tabla de retención documental (trd)

COCIDO El Tabla de Retención Documental (TRD) • Versión 1

i dliatizaCién 5ePtiodIE ,ii 918

- ICANH -

OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica AG: Reune de erioón AC: Aminoraré-e

EE: e„,s,„„an ido,

E: Eineréan D: Deirraucion

grÁREA -

11000

SERIE

01

-SU$SERIE

02

• SERIE v.o

ACTAS

DESERLINZUSN DOLO

SUOSERCE

Actas de Comité de Afectación de Patrimonio

LISTADEDOCUMeNTOS

Citación Acta Anexos

AG

3

, AC Cr e D

X X

PROCESO AL QUE NECE

EJ Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional

NORMATIVIDAD (Legislación tocar o

Polka Intenta iFii oplkable)

Resolución 051 de 2015 Ley 1437 de 2011

11000 01 04 ACTAS Comité de Conciliación y Actas de Corrid

Defensa Judicial Citación Acta

2 X X EJ Ejecución / FI. Fortalecimiento Institucional

Decreto 1716 de 2009 Resolución 053 de 2014

11000 04 02 CONCEPTOS Conceptos Jundicos Solicitud Concepto

2 X X EJ Ejecución/ FI Fortalecimiento Institucional

Decreto 2667 de 1999

11000 08 07 CONTRATOS Contratos Interadministrativos

Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales Comunicados Informes Solicitud de CDP Copia del CDP Certificado de pago de parafiscales y seguridad social Formato radicación a terceros Certificación bancaria Póliza (Opcional) Aprobación de pelea (opcional) Formato informe de supervisor Acta de liquidación

5 5 X X EJ. Ejecución / FI. Fortalecimiento Institucional

11000 09 01 CONVENIOS Acuerdos Específicos

Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes judiciales, disciplinanos y fiscales Comunicados Informes Talleres Solicitud de CDP Copai del CDP Certificado pago parafiscales y seguridad social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Acuerdo especifico Formato informe de supervisor Acta de liquidación

5 5 X ji EJ. Ejecución / Fl Fortalecimiento Institucional

Circular No. 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015

..

ICANH

Cdflt90 05.14400 Del Tabla de Retención Documental (TRD) Terikin 1

ACtuanzaCen 9entbdable de 2018

OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica G: A vise da aesnde C: Ama. ovas

CT: cenar/aro bu E: alumnos D: óerausues

ÁREA

11000

SERIE

09

j SUBSERIE

'

02

cóotoo ,

SERIE

CONVENIOS

DESCROPCEÓN DOCU

sSOUSERIE A

Convenios de Asociación

OE DOCUMENTOS

Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representacon legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes Judiciales, disciplinarios y fiSCaleS Comunicados Informes Solicitud de CDP Copar del CDP Cedrficado pago parafiscales y secundad social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Convento Formato informe de supervisor Acta de liquidación

AOl

5

AH

iAC

5

CI

X

E I)

X X

concretos ii. PROCESO 14 QUE

PERTENECE Fi

EJ. Ejecución' FI Fortalecimiento Institucional

NORMATIVIOAD (Legislación listare

PoUtiar interna aplicable)

Circular No 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015

' OBSERVACIONES

11000 09 03 CONVENIOS Convenios de Cooperación

Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copra de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes tudiaales, dung:Picarlos y Escales Convenio Comunicados Informes Designación como supervisor Acta de liquidación

5 5 X X EJ. Ejecución l FI Fortalecimiento Institucional

Circular No 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015

11000 09 00 CONVENIOS Convenios Interadministratrvos

Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copra de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes Judiciales, disciplinarios y fiscales Comunicados Informes Solicitud de CDP Copai del CDP Certificado pago parafiscales y seguridad Social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Convenio Formato informe de supervisor Acta de liquidación

5 5 X X EJ. Ejecución! FI. Fortalecimiento Institucional

Circular No. 03 del 2016 Ley BO de 1993 Decreto 1082 de 2015

Tabla de Retención Documental (TRD)

ICANH

12» nl ji

CÓC220 EJ5,14400.031 VerSkin 1 '

ACtuatizaGán Seettenbre tle 2018 ,

OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica AG: Norte 4e gesten AC: Arete. centre

CT: conixtexción trtai E: Eitetecisi D: Dipdalincon

ÁREAe.L

000

CÓDIGO

SERIE SUD

00 DERECHOS DE PETICIÓN

OESCRIPCtÓtO DOCUMENTAL

UBSERIE

PORSFE)

I ' LISTADEDOCUMENTOS

Derechos de Petiaon Respuesta

LI.

