proiectarea si realizarea unui sistem informatic
TRANSCRIPT
5
1. Proiectarea şi realizarea unui sistem informatic
pentru activitatea de gestiune on-line a rezervărilor.
1.1 Prezentarea sistemului i
1.2 nformaţional
1.1.1 Prezentarea activităţii de gestiune a rezervărilor
Activitatea de gestiune a rezervărilor implică:
- preluarea şi consemnarea rezervărilor în registrul de rezervări
- anularea rezervărilor
- validarea rezervărilor
- actualizarea registrelor
- repartizarea camerelor
- eliberarea facturilor fiscale
- întocmirea rapoartelor
- trimiterea documentelor către alte departamente.
Angajaţii departamentului Recepţie au ca sarcină preluarea rezervărilor. Aceştia
trebuie să consemneze rezervările, fie ele confirmate sau nu, în registrul de rezervări. În
cazul anulării sau confirmării unei rezervări înregistrarea sa în registru trebuie actualizată.
Când o rezervare este făcută, angajatul trebuie să repartizeze o cameră care să
îndeplinească cerinţele clientului, consultând tabelul de camere. În cazul în care nu este
disponibilă o cameră care să îndeplinească criteriile clientului, acesta va fi informat în
privinţa alternativelor disponibile. Serviciile opţionale solicitate vor fi consemnate în
registrul de servicii, Datele despre serviciile suplimentare se regăsesc în tabelul de
servicii.
La preluarea camerei, clientul va semna un contract de cazare la recepţie.
La eliberarea camerei de către client, acesta va primi o chitanţă şi factură fiscală,
ce va cuprinde produsele şi serviciile de care a beneficiat pe durata şederii. Copii ale
acestor acte vor ajunge la departamentul de contabilitate.
Departamentul de recepţie întocmeşte diferite rapoarte ce redau informaţii utile
despre activitatea hotelului. Se pot întocmi rapoarte care arată ce camere se bucură de un
grad ridicat de ocupare, situaţia rezervărilor pe perioade, sau care sunt cele mai populare
produse şi servicii suplimentare,
1.1.2 Prezentarea documentelor
Documentele folosite la activitatea de gestiune a rezervărilor sunt:
- registru rezervări
- tabel camere
- tabel servicii
- registru de servicii
- contract cazare
- factură fiscală şi chitanţă
6
- raport rezervări pe camere
- raport rezervări pe luni
- raport top servicii opţionale.
Registrul de rezervări este un registru în care se ţine evidenţa rezervărilor. El
cuprinde date despre perioada unei rezervări, cameră, persoanele care solicită rezervările,
mese, etc. Aceste registre sunt actualizate în mod constant.
Figura 1 Registru rezervări
Completare document:
în câmpul „Nr. Rezervare” este trecut un identificator unic pentru fiecare
înregistrare
câmpul „Dată Cazare” va fi completat cu data în care va fi ocupată camera
câmpul „Dată Eliberare” va fi completat cu data în care va fi eliberată
camera
în câmpul „Nume şi Prenume” vor fi trecute numele şi prenumele persoanei
care solicită rezervarea
în câmpul „Cameră” se va specifica numărul camerei repartizate rezervării
câmpul „Mese” va fi bifat dacă clientul doreşte servirea meselor inclusă în
rezervare
câmpul „Confirmat” va fi bifat daca solicitantul a confirmat rezervarea.
Tabelul Camere este un tabel în care este ţinută evidenţa camerelor din hotel.
7
Figura 2 Tabel camere
În câmpul „Nr. Cameră” sunt trecute numerele camerelor din hotel. În câmpul
„Etaj” este trecut etajul unde se situează camera.
Câmpul „Tip Cameră” va fi completat cu tipul camerei:
cameră persoane dizabilităţi
cameră single
cameră dublă
garsonieră
Royal Suite
Eiffel Suite
Câmpul „Tarif” va conţine tariful camerei respective.
Tabelul de servicii este un tabel în care este ţinută evidenţa serviciilor oferite de
hotel clienţilor săi.
Figura 3 Tabel servicii
8
Câmpul „Nr. Prod/Serv” identifică fiecare produs şi serviciu disponibil.
Câmpurile „Denumire Produs/Serviciu” şi „Tarif” vor conţine denumirea şi
tariful pentru un anumit serviciu.
Tabelul Registrul de servicii ţine evidenţa tuturor serviciilor neincluse în preţul
de bază de care beneficiază un client.
Când un client beneficiază de un serviciu, acesta va fi consemnat în registrul de
servicii.
În câmpul „Nr. Rezervare” va fi trecut numărul rezervării pentru care este solicitat
serviciul.
Câmpul „Dată” va fi completat cu data solicitării.
În câmpul „Denumire Serviciu” se va trece denumirea serviciului solicitat.
Figura 4 Registru servicii
Contractul de cazare este actul care este întocmit în momentul în care o
persoană intră în posesia unei camere.
