procedimiento apertura y cierre de convocatorias · carta unificada y compromiso institucional tipo...

Estructura del

Procedimiento:

Convenciones del

descriptivo:

IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento

Este procedimiento se compone de cuatro capítulos, cada uno en una pestaña diferente:

Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento, definiciones y documentos asociados.

Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles.

Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo de quien elabora, revisa y

aprueba el procedimiento.

Capítulo 4. Línea de tiempo

Actividades genéricas

Cierre Es el momento límite fijado por Colciencias para recibir las propuestas.

Acto administrativo por medio del cual se aclaran y/o modifican los términos de referencia de la convocatoria.

4. DEFINICIONES

Registros en cursiva y subrayado: Controlados por el SGC y

disponibles en GINA

iPuntos de Control:

Implican verificaciones, revisiones y toma de decisiones.

1. OBJETIVO 2. ALCANCE

Convocatoria

Adenda

a) Con el objetivo de mejorar los tiempos de oportunidad en la revisión jurídica de los términos de referencia, Secretaria General desarrolla esta actividad de manera colaborativa con la dirección técnica responsable de la

convocatoria y se realizan los ajustes jurídicos correspondientes.

b) La Oficina TIC debe garantizar que los aplicativos y formularios para la inscripción de la convocatoria funcionen de acuerdo con los requerimientos especificados por la Dirección Técnica. Para las convocatorias que no

desarrollen los formularios por el SIGP y ScienTI, el programa o dependencia correspondiente establece la metodología y los mecanismos necesarios para la recepción de la información de los proponentes, que garantice

transparencia, disponibilidad y trazabilidad en la información, para la debida aprobación por parte del Comité de Subdirección.

c) Cuando las convocatorias se realizan con otras entidades, los términos de referencia se deben elaborar con los logos o identificadores de las entidades participantes. De igual forma se deben incluir los respectivos

soportes de concertación relacionados con los contenidos de los términos de referencia. En todos los casos, es obligatorio realizar capacitación al Grupo de Atención al Ciudadano, a fin de asegurar la coordinación y

coherencia de la información que se deberá suministrar al ciudadano y demás partes interesadas.

d) El control del cumplimiento de los tiempos establecidos en el presente procedimiento para la apertura de convocatorias, es ejercido por el Director del área correspondiente. La Oficina Asesora de Planeación a través

del sistema GINA, realiza el seguimiento y prepara los informes de seguimiento al Plan Anual de Convocatorias; el Comité de Subdirección verifica su cumplimiento mediante el desarrollo de las agendas de este espacio

de decisión. Para facilitar dicho control, se encuentra el Anexo Técnico No 1 “Línea de tiempo para apertura y cierre de convocatorias”.

Se entiende por convocatoria, el mecanismo a través del cual se podrán seleccionar propuestas que sean objeto de apoyo financiero, reconocimientos y/o estímulos para promover actividades y proyectos en CTeI, los

cuales se asignan mediante un proceso de evaluación y selección, con base en criterios de mérito y calidad.

Este procedimiento inicia con la elaboración de términos de referencia y termina con el cierre de la convocatoria. Aplica para todas las convocatorias

de ciencia, tecnología e innovación que desarrolle Colciencias de forma independiente o de manera articulada con otras entidades.

Determinar las actividades a seguir para realizar la apertura y cierre de las convocatorias del Departamento

Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación-Colciencias, en cumplimiento de la Ley 1286 de 2009 y demás

normas relacionadas.

3. DISPOSICIONES GENERALES

PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS

CODIGO M301PR01Versión: 10

Este procedimiento rige a partir de su liberación en GINA

Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINA

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PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS

CODIGO M301PR01Versión: 10

Este procedimiento rige a partir de su liberación en GINA

Plan Anual de Convocatorias (PACONV)Es la herramienta que permite a la entidad organizar sus procesos y recursos para el logro de objetivos y metas anuales, mediante la ejecución de convocatorias que se realizarán durante el año. Establece estrategias,

modalidades, fuentes de financiación, presupuesto, actividades clave del proceso y cronograma.

Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos externos controlados Norma ISO 9001:2015 (consulta en medio físico OAP - Equipo Calidad).

Sistema Integral de Gestión de Proyecto

(SIGP)

Ventanilla abierta

Documentos internos de referencia

Sistema Integral de Gestión de Proyectos. Es una herramienta tecnológica creada por Colciencias para administrar los programas y proyectos de CTeI que se presentan a las convocatorias abiertas por la Entidad.

