TARTU ÜLIKOOL

Pärnu Kolledž

Ettevõtluse osakond

Ly Merirand

AÜ/MD 2

GOOGLE DOCSReferaat

Juhendaja: Taavi Tamberg

Pärnu 2010

SISUKORDSissejuhatus...........................................................................................................31.Tarkvara omadused.............................................................................................42.Tarkvara rakendamine........................................................................................8Kokkuvõte........................................................................................................... 10Kasutatud kirjandus.............................................................................................12Lisad....................................................................................................................13Lisa 1...................................................................................................................13Lisa 2....................................................................................................................15

SISSEJUHATUS

Referaadi teemaks on Google Docs. Teema sai valitud, kuna jäi ette antud

teemade seast kohe silma, natukene tuttav ja veidi võõras ning tekkis huvi Google

Docsi lähemalt uurida. Varem on olnud kokkupuude Googlega, kuid mitte Google

Docsiga.

Töö põhieesmärk on leida informatsiooni Google Docsi kohta. Tutvuda omaduste

ja rakendamisvõimalustega, aduda probleeme, mis võivad, või on antud

programmiga kaasnenud ning anda leitust ülevaade ka lugejale.

Töö eesmärgi täitmiseks on seatud järgmised ülesanded:

Google Docsi puudutavate materjalidega tutvumine.

Võimalusel Google Docsi kui programmiga tutvumine.

Lugejale ülevaate andmine.

Töös on kasutatud elektroonilisi materjale, mis käsitlevad teema teooriat ja

rakendamisvõimalusi.

Referaat koosneb põhiliselt kolmest osast. Töö esimeses osas tutvustatakse

tarkvara omadusi: sisu ja võimalusi, mida Google Docs pakub. Teises osas

käsitletakse tarkvara rakendusvõimalusi ka sarnaseid tarkvarasid ning nende

kasutust.

3

1. TARKVARA OMADUSED

Google Docs on võimekas tasuta kontoritarkvara, mis võimaldab grupil

inimestel samaaegselt läbi interneti ühiseid projekte kirjutada ning seeläbi

kirjutamisprotsessi lihtsustada. Google Docs pärineb kahest eraldi tootest:

Writelyst ja Google arvutustabelitest. 6. juunil 2006 tehti Google Docs

kättesaadavaks vaid piiratud arv kasutajatele, kuid beeta versiooni

kättesaadavusega veebruaris 2007, sai Google Docs kõigile Google konto

omanikele kättesaadavaks. (GoogleDocs 2009) Google Docs'i üheks eeliseks on

tema internetipõhine olemus, mis teeb võimalikuks mugava dokumentide

jagamise kasutajate vahel. Google Docs võimaldab mitmel kasutajal samaaegselt

üht dokumenti redigeerida ning ka teiste tehtud muudatusi sealsamas hetkelise

viivitusega näha. Üks Google Docs'i märkimisväärsemaid omadusi on ka tema

"revision history" nimeline versioonihalduse tööriist, mis võimaldab

dokumendiga nii-öelda ajas tagasi minna ning vaadata üle või taastada mõni

varasem dokumendi versioon. Eriti kasulik on "revision history" kasutamine siis,

kui keegi on juhtumisi dokumendist midagi olulist ära kustutanud (vt. joonis 1).

4

Joonis 1. Ülevaade Google Docsi funktsioonidest.

Lisaks tekstidokumentidele võimaldab Google Docs ka luua, importida ja

redigeerida Exceli ja Powerpointi dokumente (vt. joonis 1) Google Docs'i näol

on tegemist ühe mugavaima kontoritarkvaraga, mis võimaldab kasutajatel

mugavalt läbi interneti oma dokumente hallata, muuta ja jagada.(Google Docsi

abil töö efektiivsemaks)

Google Docs kasutab väikeformaadina failide salvestamisel standardset ISO/IEC

26300 ODF OpenDocument failivormingut. Google Docs võimaldab kasutajatel

veebibrauseri kaudu Internetis dokumente koostada ), faile Google serveris

salvestada ja teiste kasutajatega jagada. Võimalik on ka muu kontoritarkvaraga

tehtud failide import Google Docs keskkonda. Sellisel moel omab kasutaja 5

"virtuaalset kontorit", millele pääseb ligi igast Internetiühendusega arvutist,

tingimusel, et selles on mõni Google Docs toetatud veebibrauseritest (näiteks

Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer, Safari vm.). (Wiki)

Google Docs võimaldab väga mugavalt faile oma arvutist või veebist Google

Docs’i keskkonda üles laadida, et neid siis seal avaldada või kellegagi jagada.

Üles on võimalik laadida järgnevaid failiformaate: txt, doc, rtf, odt, sxw, ppt,

pps, csv, xls, ods ja pdf. Faili üleslaadimiseks klõpsake Upload nupul. Seejärel

otsige fail oma arvutist (Browse…) või veebist üles ning soovi korral lisage uus

pealkiri (What do you want to call it). Lõpuks klõpsake nupul Upload File. (vt.

joonis 2)

Joonis 2. Kuidas laadida faile Google Docsi.

