solucio gestio documental i arxiu absis - fase1
DESCRIPTION
Descripció funcionalitats implementades a la fase1TRANSCRIPT
![Page 1: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/1.jpg)
Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSISPresentació funcionalitats fase1
Barcelona, 3 de novembre del 2011
![Page 2: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/2.jpg)
Índex
1. Esquema general
2. Fases del projecte
3. Funcionalitats fase 1 a) Quadre de classificació documental
b) Classificació de l’expedient
c) Generació i captura dels documents de l’expedient
www.absis.es
c) Generació i captura dels documents de l’expedient
d) Gestió dels documents des d’ABSIS
e) Gestió dels documents des d’Alfresco DM
4. Compulsa electrònica
![Page 3: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/3.jpg)
Esquema general
![Page 4: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/4.jpg)
Esquema general de la solució
www.absis.es
![Page 5: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/5.jpg)
Fases del projecte
![Page 6: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/6.jpg)
Fases del projecteo Fase 1
• Manteniment del Quadre de Classificació documental
• Classificació dels expedients (assignació de sèrie documental)
• Emmagatzemar expedients/documents al gestor documental (sense
metadades/signatures)
• Recuperar documents del gestor documental sense metadades/signatures
• Cerca i accés al documents
www.absis.es
o Fase 2
• Informatització de l’esquema de metadades de preservació
• Carregar l’esquema de metadades al sistema productor
• Captura de les metadades al sistema productor
• Inserir documents al gestor documental amb metadades i signatures
• Recuperar documents del gestor documental amb metadades i signatures
• Accés als documents des del sistema productor (contingut, metadadesi signatures)
• Accés als documents des del gestor de documents (contingut, metadadesi signatures)
![Page 7: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/7.jpg)
Fases del projecte
o Fase 3
• Canvi individual i massiu de la sèrie documental assignada a un expedient
• Arxivat individual i massiu d’expedients (transferència al gestor d’arxiu)
• Panel de control d’expedients/documents arxivats
• Crear els calendaris de disposició
• Implementar la traçabilitat de les operacions entre el sistema productor, el gestor
documental i el gestor d’arxiu
• Carga inicial d’expedients i documents al gestor documental
• Personalització del gestor d’arxiu (logo entitat, full d’estils, idioma)
www.absis.es
• Personalització del gestor d’arxiu (logo entitat, full d’estils, idioma)
o Fase 4
• Lliurament dels subsistemes integrats
• Instal·lació sistema en client pilot
• Formació a usuaris arxiu en client pilot
• Arrancada en producció en client pilot
![Page 8: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/8.jpg)
Funcionalitats fase 1
http://desalfrescows/absis/
![Page 9: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/9.jpg)
Manteniment del quadre de classificació documental
www.absis.es
Categoria o sèrieExpedient
Funció
Documents de l’expedient
http://93.90.31.147:8080/share/page/site-index
![Page 10: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/10.jpg)
Quadre de classificació documental (QdC)
PASOS
1.- Crear quadre de classificació al site RM (Records Management )de l’Alfresco
2.- Crear quadre de classificació al site DM (Documents Management) de l’Alfresco
3.- Carregar a ABSIS totes les sèries documentals del QdC
4.- Configuració de les sèries
� Assignació dels permisos d’ús
� Assignació dels procediments
www.absis.es
![Page 11: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/11.jpg)
Classificació dels expedients
o Assignació de la sèrie documental durant la incoació de l’expedient
www.absis.es
![Page 12: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/12.jpg)
Generació i captura dels documents de l’expedient
Generació de documentsGeneració de documentsGeneració de documentsGeneració de documents
o Generació d’un document a partir d’un model de document
Captura de documentsCaptura de documentsCaptura de documentsCaptura de documents
o Captura d’un document des de la carpeta de l’expedient
o Captura d’un document des d’un tràmit de l’expedient
www.absis.es
![Page 13: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/13.jpg)
Gestió de documents des d’ABSIS
o Cerca d’expedients
o Cerca de documents
� Cerca per metadades
o Accés al contingut del document des de la carpeta de l’expedient
o Accés al contingut del document des del cercador de documents
o Llista de permisos d’accés al document
o Edició i modificació del document
www.absis.es
o Edició i modificació del document
![Page 14: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/14.jpg)
Gestió de documents des d’Alfresco
o Accés a la carpeta de l’expedient
� Accés per número d’expedient
o Cerca de documents
� Cerca per metadades
� Cerca per contingut
o Accés al contingut del document
www.absis.es
o Accés al contingut del document
� Visor de documents
![Page 15: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/15.jpg)
Compulsa electrònica
http://montsant01cerradaora.absis.com/absis/
![Page 16: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/16.jpg)
Configuració del mòdul compulsa electrònica
www.absis.es
![Page 17: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/17.jpg)
Paràmetres configuració compulses electròniques
www.absis.es
![Page 18: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/18.jpg)
Metadades de les compulses electròniques
www.absis.es
![Page 19: Solucio gestio documental i arxiu absis - FASE1](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020110/5586b16bd8b42af16e8b4734/html5/thumbnails/19.jpg)
Signatura d’una compulsa electrònica
www.absis.es