen manejo de los recursos financieros haciéndose evidente que cuando una institución enfoca su gestión en el ámbito legal las actividades se desarrollan mejor y los objetivos se hacen más factibles de cumplirse.La relación de todos los trabajos utilizados como antecedentes y el tema de estudio es que ambos presentan a los procesos administrativos como la base esencial de toda organización para así alcanzar todos los objetivos y metas propuestas.

II.6.2. Marco teórico

. Concepto de Gestión La gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera, en otra concepción, gestión es definida como “el conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa”. Gestión Administrativa La administración es la acción de administrar, acción que se realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto, es acción y efecto de administrar, es “la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles, existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es importante que estén relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es imposible hablar de gestión

administrativa, estos son: Planeación, Organización, Recursos Humanos y Dirección y control.

Importancia de la Gestión Administrativa La tarea de construir una sociedad económicamente mejor; normas sociales mejoradas y un gobierno más eficaz, es el reto de la gestión administrativa moderna, La supervisión de las empresas está en función de una administración efectiva; en gran medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la competencia del administrador. En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos materiales y humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa una importancia primordial para la realización de los objetivos, este hecho acontece en la administración pública ya que dado su importante papel en el desarrollo económico y social de un país y cada vez más acentuada de actividades que anteriormente estaban relegadas al sector privado, las maquinarias administrativas públicas se han constituido en la empresa más importante de un país. Propósito del Control de Gestión. La gestión, comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia, el Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misión, Visión, poder medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio[11].

Proceso administrativoEl proceso administrativo, es la organización, la cual consiste en ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de ésta [9]. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la institución, lo cual requiere de una buena organización que produzca una estructura de relaciones lo suficientemente sanas que coadyuven al logro de los planes futuros. Otro aspecto que es parte del proceso de organizar, consiste en buscar a personal nuevo para que se una a la estructura de las relaciones. A esta búsqueda se conoce como integración de personal [8].

La administración está basada en términos de cuatro funciones específicas. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización [5].

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. [6].

Por último, el gerente debe estar seguro de que los actos de los miembros de la organización estén ejecutándose de acuerdo a las metas establecidas previamente. A ésta función administrativa se le llama control, la cual entraña los siguientes elementos básicos: Establecer estándares de desempeño; medir los resultados presentes; comparar estos resultados con las normas establecidas, y tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones. El gerente, gracias a la función de control, es que puede mantener a la organización por un buen camino [10].

Gestión de proyectosLa gestión de proyectos, en su forma moderna, empieza a desarrollarse hace algunas décadas, las empresas y otras organizaciones empezaron a considerar la necesidad crítica de estructurar el trabajo a través de múltiples departamentos integrados por miembros con una profesionalidad claramente definida. Además es en esta época cuando se empiezan a establecer y definir proyectos específicos para ciertas funciones o departamentos, es necesario remontarse a la complejidad experimentada en el entorno de los negocios para entender cómo la gestión de proyectos se desarrolló a partir de los principios de gerencia. Los proyectos a gran escala emprendidos por los gobiernos fueron el impulso de las primeras decisiones de gestión [12].

¿Qué es un proyecto?

El Proyecto es una reunión de esfuerzos para lograr objetivos predeterminados de calidad, costo y plazo. Es un paquete de medidas/actividades limitadas con respecto a: Tiempo, Región, Sector, Grupos de la sociedad, Presupuesto, Etc. A fin de alcanzar un conjunto de objetivos Elaborados conjuntamente con los principales grupos de afectados/involucrados, Determinados previamente de forma precisa, Objetivamente verificables a posteriori Desde el punto de vista gerencial, un proyecto se puede definir como el proceso ordenado y metódico para obtener un resultado específico y convenido de antemano en el menor tiempo posible y con la mejor utilización de los recursos, por lo tanto los puntos que se plantean son: Un problema que requiere solución, una tarea que se debe realizar y una idea que se quiere implantar. Los proyectos son las piezas angulares del planeamiento y desarrollo de una organización, ya que sin proyectos bien diseñados y efectivamente ejecutados los planes y las políticas se quedan en el campo de la inspiración y las buenas intenciones.

¿Qué es el Ciclo de Proyectos? Los proyectos se planifican y se ejecutan según una secuencia bien establecida, que empieza con una estrategia convenida, que supone la idea de una acción precisa, que luego se formula, se ejecuta y se evalúa para mejorar la estrategia y las intervenciones futuras. La secuencia del Ciclo de un Proyecto incluye la Identificación (análisis de la situación) - Planificación (diseño del Proyecto) / Re planificación - Ejecución - Evaluación- Finalización y entrega.

Que es la Gestión del Proyecto?

La Gestión de los proyectos, es un Proceso que lleva un proyecto hacia los objetivos definidos, mediante el ejercicio de funciones como: Planificación Organización Seguimiento y evaluación Conducción Presentación de informes Etc. La Gestión de proyectos exige técnicas y habilidades gerenciales específicas, pues los proyectos, en relación a un sector normal organizacional de producción de bienes o servicios, presentan una serie de distinciones o diferencias Bajo de este enfoque, diseñar, ejecutar, evaluar, y conducir un proyecto significa negociar acerca del rumbo que se quiera seguir y aprender permanentemente, para promover cambios e innovaciones organizacionales, porque cualquier organización que desarrolla competitividad debe tener la capacidad de cambio para adaptarse a su medio ambiente dinámico [13].

Políticas y procedimientosLas políticas son necesarias porque por medio de ellas se establece la manera cómo vamos a alcanzar los objetivos. Las políticas son muy importantes en la planeación, ya que con ellas el gerente tiene una guía, un camino a seguir para desarrollar positivamente su trabajo [6]. Las políticas son el objetivo de acción. El objetivo fija las metas, mientras que las políticas hacen una declaración genérica pero que de alguna manera es ya un principio de acción. Así, el objetivo de un departamento de personal es lograr la máxima eficiencia y cooperación de cuantos trabajan en una empresa y, para ello, se toma como política básica destacar el aspecto humano en las relaciones de trabajo. Las políticas pueden vaciarse en una disposición concreta, convirtiéndose así en normas; pueden también quedarse como declaraciones generales para cumplir las tres funciones señaladas: inspirar, interpretar y suplir normas.Se formulan en los altos niveles; su clasificación general es la siguiente:Políticas fundamentales: Son aquellas utilizadas por la alta gerencia y cuyo alcance repercute en toda la empresa.Políticas departamentales: Son usadas por los gerentes y supervisores de área y su alcance es muy restringido, pues se limita a un departamento [7].

Gestión pública

La gestión pública es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales [3]."La Gestión Pública es el contenido esencial de la actividad correspondiente al poder ejecutivo, y se refiere a las actividades de gestión, que el titular de la misma desempeña sobre los bienes del Estado para suministrarlos de forma inmediata y permanente, a la satisfacción de las necesidades públicas y lograr con ello el bien general; dicha atribución tiende a la realización de un servicio público, y se somete al marco jurídico especializado que norma su ejercicio y se concretiza mediante la emisión y realización del contenido de actos administrativos". BARZELAY, Michael (200:2010).La Gestión Pública se entiende a la entidad que administra al organismo público que ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la satisfacción de los intereses generales [8].

Control de la gestiónEl control es un proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente, los recursos de la organización para el logro de los objetivos definidos por la estrategia."El Control en la gestión es un proceso de observación y medida a través de la comparación sistemática de los objetivos previstos con los resultados obtenidos. Es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la estrategia y la estructura organizacional." UVALLE BERRONES, Ricardo (2004:46).Si consideramos al Control como una etapa del Proceso Administrativo, en este se verifica la relación de las acciones realizadas con los resultados esperados, de tal forma de poder corregir tendencias o prácticas erróneas [9].

2.6.3. Marco conceptual

WorkflowEl Workflow pues permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la información: rutear los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecución de un proceso.“La automatización de un Proceso de Empresa, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas[6].”“La automatización computarizada de un Proceso de Empresa, total o parcialmente” [5].“Es la automatización de los procesos que usamos todos los días para llevar a cabo nuestro negocio. Una aplicación de Workflow hace automática la secuencia de acciones, actividades, o tareas usadas para ejecutar el proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada instancia del proceso, así como también las herramientas para manejar el proceso mismo” [12].De las definiciones anteriores podemos extraer que los Procesos de Empresa son un punto crítico dentro de lo que es el Workflow y que el objetivo central de éste es automatizar dichos procesos. No lo podemos ver como algo totalmente librado al azar, debe existir una estructura que le dé la lógica de coordinación entre los participantes. Es necesario que existan dos o más individuos para poder hablar de Workflow, y además, estos individuos deben cooperar para alcanzar una meta común [4].

Tecnología workflowLa tecnología workflow es utilizada para automatizar procesos de negocios, en los cuales los documentos y/o diversas tareas tienen un flujo a través de varios participantes, tomando en cuenta un conjunto de normas establecidas dentro de una organización [22]. Esta tecnología se basa en la ejecución de una serie de tareas, que para pasar a una nueva se tuvieron que haber completado una o más de ellas [25].La WfMC (Workflow Management Coalition, Coalición de Administración de Workflow), es una organización sin ánimo de lucro integrada por desarrolladores, investigadores, estudiantes de universidades, entre otras personas, que definen formalmente al flujo de trabajo o workflow como “la automatización de un proceso de negocios, total o parcialmente, en el que información de cualquier

tipología llega al usuario adecuado en el momento adecuado, sobre la base de un conjunto de reglas inteligentes, que permite que la mayoría del trabajo sea efectuado informáticamente, mientras que las personas se ocupan solamente de las excepciones” [22].Un sistema workflow (WMS Workflow Management System, Sistema de Administración de Workflow) es utilizado para brindar soporte a un proceso dentro de una organización, aportando las herramientas necesarias para que cada actividad sea realizada por el usuario indicado o de manera automática [2]. Además, este sistema permite la secuencia de las actividades garantizando que el usuario cumpla con su trabajo en el tiempo estimado [1].El sistema workflow ejecuta un proceso dentro de una organización, por lo que es necesario conocer el modelo organizacional, (el cual describe a las personas que ejecutan las tareas dentro de la organización). Esto se hace para estructurar el proceso de negocios, en donde se describen las tareas que se deben desempeñar y el flujo de actividades que se realiza para completar el proceso. Cada proceso de negocios maneja cierta información con datos que deben permanecer a manera de historial para documentar el proceso [10].

Beneficios de implantar workflow determina los principales beneficios de implantar la tecnología workflow, la WfMC lleva a cabo investigaciones periódicas, en las que participan usuarios y proveedores de soluciones tal como aparecen publicadas en el portal de workflow patrocinado por la coalición estos son:Incremento de la eficiencia. La automatización de varios procesos de negocios resulta en la eliminación de pasos innecesarios, Mejor control de los procesos. La administración de los procesos de negocio se facilita a través de la estandarización de los métodos de trabajo y la disponibilidad de pistas de auditoria, Mejora en el servicio al cliente. La consistencia en los procesos conlleva una mayor capacidad de predicción en los niveles de respuesta, Flexibilidad. Se posibilita el rediseño de los procesos sobre la marcha, a medida que cambian las necesidades del negocio [18].

Procesos. Es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades enlazadas, que permiten alcanzar un objetivo de negocio, que puede estar contenido dentro de una sola unidad organizacional o puede recorrer diferentes organizaciones, como sería el caso de la relación cliente-proveedor. Su duración es variable y las actividades pueden ser automatizadas o manuales, encontrándose estas últimas fuera del alcance de la administración de workflow, la WfMC sugiere el término “Definición del Proceso”, la cual consiste en un conjunto de actividades, relaciones, criterios de inicio y fin e información propia de cada actividad [20].Información. Contenido que es trasladado por el sistema de workflow. Esta se compone de datos que pueden clasificarse como:

Datos de control. Son administrados por el sistema de workflow y utilizados para identificar los estados de los procesos, actividades o cualquier otro recurso del sistema.Datos relevantes al flujo. Son utilizados para determinar las condiciones de transición entre las distintas actividades. Estos se encuentran accesibles para el sistema de administración del flujo de trabajo.Datos aplicativos. Estos no se encuentran accesibles para el sistema de administración de flujo de trabajo, pues son específicos de la aplicación y son relevantes únicamente para el desarrollo de las actividades del usuario o de los procesos aplicativos [29].Organización. Como parte de la definición del flujo de trabajo, los procesos establecen qué personas llevan a cabo las tareas individuales, describiendo sus relaciones, las funciones que desempeñan y los roles que pueden asumir. Esta información incluye aspectos normativos, tales como políticas, reglas del negocio y calendarios de trabajo, Un modelo organizativo representa la estructura de la empresa en términos de empleados, puestos, unidades, funciones y autoridades. Las unidades son un conjunto de puestos con tareas comunes o relacionadas, entre las cuales puede existir una relación jerárquica [37].

