rkiv samhalle ·.··. .. .. . ochcontent.foreningshuset.se/kundmappar/7522/asf_1994_1_s1_48.pdf ·...
TRANSCRIPT
RKIV ••
SAMHALLE - ..
.. . .. . ~ . OCH·.··. 'l.·. ""' ... ... ..
.. w ! . ...
FORS~NING .
SVENSKA._ ARKIVSAMFUNDET·
ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING
1994:1
Arkiv samhälle
och forskning
SVENSKA ARKIVSAMFUNDET
ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING utges med stöd av Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet av Svenska Arkivsamfundet . Tidskriften utkommer med tre häften om året. Den kan erhållas genom medlemskap i Svenska Arkivsamfundet. Årsavgiften för 1994 är 100 kr för personliga medlemmar. För institutioner (motsv) 200 kr.'
Svenska Arkivsamfundet som bildades 1952, har till ändamål att väcka och vidmakthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor.
I redaktionen för tidskriften ingår förste arkivarie Lars Ericson, förste arkivarie Britta Joneli Ericsson (huvudredaktör) och förste arkivarie Peeter Mark.
Redaktionens adress: Riksarkivet, Box 12541, 10229 Stockholm Tel. 08/737 63 50. Telefax 08/737 64 74
Anmälan om medlemskap eller adressförändring göres till redaktionen. Manuskript avsedda för publicering i kommande nummer bör vara redaktionen tillhanda senast den 15 september 1994 (nr 2 1994) och den 15 oktober 1994 (nr 3 1994). Manuskripten mottages såväl på papper som på diskett. ~
ISSN 0349-0505 Omslag och grafisk formgivning Sven-Gunnar Lidmar
Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1994
INNEHÅLL
Stajfan Smedberg, Akademisk arkivutbildning i Sverige 7 Eric De Groat, Tillsynsbyråns utbildningsverksamhet - 1990
och framåt 13
Per Matsson, Utbildning i arkivvård för folkrörelseorganisationer 29
Olle Forslund, Utökade landsarkivuppgifter för Stockholms stadsarkiv 31
slottsarkivets och Riksarkivets jubileumshögtider november 1993 35-74
slottsarkivet 100 år 36 Erik Norberg, slottsarkivet 37
jan Brunius, Slottsarkivet och forskningen 41 Bo Vahlne, slottsarkivet - Kungl. Husgerådskammarens hus
arkiv 45
Lars Ljungström, Arkivet, inventarienumren och de kungliga möblerna - några exempel från Gripsholms slott 49
"Riksens archivum" 375 år 57 Erik Norberg, Riksarkivet 1993 59
Birgit Friggebo, Riksarkivets uppgifter 64 Herman Schuck, Riksarkivet 375 år - eller 700 år? 65
Översikter och recensioner
Rune Hedman, Riksarkivets beståndsöversikt. Del3. Kommittearkiv 75
Folke Ludwigs, Fredsunderhandlingarna i Osnabriick 1647-49 77
Per Matsson, Bondeliv. Lantbruket i Halland 1750-1990 78 Irma Ridbäck, Skurkar och vanligt folk 80 Irma Ridbäck, Bibliotek och media i mittnordiskt perspektiv
82
Anna Svenson, Danmark 86
Renata Arovelius, Polen 88 Björn Lindh, Nytt från ICA 90 Bibliografisk översikt 1992 93
5
6
Anmälan
Björn Holmberg, Personuppgifter i Svenska Industritjänstemannaförbundets arkiv JOO
Meddelande
Ulf Söderberg, Svenska Arkivsamfundet, Styrelsens verksamhetsberättelse för 1993 1 O 1
Medverkande i detta nummer 103
Akademisk arkivutbildning i Sverige STAFFAN SMEDBERG
Inledning Utbildning för arkivarier har funnits så länge det har förekommit organiserad arkivverksamhet i vårt land. Inom arkivinstitutionerna har de nyanställda fått den skolning de behövt för att kunna sköta sina arbetsuppgifter. Utbildning utanför institutionernas ram har emellertid endast funnits i drygt tjugo år. Äldst är kursen vid Stockholms universitet. I dag finns liknande utbildningar vid ytterligare några universitet och högskolor. Samtidigt pågår en debatt om att ge utbildningen en forskningsanknytning. Det finns därför all anledning att diskutera denna utbildnings målsättning och utformning. Mina utgångspunkter är bl a mer än 15 års verksamhet som lärare på arkivkursen vid Stockholms universitet.
Arkivarieyrket Innan vi går in på själva utbildningen är det lämpligt att närmare diskutera arkivarieyrket och arkivariernas arbetsuppgifter. 1
Länge fanns arkivarier endast vid de fåtaliga arkivinstitutionerna. Från att ha varit ett administrativt och jurdiskt yrke utvecklades yrket i slutet av 1800-talet allt mer i riktning mot den humanistiska världen.
Arkivarierna har under en stor del av 1900-talet i första hand rekryterats från forskarutbildningarna i historia och näraliggande ämnen. Detta fick bl a till följd att yrkesprofilen ofta var ganska diffus. Många kände sig nog i första hand som historiker som hamnat i arkivväsendet, inte som arkivarier. Arbetsuppgifterna var också i första hand inriktade mot forskningen och det historiska materialet.
l. Jag skall här inte behandla frågan om arkivarie som ett yrke eller en profession. Jfr Mykland, Liv, From occupation to profession: The archivist's sense of identity. XII international eongress on archives, Montreal 1992.
7
8
Ordnande och förtecknande av arkiv och betjänande av forskare var en viktig del av arbetet. Man sysslade i mycket liten utsträckning med moderna arkiv. Tillsynen var ännu en relativt obetydlig verksamhet.
De senaste 30 åren har i detta avseende inneburit en stor förändring. Antalet arkivarietjänster har ökat. Ökningen började hos arkivinstitutionerna, där tillsynsverksamheten expanderade. En stor del av tjänsterna har dock skapats utanför arkivinstitutionerna. Arkivarier som arbetar hos statliga myndigheter, kommuner och landsting samt företag och organisationer är en vanlig företeelse.
Arbete som inriktar sig på arkivbildningen har blivit en allt viktigare del av arkivverksamheten. Många arkivarier ägnar en stor del av sin tid åt att styra dagens och morgondagens arkivbildning, att välja medium för långtidsbevarande och utreda frågor om bevarande och gallring. skillnaderna kan tyckas vara mycket stora mellan denna typ av arbetsuppgifter och arbete med äldre källmaterial och att göra detta tillgängligt.
skillnaden ligger emellertid i första hand i arkivmaterialets ålder och förvaringsplats. Man kan därför inte tala om en principiell skillnad.
Arkivverksamheten brukar indelas i tre verksamhetsgrenar, som ofta kallas depå, tillsyn och forskarservice. Dessa termer har dock ursprung hos arkivmyndigheterna. Vi borde kanske tala arkivbildningsinsatser i stället för tillsyn2 och tillgängliggörande eller informationssökning i stället för forskarservice. På så sätt blir det lättare att anknyta termerna till all arkivverksamhet, oberoende av handlingarnas ålder och förvaringsplats.
Om vi med denna utgångspunkt studerar arkivariers arbetsuppgifter i dag, kommer vi att finna att nästan alla har arbetsuppgifter inom minst två av dessa verksamhetsgrenar och många inom alla tre. I själva verket kan endast de största arkivinstitutionerna fördela arbetsuppgifterna så att vissa arkivarier kan specialisera sig på en av verksamhetsgrenarna eller syssla enbart med äldre arkivhandlingar. Detta faktum får självfallet konsekvenser för arkivutbildningens inriktning.
Utbildade arkivarier finns nu i statlig, kommunal, landstingskommunal verksamhet liksom inom organisations- och företagsvärlden. De olika sektorernas arkivverksamhet styrs av skilda författningskomplex, även om skillnaderna har minskat i och med arkivlagens tillkomst. Till de juridiska skillnaderna kommer i viss mån olika praxis och traditioner. Det finns naturligtvis också skillnader mellan arkivarier hos· arkivmyndigheterna och
2. Tillsynen gäller visserligen även förvaringsfrågor (depå) och tillhandahållande, men huvudparten av insatserna brukar ligga på arkivbildningens område.
arkivarier som arbetar hos arkivbildande myndigheter, eftersom de förra har en tillsynsfunktion gentemot de senare.
Skillnaderna bör dock inte överdrivas. I huvudsak är den svenska arkivvärlden mycket enhetlig i professionellt avseende. Dessutom kan man tala om en gemensam yrkesetik, som utgår från en strävan att bevara en relevant del av gårdagens och dagens arkivmaterial för framtiden och att ställa detta material till forskningens förfogande. Denna strävan torde omfattas av alla professionella arkivarier i vårt land.
För vilka bör utbildningen utformas? Det finns olika kategorier anställda inom arkivverksamheten. Den akademiska utbildning som vi här talar om inriktas på handläggartjänster i statlig, kommunal och enskild tjänst. Den är därför i första hand anpassad för personer som inte tidigare haft arbetsuppgifter inom arkivområdet. Vi talar alltså inte här om den fort- och vidareutbildning som naturligtvis måste finnas inom arkivvärlden liksom inom alla andra sektorer.
Yrkeskåren är liten och antalet tjänster begränsat. Detta medför att studenterna inte rimligen kan bestämma sig för att arbeta inom en sektor eller en typ av arbetsuppgifter innan de börjar utbilda sig och sedan stanna där. Tvärtom är det enligt min mening en klar fördel om utvecklingen går mot en större rörlighet mellan institutioner och sektorer.
Utbildningen måste därför ha en så allmän karaktär att den kan vara utgångspunkt för tjänstgöring inom alla sektorer.
Det bör dock noteras, att arkivinstitutionerna i större eller mindre omfattning har resurser för internutbildning. Denna möjlighet finns normalt inte för ensamarkivarier som arbetar hos arkivbildare av olika slag. Detta bör också beaktas när utbildningarnas innehåll diskuteras.
Annan utbildning i kombination med arkivkunskap
Arkivutbildningen omfattar för närvarande som mest tre terminer, men i många fall en eller två terminer. En så kort utbildning kan naturligtvis inte vara tillräcklig för verksamhet inom dagens komplicerade arkivvärld. Det krävs andra ämneskunskaper vid sidan av den renodlade arkivkunskapen. För en handläggartjänst krävs normalt en fullständig akademisk examen på kandidat- eller magisternivå. Traditionellt har arbetsgivarna brukat kräva
9
lO
en examen inom de humanistiska eller samhällsvetenskapliga fakulteterna. Särskilt arkivinstitutionerna nämner ofta historia som ett önskvärt ämne, vilket är naturligt eftersom man förvarar och tillhandahåller ett historiskt källmaterial. Detta hindrar inte att en lång rad ämnen utanför de traditionella arkivämnena kan vara av värde för en blivande arkivarie. Forskarutbildning betraktas för vissa tjänster som betydelsefull merit.