RETENCIÓN

AO AC

2

DES

e a

121 ED

PROCESOALQU PERTENECE

EJ. Ejecución / Fl Fortalecimiento Institucional

NORMATIVIDAD (Legislación Escalo

Politica interna aplicable)

L

Ley 1755 de 2015

rl

21.

OBSERVACIONES

000 30 0 PROCESOS JURÍDICOS

Acciones de Tutela

Tutela Contestación de la tutela Fallo Impugnación Comunicados Fallo de segunda instancia Sentencia de la corte constitucional

5 EJ. Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional

000 30 02 PROCESOS JURIDICOS

Procesos Administrativos Sanuonatonos

Constancia secrelanal Memoranda interno Antecedentes Resolución apertura de indagación Comunicaciones Anexos Cargos Constelación Pruebas Sanción

5 EJ Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional

Resolución 051 de 2015 Ley 1437 de 2011

000 30 04 PROCESOS JURIDICOS

Procesos Jurisdiccionales Administrativos

Denuncia Respuesta Auto de sustentación e interlocutores Fallo Apelación

5 EJ Ejecucion ( FI Fortalecimiento Institucional

Ley 1437 de 2011

000 30 05 PROCESOS JURÍDICOS

Procesos Penales

Demanda Respuesta Auto de sustentación e interlocutores Fallo Recurso

5 EJ. Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional

Código penal

FORMATO DE

k

1. Nombre de la oficina:

.-:.. ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE . Cddigo EJ5,14400005

Versida 1 RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septaanbre de 2018

I. Encuesta de Unidad Documental (UD) 11000. Oficina Jurídica

2. Ubicación dentro de la estructura organica Dirección General 3. Fecha de creación de la oficina: 24 de Diciembre de 1999 4. Acto administrativo de creación: Decreto 2667 de 1999 5. Actos administrativos de asignación o modificación de funciones No aplica

N° 6. Unidades Documentales que tramita

Nombre de la Unidad Documental 1 PQRSFD 2 Contratos interadministrativos 3 Actas de comité de afectación de patrimonio 4 Convenios de cooperación 5 Conceptos juridicos 6 Actas de comité de conciliación y defensa judicial 7 Convenios de asociación 8 Convenios interadministrativos 9 Acuerdos especificas 10 Procesos penales 11 Procesos administrativos (sancionatorio) 12 Procesos jurisdiccionales administrativos 13 Acciones de tutela

7. ¿Realizan selección y descarte documental en la propia oficina? I31 1 l NO I X A continuación indique los documentos que son objeto de descarte documental en la propia oficina y su frecuencia

DOCUMENTOS FRECUENCIA 1 No aplica

Elaborado por Revisado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sassa Cruz Firma Firma

Aprobado

Edgar Saul Firma

por

Cabra

.

Versión - N°. Hojas

N°. Anexos

\ Fecha de elaboración . Fecha de revisión Fecha de aprobación ', Fecha de actualización

29/09/2018 29/09/2018

.•

FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE z 93 RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) , •

ICANH II. Encuesta de Unidad Documental (UD)

1. Oficina productora 11000. Oficina Jurídica

. Código S5.144111005 Versián 1

Fecha Septimtne de 2018 .

2 Nombre de la Unidad Documental PORSFD

3 Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Sede simple 1 X (1).Asesorar al Llirecior General ya las dependencias del Instituto en los asuntos jundicos relacionados con la

4 Función que genera la Unidad Documental entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran. (2). Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con la entidad

5 ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpetas al año iiit 6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental Semestralmente 7 Proceso asociado jNo aplica 8 Procedimiento asociado No aplica

9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Norma nternas . Normas externas

Ley 1755 de 2015 O Forma de organización 1Se organiza de forma consecutiva

1 Oficinas que intervienen en su trámite ¡Toda la entidad 2. Oficinas que requieren consultar esta información Toda la entidad

13 Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (AG) 12 años Archivo central (AC)13 anos 4 ¿pulen establece esos tiempos de conservación? La propia oficina 5 Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado 6 Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental [Desde 1999

17. Años que reposan en la oficina [Del 2017 al 2018 Años transferidos al Archivo Central (AC) [Del 2010 en adelante 8 Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente

1

Tramite Untado Ce documentos

Original Copié Físico

Derechos de petición x X

19 LIstado

eec,, O

X

de documentos que componen o integran la Unidad .. . - Apfkat,,o, código TIME

Rwponwble soda adcx documento SGC

Documental .

mformackin

eSer Pública interno

X

n

o

X

Ft ica

X

Vgencla Lugar con neovaoón

Digdal

X Expediente

2 Respuesta X X X X X X X Expediente

20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes / carpetas! aplicativos? Elaborado por, Revisado por. Aprobado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma - Fimm Firma

Oci— ,, , l

En las otras areas donde se maneja derechos de petición

Versión 0. Boj s

1

N°. Anexos

de actualización Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha

28 de septiembre 2018

... FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Código ES.14400.005 e V ersiórt 1

RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) FeCha SeptieMbfe de 201.9

ICANH

Oficina productora

U. Encuesta de Unidad Documental (UD)

Nombre de la Unidad Documental Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple

Proceso asociado

Procedimiento asociado

Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Normas internas Normas externas

Forma de organización Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (AC) 5 años

17. Años que reposan en la oficina Del 2016 al 2018 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2014 al 2015

bl,'

1

listado de oc o

Estudios previos Onginal

fl

tramite

Copia Fisco X

I. Listado

Sopótte

Elec Natal X

de documentos que

Responsable

Jurídica

componen

Aplicativos asociados

Secop II

o integran la

Cédto documento SGC

Unidad Documental

Tipo de informac0 °rajen

Interna ReSenr Públka Interno X flfl

Bienio

Vio

Chica X

ere Lugar conservación

Digital Expediente

2

e t ica o e existencia y representación legal X UflJuridica Secop II X X X 1Expediente

3 Rut X flfl Jurídica Secop II X flfl Expediente

4 IIrflTrfl.fl X X Jurídica Secop II X Expediente

5 opia e c ua e

representante legal flS X Jurídica Secop II X X Expediente

6 repuesta e

convenio X Jurídica Secop II X X Expediente

7

n ece en es judiciales, disciplinarios y fiscales X Jurídica Secop II Expediente

8 Comunicados X fl X Jurídica Secop II X Expediente 9 Informes flfl X Jurídica Secop II flflfl Expediente 10 Solicitud de CDP flfl X Jurídica Secop fl X flfl Expediente 11 Copia del CDP fl X X Jurídica Secop flflfl X Expediente

12

e 1 ica o e pago

seguridad social UUUUU juridica de parafiscales y MUMU Secan II X

X fl Expediente

Expediente 13 ormato ra Nací n a

terceros X X Jurídica Secop II

14 X Jurídica Secan II Expediente 15 Póliza (opcional) fl X fl Jurídica Secan II flflflfl Expediente

16 pro acion e p iza

(opcional) fl X Jurídica Secop II X X Expediente

Expediente 17 ormato in orme e

supervisor flfl•flJurídica Secop II X fl X 18 Acta de liquidación flflfl Jurídica Secop II flfl X fl Expediente

20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes / carpetas / aplicativos?: Elaborado por Revisado por Aprobado por .:

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma Firma Firma

— C ak.— . -•

ocios los documentos en e Secop u

Versión N°. Hojas

1

N°. Anexos

de actualización Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha


RETENCIÓN DOCUMENTAL (1RD)

Giba° EL 01).0D5 Versan 1 - • FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE

Fecha Se e de 201

ICANH

U. Encuesta de Unidad Documental (UD) Oficina productora

Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Sede simple

4 Función que genera la Unidad Documental (1) Asesorar al Director General ya las dependencias del instituto en los asuntos jurídicos relacionados con la entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran

7 Proceso asociado

8 Procedimiento asociado

9. Norrnas que regulan la producción de la Unidad Documental lii • Normas internas . Normas externas ii

10 Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 3 años Archivo central (AC) Conservación total