Sistemas de administración de workflowIndependientemente del tipo de sistema que se trate, todos los WfMS exhiben características comunes que brindan la base de integración e interoperabilidad con el entorno existente, todos los WfMS deben soportar tres áreas funcionales:Funciones de tiempo de construcción. Relacionadas con la definición y modelado del proceso de workflow y las actividades constituyentes [34].

Funciones de tiempo de ejecución. Se dividen en dos grandes grupos:Instanciación y control. Relacionadas con la administración de un workflow en un entorno operativo, coordinando la secuenciación de las diversas actividades que han sido definidas como parte de cada proceso.Interacción. Relacionadas con las interacciones de los usuarios y las aplicaciones existentes, necesarias para procesar los distintos pasos del flujo de trabajo.Las tareas de instanciación y control están a cargo de un módulo de software llamado “servicio de promulgación de workflow” (workflow enactment service, WES), diseñado para dar soporte a la ejecución de procesos, a través de uno o más componentes internos llamados “motores de workflow”, y mantener el control de los datos centralizado o distribuido en diversos WfMS, incluyendo información útil para recuperarse ante la presencia de condiciones de falla [43].

Modelo de referencia de workflowEs la denominación utilizada por la WfMC para el entorno completo de un WfMS. Su objetivo es identificar los componentes e interfaces existentes en un entorno de aplicación de workflow, Las interfaces hacia los componentes externos son implantadas con ayuda de la WAPI (Workflow API), que consiste en un conjunto de funciones a través de las cuales los servicios de un sistema de workflow pueden ser accesados y tiene el objetivo de permitir que las aplicaciones de workflow puedan comunicarse o adaptarse a diferentes WfMS, de manera estandarizada. Aunque la WfMC la define utilizando el lenguaje de programación C, no se hace ninguna asunción respecto a la implantación de las funciones con ayuda de un lenguaje en particular [33].Los procesos pueden ejecutarse muchas veces, en diferentes momentos o de manera simultánea. A cada caso se le conoce con el nombre de instancia de proceso, la cual, a la vez, está compuesta por instancias de actividades, cada una independiente a efecto de control y auditoria, exhibiendo cualquiera de los siguientes estados:Activa. Ha sido asignada a un participante para que este realice el trabajo especificado.Inactiva. La instancia de la actividad ha sido creada pero no cuenta con trabajo asociado.Suspendida. No existe trabajo en progreso y este se reanudará hasta que se cumplan las condiciones indicadas en la definición de la actividad. Es posible que algunas actividades se les restringa este estado Terminada. El participante ha desarrollado todo el trabajo asociado con la actividad [27].La ejecución, da lugar al concepto de trabajo, que es el aporte de los usuarios a un proceso ejecutándose en el negocio. Una actividad puede generar una o más unidades de trabajo y juntas constituyen la responsabilidad asumida por el usuario cuando se le asigna. Los elementos de trabajo son presentados a los participantes por medio de una lista, que ayuda a controlar su progreso y estado [41].

Tratamiento de la organizaciónLa comunicación y cooperación entre los empleados de una empresa se basa en reglas organizativas que un sistema de administración de workflow debe ser capaz de entender y seguir.Los empleados participan como individuos, unidades organizativas, equipos de trabajo o roles. Los grupos de trabajo son mucho más flexibles que las unidades organizativas, ya que una persona puede formar parte de más de uno a la vez, mientras que solamente puede pertenecer a un departamento. [47]A los distintos participantes se les llama “actores”. Es una estructura dinámica. Los empleados cambian continuamente y, por consiguiente, los integrantes de los grupos de trabajo y las unidades. Un workflow debe ser capaz de responder a esta realidad y evitar que un cambio en el modelo organizativo conlleve su reconstrucción.A quien asume la responsabilidad de llevar a cabo una actividad se le denomina “propietario de la actividad” y puede estar relacionado con múltiples actividades.Para evitar las dependencias entre procesos y actores, la asociación puede establecerse a través del concepto rol, un “contenedor” cuyo propósito es brindar una abstracción para el actor y que especifica un conjunto de candidatos como ejecutores potenciales, que pueden llevar a cabo el trabajo asociado con una actividad.

Toda instancia de una actividad tiene que estar asignada a un actor, utilizando una estrategia activa o pasiva, según se requiera. La estrategia activa permite que el WfMS seleccione uno de los posibles candidatos y le coloque el trabajo en su lista, notificándole automáticamente justo después de la asignación, En la estrategia pasiva, el WfMS añade el elemento de trabajo a una lista compartida, accesible por todos los posibles candidatos. Uno de estos escogerá, eventualmente, la actividad. Más allá del “propietario de la actividad” existe el “propietario del trabajo”, que consiste en una persona o grupo de personas que tienen el control general sobre la ejecución de un proceso. Mientras las instancias en ejecución no encuentran problemas, es probable que no se involucre; sin embargo, cuando surgen errores o comportamientos no previstos, debe intervenir para brindar una solución. La autoridad que posee es la suficiente como para reasignar actividades, cambiar el flujo del proceso o modificar los elementos que ocasionan el problema. Esto último implica este debe tener un conocimiento detallado del proceso, aunque no sea responsable de ejecutar sus actividades día a día. Normalmente, por las decisiones y funciones que realiza, el propietario puede ser el gerente de la unidad organizativa o el empleado involucrado con mayor experiencia [16].