Vid sidan av eller inom den examen som den blivande arkivarien har bör man tänka på behovet av vissa allmänbildande kunskaper. Dit hör i våra dagar någon form av datorvana, liksom kunskaper om samhällets organisation i stort.
Allmänbildande avsnitt utan direkt anknytning till arkivkunskapen bör undvikas i utbildningen. Sådana har tidigare varit mycket vanliga. Här kan t ex nämnas elementär grundutbildning i ADB (hur man hanterar en dator), liksom avsnitt som egentligen dubblerar avsnitt i andra ämnen (förvaltningshistoria, handskriftsläsning).
Utredningsmetodik är ett annat moment av detta slag som tidigare har ingått i arkivutbildningen.
Utbildningens innehåll Kursen bör byggas upp kring den gemensamma kärnan i yrket. En utmärkt utgångspunkt är arkivlagens ändmålsbeskrivning, som beskriver yrkets grundpelare. Till detta bör läggas den klassiska arkivteorin och den gemensamma yrkesetiken.
Utbildningen bör i första hand inriktas på frågor som rör modernt arkivmaterial och arkivbildningsfrågor. Detta innebär inte att hanteringen av historiskt material glöms bort. Det faktum att de flesta arkivarier i dag arbetar utanför arkivinstitutionerna bör här vara utslagsgivande.
Utbildningens akademiska karaktär bör stärkas genom ökat antal kunskapsprov och individuella uppgifter (på grupparbetenas bekostnad). Detta bör ses mot utbildningens tidigare utveckling. Kursen i Stockholm startades med tanke på arbete på assistentnivån. Detta fick till följd att kursen haft relativt kort litteraturlista, ovanligt stort antal timmar undervisning i förhållande till kurslitteraturen, få kunskapsprov och få individuella uppgifter men i stället ett inslag av grupparbeten. Kursen är fortfarande ovanligt undervisningsintensiv.
Teori och praktik Arkivutbildningarna innehåller förhållandevis stora praktikavsnitt, om man jämför med andra akademiska utbildningar. Rent generellt brukar man säga att akademiska utbildningar i första hand skall ge de teoretiska kunskaper som behövs för en verksamhet, medan de praktiska färdigheterna skall inhämtas på arbetsmarknaden.
När det gäller arkivutbildningen kan dock ett visst mått av praktiska moment kan inte undvikas. De är i första hand nödvändiga för de studenter som får tjänster utanför arkivinstitutionerna, och alltså måste ha prövat på även de praktiska delarna av arbetet under utbildningens gång. Arkivinstitutionerna (åtminstone de större) skulle klara av att ge dessa färdigheter genom internutbildning. Ett exempel är att ordna och förteckna arkiv.
Eftersom de flesta får arbete utanför institutionerna blir praktikmomenten alltså nödvändiga. Det är dock mycket viktigt att de praktiska momenten alltid anknyts till kursens teoretiska delar och att ett moment av skriftlig redovisning ingår.
Utbildningens längd De första utbildningarna omfattade en termin (i Stockholm fanns det från början t o m möjlighet att studera en halv termin, tio poäng). Under de senaste tio åren har utbildningar omfattande 40 poäng eller 20 + 20 poäng blivit allt vanligare. I dag kan man nog säga att 40 poäng börjar bli standardkravet för handläggartjänster.
Nästa steg har blivit en påbyggnadskurs, alltså 60 poängsnivån. Den har i första hand utvecklats med tanke på personer som har 40 poäng och som därefter varit ute i arbetslivet ett par år.
Fortsatta utvecklingsmöjligheter För närvarande införs magisterexamen inom vissa fakulteter. I en sådan examen ingår 160 poäng, varav 80 poäng i ett ämne. Införandet av denna examen brukar bl a motiveras med jämförelser med andra europeiska länder. En sådan utveckling borde vara intressant även för arkivutbildningens del.
En 80-poängskurs förutsätter en vetenskaplig anknytning. I dag talar vi redan om arkivvetenskap som ett nytt namn på ämnet.
Diskussionen om arkivvetenskap är inte ny. Den har bl a handlat om tänk-
11
12
bara frågeställningar för vetenskapliga studier kring arkiv. Om vi skall försöka etablera arkivvetenskap som en egen disciplin måste vi kunna avgränsa den från andra, närliggande ämnen, t ex historia, biblioteksvetenskap och informatik. Det är då i första hand arkivteoretiska frågeställningar som kan komma i fråga. Det finns goda förutsättningar för att undersöka dagens arkivbildning från arkivteoretiska utgångspunkter. En annan frågeställning av central betydelse är utvecklande av analysmetoder för värdering av arkivmaterial, någon form av bevarandeanalyser.
Tillsynsbyråns utbildningsverksamhet
1990 och framåt ERICDEGROA T
Inledning Arkivutbildning i Riksarkivets regi, riktad till anställda på de statliga verken och myndigheterna, har bedrivits under lång tid. Någon regelbundenhet eller andra klara riktlinjer för utbildningsverksamheten har till stor del saknats. När behov och efterfrågan har nått en viss nivå har en kurs anordnats. Marknadskrafterna har fått styra. Den tidigare riksarkivorganisationen motverkade till viss del en samordning av undervisningsinsatserna, dvs en klar marknadsföring med direkta insatser riktade till särskilda personer inom verken och myndigheterna. De olika sektionerna med sina sakområden försvårade den samordning som är nödvändig för att effektivt och rationellt bedriva undervisning i arkivvård. Till följd av omorganisationen av Riksarkivet, där byråer med sina specialområden tillsyn, depå, forskarservice etc inrättades, öppnades dörren för en mer målinriktad undervisningsverksamhet. Den arkivlag med följdförfattningar som trädde i kraft den l juli 1991, där ansvaret för myndigheternas arkivvård liksom Riksarkivets roll klargjordes, var den piska och morot som krävdes för att motivera myndigheterna till att satsa resurser på kompetensutveckling inom arkivområdet. En stor efterfrågan på utbildning uppstod.
I Tillsynsbyråns utåtriktade verksamhet intar utbildningsverksamheten en naturlig plats. Utbildning ingår som en integrerad del av verksamheten: tillsyn- utredning- utbildning. Utbildningsinsatserna utgör en allt större del av byråns verksamhet. Behovet och efterfrågan vad gäller kurser i arkivvård har varit, åtminstone under nittiotalets första år, omfattande. Genom det kontaktpersonsystem som finns på byrån har det varit lättare att dels kartlägga behoven av utbildningsinsatser, dels marknadsföra kurserna. Man har genom dessa kontakter kunnat göra reklam och aktivt påtala behoven av att viss personal inom myndigheten äger kunskaper i arkivvård. De inspek-
13
14
tioner som genomförs inom ramen för SATS-projektet har också bidragit till att lyfta fram behoven av utbildning ute på myndigheterna. Marknadsföring i form av kursinbjudningar har naturligtvis också bidragit till att väcka intresse för kurserna.
Nedan följer en redogörelse över Tillsynsbyråns kursverksamhet, kurstyper, kursmaterial och underlag. Vidare lämnas en redogörelse över deltagarantal, utvärdering samt mål och syften med kursverksamheten. Redogörelsen avslutas med ett kortare resonemang kring hur framtidens kursverksamhet kan komma att se ut.
Kurserna Innehåll - underlag - material
Tillsynsbyrån anordnar som bekant kurser av skilda slag och omfattning. Dels finns tre dagars grundkurser i arkivvård. Dessa är generella, dvs de riktar sig till samtliga centrala statliga myndigheter. Den andra typen är de så kallade myndighetsspecifika grundkurserna i arkivvård, dvs kurser riktade till en myndighet som på eget initiativ ber Tillsynsbyrån anordna en kurs. Hur många de blir per år är helt beroende på efterfrågan. Byrån marknadsför inte sådana kurser aktivt. Att de ändå kommer tillstånd beror som nämnts på att byrån blir tillfrågad av myndigheter som anser sig ha ett sådant behov av utbildning att den kan fylla en hel kurs. De myndighetsspecifika kurserna kan omfatta två eller tre dagar, helt beroende på de beställande myndighetens önskemål och behov. I vissa fall kan de vara kortare. Det finns exempel på myndighetsspecifika kurser som har avklarats på en halv dag eller en dag.
Tillsynsbyrån anordnar även fortsättningskurser i arkivvård. Denna typ av kurs är ny för 1993. Ännu har ingen myndighet begärt en myndighetsspecifik fortsättningskurs även om deltagarna själva lämnat önskemål därom. Utöver de nämnda kurserna anordnas även endagskurser för chefer. Avslutningsvis medverkar handläggare från Tillsynsbyrån såsom lärare på kurser i andra myndigheters eller undervisningsföretags regi.
De har i skilda sammanhang diskuterats andra typer av kurser. Utöver nämnda kurser finns förutsättningar för kurser i särskilda ämnen såsom registrering och diarieföring. Det är dock inte aktuellt då det vanliga kursprogrammet tär på redan hårt ansträngda resurser. Önskemål om särskilda kurser med en specifik inriktning har även framförts från enstaka myndigheter. Banverket har tidigare antytt att en kurs i ritningshantering anordnad av Riksarkivet vore av värde.
Grundkurs i arkivvård
Grundkursen är som nänints på tre dagar. Schemat har i stort sett varit oförändrat under 90-talet. Huvudavsnitten är dels ett moment rörande arkivredovisning, dels ett om gallring. Innehållet som helhet strävar efter att vara så heltäckande som möjligt även om risk föreligger för ytlighet avseende vissa områden. Med undantag av de två huvudavsnitten finns inte utrymme för fördjupning i ämnen såsom förvaring och skydd av handlingar. Då kursen är praktiskt inriktad har mycket arbete lagts ner på övningsuppgifter inom områdena gallring och arkivredovisning samt på en mindre övning kring begreppet allmän handling. Nedan följer en kortare redogörelse över de enskilda momenten, dag för dag.
Dag ett
Kursens första dag inleds med en kortare genomgång av arkivväsendets organisation och en grundläggande beskrivning av den lagstiftning som är styrande vad gäller arkivvården, dvs arkivlagen samt angränsande lagstiftning såsom tryckfrihetsförordningen, datalagen och sekretesslagen. Därefter följer ett moment med syfte att ge deltagarna en bild av hela arkivbildningsprocessen från postöppning till arkivläggning (" Arkivbildning och diarieföring"). Aktuella regler i detta sammanhang är RA-FS 1991: l, kap. 3. U n der momentet berörs andra lagkomplex såsom sekretesslagstiftningen och tryckfrihetsförordningens regler och definitioner. Vidare ingår grunderna i diarieföring. Ovanstående moment tar hela förmiddagen i anspråk. På eftermiddagen tar en övningsuppgift vid där deltagarna får ett antal handlingar till sitt förfogande. Utifrån dessa handlingar skall de fastställa huruvida respektive handling är allmän eller inte. Till sin hjälp får deltagarna ett utdrag ur tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Övningen är nyttig och ger vissa grundläggande kunskaper inom områden som är viktiga inför kursens fortsättning, i synnerhet under momentet" gallring". Dagen avslutas med en visning av Riksarkivet.
