proje döngü yonetimi egitimi - (1)
TRANSCRIPT
Avrupa Birliği Projeleri
ve Proje Döngüsü
Yönetimi Eğitimi
Eğitimci: Gökhan Turgut ÜNAL
AB Proje Yöneticisi
PROJE KÜLTÜRÜNE GİRİŞ
PROJE NEDİR?
Belirlenmiş bir süre ve bütçe dahilinde,
kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını
gösteren, açık olarak tanımlanmış hedefleri elde
etmeye yönelik bir dizi faaliyet sonucu orta ve uzun
vadede başarıyı hedefleyen stratejik bir plandır.
PROJE NEDİR?
- Belirli süreli
- İhtiyaç kaynaklı
- Hedefleri olan
- Belirli bütçeli
- Çıktıları belirlenmiş
- Faaliyet bazlı
- Özgün ve Tek
- Uygulanacağı yer
Proje Döngü Yönetimi
- Mantıksal çerçeve yaklaşımına dayanan, proje veprogramların hazırlanması, uygulanması vedeğerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem vesistematik bütünüdür.
Proje Döngüsü
- Projelerin planlanması, yazımı ve yürütülmesi 6 aşamada gerçekleştirilen Proje Döngü Yönetimi aracılığıyla gerçekleştirilir.
Proje Döngüsü Aşamaları
1- Proje Fikrini Belirleme: Proje ile ilgili fikirlerin tartışıldığı ve ortaya konulduğu ilk
hareket noktasıdır.
2- Proje Fikir Analizi: Projenin fikri ve ana teması belirlendikten sonra, teknik ve
uygulama açısından projenin tasarlandığı aşama
3- Ön Değerlendirme: Formülasyonu tamamlanmış olan projenin işlevselliğinin
değerlendirilmesi ve proje başvuru formunun doldurulması
4- Finansman: Finansman için başvurulan kurumun değerlendirmesi ve fon
aşaması
5- Uygulama: Öngörülen faaliyetlerin uygulanması, izlenmesi,
denetlenmesi ve sonuçlandırılması
6- Değerlendirme: Proje sonunda değerlendirme aşaması
Niye Proje Döngüsü Yöntemini
Uygulamalıyım?
- Projenin tasarım ve hazırlanmasında gerekli analizlerin yapılarak projenin
sağlam temellere oturmasını sağlar.
- Projenin hedef gruplarını doğru ve isabetli belirleyerek başarı oranını arttırır.
- Sürdürülebilirlik ve süreklilik sağlar.
- Paydaş analizi ile birlikte, tüm paydaşların projenin tasarlanması ve
uygulanması sürecinde aktif rol oynamasını sağlar.
- Swot analizi ve beklenmedik durumlara ilişkin öngörüler belirlenerek, olası
başarısızlıkların önüne geçilir.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Projenin gerçekleştirmek istediği değişimin ve bunun
yönteminin mantığını özet ve belirgin bir şekilde
yapılandırmaya yarayan bir araçtır. Projenin hazırlanması,
planlanması, yazımı, uygulanması ve izlenmesi ile ilgili tüm
detaylar “ Mantıksal Çerçeve Tablosu” isimli tabloda
özetlenir.
Mantıksal Çerçeve Yöntemi
Paydaş Analizi
Sorun Analizi
Hedef Analiz
Strateji Analizi
Mantıksal Çerçeve Tablosunun Hazırlanması
Faaliyet Planın Hazırlanması
Bütçenin Hazırlanması
Paydaş Analizi
Paydaşlar; projeden doğrudan veya dolaylı, olumlu
veya olumsuz etkilenen ve projeyi etkileyen bireyler, kurumlar
veya gruplardır.
Paydaş analizi sürecinde, hem hedef kitle ve
yararlanıcılar belirlenir hem de bu grupların proje için önemli
olan beklentilerini, katkılarını, risklerini tanımlayarak projenin
gerekçelendirilmesine katkıda bulunulur.
Paydaşların Belirlenmesi
- Sorundan kimler olumsuz etkileniyor ?
- Kimler çıkar sağlıyor ?
- Projeye destek verenler ve karşı çıkanlar belirlendi mi ?
