sap vs navision

Geschftsprozevergleich in SAP und NAVISION

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Geschftsprozevergleiche in SAP und NavisionHausarbeit

Hochschule Bremerhaven Studiengang Betriebswirtschaftslehre Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik 6. Semester Fach: Betriebswirtschaftliche Standardsoftware betreut von: Prof. Dr. Dieter Viefhues erstellt von: Simone Berghoff Tina Bruchhuser Andrea Loske

Geschftsprozevergleiche in SAP und Navision

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InhaltsverzeichnisAbbildungsverzeichnis1. Einleitung 1.1 1.2 1.3 Ziel der Arbeit Vorgehen Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung 6 6 6 7 8 8 10 14 15 16 17 17 18 18 20 21 21 22 23

2. Grundlagen 2.1 2.2 2.3 2.4 Geschftsproze Standardsoftware Referenzmodell Ereignisgesteuerte Prozekette

3. Beschreibung 3.1 SAP Das Unternehmen Die Grundidee R/3 IDES Das Unternehmen Navision Financials

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.2.1 3.2.2

Navision

4. Geschftsproze Rechnungserstellung 4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschftsprozesses Rechnungserstellung 4.2 SAP

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Geschftsprozevergleiche in SAP und Navision 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 Systemzugang Beschreibung des Geschftsprozesses Rechnungserstellung Geschftsprozekette Beschreibung des Geschftsprozesses Rechnungserstellung 5. Geschftsproze Zahlungseingang 5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschftsprozesses Zahlungseingang 5.2 SAP Graphische Beschreibung 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 6. Fazit Navision

3 26 29 37 40 40 50

50 51 58 59 65 66

Beschreibung des Geschftsprozesses Zahlungseingang 51

Navision Graphische Beschreibung

Beschreibung des Geschftsprozesses Zahlungseingang 59


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Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Geschftsproze Abb.2: Einloggen im SAP Abb.3: Erzeugen von Modi Abb.4: Debitorenbuchhaltung Abb.5: Erstellen einer Rechnung Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten Abb.7: Debitorenposition hinzufgen Abb.8: Beleg simulieren Abb.9: Simulationsmaske Abb.10: Steuerkennzeichen Abb.11: Buchen des Belegs Abb.12: Erzeugen der Belegnummer Abb.13 : Hauptmen Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf Abb.15: Verkaufsangebot Abb.16: Angebot in Auftrag bernehmen? Abb.17: Angebot in Auftrag bernommen Abb.18: Verkaufsauftrag Abb.19: Liefern und Fakturieren Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.21: Verkaufsbeleg Abb.22: Zahlungseingang Abb.23: Eingeben der Kopfdaten Abb.24: Bearbeitung offener Posten Abb.25: Zahlungsdifferenz

Geschftsprozevergleiche in SAP und Navision Abb.26: Beleg simulieren Abb.27: Belegpositionen berprfen Abb.27: Beleg buchen Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis Abb.29: Debitoren & Verkauf Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung Abb.31: Navigate Abb.32: Debitorenposten Abb.33: Debitorenpostenausgleich Abb.34: Ausgleich buchen? Abb.35: Ausgleich gebucht

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1. Einleitung

1.1 Ziel der Arbeit

Ziel der vorliegenden Arbeit ist der Vergleich von Geschftsprozessen in bezug auf geschftsprozeorientierte Standardsoftware. Der Vergleich wird unter Zuhilfenahme der Standardsoftware der Hersteller SAP und Navision vorgenommen. Der Erwerb von Grundkenntnissen in den beiden genannten Programmen stand dabei im Vordergrund. Durch diese Arbeit soll ein Bezug der theoretischen Unterrichtsinhalte mit der betriebswirtschaftlichen Praxis erstellt werden.

1.2 Vorgehen

Der Aufbau der Ausarbeitung erfolgte nach folgenden Gesichtspunkten: Problemstellung Problemdefinition Problembearbeitung


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Die Einarbeitung in die jeweiligen Programme bzw. Programmteile erfolgte selbstndig unter Zuhilfenahme der entsprechenden OnlineDokumentation bzw. Hilfeprogramme sowie diverser auenstehender Literatur.

1.3 Teamzusammenstellung und Aufgabenverteilung

Die Ausarbeitung wurde von folgenden Personen vorgenommen: Simone Berghoff Grundlagen Tina Bruchhuser und Andrea Loske Geschftsprozevergleiche


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2. Grundlagen

2.1 Geschftsproze

Ein Geschftsproze setzt sich aus verschiedenen betrieblichen Ablufen zusammen. Die einzelnen Ablufe knnen anhand einer Wertschpfungskette identifiziert werden. Sie sind direkt auf den Markterfolg ausgerichtet und lassen sich durch einen mebaren Input bzw. Output kennzeichnen. Die Definition eines Geschftsprozesses setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen: Ausrichtung auf den Markterfolg Mebarkeit der Eingangs- und Ausgangsgren1


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Unternehmensfhrung

Forschung und Entwicklung

Beschaffung

Produktion

Marketing

Vertrieb

Kunde Auftragsabwicklung Integrierte Logistik Geschftsprozesse Input

Lieferant

Output Produkt- / Dienstleitungserstellung

Abb. 1: Geschftsproze2

1 2

Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18 Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000, S.18


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Ein Geschftsproze setzt sich somit aus Funktionen und Elementen zusammen, die gemeinsam den Proze darstellen. Jede Funktion wird ber ein Ereignis einer Nachricht ausgelst, diese Auslsung kann sowohl ein wie auch mehrere Ergebnisereignisse nach sich ziehen. Die logische Abfolge der Prozesse wird durch einen Kontroll- bzw. Steuerungsflu gesteuert.3