Dag två Dagen inleds med momentet "Framställning av handlingar och beständighetsfrågor". Det är framför allt Riksarkivets föreskrifter rörande papper, mikrofilm och ADB-upptagningar som diskuteras samt de tekniska kraven. I momentet ingår även frågor om val av produkter och kvalitetssystem. Därefter följer ett av de två huvudmomenten, "Arkiv redovisning". Momentet kan sägas bestå av tre delar. Första delen består av undervisning i att förteckna arkiv samt hur en arkivbeskrivning skall utformas. Därefter följer
15
16
en omfattande gruppövning. Deltagarna delas in i grupper där varje grupp skall dels färdigställa en innehållsförteckning över ett fingerat arkiv, dels utarbeta en arkivbeskrivning över en tänkt myndighet samt redovisa ett antal serier på förteckningsblanketter. Till grund för övningen ligger handlingar rörande en fiktiv myndighet kallad Sveriges EG-myndighet, en övning som utvecklats och förfinats genom åren av handläggare på Tillsynsbyrån. Bland handlingarna lämnas uppgifter om myndighetens verksamhet och organisation samt en inventeringslista över serier och handlingar som dels framställts hos och dels inkommit till myndigheten. Dessa handlingar ligger sedan till grund för lösningen av ovannämnda uppgifter. Den tredje delen utgörs av redovisningen av respektive grupps resultat, något som kan dra ut på tiden till följd av heta diskussioner. Dagen avslutas med en gemensam middag för deltagare, lärare och kontaktpersoner från Tillsynsbyrån.
Dag tre Den avslutande dagen inleds med ett moment rörande hantering, förvaring och skydd av handlingar. Deltagarna får här lära sig hur man praktiskt skall dels hantera handlingar (papper, mikrofilm och ADB-upptagningar) i det dagliga arbetet, dels vilka slags förvaringsmedel som godtas och vilka regler som gäller för arkiv lokaler. Därefter följer ett kortare moment rörande återlämnande, överlämnande och lån av handlingar. Under den sista dagen avverkas även det andra huvudmomentet under kursen, nämligen det rörande gallring. Momentet består av tre delar, genomgång, gruppövning samt redovisning. Övningen går ut på att deltagarna utifrån ett antal handlingar dels fastställer vilka handlingar som kan rensas, dels vilka handlingar som kan gallras enligt RA-FS 1991:6 (Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) eller genom beslut av Riksarkivet samt vilka handlingar som skall bevaras. Till sin hjälp har eleven utdrag ur tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, arkivförordningen, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd 1991:1, kap. 2 och 3 och Riksarkivets föreskrifter 1991:6. Därefter avslutas dagen- och kursen- med utvärdering och utdelande av kursintyg.
Kursmaterial och underlag - grundkurs
Deltagarna får en kurspärm som till sitt innehåll följer schemat. För respektive moment finns en flik under vilken aktuella delar av Riksarkivets författningssamling återfinns. Därutöver får deltagarna kopior på de overheadbilder som används under respektive moment.
Kursmaterial i form av övningsuppgifter återfinns likaså i kurspärmen.
Övningsuppgiften under momentet arkivredovisning har liksom övriga övningar utarbetats av Tillsynsbyråns personal. Ändringar har dock gjorts sedan den användes för första gången 1990. Huvuddragen är dock desamma. Vad gäller övningen under gallringsmomentet ändras den då och då. Med anledning av att övningen består av ett antal skilda handlingstyper är den lätt att ändra på och anpassa. Detsamma gäller övningen i ämnet allmän handling.
Till lärarnas förfogande finns som nämnts ett stort urval av overheadbilder. Sedan 1990 har dessa ändrat karaktär något. Förutom det att de blivit proffsigare till utförandet, har tidigare paragraf- och föreskrifthänvisningar tagits bort. För övrigt följer bilderna respektive moment i arkivbildningsprocessen och de regler som styr och reglerar. Självfallet står det varje lärare fritt att utforma egna bilder.
Myndighetsspecifika grundkurser i arkivvård
De myndighetsspecifika kurserna skiljer sig inte innehållsmässigt från de vanliga kurserna, under förutsättning att de omfattar tre dagar. Myndighetsanpassningen finner man i övningsuppgifternas utförande. Närmare beskrivning av övningsuppgifterna finns nedan. I det fall kursen är på två dagar görs av naturliga skäl vissa ändringar. Avsnittet under första dagen rörande arkivbildning och diarieföring förkortas något och går under benämningen "Moment i arkivbildningen". Däri ingår även den kortare övningen avseende allmän handling. Tiden räcker inte alltid till, varför övningen ibland utgår. Därefter följer det stora momentet "Arkivredovisning". Momentet skiljer sig inte från det som genomförs under de vanliga grundkurserna. Övningsuppgiften är också densamma.
Dag två inleds med två moment, "F ramställning av handlingar" och "Hantering, förvaring och skydd", två delar som överenstämmer med motsvarande moment under de generella grundkurserna. Därefter följer det korta momentet rörande återlämnande, överlämnande och utlån av handlingar. Dagen avslutas med gallringsmomentet, motsvarande det som genomförs under de vanliga grundkurserna. skillnaden är dock att övningsuppgiften är myndighetsanpassad. Handlingarna som ingår i övningen är hämtade från den beställande myndigheten. Anledningen till detta är att deltagarna skall känna igen sig. Detta har visat sig fungera alldeles utmärkt.
När det gäller övningsuppgiften under momentet arkivredovisning är en anpassning svårare. Det är oerhört tidskrävande att utarbeta helt nya övningsuppgifter varför en sådan total anpassning av övningsuppgifterna är praktiskt svårgenomförbar och inte heller nödvändig för den delen.
17
18
Kursmaterialet skiljer sig för övrigt inte från de vanliga grundkurserna oavsett om den myndighetsspecifika kursen är på två eller tre dagar. Overhead-materialet är också detsamma.
Fortsättningskursen i arkivvård
Två fortsättningskurser har hittills anordnats och genomförts varför en utvärdering av schemat ännu inte gjorts fullt ut. Av denna anledning kan schemat komma att ändras något framöver även om grundmallen Kvarstår. Fortsättningskursen är koncentrerad till två avsnitt, arkivredovisning och gallring. Syftet är att ge fördjupade kunskaper i dessa ämnen. Kursen inleds dock med en redogörelse över de nyheter som skett avseende Riksarkivets föreskrifter. Därefter följer momentet gallring. Då det rör sig om en fortsättningskurs ställs naturligtvis högre krav på både deltagarna själva och på undervisningsmaterial och kursuppläggning. Under momentet ges inledningsvis en kortare repetition om vad som är gallring, typer av gallringsbeslut etc. Momentet följs av en övningsuppgift liknande den under grundkursen.
Deltagarna får ett antal handlingar. Syftet är att dels fastställa vilka handlingar som är allmänna, detta skall motiveras med hänvisning till tryckfrihetsförordningen, dels lämna förslag huruvida handlingen skall bevaras, gallras eller rensas. Syftet är att förbereda deltagarna på att själva aktivt medverka vid förberedandet av en gallringsframställen till Riksarkivet. Förslagen skall motiveras. Därefter ges en grundlig redogörelse över hur ett gallringsbeslut kommer till. Dagen avslutas med ytterligare en övningsuppgift. En fingerad myndighet, Sveriges EG-myndighet för europaanpassning av fordon, ligger till grund för uppgiften. Syftet är att utifrån handlingar hörande till ett ADB-register fastställa vilka handlingar som finns hos registeravdelningen (avdelning inom den fingerade myndigheten) samt föreslå vilka handlingar tillhörande bilregistret som skall bevaras respektive gallras. Vidare skalllämpliga gallringsfrister sättas på de handlingar som föreslås kunna gallras. Uppgiften koncentrerar sig på handlingar hörande till ADB-registret. Detta är ett område som anses vara svårt att bemästra vilket är anledningen till detta.
Dag två ägnas helt åt arkivredovisning. Inledningsvis sker en repetition av det som sagts under grundkursen. Därefter ges exempel på olika handlingstyper på olika databärare och hur dessa handlingar kan förtecknas. Momentet bygger mycket på exempel då förtecknade ofta är en fråga om erfarenhet. Att hålla det helt på det teoretiska planet vore därför inte till någon större nytta. En europaanpassning av fordon är i centrum för övningen. Till grund
för uppgiften får deltagarna uppgifter om myndigheten och dess verksamhet samt vilka handlingstyper som framställs på de olika avdelningarna. U ppgiften är att genom en inventering fastställa vilka handlingar som finns. Därefter skall en innehållsförteckning utarbetas. Avslutningsvis skall handlingar tillhörande bilregistret förtecknas. Kursen avslutas med redovisning och ett moment i hur man praktiskt tar fram en arkivbeskrivning.
Material och underlag -fortsättningskurs
För att ta fram nya övningsuppgifter och material till fortsättningskursen tillsattes sommaren 1993 en arbetsgrupp bestående av vana lärare från Tillsynsbyrån. Gruppen tog fram två kompendier rörande gallring och arkivförtecknande samt de övningsuppgifter som beskrivits ovan. Därutöver har nytt overhead-material utarbetats. Syftet med de två kompendierna har varit att ge deltagarna ett redskap för att utarbeta en gallringsframställen och ett redskap för hur ett arkiv skall förtecknas. Övningsuppgifterna har givit deltagarna praktiska erfarenheter av att dels gallra och dels förteckna ADBupptagningar. Förtecknande av ADB-upptagningar är ett område som anses för komplicerat för att tas upp på grundkurserna. Utöver kurspärm med kompendier, övningsuppgifter och kopior på overheadbilder får varje deltagare samtliga RA-FSar samlade i en särskild pärm.
Chefskurs
Chefskurs i arkivvård är en nyhet såtillvida att den första chefskursen genomfördes under hösten 1993. Uppslutningen blev stor vid kurstillfället den l oktober 1993. Arton personer anmälde sig.
Arkivkursen för chefer är som nämnts en dag. Kursen är i själva verket en informationsdag där deltagarna får information om gällande lagstiftning, Riksarkivets föreskrifter, arkivfrågornas plats i organisationen, ansvar, resurser och kompetens samt arkivreglernas betydelse för en rationell arkivhantering. Tyngdpunkten ligger på chefernas ansvar, något som är viktigt att påtala.
Med sig hem får cheferna dels boken "Arkivlagen -Bakgrund och kommentarer" av Claes Gränström, Lennart Lundqvist och Kerstin Fredriksson (Göteborg 1992); dels Riksarkivets föreskriftspaket.
