Projektu vadība.Un vai tā atšķiras tad, ja projektus realizē NVO?

Linda Curika,PROVIDUS projektu vadītājaRīgā, 2012.gada 13.februārī

Prezentācija sagatavota projekta Apmācību cikls „17 soļi Eiropas nākotnē” ietvaros. Projekts finansēts Eiropas Savienības struktūrfondu 3. mērķa „Eiropas teritoriālā sadarbība” Centrālā Baltijas jūras reģiona INTERREG IVA pārrobežu sadarbības programmas 2007. - 2013. gadam projekta „Jauniešu iesaiste NVO, sporta un

interešu izglītības programmās” Rīgas jaunatnes organizāciju kapacitātes veicināšanas projektu konkursa ietvaros

Kurš no jums gribētu būt projektu vadītājs?

Kāpēc?

Kas ir projekts?

Visiem projektiem ir sākums, vidus un beigas

sākums vidus beigas

Projekts ir īslaicīgs pasākums, kas tiek realizēts, lai sasniegtu

noteiktu mērķi

Visiem projektiem ir kopīgas šādas pazīmes

Mērķa rezultāts

Noteikts dzīvescikls

Plaša līdzdalība

horizontālā līmenī

Jauns vai unikāls

Laika, izmaksu un

realizēšanas prasības

‘Plānošana nav dabisks process, daudz jautrāk ir vienkārši kaut ko darīt. Un labākais neplānošanā ir

tas, ka neizdošanās nāk kā pilnīgs pārsteigums, nevis pēc ilgstoša uztraukumu un sliktu

priekšnojautu perioda’

(Sers Džons Hārvijs Džonss)

Kas nav nosaucams par projektu?

Pētījumi Kaut kas, kas notiek visu

laiku

Komanda vai persona, kas

strādā nošķirti

Vienas un tās pašas lietas

radīšana atkal un atkal

Nav ierobežojumu laika, izmaksu vai izpildījuma

ziņā

Projekta dzīvescikls

Visi projekti iziet sekojošu dzīves ciklu

iniciēšana

slēgšana

plānošanaīstenošana

kontrole

Projekta dzīvescikls un slodze

Slodzes apjoms

Sākums Laiks Beigas

Definēšana

Plānošana

Izpildīšana

Nobeigums

Definēšana1. Mērķi2. Uzdevumi3. Atbildības

Plānošana 1. Laika grafiks2. Budžets 3. Resursi 4. Riski5. Personāls6. Ilgtspēja

Īstenošana 1. Progresa ziņojumi2. Izmaiņas 3. Kvalitātes kontrole 4. Prognozes

Nobeigums 1. Gala ziņojumi2. Mācības 3. Ilgtspēja4. Risku kontrole

Kas ir projektu vadība?

• Projektu vadība ir prasmes, rīki un vadības procesi, kas ir nepieciešami, lai veiksmīgi uzņemtos projektu

• Prasmju kopums: pieredze, specifiskas zināšanas gan par projekta jomu, gan projektu vadību

• Rīku kopums: dokumentu veidnes, reģistri, plānošanas programmatūra, atskaišu formas

• Procesu kopums: tehnikas, ar kuru palīdzību tiek monitorēts un kontrolēts laiks, izmaksas, kvalitāte un projektu apjoms

Projektu vadības trīskāršais ierobežojums

Mēroga mērķis

Izmaksu mērķis

Laika apjoma mērķis

Kopīgais mērķis

Projektu vadības četrkāršais ierobežojums

apjoms

laiks

izmaksas

kvalitāte

NB: kvalitātei ir daudz definīciju!

Projektu vadības priekšrocības

– Labāka kontrole pār cilvēkresursiem, finanšu un fiziskajiem resursiem

– Uzlabotas klientu attiecības– Īsāki jaunu produktu attīstīšanas termiņi– Zemākas izmaksas– Augstāka kvalitāte un paaugstināta uzticamība– Lielāki ienākumi– Labāka iekšējā koordinācija

Cilvēkresursu shēma

Finansētājs vai klients

Projekta vadītājs

Projekta komanda

Organizācija, zem kuras jumta tiek ieviests

projekts

Projekta vadītāja darba uzdevumi1. Nodefinēt projekta apjomu2. Noteikt lēmumu pieņēmējus, ieinteresētās puses3. Izstrādāt darāmo darbu sarakstu4. Noteikt, cik laika būs nepieciešams5. Izstrādāt projekta vadības shēmu6. Identificēt resursus vai budžetu7. Izvērtēt projekta prasības8. Identificēt un izvērtēt riskus9. Identificēt soļus un pagrieziena punktus10. Nodrošināt nepieciešamos resursus11. Atskaitīties par projekta virzību

Projektu vadības ietvars

Laika vadība Izmaksu vadība Apjoma vadība

Cilvēkresursu vadība

Sagādes vadībaKomunikācijas vadība

Risku vadība

Kvalitātes vadība

Projektu vadības problēmas• Nevar paspēt laikā• Pārsniedz budžetu• Nesasniedz mērķus• Rodas neparedzēti šķēršļi• Daudz vienlaicīgi noritošu svarīgu projektu• Nereālistiski laika grafiki• Projekta vadītājs ir vienīgais, kas kaut ko dara• Nav izstrādāta sistēma• Sarežģīti atskaitīšanās mehānismi, auditi• Grūti kontrolēt ārpakalpojumu sniedzējus

Projektu vadības integrētā pieeja

Ir jāiesaista visas ieinteresētās personas, t.sk.- Projekta finansētājs- Projekta vadītājs- Projekta komanda- Atbalsta personāls- Oponenti- Pakalpojuma saņēmēji- Pakalpojuma sniedzēji

Kādēļ skatīties uz procesiem caur projektu prizmu ne vienmēr ir labi?