Planeación Operativa de Convocatorias M301PR04, Evaluación y decisión de propuestas de convocatorias de CTeI M301PR02, Verificación de requisitos M301PR06

Programa

Tipo de convocatoria en la cual se permite de manera permanente la postulación de actores, proyectos, iniciativas o instrumentos a un proceso de evaluación y selección.

Acto administrativo por el cual se ordena el inicio de la convocatoria.

Conjunto articulado y coherente de proyectos y actividades de CTeI orientado a dar respuesta a las oportunidades, necesidades y problemas desde una perspectiva interdisciplinaria, interinstitucional e intersectorial.

Es un conjunto coherente e integral de actividades de ciencia, tecnología e innovación, que buscan alcanzar un fin último a través de objetivos específicos, utilizando de manera coordinada e interrelacionada una

metodología definida en un periodo de tiempo determinado, con herramientas y recursos humanos, tecnológicos y financieros previamente estimados. Un proyecto de CTeI busca generar nuevo conocimiento, mejorar una

situación, aprovechar una oportunidad, responder o solucionar una necesidad o un problema existente.

Términos de referencia (TdR)Términos de referencia de las convocatorias, mediante los cuales se publican a la ciudadanía las condiciones de la convocatoria, en relación a su objetivo, población a la cual está dirigida, recursos disponibles, requisitos,

criterios de evaluación, cronograma, entre otros.

Proyecto de CTeI

Resolución de apertura

Medios de divulgación

Parametrización

Canales de comunicación establecidos para dar a conocer cada convocatoria.

Proceso por medio del cual se crea y configura la nueva convocatoria en el sistema de información. Configuración de formularios y plantillas para la captura de información de las propuestas que se presentan a la

convocatoria.


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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS CODIGO: M301PR01

VERSIÓN: 10

N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL APERTURA Y CIERRE DE CONVOCATORIAS RESPONSABLETIEMPOS

(días hábiles)

REGISTROS

Subrayado y en cursiva: Registro

controlado por el SGC y

disponible en GINA

1

ELABORAR TERMINOS DE REFERENCIA / GUIA TÉCNICA

Elabora los términos de referencia con claridad, coherencia, imagen y correcta redacción, preparando los anexos respectivos de acuerdo con los

formatos dispuestos en el SGC.

Revisa que los términos de referencia (TdR) tengan en cuenta lo establecido en los Consejos de Programas, Plan Estratégico Institucional y las fichas

de diseño de instrumentos aprobadas por la Subdirección General.

Nota 1: Para las convocatorias desarrolladas de manera conjunta con otras entidades/instituciones/empresas se deberán desarrollar jornadas previas

de concertación, incluyendo los respectivos soportes (ver disposiciones generales literal c).

Nota 2: En este punto del procedimiento la dirección técnica debe informar a la Oficina TIC las necesidades de aplicativos para el desarrollo de su

convocatoria, con el fin de contar con el tiempo suficiente para realizar los ajustes requeridos.

Nota 3: Las convocatorias que no desarrollen la recepción de proyectos y propuestas por el SIGP, definirán los lineamientos y directrices necesarios

para el desarrollo de la convocatoria y su trazabilidad. Los criterios definidos se deben plasmar en los términos de referencia.

Nota 4: Para los procesos de ventanilla abierta que no requieren términos de referencia, se documentan guías técnicas que orientan al usuario, en el

desarrollo y participación del proceso. Estas guías pueden ser de tres tipos dependiendo del proceso a desarrollar: guía técnica de autoevaluación,

guía técnica de evaluación y guía técnica de participación. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).

Director Técnico,

Gestor de Programa

respectivo y/o

responsable de la

convocatoria

Dependiendo de la

complejidad de la

convocatoria, la

elaboración de los

términos de referencia

comienza con la

aprobación y publicación

del plan de convocatorias

de la vigencia

La versión para revisión

de los TdR debe estar lista

37 días hábiles antes de

apertura.