19
20
Resultat - deltagarantal - utvärderingar Sedan våren 1990 har Tillsynsbyrån anordnat kurser i arkivvård för omkring 600 personer, cirka 150 personer per år. Detta fördelat på cirka 30 kurstillfällen. Avsaknaden av exakta siffror avseende deltagarantal och antalet kurser beror på att en del kurser har inte anordnats i Riksarkivets regi, dvs anmälningar, ddtagarlistor och dylikt har skötts av den beställande myndigheten varför en del siffror blir mer av en uppskattning. Siffrorna är dock inte överdimensionerade på något vis, snarare tvärtom.
Vid en granskning av siffrorna ovan finner man ett antal skilda typer av kurser. Som tidigare nämnts anordnar Tillsynsbyrån dels generella grundkurser i arkivvård, dels myndighetsspecifika kurser i arkivvård samt fortsättningskurser. Vad gäller de generella kurserna undervisades 230 personer vid elva kurstillfällen. Detta innebär ett snitt på 21 deltagare per kurstillfälle. Man kan konstatera genom att studera deltagadörteckningar att snittalet sjunkit något sista året. Marknaden tycks mättad vad gäller åtminstone de generella grundkurserna. Två fortsättningskurser hann genomföras 1993. Uppslutningen var vid dessa två kurstillfällen totalt 28 personer (16+ 12).
Vad gäller de myndighetsspecifika kurserna har dessa koncentrerats framför allt till de resursstarka affärsverken och några av högskolorna. För Sjöfartsverket har Tillsynsbyrån anordnat tre kurser. Till skillnad från de vanliga grundkurserna som är på tre dagar, är de myndighetsspecifika kurserna i regel på endast två dagar. I vissa fall en dag. Ser man på andra verk har Tillsynsbyrån anordnat en kurs för Postverket, två för Banverket samt en kurs för Vägverket. Antalet deltagare brukar ligga på ca 20 personer vilket innebär att man inom Sjöfartsverket låtit utbilda närmare sextio personer och inom Banverket ett fyrtiotal. De högskolor som varit föremål för kurser är bland andra Högskolan i Örebro. Under våren 1994 kommer en kurs att anordnas för Högskolan i Luleå. Tillsynsbyrån har även ordnat en generell kurs enbart för personer från de högskolor som inte velat eller kunnat beställa en egen kurs. Denna kurs var liksom de vanliga kurserna på tre dagar. Vidare har Riksarkivet bistått högskolor med lärare. Kurserna har då inte varit helt i Riksarkivets regi varför exakta uppgifter om deltagarantal saknas. Det kan dock nämnas två tre-dagarskurser för Högskolan för lärarutbildning i Stockholm med totalt ca 40 deltagare, två halvdagarskurser för Karolinska institutet (omkring åttio deltagare) samt en halvdagskurs för Idrottshögskolan. Därutöver har en tvådagarskurs hållits för personal från Rättsmedicinalverket. Där deltog 30 personer.
Som nämnts har ddtagarsiffrorna minskat något vad gäller de generella tredagarskurserna. Man får se det i ljuset av den allmänna konjunkturned-
gången. Det är inte alla myndigheter som anser sig ha råd att avsätta resurser på arkivutbildning. Å andra sidan kan man hoppas att den tillsynsverksamhet som bedrivs allt intensivare samt att arkivlagens innebörd vad gäller myndigheternas ansvar slår igenom har till följd att myndigheterna ser ett värde och ett behov av arkivkompetens inom myndigheten. Detta som ett alternativ till att inrätta en arkivarietjänst. Vidare är byrån utsatt för konkurrens från olika utbildningsföretag. Tillsynsbyrån är naturligtvis beredd på en nergång vad gäller antalet grundkurser åtminstone de närmaste åren. Genom personalomsättning ute bland myndigheterna kommer det trots alltid att finnas ett behov av kurser även om antalet grundkurser per år, två på hösten och en på våren, minskas.
I två fortsättningskurser som genomförts under hösten 1993 har som sagt endast deltagit 28 personer (16+ 12). Med tanke på att en fortsättningskurs länge har varit eftertraktad kan det te sig anmärkningsvärt att så få anmält sig. Det kan finnas flera orsaker till detta. För det första kan det vara en fråga om för passiv marknadsföring. För det andra kan det ha samma orsaker som för de nämnda grundkurserna, nämligen konjunkturerna. Den förstnämnda orsaken, marknadsföring, är nog tveksam. Med direktadresserade inbjudningar till tidigare kursdeltagare hoppades man på att locka elever. Utöver detta skickades inbjudningar till samtliga myndigheter. Konkurrensen på fortsättningsnivån är skillnad från grundkurserna i det närmaste obefintlig. Framtiden får dock utvisa om det finns någon mening med fortsättningskurserna, åtminstone i den omfattning som idag.
Utöver de siffror som redovisats ovan anordnades två s k chefskurser 1993/94. Deltagandet har varit något lägre än vad som önskats. Ett problem kan vara termen chefskurs. I fortsättning har man för avsikt att ge "kurserna" benämningen chefsinformation. De två kurser som hållits har dock inte varit de första som utannonserats, redan tidigare har försök gjorts att locka chefer till kurserna. Det blev dock inget av dessa p g a för lågt deltagarantal.
Avslutningsvis kan ytterligare en typ av kurs nämnas. Handläggare från Tillsynsbyrån anlitas som lärare av olika undervisningsföretag. Under perioden 1990-1993 medverkade byråpersonal vid sexton kurser med ett deltagarantal på ungefär 300 personer. Tillsammans med de ovan redovisade siffrorna innebär det att Tillsynsbyrån hållit kurser för totalt 900 personer under nämnda period. Nedan visar en tabell förhållandet mellan olika typer av kurser avseende deltagarantal (figur 1).
21
22
TILLSYNSBYRÅNS KURSVERKSAMHET 1990-1993
Deltagarantal 1990-1993
ö.
f-
1-
f-
1-
f-
f-_ 230 st
320 st 300 st
28 st
ma'.
Figur 1: Tabell över deltagaranta/1990-1993
Utvärdering
ca 900 st
18 st
De flesta som har deltagit i kurser och seminarier känner till det numera obligatoriska utvärderingsmomentet. Deltagaren får en blankett att fylla i med ett antal frågor om kursen och dess innehåll. Tillsynsbyrån har, liksom andra, haft för vana att lämna ut utvärderingsblanketter till kursdeltagarna efter grundkursen, fortsättningskursen och chefskursen. Syftet med dessa har varit att få en uppfattning om kursen är för lång eller kort eller om den är lagom tilltagen, dvs om kursinnehållet är anpassat till den avsatta tiden. Vidare får kursdeltagaren sätta betyg på kursen i dess helhet, om kursen har
varit lärorik, effektiv och meningsfull. På dessa tre frågor sätts betyg efter en skala på 1-5. Avslutningsvis får deltagaren lämna synpunkter på varje enskilt moment, om de vill ha mer eller mindre eller om momentet har varit "lagom". Blanketterna är utformade likadant för både grund- och fortsättningskursen. Chefskursutvärderingen ser dock annorlunda ut.
Vid en översyn av utvärderingarna genom åren kan man konstatera att övervägande delen av de 230 deltagarna på de generella grundkurserna har funnit dem vara lagom långa. Endast ett fåtal finner kurserna vara för långa. Ser man på en aktuell utvärdering (kurs den 18-20 januari 1994) ansåg 90% att kursen var lagom lång. 10% ansåg att den var för kort medan ingen tyckte att den var för lång. Vad gäller "lärorik" fick kursen ett betyg på 4,5, "effektiv" 4,3 och "meningsfullt" 4,5 i snitt (skala på 1-5 där betyget 5 är högst).
Vad gäller de enskilda kursavsnitten var utvärderingen ganska "typisk". Deltagarna vill ha mer undervisning i arkivredovisning och gallring. Sedan brukar synpunkterna vara ganska neutrala avseende övriga moment. U t över frågorna är det vanligt att deltagarna lämnar allmänna synpunkter. Lärarna brukar, måste jag påtala, få beröm. Undervisningsmaterialet anses i regel vara bra.
Utvärderingsblankett lämnas som nämnts även efter fortsättningskurserna. Självfallet ställs nu högre krav på både lärarna och kursmaterialet då eleverna antas ha arbetat praktiskt med arkiv under en tid. Detta återspeglar sig i utvärderingarna där man på de hittills genomförda kurserna fått betygen 4 resp 4,1 avseende "lärorik", 3,9 resp 4,0 avseende "effektiv" samt 3,9 resp 4,0 vad gäller" meningsfull". Vad gäller kursernas längd eller kursinnehållets anpassning till tiden tyckte 45,5% resp 69% att kursen var "lagom" medan 54,5% resp 31% fann kursen för kort. Ingen vid de två kurstillfällena ansåg kursen var för lång. Granskar man de allmänna synpunkterna är det anmärkningsvärt att deltagarna, liksom vad gäller grundkurserna, vill ha mer undervisning i gallring och arkivredovisning. De kompendier som utarbetats för tillfället ansågs vara bra. På den negativa sidan tyckte många att det var lite stressigt under gruppövningarna. Andra såg stressen som en extra "krydda"!
I regellämnas inte utvärderingsblanketter ut i samband med de myndighetsspecifika kurserna. I några fall har det dock skett. Synpunkterna som har framförts i dessa sammanhang överensstämmer till stor del med de synpunkter som framförs vid grundkurserna. Då kurserna har varit myndighetsspecifika har en viss anpassning av kursinnehållet gjorts. Anpassningen har som nämnts skett i huvudsak vad gäller gallringsövningarna och övningen i allmän handling. Kritikerna har ansett att kurserna inte har varit tillräckligt anpassade. "Mer anpassning" är en vanlig formulering. Problemet där är att arkivförfattningarna är generella (motsatsen till Riksarkivet myn-
23
24
dighetsspecifika föreskrifter RA-MS). Kritik avseende myndighetsanpassningen hade kunnat undvikas om man redan i samband med kursinbjudan påtalade detta faktum att föreskrifterna är generella. Detta har skett under senare tid varför .sådan kritik inte längre förekommer. Förväntningarna avseende myndighetsanpassningen dämpas därigenom.
Ser man på utvärderingar generellt kan man fråga sig om det är någon mening med dessa. Om kursen har varit "meningsfull" kan deltagaren egentligen inte svara på förrän han eller hon är tillbaka på sin arbetsplats och arbetar praktiskt med arkivet. Då kan deltagarens uppfattning om kursens värde förändras helt. I samband med utvärderingen kan en kurs ha varit både effektiv och lärorik. När deltagaren påbörjar sitt arbete med arkivet kan betyget bli ett annat, både meningslös och för lång med hänsyn till det man lärt sig. En uppföljning är egentligen nödvändig. Uppföljningar i egentlig mening förekommer inte idag med endast ett undantag, kurserna för Högskolan för lärarutbildning i Stockholm. Önskemål om uppföljning brukar framföras under utvärderingen. Tyvärr saknar byrån resurser för genomförandet av en utvärdering flera månader efter kursen.