Tipos de workflowDe acuerdo con su alcance o ámbito de soporte, las aplicaciones administradas por un WfMS pueden clasificarse en:Intra-organizacional. Cuando las actividades de los procesos se realizan por entidades internas a la organización.Inter-organizacional. Cuando las actividades de los procesos involucran interacciones con entidades externas a la organización.Según el tipo de proceso o estructura de las tareasAunque existen muchos parámetros que pueden considerarse, esta clasificación busca similitudes en los procesos de negocios, tomando como criterios las relaciones entre la complejidad de las tareas y su estructura, así como la relación entre el valor de las tareas para el negocio y sus patrones de ejecución (tareas excepcionales o repetitivas).Al aplicar las relaciones anteriores, los tipos de workflow pueden agruparse en las siguientes categorías:Workflow administrativo. Se refiere a procesos con patrones llamados burocráticos, en los cuales los pasos a seguir se encuentran claramente establecidos y existe un conjunto de reglas conocidas por los participantes. [50]Workflow ad-hoc. Es similar al administrativo, excepto que son creados para manejar excepciones o situaciones únicas.Workflow colaborativo. Se caracteriza principalmente por el número de participantes involucrados y la interacción entre ellos. A diferencia de otros tipos de workflow, que se basan en la premisa de que siempre existe un progreso, un workflow colaborativo puede involucrar múltiples iteraciones en un mismo paso hasta que se haya alcanzado un acuerdo. Si dicho acuerdo no es posible, un workflow colaborativo podría incluso permitir el retorno a etapas previas. [51]Workflow de producción. Es el workflow de más alto nivel. Puede caracterizarse como la implantación de un proceso crítico del negocio, es decir, aquellos relacionados directamente con la misión de la empresa. Al implantar un workflow de producción deberán considerarse entornos de ejecución heterogénea, compleja y de gran escala. [48]

Según la tecnología que lo soportaOtra clasificación encontrada frecuentemente en la literatura de workflow es la relacionada con la tecnología que soporta su implantación, distinguiendo entre las siguientes categorías:Basado en mensajes. Utilizan principalmente las herramientas de correo electrónico y se encuentran estrechamente asociados con el workflow colaborativo y el ad-hoc. Este tipo de workflow no es recomendado para workflow de producción o en entornos donde existan grandes cantidades de procesos.Basado en documentos. Utilizan el concepto de trasladar documentos por diversas rutas y son adecuados para las soluciones de workflow administrativo que se apoyan principalmente en formularios. Su habilidad para interactuar con otras aplicaciones es limitada. [33]

Basado en procesos. Generalmente implantan sus propios mecanismos de comunicación, se construyen sobre las bases de datos y proporcionan una amplia variedad de interfaces que permiten la interacción tanto con los sistemas heredados como con los nuevos. Este tipo de workflow es utilizado por los modelos de producción. [51]

Relación de workflow con otras tecnologíasLas tecnologías que se relacionan con un sistema de workflow son cambiantes, pues básicamente todas aquellas que promuevan la cooperación de usuarios e integración de recursos de información, son candidatas a integrarse a un workflow. Una clasificación de las tecnologías disponibles podría incluir las siguientes categorías:Ingeniería de procesos y automatización. Las aplicaciones basadas en workflow, no son creadas mejorando las aplicaciones existentes. Son el resultado de un reingeniería de negocios, “la revisión y rediseño radical de los procesos del negocio, para alcanzar mejoras dramáticas en los parámetros actuales de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio y rapidez”. El resultado de una reingeniería de negocios es un proceso documentado de manera adecuada, el cual puede implantarse posteriormente, utilizando un sistema de administración de workflow (WfMS).Administradores de transacciones. La mayor parte de sistemas de workflow integran aplicaciones disponibles en un entorno distribuido. Esto implica el uso de un programa que tenga la capacidad de dar seguimiento a las actividades de una transacción para garantizar la integridad de la información.

Metodologíacomo procesos de negocios los cuales son entidades organizacionales que existen en función de la ocurrencia de eventos para cumplir un fin específico, está dirigido por reglas específicas que permiten el control y seguimiento de las actividades que lo conforman, a estas últimas se les asignan unos recursos y roles específicos que cumplen con el objetivo corporativo para el que son definidos, realizándose de una manera lógica y secuencial de tal forma que permita asegurar su posterior control y seguimiento, cabe anotar, que en las organizaciones modernas esto último representa una de las mayores preocupaciones, toda vez que un entorno competitivo como el nuestro requiere que las organizaciones busquen ante todo integración y automatización en todos los niveles sin perder el control del flujo de información, materiales o activos de la compañía. Las actividades se definen como “unidades de trabajo realizables en forma manual, automática o mixta, reciben o producen información almacenada en varios tipos de repositorios”, es decir, son las unidades básicas de los procesos que conllevan a la ejecución de tareas en el marco del desarrollo de los procedimientos organizacionales, estas pueden darse en paralelo o puede existir una elección entre varias actividades para la ejecución de un procedimiento [38].Sin embargo, un aspecto que requiere gran dedicación es el referente al modelado de procesos de negocio, toda vez que son las reglas y patrones los que determinan como, cuando, donde y quien, ejecuta las diferentes actividades inherentes al proceso, el patrón o framework como tal define el modo de comportamiento del proceso asegurando el establecimiento de objetivos, metas y recursos claros susceptibles de verificación a través de reglas de ejecución que dan cuenta del control y seguimiento del proceso, este esquema de modelado permite asegurar el flujo de información, los momentos y eventos de ocurrencia de un requerimiento especifico o información que sea requerida para la ejecución final del proceso. Los eventos se pueden definir como consecuentes de la verificación o cumplimiento de una condición con respecto al desarrollo del proceso. [45]Recientes trabajos se enfocan al área de los bussines intelligents en un enfoque caracterizado por la generación automática de información a partir del “conocimiento” previo adquirido en la ejecución de los procesos, se trata de determinar el flujo de operaciones y actividades a partir de una programación previa de tareas, logrando una mayor eficiencia y una disminución sustancial en la ocurrencia de errores. En este sentido la tarea principal en la automatización de los procesos será la de definir el grado de estructuración del proceso a partir de sus reglas y tareas asociadas, lo cual coadyuva a determinar el nivel de automatización que será requerido. [46]Con la fundación de la Workflow Management Coalition [WfMC], en 1993, se inicia un ciclo de desarrollo para la interoperabilidad de sistemas de manejo de procesos con arquitectura abierta. Estos publicaron un modelo de referencia y estándares asociados para garantizar un lenguaje común en el modelado, desarrollo e implantación de sistemas de procesos de negocio automatizados.

