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Guía básica para la elaboración y presentación de las Cuentas Anuales (V 1.4)
SUBDIRECCIÓN GENERAL DEL PROTECTORADO DE FUNDACIONES MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE
El enlace a la aplicación se
encuentra en la web del Ministerio
de Educación, Cultura y Deporte.
http://www.mecd.
gob.es/portada-mecd/
Deberá pulsar en
1) Servicios al ciudadano
2) Fundaciones
3) Aplicación de
CUENTAS Y PLANES
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Para acceder deberá introducir su usuario y contraseña
y pulsar acceder.
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Si entra por primera vez, debe ir a la pestaña de Usuarios
e introducir los datos personales de contacto. Podrá cambiar también el usuario
y la contraseña si lo desea.
Si no dispone de usuario y contraseña envíe una petición
firmada por Presidente o Secretario a
Si ha olvidado su contraseña la puede recuperarla pulsando en “He olvidado mi contraseña” y la recibirá en el correo electrónico de la persona responsable de la custodia de las claves de acceso.
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Al entrar en la Aplicación podrá ver las cuentas anuales de su Fundación que han sido presentadas y la SITUACIÓN en la que se encuentran
(ver pág. 5).
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Nº de REGISTRO
SU FUNDACIÓN
También podrá ver sus trámites en sede.
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SITUACIONES DE LAS CUENTAS
1) INICIADO FUNDACIÓN: La fundación ha dado de alta el ejercicio y está introduciendo los datos.
2) REFERENCIA GENERADA: La Fundación ha terminado de introducir los datos contables y se han generado los documentos. Las cuentas están listas para ser presentadas en Sede Electrónica
3) INICIADO: El Protectorado ha recibido sus cuentas e iniciará su revisión.
4) EN SUBSANACIÓN: El Protectorado ha revisado las cuentas formalmente y ha detectado algún defecto. La Fundación debe responder al Oficio de subsanación que ha recibido.
5) EN OBSERVACIONES: El Protectorado ha revisado las cuentas materialmente y ha enviado un oficio de observaciones. La Fundación debe responder al Oficio de observaciones que ha recibido.
6) COMPROBADO / DOCUMENTACIÓN A DEPOSITAR: El Protectorado ha revisado las cuentas y están listas para ser remitidas al Registro de Fundaciones para su depósito.
7) DEPOSITADO :Las cuentas han sido remitidas al Registro de Fundaciones para su depósito, sin perjuicio de que el Protectorado pueda requerir documentación complementaria en una revisión posterior.
8) REVISADO SIN DEFECTOS / REVISADO SIN DEFECTOS CON DOCUMENTACIÓN DEPOSITADA: Se ha realizado la revisión de las cuentas.
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Para COMENZAR a introducir los datos
de las cuentas DEBE DAR DE ALTA EL
EJERCICIO
PULSE en la pestaña “Alta de cuentas
anuales”, que al ser seleccionada, se
pondrá en amarillo.
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1) Seleccione el ejercicio en el desplegable.
2) Introduzca los datos solicitados.
3) Pulse en comprobar modelos.
4) Seleccione el
modelo adecuado de cuentas anuales en el desplegable.
5) Pulse en Añadir cuenta anual y se
dará de alta la cuenta para poder
empezar a introducir los datos contables de su Fundación.
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Comience introduciendo los datos económicos
de Cuenta de Resultados, Activo y
Patrimonio neto y Pasivo. Pulse en los botones correspondientes.
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Cuando introduzca los datos de balance y cuenta de resultados,
aparecerán los botones para introducir el contenido de las notas de la
memoria.
Puede abrir a la vez, varias notas del mismo ejercicio en pestañas
diferentes. Sitúese en una nota y pulse el botón derecho “Abrir enlace en una
pestaña nueva”.
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IMPORTANTE
Las casillas grises son datos que calcula la propia
aplicación. No pueden ser introducidos.
La aplicación le va indicando
errores e inconsistencias, Deben ser corregidos para
poder finalizar la elaboración de las cuentas.
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Una vez introducidos los datos NO OLVIDE pulsar en
en cada pestaña.
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IMPORTANTE No olvide cumplimentar
todas las pestañas de cada nota.