I samband med inspektioner och myndighetsbesök kan dock tillfälle ges att få en uppfattning om kursen har varit till nytta. Hur ser förteckningarna ut? Har man påbörjat några gallringsutredningar? Frågor väcks naturligtvis. Förhoppningen är sedan att deltagaren sprider information om arkivregler till berörda personer inom myndigheten. Ibland kan man som handläggare på. Tillsynsbyrån få se tecken för att se sådan spridning skett. Plötsligt kan man bli inbjuden till att se över några tänkta arkivlokaler, en ADB-tekniker kan ringa för att höra sig för vilka regler som gäller avseende ADB-system etc.
Som ovan nämnts har uppföljningar företagits efter kurserna för Högskolan för lärarutbildning i Stockholm. Kurserna var på två dagar med en uppföljningsdag några månader senare. Avsikten var att deltagarna skulle ha påbörjat förteckningsarbetena, gallringsutredningarna etc. Vid uppföljningen skulle de få möjlighet att "gråta ut" och ventilera problem de kommit i kontakt med. Teorin stämde dock inte med verkligheten. Få hade hunnit samla på sig erfarenheter varför uppföljningen fick karaktären av en repetition av det de tidigare lärt sig.
Tillsynsbyrån har dragit nytta av och tagit hänsyn till synpunkter som framförts i samband med kurserna. Främst får man svar på frågor rörande kursuppläggningen. Visar det sig att majoriteten av deltagarna vill ha mer av ett moment och mindre av ett annat finns alltid möjlighet att se över schemat. Byrån har också tagit fasta på vissa synpunkter. Detta har lett till att det nu finns möjligheter att gå en fortsättningskurs. Deltagarna har alltid velat
fördjupa sig i gallrings- och förteckningsfrågor varför fortsättningskursen är helt anpassad därefter.
Hur· bra man har lyckats med en kurs måste ställas mot de mål man föresatt. Vad vill man åstadkomma med en grundkurs i arkivvård? Som tidigare nämnts kan just syftet med en kurs skilja sig mellan beställaren och leverantören, dvs myndigheten och Riksarkivet. Som exempel kan nämnas de kurser som anordnats för Sjöfartsverket. Syftet var, åtminstone för Sjöfartsverket, bl a att utbilda personer på trafikområdena och sjöfartsinspektionerna. Dessa personer skulle lära sig så pass mycket att de kunde utifrån en mall som utarbetats av en projektanställd arkivarie färdigställa en förteckning. Detta lyckades alldeles utmärkt. Syftet vad gäller Riksarkivet stannar naturligtvis inte vid det.
Syfte - målgrupper Sedan 1970-talet har det funnits kurser i arkivkunskap anordnade av universitet i Stockholm. Numera förekommer kurser i arkivkunskap på ett flertal universitet och högskolor. Utan att fördjupa sig i dessa utbildningar kan man ändå sträcka sig till att säga att syftet med dessa kurser är att ge grundläggande teoretiska och praktiska kunskaper i hantverket. Självfallet kan man inte på något sätt jämföra syftet med Tillsynsbyråns kurser med universitetskurserna. Syftet och målen ligger på en helt annan nivå. Vilket är då syftet och målet med utbildningarna?
I den kursinbjudan som skickas ut till myndigheterna anges bl a syftet. Vad gäller grundkurserna-är det att "ge kännedom om regler och praktiska moment i arkivverksamheten som gäller hos statliga myndigheter". Det är "ge kännedom" som man bör ta fasta på. Mer kan man egentligen inte begära. Kurserna är trots allt endast på tre dagar. Ser man på de erfarenheter som redovisats kort under avsnittet "Utvärdering" kan man utan tvekan konstatera att målen, åtminstone för Riksarkivets del, uppfyllts.
När det gäller fortsättningskurserna är syftet ett annat. Här skall ges fördjupning i ämnena arkivredovisning och gallring. Syftet med chefskurserna är att helt enkelt informera om de krav som ställs på statliga myndigheters arkivhantering.
Målgrupper för kurserna är när det gäller grundkurserna personal som arbetar praktiskt med arkivvård hos centrala civila myndigheter. I regel brukar det röra sig som registratorer på vars lott arkivfrågorna fallit. Annan kanslipersonal såsom sekreterare, brukar också närvara. Det finns även exempel där övertalig personal på myndigheten får gå en kurs i arkivvård för att vara
25
26
den utbildade arkivarien behjälplig i arkivet. Avseende fortsättningskurserna är avsikten den att personer som har gått 3-dagars kursen i arkivvård skall deltaga. Man skall även ha arbetat praktiskt med arkivvård.
När det gäller chefskurserna är det framför allt myndighetschefer, administrativa chefer, verksjurister och andra på motsvarande nivå som är
· målgrupp.
Lärarna- kompetens- utbildning Vid samtliga kurser är det personal från Tillsynsbyrån som sköter undervisningen samt de praktiska detaljerna kring kursen. Till varje kurs utses en kursansvarig som har till uppgift att samordna och sköta det praktiska. För övrigt ansvarar varje lärare för sitt moment vad gäller anförande och underlag i form av overhead-bilder. Övningarna har som nämnts redan förberetts . Det är endast vid de myndighetsspecifika kurserna som övningen kring gallring ändras varför det faller på läraren att utarbeta en ny övning.
Tidigare har endast ett fåtal handläggare på Tillsynsbyrån fungerat som lärare. Numera deltar i princip samtliga i undervisningsverksamheten. Vid grundkurserna är det alltid fyra lärare som medverkar. Rör det sig om en myndighetsspecifik kurs på två dagar behövs endast två eller tre lärare. Vid fortsättningskurserna är det alltid tre lärare. U n der chefskursen medverkar förutom byråchefen och förstearkivarier från Tillsynsbyrån även överdirektören.
Under hösten 1993 anordnades en kurs i pedagogik för Tillsynsbyråns personal av högskolan för lärarutbildning i Stockholm. Kursen hade till syfte att ge personalen grundläggande kunskaper i pedagogik. I kursen ingick även ett moment där varje deltagare fick hålla ett kortare anförande. Anförandet videofilmades. Efteråt gick man genom filmen. Syftet var att genom att se sig själv i en undervisningssituation rätta till fel vad gäller exempelvis röstläge, kroppsspråk, användning av bilder etc. Kursen var nyttig om än ibland något plågsam! Trots avsaknaden av formelllärarutbildning har kursutvärderingarna visat att lärarna kan sina ämnen och lyckas på ett bra sätt förmedla budskapet.
Framtiden Som läget är idag kommer troligen en grund-, en fortsättnings- och en chefskurs att anordnas per termin. Det är dock för tidigt att säga något bestämt i frågan. Där utöver är det sannolikt att några myndighetsspecifika kurser
kommer att beställas under budgetåret 1994/95. Att utbilda personal vid statliga civila myndigheter är, och lär så förbli, en mycket viktig del av Tillsynsbyråns verksamhet. Undervisningsverksamheten är värdefull på flera plan. Utöver det självklara, att personer vid myndigheterna lär sig grunderna i arkivvård, lär sig handläggarna mycket. Genom att olika frågor ställs under undervisningen får handläggarna kännedom om skilda förhållanden som råder hos myndigheterna. Dessa kunskaper är naturligtvis av stort värde då handläggarnas referensramar vidgas. De som undervisar blir också säkrare med tiden. Deltagarna får också en positiv bild av Riksarkivet. Det evighetsoch forskarperspektiv vad gäller arkivvården som är självklar för oss blir också mer lättbegriplig för deltagarna, dels med anledning av det de lär sig i lektionssalen, dels då kurserna i regel hålls på Riksarkivet. Visningen av Riksarkivet hjälper till att sprida förståelse för Riksarkivets långsiktiga mål.
Avslutningsvis kan nämnas hur utbildningsverksamheten är upplagd för budgetåret 1994/95. En kurs av vardera slag kommer att hållas under hösten 1994 respektive våren 1995. När det gäller grundkurserna kommer kursinnehållet att kompletteras med de nya föreskrifter som förväntas komma ut under våren och sommaren.
27
Utbildning i arkivvård för folkrörelseorganisationer
PERMATSSON
Folkrörelsernas arkivförbund (FA) är sedan 1968 centralt intresseorgan för folkrörelsearkiv och folkrörelseorganisationer. Ett av förbundets syften är att anordna kurser för medlemsorganisationerna. I samband med den årliga stämman har alltsedan förbundets tillkomst en eller två kursdagar lagts in. Dessa kurser har berört de flesta av förbundets intresseområden. Förbundet har ett särskilt kursutskott, vars uppgift är att initiera denna verksamhet. T re allmänna handböcker har utarbetats. I anslutning till kurserna har även vissa kompendier sammanställts.
Sedan några år tillbaka anordnar F A en tre- eller fyradagarskurs i ordnande och förtecknande för personal från medlemsorganisationerna. Vanligen har ett regionalt folkrörelsearkiv stått som arrangör. Vid några tillfällen har kurser i bildhantering hållits. Innehållet har rört bevarande och registrering av folkrörelsearkivens och organisationernas stora bildmaterial. Förbundet har tagit fram särskilda handböcker i dessa ämnen. Nästa kurs är planerad till hösten 1994. En kurs i ADB-stöd i arkivarbetet (ordbehandling och enklare registerhantering) har också genomförts i förbundets regi tillsammans med regionalt folkrörelsearkiv.
Varje år anordnar F A en styrelsekonferens, som i kurs- eller föreläsningsform tar upp aktuella teman. Konferensens syfte är fortbildning av styrelseledamöter i de lokala och regionala folkrörelsearkiven, men även personal från arkiven deltar. Folkrörelsearkiven alternerar som arrangörer.
Vid enstaka tillfällen har kurser gällt särskilda teman. Hösten 1994 planeras en gemensam temadag tillsammans med Sveriges hembygdsförbund, där skillnader och likheter i arbetssätt och inriktning skall utvecklas.
Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek (ARAB) är centralarkiv för den fackliga och politiska arbetarrörelsen. Man anordnar kurser i arkivhantering för personal med arkivvårdande uppgifter inom främst LO-förbunden och har tagit fram särskild kursdokumentation.
29
30
Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (T AM) håller regelbundna temadagar för personal från medlemsförbunde~ inom TCO. Man medverkar också med avsnitt om arkivvård i förbundens fackliga kurser. En enkel handledning för handläggare och assistenter har producerats.