Términos de referencia

M301PR01F02

ANEXOS DE LOS TDR (si aplica):

Base para Anexos TdR

M301PR01F03

Carta unificada y compromiso

institucional Tipo I Sin alianza

estratégica

M301PR01MO2

Carta unificada y compromiso

institucional Tipo II Con alianza

estratégica

M301PR01MO3

Guia técnica

(Para ventanilla abierta)

2

SOLICITAR REVISIÓN JURIDICA, FINANCIERA Y DE PLANIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Elabora y envía el memorando para solicitud de revisión de términos de referencia (TdR), dirigido a Secretaría General, con copia a la Dirección

Administrativa y Financiera (DAF) y la Oficina Asesora de Planeación (OAP).

Nota 1: No es requerido enviar 3 memorandos individuales, al copiar el memorando se garantiza la revisión por parte de las áreas pertinentes.

Nota 2: Esta actividad no aplica para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías

técnicas. (Ver Procedimiento Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08).

Director Técnico,

Gestor de Programa

respectivo y/o

responsable de la

convocatoria

2 días hábiles

Memorando con:


Anexos de los términos de referencia


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VERSIÓN: 10


(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

3

i REALIZAR REVISION JURIDICA, FINANCIERA Y DE PLANIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Cada dependencia según su competencia realiza la revisión de los términos de referencia y de sus anexos, solicitando a la dirección técnica los

ajustes correspondientes, si es requerido.

Dicha revisión incluye, entre otras:

• Secretaría General: Verificación de las notas tipo, vigencia de la regulación actual, coherencia entre los requisitos mínimos, los documentos

solicitados y el objetivo de la convocatoria, entre otros aspectos relevantes.

• DAF: Condiciones de financiamiento coherentes con el objetivo de la convocatoria, líneas de financiamiento de acuerdo con las directrices

institucionales, rubros financiables y no financiables (dependiendo el tipo de convocatoria), condiciones de cada rubro y demás aspectos financieros

relevantes.

• OAP: Coherencia con la ficha técnica de diseño de instrumentos de CTeI (si aplica), análisis de la planeación de la convocatoria, relación entre los

tiempos y la expectativa de proyectos a recibir, tiempos y actividades de la convocatoria, áreas involucradas, posibles cuellos de botella, no objeción de

la Banca (si aplica), entre otros aspectos relevantes.

Con base en los criterios anteriormente definidos, emite concepto con las recomendaciones pertinentes, mediante memorando dirigido a la dirección

técnica, lo cual será revisado por la dependencia respectiva.

Nota 1: Para TdR que manejen capítulos, cortes con instrucciones diferentes, el área debe prever la presentación de dichos términos con 2 días

adicionales de anterioridad.



Secretaria General,

DAF y OAP 4 días hábilesMemorandos de respuesta a

Dirección Técnica


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(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

4

iREVISAR LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA / GUIA TÉCNICA Y LOS CONCEPTOS EN COMITÉ DE DIRECCIÓN TÉCNICA

Revisa el contenido técnico de los términos de referencia y que se hayan acogido los conceptos emitidos por la Secretaría General, la OAP y la DAF.

Valida su coherencia con lo revisado en Consejos de Programas y otros actores del SNCTI, Plan Estratégico Institucional y las fichas de diseño de

instrumentos de CTeI, aprobadas por la Subdirección General. En el evento de no haber acogido observaciones el área técnica deberá informar la

razón.

Solicita ajustes a los TdR en caso de ser necesario, teniendo en cuenta los conceptos recibidos.

Nota: Si existen dudas en los conceptos técnicos y se radicó la solicitud de revisión con la antelación aquí fijada se puede invitar, con una antelación

de 2 días, a un representante de la OAP, la SEGEL y la DAF a la sesión, para contribuir en la revisión conjunta de los conceptos dados por estas

dependencias.

Comité de Dirección

Técnica

El comité sesiona mínimo

2 veces al mes

1 día hábil para revisar y

ajustar

Términos de referencia con anexos

Acta de Reunión

G102PR02F01

5

ELABORAR PRESENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS DE REVISIÓN DE TdR E INSCRIBIR TEMA EN COMITÉ DE SUBDIRECCIÓN

Elabora la presentación con la información clave de la convocatoria y los conceptos emitidos por la Secretaría General, la OAP y la DAF sobre los

términos de referencia de la misma (ver plantilla).

Inscribe el tema para aprobación en el Comité de Subdirección al menos 5 días hábiles antes de la próxima sesión programada, mediante el formato

establecido en el SGC (ver procedimiento Operación dl Comités Institucionales) el cual debe ser firmado por el director técnico o gestor del programa.

A dicha solicitud debe anexar:

- Los conceptos enviados por DAF, OAP y SEGEL.

- Los términos de referencia revisados y ajustados en Comité de Dirección Técnica

- La presentación en la plantilla establecida.

- Acta de Comité de Dirección Técnica, donde se evidencia revisión de TdR y conceptos.

Nota 1: La documentación anexa a la inscripción del tema para Comité de Subdirección debe estar completa, de lo contrario la solicitud será devuelta

a la dependencia.



Director Técnico,

Gestor de Programa

respectivo y/o

responsable de la

convocatoria

2 días hábiles para

preparación de

información

5 días hábiles de

anticipación para

inscripción del tema en

comité

Plantilla Aprobación de términos de

referencia M301PR01F08

Inscripción de temas para comités

institucionales

G101PR03F01

Correo electrónico


Conceptos DAF, OAP y SEGEL


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(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

6

APROBAR LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

El director técnico presenta los aspectos claves de los términos de referencia, conforme a los contenidos de la plantilla y los conceptos recibidos con

las acciones tomadas al respecto por la dependencia.

i¿Requiere ajustes?

Si: Solicita al área los ajustes necesarios, de acuerdo a las observaciones emitidas por el comité. De acuerdo con las decisiones tomadas, los términos

son aprobados con ajustes y continúa con actividad 7, en el caso de no ser aprobados debe regresar a la actividad 1 del presente procedimiento.

No: Continúa con actividad 7.

Nota 1: Cuando la documentación presentada durante el Comité de Subdirección sea distinta a la radicada para inscribir el tema de aprobación de

términos de referencia, la solicitud no será analizada y deberá reprogramarse.



Comité de Subdirección

El comité sesiona mínimo

2 veces al mes

El acta del comité debe

estar disponible 2 días

hábiles después de la

sesión

Los términos de referencia

deben estar aprobados 18

días hábiles antes de la

apertura de la

convocatoria (ver Anexo

Línea de Tiempo)

Términos de Referencia aprobados

Acta de Reunión

G102PR02F01

Plantilla Aprobación de términos de

referencia

M301PR01F08

7

PARAMETRIZAR EL FORMULARIO DE LA CONVOCATORIA

Con los términos de referencia aprobados por Comité de Subdirección y la orientación de la dirección técnica responsable, solicita a la Oficina TIC la

parametrización de los formularios para crear y configurar la nueva convocatoria y formularios en el sistema de información para la captura de datos de

los proponentes, realizando las pruebas técnicas correspondientes al aplicativo y dejando evidencia en el respectivo formato.

i¿El formulario cumple con lo establecido en los TdR / Guía Técnica?

Si: Continúa a la actividad 9.

No: Ajusta y parametriza nuevamente de acuerdo con lo establecido en la presente actividad. Continúa a la actividad 9.

Nota 1: Durante todo el tiempo de la ejecución de la convocatoria, la Oficina TIC brindará el soporte técnico necesario para dar solución a las fallas que

se presenten.

Nota 2: Para el caso de convocatorias por ventanilla abierta, en las que se utiliza como documento de referencia las guías técnicas ver Procedimiento

Reconocimiento de Actores del SNCTeI M304PR08.

Oficina TIC y

responsable de la

convocatoria

Formato Formulario parametrización

de convocatorias M301PR01F01

6 días hábiles


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VERSIÓN: 10


(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

8

PREPARAR APERTURA DE CONVOCATORIA

Durante los 6 días hábiles previos a la publicación de los términos de referencia, prepara las actividades necesarias, entre ellas:

a. Capacitar al grupo de Atención al Ciudadano frente a los términos de referencia, sus anexos y el formulario que se utilizará para la inscripción de los

proponentes a la convocatoria, elaborando la respectiva ficha de preguntas y respuestas .

b. Capacitar al grupo de Registro en lo relacionado con Verificación de Requisitos (ver procedimiento Verificación de Requisitos de Convocatorias

M301PR06)

c. Informar a Comunicaciones las necesidades de difusión de la convocatoria, mediante correo electrónico.