Recuerde que las casillas
grises no se pueden cumplimentar. La
aplicación toma datos de otras casillas o realiza
operaciones aritméticas.
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Hay cuadros de texto que deben cumplimentarse obligatoriamente.
Los cuadros de texto tienen limitación de caracteres. Puede ampliar la información de los mismos y enviarla en documento adjunto (ver
pág. 15 y siguientes). No olvide pulsar en cada pestaña. La información guardada en cada pestaña no se
pierde si continúa con la elaboración de las cuentas posteriormente.
NOTAS DE LA MEMORIA
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IMPORTANTE
Los errores en las notas aparecen como avisos de color
rojo. Debe consignar la información que se le solicita.
Si la nota contiene errores le
puede aparecer una indicación de . Debe añadir
información pulsando en botones, rellenar casillas o elegir en un desplegable.
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NOTAS DE LA MEMORIA
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En la pantalla inicial o en las notas de la memoria podrá ver
los errores en las cuentas pulsando
Pulse en el icono
y la aplicación le llevará a la pestaña donde esté el error.
Podrá generar un borrador para su revisión cuando queden errores
pendientes.
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Cuando se haya reunido el Patronato para aprobar las
cuentas, debe cumplimentar los datos de
aprobación y los de presentación.
Debe introducir la fecha de aprobación de las cuentas
y pulsar “Guardar” para que le aparezcan los datos
de los patronos
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ATENCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN
EN SEDE ELECTRÓNICA Si usa el certificado de
representante de una persona jurídica (la propia fundación o una
asesoría) NO consigne como presentador al representante sino a
la persona jurídica con su CIF.
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Una vez que las cuentas no tienen defectos la Fundación puede generar los documentos a presentar pulsando hhhhh
Si la Fundación realiza alguna modificación en las notas de la memoria de las cuentas esta referencia se modificará. Es
imprescindible que las cuentas firmadas y enviadas sean las de la última referencia generada.
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También puede generar un borrador de las cuentas completas.
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FIRMA DE LA DOCUMENTACIÓN
Lea las indicaciones y seleccione una de las
opciones de firma: Con certificado digital ó Sin certificado Digital
En el caso de firmar
con certificado digital deberán utilizar tanto el
Presidente como el Secretario sus
certificados digitales personales (No el de
representante de persona jurídica o un
tercero). Los certificados pueden estar instalados en ordenadores
diferentes.
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Si elige presentar sin certificado digital.
1) Descargue los tres PDF.
2)Firmen Presidente y Secretario las Cuentas Anuales CON LA ÚLTIMA REFERENCIA
GENERADA en todas sus hojas y el Certificado de aprobación.
3) Firmen Asistentes la Hoja de Firmas. Para la hoja de firmas y el certificado de aprobación pueden utilizar documentos que no sean los generados por la aplicación (siempre que
contengan la misma información).
4) Escanee esos PDF y selecciónelos DE UNO EN UNO para reemplazar los generados por la
aplicación sin firmar. Puede escanear en blanco y negro. Debe tener calidad suficiente
para ser legible, pero recuerde que CADA PDF no puede superar 20MB.
5) No olvide pulsar en adjuntar documentos
cada vez que seleccione un PDF.
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Una vez reemplazadas las
Cuentas Anuales, el Certificado de aprobación y la Hoja de firmas aparece el icono en
situación de FIRMADO
Puede añadir informe de auditorias y otros adjuntos.
Debe seleccionar el PDF que desee adjuntar y pulsar PARA
CADA ARCHIVO que adjunta en
Si desea eliminar algún adjunto pulse en el icono
REVISE los PDFs que va a
presentar pulsando sobre los mismos.
Cuando tenga todos los archivos PDF que quiere presentar pulse
en IMPORTANTE : Al aceptar ya no podrá modificar las cuentas ni adjuntar nuevos documentos
Recuerde 20MB cada Archivo
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*
1) Ya están los documentos de las Cuentas Anuales preparados para presentar en SEDE ELECTRÓNICA.
Si quisiera añadir algún otro documento o modificar algún dato, deberá ponerse en contacto con el
Protectorado.
2) Antes de pulsar el enlace a la Sede Electrónica compruebe los datos
consignados en la pestaña de Datos de presentación del menú de
opciones. