tabla de retenciÓn documental - asmet salud

PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN Y CALIDADFORMATOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO

CD S SB CT E D S M

11 9 g

11 9 4 c

i

11 9 2 c

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11 9 3 c

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11 9 1 c

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11 9 5 c

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11 9 6 c

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PROCEDIMIENTO ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓNAño Mes Día

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 11 2019 03 14 1

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)

CODIGO FÓRMATO SOPORTE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

Cumplido el tiempo de retención en el

archivo central, transferir al archivo

histórico. La subserie documental

posee valores secundarios

CAPACITACIONES TÉCNICAS

Registro de asistencia Capacitación

CAPACITACIONES GENERALES

Registro de asistencia de capacitación tematicas que apliquen transversalmente

CAPACITACIONES SALUD OCUPACIONAL

Registro de asistencia

CAPACITACIONES EXTERNAS

Solicitud de capacitación externa

Soporte capacitación externa (Certificado)

Registro de transferencia de conocimiento (nombre de la capacitación que recibió el colaborador y que está transfiriendo al equipo.)

ENCUESTAS

Encuestas de capacitación

APRENDIZAJE Y DESARROLLO

SemiPublico Fisico papel 5 5 X X

EVALUACIONES

Evaluacion

Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de CaildadSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018


GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO

CD S SB CT E D S MPROCEDIMIENTO ARCHIVO

GESTIÓNARCHIVO CENTRAL




11 13 g

11 13 1 c

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11 13 2 c

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11 13 3 c

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11 40 g

11 40 3 c HISTORIA LABORAL

BIENESTAR

Privados Fisico papel 5

Listado de integrantes

Acta de reunión

Acta de conformación

Evaluaciones

PLAN DE BENEFICIOS Y CRONOGRAMA

Plan de beneficios

Plan o Cronograma

HISTORIAS





ACTIVIDADES

Informe de actividad

Lista de asistencia

Evaluación del evento

Registro fotografico

COMITÉS DE BIENESTARX5 X



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DOCUMENTOCONTROLADO






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Protocolo* Actualización De Datos* Carnet Vacunación* Cédula * Certificado De Antecedentes* Constancias Laborales* Diplomas* Formato Hoja De Vida* Libreta Militar* Autorizacion Uso De Datos Personales Y Verificacion De Referencias.

Solicitud de contratación* Solicitud Contratación Termino Fijo* Solicitud Contratación Termino Indefinido* Solicitud Contratación Aprendiz

Contratos* Contrato A Termino Fijo* Contrato A Termino Indefinido* Contrato De Aprendizaje *Otrosi

Gestión de desempeño* Acta Entrenamiento De Personal* Acta Proceso Inducción General/Certificado De Induccion General.* Acta Proceso Inducción Proceso* Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo* Evaluación Periodo De Prueba* Evaluación Proceso De Inducción* Reporte Individual Plan De Desarrollo* Informe De Valoración De Competencias* Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual* Kpis



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






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Actas y Memorandos* Acta Compromiso Cumplimiento De Pérfil* Acta Compromiso Uso Chaleco Institucional* Acta Compromiso Éticos* Acta Entrega De Activos* Acta Entrega De Cargo* Acta Entrega De Carné Institucional* Acta Entrega De Dotación* Acta Entrega Documentos Empleados* Acta Entrega Elementos De Protección Personal* Acta Entrega Manual De Cargo* Acta Entrega Uniforme* Acta Reglamento Interno De Trabajo* Acta Obligaciones Básicas* Aviso Terminación De Contrato* Cambio Horario Laboral* Condición Declarante De Renta* Cuenta Bancaria* Encargos* Entrega Estación De Computo* Hoja De Vida Brigadista* Libro De Vacaciones* Licencias* Llamados De Atención* Permisos* Reglamento Para Biblioteca* Renuncia* Sansión Disciplinaria* Solicitud Modificación Clausula Exclusividad* Solicitud Por Promoción* Vacaciones* Autorización De Datos Personales Para Empleados*Autorización Para La Utilización De Imágenes* Acta De Compromiso Al Cumplimiento De Comportamientos Éticos Y Politicas Empresariales* Comunicación Interna Asignación De X X


archivo central, realizar selección mediante muestreo

cualitativoatendiendo el siguiente

criterio:conservar totalmente las

historiaslabores pertenecientes a

gerentes ydirectivos y realizar una

muestraaleatoria del 10% entre el

resto dehistorias labores.

