ps dg 003jefeproyectos 2nov10

8/3/2019 Ps Dg 003jefeproyectos 2nov10

1/13

SMARTMEDIAInteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS DG - 003Versin 1 AFecha 30 agosto 2010PROCESO DE JEFE DE PROYECTO

Fuera del sistema informtico es una copia no controlada

PS-DG-0031

Seccin Pgina

1. Mapa del proceso. 2

2. Descripcin del proceso. 3

3. Requisitos: de los clientes, del producto, Legales y reglamentarios. 6

4. Mediciones del proceso. 75. Producto no-conforme. 8

6. Procedimientos relacionados. 9

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 10

8. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 11

9. Autorizaciones. 11


2/13




PS-DG-0031

1. Mapa proceso.

Nombre del proceso Jefe de Proyectos

Propsito del procesoCoordinar los proyectos; visualizando, conceptualizando y supervisando la ejecucin de los productos respetando losrequisitos del cliente, basndose en los objetivos, metas y polticas de calidad de la empresa.

Dueo del proceso Jefe de Proyectos - Beatriz Aguilar / Silvia Serrano


3/13




PS-DG-0032

2. Descripcin del proceso

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

PROVEEDOR INSUMOACTIVIDADES

PRODUCTO

OBTENIDOCLIENTE

Cliente Direccin Creativa Gerencia General Direccin General

Solicitud de trabajo

(Verbal, Correoelectrnico, Telfono,reunin de trabajo).

Brief

Requisitos del producto,materiales (Videos, fotos,

Texto)Manual de identidad del

cliente Requisitos de CONAR,

AMAP aplicables

Anlisis de Necesidad y DeterminacinRecursos

Revisin y anlisis solicitud de trabajo. Visualiza y desarrolla el concepto y la imagen de cada

proyecto.

Aceptacin del pedido

Brief

Men, guion, story board

Cliente Direccin Creativa Gerencia General Direccin General

Gerencia General Direccin General

Solicitud de definicin derecursos (recursohumano, equipos,

servicios externos para elproyecto)

Elabora orden de trabajo (plan de trabajo) en coordinacin

con la Gerencia General (matriz de trfico).

Determina recursos humanos e infraestructura y lonecesario para proyecto.

Desarrollo de idea creativa, men, guin, Story Board,maqueta del producto.

Definicin de recursos(Recurso humano,Equipos, Servicios

externos para elproyecto)

Gerencia General Direccin General

Gerencia General Coordinacin de

Produccin Coordinacin de

Diseo

Solicitud de plan detrabajo, orden de trabajo

Planificacin de las fases del Proyecto

Determina fases del proyecto. Desarrolla plan de trabajo con todas las fases del

proyecto.

ODT

Plan de trabajo con fasesde proyecto

Gerencia General Coordinacin de

Produccin Coordinacin de

Diseo


4/13




PS-DG-0033

Coordinacin deproduccin

Odt (plan de trabajo)

Material, requisitos y

necesidades del cliente.

Cambios y/o correccionesde cada proyecto

Informacin parapresentaciones a clientes.

Informacin para la

carpeta de agencia

Desarrollo del Proyecto

Asignacin de trabajo y coordina actividades de las reasque intervienen en el proyecto en coordinacin con la

Gerencia General. Seguimiento de cada proyecto, revisin y correccin del

mismo.

Dirigir y desarrollar el concepto e imagen de laspresentaciones para clientes.

Dirigir y desarrollar el concepto e imagen de la carpeta de

agencia.

Revisa ejecuciones de actividades de acuerdo a loplanificado en la Odt (plan de trabajo)

Identifica posibles desviaciones en el plan de trabajo.

Propone acciones para el cumplimiento del plan detrabajo.

Comunica cambios en plan de trabajo a la GerenciaGeneral y enva solicitud de cambios a los involucrados.

Orden de trabajo

Formato solicitud decambios de cada proyecto

Entrega del material paralas presentaciones

Entrega de los materiales

para la carpeta deagencia

Productos terminados

Coordinacin deproduccin

Gerencia General

Solicitud de avances deproyecto

(Pizarrn de produccin /pendientes)

Status de Proyecto

(Pizarrn de produccin /pendientes)

Gerencia General

Coordinacin Administrativa

Llenado de rdenes de trabajo para los involucrados decada rea y para registro en la matriz de trfico.

Apoyo en el listado de servicios y productos, as como lapropuesta de el costo para el tarifario.

Innovar constantemente los medios, formas, conceptos eimagen de los productos y servicios para promocin de laempresa.

Ordenes de trabajo

Listado de Servicios y

productos.

Coordinacin dediseo


Material, requisitos ynecesidades del cliente.

Cambios y/o correcciones

de cada proyecto.

Informacin parapresentaciones a clientes

Informacin para lacarpeta de agencia


Productos terminados

Formato de solicitud decambios de cada proyecto


Entrega de los materiales

para la carpeta deagencia

Coordinacin dediseo


5/13




PS-DG-0034

Diseador



necesidades del cliente.