Riksarkivet fungerar som arkivdepå för organisationer på riksplanet utom arbetar- och tjänstemannarörelsen. Sedan 1989 har dess byrå för enskilda arkiv anordnat kurser i arkivvård. Kurserna har hållits en eller två gånger per år och har omfattat två eller tre dagar. Ca 130 anställda eller förtroendevalda inom främst riksorganisationer har genomgått dessa kurser, till vilka en särskild kursdokumentation i form av en pärm har utarbetats.
Efterfrågan på arkivutbildning är stor inom förbund och organisationer. För en del organisationer har Riksarkivet anordnat särskilt utformad utbildning för personal på de flesta nivåer. Denna marknad är i växande.
Flera regionala folkrörelsearkiv anordnar utbildning för sina medlemsorganisationer. Kurserna omfattar, i likhet med de centralt ordnade kurserna, bådearkivbildnings-och gallringsmoment lika väl som utbildning i att ordna och förteckna arkiv m m.
Vartannat år anordnas nordiska seminarier för anställda inom den enskilda sektorn. För svensk del står Folkrörelsernas arkivförbund som kontaktorgan och de svenska deltagarna kommer i regel från folkrörelsearkiven. Från övriga nordiska länder är det främst lokalhistoriska arkiv som är representerade; Seminarierna alternerar mellan de nordiska länderna och 1993 års seminarium ägde rum i Bergen.
Utökade landsarkivuppgifter för Stockholms stadsarkiv
OLLE FORSLUND
Bakgrund Stockholms stadsarkiv har haft landsarkivs uppgifter sedan 1930 avseende lokala statliga myndigheter inom Stockholms kommun. Den 1 oktober 1993 ändrades uppdraget till att även omfatta de lokala och regionala statliga myndigheterna inom Stockholms län.
Bakgrunden till denna förändring har sitt ursprung i arkivutredningens betänkande Öppenhet och minne, Arkivens roll i samhället (SOU 1988:11) där en utbyggd landsarkivorganisation byggd på länstanken föreslogs. Landsarkiv skulle enligt betänkandet inrättas i Karlstad och Umeå. Vidare skulle Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län.
Med utgångspunkt från dessa förslag tillkallade regeringen en särskild organisationskommitte för statliga arkivdepåer vilken fick till uppgift att bl a pröva förutsättningarna för att etablera nya landsarkiv.
I kommittens betänkande Statliga arkivdepåer (SOU 1991/31) togs förslaget om utökning av Stockholms stadsarkivs uppdrag som landsarkiv upp på nytt. Kommitten föreslog att staten snarast skulle uppta förhandlingar med Stockholms kommun om förändringen av landsarkivfunktionen.
Förslaget togs upp i budgetspropositionen 1992/93:100. I denna konstaterade föredragande statsråd att Uppsala landsarkivdistrikt var alltför stort för att det skulle kunna vara helt rationellt, att en överföring till Stockholms län skulle innebära förbättringar för lokalhistoriskt orienterade forskare och andra i Stockholm samt att en arkivmyndighets distrikt borde omfatta minst ett län. Vidare kostaterades att det borde ankomna på Riksarkivet att förhandla med Stockholm kommun om det avtal som behövdes för att genomföra förändringen.
31
32
Uppdraget Den 28 januari 1993 uppdrog regeringen åt Riksarkivet att inleda förhandlingar med Stockholm kommun om det avtal som behövdes för att genomföra den i propositionen föreslagna förändringen inom en kostnadsram om 5000 tkr varav minst 3 500 tkr för engångskostnader. I denna kostnadsram skulle också rymmas ersättning till Malmö stadsarkiv för den depåfunktion som stadsarkivet har för statliga myndigheter inom Malmö kommun.
Riksarkivet skulle redovisa uppdraget senast den 31 maj 1993.
Förhandlingarna Från Riksarkivets sida beslöts att förhandlingarna skulle skötas av undertecknad och landsarkivarie Lars Otto Berg från Uppsala landsarkiv.
Från Stockholms kommun ansvarade storstockholmsberedningen för förhandlingarna genom dess direktör Klas Thoren och handläggare Pia Modin. storstockholmsberedningen har till uppgift att företräda kommunen i förhandlingar med staten, landstinget och andra kommuner. I förhandlingarna deltog också på arkivnämndens uppdrag stadsarkivarie Britt Hedberg.
Utgångspunkt för förhandlingarna var förutom uppdraget och de uttalanden som föregått detta, även det avtal som hade gällt mellan staten och Stockholms kommun sedan 1980. I detta avtal relgerades Stockholms stadsarkivs funktion som landsarkiv för de lokala statliga myndigheterna inom Stockholms kommun. Avtalet gällde till den 31 december 1999. Vidare reglerades frågan om Stadsarkivets ställning i såväl instruktionen för Riksarkivet och landsarkiven som i en särskild förordning (SFS 1991:447).
Förhandlingarna koncentrerades i huvudsak kring fem frågor: hur stora belopp som skulle utgå för den utökade landsarkivfunktiooen, datum för ikraftträdande kopplat till när leveransen av materialet från Uppsala till Stockholm skulle kunna påbörjas, indexuppräkningar av det årliga beloppet, tidpunkter för utbetalning samt frågan om utökad ersättning för leveranser.
Förhandlingarna fördes i en mycket god anda med gemensamma mål att överföringen skulle ske på smidigaste sätt för såväl forskare som personal samt att Stadsarkivet skulle få en skälig ersättning och goda planeringsförutsättningar genom ett långsiktigt avtal.
Avtalet Efter två förhandlingssammanträden och ett antal underhandskontakter enades parterna om ett förslag till avtal med i huvudsak följande innehåll:
l) Staten ersätter Stockholms kommun med 6135 000 kr per år för den utökade landsarkivfunktionen. (Som jämförelse kan nämnas att när :nu gällande avtal träffades 1980 uppgick ersättningsbeloppet tilll700 000 kr per år). Beloppet utbetalas den l augusti varje år och indexupprä~nas enligt konsumentprisindex. Detta innebär en utökning med 2 000 000 kr i förhållande till avtalet från 1980.
2) Den utökade ersättningen utgår från den l oktober 1993 under förutsättning att leveransen från U p p sala stadsarkiv kan påbörjas senast den l april 1994. Om leveransen skulle påbörjas vid ett senare datum förskjuts tidpunkten för den utökade ersättningen motsvarande tid.
3) Staten ersätter Stockholms kommun med 2 800 000 kr för engångskostnader för transporter, inredning m m i samband med överföringen.
4) Vid leveranser av ytterligare statliga arkiv till Stadsarkivet skall avtal träffas mellan myndigheten och Stadsarkivet om ersättning för såväl engångskostnader som årliga kostnader. Stadsarkivet fakturerar dessa kostnader direkt till myndigheten till dess att medel kan överföras via statsbudgeten till Riksarkivet. Avtalsbeloppet justeras då i motsvarande utsträckning.
5) Avtalet föreslogs gälla från den l januari 1993 till och med den 31 december 1997 med förlängning i 5 år om ingen av parterna säger upp det senaste två år före avtalstidens utgång.
Till avtalsförslaget bifogades också förslag till ändringar i instruktionen för Riksarkivet och landsarkiven samt i förordningen för Stockholms stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv. Ändringarna avsåg i första hand behovet av författningsmässiga justeringar i distriktsindelningen till följd av avtalsförslaget.
Sedan parterna undertecknat ett gemensamt protokoll från förhandlingarna kunde avtalsförslaget insändes till regeringen och föreläggas Stockholms kommunfullmäktige för beslut.
Regeringen beslöt den 24 juni 1993 att teckna avtal med Stockholms kommun i enlighet med förslaget och Stockholms kommunfullmäktige godkände den 6 september 1993 avtalsförslaget. Avtalet gäller fr o m den l januari 1993. Den nya distriktsindelningen fastställdes genom ändringar i ovan nämnda förordningar den 14 oktober 1993 (SFS 1993:1099 och 1993:1100). Formellt övertog Stadsarkivet landsarkivfunktionen för Stockholms län först den l december 1993 enligt sistnämnda förordning.
33
34
Genomförandet Parallellt med förhandlingarna och sedan dessa avslutats har pågått ett omfattande förberedelsearbete inom Stockholms stadsarkiv och Uppsala landsarkiv. Vid Stockholm stadsarkiv har personal anställts, ombyggnad av forskarexpedition genomförts och leveransen har planerats tillsammans med Uppsala landsarkiv. Det första flyttlasset från Uppsala till Stockholm gick den 25 januari 1994 vilket innebär att avtalsvillkoret om utökad ersättning från den l oktober då hade uppfyllts.
Den första etappen, ca 1700 hyllmeter omfattade kyrkoarkiv, domstolsarkiv och häradsskrivarearkiv m fl vilka är de mest efterfrågade i forskarservicen. Den 21 februari kunde forskarna i Stockholms stadsarkiv börja använda de levererade arkiven. Mikrokort för hela Stockholms län ställdes då också till deras förfogande. Att den första etappen så snabbt kunde genomföras berodde på ett omfattande komprimeringsarbete i Kungsklippan. Senare har material från Kungsklippan flyttats ut till den nya externdepån i Norra Hammarbyhamnen för att Stadsarkivet ska kunna ta emot återstående leveranser från Landsarkivet. De sista leveranserna har nu kommit till Stadsarkivet och fördelats mellan Kungsklippan och externdepån, där lågfrekvent material placerats.
Tillsyns- och rådgivningsuppgifterna övertogs av Stadsarkivet den l oktober 1993. I övergångsskedet samverkar Stadsarkivet och Landsarkivet när det gäller tillsynsar betet, bl a inom ramen för det s k SATS-projektet (samordnad tillsyn).
slottsarkivets och Riksarkivets jubileumshögtider
november 1993
35
36
slottsarkivet 100 år
Slomarkivet öppnades år 1893 i nyinrättade lokaler i Stockholms slott. slottsarkivet, som inrymmer de olika hovmyndigheternas och de kungliga slottens arkiv, är sedan 1964 en arkivdepå under Riksarkivet och samtidigt en arbetsinstitution för hovets olika myndigheter.
slottsarkivets 100-årsjubileum firades dels med en utställning i Riksarkivets entrehall under sommaren 1993, dels med ett jubileumsfirande den 17 november 1993 i närvaro av H M Konungen och H M Drottningen samt representanter för hovet och departementen. Vid jubileet hölls föredrag av riksarkivarie Erik Norberg, slottsarkivarie Jan Brunius samt överintendent Bo Vahlne och förste intendent Lars Ljungström, Kungl Husgerådskammaren.
slottsarkivet ERIK NORBERG
slottsarkivet öppnades år 1893 efter beslut av konung Oskar II.
"Dröjen, minnen från det flydda! J a, av tacksamt hjärta tydda Såsom livets bästa skatter, Såsom himlens arvgods, dröjen! Och om en minut blott böjen, Edra välbekanta röster!"