2.2 Standardsoftware

Um zu verstehen, was Standardsoftware bedeutet, wird zuerst auf den Softwarebegriff im allgemeinen eingegangen. Im Anschlu wird der Begriff Standardsoftware ausfhrlich erlutert. Software beinhaltet Programme die auf der Hardwareebene eines Computers ausgefhrt werden. Die Einteilung der Software erfolgt in folgende Kategorien: Systemsoftware Anwendungssoftware

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Fink, A.; Schneidereit, G.; Vo, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 98


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Systemsoftware bildet die Grundlage um Rechnersysteme berhaupt verwenden zu knnen. Im Gegensatz dazu stellt die Anwendungssoftware Funktionalitten bereit, die der Nutzer fr seine Anwendungen bentigt. 4 Die Anwendungssoftware oder auch Anwendersoftware genannt ist somit anwenderproblemorientiert. Anwendersoftware beinhaltet je nach Benutzergruppe ganz unterschiedliche Funktionen in den einzelnen Softwareanwendungen: technisch- wissenschaftliche kommerzielle prozesteuernde sonstige.5 Anwendungssoftware wird in Unternehmen in drei Gebieten eingesetzt: Systeme zur Verwaltung, Planung und Untersttzung des betrieblichen leistungs- und Geldflusses (wird auch als betriebswirtschaftliche Informationssysteme bezeichnet) Untersttzung von Brottigkeiten (auch bezeichnet als Broinformationssysteme) technische Informationssysteme, um Produkte zu entwickeln und Produktionsverfahren- und maschinen zu steuern.

4 5

Fink, A.; Schneidereit, G.; Vo, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 30 Zilahi Szab, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, Mnchen; Wien; Oldenbourg, 1998; s. 125


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Betriebswirtschaftliche Informationssysteme, die dazu beitragen sollen Kosten zu senken, die Erlse zu steigern sowie die Mitarbeiter bei der Koordinierung der Gter- und Geldflsse zu untersttzen, werden heute selten von Unternehmen selbst entwickelt. Es erfolgt vielmehr ein Rckgriff auf fertige Anwendungssoftware, sogenannte Standardsoftware. Die Einfhrungskosten knnen dabei bis zu 7.

stellige DM-Betrge umfassen und eine Einfhrungszeit von einem oder gar mehreren Jahren ist durchaus blich. Standardsoftware ist besonders im Bereich der betriebswirtschaftlichen Informationssysteme verbreitet, da hier keine unternehmensabhngigen Strukturen vorliegen. Vergleichbare Strukturen liegen so zum Beispiel im Bereich der Finanzbuchhaltung vor: Datenstrukturen Verarbeitungsfunktionen. Daten- und Verarbeitungselemente, wie zum Beispiel Kontenbezeichnungen , mssen jedoch nach wie vor unternehmens- oder branchenindividuell definiert werden. Chancen und Risiken die sich aus der Anwendung von Standardsoftware ergeben werden im folgenden stichpunktartig aufgelistet:


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Chancen Festpreis fr die Programmgrundversion und abschtzbarer Aufwand fr die Individualisierung geringerer Personaleinsatz auch bei komplizierteren Anwendungen durch intensive Erprobung beim Hersteller hohe Betriebssicherheit Rckgriff auf Erfahrungen anderen Unternehmen durch verbreiteten Programmeinsatz zustzliches betriebswirtschaftliches Know- How Risiken bereinstimmungsfehler mit Fachanforderungen, die Folge sind erhebliche Anpassungsanforderungen Schnittstellenprobleme zu bereits bestehenden Anwendungssystemen bei kleineren Anbietern ist die Softwarewartung und Benutzerbetreuung nicht immer gesichert lngere Laufzeiten oder Antwortzeiten durch geringere Programmeffizienz.6

6

Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinforma-

tik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000, S. 78 - 79


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2.3 Referenzmodell

Abstrahierte Modelle zur Darstellung von standardisierten Wirklichkeitsausschnitten bezeichnet man als Referenzmodelle. Sie werden zur Beschreibung von idealtypischen betriebswirtschaftlichen Fachinhalten bzw. von entsprechenden Informationssystemen verwendet. Dadurch kann aufgezeigt werden, wie Unternehmensmodelle aufgebaut und strukturiert sein knnen, es werden also idealtypische Ablufe dargestellt. Durch einen Vergleich des bestehenden Unternehmensmodells mit dem Referenzmodell kann festgestellt werden, wie Strukturen und Ablufe noch idealer gestaltet werden knnen. Zur Vereinfachung der Modellierung eines Unternehmens knnen Referenzmodelle ebenfalls eingesetzt werden. Ausgangspunkt sind hier Objekte (Daten, Funktionen, Prozesse oder Organisationseinheiten) und deren Beziehungen zueinander. Durch Anpassung der einzelnen Komponenten kann somit ein spezielles Unternehmen modelliert werden. Eine solche Vorgehensweise ist besonders zweckmig, wenn Standardsoftware zum Einsatz kommen soll. Voraussetzung ist jedoch, das auch die Standardsoftware auf einem Referenzmodell aufgebaut worden ist.7

7

Fink, A.; Schneidereit, G.; Vo, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001, S. 96 -

97


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2.4 Ereignisgesteuerte Prozekette

