processo d´approvvigionamento beáta vlčková maggio 2010
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Processo d´approvvigionamento
Beáta Vlčková
Maggio 2010
Beáta Vlčková
Maggio 2010
Use: internal
Procurement Division2
Introduzione e scopo
Il processo d´approvvigionamento
- I ruoli e i principi nel processo d´approvvigionamento
- I sistemi d´approvvigionamento
- I requisiti per i fornitori e la valutazione
Il presente documento descrive:
internal
Strategy, planning and controlling of procurement3
• Caratteristica ed indicatori di base
• Principi d´approvvigionamento e Documenti di gestione
• Ruoli e responsabilitá nel processo d´approvvigionamento
• Sistemi d´approvvigionamento
• Pianificazione dei requisiti APPIA
• Processo d´approvvigionamento nel sistema SAP
• Richiesta d´approvvigionamento
• Richieste relative ai supplementi ai contratti – adempimento supplementare
• Tipi di contratti
• Piccoli ordini
Agenda
• Classificazione dei materiali e delle attivitá in gruppi
• Codici dei servizi– Dati di base delle attivitá
3 Gestione dei fornitori
• Requisiti dei fornitori – contrattuali
• Requisiti dei fornitori– qualificativi (condizioni di partecipazione)
• Prima della qualifica dei fornitori - Connexio
• Qualifica dei fornitori SE
• Valutazione dei fornitori
2 Codici dei materiali e dei servizi
1 Processo d´approvvigionamento
internal
Strategy, planning and controlling of procurement4
Approvvigionamento - caratteristica
Slovenské elektrárne sono approvvigionatori secondo la Legge sull´approvvigionamento pubblico (N. 25/2006 ) – nel caso di appalto di ordine al di sopra del limite * (relativi all´eseguimento dell´attivitá principale).
L´approvvigionamento é un reparto centralizzato, il quale garantisce tutto il processo di scelta del fornitore e l´accordo con il fornitore, é situato nella parte della direzione della SE, a.s. a Bratislava e nello stabilimento di Mochovce e in minor parte negli altri stabilimenti.
Reparto acquisti
I compratori divisi in 4 gruppi:
• Merci• Servizi core e attivitá• Servizi generali• MO34
Design To Cost (DTC) Team
Team di lavoro funzionale per l
´abbassamento dei costi sulle forniture con alto valore d
´approvvigionamento.
Strategia, pianificazione e
controllo
Anche questo ha in carico il contatto con l´
ÚVO
EU limit:práce:4. 845 000 EUR; tovary a služby: 387 000 EUR EU limit:práce:4. 845 000 EUR; tovary a služby: 387 000 EUR
internal
Strategy, planning and controlling of procurement5
I nostri indicatori di base
ContrattiPiú di 2 800 contratti di un valore di 1,847 mld. di EURO
Piú del 70% del valore dei contratti ottenuti tramite gara
In media 3 fornitori prendono attivamente parte alla gara
Sempre piú contratti e ordini con valore molto basso – il 54% di tutti i contratti hanno un valore inferiore a 8.300 EUR – un segnale positivo é, che tale misura é in ribasso
Il circa 26% dei contratti ha un valore inferiore a 1.100 EURO
FornitoriPiú di 804 fornitori attivi
Con piú di 1 321 fornitori abbiamo stipulato un contratto nel 2009
Nel processo di implementazione del sistema di gestione fornitori – qualifica e valutazione
internal
Strategy, planning and controlling of procurement6
Principi d´approvvigionamento
Procedere in maggior modo tramite la procedura di gara
Includere nella procedura di gara il maggior numero di fornitori
Concedere ai fornitori il tempo necessario per l´elaborazione dell´offerta
Garantire, che tutti i partecipanti adempiscano i requisiti di
qualificazione
Dividere l´offerta nella parte tecnica e quella commerciale (valutare
economicamente solamente le offerte, le quali adempiscono i requisiti
tecnici)
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Struttura della documentazione del processo– processo n.6 – Approvvigionamento
• Contiene le regole principali e le procedure per i reparti, i quali prendono parte al processo d´acquisto (reparti del richiedente)
- pianificazione dei requisiti
- elaborazione e approv. dei req. per l´approvvigionam.
- presentazione della richiesta d´approvvigionamento
- scelta del fornitore e sottoscrizione del contratto
- ordine nell´ambito di contratti aperti
- piccoli ordini
- completamenti/modifica del contratto
- ritiro dell´adempimento del contratto
- rivendica della reclamazione
- rivendica della multa contrattuale
- termine del contratto
Direttiva• Definite il processo d´approvvigionamento, i ruoli e
le responsabilitáSE/SM–600
Acquisti e logistica
Manuale metodico
SE/MNA–600.01
Acquisti
• Contiene le regole interne e le procedure per gli acquistatori nel processo d´approvvigionamento
GuidaSE/PU–30000
Principi nell´approvvigionam.
SE/MNA–600.02
Fornitori - requisiti• Contiene le procedure per la definizione dei
requisiti dei fornitori (qualifica, condizioni contrattuali e criteri per la valutazione dell´adempimento.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Intranet per l´approvvigionamento Tutte le informazioni importanti per gli acquistatori e per i nostri clienti interni sono accessibili su intranet in due lingue (sk a en).
Le informazioni sono divise in 9 gruppi.
