Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental

Ema Angarita PreciadoAprendiz

Margarita Ferreira Instructor

Servicio Nacional de Aprendizaje SENAOrganización Documental en el Entorno Laboral

2015

EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

  

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más

relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los

criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un

correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar

resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos

se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

 

Como el archivo se encuentra en diferentes lugares de la empresa comenzar por la identificación, la relación, clasificación

alfabética y cronológica de la documentación, que se encuentra en cada uno de los puntos de

la compañía los cuales nunca han sido organizados y se encuentran ocupando un

espacio físico sin identificar.

¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

 personal capacitado o especializado en

archivo

Orden en el manejo de los archivos

Saber diferenciar los tipos de documentos

Clasificar la documentación

¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

 

Si debe aplicar los procesos  y el ciclo vital de gestión documental  como lo son; de archivo

de gestión, archivo  central y archivo  histórico ya que son la manera adecuada para llevar a

cabo la posibilidad de mantener el archivo organizado y manteniendo sus ciclos de vida

dentro de la compañía. 

Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos

documentos?

 De manera simultánea a un archivo físico, se

le debe dar asignación dentro del archivo teniendo en cuenta las características con que cuenta la documentación y si cuenta con los

medios tecnológicos para la consulta por parte del personal autorizado para dar exposición de

esta información.

¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

 

Seleccionando por número de series y tipos documentales que establecen los

tiempos de conservación y permanencia  en cada fase documental.

Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de

las TRD?

La TRD busca garantizar el resguardo, conservación y orden en la gestión

documental teniendo el control de los archivos, ayudan a controlar la producción y

tramite documental, contribuyen a la racionalización de la producción documental,

Permiten a la administración un servicio eficaz y eficiente, facilitando un adecuado acceso de personas públicas o privadas a diferentes tipos

de datos.

Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

 Es mitigar los diferentes problemas que presentaba la empresa y para lo que fue

contratado Arnulfo sacando adelante la falta de organización archivística y fondos

acumulados con los que cuenta la empresa; es el trabajo diario y la adecuada organización en cada área  después de realizar las diferentes tareas documentales para consecuencia del

objetivo aplicadas a las TRD. 

¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

 

Si claro, contar con el proceso de gestión documental es de vital importancia para toda organización, ya que

comprende la memoria institucional y los soportes necesarios para la gestión de sus procesos y

procedimientos comprendiendo que cada dependencia de la organización depende directa o indirectamente de la documentación que recibe,

produce o generará a futuro y de lógica pasara por la recepción documental y todos los procesos

archivísticos pertinentes.