Figura 5 Contract de cazare
9
Factura fiscală este un document contabil emis de hotel către client, document ce
conţine produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către hotel. O factură mai
conţine datele de identificare fiscală a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana
fizică sau juridică), cota de TVA, precum şi preţul, cantitatea şi valoarea fiecărui produs
vândut. Ea este emisă la sfârşitul perioadei de cazare.
Chitanţă
Figura 7 Chitanţă
Figura 6 Factură fiscală
10
Raport servicii opţionale este un raport ce arată care servicii suplimentare s-au
bucurat de succes în rândul clienţilor într-o anumită perioadă. Câmpul „Nr.” Indică locul
pe care se află un anumit serviciu în top, iar câmpul „Încasări” ce încasări a înregistrat
acel serviciu.
Figura 8 Raport servicii
Există 2 rapoarte care arată evoluţia rezervărilor. Raportul rezervărilor pe camere
arată ce camere au fost cel mai mult rezervate într-o anumită perioadă.
Figura 9 Raport rezervări pe camere Figura 10 Raport rezervări pe luni
11
Raportul rezervărilor pe luni arată în ce perioade s-au înregistrat cele mai multe
rezervări.
1.1.3 Fluxul documentelor
1.2 Analiza critică şi direcţii de perfecţionare
1.2.1 Analiza sistemului actual şi indentificarea neajunsurilor
Deşi Hotel Jorin este un hotel cu tradiţie, hotelul nu se bucură de o expunere
foarte mare către noi clienţi.
Toate procedurile utilizate în activitatea de gestiune a rezervărilor sunt manuale.
Înregistrările şi actualizările sunt efectuate în registre clasice. Acest lucru face
găsirea şi modificarea informaţiilor o sarcină grea.
12
Un alt inconvenient al greutăţii cu care se poate regăsii informaţia dificultatea
creării unor rapoarte bazate pe acea informaţie.
În sistemul actual pot apărea erori cauzate de factorul uman: spre exemplu, din
neatenţie aceeaşi cameră poate fi rezervată in aceeaşi perioadă de două ori.
Stocarea şi scoaterea din arhivă a registrelor este o operaţiune incomodă, care nu
poate fi îndeplinită imediat.
În mod normal informaţia poate fii accesată doar în cadrul hotelului, de o singură
persoană în acelaşi timp.
1.2.2 Direcţii de perfecţionare
În ziua de azi, un site de prezentare poate însemna mult în privinţa creării unei
imagini şi atragerea noilor clienţi.
Un site de prezentare elegant, simplu şi informativ poate ajuta la creşterea
numărului de noi clienţi.
O pagină specială pentru rezervarea camerelor on-line va ajuta la creşterea
numărului de rezervări.
Pentru a elimina neajunsurile sistemului actual de gestiune a rezervărilor este
recomandată folosirea unei aplicaţii informatice, web-based.
Registrele şi tabelele actuale pot fii recreate într-o bază de date.
Înregistrările şi actualizările în acest sistem pot fi efectuate imediat, informaţia
dorită în legătură cu o înregistrare putând fi vizualizată în câteva zecimi de secundă.
Erorile umane sunt eliminate din sistem, aplicaţia nepermiţând rezervarea unei
camere de două sau mai multe ori în aceeaşi perioadă.
Stocarea unui volum mare de informaţie pe o perioadă mare de timp nu este o
problemă, informaţia căutată fiind întotdeauna la îndemână.
Un avantaj al aplicaţiilor web-based este că aceasta poate fi accesată de oriunde
există o conexiune la Internet, iar posibilitatea conturilor multiple înseamnă că mai multe
persoane pot accesa sistemul în acelaşi timp.
2. Proiectarea de ansamblu a sistemului informatic
2.1 Obiectivele sistemului informatic
Principalul obiectiv al aplicaţiei informatice este de a creşte eficienţa în activitatea
de gestiune a rezervărilor. Se propune ca sistemul informatic sa înlocuiască total sistemul
actual, manual, de gestiune a rezervărilor, şi să modernizeze procedeele actuale: preluarea
rezervărilor cu ajutorul PC-ului, în locul registrelor clasice; stocarea informaţiilor într-o
bază de date – renunţarea la arhive tradiţionale; crearea de rapoarte rapid şi in format
electronic; posibilitatea de a accesa informaţia de oriunde daca este disponibilă o
conexiune la internet.
Al doilea obiectiv al sistemului informatic este de a promova imaginea hotelului
către un public foarte numeros, prin intermediul unui site de prezentare, şi implicit de a
creşte gradul de ocupare al hotelului.
Al treilea obiectiv este de a oferi clienţilor o modalitate rapidă şi eficientă de
rezervare şi plată prin introducerea modulului de rezervare online. Introducerea acestui
13
modul ar face posibilă rezervarea şi plata în orice moment al zilei, şi ar putea avea ca
efect stimularea potenţialilor clienţi la efectuarea unei rezervări.
Al patrulea obiectiv al aplicaţiei este eliminarea erorilor umane din sistem, astfel
scutind atât hotelul cât şi clienţii de situaţia neplăcută în care o cameră este rezervată de
mai multe persoane în acelaşi timp.