Legenda : 01 – Organizzazione d´approvvigionamento, 02 – Regole e procedure d´approvvigionamento,
03 – Richiesta d´approvvigionamento, 04 – Documenti campione relativi alle gare,
05 – Standard contrattuali, 06 – Fornitori, 07 SAP – MM acquisti, 08 – APPIA – Piano dei requisiti,
09 – ACM – sistema tender
internal
Strategy, planning and controlling of procurement9
Partecipanti nel processo d´approvvigion. – procedura
Richiedente
Presentazione della richiesta
Contratto sottoscrittoApprovvigionam. Scelta del fornitore
Fornitore adempisce l´adempimento pattuito
Richiedente
Ritiro dell´adempimento
Richiedente valuta l´adempimento del fornitore
NEL PROCESSO D´IMPLEMENTAZIONE
internal
Strategy, planning and controlling of procurement10
Ruoli e responsabilitá nel processo d´adempimento
• Identificazione delle necessitá dell´approvvigionamento
• Elaborazione del Piano dei requisiti per il settore gestito
• Elaborazione dei requisiti d´approvvigionamento – Specifica tecnica e criteri tecnici, piano delle forniture e requisiti
• Copertura finanziaria sufficente per i Requisiti d´approvvigionamento
• Valutazione tecnica dell´offerta
• Monitoraggio, gestione e ritiro dell´adempimento del contratto
• Presentazione dei documenti di base per la valutazione dei fornitori
• Corretta applicazione della procedura per piccoli ordini
UTENTE / RICHIEDENTE
• Consolidamento del piano d´approvvigionamento per tutta la SE
• Determinazione della strategia d´approvvigionamento – impostazione della procedura, dei fornitori rivolti, Richiesta d´offerta
• Valutazione economica dell´offerta
• Discussione e assegnazione dell´ordine (sottoscrizione del contratto)
• Creazione e gestione di un sistema di qualificazione e un sistema per la valutazione dei fornitori
APPROVVIGIONAMENTO
internal
Strategy, planning and controlling of procurement11
SAP WISESAP WISE
Pianificazione dei requisiti e del Controlling
(APPIA)
Pianificazione dei requisiti e del Controlling
(APPIA)
Tender System (ACM/AES)
Tender System (ACM/AES)
VMDS (vendor master data system)
VMDS (vendor master data system)
Sistemi nel processo d´approvvigionamento
Riadenie POBJ a zmluvy
Riadenie dodávateľov
1
1
Elenco delle necessitá/ requisitiPer l´elaborazione del piano delle necessitá é utilizzata l´APPIA. L´elenco dei requisiti approvati nell´ APPIA é trasmesso nel SAP (codice e descrizione). Pil POBJ é collegato con il numero d´identificazione della necessitá. In base a tale collegamento é possibile nell´APPIA ottenere le informazioni sullo stato del POBJ.
2Elaborazione POBJ e approvazioneDopo la creazione e l´approvazione del POBJ nel SAPe il POBJ sará assegnata ad un´acquistatore responsabile e nel caso di necessitá trasmessa nel sistema Tender, dove l´acquistatore creerá il progetto del tender.
2
3
3
Processo TenderEventuali POBJ aggregati sono trasmessi nel sistema Tender. Dopo il termine del tender sono identificati i partecipanti, che hanno vinto e i prezzi.
1 Gestione dei fornitori I dati relativi ai fornitori sono riportati in base alle esigenze dell´acquistatore tramite acquisto nel backoffice nell´applicazione VMDS. 1
3
Trasferimento dati relativi ai fornitori nel sistema TenderI dati relativi ai fornitori (codice unico, numero identificativo, etc.) sono mandati nel sistema Tender, per consentire ai fornitori di partecipare al tender.
3
5 Trasferimento dei dati sul tender e sul contratto Per ottenere i dati relativi al POBJ, tali dati sono trasferiti nell´ APPIA
5
5
4
Registrazione del contratto L´acquistatore creerá il contratto con l´aiuto del preadempimento dei dati dal sistema.
4
4
Trasferimento datiI dati relativi ai fornitori sono trasferiti nel SAP.
4
2Per la qualifica del fornitoreNel VMDS é possibile implementare il fornitore anche tramite trasmissione da un sistema esterno di fornitori prequalificati Connexio).
2
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Specifica delle necessitá
Scelta del fornitore
Sottoscrizionedel contratto
Ritiro merce e servizi
Per ogni fase d´acquisto nel SAP sono creati dei determinati tipi di documenti
• Progetto – PS• ordine – PM• prenotazione
materiale - MRP
Requisito per l´ordine
Richiesta
Offerta
Contratto
Ordine
Ricevimento merce
Lista dei servizi effettuati (LEV)
Processo d´approvvigionamento nel sistema SAP - Dokument flow
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Il reparto professionale ha necessitá di merce o di servizi. Nel caso di manutenzione la preparazione dell´adempimento é gestita nel modulo PM, nel caso di grandi investimenti la necessitá é gestita nel modulo PS .
Se il reparto professionale ha bisogno di materiale e la sua necessitá non é gestita nel modulo PM o PS, entra nel modulo MM, dove crea manualmente una richiesta per la prenotazione del materiale. Se la necessitá é gestita nel modulo PM e si tratta di merce, il modulo PM genera automaticamente nel MM la rich. Di pren. In seguito la parte A.
Nel caso, che il fornimento di servizi é garantito contrattualmente continua in C.
Nel caso che il valore presupposto del servizio fornito é basso, fino a 500 EURO, ai sensi dei Diritti di sottoscrizione il manager del reparto in questione é abilitato a garantire tale adempimento direttamente.
Il reparto professionale registra il small order nel SAP. Dopo la sua creazione é necessario confermare tale documento dal manager del reparto professionale.