Prozesse, die innerhalb eines Referenzmodelles ablaufen, werden mit Hilfe von ereignisgesteuerten Prozeketten beschrieben. Ereignisse und Funktionen werden in ihrer Abfolge dargestellt. Ereignisse lsen hierbei einen Proze aus, knnen den Funktionsablauf verndern und abschlieen. Ebenso sind sie das Ergebnis von Funktionen. Innerhalb eines Prozeablaufes knnen mehrere Verzweigungen auftreten, wenn zum Beispiel bestimmte Funktionen parallel ausgefhrt werden mssen. Weitere Beschreibungsmerkmale, die in diesem Zusammenhang festgehalten werden knnen sind: Organisationseinheiten, zur Bearbeitung von Funktionen und Verantwortlichkeit fr die Ergebnisse Hilfsmittel bzw. Ressourcen, zur Nutzung von Funktionsbearbeitung Datentrger, zur Ergebnisspeicherung.8

8

Merterns,P.; Bodendorf, F.; Knig, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzge der Wirtschaftsinforma-

tik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000, S. 162 - 163


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Element

Symbol

Frage

3. Beschreibungbetriebswirtschaftlich relevanter Zustand, der

Ereignis

Wann wird etwas gemacht?

zum Zeitpunkt seines Eingetretenseins: - eine oder mehrere Funktionen auslsen kann, - das Ergebnis einer Funktion sein kann genau eines der durch

Exklusive ODERVerknpfung

XO

den Operator verbundeOder? nen Ereignisse im System mu eintreten, um die nachfolgenden Funktionen auszulsen Operative Ttigkeit eines

Funktion

Was wird gemacht?

Mitarbeiters zur Erbringung einer Leistung Operative Ttigkeit eines

UNDVerknpfung

Was wird gemacht?

Mitarbeiters zur Erbringung einer Leistung

Tab. 1: Elemente der Prozekette


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3.1 SAP

3.1.1

Das Unternehmen

1972 wurde in Walldorf, von fnf ehemaligen IBM Programmierern, das Unternehmen SAP (Software, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) gegrndet. Bis heute hat sich die Mitarbeiterzahl auf ber 6.400 Mitarbeiter gesteigert, wobei ein Umsatz von mehr als 2 Mrd. DM erwirtschaftet wurde. Wichtige Eckpunkte in der Entwicklungsgeschichte der SAP AG sind: 1976 Erwirtschaftung eines Umsatzes von 4 Mio. DM mit FiBu Programm 1979 Einfhrung des Systems R / 2 fr Mainframes 1988 Umwandlung in eine Aktiengesellschaft 1992 Freigabe des Systems R / 3 1994 Erringung der Marktfhrerschaft in der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware.9

9

Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP R / 3, Braun-

schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2


18

3.1.2

Die Grundidee

Die Grundidee der SAP AG besteht in der Entwicklung einer einzigen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware mit der smtlichen betriebswirtschaftlichen Bereiche abgedeckt werden knnen. Die Benutzeroberflche sowie die Struktur sollen ebenfalls einheitlich sein. Die zu erstellende Software sollte sich nicht auf eine Branche konzentrieren sondern sollte branchenbergreifend eingesetzt werden knnen, der Einsatz sollte sowohl national wie auch international mglich sein. Aus diesen berlegungen heraus entstand zunchst das System R / 2 (R = Realtime (Echtzeitverarbeitung)), spter dann das System R / 3. R / 3 wurde fr den Einsatz im Bereich von Grorechnern konzipiert und spter auch auf Client / Server Systeme.10

3.1.3

R/3

Die Markteinfhrung von R / 3 erfolgte im Jahre 1992. Seit dieser Zeit hat sich das System zum weltweit fhrenden System im Bereich des Client / Server Architektur entwickelt.

10


schweig; Wiesbaden, 1995, S. 2


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International und multinational ttige Unternehmen knnen mit Hilfe von R / 3 auf einem gemeinsamen Rechner die betrieblichen Ablufe unterschiedlicher Landesgesellschaften und auch lnderbergreifende Vorgnge durchfhren. Die wichtigsten Punkte der Internationalitt sind: Sprachenvielfalt landesspezifische Datumsformate Verarbeitung verschiedener Kontenplne innerhalb eines Mandanten (Konzern) Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach lnderspezifischen Gegebenheiten Bercksichtigung nationaler Steuerbestimmungen (Rechnungswesen). Sogenannte Branchenlsungen entstehen im System R / 3 ber das Customizing, gegebenenfalls auch durch die Erstellung eigener Module. Das System R / besteht aus einer Vielzahl einzelner Module, die sowohl als Komplettpaket oder als Einzelbausteine erworben werden knnen. Bei der Einzelerwerbung ist jedoch die Abhngigkeit einzelner Komponenten von einander zu beachten.11

11


schweig; Wiesbaden, 1995, S. 8 - 9


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3.1.4

IDES

Das SAP/R3 System liegt fr die folgenden Beispiele im IDES vor, was nun kurz einmal vorgestellt werden soll. IDES - das "International Demonstration and Education System" stellt eine Musterfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Lndern. IDES enthlt beispielhafte Anwendungsdaten fr unterschiedliche Geschftssituationen im System R/3. In IDES sind die Geschftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die anspruchsvolle Funktionalitt vom System R/3 an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich. Die implementierten Geschftsprozesse sind in der Online-Hilfe mit genauen Beschreibungen dokumentiert. Die einzelnen Beispiele beinhalten einen berblick ber die Musterdaten und schrittweise Anleitungen zur Ausfhrung der einzelnen Prozesse. IDES stellt wichtige Geschftsprozesse unterschiedlicher Branchen dar und zeigt somit, da das System R/3 praktisch alle Arten von Fertigungsindustrien untersttzt, von der diskreten Fertigung bis zur Prozefertigung, von der Einzelfertigung bis zur Serienfertigung. IDES ist aber keine branchenorientierte Modellfirma. Vielmehr sind die einzelnen Prozesse, die mit praxisorientierten Daten aufgebaut sind, an bestimmte Branchen, wie zum Beispiel "Automotive", angelehnt. In der IDES-Gruppe werden Produkte wie Aufzge, Motorrder, Autos oder Lacke gefertigt. IDES wird von der SAP wie ein normales Unternehmen gefhrt. Die Daten in IDES (Stamm-, Bewegungsdaten und Customizing) werden von


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der SAP regelmig aktualisiert. Periodenabschlsse werden durchgefhrt, und die Planung erfolgt mit unterschiedlichen Horizonten. Es werden Bewegungsdaten erzeugt, um den Infosystemen in allen Bereichen realistische Auswertungsdaten zur Verfgung zu stellen. Neue, interessante Geschftsszenarien werden implementiert, um die damit verbundene Funktionalitt transparent zu machen.

3.2 Navision

3.2.1

Das Unternehmen

Navision ist ein, 1984 gegrndeter, dnischer Anbieter von internetbasierter und branchenorientierter Business Software Lsungen fr den Mittelstand. ERP - Lsungen werden in folgenden Bereichen angeboten: Navision Financials Navision Axapta Navision XAL. Diese Lsungen decken smtliche Unternehmensbereiche von der Verwaltung, den Einkauf, die Logistik, den Verlauf und die Produktion bis zum e Commerce ab. Technologische Trend und die damit verbundenen Entwicklungen werden im dnischen Stammhaus aufgenommen.


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Navision besitzt mittlerweile 25 Landesvertretungen. Diese Vertretungen sind fr die landesspezifische Anpassung und fr das internationale Vertriebsnetz mit 2.000 Navision Solution Centern verantwortlich. Der deutsche Sitz von Navision befindet sich in Hamburg sowie in Bblingen. Von hier aus werden die derzeit 200 Navision Solution Center in Deutschland betreut. Die Vertreibung, Implementierung und Betreuung der Navision Software und die Entwicklung von individuellen Branchen Lsungen gehren zu den Aufgaben dieser Center. Ein Viertel seines Gesamtumsatzes erwirtschaftet Navision in Deutschland. Im Marktsegment des Mittelstandes (10 bis 500 Mio. DM Umsatz) ist Navision marktfhrend. 7.500 von weltweit 124.500 Installationen in 102 Lndern entfallen auf Deutschland.12

3.2.2

Navision Financials

Navision Financials ist ein grafikorientiertes Standardsystem fr die Bereiche der Betriebswirtschaftslehre und des Rechnungswesens. Grafikorientiert bedeutet in diesem Zusammenhang, da der Programmaufbau hnlich wie bei Microsoft (beide Programme sind kompatibel) durch eine Fenster- und Symboloptik strukturiert ist. Standardorientiert drckt aus, da zum Beispiel, bestimmte immer wieder bentig-

12

www.Navision.de (Wir ber uns)


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te Buchhaltungsfunktionen schon vorgegeben sind. Hieraus ergeben sich die wichtigsten Anwendungsgebiete von Navision Fiancials: Finanzbuchhaltung Lager Debitoren und Verkauf Kreditoren und Einkauf Projekte Ressourcen. Die jeweiligen einzelnen Anwendungsgebiete lassen sich in diverse Untereinheiten aufteilen, der Erwerber kann sich aus diesen Untereinheiten sein individuelles Paket zusammenstellen13.

4. Geschftsproze Rechnungserstellung

13

Navision Handbuch Einfhrung, S. 8 -10


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4.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des schftsprozesses Rechnungserstellung

Ge-

Einer Rechnungserstellung geht meist eine Leistungserstellung und eine Angebotserstellung voraus, wo die Menge und der Preis der Leistung oder Ware, die das Unternehmen absetzt, um Gewinn zu erwirtschaften, ausgehandelt wird. Eine Rechnung ist eine Mitteilung an den Kufer einer Ware bzw. Leistung, die unter anderem folgendes enthlt14: Kopf: Empfngeranschrift, Zeichen und Datum der Bestellung,

eigenes Zeichen des Auftrags, Nummer und Datum der Rechnung. Kern: Bezeichnung der Leistung oder Ware mit Mengenbezeichnung, Positionsnummern, Einzel-, Gesamt- und Endpreis sowie Zahlungsbedingungen und anderen Vorschriften. Um beim Empfnger den Vorsteuerabzug zu gewhrleisten sind auerdem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Abnehmers sowie das auf den Steuerbetrag entfallende Entgelt (14 UStG).

Hufig werden Menge und Preis mit den Lieferbedingungen verbunden15. Kommt ein Geschft zustande, gibt es die folgenden grundstzlichen Mglichkeiten:

14 15

vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 3194 / 3195 vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997, S. 4489 / 4490


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Vereinbarung der Vorauszahlung (bei unbekannten oder unsicheren Kunden) bergabe gegen Bezahlung Zahlung nach bergabe (sofort Kasse, Barzahlung) Vereinbarung eines Zahlungsziels. Hufig werden diese Bedingungen kombiniert, z.B. zu der allgemein bekannten Klausel zahlbar in 30 Tagen ohne Abzug oder innerhalb 10 Tagen mit Abzug von 2% Skonto. Grundstzlich legt das Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschftsbedingungen (AGB) (oder evtl. auch stillschweigend) den Zahlungsortund Zeitpunkt fest. Damit befindet sich dieser Geschftsproze im Kern einer jeden Unternehmung, er wurde ausgewhlt, weil er sehr hufig vorkommt und fr alle Unternehmen zu den essentiellen Vorgngen gehrt.