2.2 Definirea situaţiilor finale
Un raport este un document caracterizat de conţinutul său – răspunsul unei
interogări – ce este formulat pentru a corespunde cerinţelor publicului destinaţie. Scopul
unui raport este de a informa, dar acesta poate include informaţii precum sugestii sau
recomandări pe care cititorul raportului le poate urma.
Sistemul informatic va genera următoarele ieşiri:
Raportul rezervărilor pe camere
Raportul rezervărilor pe luni
Raportul serviciilor suplimentare
Nomenclator camere
Nomenclator servicii
Factură fiscală
Raportul rezervărilor pe camere este un document ce va prezenta gradul de
ocupare al fiecărei camere din hotel pe o perioadă de timp specificată. În acest fel se va
putea observa dacă o cameră este la mare cerere, sau deopotrivă nu prea este rezervată. În
cazul în care se va observa că o cameră nu se bucură de un grad de ocupare ridicat, se pot
efectua studii pe această situaţie şi lua decizii în consecinţă cu scopul de a mării numărul
de rezervări pentru acea cameră.
Raportul rezervărilor pe luni este o analiză a gradului de ocupare al hotelului într-
o anumită perioadă privită din punctul de vedere al lunilor. Analizând acest raport se
poate observa tendinţa de rezervare a camerelor a clienţilor, aflându-se lunile cu potenţial
maxim şi minim. Pe baza acestui raport se pot lua decizii administrative şi financiare cu
scopul de a minimiza cheltuielile sau maximiza profitul.
Raportul serviciilor suplimentare este un alt document care poate sta la baza unor
decizii luate de conducerea hotelului. Acest document furnizează informaţii referitoare la
serviciile suplimentare oferite de hotel: care sunt cele mai populare servicii, cât de des au
fost solicitate, sau care sunt cele mai puţin rentabile servicii. Pe baza acestor date se poate
decide renunţarea la unele servicii, sau din contră, includerea unor noi servicii din
categoria cerută în oferta pentru clienţi.
Nomenclatorul de camere este un document ce prezintă informaţii despre
camerele din hotel: tipul acestora, starea, etajul şi tariful.
Nomenclatorul de servicii este un document ce prezintă informaţii despre
serviciile suplimentare oferite de hotel clienţilor săi: denumirea serviciului şi tariful.
Factura fiscală este un document contabil emis de hotel către client, document ce
conţine produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către hotel.
14
2.3 Modelarea datelor şi modelarea prelucrărilor
Tipurile de entităţi existente sunt:
Clienţi
Adrese
Camere
Tip Camere
Servicii
Rezervări
Facturi
Atributele tipului de entitate „Clienţi” sunt: cod client, nume client, prenume
client, cod adresă.
Atributele tipului de entitate „Adrese” sunt: cod adresă, denumire stradă, număr
stradă, număr bloc, număr apartament, telefon, localitate, judeţ şi ţară.
Pentru tipul de entitate Camere avem următoarele atribute: număr cameră, cod tip
cameră, etaj şi stare.
Tipul de entitate „Tip Camere” are atributele: cod tip cameră, denumire tip şi
tarif.
Atributele tipului de entitate „Servicii” sunt: cod serviciu, denumire serviciu şi
tarif serviciu.
Tipul de entitate „Rezervări” prezintă următoarele atribute: număr rezervare, dată
rezervare, dată eliberare, cod client, număr cameră, cod serviciu şi confirmat.
Pentru ultimul tip de entitate, „Facturi”, avem următoarele atribute: număr
factură, serie factură, dată factură, număr rezervare, valoare fără TVA, TVA şi valoare
totală.
Etapele de prelucrare pentru rezervarea unei camere sunt:
Completarea formularului de rezervare online şi plata sau realizarea
rezervării de către un angajat al recepţiei
În cazul rezervării online validarea se realizează prin plata prin card
Verificarea disponibilităţii camerei
Introducerea clientului în baza de date în cazul în care nu exista înregistrare
despre acesta
Înregistrarea rezervării în baza de date
Eliberarea facturii.
15
2.4 Diagrama Entitate-Asociere
Figura 12 Diagrama entitate-asociere
2.5 Stabilirea colecţiilor de date
Figura 13 Colecţiile de date
16
3. Proiectarea de detaliu a noului sistem informatic
3.1 Definirea aplicaţiei informatice
Prezenta aplicaţie este un sistem informatic pentru gestiunea rezervărilor.
Printre obiectivele acestei aplicaţii se numără: creşterea eficienţei în activitatea de
gestiune a rezervărilor prin informatizarea acesteia, promovarea hotelului şi oferirea
clienţilor a posibilităţii de rezervare online.