Jag tror inte att kung Oskar II hade slottsarkivet eller dess källor i tankarna när han nedtecknade denna reflektion om minnet såsom livets bästa skatt i den lilla dikten "Förr och nu". Säkert avsåg han inte heller något annat arkiv. Men ändå var han långt ifrån obekant med de historiska källorna. Hans krigshistoriska författarskap är välbekant, och han medverkade också i direkta källforskningar. I verket "Några bidrag till Sveriges krigshistoria åren 1711, 1712 och 1713" presenterade han ett omfattande urkundsmaterial. Källpublikationen "Arkiv till upplysning om svenska krigens och krigsinrättningarnas historia" sammanställdes visserligen av en bekant krigshistoriker, Julius Mankell, men under kungens ledning. I förordet anför kung Oskar ett par tänkvärda rader: "Inledningen till en samling urkunder, sådan som denna, bör l nemligen/ ingalunda bespara forskaren besväret att studera handlingarna, ty detta vore att göra de senare till bihang i stället för huvudsak, utan den bör snarare tjäna såsom hänvisning till de källor, han lämpligast kan begagna."
Möjligen ökade under arbetet kungens förståelse för forskarmödan, för i förordet till nästkommande del hade han i någon omfattning ändrat uppfattning: "Innehållets rikhaltighet, ävensom nödvändigheten af att bifoga åtskilliga upplysningar, på det läsaren skulle sättas i stånd att rätt uppfatta urkundernas värde, hava vållat att inledningen till detta verk blivit något vidlyftigare och mera omfattande än de föregåendes. Man hoppas likväl att härigenom väsentligen hava underlättat forskarens mödor."
37
38
Säkert påverkades kungens inställning till arkivet av hans egna erfarenheter om värdet men också mödan med källforskning, men den omedelbara anledningen till instiftandet var av mer praktisk natur. Under 1800-talets sista decennier hade Oskar II lagt ned omfattande arbete på att vårda sina byggnader och konstskatterna i de kungliga slotten. Hovintendenten Johan Böttiger, brorson till skalden Karl Vilhelm, hade en viktig roll. Samtidigt insåg man att slottets fasader behövde restaureras och för detta behövde man ritningar och andra handlingar.
I januari 1891 påpekade slottsintendenten Ernst Jacobsson för ståthållaren Viktor Ankarerona att något måste göras för att förbättra förvaringen av slottsbyggnadsarkivet och en del andra värdefulla handlingar. Dittills hade slottsarkitekten haft materialet i sin egen bostad och det kunde knappast anses lämpligt. Övertygad om detta vände sig Ankarerona till Riksmarskalksämbetet redan dagen därpå. Han föreslog att man skulle inrätta ett gemensamt arkiv för hovets myndigheter. Det kunde inrymmas i Slottet, eftersom Riksarkivet hade visat sig villigt att utrymma ett av sina rum i källarvalvet i slottets nordvästra flygel.
Detta hade i sin tur blivit möjligt genom den senaste tidens utveckling. Från äldsta tider hade Riksarkivet varit inrymt i Stockholms slott. Här hade Riksarkivet både skapats och till stora delar brunnit upp. Under 1600-talet hade arkivet flyttat runt i byggnaden. När den ödeläggande branden bröt ut den 7 maj 1697 förfogade Riksarkivet över två valv i slottets östra del mot Skeppsbron. Sedan började en period av omflyttningar på Riddarholmen innan man på 1750-talet kunde flytta in i det nybyggda Kungliga Slottet. Åter gick en tid innan trångboddheten gjorde det nödvändigt att söka nya lösningar, och 1835 flyttade delar av Riksarkivet tillbaka till Riddarholmen.
Redan vid den tidpunkten planerade man en utbyggnad på Riddarholmens nordöstra del för att tillförsäkra rikets arkiv en varaktig boning långt från genomfartsleder och järnvägsspår. Det blev den första för arkivändamål uppförda byggnaden i Sverige. Arkitekt var hovintendenten Nyström. Huset invigdes i maj 1891. Det innebar att huset i det närmaste stod klart, när ståthållaren Ankarerona meddelade att Riksarkivet var villigt att lämna plats åt ett slottsarkiv. Allt passade väl i tiden.
Den 16 november 1891 fattade kung Oskar beslut om att inrätta ett särskilt slottsarkiv. Under påföljande år ställde man i ordning de lokaler som Riksarkivet lämnat. I september utnämndes J o han Böttiger till slottsarkivarie. Han försågs med en allmän instruktion, som förutsatte att ståthållaren senare skulle utarbeta mer detaljerade regler för arbetet. Ankarerona gick snabbt till verket och utfärdade föreskrifterna kort före årsskiftet. 1893 var slutligen slottsarkivet i verksamhet, och forskare kunde tas emot i de nyinredda lokalerna.
J o han Böttiger verkade som slottsarkivarie under en lång tid, ända till1921. Även efterträdaren, bibliotekarien vid Kungl biblioteket Gustav Rudbeck, blev länge i tjänst, ända till 1960. 1964 knöts slottsarkivet till Riksarkivet och från den tidpunkten tillämpades tidsenliga arkivprinciper i verksamheten. När så Riksarkivet flyttade in i sina nya lokaler i Marieberg kunde de dittillsvarande lokalerna i Slottet helt utrymmas. Detta kom slottsarkivet tillgodo, och 197 4 kunde arkivet flytta in i nya och renoverade lokaler. slottsarkivarier under den senaste tiden har varit Krister Danielsson och J an Brunius.
Den som träder in genom den lilla porten mot Lejonbacken finner snart att det historiska materialet i slottsarkivet är av enhetlig men mycket innehållsrik karaktär. Redan under hösten 1892 började man föra över handlingar från olika hovmyndigheter och kungliga slott. Det rörde sig om stora mängder räkenskaper, kartor och ritningar. I kammararkivet gjordes en genomgång för att finna ut vilket material som närmast hörde till hovhållningen och även därifrån fördes en mängd handlingar, särskilt räkenskaper, över till slottsarkivet. Liksom i de flesta av våra offentliga arkiv hör just rä- . kenskaperna till det äldsta, mest omfattande och värdefulla materialet. I slottsarkivet med dess uppgifter om personer, byggnader, kläder, mat och dryck ges en utmärkt bild av verksamhet och tillvaro i det svenska hovet från Gustaf Vasa och till våra dagar.
slottsarkivet tillhör på detta sätt de viktiga arkiven i landet, och det vore inte möjligt utan det intresse och stöd som visats slottsarkivet under de gångna åren och ett samarbete mellan hov och Riksarkiv, som vi inte känner till från något annat land och som här särskilt manifesteras i att vi kan ha glädjen att uppmärksamma de hundra åren i närvaro av Hans Majestät Konungen och Hennes Majestät Drottningen.
Det blir i ett sammanhang som detta mycket sagt om arkivhistoria och byggnader. Hur viktigt det än är, vill jag gärna avsluta med en allmän reflektion: Arkiv tillhör det viktigaste som finns. Det är vårt minne, den enskilda människans lika väl som samhällets. Utan det förvandlas vi till någonting som bara kan handla oreflekterat. Därför är arkiv också något outsägligt fint. Den som vårdar det har anförtrotts ett hedersuppdrag.
Men, arkiv är också någonting oerhört roligt. Att upptäcka information som legat fördold, att kunna kommunicera genom sekler, att studera människors och staters liv, att märka att historien ständigt flyter omkring oss, nära och lättillgängligt, att med urval och bearbetning av de historiska källorna själv kunna påverka framtidens bild av skeendet, det kan fylla även den gråaste dag med mening. Min förhoppning är att Ni som samlats här under denna stund skall erfara detsamma, och liksom jag känna en förhoppning om slottsarkivets välgång även i framtiden!
39
slottsarkivet och forskningen JANBRUNIUs
När slottsarkivet i oktober 1893 öppnades för forskare, inleddes en lång period av forskning i en rätt unik institution. slottsarkivet är ju å ena sidan en del av ett offentligt arkiv, å andra sidan ett arbetsarkiv för hovstaternas tjänstemän. Gränsdragningen mellan det offentliga slottsarkivet och dess systerinstitution, det privata Bernadotteska arkivet, är också något speciellt för Sverige. I Danmark förvaras hovets och kungafamiljens arkiv, både de äldre och de yngre arkiven, som privata arkiv i Riksarkivet, i Norge råder samma förhållande. I England finns de äldre hovarkiven på nationalar kivet, Public Record Office, medan den privata institutionen Royal Archives i Windsor Castle inrymmer både kungafamiljens och hovets moderna arkiv. Det svenska Slomarkivet är alltså unikt i flera avseenden.
I slottsarkivets första besöksbok, ·som påbörjades 1893, antecknade man länge inte bara forskarens namn utan också vilka handlingar han eller hon lånade fram. Vi kan därför se spåren av en rad kända historiker, konstvetare och kulturhistoriker. År 1903 studerade konstvetarenJohny Roosval Drottninghalms arkiv, år 1904 undersökte musikhistorikern Tobias Norlind hovstatsräkenskaperna, troligen inför sin ' bok om hovkapellets historia. 1912lånade Sigurd Curman handlingar om Haga, 1918 forskade Agne Beijer i Ulriksdals arkiv, kanske främst om dess slottsteater, Confidencen. Senare finner man namn på konsthistoriker som Nils Wollin, Åke Stavenow, Sigurd Wallin, Ragnar Josephson, Andreas Lindblom och Åke Setterwall, men också historiker som Folke Lindberg, Kjell Kumlien och Sven Grauers samt litteraturhistoriker som Henrik Schiick.
Räkenskaperna från 1500-talets hov på Tre Kronor, från klädkammaren, kryddkammaren, silverkammaren och föregångarna till de nuvarande Livrustkammaren och Husgerådskammaren, har använts av många forskare, bl a historikerna Birgitta Oden och Ingvar Peterzen i deras arbeten om Vasatidens förvaltning. Klädkammaren är särskilt betydelsefull, eftersom 1500-talets ämbetsmän fick en stor del av lönen utbetald i kläde. Även medeltidsforskare har intresserat sig för slottsarkivet på grund av de medeltida hand-
41
42
skriftsblad som sedan Gustav Vasas tid utgör pärmar kring många av kungens hovräkenskaper. Musikvetaren Viveca Servatius fann för sin avhandling om Vadstena klosters liturgi ett väsentligt mässboksblad från 1400-talet, bevarat som omslag kring det kungliga kökets räkenskaper från 1576.