4.2 SAP


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4.2.1

Systemzugang

Das Einloggen im R/3 System an der FH Bremerhaven geschieht ber den Button SAPlogon. Das IDES System steht hinter BHV, per Logon kommt man zur ersten SAP Maske. Um nun arbeiten zu knnen braucht man zunchst einen Mandanten, hier die Nummer 314, einen registrierten Benutzer (sap15) und ein Kennwort. ber Enter erhlt man wie gezeigt Zutritt zum System.

Abb.2: Einloggen im SAP


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Abb.3: Erzeugen von Modi

Da man oftmals im System zwischen einzelnen Masken herumspringen mu, empfiehlt es sich, gleich noch einen zweiten Modus aufzumachen. Das hat auch den Vorteil, dass man nicht gleich komplett das System verlt, sollte einmal eine Anwendung einen Modus schlieen. Die Komponente "Finanzwesen" erfllt die internationalen Anforderungen, die an ein externes Rechnungswesen einer Unternehmung gestellt werden. Insbesondere der offene, integrierte Datenflu vereinfacht die finanzwirtschaftliche Entscheidungsfindung in hohem Mae. Die Rechnungserstellung soll allein in diesem Modul gezeigt werden. Normalerweise ist der Ansto des Prozesses durch das SD-Modul (Vertriebsmodul) Voraussetzung, wobei aufgrund einer Anfrage ein Warenausgang erfolgt und dieser dann fakturiert werden kann. Die Darstellung dieses Prozesses wurde aus Platz- und Zeitgrnden weggelassen. Im R/3-System finden zwischen den verschiedenen Anwendungen alle Buchungen realtime statt, z.B. zieht eine Buchung im Nebenbuch


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"Kreditoren" automatisch eine Gegenbuchung im Hauptbuch nach sich.16 Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch gefhrt, wobei je nach Vorgang (Forderungen, Anzahlungen, Wechsel u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Fr die Verfolgung der offenen Posten stehen Kontoanalysen, Alarmreports, Flligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfgung. Der damit verbundene Schriftverkehr wird individuell gestaltet. Das gilt auch fr Zahlungsmitteilungen, Saldenbesttigungen, Kontoauszge oder Zinsberechnungen.

16

Online Dokumentation SAP/R3-System


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4.2.2

Beschreibung des Geschftsprozesses Rech-

nungserstellungDer Proze Rechnungserstellung startet mit der Bebuchung des Debitorenkontos, zu welchen man ber den aufgefhrten Pfad gelangt: Rechnungswesen, Finanzwesen, Debitoren.

Abb.4: Debitorenbuchhaltung Das System bietet also fr Debitoren mehrere Funktionen an. Die Funktionen sind speziell auf den Geschftsvorfall abgestimmt (z.B. Rechnungen oder Gutschriften) oder aber vereinfachen das Erfassen einer Vielzahl von gleichartigen Belegen.


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Abb.5: Erstellen einer Rechnung Eine Voraussetzung fr das Erstellen der Rechnung ist das Vorhandensein bestimmter Stammdaten, z.B. eines Kunden und dessen Nummer. Ist ein Kunde nicht im System eingetragen, und handelt es sich voraussichtlich um einen einmaligen Kontakt, kann seine Adresse und die Bankdaten manuell unter den CPD-Debitoren erfat werden (CPD = Conto Pro Diverse). Im vorliegenden Fall wurde zuvor ein Kunde Meier angelegt mit der Nummer 1246.


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Abb.6: Eingeben der Belegkopfdaten In dieser Maske sind die Mufelder die Belegkopfdaten Belegdatum, Buchungsschlssel (Default = 01: Sollbuchung) und Debitoren- Kontonummer (1246). Der Buchungsschlssel und das Abstimmkonto fr die Debitorenkontonummer legen fest, welche Felder im nchsten Bild angezeigt werden. Mit Enter oder OP Bearbeiten springt man in die nchste Maske.


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Abb.7: Debitorenposition hinzufgen Hier werden die Daten der ersten Belegposition eingegeben, nmlich Betrag, Steuerkennzeichen, Zahlungsbedingungen und das Gegenkonto (Erlse). Will man die Steuer herausrechnen lassen, mu das entsprechende Feld markiert werden (wie im vorgefhrten Fall, Feld Steuer rechnen). Die Hhe der Steuer richtet sich dabei nach dem eingegebenen Steuerkennzeichen, die Steuerstze knnen in bestimmten Fllen auch manuell eingegeben werden (siehe nchste Seite). Der Buchungsschlssel und die Kontonummer in der letzten Zeile eines Bildschirmbildes legen fest, welche Felder im nchsten Bild fr die Eingabe einer Belegposition angezeigt werden.


33

Gut zu sehen ist auch die einfache Handhabung des Skontos oder die Mglichkeit, Bemerkungen zur Rechnung oder einen abweichenden Buchungskreis einzugeben. Besttigt wird die Maske wiederum mit Return, wonach noch einmal der Betrag besttigt werden mu (mit * oder dem Betrag selbst) und schlielich die Buchung zunchst simuliert werden sollte, um das Saldo zu berprfen. Ist eine Position unklar, kann der Cursor dorthin gestellt werden und mit F1 die Hilfe zu diesem Feld angefordert werden. Wurden Tippfehler gemacht knnen diese entweder hier ausgeglichen werden oder man bricht den Proze ab und startet ihn neu.

Abb.8: Beleg simulieren


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Abb.9: Simulationsmaske Die Simulation zeigt bersichtlich alle Positionen der Buchung selbst und es ist damit leicht festzustellen, ob die richtigen Konten tangiert wurden und die Rechnung ausgeglichen ist. Insbesondere die Anzahl der Positionen und die Betrge im Soll und Haben werden auf einen Blick dargestellt. Ist noch ein Restbetrag in der rechten unteren Ecke vorhanden kann nicht gebucht werden. Sollten die Konten nicht ausgeglichen sein, kann die Buchung neu eingegeben und damit der Beleg korrigiert werden. Ein Zurckgehen und ndern der Position ist an dieser Stelle nicht mglich.


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In dem vorgestellten Fall ist keine Position Steuer zu sehen, weil das Steuerkennzeichen Umsatzsteuerfrei): A3 gewhlt wurde (die Ware ist EG-

Abb.10: Steuerkennzeichen

Ist alles ausgeglichen, kann der Beleg gebucht...

Abb.11: Buchen des Belegs

Geschftsprozevergleiche in SAP und Navision und eine Belegnummer ganz unten in der Maske erzeugt werden.

36

Abb.12: Erzeugen der Belegnummer Anschlieend ist die Maske schon bereit, sofort die nchste Position oder eine manuelle Verrechnung aufzunehmen. Falls Posten zu mahnen sind, kann die entsprechende Stelle im Unternehmen informiert werden, um eine maschinelle Mahnung in Gang zu setzen. Auch interne Umbuchungen mit oder ohne Ausgleich knnen von dieser Maske aus sofort gestartet werden.


37

4.2.3

Geschftsprozekette


38


39

Vom Funktionsumfang entspricht ein Proze hufig einer Transaktion des R/3-System, kann aber auch( wie z.B. im Fall des Prozesses Fakturabearbeitung oder im vorliegenden Fall) mehrere Transaktionen umfassen. Der Proze dieses Szenarios ist direkt dem SAP/R3 Referenzmodell entnommen, wo alle Prozesse untereinander zeitlich-logisch durch Wegweiser verbunden sind. Er enthlt daher alle Mglichkeiten der Buchung einer Rechnung.


40

4.3 Navision

4.3.1

Beschreibung des Geschftsprozesses Rechnungs-

erstellung

Zunchst erscheint dem Benutzer das Hauptmen von Navision Financials (Abb. 1).

Abb.13 : Hauptmen Der Geschftsproze Rechnung schreiben wird bei Navision Financials im Modul Debitoren & Verkauf abgebildet (Abb. 2).


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Abb.14: Modul Debitoren & Verkauf Um eine Rechnung schreiben zu knnen, ist zunchst das Erstellen eines Angebotes erforderlich.


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Abb.15: Verkaufsangebot Um einen neuen Verkaufsbeleg zu erstellen, mssen zuerst der Verkaufskopf und anschlieend die Verkaufszeilen ausgefllt werden. Die erforderlichen Daten werden daraufhin automatisch vom Belegkopf in die entsprechenden Zeilen bertragen. Um ein Angebot generieren zu knnen, wird als erstes ein Debitor bestimmt, der die Waren bestellt. Durch diesen Vorgang werden gleichzeitig relevante Felder auf den anderen Reitern gefllt. Der Verkaufskopf enthlt alle fr den Debitor relevanten Belegdaten, wie beispielsweise Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Belegnummer und -datum. Whrend der Buchung bernimmt die Anwendung die Daten aus dem Verkaufskopf.


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Die in den Verkaufszeilen enthaltenen Daten (wie z.B. Artikelnummer, Menge und Preis) werden aus der gebuchten Verkaufszeile kopiert. Die Felder eines Verkaufskopfes oder einer Verkaufszeile knnen nicht gendert werden, wenn die Rechnung bereits gebucht wurde. Nachdem ein Verkaufskopf und die damit verbunden Zeilen in einem Angebot ausgefllt wurden, kann ein Auftrag erstellt werden, indem die Schaltflche Auftrag erst. angeklickt wird.

Abb.16: Angebot in Auftrag bernehmen?


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Abb.17: Angebot in Auftrag bernommen

Abb.18: Verkaufsauftrag


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Nachdem der Verkaufskopf und alle betreffenden Verkaufszeilen ausgefllt wurden, mu der Beleg gebucht werden, um eine Rechnung ausstellen zu knnen. Die Verkaufsrechnung wird erzeugt, wenn auf dem Verkaufsauftrag "Buchen" und anschlieend eine der folgenden Optionen gewhlt werden: "Liefern"; "Fakturieren"; "Liefern und Fakturieren".

Abb.19: Liefern und Fakturieren

Bei der Buchung einer Verkaufsrechnung wird ein entsprechender Verkaufsbeleg erstellt, den der Benutzer im Hauptmen ber "Debitoren & Verkauf", "Gebuchte Rechnungen" aufrufen kann.


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Abb.20: Gebuchte Verkaufsrechnung Aus der auf die Weise erzeugten Verkaufsrechnung kann im folgenden der entsprechende Verkaufsbeleg erzeugt werden (Abb. 9).


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Abb.21: Verkaufsbeleg Der Vorgang Rechnungserstellung ist damit im System abgeschlossen. Je nach Lieferzeit treffen daraufhin die Waren beim Unternehmen (hier: Auto-Gnther KG) ein. Nun kann die im System gespeicherte Verkaufsrechnung wieder aufgerufen werden, um den Zahlungseingang zu verbuchen.


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Angebot ist zu erstellen

Verkaufskopf ausfllen

Verkaufszeilen ausfllen

Debitor ist zu bestimmen

Produkt ist zu bestimmen

XOR

Menge ist zu bestimmen automatisch vergeben manuell eintragenVerkaufszeilen sind ausgeflltXOR


49


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5. Geschftsproze Zahlungseingang

5.1 Betriebswirtschaftliche Beschreibung des Geschftsprozesses ZahlungseingangNachdem die Rechnung den Leistungsempfnger erreicht hat, wird der Geldbetrag bereignet, und trgt damit zum Erfolg des Unternehmens bei (auer wenn der Leistungsempfnger zahlungsunfhig ist). Dabei kann die bereignung auf verschiedene Arten erfolgen: Barzahlung berweisung Scheckzahlung Wechselausstellung Kreditbriefe u.s.w. Die folgenden Beispiele beginnen zu dem Zeitpunkt, wo das leistungserstellende Unternehmen die Geldmittel eingenommen oder den Gewinn realisiert hat, sie also verbuchen darf (252 HGB).