- Risk altındaki ve hassas gruplar saptandı mı ?
- Kimler doğrudan, kimler dolaylı yoldan etkileniyor ?
- Tüm paydaşların özellikleri nasıl ?
Paydaş Analizi Tablosu
Spor Tekstil Sektöründe Üretim
Paydaşlar ve Özellikleri Paydaşın Proje ile İlgisi Paydaşın Projeden
Etkilenme Derecesi
Çalışanlar: 20 beyaz yakalı (fikir
gücüne dayalı) ve 60 mavi yakalı (
emek gücüne dayalı)
- Süreç iyileştirilmesi
- Zamandan tasarruf
- Sağlıklı iş koşulları5
Distribütörler: Mal ve hizmet alımı
yapan, Türkiye’de yaygınlaşan 45
hizmet servisi
- Kalite ürün temini
- Avrupa standartları
- Müşteri çeşitliliği4
Tüketiciler: Spor tekstil alanında
tüketim gösteren hedef kitle (
Sporcular, spor klupleri )
- Sağlıklı tekstil ürünleri
- Anti bakteriyel ürünler
- Performans artışı4
Paydaş Analizi Yararları
- Paydaş analizi; hedef kitle temsilcileri ve yararlanıcılar ile yapılacak olan
müzakere/toplantı sonucunda ilerde hazırlanacak olan Mantıksal Çerçeve
Tablosu’na önemli veriler sağlar.
- Projenin, “gerekçe bölümünde” hedef grubun seçilme nedenleri yazımı
aşamasında, grubun ihtiyaç ve sorunlarının doğru bir temelde tanımlanarak, bu
ihtiyaçlara nasıl cevap verileceği konusunda temel özellikleri verir.
- Projede; hedef grubun, yararlanıcıların ve paydaşların rolleri belirlenerek
verimlilik arttırılır.
- Projenin “beklenen sonuçlar” bölümünde hedef grup ve faydalanıcıların
beklentileri ön plana çıkarılarak projede bütünlük sağlanır.
Sorun Analizi
- Sorun tanımlanarak; arzulanan durum ve mevcut durum
arasındaki fark neden-sonuç ilişkisi içerisinde belirlenerek,
proje kaynaklık edecek temel sorun ve alt sorunlar belirlenir.
- Temel sorun altında alt sorunlar tanımlanarak, soruna
kaynaklık eden temel nedenler ortaya çıkarılır.
Sorun Ağacı
Sorun Analizi
Hedef Analizi
Sorun ağacında tespit edilmiş sorunların
çözümlenmesi durumunda gelecekteki durumun belirlenmesi,
hedefler arasındaki hiyerarşik düzenin sağlanması, ara
araçlarla hedefler arasındaki ilişkinin şematik olarak
gösterilmesidir.
Sorunlar çözülmüş kabul edilerek; sorun ağacında
oluşan maddeler beklenen hedefler olarak değiştirilir.
(Olumsuz durumlar olumlu hale getirilir.)
Hedef Analizi
Hedef Analizi
Strateji Analizi
Hedef ağacında belirlenen muhtemel hedeflere ulaşmak için
gerekli stratejiyi tespit etmek, bunların uygulanabilirliğini ve fizibilitesini
denetleme k, genel bir strateji belirlemek için gerçekleştirilir.
Olumlu strateji yolları belirlenirken, olumsuz risk unsurları da tespit
edilerek ele alınır.
Strateji analizi gerçekleştirilerek, hedef ağacındaki olumsuz
hedefler de elenerek olası alternatif hedefler ortaya çıkarılır.
Strateji Seçiminde Dikkate
Alınacak Kriterler
- Maliyetler
- Farklı paydaşların bakış açıları
- Mevcut kaynaklar
- Politik yapılabilirlik
- Verimlilik ve etkinlik
- Eşitsizliklerin giderilmesine katkı
- Diğer projeleri tamamlayıcılık
- Aciliyet
Mantıksal Çerçeve Matrisi
Mantıksal Çerçeve Tablosu; paydaş,sorun, hedef ve strateji analizleri ile elde edilen
bulguların gösterildiği, dört satırı ve dört sütunu olan görsel bir planlama aracıdır.