Se il valore presupposto del servizio fornito é maggiore di 500 EURO e la sua fornitura non é garantita contrattualmente, il reparto professionale deve creare manualmente la Richiesta per l´acquisto nel SAP. Nel caso d´approvazione il manager del reparto professionale libera nel SAP l´adempimento.
Se l´adempimento é gestito nel modulo PS o PM, il modulo PS/PM automaticamente dopo la liberazione dell´ordine / operazione genera la richiesta per l´acquisto (ordine).
In seguito B.
Creazione della
necessitá
Man
ag
er
del
rich
ied
en
te
Ric
hie
den
teFir
ma
Processo d´acquisto nel sistema SAP
Liberazione Richiesta d´acquisto
Garantimentocontrattuale?
Creazione necessitá
per l´acquisto
Il prezzo é di 500 Euro?
Ordine– small order
CSí
No
Sí
NoNecessitá dimateriale?
Požiadavka na rezerváciu
materiálu
Sí
No
A
Approvazione small
order
X
B
PS/PMservizio
mate
riale
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
C: Se il servizio fornito é garantito contrattualmente tramite un contratto di base, il reparto professionale rilascerá la Richiesta per l´ordine manualmente nel modulo MM. Nel caso d´approvazione il manager del reparto professionale libererá nel SAP per l´adempimento.
B: É in corso il processo di scelta del fornitore da parte dell´acquistatore.
C: Se il servizio fornito é garantito tramite contratto aperto, il reparto professionale inviterá il fornitore all´adempimento. Nel SAP é necessario creare un´ordine (specifica). Il manager libererá l´ordine nel SAP.
B: L´acquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale o il contratto, se si tratta di una prestazione regolare del servizio in base agli ordini della SE, a.s. In seguito il reparto professionale continua su C.
Se si tratta di una prestazione unica del servizio, o i termini d´adempimento sono definiti precisamente, l´acquistatore registrerá la relazione contrattuale nel SAP come ordine.
B, C: Dopo l´adempimento del servizio ordinato, o se il fornitore é giá abilitato a fatturare una parte dell´adempimento fornito secondo il contratto, il reparto professionale creerá nel SAP una lista delle attivitá, la quale conterrá il prezzo unitario per il servizio fornito e la quantitá dei servizi forniti. Il manager libererá la lista delle attivitá per scopi di contabilitá. In seguito D.
CLista delle
attivitá
Approvazione lista delle attivitá
Ordine (Specifica)
Liberazione dell´ordine
Contratto base?
Liberazione PnO
Creazione PnO
Processo scelta del fornitore
D
Sottoscrizione del contratto
Contratto?
Ordine
No
Sí
Sí
No
C
B
Acq
uis
tato
reR
ep
art
o
pro
fessio
nale
Fir
ma
Man
ag
er
del
rep
art
o
pro
fessio
nale
Processo d´acquisto nel sistema SAP
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Il sistema MRP controlla se il materiale si trova in magazzino. Nel caso, che il materiale si trovi in magazzino sará possibile consegnarlo dal magazzino in base alla scheda di rilascio.
Se il materiale non si trova nel termine richiesto, il sistema MRP genera l´ordine pianificato. Dopo il rilascio dell´ordine pianificato da parte del manager addetto al materiale, il sistema MRP genera una richiesta d´acquisto.Nel caso di merci acquistate regolarmente, il manager addetto al materiale puó creare manualmente nel modulo MM una richiesta preliminare d´acquisto in base al cosumo annuale presupposto.
Dopo il generamento della richiesta d´acquisto, il manager addetto al materiale controllerá, se l´oggeto in questione é garantito dal punto di vista contrattuale. Se l´oggetto in questione non é garantito dal punto di vista contrattuale, passerá la richiesta al SAP per essere sbrigata dall´acquistatore.
Se per l´oggetto richiesto esiste un contratto, il manager addetto al materiale creerá nel SAP un´ordine per il fornitore (specifica, call off).
Se per l´oggetto in questione non esiste un contratto, l´acquistatore sceglierá il fornitore e rilascerá l´ordine nel SAP.
Se l´oggeto della richiesta é il garantimento di una relazione contrattuale, l´acquistatore registrerá nel SAP la relazione contrattuale come contratto. Gli ordini relativi a tale contratto saranno rilasciati dal manager addetto ai materiali.
Il manager addetto ai materiali rilascerá l´ordine nel SAP.
Dopo la fornitura della merce il manager addetto ai materiali creerá nel SAP una scheda di ritiro della merce, la quale conterrá la quantitá di merce realmente fornita e il prezzo unitario. Il manager addetto ai materiali rilascerá la scheda di ritiro per scopi contabili. In seguito D.
Acq
uis
tato
reFir
ma
A
Scheda di rilascio dal magazzinoM
an
ag
er
per
mate
riale
É in magazzino?
Garantimento
contrattuale?
Generamento della Richiesta
d´acquisto
END
Ordine (Specifica/ Call
off)
Rilascio dell´ordine
Processo per ňla scelta del
fornitore
Conclusione dell´ordine
Ritiro del materiale
Rilascio della scheda di
ritiro
D
No
Sí
No
Sí
Processo d´acquisto nel sistema SAP
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Dopo l´arrivo della fattura la persona responsabile per la registrazione della fattura troverá nel modulo MM in base al numero d´ordine sulla fattura la relativa scheda di ritiro per il materiale / la lista delle attivitá.