Director Técnico,

Gestor de Programa

respectivo y/o

responsable de la

convocatoria

Formato Formulario parametrización

de convocatorias M301PR01F01

Ficha técnica con preguntas y

respuestas frecuentes, y asistencia a

reuniones

Asistencia a reuniones

G102PR02F02

Modelo Capacitación del Grupo

Registro sobre Requisitos de la

Convocatoria

M301PR06F02

Correo electrónico

9

SOLICITAR ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN DE APERTURA

Solicita mediante memorando a la Secretaría General, la elaboración de la resolución de apertura de la convocatoria, remitiendo: términos de

referencia y sus anexos respectivos, el listado de asistencia de la capacitación realizada al Grupo de Atención al Ciudadano y el acta del Comité de

Subdirección, en donde conste la aprobación de los mismos. El contenido de estos documentos debe ser el mismo que fue aprobado por el Comité de

Subdirección.

Nota: Una vez los términos de referencia son aprobados por el Comité de Subdirección, el área técnica contará máximo con 30 días calendario para

radicar en la Secretaría General la solicitud de elaboración de resolución de apertura de convocatoria, de lo contrario, debe solicitar nuevamente

aprobación de los mismos en el Comité de Subdirección.

Director Técnico

1 día hábil

Realizar solicitud mínimo

10 días hábiles antes de

apertura

Memorando

Términos de referencia y anexos

Lista de asitencia capacitación al

Grupo de Atención al Ciudadano

Acta de Reunión

G102PR02F01

10

ELABORAR RESOLUCIÓN DE APERTURA

Elabora resolución que ordena la apertura de la convocatoria, verificando la aprobación de los términos de referencia en el acta del Comité de

Subdirección. Entrega a la dirección técnica la resolución junto con los términos de referencia y sus respectivos anexos para que ésta a su vez tramite

la firma del Subdirector y Director General.

Nota 1: La Dirección General cuenta con discrecionalidad para firmar o no la resolución de apertura, toda vez que el Comité de Subdirección tiene

delegación para la aprobación de los términos de referencia y adendas de las convocatorias.

Nota 2: La solicitud debe haberse realizado por parte del área responsable mínimo 10 días hábiles antes de apertura.

Secretaría

General

(SEGEL)

3 días hábilesResolución de apertura con VoBo de

Secretaría General


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(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

11

FIRMAR RESOLUCIÓN DE APERTURA Y TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia, sus anexos y la resolución de apertura deberán ser entregados inicialmente a la Subdirección General y posteriormente a

la Dirección para revisión y firma.

Los documentos deben ser radicados a la Secretaría General con mínimo diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha requerida de publicación,

quien gestiona la aprobación y firma por parte de la Subdirección; una vez firmados la Secretaría General remitirá los documentos a la Dirección con

mínimo tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha requerida de publicación.

Una vez se encuentren firmada la Resolución de Apertura de la Convocatoria y los términos de referencia por parte de la Dirección, devuelve la

documentación a Secretaría General para tramitar el fechado y numeración de la resolución de apertura.

i¿Los términos de referencia, sus anexos o la resolución de apertura requiere ajuste?

Si: La Dirección responsable realiza el ajuste solicitado por la Dirección General en máximo 1 día hábil y radica los soportes correspondientes a la

Secretaría General, quien tramitará las firmas de la Subdirección y Dirección General, previa verificación de la incorporación de los ajustes solicitados

por la Dirección.

No: Continua con la actividad 12.

Nota: La Dirección podrá solicitar ajustes o modificaciones a los términos de referencia cuando lo considere pertinente, los cuales deberán ser

atendidos por los equipos responsables previo a la firma y publicación en página web.

Secretaría General

(SEGEL)

Subdirector

General

Director General

Resolución de apertura firmada

Términos de referencia firmados

12

FECHAR Y NUMERAR RESOLUCIÓN DE APERTURA

Fecha y numera la resolución de apertura de la convocatoria. Envía mediante el sistema Orfeo a la dependencia responsable, junto con los términos

de referencia debidamente firmados por el Director y Subdirector General, con sus anexos, para posterior publicación.

Secretaría General

(SEGEL)

Resolución de apertura firmada y

numerada

Términos de referencia firmados

Memorando

13

SOLICITAR LA PUBLICACIÓN DE LA APERTURA DE LA CONVOCATORIA

Envía por correo electrónico al Equipo de Comunicaciones la siguiente información para dar apertura a la convocatoria:

• Resolución de apertura de la convocatoria escaneada, debidamente firmada, numerada y fechada.

• Términos de referencia firmados y escaneados.

• Términos de referencia (versión consulta con enlaces para acceder a los aplicativos).

• Anexos respectivos.