17 Años que reposan en la oficina Del 2015 Años transferidos al Archivo Central (AC) o

Listado de documentos que componen

Tramite Soporte AphcatIvos pr,: tintado de el un PesFpns9nte aoccgdos

ongtnal Copia nitíoo E Digital

fl Citación flflfl Jurídica

o integran la Unidad Documental

Codgo Tipo de Información Origen Va documento 56C-

Interna Pesen, Publica Interno Éicternó nuca

fl X flfl

ocia L 011

Digital Expediente

2 Acta X fl Jurídica X flfl Expediente 3 Anexos X flfl Juridica flflflfl Expediente

N°. Hojas Á.

ir. Anexos

Elaborado por si Revisado

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Firma

por

El acta

Aprobado por Versión

Cruz Edgar Saul Cabra 1

. " Firma

..53 — Coi-- •

Alonso Sossa Firma

FecIr ha de de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización


FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE COlgo EJS 14400 COS Verslin 1

RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septiembre de 2018 S, ' ICANH

t Oficina productora EncuesM de Unidad Documental (UD)

2 Nombre de la Unidad Documental

3. Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Sede simple

4 Función que genera la Unidad Documental (14) Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad

7 Proceso asociado a Procedimiento asociado

9. Normas que regulan la producción Normas internas

de la Unidad Documental Normas externas


Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central IAC) 5 años

17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015

N°

1

Mulo de documentos

Documento solicitud

Tr

Original X

rete

Copia mg

Fisco

19. Listado

Soporte • ser Natal

de documentos que

Responsable

Jurídica

componen

oplicatraos asedados

Secop II

integran la Unidad

Código 'Geo documento SGC

Interna

de mformact&

RU.31,1

Documental

Ungen

Pública Interno

flfl

Enervo X

noca

fl

voenoa

nona upar conservación

Expediente

2 Estudios previos X fl Jurídica Secop II X X fl Expediente

flellen e

X Jurídica existencia y fl representación legal Secop II X Expediente

4 Rut X fl Jurídica Secop II X fl X flExpadiente

5 flfl Jurídica Secop II Expediente

6 optase u a•e

representante legal Jurídica Secop II X fl X fl Expediente

7 ropuesta e

convenio flfl Jurídica Secop II X X Expediente

8

n ece en es Judiciales, disciplinados y fiscales 11111 Jurídica Secop II 1111111 Expediente

9 Convenio flfl Jurídica Secop II flflflfl Expediente

10 Comunicados fl X Jurídica Secop II flflfl X Expediente

11 Informes Jurídica Secop II X fl X X Expediente

12 a esignacion como superwoor X Jurídica Secop II X Expediente

13 Acta de liquidación fl fl Jurídica Secop II X flfl Expediente

20 ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes

Elaborado por Revisado por

Luisa Femanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma

/ carpetas /

Edgar

.e-11

Aprobado

aplicativos?:

por

Saul Cabra Firma

_,

• os los documentos en e Secop II

Versión N°. Hojas

1

N°. Anexos

de actualización Fecha de eIaboraciórrt Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha


, FORMATO De ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Código EJ5.1,005 - g Versión 1

RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Sore 8 ...

ICANH H. Encuesta de Unidad Documental (UD)

1 Oficina productora 2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Serie simple X

4. Función que genera la Unidad Documental Asesorar al Director General ya las dependencias del Instituto en los asuntos jurídicos relacionados con la

entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con la entidad

7 Proceso asociado 8. Procedimiento asociado

9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Normas internas Normas externas

10. Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo centrar (AC) Conservación total

17 Años que reposan en la oficina Desde el 2016 Años transferidos al Archivo Central (AO) Del 2014 al 2015

19. Listado . Tramite Soporte

N°Lateen de documento Original ginal Copa Flaco Gee

1

de documentos que componen o integran la Unidad Documental i,

Aplicativos Cddicio Tipo de información aeacsados documento

Ctg tal Interna genera Pgbika

Origen Vig

Interno Euterno finita

he Lugar conservación

Digtel

2

N°. Hojas

N°. Anexos

Elaborado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz

Revisado por.

Edwin Alonso Sossa Firma

1 1

No aplica


Cruz Edgar Saul Cabra Firma

%'

Firma

Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización


.. FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS e RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

ICANH

DE Código C.35.14400.005 Versión I

Fecha Septiembre de 2018

I. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1 Oficina productora

Nombre de la Unidad Documental

Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Serie simple X

Función que genera la Unidad Documental

(1) Asesorar al Director General ya as dependencias del Instituto en los asuntos juridicos relacionados con la

entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran.