La persona responsabile per la registrazione della fattura paragonerá la somma riportata sulla fattura con la somma riportata sulla scheda di ritiro / lista delle attivitá.
Se la somma fatturata non é la stessa, la persona responsabile per la registrazione della fattura comunicherá tale divergenza alla persona del reparto, la quale ha rilasciato la scheda di ritiro / la lista delle attivitá. Se la somma fatturata é equivalente alla somma riportata sulla scheda di ritiro / la lista delle attivitá, la fattura sará registrata e saldata.
Il reparto professionale eseguirá il controllo della correttezza del documento.
Se la scheda di ritiro del materiale / la lista delle attivitá é stata creata correttemente, la fattura sará restituita al fornitore.
Se la scheda di ritiroo l´ordine non é stato creato correttemente, dovranno essere corretti e solo dopo di questo il contabile registrerá e salderá la fattura.
FI
D
La fattura é comformealla scheda di ritiro
(ev. výkonov)?
Rep
art
o
pro
fessio
nale
/
Man
ag
er
ad
dett
o a
l m
ate
riale
Ricevimento della fattura
Registrazione e saldo della
fattura
Restituzione della fattura
Controllo della
correttezzadella
scheda di ritiro/ lista
delle attivitá
La scheda éOK?
Correggimento del documento
Fir
ma
Sí
No
Sí
No
Processo d´acquisto nel sistema SAP
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Modalitá di creazione
• ZFOR – se si tratta di una richiesta preliminare per la sottoscrizione di un contratto (contratto aperto).
o• ZMAN – se si tratta di una richiesta per un
´ordine, la cui preparazione e pianificazione non é gestita da altri moduli nel SAP (servizi legali, non core servizi, ICT...)
manualmente
Auto
matica
mente
Generamento dai moduli SAP • MRP (richieste di materiale)• PM (richieste di manutenzione
(servizi) generate da ordini), • PS (richieste generate da
progetti)
Richiesta d´approvvigionamento
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
» Specifica tecnica dettagliata
definita tramite parametri e non tramite sigla o tipo – nel caso di definizione tramite sigla sará necessario allegare la Spiegazione
elaborare in base al campione DTC – l´oggetto della formazione per il giorno successivo
» Il valore presupposto dell´oggetto di fornitura e il metodo per la determinazione del prezzo – tramite definizione delle voci d´approvvigionamento con relativa unitá di misura, il prezzo attuale di mercato unitario e il numero di unitá di misura
» Il termine richiesto di durata del contratto, eventualmente i termini di fornitura
» Il gruppo del materiale
» Il luogo di fornitura / adempimento
» Il metodo di assegnamento dei costi per gli oggetti controllati (assegnamento dei conti)
» Allegati
Le altre informazioni necessarie per dichiarare un´approvvigionamento e per la sottoscrizione del contratto – tramite la compilazione del formulario:
Senza l´esistenza di risposte alle domande menzionate il POBJ non puó essere accettato per essere sbrigato.
Richiesta d´approvvigionamento
Dokument programu Microsoft Word
RequisitiRequisiti
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Nel caso di una richiesta con la determinazione della merce / del fornitore sará necessario presentare la Spiegazione su formulario secondo campione nel MNA. La Spiegazione della denominazione del fornitore deve basarsi sull´adempimento di una delle seguenti condizioni : cause tecniche, adempimento supplementare, cause per via delle tempistiche, per via di circostanze straordinarie
Nel caso di una richiesta con la determinazione della merce / del fornitore sará necessario presentare la Spiegazione su formulario secondo campione nel MNA. La Spiegazione della denominazione del fornitore deve basarsi sull´adempimento di una delle seguenti condizioni : cause tecniche, adempimento supplementare, cause per via delle tempistiche, per via di circostanze straordinarie
Per necessitá del reparto di gestione
Direttore dello stabilimento
Direttore dello stabilimento
Direttore del reparto
JE/KE insieme al direttore dello stabilimento
Direttore del reparto
JE/KE insieme al direttore dello stabilimento
Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore
1. Spiegazione 1. Spiegazione
2. Competenze per l´approvazione del fornitore/merce 2. Competenze per l´approvazione del fornitore/merceIn relazione al valore dell´oggetto d´approvvigionamento e al reparto, per il quale tale approvvigionamento sará realizzato, la convalida della denominazione precisa della merce / del fornitore e la seguente :
In relazione al valore dell´oggetto d´approvvigionamento e al reparto, per il quale tale approvvigionamento sará realizzato, la convalida della denominazione precisa della merce / del fornitore e la seguente :
POBJ con valore presupposto <1.500€
POBJ con valore presupposto
>1.500€<10.000 €
POBJ con valore presupposto >10.000 €
FunzioneDirettore del reparto di
gestione insieme al direttore del reparto JE/KE
Direttore del reparto di gestione insieme al direttore
del reparto JE/KE
Dokument programu Microsoft Word
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Per esigenze del Reparto GR (oltre al ICT)
Manager del repartoManager del reparto
POBJ con valore presupposto <1.500€
POBJ con valore presupposto >1.500€
Funzione GRGR
Per esigenze del Reparto ICT
Manager ICTManager ICT
POBJ con valore presupposto <10.000€
POBJ con valore presupposto >10.000€
Funzione GRGR
Per esigenze di altri repartiPOBJ di qualunque valore
Funzione Direttore del repartoDirettore del reparto
Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
sí no
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87
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Senza formulario
Si trova nella lista?