Samuti on võimalik saata ja jagada PDF faile. Mobiilikasutajatel võimaldab

Google Docs sirvida Google Docs dokumente, arvutustabeleid, kuid mitte

esitlusi PDF-failidena. (Google Docs 2009)

Iga dokument võib olla kuni 500K. Pildid ei tohi olla suuremad, kui 2MB. Iga

arvutustabeli töövihik võib koosneda kuni 256 veerust, kuni 200000 lahtrist või

kuni 100 leheküljest. Ridade arv ei ole piiratud. Iga töövihik võib sisaldada kuni

20000 lahtrit valemeid, mida piiratakse järgmiselt:

• kuni 1000 Google valemit;

• kuni 1000 GoogleLookup valemit;

• kuni 50 Import valemit.

6

Korraga saab olla avatud 11 arvutustabelit. Importida saab nii palju kui 1 MB

xls, xlsx, CSV või ods, txt, Tsv, TSB formaadis. (Roop 2009)

Esitlused, nii ppt kui ka pps formaadis, saab üles laadida 10MB ulatuses või

kokku 200 slaidi. Kui esitlus on URL formaadis, saab laadida kuni 2MB, e-

mailides saab laadida kuni 500K. Kombineeritud piirväärtuseks on 5000

dokumenti ja esitlust ning 5000 pilti. (Tundmaõppimine…2009)

Kasutaja juurdepääsu Google Docsile toetab Mozilla Firefox 2.0.0.11 või uuem

versioon, Microsoft Internet Explorer 7 ja 8, Safari 3 ja 4 beeta, Google Chrome

1.0.154.48 ja Opera. Mõnedel funktsioonidel on ka piirangud, näiteks

IMPORTRANGE (), mis võimaldab andmeid, mida saab teha teiste

tabeltöötlustega, on piiratud maksimaalselt 50 ülesandega ühes arvutustabelis.

(Google Docs 2009)

Parim on kõige juures see, et Google Docs on kõigile Google kasutajatele tasuta

(Google Docs 2009)(Roop 2009) Google on tasahilju oma Google Docsi

funktsioonide hulka pannud ka tekstituvastuse (OCR - optical character

recognition). Nüüd on võimalik faili üleslaadides teha ka valik, et failis (PDF või

pildifail) tuvastatakse ka tekst ning lõpptulemuseks on siis tekstifail, mida saad

juba ise edasi muuta. Absoluutselt kõik kujundus läheb küll failist kaotsi, aga

samas teksti saab kenasti kätte. ( OCR)

7

2. TARKVARA RAKENDUS

Sarnaselt Google Docsile, mis on võimekas tasuta kontoritarkvara ning mis

võimaldab grupil inimestel samaaegselt läbi interneti ühiseid projekte kirjutada,

parandada, dokumente vahetada, üles laadida on sarnaseid tarkvarasid veelgi.

Siinkohal siis mõned näited:

Springnote on online veebimärkmik ehk interneti põhine, mida saab kasutada

ajaplaneerimiseks, grupitöödeks, kiireks koostööks/organiseerimiseks.

Springnote toodi turule Koreas, Openmaru poolt, 2007 aasta märtsis, siit ka

nimi. Oktoobris ilmus ingliskeelne variant. Springnote on eriline, kuna pakub

võimalust siseneda oma keskkonda ka ID kaardiga, kuna toetab ID kaardi

rakendust. Springnote kasutamiseks ei pea lisa tarkvara installeerima, kuna ta on

täielikult veebipõhine, nagu ka Google Docs.

JotSpot on samuti veebipõhine tarkvara programm, mis pakub põhimõtteliselt

samu funktsioone aga ka veebimajutust, mis Google Docs ja Springtone.

Springnote on asutatud Joe Krausi ja Graham Spenceri poolt Excite kaasloojad.

Jotspot oli suunatud rohkem väikstele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tuli

turule enne kui teised kaks programmi ning on olnud erinevate tarkvara

programmide koostisosaks (nt. Business 2.0, Next Net 25). 2006 aasta oktoobris

omandas Jotspoti Google. Jotspoti teenused on tasuta, kuid kasutajad vajavad

domeeninime, mis jällegi on tasustatud. Hiljem tõi Google turule Google Appsi,

mis ei nõudnud domeeninime.ab teil luua lehe

Ehkki Google Docs ei suuda Word’iga võistelda, võib ta viimast suurepäraselt

täiendada – kuna Docs’ist saab salvestada Word’i formaati (DOC), siis miks

mitte alustada dokumendi loomist Docs’is ning lisada viimane lihv Word’is.

Sellise töökorralduse kasuks räägivad Docs’i grupitöö võimalused – peamise,

8

ehk sisulise teksti kallal saab töötada üle interneti terve tiim, lõpuks viib aga

keegi dokumendi Word’i üle, lõplikule vormistamisele. (Roop 2009)

Lisaks DOC-formaadile oskab Docs salvestada ka RTF-i (Rich Text Format)

ning OpenOffice’i formaati ja ka PDF-i. Viimane võimalus peaks pakkuma huvi

paljudele. Acrobat on näiteks väikefirmale suhteliselt kallis, seega on hea, et

CutePDF‘i või PDFCreator‘i sarnaste virtuaalprinterite kõrval võib nüüd

soovitada ka Google Docs’i. (Roop 2009)

Tänu lihtsusele saab selle tarkvara kasutamisega hakkama igaüks, kes valdav

inglise keelt. Tuleb vaid luua endale Google`is konto ja imelihtsalt saab luua kas

otse veebi või tõmmata arvutist dokument, arvutustabel, esitlus vms.