Para la construcción de un sistema de flujos de trabajo automatizado que logre unificar los procesos administrativos con el proceso de desarrollo y aplicación de sistemas informáticos se hace necesario dar respuesta al siguiente interrogante investigativo ¿Existe una metodología de modelamiento que permita unificar el análisis de procesos con el análisis de sistemas de información tipo Workflow?, al ser enfrentado este interrogante se ha propuesto un esquema de trabajo que permite brindar pautas para la construcción de una MUPSW (Metodología Unificada de Procesos y Sistemas Tipo Workflow), este esquema viene representado a través de las siguientes fases:Fase de análisis y definición de procesos con valor agregado: Recogiendo las metodologías existentes en términos de definición de proceso, Macroprocesos, subprocesos y demás, se plantea inicialmente partir de la recolección de la información inherente a los procesos organizacionales, mediante la construcción de un modelo que permita entregar al responsable del Workflow, la documentación de los mismos atendiendo el siguiente esquema propuesto:En ella se consignara de manera descriptiva, previa búsqueda de la información existente en los manuales de funciones y procedimientos de la organización, la información relevante sobre los Macroprocesos o Áreas Claves de Resultado de la Organización, que generen valor agregado en la gestión organizacional, los Procesos que conforman dicho Macroproceso, así como las actividades que los componen, con sus respectivos responsables, bien sea a nivel de ejecución, administración o control, así mismo, se consignara la información sobre el tiempo de ejecución de cada actividad o el que se halla planeado para tal fin.Una vez realizado el levantamiento de la información correspondiente a los procesos de la organización, se procede a realizar un análisis sistemático de los proceso, ayudados por los diagramas de casos de uso, diagramas de actividades y diagramas de secuencia, se procede a hacer uso del UML –Lenguaje Unificado de Modelado- para la construcción de dichos diagramas, atendiendo las siguientes convenciones:

Definir Macroproceso como Contextos y MódulosDefinir Procesos como Colaboraciones y PaquetesDefinir Actividades como Casos de UsoDefinir Responsables como Actores y RolesUna vez definidos los elementos que constituirán los diagramas, se procede al Modelado Grafico Conceptual, en el cual se construyen los respectivos Diagramas de UML y se adiciona un cuarto Modelo, denominado Modelo Grafico-Conceptual.[49]Al tener claramente construidos los Modelos del análisis de procesos para el Sistema de Flujos de Trabajo Automatizados, se procede a una segunda fase, la fase de sistematización y captura de procesos.Fase de sistematización y captura de procesos: Con la información suministrada por los Diagramas de la fase anterior, se procede a hacer la captura de información sobre los procesos, lo cual se hará automáticamente a partir del procesamiento de los gráficos y modelos por parte del Sistema Gestor de Workflow, al modo como se trabaja en herramientas tipo CASE.Una vez se ha procesado la información referente al proceso en ejecución a través de la transformación y el flujo de información, se procede a realizar una tercera fase, cual es la de Transacción a la bases de datos.Fase de transacción a la base de datos: Con la información suministrada por la captura de información en tiempo de ejecución de los procesos se procede a adelantar dos tipos básicos de transacciones en el Motor de Bases de Datos que soporta el sistema, como se puede apreciar en la gráfica siguiente:En el modelo anterior se presentan dos tipos de transacciones hacia la base de datos: la transacción tipo consulta, la cual ocurre cuando se requiere información contenida en la base de datos sobre el estado de ejecución de los procesos y la transacción tipo informe, la cual ocurre cuando se requiere información consolidada sobre la ejecución de los procesos. No obstante para que estas transacciones se puedan dar en el sistema, este previamente habrá almacenando la información referente al proceso, mediante la captura de la información en la ejecución del proceso, bien sea en formato documento o en forma de objeto llegado al procesamiento a través de los dispositivos de entrada al sistema, una vez almacenada la información, este deberá generar un Worklist, o lista de tareas en ejecución que permitirá mantener un control al proceso como tal, para la generación de la estadísticas necesarias en la toma de decisiones de la organización.[23]

En este procesamiento de la base de datos se soporta un fuerte esquema de control y análisis de datos, en el cual mediante técnicas propias de la estadística multivariada y la minería de datos, se consolida información relevante para la proyección del proceso, así mismo, se genera un algoritmo de optimización que permite el control de los tiempos de ejecución de las actividades inherentes al proceso para su priorización en la gestión global de la organización,una vez soportado el esquema de transacciones al sistema gestor de las bases de datos, se procede a la fase de simulación.Fase de simulación: El simulador del Sistema de gestión de Workflow funciona como un Multiprocesador Multiagente que establece un puente entre la fase de modelamiento del proceso y la fase de transacciones a la base de datos, dado que con la información suministrada al sistema sobre los procesos en ejecución y el algoritmo de control de información del sistema gestor de la base de datos, se crea un “entorno de decisiones”, en el cual, a partir del Worklist generado por el sistema, se definen reglas del tipo: ¿qué pasaría si la actividad x se atrasa?, para generar posibles escenarios de sensibilización sobre la ejecución de los procesos en el sistema [44].

Servicios de WorkflowHerramientas de monitoreo y administraciónDefinido el anterior marco conceptual en torno a los Sistemas tipo Workflow, pasemos a definir entonces la reingeniería de procesos de negocios como el conjunto de técnicas, métodos y herramientas que sobre la base del análisis y diseño de los procesos modelados, documentados y en ejecución son intervenidos con el fin de determinar posibles cambios o modificaciones en su cadena de valor, como cualquier problema de diseño, el diseño de procesos conlleva etapas de revisión y modificaciones hasta la estandarización final, que por un lapso de tiempo determinara la forma de ejecución, control y seguimiento de los procesos, a lo anterior sirven herramientas y plataformas informáticas que han permitido el cambio automático en la definición de los procesos de negocios en tiempo real, lo cual ha permitido mejoras sustánciales en las organizaciones modernas.[42]Así, un sistema de procesos de negocios se concibe entonces como un software de tipo genérico soportado por técnicas de diseño enfocadas al manejo de procesos de negocios operacionales, se conoce en función de los requerimientos que deba soportar el proceso y se ayuda de un esquema gráfico para su representación.