Informacin para la

carpeta de agencia

Desarrollar los productos necesarios para la promocin dela empresa en actividades como: ferias, convenciones,

exposiciones, etctera. Grficos y/o material para

cada proyecto


Entrega de los materialespara la carpeta deagencia

Diseador

Editor



necesidades del cliente



Informacin para la

carpeta de agencia

Graficos y/o material de

cada proyecto


Entrega de los materialespara la carpeta deagencia

Editor

Cliente

Requisitos y necesidades

(pedido) Nuevos pedidos

Solicitud de informacinproyectos (material)

Cotizacin para validacin

Producto terminado Propuestas novedosas

Material e informacinpara cada proyecto

Cliente

Gerencia General

Requisitos y necesidades(pedido) de cada cliente

Status proyectos (pizarrnde produccin /pendientes).

Ordenes de trabajo con elplan de trabajo.

Informacin statusproyectos (pizarrn deproduccin / pendientes).

Reporte de productividad

Entrega de productospara carpeta agencia

Entrega de producto parapresentaciones

Reporte de trabajos

adicionales para cobro.

Gerencia General

Director General

Directrices y lineamientos

Metas

Requisitos y necesidades(Pedido) de cada cliente

Productos para Carpeta

de agencia

Productos Presentacionespara clientes potenciales

Director General


6/13




PS-DG-0035

Ejecutivo de cuenta

Requisitos y necesidades(Pedido)Solicitud de informacin a

clientes (material)

Informacin para cada

proyecto (material)

Status proyectos (pizarrnde produccin /

pendientes) paraseguimiento con el cliente

Formato solicitud de

cambios y/o correcciones

Ejecutivo decuenta

GerenciaAdministrativa

Entrega de papeles paraexpediente

Solicitud necesidadespara proyectos.

Expediente personal

orden de compra o

requisicin necesidadespara proyectos

GerenciaAdministrativa

Coordinacin deMantenimiento

insumos necesarios decada rea

Servicios equipo de

mantenimiento

Solicitud de insumos decada rea

Solicitud de servicios de

mantenimiento

Cordinacin demantenimiento

Coordinacin deSoporte Tcnico

Soporte tcnico al equipode cada rea

Programas, hardware ysoftware necesarios

Solicitud de Soporte

Tcnico Coordinacin de

soporte tecnico

Mensajera Requisitos, necesidades e

informacin a clientes y/o

proveedores

Material para entrega alcliente y/o proveedoresen coordinacin con la

Gerencia General, paraorganizar ruta.

Mensajera

Proveedores deServicios y/oProductos

Informacin y/o materialsolicitado de acuerdo a loestablecido

Solicitud de servicios y

asignacin de trabajos

Informacin y/o materialpara desarrollar cada

proyecto

Proveedoresexternos

Cierre de Proyecto y Entrega de Resultados


7/13




PS-DG-0036

Representante de laDireccin

Solicitud de grficos deldesempeo

Solicitud de acciones

correctivas y preventivas Documentos del Sistema

de Gestin

Programa de auditoria

Plan de de auditoria

Medicin, Anlisis y Mejora

- Anlisis de grficos de mediciones de proceso- Definicin de acciones correctivas y preventivas

Grficos del desempeode los procesos

Acciones correctivas ypreventivas

Solicitud de cambio y/oactualizacin dedocumentos

Reporte de productos no-

conforme

Representante dela Direccin

3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios

Requisitos del cliente Requisitos del productoRequisitos legales y

reglamentarios Calidad (Innovacin y

Vanguardia) Tiempo Servicio Innovacin Precio

Velocidad Funcionalidad Operatividad Requisitos visuales y auditivos

Manual de identidad de cliente Requisitos de CONAR, AMAP

aplicables


8/13




PS-DG-0037

4. Mediciones del proceso.

Nombre de lamedicin

Indicador Tipo de Indicador Meta Frecuencia Responsable

Tiempo invertido en losproyectos

Total de horas laborales portrabajador dedicadas a losproyectos

Eficiencia

80% del tiempodel personaldedicado aproyectos declientes.

MensualJefe de

Proyectos

Total de horas dedicadas a ladocumentacin y promocin deproductos de la empresa

20% dedicadodocumentacin ypromocin deproductos de laempresa

Tiempo entrega

Total de tareas de Produccincubiertas en tiempo entre eltotal de Productos asignadosen el mes

Eficacia 100% MensualJefe de

Proyectos


9/13




PS-DG-0038

5. Producto No Conforme

Producto no-conforme

Concepto Tratamiento Responsable

CONTENIDO

Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras,no se incluy

Checar contra el guin final autorizado yrealizar el ajuste

Jefe deProyecto

Aprobacin de la interfaz e interiores.Men autorizado para evitar retraso en laentrega del producto.

Informacin incorrecta (texto, imgenes,locucin).

Revisar con el cliente y confirmar lainformacin.Revisar el brief y/o material entregado por elcliente.

Generar una revisin antes de entregar alcliente.

Respetar las fechas de revisin, verificacin,antes de entregar al cliente.

FUNCIONALIDAD

Pgina con elementos muy pesados quehacen que su descarga sea muy lenta.