3.2 Proiectarea logică şi fizică a ieşirilor
3.2.1 Lista rapoartelor de ieşire
Sistemul informatic va fi capabil să genereze 6 tipuri de rapoarte:
Raportul rezervărilor pe camere
Raportul rezervărilor pe luni
Raportul serviciilor suplimentare
Nomenclator camere
Nomenclator servicii
Factură fiscală
3.2.2 Macheta documentelor de ieşire
Figura 14 Raport rezervări pe camere
Raportul rezervărilor pe camere. Acest raport va prezenta încasările înregistrate
de fiecare camere pentru o anumită perioadă. Camerele vor fi listate în ordine
descrescătoare după încasări.
Sursa: tabelul rezervări, câmpurile „nr_camera” şi durata rezervărilor, tabelul
tip_cam câmpul „tarif”.
17
Raportul rezervărilor pe luni. Acest raport va lista lunile dintr-o anumită perioadă
în ordine descrescătoare după încasările înregistrate dintr-o lună.
Sursa: tabelul rezervări, câmpurile „nr_camera” şi durata rezervărilor, tabelul
tip_cam câmpul „tarif”.
Figura 15 Raport rezervări pe luni
Raportul serviciilor suplimentare
Acest raport va lista serviciile suplimentare oferite de hotel descrescător, după
încasările înregistrate de acestea.
Sursa: tabelul rezervări, câmpul „cod_serv”, tabelul servicii câmpul „tarif”.
Figura 16 Raport servicii suplimentare
18
Nomenclatorul cu camere listează toate camerele din hotel împreună cu informaţii
despre acestea: tipul camerei, starea camerei, etajul şi tariful.
Sursa: tabelul camere, câmpurile „nr_camera”, „etaj”, „stare”, tabelul tip_cam
câmpurile „tarif” şi „tipcam”.
Figura 17 Nomenclator camere
Nomenclatorul de servicii suplimentare listează toate serviciile suplimentare
oferite de hotel împreună cu tariful aferent.
Sursa: tabelul servicii, câmpurile „cod_serviciu”, „denumire_serviciu” şi „tarif”.
Figura 18 Nomenclator servicii
19
3.3 Proiectarea logică şi fizică a intrărilor
3.3.1 Lista videoformatelor
Aplicaţia va dispune de 16 videoformate:
Videoformat pentru rezervarea camerei online
3 Videoformate pentru servicii (adăugare, ştergere şi editare)
4 Videoformate pentru gestiunea rezervărilor de către angajatul recepţiei
(adăugare, ştergere, editare şi căutare)
3 Videoformate pentru gestiunea contului de utilizator
3 Videoformate pentru gestiunea memorandurilor
2 Videoformate pentru gestiunea camerelor
3.3.2 Macheta videoformatelor
Acesta este videoformatul pentru adăugarea serviciilor. În câmpul „Denumire
serviciu” se va introduce denumirea noului serviciu, iar în câmpul „tarif”, se va introduce
tariful asociat serviciului. Pentru a adăuga noul serviciu se va apăsa butonul „Adaugă”.
Acest videoformat se va folosi la editarea serviciilor existente.
Din lista „Selectare serviciu” se va alege serviciul care se doreşte a fi editat, iar în
următoarele două câmpuri se va introduce noua denumire şi respectiv noul tarif. Pentru
nu a schimba o valoare, trebuie lăsat gol câmpul asociat .
Figura 19 Adăugare servicii
20
Ultimul videoformat pentru servicii este videoformatul pentru ştergere. Acest
videoformat permite ştergerea tuturor serviciilor – apăsând butonul „Şterge tot” – sau
ştergerea unui anumit serviciu, apăsând butonul „Şterge” din dreptul său.
Figura 21 Ştergere servicii
Videoformatul pentru rezervări online:
Figura 20 Editare servicii
21
Figura 22 Rezervare online
Primele trei câmpuri vor fi completate cu informaţii despre cazare, iar următoarele
13 câmpuri cu informaţii despre client. Bifând “Plată online” rezervarea va fi confirmată,
iar următoarele 5 câmpuri vor fi completate cu informaţii despre card. Pentru a încheia
procesul se apasă butonul “Rezervă”.
Figura 23 Rezervare
22
Acest videoformat va fi folosit de un angajat al recepţiei pentru a rezerva o
cameră pentru un client – fie preluând rezervarea prin telefon, fie cazând un client.
Primele 3 câmpuri vor fi completate cu date despre rezervare. În cazul în care clientul
este in baza de date, se poate bifa „Client existent” şi sări peste procesul de înscriere al
clientului. În caz contrar, datele despre client vor fi introduce în câmpurile respective. În
final, angajatul poate confirma rezervarea bifând „Rezervat”.
Următorul videoformat este videoformatul pentru editare al rezervării. Acesta se
va folosi pentru a confirma o rezervare, sau pentru a schimba data acesteia.
Figura 24 Editare rezervare
Pentru a şterge o rezervare se va folosi următorul videoformat.
Figura 25 Stergere rezervare
Pentru a edita sau şterge o rezervare, trebuie mai întâi găsită. Pentru a face asta se
foloseşte videoformatul pentru căutare rezervări. Pentru a mării şansele găsirii unor
rezultate relevante, se pot completa 3 câmpuri pentru a restrânge aria de căutare.