Proceso administrativoPasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva mediante la planeación, organización, dirección y control.” El proceso administrativo es un importante instrumento para manejar de manera integrar una empresa y lograr sus objetivos, ya que proporciona una metodología relativamente simple y sencilla de aplicación [37].La administración es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organización cuente con objetivos, metas acordes a sus recursos y planes que actúan de forma continua y cíclica para generar productos o servicios que, al ser consumidos, satisfacen necesidades del usuario a través de una retribución económica por el beneficio recibido. Esto le permite a la empresa retroalimentar su proceso y expandir su desarrollo [53]. La planeación es una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas está determinado por esta etapa. “La formulación de la estrategia para el logro de los objetivos y la misión de la empresa a través de los métodos, procesos o procedimientos de trabajo y el tiempo en que deben ejecutarse; el cálculo de los recursos que se utilizaran (presupuestos) para generar la producción y/o servicios de la misma, y su desarrollo armónico de largo plazo en ambientes cada vez más competitivos.”Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo de una empresa, por medio de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo.”El propósito fundamental del proceso de organizar es crear una estructura estable, con jerarquías y puestos de trabajo, con autoridad y responsabilidad, que defina los cauces de la comunicación formal y la competencia de cada puesto en referencia a la toma de decisiones. De tal manera que Sergio Hernández y Rodríguez (2002) lo define de la siguiente manera:Elemento del proceso administrativo que vigila el rumbo a donde se encamina la organización por medio de la autoridad, el liderazgo efectivo, la comunicación, la motivación adecuada, así como el cambio organizacional e individual que exijan las circunstancias con el fin de lograr la competitividad de la empresa.”[26]El medio en el que operan las organizaciones es muy cambiante. El personal no puede ser

programado totalmente por la empresa, por sus procesos productivos, normas y políticas. La dirección es el elemento del proceso administrativo que tiene como finalidad coordinar los elementos humanos de las empresas. Las bases de la dirección están dadas por otras etapas del proceso administrativo, ya que se requiere de un ajuste y apreciación continua por las situaciones que se presentan en la realidad. La dirección implica que un responsable con nivel de autoridad genere liderazgo, así como motivación, comunicación, cambio organizacional e individual y creatividad. Existe una premisa administrativa que señala “solo lo que se mide se puede mejorar”. Sin control no se puede asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para producirlos. Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles respecto a lo que sucede externamente. Esto obliga a las empresas a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeó y lo que se está logrando o se logró. Esta información permite a la empresa analizar los comportamientos y tomar acciones correctivas correspondientes, de tal forma que sus planes se alcancen de la mejor manera posible [49].La primera fase para establecer un buen control consiste en conocer el propósito del mismo y para que se establecerá. Muchas empresas crean controles, simplemente, por obtener información que nunca utilizan o pueden interpretar.

Obras Las obras corresponden a una tipología de proyectos de inversión pública vinculadas mayormente a componentes de infraestructura. Deben cumplir con la metodología y normas establecidas en el Sistema Nacional de Inversión Pública y el ciclo de proyectos, asimismo, con los criterios de solución de problemas, generación de beneficios en las personas y de sostenibilidad. En general se puede afirmar que las obras constituyen resultados intermedios importantes en una localidad pero cuya finalidad mayor es producir beneficios sociales y resultados en el desarrollo.[11]Son obras públicas, la construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación, y habilitación de bienes inmuebles como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes entre otros, que requieren de dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

Ejecución Presupuestaria Directa:Las obras por administración directa deben cumplir con todas las reglamentaciones complementarias y/o análogas a toda obra, como: contar con el profesional residente de la obra, con la supervisión, con el cuaderno de obra, pruebas de calidad, informes mensuales de valorización, con el control de ingreso y salida de materiales y finalmente, con la liquidación técnica y financiera debidamente aprobada. Se produce cuando la entidad desarrolla con su personal, sus recursos y equipos, todo el proceso constructivo de la obra, incluyendo los aspectos técnicos y financieros necesarios. Está definida por la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N°28411 y reglamentada de manera general por la Resolución de Contraloría N°195-88-CG. Esta resolución es una norma que rige del año 1988. Ejecución Presupuestaria Indirecta:Se produce cuando el proceso constructivo de la obra y sus componentes, a nivel físico y financiero, es realizado por alguna entidad – pública o privada - distinta al pliego, sea a título oneroso o gratuito.

En este caso se presentan dos modalidades:

a. Por Contrata: cuando el proyecto se ejecuta por efecto de un contrato suscrito con entidad privada o de régimen privado (empresas públicas). Esta modalidad está regulada principalmente por la Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Decreto Legislativo N°1017 y el Reglamento de la Ley de Contrataciones aprobado con Decreto Supremo N°184-2008-EF y modificado parcialmente mediante Decreto Supremo N°021-2009-EF. Adicionalmente el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) ha emitido diversas directivas complementarias a estas normas y a las cuales es posible acceder desde su portal institucional:

b. Por Convenio: cuando la obra se ejecuta producto de compromisos formalizados a través de

convenios y que normalmente suceden entre entidades públicas. Se produce normalmente cuando una entidad no cuenta con las capacidades técnicas para ejecutar una determinada obra y encarga a otra distinta para que lo realice. En las municipalidades los convenios son formalizados mediante Acuerdo de Concejo [30].

Normalmente esta modalidad de ejecución implica operaciones de transferencia de fondos entre las partes del convenio. Por ésta razón, se debe observar lo dispuesto en la Directiva de Tesorería N°001-2007-EF/77.15 aprobada mediante Resolución Directoral N°002-2007-EF/77.15, artículo 63° que dispone entre otros aspectos que, la entidad encargada deberá realizar rendiciones de cuenta documentada cada 30 días a la entidad encargante. La aplicación de esta norma no inhibe a las partes del cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en todo lo que sea aplicable [12].