Una vez publicados los documentos, estos son custodiados por la dirección técnica, iniciando la conformación del expediente físico y virtual, de

acuerdo al procedimiento Control de registros de información y administración de instrumentos archivísticos A104PR02.

Nota: El responsable de la convocatoria deberá coordinar con el Equipo de Comunicaciones la información que deberá ser publicada en la página

web, en el espacio dispuesto para la convocatoria.

Responsable de la

convocatoriaCorreo electrónico

6 días hábiles

1 día hábil adicional en

caso de requerir ajuste o

modificación

1 día


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(días hábiles)

REGISTROS



disponible en GINA

14

DAR APERTURA A LA CONVOCATORIA MEDIANTE SU PUBLICACIÓN EN EL PORTAL WEB

De acuerdo con la programación realizada, se da apertura a la convocatoria publicando en la página web de Colciencias la información remitida por el

responsable de la convocatoria.

Equipo de

Comunicaciones y

responsable de la

convocatoria

Términos de referencia, anexos y

resolución de apertura publicados

15

REALIZAR SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE LA CONVOCATORIA

Realiza seguimiento permanente al desarrollo de las actividades relacionadas con la convocatoria, mediante el Plan Operativo de la Convocatoria

cargado en la herramienta GINA.

i¿Detecta retrasos en las fechas establecidas?

Si: Toma las acciones necesarias y si es requerido documenta acción correctiva (ver Procedimiento Acciones correctivas y preventivas G102PR02) o

inicia trámite de adenda (ver Instructivo Elaboración y Trámite de Adendas de Términos de Referencia de Convocatorias M301PR01I01). Continúa

actividad 16.

No: Continúa actividad 16.

Director Técnico,

Gestor de Programa

respectivo y/o

responsable de la

convocatoria

Permanente

Registro según actividades de

seguimiento

Ver Instructivo Trámite de Adendas a

Convocatorias de CTeI

M301PR01I01

y/o

Ver Procedimiento Acciones

correctivas y preventivas

G102PR02

16

RECIBIR Y DAR RESPUESTA A REQUERIMIENTOS

Atiende al usuario por los diferentes canales de atención para orientarlo en el desarrollo de la convocatoria (Ver Manual Servicio al Ciudadano

M401M01).

Nota: Toda modificación efectuada a los términos de referencia (adendas) debe ser informada por el responsable de la convocatoria al Grupo de

Atención al Ciudadano con el fin de actualizar la información que se le proporciona a los usuarios. Así mismo, el responsable de la convocatoria deberá

informar a las demás dependencias de apoyo cuya gestión se vea afectada por las modificaciones.

Grupo de Atención al

CiudadanoPermanente

Ver Manual Servicio al Ciudadano

M401M01

17

CERRAR CONVOCATORIA

De acuerdo a la configuración del sistema de información previamente realizada, se da cierre a la convocatoria en la fecha y hora programada en los

términos de referencia. Envía una relación de las propuestas recibidas (cuando aplique) al responsable de la convocatoria y al Grupo de Registro (si

aplica).

Oficina TIC 1 día

Correo electrónico

Reporte de propuestas recibidas


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Fecha Numerales

2010-05 Todos

2011-03 6, 8

2011-07-08

5

6

8

2012-04-25

1

2

3

6

7

8

2014-05-30Encabezado

7

2014-10

Encabezado

2

3

6

7

2014-12-01 7

Se cambia código del procedimiento y de formatos por nuevo mapa de procesos

Se modifica el nombre del procedimiento

Se ajusta el alcance.

Se ajustan las disposiciones generales.

Se ajusta el flujograma.

Se ajusta actividad 1 y se crean los formatos Términos de Referencia y sus respectivos

anexos.

Se crean las actividades 2 y 3.

Se ajusta actividad 4, asignando como responsable de la aprobación de los términos de

referencia al Comité de Subdirección.

Se crea actividad 5, estableciendo tiempos para la preparación de la apertura de la

convocatoria.

Se modifica el responsable de la firma de la resolución de apertura de la convocatoria en

actividad 9, delegando dicha responsabilidad al Subdirector General.

Se crea actividad 12, conectando dicha actividad con el Instructivo para elaboración y trámite

de adendas.

Se ajustan puntos de control.

1Se excluye del procedimiento el concepto de anteproyectos. Se elimina el numeral de

indicadores.