23
Acest videoformat va fi folosit pentru crearea memorandumurilor.
În caz că se doreşte editarea unei note, se poate folosi videoformatul pentru
editare.
Figura 26 Căutare rezervare
Figura 27 Adăugare notă
24
Următorul videoformat este folosit la ştergerea memorandumurilor. Pentru a
şterge o notă, se bifează căsuţa din dreptul său, iar apoi se apasă butonul „Şterge”.
Figura 29 Ştergere notă
Pentru crearea unui nou cont de utilizator se va folosi următorul videoformat.
Figura 28 Editare notă
25
Figura 30 Creare cont
Următoarele 2 videoformate pentru gestiunea conturilor sunt pentru schimbarea
parolei şi pentru ştergerea utilizatorilor.
Figura 31 Schimbare parolă
26
Figura 32 Ştergere utilizator
Pentru a seta tariful pentru un anumit tip de cameră se va folosi videoformatul alăturat.
Pentru a seta informaţiile despre o cameră se va alege camera respectivă din listă
şi se va introduce informaţia respectivă în câmpul „Stare”.
Figura 33 Setare tarif
Figura 34 Informaţii cameră
27
3.4 Fişa cu structura codurilor
Tabel CLIENTI
cod_client Int – primary key Identificator client
Nume_client Varchar Numele clientului
prenume_client Varchar Prenumele clientului
cod_adr Int – foreign key Cheie externă către înregistrarea despre client din
tabelul Adresa
Tabel ADRESA
cod_adr Int – primary key Identificator adresă
den_str Varchar Numele străzii
nr_str Varchar Numărul străzii
nr_bloc Varchar Numărul blocului
nr_apt Varchar Numărul apartamentului
telefon Varchar Numărul de telefon
jocalitate Varchar Localitatea clientului
Judet Varchar Judeţul
Tara Varchar ţara
Tabel CAMERE
nr_cam Int – primary key Identificator cameră
cod_tip_cam Int – foreign key Identificator tip cameră
Etaj Int Etajul la care se află camera
Stare Varchar Starea camerei
Tabel TIP_CAM
cod_tip_cam Int – primary key Identificator tip cameră
den_tip Varchar Denumirea tipului de cameră
Tarif int Tariful pentru un anumit tip de cameră
Tabel SERVICII
cod_serv Int – primary key Indentificator serviciu
den_serv Varchar Denumirea serviciului
tarif_serv Int Tariful perceput pentru serviciu
Tabel REZERVARI
nr_rez Int – primary key Indentificator rezervare
data_rez Datetime Data pt care este programată rezervarea
data_elib Datetime Data la care se va elibera camera
cod_client Int – foreign key Identificatorul clientului ce a solicitat rezervarea
nr_cam Int – foreign hey Identificatorul camerei rezervate
cod_serv Int- foreign key Identificatorul serviciilor solicitate
confirmat int Specifică dacă rezervarea este validă
Platit Int Specifică dacă rezervarea a fost platită
Tabel FACTURI
28
nr_fact Int – primary key Numărul facturii
serie_fact Varchar Seria facturii
data_fact Date Data eliberării facturii
nr_rez Int – foreign key Indentificatorul rezervării
val_fara_tva Int Valoarea fără TVA a facturii
Tva int Valoarea TVA
val_totala Int Valorea totală a facturii
Tabel UTILIZATORI
cod_utilizator Int – primary key Identificator utilizator
Nume_utilizator Varchar Numele utilizatorului
Parola Varchar Parola utilizatorului
Nivel Int Nivelul utilizatorului
cod_skin Int Codul skin-ului folosit de
utilizator
Tabel NOTE
cod_nota Int – primary key Identificatorul unei note
titlu_nota Varchar Titlul unei note
continut_nota Varchar Continutul unei note
data_nota Datetime Data unei note
cod_utilizator Int – foreign key Identificatorul autorului
Tabel SETARI
cod_skin Int – primary key Identificatorul unui skin
Nume_skin Varchar Numele unui skin
skin_url Varchar Adresa skinului
3.5 Concordanţa intrări-ieşiri
Tabel Concordanţă intrări-ieşiri
Intări Ieşiri
Document Recepţie Recepţie
Factură Fiscală X X
Nomenclator Camere X X
Nomenclator Servicii X X
Raport Camere X X
Raport Luni X X
Raport Servicii X X
29
3.6 Proiectarea logică şi fizică a bazei de date
Baza de date: Gestiune_Rezervari.