Spiegazione dettagliata
senza Approvazione
Spiegazione approvata su formulario
La seguente matrice illustra, in quali casi é necessario presentare e approvare la Spiegazione per la determinazione del fornitore / merce nel formulario in relazione al valore dell´ordine e in relazione all´esistenza nella Lista.
• Non é necessario presentare il formulario compilato nei seguenti casi:
» L´oggetto d´approvvigionamento sono Consulenze e servizi professionali , per i quali sará elaborato un Rapporto riassuntivo.
» Si tratta di un´ordine sotto il limite, il quale si trova nel documento „Elenco degli oggetti con definizione precisa del fornitore – é presente per essere approvato nel reparto di gestione. Lo scopo d´esistenza é la riduzione del tempo per la preparazione del POBJ.
3. Eccezione dalla presentazione e dall´approvazione della spiegazione su formulario
3. Eccezione dalla presentazione e dall´approvazione della spiegazione su formulario
Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
La deliberazione relativa alla procedura d´approvvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto é di competenza unica del reparto d´approvvigionamento. In relazione alla procedura d´approvvigionamento RKbZ/ assegnamento diretto decide la persona abilitata all´approvazione del risultato dell´approvvigionamento. La condizione per l´utilizzo della procedura RKbZ é l´adempimento delle condizioni per RkBZ convalidate per iscritto dall´acquistatore.
4. Deliberazione relativa alla procedura RKbZ/assegnamento diretto 4. Deliberazione relativa alla procedura RKbZ/assegnamento diretto
Dokument programu Microsoft Word
Richiesta con la determinazione della merce/del fornitore
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Requisiti per i supplementi ai contratti per l´ampiamento dell´oggetto d´adempimento
• Le modifiche in forma di supplementi, l´oggetto delle quali é il completamento (l´ampiamento) dell´oggetto d´adempimento (si tratta dei casi, in cui devono essere eseguiti degli adempimenti non riportati nel contratto originario), possono essere effettuate solo nei casi, nei quali questo é spiegato dal richiedente per l´adempimento della condizione B.E o B.F (adempimento supplementare, non dividibile dall´oggetto originario) per l´assegnamento diretto senza menzionamento nel formulario „Spiegazione della denominazione del fornitore “.
• Se tale requisito non é adempito, queste attivitá saranno eseguite dall´acquistatore tramite procedura di gara.
• Il completamento / la modifica del contratto in forma di supplemento puó essere eseguito solo prima del termine dell´obbligo derivante dal contratto.
• Se gli obblighi derivanti dal contratto sono giá stati adempiti, per l´adempimento supplementare sará necessario stipulare un nuovo contratto.
• L´acquistatore deciderá della procedura d´approvvigionamento e della forma per la sottoscrizione del contratto relativo all´adempimento supplementare.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Tipi di contrattoNel processo d´acquisto e nel sistema SAP é necessario distinguere :
• Contratto• Se non sono note tutte le condizioni d´adempimento (il termine di
fornitura, la quantitá esatta, ...), le quali saranno in seguito specificate tramite ordine per l´adempimento (parziale o non specificato)
• Nel caso di adempimenti, i quali sono eseguiti regolarmente creare manualmente il POBJ (ZFOR) nel SAP
• Aumentano l´efficacia d´approvvigionamento – risparmiano tempo (non é necessario ripetutamente scegliere il fornitore per gli stessi oggetti), possibilitá di ottenere degli sconti sulle quantitá
• Ordine• Nel caso di adempimenti unici, se non sono note tutte le condizioni d
´adempimento (termine di consegna, quantitá precisa, ...),
• Specificare in futuro l´adempimento secondo il contratto – contratto parziale, specifica
• L´obbligo dovrebbe essere registrato come ordine sempre in base al POBJ dal modulo PM (dall´ordine).
Quadro – definisce la kmodalitá d´ordine e i prezzi unitari, - non é un´obbligo, ma una possibilitá Aperto – definisce un nostro obbligo di ricevere un´adempimento durante un periodo definito – il tempo e la quantitá precisa é specificata tramite ordini (specifiche) e sono relativi alle reali esigenze.
Ordine chiuso– obbligo individuale
Parziale – ordine relativo ad un contratto quadro
Specifica – ordine relativo ad un contratto aperto
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Piccoli ordini
1.In base alle Abilitazioni di sottoscrizione nella SE, a.s. ogni direttore di stabilimento o manager della direzione, é abilitato a sottoscrivere un´acquisto con limite giornaliero fino a 500 EURO
2. Durante i piccoli ordino devono essere mantenute le seguenti regole:
l´oggetto d´acquisto non possono essere : servizi di consulenza forniture coperte da contratti quadro o contratti aperti
i contratti non possono essere usati per l´ampliamento o il completamento di altri contratti esistenti, i quali sono attualmente in vigore,
il volume totale delle forniture deve rispettare il limite stabilito, non puó essere diviso in parti / forniture piú piccole per rispettare il limite giornaliero.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
3. Se si tratta di un materiale o un servizio gestito in modo centralizzato – approvazione da parte del manager / caporeparto (nel caso di ativitá presso lo stabilimento) del relativo reparto centralizzato. Il Manager /caporeparto non é abilitato a conferire una convalida per l´acquisto di materiali / servizi, se per tali materiali o servizi é stipulato un contratto quadro / aperto.
4. L´acquisto puó essere effettuato in due modi:
Piccoli ordini
• in contanti• l´approvazione della Richiesta per il pagamento da parte di
una persona responsabile per gli ordini
• registrare nel SAP se é superiore a 250 EURO
• Registrare nel SAP se il materiale ha un prezzo unitario superiore a 1000 SKK
•con fattura• Registrare nel SAP se si tratta di un´ordine di basso valore
• é possibile stampare nel SAP, allegare le Condizioni generali commerciali, eventualmente le Condizioni si sicurezza e tecniche, in base al tipo di centrale elettrica (accessibili sull´ intranet nella parte Approvvigionamento ).
