A B

Pendahuluan......................................................... Error! Bookmark not defined. Umum ....................................................................................................................1 B.1 Fungsi Tombol ...............................................................................................1 B.2 Alur dokumen dan user..................................................................................2 C Menu ......................................................................................................................2 C.1 Memulai dengan internet explorer .................................................................2 C.2 Login ..............................................................................................................2 C.3 Menu Utama...................................................................................................3 C.4 Inventory ........................................................................................................3 C.4.1 Locator ...................................................................................................3 C.4.2 Material Receipt.....................................................................................4 C.4.3 Material Adjustment ..............................................................................6 C.4.4 Stock Condition .....................................................................................8 C.5 Transaction...................................................................................................10 C.5.1 Necessity Form ....................................................................................10 C.5.2 Purchase Request .................................................................................11 C.5.3 Purchase Order.....................................................................................16 C.6 Finance and Accounting ..............................................................................18 C.6.1 Account Payable ..................................................................................18 C.6.2 Invoice Receipt ....................................................................................18 C.6.3 FA Reports ...........................................................................................18 C.7 Master Data..................................................................................................19 C.7.1 Branch ..................................................................................................19 C.7.2 Goods ...................................................................................................20 C.7.3 Code .....................................................................................................20 C.7.4 Administration .....................................................................................21 C.7.5 Groups..................................................................................................21 C.7.6 Users ....................................................................................................22 C.7.7 Approval Profiles .................................................................................23

Buku Panduan

1

Tampilan Purchasing and Office Supply ManagamentA Umum Bagian ini menjelaskan secara umum fungsi fungsi yang akan sering dijumpai di aplikasi ini dan ilustrasi alur dokumen dan user untuk aplikasi ini. A.1 Fungsi Tombol , untuk membuat data baru , memunculkan print preview dalam format file pdf. , melakukan pencarian berdasarkan kriteria yang dipilih , melakukan penyimpanan data , kembali ke halaman sebelumnya , menampilkan jendela kalender , menambah baris dari suatu dokumen , menghapus dokumen dimana tombol delete ini aktif , membuat dokumen berdasarkan data dari dokumen sebelumnya , menyimpan file dapat berupa gambar pada dokumen Purchase Request, biasanya dokumen yang diupload adalah dokumen spesifkasi barang yang akan dibeli

INTALENTA

Buku Panduan

2

A.2 Alur dokumen dan user

B Menu Pada bagian ini penjelasannya diurutkan berdasarkan menu yang ada pada aplikasi. B.1 Memulai dengan internet explorer Untuk memulai aplikasi ini ketikan alamat //IDC02/PRATLAS B.2 Login Untuk masuk aplikasi isi User ID dan Password kemudian klik login

INTALENTA

Buku Panduan

3

B.3 Menu Utama Menu menu yang ada pada aplikasi ini adalah seperti pada gambar berikut, namun tampilan menu akan bergantung pada hak akses login user.

B.4 Inventory Menu inventory terdiri dari sub menu Locator, Material Receipt, Material Adjustment dan Stock Condition. B.4.1 Locator Merupakan halaman untuk menambah lokasi penyimpanan barang

(locator list)

INTALENTA

Buku Panduan

4

B.4.2 Material Receipt Halaman untuk proses penerimaan barang

(material receipt list)

Pada gambar diatas hyperlink Delete berfungsi untuk menghapus data.

(material receipt form)

Hyperlink Edit dapat digunakan untuk melakukan perubahan pada line.

INTALENTA

Buku Panduan

5

(material receipt print out)

INTALENTA

Buku Panduan

6

B.4.3 Material Adjustment Halaman untuk proses pengaturan jumlah stock barang,

(material receipt list)

(material receipt form)

INTALENTA

Buku Panduan

7

(material adjustment print out)

INTALENTA

Buku Panduan

8

B.4.4 Stock Condition Halaman untuk melihat kondisi jumlah stock barang.

(stock condition list)

INTALENTA

Buku Panduan

9

(stock condition list print out)

INTALENTA

Buku Panduan

10

B.5 Transaction Menu transaction terdiri dari sub menu Necessity Form, Purchase Request dan Purchase Order. B.5.1 Necessity Form Merupakan halaman untuk membuat surat permintaan barang.

(NF list)

INTALENTA

Buku Panduan

11

(NF form)

Dokumen ini hanya bisa di approved oleh Division Secretary Hanya Purchase Expert yang bisa menambahkan line pada dokumen ini. Purchase Expert IT hanya bisa mengakses NF dengan barang yang termasuk klasifikasi IT, demikian juga dengan Purchase Expert Office. B.5.2 Purchase Request Untuk membuat dokuemen permintaan barang internal perusahaan.

INTALENTA

Buku Panduan

12

(PR list)

Khusus untuk hyperlink Approved, hanya dapat diakses oleh Logistic Manager, Finance Manager dan General Manager Tanda 1/3 berarti sudah diapproved oleh Logistic Manager dan masih membutuhkan approved dari Finance Manager dan General Manager

INTALENTA

Buku Panduan

13

(PR form)

Hyperlink Upload/Download berfungsi untuk mengupload dokumen lampiran misalnya spesifikasi barang yang akan dibeli Hyperlink RFQ (Request For Quotation) berfungsi untuk mencetak dokumen RFQ yang akan dikirimkan ke vendor.

INTALENTA

Buku Panduan

14

(PR upload)

(PR approved)

Jika dokumen ini disetujui maka tanda checkbox Approved harus aktif Jika dokumen ini tidak disetujui maka tanda checkbox Rejected harus aktif

INTALENTA

Buku Panduan

15

(PR document)

INTALENTA

Buku Panduan

16

(RFQ document)

B.5.3 Purchase Order Merupakan halaman untuk membuat surat pembelian/pemesanan barang kepada vendor.

INTALENTA

Buku Panduan

17

(PO list)

(PO form)

INTALENTA

Buku Panduan

18

B.6 Finance and Accounting B.6.1 Account Payable Merupakan halaman untuk melihat apakah PO sudah dibayar atau belum berdasarkan data yang ada pada database scala.

B.6.2 Invoice Receipt Merupakan halaman untuk mengisi pembayaran PO. Kemudian data ini dapat diposting ke database scala.

(Invoice Receipt)

B.6.3 FA Reports Berisi laporan laporan, yaitu:

INTALENTA

Buku Panduan

19

(PO form)

1. Ageing Report Forecast 2. Ageing Report Actual 3. PR Tracking Report 4. PO Detail Report 5. PR Detail Report 6. MA Detail Report 7. MR Detail Report 8. PO Summary Report B.7 Master Data B.7.1 Branch Lokasi cabang cabang atlascopco

(Branch list)

(Branch form)

INTALENTA

Buku Panduan

20

B.7.2 Goods Untuk menyimpan data data barang, baik kode, nama, unit dan klasifikasinya

(good list)

(good form)

B.7.3 Code Merupakan halaman yang memuat kode kode dasar untuk penyeragaman data.

INTALENTA

Buku Panduan

21

(code list)

B.7.4 Administration B.7.5 Groups Halaman pengaturan grup user, untuk membatasi akses user.

(code list)

INTALENTA

Buku Panduan

22

(code list)

B.7.6 Users Halaman pengaturan user.

(code list)

INTALENTA

Buku Panduan

23

(code list)

B.7.7 Approval Profiles Halaman pengaturan profile untuk user yang memiliki hak untuk menyetujui dokumen (document approval).

INTALENTA