2

3

4

Versión

0

7. CONTROL DE CAMBIOS

Se crea el documento

Descripción de la modificación

5

Se ajusta el flujograma con respecto a las nuevas actividades de control del cumplimiento al

plan de convocatorias.

Se ajusta redacción de las actividades y se incluyen puntos de control al plan de

convocatorias.

Se elimina el numeral de control de registros.

Se ajusta la redacción del objetivo.

Se ajusta el alcance del procedimiento.

Se ajustan las disposiciones generales.

Se realiza ajuste del flujograma.

Se ajustan las actividades del procedimiento.

Se ajustan los puntos de control.

6Se modifica actividad 6 para clarificar el envío del memorando para revisión de términos de

referencia.

Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINAPág. 10 de13

Fecha NumeralesVersión



2015-04-21

4

5

6

7

Se incluye la definición de proyecto CTeI.

Se incluye la Resolución 088 de 2015.

Se modifica flujograma de acuerdo a los ajustes en las actividades.

Se incluye la actividad 4 de revisión en Comité de Dirección Técnica.

Se incluye punto de control 2.

Se ajustan registros relacionados con TdR y anexos.

7

8

Se incluye el literal d dentro de las disposiciones generales.

Se actualizan las normas asociadas al procedimiento.

Se incorporan las directrices establecidas por la Subdirección General mediante comunicación

interna, con relación a la radicación de documentos para inscripción de temas para Comité de

Subdirección y tiempos para aprobación de TdR previo a su debida publicación.

Se ajustan los responsables de las actividades.

Se ajusta el alcance de la revisión de los TdR por parte de la DGRL.

Se incluye en la actividad 4 una nota relacionada con la posible participación de

representantes de la OAP, SEGEL y la DGRL con el fin de aclarar inquietudes sobre los

conceptos sobre los TdR.

Se incluye el Anexo Línea de Tiempo como registro importante para el control de los tiempos

que permiten abrir las convocatorias.

Se ajusta el título y los registros de la actividad 5, aclarando los anexos para inscripción de

tema a Comité de Subdirección.

Se ajustan los tiempos del procedimiento, especialmente los que están bajo responsabilidad

de las instancias de decisión.

Se incluye dentro de los registros el formato Plantilla Aprobación de términos de referencia

M301PR01F08.

Se incluye en la actividad 7 el modelo Capacitación del Grupo Registro Requisitos Mínimos de

la Convocatoria M301PR06MO1.

Se crea la actividad 13 con el fin de dividir las responsabilidades de solicitud y publicación la

apertura de la convocatoria.

Se aclara la nota de la actividad 16, con respecto a la información que se debe suministrar a

diferentes áreas frente a posibles modificaciones a los términos de referencia.

3

5

6

Rige a partir de

su liberación en

GINA


Fecha NumeralesVersión



Rige a partir de

su liberación en

GINA

3

4, 5

6

Rige a partir de

su liberación en

GINA

3

6

V

10

- En las disposiciones generales, se establece como requisito para las convocatorias que se

realizan en alianza con otras entidades, el capacitar al Grupo de Atención al Ciudadano.

- Se establece como requisito al solicitar la elaboración de la resolución de apertura de la

convocatoria, anexar el listado de asistencia de la capacitación realizada al Grupo de Atención

al Ciudadano.

- Se aclara en el descriptivo las actividades que no aplican para los procesos de ventanilla

abierta en las que se utiliza como documento de referencia las guías técnicas.

9

Se modifica en las disposiciones generales y en el descriptivo, la denominación de las

dependencias conforme con el Decreto 849 de 2016.

Se aclarara el tiempo para inscripción del tema en comité (5 días hábiles)

Se ajusta la actividad 11, para incluir la firma de los TdR por parte del Director General,

aclarando los 3 días hábiles de anticipación con que se debe radicar en la Subdirección y la

Dirección General.

Cargo: Cargo:10

Contratista Equipo

Calidad-OAP

- Subdirector General

- Secretaria General

- Director de Fomento a la Investigación

- Director de Desarrollo Tecnológico e Innovación

- Directora de Mentalidad y Cultura

- Contratista Equipo Calidad-OAP

Mario Sánchez

- Alejandro Olaya Dávila

- Paula Fernando Chiquillo

- Oscar Gualdrón González

- Julián Pontón Silva

- Ulia Yemail Cortes

- Adriana Pereira

Comité de subdirección

Cargo:

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Nombre: Nombre:


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