Tabel CLIENTI:
cod_client – int, unsigned, notnull, auto-increment, primary key
nume_client – varchar(32), notnull
prenume_client – varchar(64), notnull
cod_adr – int(10), unsigned, notnull, foreign key
Tabel ADRESA
cod_adr – int(10), unsigned, notnull, auto-increment, primary key
den_str – varchar(64), notnull
nr_str – varchar (4), notnull
nr_bloc – varchar(5), notnull
nr_apt – varchar(3), notnull
telefon – varchar(18), notnull
jocalitate – varchar(64),notnull
judet – varchar(64),notnull
tara – varchar(64),notnull
Tabel CAMERE
nr_cam – int(2), unsigned, notnull, primary key
cod_tip_cam – int(10), unsigned, notnull, foreign key
etaj – int(1), unsigned, notnull
stare – varchar (32), notnull
Tabel TIP_CAM
cod_tip_cam – int, unsigned, notnull, auto_increment, foreign key
den_tip – varchar(64), notnull
tarif – int, notnull
Tabel SERVICII
cod_serv – int(3), unsigned, notnull, auto_increment, primary key
den_serv – varchar(64), notnull
tarif_serv – int(10), notnull
Tabel REZERVARI
nr_rez – int(10), unsigned, notnull, auto-increment, primary key
data_rez – datetime, notnull
data_elib() – datetime, notnull
cod_client(10) – int, unsigned, notnull, foreign key
nr_cam(2) – int, unsigned, notnull, foreign
cod_serv(1) – int, unsigned, notnull, foreign key
confirmat(1) –int, unsigned, notnull
Tabel UTILIZATORI
cod_utilizator – int(10), unsigned, notnull, auto_increment, primary key
30
nume_utilizator – varchar(64), notnull
parola – varchar(32), notnull
nivel – int(1), unsigned, notnull
cod_skin(2) – int,unsigned, notnull, foreign key
Tabel NOTE
cod_nota – int(10), unsigned, notnull, auto_increment, primary key
titlu_nota – varchar(64), notnull
continut_nota – text, notnull
data_nota – datetime, notnull
cod_utilizator – int(10), unsigned, notnull, foreign key
Tabel SETARI
cod_skin – int(10), unsigned, notnull, auto_increment, primary key
nume_skin – varchar(64), notnull
skin_url – varchar(256), notnull
Tabel FACTURI
nr_fact – Int(10), unsigned, notnull, auto_increment, primary key
serie_fact – Varchar(64), notnull
data_fact – Date, notnull
nr_rez – Int(10), notnull
val_fara_tva – float, notnull
tva – float, notnull
val_totala – float, notnull
3.7 Schema de sistem a aplicaţiei
Figura 35 Schema de sistem a aplicaţiei
31
3.8 Proiectarea ecranului aplicaţiei
Figura 36 Ecranul principal
Ecranul principal al aplicaţiei va avea 4 meniuri principale şi va afişa numele
utilizatorului ce foloseste aplicaţia. Din fiecare meniu se va putea lansa videoformatul
dorit ce aparţine de acel meniu.
Opţiunile referitoare la crearea şi ştergerea de conturi vor fi disponibile doar
utilizatorilor cu nivel de administrator.
Pentru a se de-loga din aplicaţie utilizatorul va trebui sa apese butonul „Logout”.
3.9 Schema de flux informaţional a noului sistem
Figura 37 Schema de flux informaţional
32
Schema fluxului informaţional se va simplifica considerabil după implementarea
aplicaţiei informatice.
3.10 Eficienţa economică a noului sistem
Noul sistem doreşte maximizarea profitului prin următoarele metode:
mărirea gradului de ocupare al hotelului, şi implicit al profitului, prin atragerea
de noi clienţi
creşterea numărului de rezervări prin posibilitatea de rezervare online
reducerea numărului de rezervări neconfirmate prin plata online
Sistemul va creşte eficienţa în domeniul gestiunii rezervărilor prin automatizarea
procedurilor, prin capabilitatea de preluare a rezervărilor la orice oră din zi şi prin
posibilitatea de crearea a rapoartelor într-un timp foarte scurt.
4. Prezentarea produsului software,
implementarea şi exploatarea aplicaţiei
4.1 Consideraţii generale
Cerinţe hardware şi software
Pentru a rula aplicaţia în condiţii optime este necesară folosirea unui server
dedicat. Configuraţia recomandată a acestuia este:
Procesor Dual Core Intel® Xeon® 5110, 4MB Cache, 1.60GHz, 1066MHz
FSB
Memorie 2GB 667MHz (4x512MB), Single Ranked Fully Buffered DIMMs
Harddisk 80GB 7.2K RPM Serial ATA 3Gbps 3.5-in Cabled Hard Drive
Embedded SATA Controller
Single Embedded Broadcom® NetXtreme II 5708 Gigabit Ethernet NIC
Dell 1500VA Uninterruptible Power Supply, Stand Alone, 120v
48X IDE CD-RW/DVD ROM Drive
Sistemul de operare folosit va fi Debian Linux, o distribuţie Linux gratuită. Pentru
a rula această aplicaţie, scrisă în limbajul PHP, este necesar un webserver cu suport
pentru PHP5. Recomandam Apache server versiunea 2.2, un server HTTP gratuit ce
poate rula pe sistemele de operare Windows NT si UNIX. De asemenea este necesar un
modul PHP5 instalat pe server.
Pentru a avea la dispoziţie o bază de date, se va folosi un alt server gratuit:
MySQL 5 Server. Există o strânsă legătură între tehnologiile PHP, MySQL, serverul
Apache şi sistemul de operare Debian.