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5.2 SAP

5.2.1

Beschreibung des Geschftsprozesses Zahlungs-

eingang

Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, da der Betrag sofort, also abzglich Skonto bezahlt wurde. Diese Transaktion wird hier lediglich so beschrieben, wie ihn unser Beispielfall vorgibt, wir gehen also nicht auf alle einzelnen Mglichkeiten ein. Der Zahlungseingang wird wie folgt gebucht. Voraussetzung fr einen Zahlungseingang ist eine offene Rechnung, die wir im Proze zuvor eingegeben haben.

Abb.22: Zahlungseingang


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Abb.23: Eingeben der Kopfdaten Da die Rechnung am selben Tag bezahlt wurde wie sie gebucht wurde wird ein Skonto eingerumt (festgelegt mit der Eingabe der Zahlungsbedingungen whrend der Rechnungserstellung, siehe Abb. 6) und deshalb als Betrag nur DM 485 angegeben. Als Bankkonto wird die Nummer 113646 festgestellt, sowie als Debitor die Nummer 1246 eingegeben. Alle Eingaben werden mit Enter besttigt.


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Abb.24: Bearbeitung offener Posten Sollte ein Fehlbetrag oder ein zu hoher Betrag angegeben worden sein, so kann dies in dieser Maske korrigiert werden. Hier wird auch noch einmal der ausgewhlte Skonto-Prozentsatz und evtl. der Differenzbetrag ausgewiesen, welcher ebenfalls in dieser Maske ausgeglichen werden kann.


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Da wir das Skonto bereits abgezogen haben ist unser Betrag bereits ausgeglichen und die Buchung kann sofort simuliert werden. Im Detail gibt die Online Dokumentation zu Zahlungsdifferenzen folgende Auskunft:17 Beim Ausgleichen knnen Zahlungsdifferenzen auftreten. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Kunde zu wenig zahlt oder unberechtigten Skonto abgezogen hat. Wenn die Differenzen nicht zu gro sind, werden Sie in der Regel die alte Forderung ausgleichen und die Differenz buchen. Wie die Differenzen zu buchen sind, legen Sie fest. Sie haben folgende Mglichkeiten: Bei kleinen Differenzen wird automatisch der Skonto korrigiert oder auf ein separates Aufwands- oder Ertragskonto gebucht. Sie mssen definieren, bis zu welchem Betrag Differenzen so gebucht werden sollen. Dazu geben Sie Toleranzbetrge und prozentuale Grenzen an. Liegt die Differenz ber diesen Toleranzen, knnen Sie in die Teilzahlungs- oder in die Restpostenverarbeitung wechseln und dort die Differenz eingeben. Bei einer Teilzahlung werden die ursprnglichen Forderungen nicht ausgeglichen und die Zahlung mit Rechnungsbezug gebucht. Bei einem Restposten gleicht das System die alte Forderung aus und bucht die Differenz als Restposten auf dem Debitorenkonto.

17

vgl. SAP- Online Dokumentation


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Abb.25: Zahlungsdifferenz


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Abb.26: Beleg simulieren

Abb.27: Belegpositionen berprfen


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Hier lt sich auf einen Blick erkennen, da alle tangierten Positionen ausgeglichen sind. Es kann also gebucht werden. Das Programm bietet sogleich die Eingabe der nchsten Position (unten) an.

Abb.27: Beleg buchen

Abb.28: Belegnummer und Buchungskreis Das System erzeugt den Beleg, schreibt die Verkehrszahlen der beteiligten Konten fort und teilt die ggf. intern vergebene Belegnummer mit. Der Belegnummer sollte anschlieend notiert werden um sie bei Rckfragen immer parat zu haben.


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5.2.2

Graphische BeschreibungOffene Rechnung vorhanden

Kopfdaten eintragen

Skonto fllig?

NeinX OR

Ja

X OR

Skonto rechnen lassen

Betrag eintragen

abzgl.

Skonto

X OR

Simulationsmaske inkorrekt

X OR

Simulationsmaske korrekt Automatische Korrektur

Positionen manuell korrigieren

Beleg buchen und Belegnummer notieren


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5.3 Navision 5.3.1 Beschreibung des Geschftsprozesses Zahlungs-

eingangUm den Zahlungseingang verbuchen zu knnen, ist ebenfalls wieder das Modul Debitoren & Verkauf aufzurufen. Jedem Zahlungseingang geht eine gebuchte Rechnung voraus, deshalb mu der Benutzer nun den Befehl Gebuchte Rechnungen anwhlen.

Abb.29: Debitoren & Verkauf


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Hier kann dann unter Rechnung Posten die entsprechende Rechnung, welche ausgeglichen werden soll, ausgewhlt werden.

Abb.30: Gebuchte Verkaufsrechnung Um die gebuchte Rechnung auszugleichen, mu der Benutzer im Fenster Geb. Verkaufsrechnung auf Navigate gehen.


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Abb.31: Navigate Im Fenster Navigate wird die Zeile Debitorenposten markiert und dann wird der Befehl Anzeigen benutzt.


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Abb.32: Debitorenposten Nun kann der Benutzer ber den Befehl Ausgleich die Buchung ausgleichen.