7 Proceso asociado

8. Procedimiento asociado

- 9. Nonas que regulan la production de la Unidad Documental Normas internas " . Normas externas

ID. Forma de organización

11 Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo central (AC) Conservación total

17 Años que reposan en la oficina Del 2013 al 2014 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012

19. Listado

Tramite Soate re tibiado de documentes

Original Cópia físico Elec

1

de documentos que componen o integran la Unidad . .... apilaativos i Código Tipa

Responsable asaltaba documento S&

Digo

Documental

de información

iv Pública

Origen Vigencia

Interno Externo Flaca

Lugar con-

Digital

ció

2

N°, Hojas

N°. Anexos

Elaborado por Revisado

Luisa Fernando Vicuña Cruz Edwin Firma

por

Alonso Sossa

No aplica



"5:14 --

Firma

Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización


FORMATO DE ENCUESTA e .

PARA LA ACTUALIZACIÓN

RETENCIÓN DOCUMENTAL

DE LAS TABLAS DE Oltó90 es. 400.055 versión i

(TRO) Fecha Seré° e de 2018

((JO) II. Encuesta de Unidad Documental Oficina productora 11000. Oficina Jurídica

Nombre de la Unidad Documental de asociación

3 Formato de la Unidad Documental

1Convenios

Expediente X 'Libro 1 1 Serie simple 1

4. Función que genera la Unidad Documental (14). Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, e aborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad.

5, ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpeta al año

6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental

120

Mensualmente

7 Proceso asociado ¡Incorporación de recursos

8. Procedimiento asociado Convenios y contratos interaqministratwo

9. Normas que regulan la producción

Notimas internes ' ''''

Circular No 03 de 2016

de la Unidad Documental i Normas externa

Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015

10 Forma de organización ISe organiza de forma consecutiva

11 Oficinas que intervienen en su trámite 1Juridica 12 Oficinas que requieren consultar esta información Toda la entidad 13. Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (/C) 15 años j Archivo central (AC) I5 años

14 ¿Quién establece esos tiempos de conservación? La propia oficina

15. Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado

16. Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental Desde el 2008

17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Gen ral (AC) Del 2012 al 2015

18. Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente

ir

1

listado de documento

Documento solicitud

Original

X

Copia

19. L

Fisico

X

stado

Digital

X

Tramite Tipo

de documentos que

Responsage

Jurídica

componen o ...i

Aplicabes asociados

Secop II

Integran la

Códlgo documento

SCSC

Unidad

Interna

de información

Rerir

Documental

Pública

X

Interno

X

Origen n

Efltm,o

X

i

X

Lugar conservación

Expediente

2 Estudios previos X x X Jurídica Secop II X X X X Expediente

3

Certificado de existencia y representación legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

4 Rut x X X Juridica Secop II X X X X Expediente

6 Acto de nombramiento x X X Juridica Secop II X X X X Expediente

6 Copia de cedula del representante legal X X X Juridica Secop II X X X X Expediente

7 Porpuesta del convenio X X X Juridica Secop II X X X X Expediente

8

Amet,m.rei tes judiciales, disciplinarios y fiscales X X X Juridica Secop II X X X X Expediente

9 Comunicados x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente

10 Informes X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

11 Solicitud de CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

12 Copia del CDP x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente

13

Certificado pago parafiscales y seguridad social X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

14 Formato radicacion de terceros X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

15 Certificacion bancaria X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

16 Convenio x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente

17 Formato informe de supervisor X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

18 Acta de liquidación X x X Jurídica Secop II X X X X Expediente

20 ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental w encuentra duplicados en otros expedientes Elaborado por , Revisado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma

/ carpetas / aplicativos7

Aprobado por

Edgar Saul Cabra Firma

Q.-L. . t

Todos en el Secop II Versión ° Hojas

1

N°. Anexos

de actualización . Fecha de elaboración , Fecha de revisión a Fecha de aprobación - Fecha


, ,. ICANH

FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Cekliga E15.11400.00S 'Versión 1

RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septiembre de 2018

U. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1. Oficina productora 11000. Oficina Jurídica 2. Nombre de la Unidad Documental interadministrativos 1Convenios 3. Formato de la Unidad Documental Expediente X 'Libro 1 1 Serle simple'

4. Función que genera la Unidad Documental (14). Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentel para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad.

5. ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpeta al año 110 6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental Mensualmente 7. Proceso asociado ¡Incorporación de recursos

8. Procedimiento asociado Convenios y contratos interadministrativos 9. Normas que regulan la producción

Normas internas Circular No. 03 de 2016

de la Unidad Documental Normas externas

Ley 80 de 1993

Decreto 1082 de 2015 10. Forma de organización ¡Se organiza de forma consecutiva 11. Oficinas que intervienen en su trámite ¡Jurídica 12. Oficinas que requieren consultar esta información toda la entidad 13. Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (AG) 15 años [Archivo central (AC) 15 años 14. ¿Quién establece esos tiempos de conservación? La propia oficina 15. Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado 16. Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental Desde el 2008 17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015 18. Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente

N,

1

Los o de u

Documento solicitud

On 'nal

X

Tramite

copla Finta

X

19. Listado

Soporte

eec oiitat

X

de documentos que

Responsable

Jurídica

componen

APII"Uw» asociados

Secop II

o integran la

C6dig° documento SCC

Unidad

TIPD Interna

Doc

de inbnlac." Rasen,Púbisa

oriental

X

Interno

X

Ongen

Externo

X

Finca

X

Vigencia

Ogilal LL+ con n

Expediente 2 Estudios previos X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

3

ertificado de xistencia y epresentacion legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

4 ut X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

5 cto de ombramiento X X X Jurídica Secar, II X X X X Expediente

6 opa de cédula del

epreseMante legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

7 ropuesta del onvenio X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

8

ntecedentes 'udiciales, isciplinarios y iscales X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

9 omunicados X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

10 nformes X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

11 . olicitud de CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

12 opia del CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

13

edificado pago arafiscales y eguridad social X X X Juridica Secop II X X X X Expediente

14 ormato radmacion e terceros X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

15 Certificacion

encaña X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

16 onvenio X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

17 Certificado de umplimiento X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

18 rdenes de pago X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

19 cta de liquidación X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente

20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicado en otros expedientes/ca

Elaborado por Revisado por y

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma

pelas /

Edgar

--Ci

Aprobado aplicativos?:

por

Saul Cabra Firma

-- CU,. • 1

Todos en el Secop II

Versión N°. Hojas

1 1

N°. Anexos

de actualización Fecha de elaboración . Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha


e

ORMATO '

ICANH

DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE - RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

&go EJ5 1~0.00 Cuan 1 -

, . „ Fecha Sbre'e 201t , .., ....

:.. - , '

. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1. Oficina productora 2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la unidad Documental Expediente X Libro Serle simple

4 Función Documental (14). Realizar tas gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad

que genera la Unidad

7 Proceso asociado 8 Procedimiento asociado

"................IitNtWea9. Normas 01.Je regulan la producción Nohu..s in ernas ''''' ' •

de la Unidad Documental 3- :'," ' ,1) —3.- , Normas externas r

10. Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (4C) 5 años

17 Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015

1

d I

Documento solicitud

Tia

original

e

Copla

9.

' Flap

Listado

¿I1Príde , :7 Dial

de documentos que

' Responsable

Jurídica

componen

` AplI~Ros ,. asodadts : ,H,..tii

Secop II

Integran la

, - Cédkir, documento sac

w. '

Unidad

' TRo , _y ,„. Interna

de Informas«

Fisura

Documental

f ,......

Pública

„, origen

Interno

nnnn Ex pediente

:

Externo J ,

v.?

Ffsira

noa

Natal g COn

2 Estudios previos flflflJuridica Secop II flfl X flExpediente e

fl 1 ica o e

existencia y representación legal X flfl Jurídica Secop II X X flfl

fl Expediente

4 Rut Jurídica Secop II flfl X fl Expediente

5 cto e

nombramiento X flfl Jurídica Secop II X Expediente

6 opta e ce u a •e

representante legal Jurídica Secop II X X Expediente

7 ropuesta e

convenio X Jurídica Secop II X X Expediente

8

n ece en es judiciales, disciplinarios y fiscales X Jurídica Secop II X Expediente