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (1/2)
Categoria Macrosettore Settore Gruppo materiali
1. 2. 3. 4.
Il funzionamento di tutto il processo d´approvvigionamento e dei sistemi d´approvvigionamento si basa sulla divisione dei materiali e dei servizi in categorie di materiali
• Il numero delle categorie di materiali é uguale per tutta l´Enel (cca 1200). Le categorie di materiali sono divise in gruppi logici – albero di categorizzazione:
Forniture (F) Materiali primari (forniture di impianti e materiali) – inclusi i servizi supplementari, se il
valore del servizio supplementare é inferiore al valore del materiale / impianto Lavori (L)
Lavori edili ed industriali – inclusi i materiali, i quali fanno parte dei lavori, se il valore di questi materiali é di gran inferiore al valore dei lavori.
Servizi (S) Servizi generali, consulenze, servizi professionali e commerciali, affitti, trasporti,
liquidazione Riparazioni (M) Riparazione e manutenzione, inclusi i pezzi di ricambio per le riparazioni e le manutenzioni
L´obiettivo delle categorie di materiali non é la divisione in Capex e Opex.
F, L, M, S
Ogni gruppo di materiali ha un suo Numero d´identificazione, dal quale é possibile determinare a quale categoria e macrosettore appartiene.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Classificazione dei materiali e dei servizi nelle relative categorie di materiali (2/2)
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Codici dei servizi – Dati base delle attivitá
Ogni materiale / servizio acquistato deve essere codificato tramite i dati di base del materiale / servizio. L´attivitá (servizio) acquistato deve essere definito tramite i seguenti parametri :
Numero dell´attivitá
Breve testo dell´attivitá
Gruppo dei materiali
Unitá di misura
Lunga descrizione dell´attivitá
Tipo di servizio
Classe di valutazione
Indicatore esplicito dell´attivitá nel SAP Numerazione manuale - PASSSXXXX1 Possibilitá di rilascio di un report relativo alle quantitá e al prezzo delle singole
attivitá Breve descrizione per la ricerca di attivitá (40 caratteri) Dovrebbe essere il piú reale possibile (testo= attivitá approvvigionata) Nel testo deve essere riportato lo scopo d´uso (T / NT, INV)
Descrizione tecnica dettagliata dell´attivitá
Core (ZCON), Non Core (ZOTH), combustibili (ZFUE), ...
Serve alla classificazione dei fornitori, il reporting delle spese diviso in merci ~1100 gruppi di materiali, l´attivitá sará esplicitamente assegnata ad una categoria
Definita secondo il numero delle unitá di misura(JV, HOD, M3, ...) Serve a paragonare i singoli prezzi di vari fornitori
Assegna esplicitamente il conto del libro principale, nel quale é registrata l´attivitá. L´attivitá é assegnata in un TO => nel caso, che l´attivitá, in base al suo scopo d´uso, potrebbe essere registrata su piú conti, l´attivitá deve essere registrata per ogni classe di valutazione
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Condizioni di sicurezza e tecniche
BTP
• Centrali elettriche nucleari
• Centrali elettriche classiche
• Centrali elettriche idriche
• R-SE
• MO34
Lo scopo primario La rettifica degli obblighi standard del fornitore nie locali della SE, a.s. e le sanzioni per la loro trasgressione
Sanzioni:
• Raccomandazione
• Multa
• Espulsione dalla lista dei fornitori
internal
Strategy, planning and controlling of procurement31
Perché un fornitore possa prendere parte alle nostre gare dovrá adempire i seguenti requisiti, a secondo del gruppo di materiali, nel quale nell´ambito della registrazione, il fornitore é stato assegnato
Posizione personale
• non puó essere soggeto a concorso o a liquidazione
• Non puó avere arretrati fiscali e dei contributi
• non puó essere stato condannato per delitti relativi all´attivitá d´intraprendimento
EcoFin• Stato finanziario positivo, accessibilitá a mezzi
finanziari
- dati finanziari degli ultimi 3 anni
Prima della qualifica Connexio utility
O documenti
Abilitazione professionale
• Abilitazione professionale ed esperienza
• Disposizione di impianti e tecnologie
Requisiti - adeguati e relativi all´oggetto dell´ordine
Documenti
Non é sospeso o inserito nella lista dei fornitori espulsi della SE
• Il fornitore non ha trasgredito i suoi doveri durante l´adempimento nella SE, a.s.
Valutazione del fornitore SE
Qualitá
Requisiti del fornitoreGruppo di requisiti
Requisiti dei fornitori in relazione alle gare
• Certificati del sistema gestionale
• Valutazione positiva del sistema gestionale da parte di un´audit esterno SE – condizione per la sottoscrizione del contratto
Chi li definisce
Approvvigion.
Approvvigion.
Forma di verifica
Richiedente
ISM
Approvvigion.
Quando
Prima della qualifica Connexio Utility Audit SE
sempre
sempre
A secondo dell´oggetto
JB, VZ, VTZ
sempre
Prima della qualifica Connexio utility
o dati finanziari
Gestione BOZP • Certificato OHSAS o Politica della sicurezza Prima della qualifica Connexio utility
MS pericolosiBOZP
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Subappalto
Legislativa slovacca:
• Consente la partecipazione di subappaltatori durante l´adempimento dell´opera
• Se il fornitore adempirá il suo dovere tramite altre persone, é responsabile come se avesse svolto il lavoro da solo
SE, a.s.