Ca o concluzie, putem spune că aplicaţia va rula într-un mediu LAMP – Linux
Apache MySQL PHP.
33
4.2 Descrierea funcţiunilor aplicaţiei
Aplicaţia este compusă din 2 secţiuni:
- Secţiunea publică – include site-ul de prezentare şi pagina de rezervare
- Secţiunea de administrare
Secţiunea publică
În secţiunea publică sunt prezentate vizitatorulor diverse informaţii despre hotel.
Folosind linkurile puse la dispoziţie aceştia pot citi informaţii precum: o scurtă
introducere, istoricul hotelului sau informaţii privind camerele, serviciile şi modalităţile
de contact.
Figura 38 Pagina principală
Pe pagina de rezervare vizitatorii pot găsi informaţii folositoare privind rezervarea
unei camere, şi un formular de rezervare online.
Figura 39 Pagina rezervare
34
Formularul de rezervare online permite şi efectuarea plăţilor prin intermediul
Internetului.
Secţiunea de administrare
Pentru a avea acces la secţiunea de administare utilizatorul este obligat să se
autentifice cu un nume de utilizator si cu o parolă.
Ecranul principal al secţiunii de administrare pune la dispoziţie o serie de informaţii
utile precum: numele ultimului client înregistrat, date privind ultima rezervare efectuată
şi ultima rezervare confirmată, ultimele 10 rezervări pentru ziua curentă şi ultimele 5
rezervări pentru ziua următoare.
Figura 40 Formular rezervare
Figura 41 Formular autentificare
35
De asemenea, folosind linkurile puse la dispoziţie utilizatorul poate avea acces la
informaţii suplimentare precum: o listă cu toţi clienţii înregistraţi, liste cu toare
rezervările efectuate şi toate rezervările confirmate efectuate şi liste cu toate rezervările
efectuate pentru ziua curentă şi următoare.
Aplicaţia pune la dispoziţie un meniu cuprinzător, împărţit în 4 categorii: gestiune
rezervări, rapoarte, note şi setări.
Meniul Gestiune – este împărţit în 3 secţiuni: Gestiune Camere, Gestiune
Rezervări şi Gestiune Servicii.
Ecranul Gestiune Camere permite setarea stării fiecărei camere în parte. De
asemenea pune la dispoziţie un link către o listă a camerelor hotelului.
Figura 42 Meniul principal
Figura 43 Gestiune camere
36
Ecranul Gestiune Rezervări oferă 4 opţiuni pentru adăugarea, editarea, ştergerea sau
căutarea unei rezervări.
Ecranul de adăugare rezervare permite angajatului hotelului să adauge o rezervare
fie pentru un client nou, fie pentru unul existent. Orice rezervare creată în această pagină
poate fi prelucrată în paginile: Editare şi Ştergere.
Figura 45 Adăugare rezervare
Figura 44 Gestiune rezervări
37
Ecranul de gestiune servicii prezintă posibilitatea de a adăuga, şterge sau edita un
serviciu.
Ecranul de editare serviciu permite selectarea unui serviciu existent şi schimbarea
denumiri şi/sau a preţului acestuia.
Meniul Rapoarte – este împărţit în 6 secţiuni: Rezervări/Camere, Rezervări/Luni,
Servicii Suplimentare, Nomenclator Camere, Nomenclator Servicii şi Facturi Fiscale.
Ecranele Rezervări/Camere, Rezervări/Luni şi Servicii Suplimentare necesită
declararea intervalului pentru care se doreşte întocmirea raportului. După generarea
acestuia, va apărea un link către raport.
Figura 46 Editare serviciu
Figura 47 Raport servicii suplimentare
38
Nomenclatorul pentru Camere şi cel pentru Servicii prezintă informaţii importante
în format potrivit pentru printare.
Figura 49 Nomenclator camere
Figura 48 Rezervări pe luni
39
Ecranul Facturi Fiscale prezintă o listă cu toate facturile disponibile. După
selectarea facturii dorite, se va genera factura fiscală.
Figura 51 Factură fiscală
Figura 50 Facturi fiscale
40
Meniul Note – este împărţit în 4 secţiuni: Adăugare, Editare, Vizualizare şi
Ştergere Notă.
Figura 52 Adăugare notă
Folosind opţiunea de adăugare notă, angajaţii pot crea memorandumuri interne,
disponibile tuturor angajaţilor.
Meniul Setări – în funcţie de gradul utilizatorului poate avea 2 sau 4 secţiuni.
Un utilizator normal are acces la ecranul de Editare cont şi ecranul Skin-uri.
Un administrator va avea acces la 2 secţiuni speciale: ecranul pentru Crearea
Conturilor si cel pentru Ştergerea conturilor.
Figura 53 Creare cont
41
În ecranul Skin-uri un utilizator îşi poate personaliza aspectul aplicaţiei, această
facilitate ajutând la crearea unui mediu de lucru plăcut.
În continuare prezentăm skin-urile disponibile:
Figura 54 Skin-uri
42
Aplicaţia foloseşte o serie de mesaje pentru a informa utilizatorul despre diferite
situaţii.
Pagina de rezervarea va produce mesaje de avertizare în următoarele cazuri:
Data rezervării nu este specificată, nu este in format corect, sau este în trecut
Data eliberării nu este specificată, nu este in format corect, este în trecut,
sau este aceeaşi cu data rezervării
A fost selectata opţiunea „mese” dar nu s-a precizat numărul persoanelor
Câmpul nume conţine cifre sau este gol
Câmpul prenume conţine cifre sau este gol
Câmpurile strada, nr. Strada, nr. Bloc, apartament, localitate şi judeţ sunt
goale
Câmpul ţară conţine cifre
Opţiunea Plată online a fost bifată şi informaţiile despre card nu sunt valide
Pagina de autentificare va genera un mesaj în cazul în care numele de utilizator
şi/sau parola nu a fost introdusă corect.
43
Pagina de adăugare a rezervărilor va produce mesaje de avertizare în următoarele
situaţii:
Data de rezervare nu este specificată
Data de eliberare nu este specificată sau este anterioară datei de rezervare
A fost selectată opţiunea „mese” dar nu a fost specificat numărul de
persoane
Rezervarea se efectuează pentru un client nou, şi unul din câmpurile
referitoare la acesta nu este completat: nume, prenume, strada, numar strada,
bloc, apartament, telefon, localitate, judeţ sau ţară
Nu există camere disponibile de tipul dorit
Pagina de editare a rezervărilor va afişa mesaje de eroare în următoarele situaţii:
Data de rezervare nu este specificată
Data de eliberare nu este specificată sau este anterioară datei de rezervare
A fost selectata opţiunea „mese” dar nu s-a precizat numărul persoanelor
Nu există camere disponibile de tipul dorit
Pagina de adăugare serviciu va genera mesaje pentru următoarele evenimente:
Denumirea serviciului are mai mult de 64 caractere, sau nu a fost specificată
Tariful serviciului nu este un număr pozitiv
Paginile pentru generarea rapoartelor vor afişa mesaje în următoarele cazuri:
Data de început nu este specificată
Data de sfârşit nu este specificată
Următoarele situaţii vor produce mesaje de avertizare pe pagina de Creare cont:
Numele de utilizator nu este disponibil
Parola are mai puţin de 4 caractere
Parola nu a fost confirmată
Pe pagina de Editare cont pot apare mesajele în cazul în care:
Parola curenta nu coincide cu ce a fost introdus
Noua parolă are mai puţin de 4 caractere
Parola nu a fost confirmată
44
4.3 Implementarea aplicaţiei
Fazele implementării:
Asigurarea training-ului personalului – în această perioadă personalul
foloseşte vechiul sistem şi este instruit în privinţa operării noului sistem
Funcţionarea în paralel a vechiului şi noului sistem – după terminarea
training-ului angajaţii vor înregistra noi rezervări doar cu ajutorul noului
sistem, şi vor verifica rezervările folosind ambele sisteme
Importarea datelor din vechiul sistem în cel nou – datele importante din
vechile registre vor fi importate în aplicaţie
Renunţarea la vechiul sistem, odată ce toate datele au fost importate – o dată
ce datele din vechile registre au fost importate, se poate renunţa complet la
vechiul sistem
Folosirea exclusivă a noului sistem
5. Eficienţa şi utilitatea sistemului informatic
Obiectivele sistemului informatic erau:
creşterea eficienţei în activitatea de gestiune a rezervărilor. Se propunea ca
sistemul informatic sa înlocuiască total sistemul vechi, manual, de gestiune
a rezervărilor, şi să modernizeze procedeele folosite: preluarea rezervărilor
cu ajutorul PC-ului, în locul registrelor clasice; stocarea informaţiilor într-o
bază de date – renunţarea la arhive tradiţionale; crearea de rapoarte rapid şi
in format electronic; posibilitatea de a accesa informaţia de oriunde daca
este disponibilă o conexiune la internet.
promovarea imaginii hotelului către un public foarte numeros, prin
intermediul unui site de prezentare, şi implicit de a creşte gradul de ocupare
al hotelului.
oferirea către clienţi a unei modalităţi rapide şi eficiente de rezervare şi plată
prin introducerea modulului de rezervare online. Introducerea acestui modul
face posibilă rezervarea şi plata în orice moment al zilei, şi ar putea avea ca
efect stimularea potenţialilor clienţi la efectuarea unei rezervări.
eliminarea erorilor umane din sistem, astfel scutind atât hotelul cât şi clienţii
de situaţia neplăcută în care o cameră este rezervată de mai multe persoane
în acelaşi timp.
Toate obiectivele propuse au fost îndeplinite, sistemul informatic ridicând gradul
de eficienţă în activitatea de gestiune a rezervărilor, transformând activitatea într-o
activitate mai plăcută şi aducând departamentul de rezervări al hotelului la un nivel
modern de funcţionare.