9 Comunicados flflfl Jurídica Secop II flflflfl Expediente 10 Informes X Jurídica Secop II flflflfl Expediente

Em Talleres X fl Jurídica Secop II flflfl X Expediente 12 Solicitud de CDP X X X Jurídica Secop flflflfl Expediente 13 Copia del CDP fl X fl Jurídica Secop flflflfl Expediente

14

e i ida o pago parafiscales y seguridad social X Jurídica Secop II X X Expediente

15 orrnato ra ¡cae, n

de terceros X Jurídica Secop II X Expediente

16 Jurídica Secop II X X Expediente 17 Acuerdo específico fl X Jurídica Secop II X flfl X Expediente

18 erti ica o e

cumplimiento X Jurídica Secop II X X Expediente 19 Ordenes de pago fl X fl Juridica Secop II fl X flfl Expediente 20 Acta de liquidación X fl X Jurídica Secop II fl X flfl Expediente

Todos en el Secop II tIAGAAA Elaborado por -

Luisa Fernanda Vicuña Cruz ' Firmalltlltlrtltlttfflttljttttttt

Revisado por s

Edwin Alonso Sossa Cruz t att] FIrinaifli

Edgar Saul Cabra liii L!W4ij tFlrmaal,

.1 — Coi-%.

Aprobado por]!! Versión

. t•

Fecha

. - tisjtrn

1 N°;Hojas Att

1 1

N°. Anexos ,

de actualización Fecha de elaboración


Fecha de revisión (ItEAk iiiFecha de aprobación - tatflii

FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE . es , RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

ICANH

IR F

Código S5.141.005 VerOn 1 liii

Fecha Septiembre de 2018

H. Encuesta de Unidad Documental (UD) Oficina productora


Formato de la unidad Documental Expediente X Libro Serie simple

Función que genera la Unidad Documental (1 S).' epresentar ju• Director, e informar oportunamente

cialmente a nstituto por intermet io • e sus a •ogat os cuan • o as' se o encomen.e e a éste, sobre el avance de los negocios

Proceso asociado

Procedimiento asociado

-u 9. Nomas que regulan la producción de la Unidad Documental i Norrnas internas 4 Normas externas

10 Forma de organización

11 Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (.40) Conservación total

14. ‘Quien establece esos tiempos de conservación?

17. Años que reposan en la oficina Desde el 2008 Años transferidos al Archivo Central (AC) o

ii 19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental =

.. a. Soporte Aplkati vol O4c1190 Tipo de IntomInción

N. Listado de documentos , Relpormbie asoczts documento SGC.. cri(nal Copla141co Ele< Olga& Interna Besen Púbica Interno

1 Denuncia Jurídica fl X

coterna,

X

Vigercia ..

FISKa Digttal

fl X

te conarvectón

Expediente

2 Respuesta flfl Jurídica X X fl X Expediente u o •e

sustanciación e MMM 3 interlocutores X Jurídica X Expediente

4 Fallo X X Jurídica flflflflfl Expediente

s Recurso Juridica flflfl X fl Expediente

Todos en Ekogui

Versión

r N°. Anexos

de actualización

N°. Hojas Elaborado por Revisado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Firma Firma

Aprobado por


S' SI e .. I. xx— cl.-

Fecha de elaboración Fecha de revisión


4. Fecha de aprobación Fecha

FORMATO DE ENCUESTA PARA LA

1 RETENCIÓN DOCUMENTAL

ICANH

ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Gago CS.t4400j305 Verskta 1

(TRD) Fecha Septlembte de 2018

Unidad Documental (UD) 1 Oficina productora

11. Encuesta de

2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente x Libro Serie simple

4 Función que genera la Unidad Documental (10). - epresentar judicia mente al Instituto por intermedio de sus abogados cuando así se lo encomien•e el Director, e informar oportunamente a éste, sobre el avance de los negocios