Väljavalitud loomingut saab jagada igaühega, kellele anda ligipääs, kusjuures

ligipääsu saab anda vaid väljavalitud kaustadele. Tekstiredaktoris on olemas

kõik peamised tööriistad, mis vajalikud teksti kirjutamiseks ja redigeerimiseks

(Roop 2009).

9

KOKKUVÕTEGoogle Docsi kasutavad kindlasti tudengid, need kellel on olnud võimalust

tarkvaraga tutvuda või kes on kuulnud milliseid funktsioone antud tarkvara

omab. Tänu Google Docsile on oma tööle võimalik ligi pääseda kõikjal, kus on

internet.

Veel võiksid Google Docsi kasutada näiteks õppejõud, kes viivad oma loenguid

läbi erinevatest arvutitest. Vaja on vaid interneti et oma loengud tudengiteni viia.

Google Docs sobib kõigile kel on vaja teha esitlusi, presentatsioone, grupitöid,

viia läbi koosolekuid jne.

Google Docs pakub:

Suurepärasid võimalusi grupitööks, kus üheskoos ja samaaegselt saab oma

tööd koostada, redigeerida, vormistada jne.

Kasutajasiduvus G-mailiga

Omab olulisemate blogimootorite tugi

Üks märkimisväärsemaid omadusi "revision history" nimeline

versioonihalduse tööriist ehk muudatuste ajaloo salvestamine koos

dokumendiga

Dokumentidele ligipääsevus kõikjal kus on internet

ja see kõik on tasuta

dokumentide säilitamist veebis

Google Docsi iseloomustab tema takendamise ja kasutamise lihtsus ja kõike

seda nii säästlikult ja soodsalt, kuid kurb on tõsiasi, et see suurepärane tarkvara

on tavainimestele suhteliselt võõras.

Materjali antud teema kohta oli piisavalt, kuid valdavalt võõrkeelne.

Olen väga rahul, et antud teema valisin, kuna tutvusin uue programmiga, mis

võimaldab mul enda edasisi kooli projekte ja grupitöid palju paindlikumalt ja

mugavamalt koostada.10

11

KASUTATUD KIRJANDUS1. Google Docs [http://edutech.msu.edu/online/GoogleDocs/GoogleDocs.html]

15.11.2010

2. Springnote [http://www.appappeal.com/app/springnote/] 15.11.2010

3. Jotspot [http://en.wikipedia.org/wiki/Google_Sites] 15.11.2010

4. Google Docsi abil töö efektiivsemaks

[http://www.innovatiivne.ee/est/blog/2010/02/14/google-docs-abil-too-

efektiivsemaks] 15.11.2010

5. Lembit. Google Docs – mitte ainult tõhus online tekstiredaktor. 18.02.2007

[http://www.dt.ee/blog/tarkvara/2007/02/google-docs-tohus-online-

tekstiredaktor/]. 15.11.2010

6. Google Docs [http://wordpress.org/extend/plugins/google-document-

embedder/] 15.11.2010

7. Google Docsi uus funktsioon OCR [http://www.digi.ee/uudised/google-

docsi-uus-funktsioon-ocr-2010-06-25] 15.11.2010

8. M. Raap, Google Docs 2009

9. T. Järv, Google areng hiigelettevõtteks 2007

12

LISADLisa 1 Kuidas kasutada Google Docsi.

13

 

 

14

Lisa 2. Varasemate tööde iseloomustus.

Internetis leidus kaks varasemat referaati Google Docsi kohta. M. Roobi töö, Google Docs ja teine, T. Järve töö, Google areng hiigelettevõtteks.

M. Roobi töö oli suurepärane. Töö sisu ja eesmärk oli väga lihtsalt ja selgelt esitatud, ei olnud ülemäärast ja segadusse ajavat informatsiooni. Töö oli konkreetne ja vormistatud hästi, mina vormistuslikke vigu ei tuvastanud, joonised olid ka olemas. Töö oli andis ülevaate Google Docsi olemusest, võimalustest ja rakendusest.

T. Järve töö Google areng hiigelettevõtteks oli mahukam. Teemale oli lähenetud laiemalt, kuid sellest tulenes ka töö laiali valguvus. Googlest, tema olemusest ja kasutusvõimalustest oli antud hea ülevaade, kuid joonised puudusid. Need oleks tööle andnud visuaalsust juurde. Kohati oli tööd raske jälgida ja päris täpselt ei saanud aru, mida taheti öelduga edasi anda. Esines tugevaid vormistus vigu seepärast oli tööd ka raske lugeda, vead võtsid tähelepanu endale.

Üldine mulje eelnevatest töödest oli meeldiv ja tutvustati teemat kenasti.

15