Control.Existe una premisa administrativa que señala “solo lo que se mide se puede mejorar”. Sin control no se puede asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para producirlos. Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles respecto a lo que sucede externamente [47].Esto obliga a las empresas a establecer controles para conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeó y lo que se está logrando o se logró. Esta información permite a la empresa analizar los comportamientos y tomar acciones correctivas correspondientes, de tal forma que sus planes se alcancen de la mejor manera posible [49].La primera fase para establecer un buen control consiste en conocer el propósito del mismo y para que se establecerá. Muchas empresas crean controles, simplemente, por obtener información que nunca utilizan o pueden interpretar [22].Existen herramientas de control que son muy útiles para las empresas las cuales se presentan a continuación:Parámetros: Son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado; producto y/o servicio. Permiten detectar desviaciones a partir de una norma o estándar. Los parámetros son la base del control “todo se puede medir”. Un parámetro se considera objetivo cuando sirve permanentemente para medir un fenómeno.Estándares. Son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la operación de un proceso, y de las características cuantitativas que debe tener un producto o servicio.Indicadores: Los indicadores de calidad son manifestaciones de la alteración de la normalidad o precisiones cuantitativas de ésta.Los parámetros, estándares e indicadores son la esencia del control y totalmente necesarios para poder administrar una empresa [35].

UMLEn el momento de enfrentarse a una realidad, los profesionales de informática tienden a realizar diversos diagramas para describir la realidad que se quiere modelar. El tipo de diagrama utilizado depende mucho de la formación que hayan adquirido estos profesionales [13].En general los conceptos que se modelan en los diversos diagramas utilizados son los mismos. A causa de esto, a un mismo usuario se le muestran los mismos conceptos con distinta representación, causando así una mayor confusión, lo cual dificulta la comunicación entre el técnico y el usuario. A su vez se dificulta la comunicación entre los consultores, debido a que se utilizan diferentes nombres para los mismos conceptos [16].La idea de esta parte del documento es dar una introducción a dos diagramas definidos por el UML [31].

UML como Lenguaje de Insumo.Un lenguaje de insumo de una herramienta gráfica para el modelado de procesos, es aquella notación que da la herramienta para realizar la representación del modelo que se desea hacer.

¿Qué es UML?

UML es un lenguaje de modelización, no un método. La mayoría de los métodos consisten, en principio, de dos cosas: un lenguaje de modelización y un proceso. El lenguaje de modelización es la notación que los métodos usan para expresar el diseño. El proceso son los pasos a seguir al hacer el diseño.En general se encuentra gente que nos dice que está usando un método, en realidad lo que hacen es utilizar un lenguaje de modelización pero raramente siguen un proceso. Muchas veces este lenguaje de modelización es la parte más importante de un método. Si se quiere discutir el diseño con alguien es el lenguaje de modelización lo que se necesita para comprender el diseño y no el proceso que se siguió para obtener el diseño [32].Con el advenimiento del mundo de la orientación a objetos (OO), mucha gente se preguntó cómo iban a encajar los métodos de diseño en ese mundo. Los métodos de diseño se hicieron muy populares en la década de los 70 y 80. Muchos sintieron la necesidad de elaborar técnicas para ayudar a la gente a hacer un buen análisis y diseño. Todas estas técnicas eran bastante parecidas pero conservaban diferencias que hacían que un mismo concepto se llamara de dos formas distintas, lo cual causaba confusión en los clientes [45].La necesidad de realizar un estándar demoró en prosperar debido a grandes oposiciones de gente que ya tenía sus propios métodos de diseño. Luego de varias idas y venidas es en enero de 1997, que varias organizaciones proponen un estándar para facilitar el intercambio entre los modelos. Este propósito se enfocó principalmente en una meta-modelo y opcionalmente una notación. Nace así UML. [8].

Comprendiendo los diagramas.Como consultor comúnmente uno se encuentra inmerso en proyectos complejos. Encontrar las técnicas de diseño y discutir acerca de ellas es una gran ayuda para adquirir una visión global del sistema. Cuando se está realizando el modelado de una realidad es muy fácil perderse en pequeños detalles, apartándonos así de los puntos críticos que comprenden el sistema. Con algunos diagramas a mano es mucho más fácil encontrar una forma de modelar la realidad [51].Como resultado de la tarea de modelado podemos llegar a identificar ciertos patrones en los diagramas que realizamos. Por lo general reutilizamos estos patrones para el modelado de diversas realidades, vamos construyendo así nuestro propio lenguaje sobre la base de la experiencia que vamos adquiriendo en cada nuevo proyecto. El hecho de poder contar con un lenguaje de insumo estándar nos da la potencialidad de poder entendernos más fácilmente con aquellas personas que lo usen o ya lo hayan visto. En los puntos siguientes se describen los elementos que ofrecerá el lenguaje de insumo de la herramienta [22].

Casos de Uso.Un Caso de Uso representa un requerimiento solucionado por el sistema. El conjunto de todos los Casos de Uso representa la totalidad de operaciones realizadas por el sistema. Una buena colección de Casos de Usos es fundamental para entender lo que los usuarios quieren. Son un punto de encuentro entre los usuarios y los profesionales de la informática.

Algunas de las propiedades de los Casos de Uso son:Un Caso de Uso captura una función requerida por el usuario, El diagrama de Casos de Uso puede ser pequeño o grande, Consigue desagregar las metas de los usuarios.Es fácil construir un Caso de Uso, generalmente se obtienen mediante discusiones con los usuarios a cerca de lo que ellos desean del sistema. A cada objetivo que el usuario quiere se le da un nombre, se escribe cierta descripción y se obtiene así un Caso de Uso. La mayoría del Caso de Uso puede ser detallado luego en etapas posteriores [48].

Diagramas de Actividades.Los Diagramas de Actividades son usados generalmente en combinación con otras técnicas. Son una gran herramienta para modelar Workflow y programación concurrente.Entre los casos en los cuales sería útil un diagrama de actividad encontramos las siguientes situaciones [39].