Proceso asociado

Procedimiento asociado Normas que regulan la producción de la Unidad Documental

Normas internas Normas externas

lo. Forma de organización

11. Oficinas que intervienen en su trámite

Archivo de gestión (AG) 5 años Archivé central (AC) Conservación total

17. Años que reposan en la oficina Desde el 2014 Años transferidos al Archivo Central (AC) O

rrt

il

Untado de docrsineetcos

onstancia secretanal

Original

Tramite

Copia Filien

19. Listado

Soporte

Clac Digital

de documentos que

Responsable

Jurídica

componen

noncatuos asociados

o integran la Unidad

Código Tiro documento cc

interna

de información

Resero

Documental

FáblIca

Choco

Interno Externo

Vio

Fisica

ocie

Digital Lugar conservacÁtt

Expediente

2 Memorando interno flfl Jurídica flflflfl Expediente 3 Antecedentes x Jurídica flflflflfl Expediente

4 eso umon apertura

de indagación Jurídica Expediente 5 Comunicaciones X Juridica flflflflfl Expediente 6 Anexos flfl Jurídica flflflflfl Expediente

7 Cargos flfl Juridica flflflflfl Expediente 8 Contestación X fl Jurídica flflflflfl Expediente 9 Pruebas X fl Jurídica flflflflfl Expediente

lo Sanción flfl Jurídica flflflflfl Expediente

No aplica

Versión N°. Hojas

N°. Anexos

de actualización

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma Firma Firma

.15..-. Cu—

Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha


e , FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE Código EIS 14400.005 Versión I RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Sephembre de 2018

ICANH

Oficina productora H. Encuesta de Unidad Documental (UD)


3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple

4. Función que genera la Unidad Documental (10) - epresentar pa Director, e informar oportunamente

cialmente a nstituto por ¡Merme. io se sus a sogasos cuan.° asi se o encomien. e e a éste, sobre el avance de los negocios

7 Proceso asociado


9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental

Normas internas Normas externas a


Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (A0) Conservación total

17 Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) 0

. 19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental

Tramte Soporte Aplicabvos afijo Tipo de información Origen ss tad(' de docurnen Responsable

aso.ciados OoCumento SOC Original Copla lisko eec oigtal Interna Rasera Pairca interno

1 Demanda flfl Jurídica Ekogui flfl

Esteran X

Lugar concenracton alca Otgaal

X Expediente

2 Respuesta flfl Jurídica Ekogui flflflflfl Expediente u o se

sustanciación e 3 interlocutores Jurídica Ekogui X Expediente

4 Fallo X fl Jurídica Ekogui flflflflfl Expediente

5 Apelación flfl JuridEca Ekogui flfl X fl X Expediente

Todos en Ekogui

Versión

1

de actualización

N°. Anexos

N°. Hojas Elaborado por Revisado por

Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Firrna Firma

Aprobado por

Cruz Edgar Saul Cabra Firrna

0 c,.1.-- ..-/ r. „

Fecha de elaboración Fecha de revision Fecha de aprobación Fecha


,.. . FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS De

RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

ICABH

Caiga 65.14400,005 Versión 1

. Pecha Sepfiemtpe de 2018

Oficina productora

II. Encuesta de Unidad Documental (UD)


3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple

7. Proceso asociado


• No 9. Normas que regulan la producción

as internas .

de la Unidad Documental ,, - Normas externas

lo. Forma de organización

11. Oficinas que intervienen en su tramite

Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo central (AD) 5 años

17. Años que reposan en la oficina Desde el 2014 al 2017 Años transferidos al Archivo Central (AC) Desde el 2012 al 2013

N tt

1

Tramite Listado de doco,

°rige& Copla

Tutela fl

19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental ,

orte Código Ttrto de Informan/be „ , eplicativos So It fr

,p ' Pealados '''''' documento SGC

Flaco la.terat itttuert Pública interno t3lterllø , X X Juridica

VI ea Lugar conserv

risl5 Digital

X Expediente

2 ontestacion • e a

tutela X X Jurídica X Expediente

3 Fallo flflfl Jurídica flfl Expediente

X fl 4 Impugnación flflfl Jurídica

5 Comunicados flflfl Jurídica X fl 6

a o e segun .a instancia X JuridiCa X Expediente

7 entencia e a Corte

constitucional Jurídica Expediente

No aplica

Versión N°. Hojas

1

N°. Anexos

de actualización

Elaborado

Luisa Fernanda Vicuña

por

Cruz Edwin

Revisado por

Alonso Sossa Cruz

-..1

Aprobado por

Edgar Saul Cabra

Forma

.L._ Q .j.... . ,-, Firma Forma ,

Fecha de elaboracion


Fecha de revisten Fecha de aprobación - Fecha

tabla de retención documental (trd)

Documents