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Abb.33: Debitorenpostenausgleich

Geschftsprozevergleiche in SAP und Navision Abb.34: Ausgleich buchen?

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Abb.35: Ausgleich gebucht


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5.3.2

Graphische Beschreibung


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6. Fazit

Die untersuchten Geschftsprozesse Rechnungserstellung und Zahlungseingang sollen abschlieend einer Bewertung unterzogen werden. Die Auswahl der beiden gewhlten Geschftsprozesse ergab sich aus der fr Unternehmen grundstzlichen Bedeutung und dem Zusammenhang, den die beiden darstellen. Der Rechnungserstellung folgt der Zahlungseingang. Somit wird auch der Aufbau zweier Geschftsprozesse im jeweiligen Programm verdeutlicht. Bei der Betrachtung des Geschftsprozesses Rechnungserstellung in Navision und SAP ergibt sich folgendes Bild: In SAP kann die Erstellung einer Rechnung erfolgen, ohne da eine Angebotserstellung zuvor zwingend erforderlich ist. Das Programm ermglicht also eine Direkteingabe der Rechnungsdaten. Navision dagegen verlangt zur Erstellung einer Rechnung die Eingabe von Daten zur Angebotserstellung. Auerdem ist die Behandlung der Steuer in beiden Programmen sehr unterschiedlich. Im SAP kann die Steuer kundenbezogen eingegeben werden (schon beim Anlegen der Stammdaten fr einen Kunden), oder auch spter whrend der Rechnungseingabe, wo sie auch noch einmal manuell verndert werden kann. Fr eine gute bersichtlichkeit sind


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extra dafr Steuertabellen eingerichtet, die vom Unternehmen per Customizing geschaffen werden. Bei Navision Financials wurde die Steuer direkt vom Programm berechnet. Diese Automatisierung soll dem Benutzer die Eingabe erleichtern, eine Abnderung des Steuerbetrages in der Hintergrundberechnung ist jederzeit mglich. Bezglich des Zahlungseingangs weisen beide Systeme eine hohe bereinstimmung in der Handhabung auf. Die Eingabe wie auch die Beschaffung bereits bestehender Daten ist sowohl in Navision wie auch in SAP als positiv zu bewerten. Daraus lt sich ableiten, da beide Programme, bezogen auf den Zahlungseingang, keine schwerwiegenden Schwachstellen aufweisen und somit ein reibungsloser Ablauf der Bearbeitung des Zahlungseingangs sichergestellt werden kann. Die Anpassung des Programms an das Unternehmen wird von SAP standardisiert (Customizing).

Abschlieend kann somit festgestellt werden: SAP bietet allein vom Umfang der Software ein wesentlich greres vorgefertigtes Potential als Navision. Jedoch ist SAP fr viele Unternehmen zu umfangreich um es in der Praxis wirkungsvoll einsetzen zu knnen, von den Kosten ganz abgesehen. Navision bietet zwar nicht die Ausfhrlichkeit, die SAP darstellt, aber es erlaubt, durch umfangreiche Nachprogrammierungsmglichkeiten das Programm individuell an das eigene Unternehmen anzupassen. Dabei


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werden bei Navision Programmteile eher hinzuprogrammiert, whrend sie bei SAP inaktiviert oder umprogrammiert werden mssen. Navision stellt also fr vergleichsweise kleinere Unternehmen eine durchaus sinnvolle Lsung dar, whrend bei groen Unternehmen nicht alle Bereiche mit dem Programm abgedeckt werden. Whrend SAP als Komplettlsung bzw. Programm mit Funktionsberhang darauf aus ist, alle mglichen Geschftssituationen seiner Kundschaft miteinzubeziehen, geht Navision davon aus, da das Programm bei Auftauchen eines andersartigen Geschftsprozesses immer noch umprogrammiert werden kann. Insgesamt fllt bei den Masken der SAP Rechnungserstellung schnell auf, da SAP mehr Mglichkeiten fr die Eingabe vorsieht (eine Rechnung kann sofort einem Profit Center zugeschrieben werden, mu aber nicht; die Steuer kann in diversen Masken auf sehr unterschiedliche Weisen heraus- oder hinzugerechnet werden u.s.w.). Damit erscheint das SAP-System grer und vielseitiger als Navision. Trotz aller Unterschiede ist zu bercksichtigen, da beide Programme kompatibel sind. So kann auf Konzernebene das SAP- System verwendet werden, whrend in einzelnen Tochtergesellschaften Navision zum Einsatz kommen kann.


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LiteraturverzeichnisBcherFink, A.; Schneidereit, G.; Vo, S., Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Heidelberg, 2001 Fischer, F.; Herold, W.; Dangelmaier, W.; Nastansky, L.; Suhl, L., Bausteine der Wirtschaftsinformatik: Grundlagen, Anwendungen, PC-Praxis, Berlin, 2000 Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig / Wiesbaden, 2000 Gabler Wirtschaftslexikon, Gabler Verlag, Wiesbaden 1997 Merterns,P.; Bodendorf, F.; Knig, W.; Picot, A.; Schumann, M., Grundzge der Wirtschaftsinformatik, Berlin; Heidelberg; New York; Barcelona; Hongkong; London; Mailand; Paris; Singapur; Tokio, 2000 Wenzel, P., Betriebswirtschaftliche Anwendungen des integrierten Systems SAP R / 3, Braunschweig; Wiesbaden, 1995 Zilahi Szab, M. G., Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, Mnchen; Wien; Oldenbourg, 1998


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Sonstige Literatur:Navision Handbuch Einfhrung SAP- Online Dokumentation www.Navision.de (Wir ber uns)

sap vs navision

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