EK-C MANTIKSAL ÇERÇEVE
Proje Mantığı Objektif Olarak Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları ve Araçları Varsayımlar
Genel Amaç Projenin katkıda bulunacağı daha genel kapsamdaki amaç
nedir? Genel Amaçla ilgili kilit göstergeler nelerdir?
Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları
nelerdir?
Özel Amaç(lar)Genel amaca katkıda bulunmak için projenin
gerçekleştireceği özel amaç(lar) nedir?
Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden
anlaşılacaktır?
Proje amacının gerçekleştirildiğine dair
göstergelerin tespiti için hangi bilgi kaynakları
kullanılacaktır? (mevcut veya proje ile
üretilecek olan)
Söz konusu amacın başarılması için Yararlanıcının
sorumluluğu dışında olan hangi faktör ve koşulların (dışsal
koşullar) sağlanması gereklidir?
Hangi riskler dikkate alınmalıdır?
Beklenen SonuçlarProje amacına ulaşılabilmesi için gerekli olan sonuçlar
(projenin somut ürünleri) nelerdir?
Beklenen proje sonuçlarının elde edilip edilmediği hangi
göstergelerden anlaşılacaktır?
Proje sonuçlarının elde edildiğine dair
göstergelerin tespiti için hangi bilgi kaynakları
kullanılacaktır?
Beklenen Sonuçların zamanında elde edilmesi için, hangi
dışsal koşullar sağlanmalıdır?
Faaliyetler
Beklenen sonuçları elde etmek için uygulanacak faaliyetler
(sonuçlara referansla) sırasıyla hangileridir?
Araçlar:
Bu Faaliyetleri uygulamak için gerekli araçlar nelerdir?
Örneğin; personel, ekipman, eğitim, etüd, malzeme, tesis
gibi
Projedeki ilerleme hakkındaki bilgi kaynakları
hangileridir?
Maliyetler:
Proje maliyetleri nelerdir? Nasıl
sınıflandırılmıştır? (Proje bütçesi dökümünde)
Planlanan faaliyetlerin uygulanabilmesi için, yararlanıcının
doğrudan kontrolü dışında hangi koşulların sağlanması
gereklidir?
Önkoşul:Projenin başlamasından önce hangi ön-koşulların
sağlanması gerekmektedir?
Mantıksal Çerçeve Matrisi
Mantıksal çerçeve, dört sütun ve dört satırlı bir matris içinde projenin temel yapısını
oluşturur.
Sütun 1: Projenin Mantığı: faaliyetler, çıktılar/sonuçlar, amaç ve genel hedef
Sütun 2: Doğrulanabilir göstergeler: Her öğenin miktar, nitelik, zaman, hedef grup
ve yer açısından hedefleri
Sütun 3: Doğrulama Kaynakları: Hedeflere ulaşmada ilerleme sağlandığını
doğrulayıcı bilgi kaynakları
Sütun 4: Varsayımlar: Projenin uygulanmasını ve sürdürülebilirliğini etkileyebilecek
projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanması
Hedeflerin Yazımı
Genel Hedef, varılması arzu edilen en ideal durumu anlatır. Genel hedef ve proje
amacı için gelecek zaman fiili veya “- mek, -mak” ekleri kullanılmalıdır.
Genel Hedef: Sürdürülebilir kalkınma temelinde inovasyon gelişimine katkıda
bulunmak
Proje Amacı: İnovatif ürünler tasarlayarak tüketici sağlığı ve yararını gözetmek
Çıktı: Nano teknoloji çalışması yapıldı, 1 tane prototip şeklinde nano teknolojik
kumaştan sporcu kıyafetleri üretildi.
Faaliyet: Alan araştırması yapılması, Nano- teknolojik gelişmelerin araştırılması,
Prototip çizimi ve üretimi
Doğrulanabilir Göstergeler
Projelerin etkinliğini ölçmek amacıyla ve amacın-hedefin ölçülebilir terimlerle
tanımlanmasıdır.
SMART
Spesifik( Belirli): Temel hedefler belirli ve açık hedefleri kapsayıcı olmalı.