• Regola la quota di lavori effettuati tramite subappalto (consiglia il 20%)
• Controlla la partecipazione di subappaltatori
Il fornitore nella parte tecnica dell´offerta menziona la lista dei subappaltatori e le loro mansioni.
La lista, dopo essere stata approvata diventerá un´allegato al contratto
Modifica: La modifica puó essere effettuata solo dopo previo consenso da parte di una persona abilitata
Controllo = il fornitore/subappaltatore durante l´accesso nell´area deve dimostrare la sua abilitazione e comunicare il numero di persone – in questo passo é necessario controllare, se il subappaltatore si trova sulla Lista approvata dei subappaltatori
internal
Strategy, planning and controlling of procurement33
Sistema Connexio
Registrazione nel settore
comune
Registrazione nel settore
comune VMDSVMDS
• Accessibilitá dei dati relativi ai fornitori in un punto unico• Velocitá d´ottenimento dei dati e contatto diretto con i fornitori• Diminuzione del tempo d´approvvigionamento del tempo
necessario di richiesta e di valutazione dei documenti relativi all´adempimento dei requisiti di partecipazione alla gara
Benefici
La lista SE dei fornitori é gestita nell´applicazione VMDS. La creazione della lista dei fornitori é costituita dal collegamento alla database esterna „Connexio“ per i fornitori qualificati gestita dalla societá Achilles.
Fornitori scelti
Prima della qualifica dei fornitori - Connexio
SE settore privato
(Approvazione)
SE settore privato
(Approvazione) Minimo
trasferimento di dati
Qualifica
Nella database sono accessibili i seguenti dati:
• Dati di base della societá
• Dati relativi ai dipendenti
• Dati legislativi
• Assicurazioni
• Dati finanziari
• Sistema di gestione della qualitá
• Sistema di gestione dell´ambiente naturale
• Salute e sicurezza
• Merci e servizi
• Responsabilitá sul lavoro, commerciale e morale
internal
Strategy, planning and controlling of procurement34
Con la registrazione nella database Achilles (Connexio, Repro) i dati relativi ai fornitori saranno accessibili in piú di 190 utility societá, le quali utilizzano i servizi della societá Achilles. I servizi Connexio utility sono utilizzati da 10 utility societá. Nella database attualmente di trovano piú di 30.000 fornitori (nella database utility si trovano cca 1500 fornitori).
Prima della qualifica dei fornitori - Connexio
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Coordinatore tecnico per la qualificazione
Team di qualifica
Qualifica dei fornitori – Attivitá e ruoli, i quali devono essere
implementati
Gestore del gruppo di materiali
Identificazione dei gruppi di materiale e nomina dei gestori dei gruppi di materiale
1 Approvvigionamento
Definizione dei requisiti tecnici per la qualifica e degli indicatori per la valutazione dei fornitori
1 O&M e Investimenti
1 Servizi
1 ICT
Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per l´ environment
Definizione dei gruppi di materiale e requisiti di qualitá
Definizione dei gruppi di materiale e requisiti per la sicurezza
Gestore per la qualitá
Gestore per l´ environment
Gestore per la sicurezza
Coordinatore per la
Qualificazione e la Valutazione
Coordinamento di tutte le attivitá per la qualifica e la valutazione dei fornitori, l´interfaccia con gli altri reparti
1 Reparto ambiente naturale
1 Reparto ISM
1 Reparto sicurezza
Attivitá principali
Reparti interessati
Pre-qualificati
Gestore per la qualif.
Se •MS ha un´influenza sui costi•MS ha un´alta importanza strategica
•MS ha un´alta misura d´utilizzocomunica all´approvvigionamento:
• alla MS scelta i requisiti e i documenti per il fornitore
Approvvig.
•Garantisce la presentazione dei documenti e dei certificati per la qualificazione
Team di qualificazione
Il team di qualificazione valuta e registra lo stato del fornitore
Processo principale
O&M e Investimenti
Servizi
ICT
Il nostro scopo é la creazione di una Lista di fornitori qualificati in base ai gruppi di materiale, per scopi di diminuire le tempistiche necessarie alla valutazione della conformitá del fornitore nella gara e per unificare i requisiti per l´abilitazione professionale e tecnica per tutti gli stabilimenti.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement36
Valutazione dei fornitori - Vendor rating
Se la qualif. MS ha:
• un´alta influenza sul prodotto finale
• un´influenza sulla sicurezza della gestione di impianti di produzione
•un´alto grado d´utilizzo
•una funzione economica importante
Quando é necessaria la valutazione dei fornitori?
Il risultato del processo di valutazione é un voto di valutazione : Index vendor rating .
Lo scopo della valutazione dei fornitori é l´aumento della qualitá d´adempimento da parte dei fornitori e l´utilizzo dei risultati della valutazione dei fornitori nel processo d´approvvigionamento (espulsione della partecipazione di un fornitore o possibilitá di prolungare un contratto esistenete).
La valutazione é relativa alla relazione Fornitore/Gruppo di materiali, questo vuol dire, che un fornitore puó essere migliore per alcuni gruppi di materiale e meno per altri.
La valutazione del fornitore é eseguita su livello di un formulario di valutazione dopo il termine dell´adempimento o parte dell´adempimento da parte del fornitore. Nel caso di adempimenti , i quali si ripetono regolarmente, é possibile stabilire un periodo di valutazione (ad esempio un mese).
