průzkum: správa dokumentů ve veřejné správě
TRANSCRIPT
Průzkum: Správa dokumentů ve veřejné správě
Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.
Tomáš Pokorný, Tomáš Bezouška
Forma průzkumu Forma realizace průzkumu
Žádost o poskytnutí informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
Odeslána prostřednictvím datové schránky
Oslovení Ministerstva (14 oslovených) Krajské úřady (14 oslovených) Statutární města (23 oslovených)
Získané odpovědi
OdpověděliNeodpověděli
Položené otázky (i) Máte zaveden systém řízení dokumentů a informací (spisové
služby)?
V případě, že ano, podle jakých standardů je takový systém zaveden (tj. např. podle NSESSS, MoReq2, MoReq 2010, ISO15489 a/nebo jiných standardů)?
Zavedení systému řízení spisové služby
AnoNe
NSESSS
MoReq2
MoReq 2010
ISO 15489
0 10 20 30 40 50
Standard
Položené otázky (ii) Máte zavedenu funkci tzv. „records managera“ (osoby
odpovědné za řízení systému správy dokumentů a spisové služby)?
V případě, že ano, jedná se o kumulovanou funkci? Jaké je zařazení uvedené funkce ve Vaší organizační struktuře?
Zavedení funkce „Records Manager“
AnoNe
Kumulovaná funkce02468
101214161820
NEANO
Položené otázky (iii) Provádíte audit systému spisové služby?
V případě, že ano, v jaké frekvenci a podle jakých standardů je takový audit prováděn?
Provádění auditu spisové služby
AnoNe
půl roku
1 rok
5 let
dle potřeby
0 2 4 6 8 10 12
Frekvence
Položené otázky (iv) Vzděláváte Vaše pracovníky v oblasti správy dokumentů a
spisové služby?
V případě, že ano, jakým způsobem a v jakém rozsahu takové vzdělávání provádíte?
V případě, že nikoliv, plánujete takové vzdělávání zavést?
Provádění vzdělávání uživatelů
AnoNe
měsíčně
půlrok
rok
dle potřeby
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Frekvence
Zjištění a bílá místa
Zjištění
Odpovědi na dotazy dle zákona 106/1999 jsou poskytovány rutinně, nicméně povrchně
Otázka správy dokumentů nemá odpovídající manažerské zázemí
Kontrolní činnost je významně podceňována.
Chybí systematické vzdělávání.
Otazníky
Co stojí za vysokou frekvencí auditů a školení „dle potřeby“?
Znamená vysoké povědomí o NSESSS skutečně vysokou míru souladu s normou? Jak koreluje s neprováděním auditů?
Proč jsou významněoslabeny základníorganizační nástroje?
Podněty pro další aktivity PS Provést detailnější průzkum vnímání problematiky správy
dokumentů a na úřadech, zaměřený na příčiny zjištění
Vypracovat návrh vodítek pro úřady vzorový systém vzdělávání a kvalifikace pro základní role v systému
správy dokumentů vzorový systém auditního mechanismu a postupů kontroly systému
správy dokumentů vzorovou definici role Records Manager a její integrace
do klasické organizace veřejné správy
DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)