El documento conservado debe

reproducirse en un medio digital para

garantizar su consulta y conservación.Normatividad:Sensible Fisico papel 2 88 X



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






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i

i

Gestión de desempeño* Acta Entrenamiento De Personal* Acta Proceso Inducción General/Certificado De Induccion General.* Acta Proceso Inducción Proceso* Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo* Evaluación Periodo De Prueba* Evaluación Proceso De Inducción* Reporte Individual Plan De Desarrollo* Informe De Valoración De Competencias* Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual

X X

Novedades de nómina* Autorización Consignación* Autorización De Descuento* Certificado Incompatibilidades* Incapacidades* Legalización Anticipos* Legalización Gasto De Viaje* Libranzas* Orden De Pago* Paz Y Salvo* Permisos No Remunerados* Poliza De Vida*Formato De Autorización De Descuento

Pagos* Anticipo de cesantias* certificado de ingresos y retenciones* liquidación de contrato laboral* liquidación de vacaciones* pagos depositos judiciales* primas* retiro parcial y total de cesantias

Normatividad:Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004

Decreto 2400 1968 art. 26.Decreto 1950 de 1973 Decreto 1748 de 1995

Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,

1128, 2539, 2772 de 2005.Resolución Ministerio de

Trabajo 1016de 1989

Resolución Ministerio de Salud 2569

de 1999 (historias laboralesocupacionales).

Artículo 264 del Código sustantivo de

trabajo.Circular 004 de 2002 y 012

DAFP –AGN

Sensible Fisico papel 2 88 X



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DOCUMENTOCONTROLADO






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11 40 1 c

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Seguridad social* Certificación De Afiliaciones De Contratación Inicial* ARL* EPS* Caja De Compensación Familiar* Pensiones* Cesantías

Sistema De Salud Y Seguridad* Accidente Laboral* Análisis Puesto De Trabajo* Certificado De Apto* Consentimiento Informado* Enfermedad Profesional* Examen De Retiro* Politicas De Salud Y Seguridad* Recomendaciones Medicas

HISTORIA APRENDICES SENA

Solicitud de contratación* Solicitud de contratación aprendiz SENA

SARLAFT* Formato de conocimiento o vinculación de empleado*Declaración de bienes y rentas*Consulta listados SARLAFT*Reportes internos *Reportes externos

Cumplido el tiempo de



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DOCUMENTOCONTROLADO






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Memorandos y actas* Acta entrega de activos * Acta entrega de cargo * Renuncia* llamados de atención* Permisos (mayores de tres días)* Cuenta bancaria* Autorización de datos personales para empleados* Autorización para la utilización de imágenes

Sensible Fisico papel 2

Protocolo* Formato hoja de vida* Cedula* Certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos* Carnet vacunación

Seguridad social* ARL * EPS* Caja de compensación familiar

Oficio de presentación* Oficio

Contrato* Contrato de aprendizaje

Novedades de nómina* Incapacidades* Autorización de descuento

X X

retención en elarchivo central, realizar

selección mediante muestreo cualitativo

atendiendo el siguiente criterio:

conservar totalmente las historias

labores pertenecientes a gerentes y

directivos y realizar una muestra

aleatoria del 10% entre el resto de

historias labores.El documento conservado

debereproducirse en un medio

digital paragarantizar su consulta y

conservación.Normatividad:

Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004


Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,


Trabajo 1016de 1989


88



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DOCUMENTOCONTROLADO






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11 40 4 c

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Sistema de salud y seguridad* certificado de apto* Examen de retiro* Accidente laboral

HISTORIA PASANTES

Salud 2569de 1999 (historias laborales

ocupacionales).Artículo 264 del Código

sustantivo detrabajo.

