solucio gestio documental i arxiu d'absis - fase2
DESCRIPTION
Presentació de les funcionalitats implementades a la fase2 del projecte d'implementació d'una solució de gestió d'expedients i documents amb arxiu electrònicTRANSCRIPT
Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSISPresentació funcionalitats fase2
Barcelona, 15 de desembre del 2011
Índex
1. Esquema general de la solució
2. Revisió funcionalitats fase 1
3. Configuració de l’esquema de metadades
4. Captura de les metadades de l’expedient
5. Captura de les metadades del document
www.absis.es
6. Accés a les metadades de preservació
7. Eliminació de documents de l’expedient
8. Tancament de l’expedient
9. Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
Esquema general de la solució
Esquema general de la solució
Gestor d’expedientsGestor d’expedients
GestorDocumental
GestorArxiu
Panel de control arxiver
CONNECTOR
(Arxiu de l’expedient)
www.absis.es
d’expedientsd’expedients
ABS
Doc
ABS
Doc VISOR
VISORFase activa
(DM)Fase inactiva
(RM)
Revisió funcionalitats fase1
Revisió de les funcionalitats fase1
Manteniment del Quadre de Classificació Documental (QdC) a l’Alfresco (DM i RM)
o Creació de les funcions i les sèries documentals (categoríes) del quadre
Càrrega de sèries documentals a ABSIS
o Càrrega automàtica de totes les sèries documentals incloses al QdC
Configuració de les sèries documentals a ABSIS
o Assignació del control d’accès (grups d’usuaris)
www.absis.es
o Assignació del control d’accès (grups d’usuaris)o Assignació dels procediments
Classificació de l’expedient en el moment de la seva incoació
o Assignació de la sèrie documental a la que pertany
Creació de la carpeta de l’expedient al repositori DM de l’Alfresco
o Creació de la carpeta de l’expedient sense metadades
Revisió de les funcionalitats fase1
Generació i emmagatzematge dels documents a l’Alfresco DM sense metadades
o Generació de documents a partir d’una plantilla o model de documento Captura de documents creats fora del sistema ABSISo Emmagatzematge dels documents a la carpeta de l’expedient
Accés al document des d’ABSIS
o Accés al contingut amb el visor ABSIS
www.absis.es
Accés al document des d’Alfresco DM
o Accés al contingut amb el visor Alfresco
Configurar de l’esquema de metadades
Esquema de metadades de preservació de l’OARDL
www.absis.es
(*) Metadades que només existeixen a l’Alfresco
(1) y (2) Aquestes metadades no calen ja que l’Alfresco té metadades equivalents
Configuració de l’esquema de metadades - mapeig ABSIS-Alfresco
Gestor d’expedientsGestor d’expedients
Esquema de metadades de Esquema de metadades de
AlfrescoAlfresco
Esquema de metadades de Esquema de metadades de
ID Sèrie
ID Carpeta Expedient
www.absis.es
Esquema de metadades de preservació
Esquema de metadades de preservació
Esquema de metadades de preservació
Esquema de metadades de preservació
DLLE_0001Metadade1Metadade2Metadade3
...
Metadade1Metadade2Metadade3
...
Metadade1Metadade2Metadade3...
Metadade1Metadade2Metadade3...
DLLE_0002DLLE_0003
Codi Extern
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
1.- Configuració de les metadades a l’ALFRESCO
- Crear les llistes codificades de valors codificats necessàries per les metadades- Crear les medadades de preservació de l’expedient - Crear les metadades de preservació del document i les signatures
2.- Configuració de les metadades a ABSIS
- Crear les llistes codificades de valors codificats necessàries per les metadades
www.absis.es
- Crear les llistes codificades de valors codificats necessàries per les metadades
- Afegir les metadades de preservació de l’expedient, document i signatures indicant per cadascuna el codi de la metadade a l’Alfresco
- Crear el formulari per capturar les metadades del preservació del document que no es poden capturar de forma automàtica
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Tipus de metadades
• Data• Import• Numèric• Sí/No• Import• Text• Llista de valors• Calculat
www.absis.es
• Calculat
Indicar com es captura el valor de la metadada – valor associat
Indicar a la propietat “valor associat” un dels valors disponibles suministrats per ABSIS
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Modalitats de captura d’una metadada
- Automàtica : El valor s’obté de forma automàticaLes metadades de l’expedient i de la signatura tenen totes modalitat de captura automàtica.
- Manual: El valor l’ha d’entrar l’usuariNomés les metadades del document admeten modalitat de captura manual.
www.absis.es
Només les metadades del document admeten modalitat de captura manual.
Valor per defecte
És pot configurar un valor per defecte per qualsevol de les metadades
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
www.absis.es
Important
En el cas de metadades de tipus “llista codificada de valors”, els valors s’han de donar d’alta exactament igual a ABSIS i a Alfresco
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Configuració de com es farà la captura automàtica del valor d’una metadada
www.absis.es
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Formulari per la captura manual de les metadades de preservació document
www.absis.es
Configuració de l’esquema de metadades de preservació
Metadades a reconsiderar
o Versió del document No cal passar-li a l’Alfresco => “Histórico de versiones”
o Format del documentNo cal passar-li a l’Alfresco => “Formato MIME”
o Tipus de document
www.absis.es
o Tipus de documentCaptura automàtica obtenint el seu valor del classificador documental associat al document
Captura de les metadades de l’expedient
Captura de les metadades de l’expedient
La captura és realitza sempre de forma automàtica
• Fixant un valor constant a la metadada
• Indicant com s’obté el valor a partir d’un valor existent
www.absis.es
Captura de les metadades del document
Captura de les metadades del document
La captura és pot realizar de forma automàtica o manual
• Fixant un valor constant a la metadada
• Indicant com s’obté el valor a partir d’un valor existent
• Demanant el valor a l’usuari quan es genera o captura el document
www.absis.es
Accés a les metadades de preservació
Accés a les metadades de preservació de l’expedient
Intrínsiques
de l’Alfresco
www.absis.es
de l’Alfresco
Definides
específiques
per l’entitat
Accés a les metadades de preservació del document
Metadadesimplícites document
Metadadesimplícites document
Format del document
www.absis.es
Intrínsiques
de l’Alfresco
Definides
específiques
per l’entitat
Eliminació de documents de l’expedient
Eliminació de documents de l’expedient
Es permet l’eliminació
controlada de qualsevol
dels documents
de l’expedient
www.absis.es
Tancament de l’expedient
Tancament de l’expedient
www.absis.es
Tancament de l’expedient
www.absis.es
Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es
Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es
Arxiu d’expedients – transferència a l’RM
www.absis.es