Analizar un Caso de Uso, en este caso necesito comprender que acciones necesito y además qué comportamientos deben tener.Comprender el Workflow entre varios Casos de Uso. Cuando los Casos de Uso interactúan unos con otros, los diagramas de actividad son una gran herramienta para representar y comprender su comportamiento [9].

Sistema de informaciónDe acuerdo con la ANSI1, “son aquellos sistemas utilizados para analizar, controlar o distribuir información, llevando a cabo las funciones de captura, procesamiento, almacenamiento, transmisión y presentación. El formato de la información puede incluir palabras impresas, señales análogas y digitales”.

CONTROL DE LA GESTIÓNEl control es un proceso que consiste en aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente, los recursos de la Organización para el logro de los objetivos definidos por la estrategia. “El Control en la gestión es un proceso de observación y medida a través de la comparación sistemática de los objetivos previstos con los resultados obtenidos. Es un proceso continuo y dinámico, que debe estar alineado con la estrategia y la estructura organizacional.” UVALLE BERRONES, Ricardo (2004:46). Si consideramos al Control como una etapa del Proceso Administrativo, en este se verifica la relación de las acciones realizadas con los resultados esperados, de tal forma de poder corregir tendencias o prácticas erróneas.

Sistemas administrativosTienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. “Los sistemas administrativos son conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en las entidades de la administración pública y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad”. VALDES GOMÉZ, Daniel (2009).Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno.

III. HIPÓTESIS

III.1. HIPÓTESIS GENERAL.

Aplicando la metodología workflow para el desarrollo de sistema de información se mejorara el control de ejecución de obras civiles en la municipalidad de Cajamarca.

3.2. Hipótesis específicos. Determinar la situación actual del control en la ejecución de obras civiles de la administración

pública municipal. Estudiar las normas e instrumentos legales y técnicos que se relacionen con el control en la ejecución

de obras civiles. Mostrar elementos y actividades de control pertinentes para la definición en la ejecución de obras

civiles. Presentar estándares de control para prevenir defectos y deficiencias en obras civiles de la

administración pública municipal.III.2. Operacionalización de variables

VARIABLE INDEPENDIENTE:

Metodología para el desarrollo de sistema de información usando workflow para el proceso de control de ejecución de obras en la municipalidad provincial de Cajamarca.

VARIABLE DEPENDIENTE: Control de ejecución de obras civiles en la Municipalidad de Cajamarca.

VARIABLES INDICADORES

Control de obras que sirve para guiar hacia los objetivos de la ejecución

Planificación estratégicaPlanificación operativa

Nivel de ejecución de obras

Situación actual de control en la ejecución de obras civiles ejecutadas por la administración pública municipal.

Tiempo promedio de actualización de información de obras.

Obtener resultado deseados mediante la óptima utilización del sistema

Proceso productivoCapacidad de cambios e innovación

Desempeño de motivación y satisfacción laboralResultados en retribución de mejoras

Elementos y actividades de control

Registros expedientes e informesInspección.

Estándares de control administrativoNormas y procedimientos

Mecanismos

Políticas y métodosDiagnóstico de obras Programación y planificaciónProceso de mejora de la calidad de control de obras

Información de avance de obras

IV. Metodología

4.1. Tipo Y diseño de investigación.4.1.1. Por su finalidad:

Investigación Aplicativa, debido a que vamos a implementar una Metodología para el desarrollo de sistema de información de proceso de control usando workflow.

4.1.2 Según el enfoque de investigación:

Investigación Correlacional causal, debido a que vamos a analizar y evaluar dos variables para determinar que nuestra solución cumple los objetivos planteados.

4.2. DiseñoPara la contrastación de la hipótesis se utilizará el método de diseño experimental, llamado también

antes y después de un solo grupo, este diseño consiste en tomar medidas o evaluaciones de los

internos antes y después que se haya presentado la condición experimental, método PRE- TEST,

POST-TEST con un solo grupo, el que consiste en:

O1: observación (antes), X: experimento.

X: experimento, O2: observación (después)

Dónde:

O1: control de obras civiles en la municipalidad de Cajamarca antes de la implementación de

desarrollo de sistema de información con la utilización de workflow.

X: proceso en control de ejecución de obras civiles con la utilización de Workflow.

O2: control de obras civiles después del desarrollo de sistema de información con la utilización

de workflow.

1. Unidad de análisisLa presente investigación tiene como propósito del análisis de control de obras civiles, que permita la facilidad de desarrollo de un sistema de información, mejorando los controles de obras civiles en su diseño, implementación y pruebas, beneficiando a los usuarios en tiempo y reducción de costos durante su ejecución.

2. Población Para la presente investigación se ha definido como universo de 78 proyectos del área de infraestructura de la municipalidad de Cajamarca, de las cuales se ha tomado una muestra representativa de los 78 proyectos, como se detalla en el cuadro.

POBLACIÓN CANTIDADGerente de infraestructura 1

Sub gerente de obras 1Personal Área De control 10

Total Proyectos 78

4. Muestra

Para definir la muestra, se ha partido de un nivel de error de estimación (e=5%), un límite de confianza (95% con valor z=1.96) que es la probabilidad que la estimación efectuada se ajuste a la realidad y un campo de variabilidad de los aciertos y error p*q donde p representa la proporción de aciertos y q a los errores; para luego hallar un tamaño muestra.

n= N×Z2×p×q(N−1 )×e2+Z2×p×q

n=(100 )(1 .96 )2(0 .5 )(0 . 5)

(100−1 )(0 .05 )2+(1. 96 )2(0 . 5)(0 .5)

n= 78 proyectos

5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de DatosPara el proceso de recolección de datos se realizaron las siguientes actividades:

TÉCNICAS INSTRUMENTO INFORMANTESEncuesta cuestionario Supervisores

Residentes de obras.Personal de proyectos

Entrevista cuestionario Supervisores.Residentes de obras,Controladores de obras

Observación Guía de observación Documentación de la municipalidad.Proceso de control de obras,

6. Técnica de procesamiento de datos.

Si n >= 30 Prueba Z para diferencia de medias

Para un indicador n >= 30

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