Measurable ( Ölçülebilir): Nicelik ve nitelik açılarından ölçülebilir.
Available (Ulaşılabilir): Kabul edilebilir bir maliyette olması
Relevant (Uygun): Göstergeler proje ile ilgili, yönetimin anlayacağı şekilde olmalı
Timely (Zamanlı): Bir gösterge proje yönetiminde kullanıma uygun bir zamanlamada
olması
SMART Tekniği
Göstergelerin Oluşturulması:
- Hedef: Kadın hakları konusunda farkındalığın arttırılması
- Gösterge: Kadınlar medeni hukuk (4320 sayılı kanun) ve ceza hukuku kapsamında
haklarını biliyor.
- Miktar: Çalışan kadınların yüzde 60’ı, çalışmayan kadınların %70’i
- Hedef grup: İzmir ilinde yaşayan 18-30 yaş arası kadınlar
- Zaman: 2008-2013 (Son 5 yıl ) yılları arasında İzmir’e göç etmiş kadınlar
Doğrulama Kaynakları
Mantıksal Çerçeve Tablosu göstergelerinin nasıl toplanacağını ve hangi
kaynaklardan edinilecek bilgilerle ispatlanacağını ayrıntılarıyla açıklamak için
kullanılan verilerdir.
- Başarı kriterlerinin tanımlanması: Kursiyerlerin %80’i kadın hakları konusunda
bilinçlendi.
- Başarı kriteri doğrulama kaynağı: Periyodik olarak yapılan testler
Değerlendirme anketleri
Proje İzleme Raporları
Resmi İstatistik Veriler
Varsayımlar – Riskler
Ön Koşullar- Projeler, her zaman planlandığı gibi yürümez ve proje yöneticilerinin doğrudan
kontrolünün dışındaki faktörlerin etkisine maruz kalırlar. Varsayımlar, riskler, ön
koşullar proje stratejisinin belkemiğini oluşturur.
- Varsayımları ve riskleri doğru ve objektif değerlendirmek, ilerde projede
karşılaşılabilecek olumlu ve olumsuz durumlara karşı hazırlıklı olunmasını sağlar.
Proje Yazımında Dikkat
Edilmesi Gereken Hususlar- Proje çağrısı yayınlayan programda yer alan, hibe başvuru rehberi dikkatle
okunmalı, genel hedefler, gerekçe ve başvuruya uygunluk kriterleri
değerlendirilmelidir.
- Projede güncel ve bilimsel veriler kullanılmalıdır.
- Danışmanlık desteği alınırsa, bu konuda uzman kişilerden alınmalı, proje yazarının
geçmiş çalışmaları ve yetkinlikleri değerlendirilmeli.
- Konu ile ilgili uluslar arası raporlar ( Birleşmiş Milletler, Avrupa Birliği, İnsan Hakları
Bildirgesi) ve ulusal stratejiler ( Kalkınma Stratejileri, Kanunlar, Bakanlık Raporları)
okunmalı ve ilgili maddelere atıfta bulunulmalı.
-
Proje Yazımında Dikkat Edilmesi
Gereken Hususlar
- Başvuru formunda cümleler kısa olmalı ve sonuç odaklı net cümleler kullanılmalıdır.
- Proje yazımı aşamasında çarpan etkisi ve sürdürülebilirlik net olarak
tanımlanmalıdır.
- Proje yazımı bittiğinde tarafsız 2 kişinin okuması ve yapıcı eleştiriler proje
kabulünün başarısında önemli rol oynar.
- Bütçeleme; güncel maliyetlere yakın ve tutarlı olmalı. Proje sahibi / yürütücüsü
eşfinansmanı olduğunca yüksek tutmalı.
- Faaliyetler mantıklı bir biçimde sıralanmalı, mümkünse bir önceki faaliyetin sonucu
diğer faaliyetin gerekçesi olmalı, zincirleme komple bir yapı izlenmeli.
İletişim
Eğitmen : Gökhan Turgut Ünal
Telefon : 0 542 899 13 12
Web Sitesi: www.abprojeyonetimi.com
E- Mail: [email protected]