Il formulario di valutazione é compilato dalla persona abilitata al ritiro dell´adempimento.
- Valutazione dell´adempimento fornito e il mantenimento delle condizioni legislative e contrattuali da parte del fornitore in base a criteri obiettivi di valutazione e in base alla modalitá della loro valutazione
MC11300
SISTEMI AUTOMATICI PER LA PROTEZIONE E LA GESIONE SKR – MANUTENZIONI, RIPARAZIONI
La manutenzione dei sistemi SKR (sistema controllo della gestione), dei sistemi di sicurezza e di gestione, dei sistemi diagnostici, informatici e di controllo. Puó includere il capomontaggio e le prove.
ME10400
AUTOMATICHE E PROTEZIONI DEGLI IMPIANTI ELETTRICI E DEL SISTEMA - MANUTENZIONE, RIPARAZIONE
La manutenzione degli impianti elettrici usati per il controllo dei sistemi elettrici, automatiche elettriche, protezioni elettriche degli impianti elettrici, dei distributori, del blocco e dei conduttori.
MS iniziale per la valutazione – dal 1.5.2010
Pracovný hárok programu Microsoft Excel
internal
Strategy, planning and controlling of procurement37
Valutazione dei fornitori - Vendor rating
L´adempimento dei singoli criteri é valutato tramite gli indicatori di valutazione. Ogni indicatore ha un suo numero di punti (su scala da 0 a 100). Per l´adempimento di ogni criterio il fornitore puó ottenere al massimo 100 punti.
La formula per determinare l´indicatore del fornitore Index Vendor Rating é la seguente:
IVR = (Pk ⋅ IK + Pt ⋅ IT + Pd ⋅ ID + Pb ⋅ IB + Pž ⋅ IŽ ) / 100
dove Pk, Pt, Pd, Pb e Pž sono dei valori numerici del „peso“
Criteri Codice Peso
Adempimento nei termini stabiliti secondo il contratto IT 40
Mantenimento dell´ambito e della qualitá dell´adempimento IK 35
Mantenimento dei requisiti tecnici e di sicurezza della SE IB 20
Mantenimento dei requisiti della SE relativi all´ambiente naturale IŽ 5
L´indicatore totale dell´adempimento del fornitore (Index vendor rating – IVR) é calcolato come combinazione dei criteri di valutazione , dove per ogni criterio é stabilita la sua importanza – „il suo peso “. Se un criterio é piú importante ha un peso superiore. Il peso dell´importanza e i singoli criteri di valutazione cambiano in relazione al gruppo di materiali.
Nella seguente tabella sono riportati i criteri per la valutazione con il peso consigliato:
internal
Strategy, planning and controlling of procurement38
Valutazione del fornitore – valutazione dell´adempimento
L´IVR del fornitore é calcolato per un periodo stabilito, generalmente quartalmente, come media degli indicatori per la valutazione dell´adempimento.
In base al valore attuale dell´ IVR al fornitore é assegnato un punteggio secondo la seguente tabella
IHD Voto assegnato Successive attivitá
>80 Adatto Possibilitá di prolungare il contratto con il fornitore
Od 60 do 80 Adatto con riserveComunicazione relativa alle riserve
<60 Non adatto
Richiesta al fornitore di effettuare delle misure correttive con possibilitá, che sará sospeso dalla Lista dei fornitori SE., e con possibilitá, che sará aggiunto nella lista dei fornitori espulsi, se non saranno effettuate le misure correttive.
internal
Strategy, planning and controlling of procurement
Il fornitore puó essere sospeso della lista dei fornitori SE nei seguenti casi:
• se il dipendente del fornitore, con il quale é stato sottoscritto il contratto, durante l´adempimento dei suoi incarichi ha avuto un´infortunio registrato. Il fornitore é sospeso fino a quando non sará chiarita la causa dell´infortunio.
• se il fornitore durante l´adempimento del contratto trasgredisce i suoi doveri contrattuali. Il fornitore sará sospeso fino all´eseguimento delle misure correttive.
Il fornitore puó essere aggiunto nella Lista dei fornitori espulsi della SE, nei seguenti casi :
• se nel processo di prequalificazione, qualificazione o durante la gara il fornitore ha presentato dei documenti falsi o ha prestato delle informazioni false o non del tutto vere,
• se il fornitore, nel caso di vincita della gara non si presenti alla trattativa per la sottocrizione del contratto e/o si rifiuti di sottoscrivere il contratto per via di condizioni per lui sfavorevoli, che comunque ha approvato durante la gara;
• Se il fornitore durante l´adempimento del contratto ha trasgredito il contratto in modo molto grave
Sospensione del fornitoreAggiunta nella Lista dei fornitori espulsi
I Fornitori Sospesi o i Fornitori aggiunti nella lista dei fornitori espulsi non adempiranno i requisiti per prendere parte alle gare secondo le prescrizioni interne della SE (questo vuol dire al di fuori della ZoVO).
internal
Strategy, planning and controlling of procurement40
Conclusione
• Per il corretto funzionamento del processo d´approvvigionamento é
necessaria la reciproca collaborazione e la comunicazione tra il
committente e il fornitore
• Una specifica preparata per bene e una richiesta presentata in anticipo
consente di terminare il processo della scelta in modo effettivo e con la
qualitá necessaria .
• Il feedback relativo all´adempimento del fornitore é piú che necessario, i
fornitori devono essere valutati durante l´eseguimento delle attivitá
contrattuali.