Circular 004 de 2002 y 012 DAFP –

AGN


archivo central, realizar selección mediante muestreo

cualitativoatendiendo el siguiente

criterio:conservar totalmente las

historiaslabores pertenecientes a

gerentes ydirectivos y realizar una

muestraaleatoria del 10% entre el

resto dehistorias labores.

El documento conservado debe

Solicitud de contratación* Solicitud de autorización y contratación de pasantes

Protocolo* Formato hoja de vida* cedula* certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos*copia carnet estudiantil

Seguridad social* ARL * EPS

Carta de presentación* Carta de Presentación del Pasante



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






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11 70 g

11 70 1 c

i X



histórico. La subserie Reglamento interno

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Sistema de salud y seguridad* Certificado de Apto* Examen de Retiro* Accidente durante su pasantía en la empresa

2 88 X

debereproducirse en un medio

digital paragarantizar su consulta y

conservación.Normatividad:

Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004


Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,


Trabajo 1016de 1989


de 1999 (historias laboralesocupacionales).

Artículo 264 del Código sustantivo de

trabajo.Circular 004 de 2002 y 012

DAFP –AGN

Memorandos y actas* Acta entrega de activos (cuando aplique) *Requerimiento de informes *Renuncia*Cuenta bancaria*Acta de inicio de pasantía/servicio social estudiantil obligatorio del estudiante*informe final de la pasantía* recibido de certificación pasantía*Autorización de datos personales para empleados*Autorización para la utilización de imágenes

Novedades de nómina* Incapacidades

X


REGLAMENTOS

Privado Fisico papel 5 5 X



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






i

11 75 g

11 75 1 c

i

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11 75 2 c

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11 75 4 c



Listado socialización reglamento interno por sedes

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Profesiogramas enviados (se cargará de manera provisional)

Mediciones ambientales

certificaciones médicas laborales (custodia historias clinicas y licencia médica salud ocupacional)Socialización Politica Integral sistemas de gestión


ACTIVIDADES

Nombre de la actividad (MES)

Informes

Listas de Asistencia

Evaluaciones

BRIGADA DE EMERGENCIA


Actas de reuniones

Evaluaciones

Capacitaciones (Informe, listas de asistencia y certificados)

Reconocimientos

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






i

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11 75 3 c

i

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i

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11 75 6 c

i

11 75 8 c

i

11 75 5 c

i

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i

i

i

i

Locativas

Orden y aseo

Publico / Sensible Fisico papel 15 X

Capacitaciones

MATRIZ DE RIESGO

Matriz

PLAN DE EMERGENCIA

Plan de emergencia

INSPECCIONES

Botiquines

Extintores

Lista de Asistencia

Actas de reuniones

Generales

Informe auditorias

X X

retención en elArchivo Central, se selecciona

una muestrarepresentativa de los

documentos deacuerdo a sus valores

primarios ysecundarios. El tiempo de

retención se aplicaa partir de la ultima consulta.

Cronograma

Presupuesto

COPASST

Acta de elección


5



GR-F-67 Ver 1

DOCUMENTOCONTROLADO






11 75 7 c

i

i

11 73 g

11 73 2 c

i

i

11 73 1 c

i

i

CP:Código de Proceso CT: Conservación Total S: Código de Serie documental E : Eliminación

SB:Subserie documental D: Digitalización g Serie documental (g) S: Selecciónc Subserie documental ( c) M: Microfilmación i Tipo documental (i)*

PAUSAS ACTIVAS

Informes

RESPONSABILIDAD SOCIAL

PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

Publico Fisico papel 5 5 X X





Oficios

Informes De Desarrollo Jornadas De Responsabilidad Social

________________________ Nombre: Gregorio Arango

_______________________ Nombre:Gisela Potosi

Subtipodocumental





Oficios pilas con el ambiente

Oficios puntos azules y tapitas para sanar

CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH

MEDIO AMBIENTE

Publico Fisico papel 5 5 X X

Listas de asistencia


tabla de retenciÓn documental - asmet salud

Documents