På 1630-talet inleds den långa sviten av hovstatsräkenskaper för kungar och drottningar, prinsar och prinsessor, som går i en obruten följd in på 1800-talet, och senare fortsätter i Bernadottarnas hovförvaltningar och hovmarskalksämbeten. De är ovärderliga källor för personhistoriker och släktforskare, eftersom all personal vid hovet finns med, från riksmarskalken ned till den yngsta kökspigan. De redovisar också de anställda vid Hovkapellet, Kungliga teatern och Livgardet som länge räknades till hovet. Som exempel kan nämnas att Karl XII:s hovstat år 1700 omfattade inte mindre än 438 personer med olika sysslor. Deras årslöner motsvarade enligt forskningen nästan 15% av landets hela budget. I hovstaten möter man också kända namn som en hovurmakare Jean Fredman, som tjänade vid hovet åren 1745 till 1758 för att senare bli centralfigur i Fredmans epistlar, och Johan Helmich Roman, kallad "den svenska musikens fader", som var hovkapellmästare från 1729 till1745. Hovstatsräkenskaperna var också ett viktigt källmaterial för teaterhistorikern Gunilla Dahlberg för hennes arbete "Komediantteatern i 1600-talets Stockholm" häromåret.
Hovstatens anställda var inte bara skrivna i en särskild församling, hovförsamlingen, utan lydde också under en speciell domstol, borgrätterna, som fanns i funktion från 1697 till1844. De många processer som fördes där har också gett ett kompletterande material för forskarna. De användes t ex av Operans förra balettchef Gunilla Roempke i arbetet inför hennes utställning "Den gustavianska baletten" förra året.
slottsbyggets handlingar var ju den direkta anledningen till slottsarkivets tillkomst och slottsbyggets båda ämbetsverk, slottsbyggnadsdeputationen och Slottsbyggnadsdirektionerna, avsatte ett omfattande och flitigt utnyttjat arkivmaterial. Varje spik, färg och sten är noggrann t bokförda liksom varje dagsverke av snickare, målare och murare. Tack vare de detaljerade räkenskaperna kunde en forskare nyligen visa att de många fönstren i slottet ursprungligen fick sitt glas från Kosta glasbruk i Småland på 1740-talet. Endast en ruta av det gamla fönsterglaset finns kvar i Västra valvet i nuvarande slottet.
Också de övriga slotten, från Ulriksdal, Drottningholm och Gripsholm till de mindre kända Ekolsund, Fredrikshov och Kungsör har gett upphov till viktiga arkiv. Slottens ritningar från 1700-talet, av Hårleman, Deprez, ja även av Gustav III själv, är ofta efterfrågade och utlånade, senast till utställningen "Solen och Nordstjärnan" på Nationalmusuem.
Lika detaljerade som slottens arkiv är också räkenskaperna för hovförtäringen, den dagligen förbrukningen av bröd och livsmedel, och vinkällaren, som visar konsumtionen av vin och öl. Från Karl XII:s fälttåg 1700-1707 har bevarats de räkenskaper som fördes i fält för hovförtäringen och vinkällaren. Tack vare dem kunde Sven Grauers slå hål på myten om Karl XII:s enkla och spartanska livsföring. I verkligheten drack kungen vin och öl både till frukost, middag och kväll, och vid den kungliga taffeln serverades en rad kraftiga rätter både till middag och till aftonvard varje dag.
Hovstallets arkiv som går från 1554 till1940-talet, var det viktiga källmaterialet för Astrid Tyden-Jordans arbete om Karl Xl:s kröningskaross. Men hovstallets räkenskaper ger också modernare uppgifter, t ex om inköp av hovets äldsta bilar år 1910. Exemplen på forskningsinsatser kan göras lång.
Lagom till 100-årsjubileet levererade Riksmarskalksämbetet nyligen sitt äldre arkiv, som är det självklart centrala arkivet för all forskning rörande hovet. Här återfinns skrivelser och rapporter från hovets olika organ sedan 1600-talets slut. Eftersom riksmarskalken avgjorde borgrätternas exekutionsmål, finner man bland mycket annat Carl Michael Bellmans olika växelaffärer som bellmanforskningen redan uppmärksammat. För 1800-talet innehåller arkivet mängder av ritningar till olika byggnader på Djurgården, bl a på Skansen och till stockholmsutställningen 1897.
Vilka är då dagens forskare i slottsarkivet? Ett vanligt exempel är en ung konstvetare som samlar material till en uppsats i konstvetenskap eller en släktforskare som söker sina rötter i hovstatens räkenskaper. På senare år har ett nytt forskningsområde introducerats genom den unge lundahistorikern Fabian Persson, nämligen hovets egen sociala historia, en forskningsgren som funnits länge i England och Tyskland men knappast alls här. Han studerar rekrytering, befordringsvägar och maktrelationer för hovmän vid drottning Kristinas, Karl Xl:s och änkedrottning Hedvig Eleonoras hov.
Framtidens forskare kommer att med datorns hjälp lätt skapa sig en bild av slottsarkivets samlingar, eftersom dess arkiv nyligen registrerats i Riksarkivets och arkivvärldens stora databas över alla landets arkiv och samlingar. Nästa år kommer också en översikt i bokform som ger detaljerade beskrivningar av de hundratalet olika arkiven och samlingarna i slottsarkivet. På flera sätt skapas därmed nya möjligheter för den fortsatta forskningen i slottsarkivet under de nästkommande hundra åren.
43
slottsarkivet -
Kungl. Husgerådskammarens husarkiv
BOVAHLNE
Det var måhända lite tilltagset att som rubrik för mitt lilla anförande sätta "Slottsarkivet- Kungl. Husgerådskammarens husarkiv". Men i Husgerådskammarens nyckelskåp hänger, med vederbörligt tillstånd, slottsarkivets nycklar. På expeditionen finns dessutom kopior av arkivförteckningarna sida vid sida med nu gällande inventarieböcker över Husgerådskammarens samlingar.
Kommunikationerna med Slottsarkivet är alltså mycket livliga. Husgerådskammarens tjänstemän gör nästan dagliga promenader ned till arkivet, vilket - som sig bör - ligger i slottets gamla arkivvåning i nordvästra flygeln, och därför i omedelbar närhet till Husgerådskammarens nuvarande tjänstelokaler.
Husgerådskammaren möblerar de kungliga slotten och vårdar lösöret i slottsbyggnaderna, d v s föremålssamlingarna. Inom institutionen bedrivs forskning om slottens inredningar, både fasta och lösa, och vi informerar och undervisar om dessa ting. Inte i någon del av verksamheten kan vi arbeta utan de kunskaper som slottsarkivet förser oss med.
När det gäller den moderna forskningen om de kungliga slotten, var John Böttiger en föregångsman. I inventarieböcker och andra handlingar i slottsarkivet vittnar ibland hans egen blyertspenna om många års forskarmöda. Han kunde tillfoga ett "Obs" i marginalen när han påträffat en intressant uppgift. Eller också finner vi små bockar, som visar att han prickat av förtecknade föremål mot sitt minne eller mot gällande inventarier - ett idag otillåtet bruk. Men de publicerade forskningresultaten har stått sig desto bättre.
45
46
John Böttigervar ingalunda den förste som intresserade sigför äldre inventariehandlingar. När exempelvis kronprins Karl (XIV) Johan skulle börja delta i konseljerna, överlades om vilken sorts stol Husgerådskammaren skulle ställa till förfogande. Man gick via äldre handlingar tillbaka till den ordning som gällde 17 43 när kronprins Adolf Fredrik tog plats vid det kungliga rådsbordet och konstaterade att Adolf Fredriks stol inte liknande kungens armlänstol men ändå utmärkte sig i förhållande till riksrådens. Och 1743 hade man sökt förebilder från 1650. Kunskapen om en äldre ordning har alltid varit värdefull.
Naturligtvis är det inte endast inventarieböckerna som intresserar Husgerådskammaren. Olika serier av räkenskaper kompletterar vår bild av inredningarna och livet både i och utanför slottsbyggnaderna. I de detaljerade hovförtäringsräkenskaperna får vi besked om maträtterna på de kungliga borden, dag för dag, år för år. Ja, en bokhållare gick så långt att han redovisade vad drottning F redrikas burfågel matades med under kröningsfestligheterna i Norrköping år 1800.
Men åter till Husgerådskammarens inventarieböcker. Lite förenklat skulle man kunna hävda att inventariesystemet har förnyats vart hundrade år, även om inventarieföringen givetvis varit löpande.
Låt oss börja 1697, efter den förödande slottsbranden, då husgerådsmästaren fick förteckna det lösöre som inte blivit lågornas rov. Det skedde efter ett då etablerat system men naturligtvis med nya nummerserier för enstaka föremål eller grupper av t. ex. stolar.
År 1801 ansågs den gamla inventarieföringen opraktisk, ja egentligen omöjlig att tillämpa. Ett nytt och mycket noggrant system utvecklades -varje föremål fick ett eget nummer som skulle medge bättre registrering av förflyttningar- och tre olika uppsättningar inventarieböcker iordningställdes: ett reguljärt inventarium med föremålen förtecknade kategorivis och i nummerföljd, ett rumsinventarium där föremålen förtecknades rum för rum och slutligen ett inventarium över vad som fanns i magasinen. I systemet ingick korsande hänvisningar och uppgifter om anskaffningsår. Det samlade inventariet, som stod färdigt 1806, består av 18 (!)bastanta foliovolymer och de var inte lätthanterliga. Systemet var så omfattande att vissa nummerserier avskaffades under 1810-talet. Redan i 1807 års instruktioner för Husgerådskammarens tjänstemän drogs några konsekvenser av noggrannheten: "Som Husgerådskammarens inventariebok blir av den vidlyftighet att den icke årligen kan författas och bifogas materialräkningen till Kammarkollegiet, så bör den endast uppvisas."
Under konung Oskar Il:s regeringstid behövde inventarieböckerna åter förnyas. Skälet var att Husgerådskammaren då hade fått i uppgift att förvalta
Undersidan av en taburett i Husgerådskammarens samlingar med märkningar som hänvisar till 1779 års och 1806 års inventarium. Foto Kungl. Husgeråds
kammaren/ Håkan Lind.
samlingarna på alla kungliga slott. Varje föremål märktes på nytt med eget nummer. Systemet var det beprövade och det gjorde tjänst även vid omnumreringen av samlingarna 1914, d v s året för Husgerådskammarens nu gällande inventarium, även om det 1932 skrevs ut på maskin.
Det är alltså dags igen. Husgerådskammaren har påbörjat en ny katalog över samlingarna med det gällande inventariet som grund. Katalogen, som kommer att överföras till en databas, skall inte endast innehålla nödvändig dokumentation av föremålens status i dagsläget, utan även uppgifter ur äldre inventarier och räkenskaper, som sammantagna kan skildra ett historiskt förlopp både för individuella föremål och för hela rumsinredningar. På
47
48
nästan varje sida i den nya katalogen kommer hänvisningar till slottsarkivets arkivbestånd att finnas.
För att kunna arbeta idag och planera för framtiden måste man använda sitt minne. slottsarkivet innehåller en god del av Husgerådskammarens minne och därför kommer nästa sekel att medföra ett fortsatt nära samarbete mellan de två institutionerna. Husgerådskammaren ser med glädje fram emot detta och framför samtidigt ett varmt tack för biståndet under de gångna hundra åren.