- Ajuste de interfaz e interiores para sunavegacin.

- Compresin de archivos y vdeos paraaligerar la descarga del proyecto.

Jefe de ProyectoCoordinador de

Programacin yDiseo.

Archivos adjuntos marcan error al descargarsey/o no abren

- Se deben checar todas las ligas o links enel proyecto.


10/13




PS-DG-0039

Las ligas rotas y elementos no encontrados,- Es necesario localizarlos y programarlos.

Se visualiza la pgina pero algunos elementosno se ven, aparece una cruz o algunosbotones no funcionan o nos llevan a unapgina no encontrada.

- Revisar que el peso de descarga sea elque acepte el ftp del cliente.

- Hacer un refresh a la pgina

Compatibilidad de plataforma y formatos noadecuada.

- Se recomienda navegar el proyecto paraconfirmar que todo est bien linkeado.

La actualizacin no se realiz, revisar yrealizarla en su caso,Sonido, imgenes y locucin en video o flash.

- Elementos de navegacin acorde alproyecto, ubicacin de elementos grficosbsicos como el home, regreso y msica.

Locucin no coincide con algunas partes delguin

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partesen el guin.

- Checar locucin que coincida con elguin.

- Tal vez el sonido o las imgenes son deorigen y no hay nada que hacer ms quesuplirlos por otros.

- Msica aprobada con el cliente.- Adaptacin de elementos en el proyecto

interactivo para su versin web

-Probar desde otra u otras computadora(s)por la existencia de cookies.

- Que el usuario no tenga accesorestringido, es decir en algunos casos

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestropara su revisin.


11/13




PS-DG-00310

De su ubicacin en la Web

puede haber una clave para entrar,drsela al cliente.

- Revisar que est correcta la direccin ftp

del proyecto.- Localizacin del proyecto en el ftp del

cliente o en el nuestro.- Eliminar direcciones ftp de prueba,

generalmente tienen terminacin denumero.

- Se recomienda la espera del servidor noest saturado en horas pico.

- El navegador o el servidor del usuario noha refrescado la nueva informacin, serequiere que borre el historial, las cookiese incluso la memoria RAM para podervisualizarla.

-El procesador del usuario no tienesuficiente capacidad, solicitar que cambiede mquina.

- Revisar que el formato sea compatible conel equipo del cliente, solo para revisin,porque el producto tiene que funcionar parael usuario final.

- Entrega de contraseas del ftp del clientepara subir el proyecto a su hosting.

- Checar que no faltan archivos- Comprimir los archivos y eliminar los

fantasmas, antes de enviarse al cliente.- Demasiado trfico en la red, verla en otro

momento.- Checar que la direccin ftp enviada sea la

correcta.- Est viendo la liga de la anterior versin y

no conoce la nueva liga.- Que el servidor no se haya cado.- Manejo de elementos o material (psd, ai,

fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos)en el proyecto.

DISEO

Diseo de imagen no corresponda a loslineamientos del cliente o del manual deidentidad.

- Revisar con el cliente la interfazautorizada y justificar porque se realizde esa forma, en caso de que el errorpersista, negociar el ajuste a un punto enel que no signifique reestructurar toda lapieza.

- Correcto uso de colores en base a losvalores proporcionados por el cliente

- Se manda una o dos imgenes delproyecto (o de la pieza a producirse) paraVo. Bo. del cliente y posteriormente semanda a programacin.

Jefe de proyecto

Coordinacion diseoy multimedia


12/13




PS-DG-00311

6. Procedimientos relacionados.

Nombre del procedimiento Nmero del documento

Procedimiento de control de documentos

PN-DG-002

pn_dg_001_elabo_docus

30agos10.doc

Procedimiento de control de registros

PN-DG-003 pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc

Procedimiento de producto no-conforme

PN-DG-007 pn_dg_007_noconforme_25oct10.doc

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.

Nombre de la Herramienta Descripcin

OfficeMicrosoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficina desarrollado para

plataforma Windows y Mac. Los programas incluidos son: Word, Excel, PowerPoint Outlook.

Aplicacin de comunicacin virtual

Transmit / para subir o bajar archivos de los servdioresDropBox / para subir archivos pesados que se vana compratir (se envia una liga).Mail / para enviar y recibir correo.Skype / comunicacin instantanea interna y externa.Navegadores: Chorne, Opera, Safari, Firefox / para revisar el comportamiento de las piezasen diferntes navegadores.


13/13




PS-DG-00312

Media y varios

DvxDV / Para extraer videos de dvds.Cacophony / para editar sonido.YemuZip / para comprimir archivos.

Quiktime / lector de videos.

8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en los siguientes procedimientos)

Nombre del documento Documento

Procedimiento de acciones correctivas

PN-DG-005 pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc

Procedimiento de acciones preventivas

PN-DG-004 pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc

9. Autorizaciones

Elabor:

Beatriz Aguilar y Silvia SerranoJefe de Proyectos

Revis:

Sandra Ochoa F.Gerente General

Aprob:

Francisco Montero G.Direccin General

ps dg 003jefeproyectos 2nov10

Documents