Web rīki labākai projektu vadībai

• Blogs vai iekšējā mājas lapa komunikācijai (Wordpress, Blogger, Posterous, Tumblr, Wiki)

• Ziņojumu nosūtīšanas rīki efektīvai komunikācijai gan komandas ietvaros, gan ar pakalpojuma saņēmējiem (virtuālās komandas!)– Google Talk (www.google.com/talk)– Windows Messenger (http://messenger.live.com)– Skype (www.skype.com)– Twitter (www.twitter.com)

Web rīki labākai projektu vadībai (2)

• Mindmapping tiek plaši izmantotas projektu vadībā gan plānošanas, gan realizēšanas laikā– Mindmeister (www.mindmeister.com)– Mindomo (www.mindomo.com)– Free Mind (http://freemind.sourceforge.net)

Laika vadības web rīki

• Projekta vadītājam ļoti svarīgi ir plānot ne tikai savu darba, bet arī personisko laiku– Todoist (http://todoist.com)– Evernote (www.evernote.com)– Remember the milk (

http://www.rememberthemilk.com)– Ta-da Lists (http://www.tadalist.com)

Google izmantošana projektu vadībā

• Projektu vadībā ir ļoti nepieciešams spēt dalīties ar idejā, kopīgi strādāt pie dokumentiem un koplietot failus, kam lieti noder Google pakalpojumu kopums– Google docs (http://docs.google.com)– Google Calendar (http://calendar.google.com)– Google groups (http://groups.google.com)– Google labs (http://labs.google.com)

Bet kā ir ar NVO projektu specifiku? Un vai ir kāda īpaša Latvijas projektu

vadības specifika?

Kā tikt pie projekta?

• Lai realizētu reālus projektus, ir jābūt daļai no kādas organizatoriskas struktūras (NVO, universitātes vai uzņēmuma)

• Jāskatās, lai šīs organizācijas statūtos un mērķos būtu lietas, kas tevi interesē

• Bieži būs jārada ideja no iespējas (projektu konkursa) – tas nebūs iespējams, ja tu nepārzini jomu vai tevi tā neinteresē

Izmantot vai radīt iespējas?

• 90% - NVO seko līdzi projektu konkursiem un izmanto iespējas

• 10% - tad, ja ir kāda sakāpināta problēma, mēģina radīt projektu, kam meklēt finansējumu

• Nekad nevajag mest ārā noraidītos projektu pieteikumus – tie noderēs!

Kur atrast naudu?• Sliktā ziņa: nav vienotas vietnes, kur atrast projektu konkursus

vai tenderus vai iepirkumus• Labā ziņa: ir vairākas vietnes, kas palīdzēs meklējumos:

– !!! Pieteikties Pilsoniskās Alianses NVO ziņu lapai (http://www.nvo.lv/advert.php?adid=769&lang=lv)

– ES grantu shēmas pēc tēmām (http://ec.europa.eu/contracts_grants/grants_en.htm)

– ES fondu (Eiropas Sociālā fonda, Eiropas Reģionālās attīstības fonda un Kohēzijas fonda) projektu konkursi (http://www.esfondi.lv/page.php?id=654)

– Sabiedrības Integrācijas Fonds (http://www.lsif.lv/)– Ministriju mājaslapas

Esam atraduši interesantu un atbilstošu projektu konkursu – ko tālāk?

• Kādam ir jāizlasa visi noteikumi, jautājumu un atbilžu sadaļa, jāizpēta visas prezentācijas (kādas izziņas nepieciešams, kādi un cik partneri, cik liels vai mazs ir iespējamais budžets, vai ir kādi citi ierobežojumi?)

• Laika un uzdevumu plānošana (kas par ko ir atbildīgs un kādi ir termiņi?)• Partneru meklēšana (tam vajag laiku un kontaktus!)• Sākumā uzraksta aktivitātes un tikai tad – sastāda budžetu (vai naudas

pietiks?)• NVO specifika: pat tad, ja jau tiek realizēti 10 projekti, ir jāmeklē jaunas

iespējas un jāraksta jauni projektu pieteikumi• Tu nekad nezinu, vai un cik no taviem iesniegtajiem projektiem tiks

apstiprināti

Liels paldies par uzmanību!

Sazinieties ar maniTwitter: @curiha

Epasts: curika@providus.lv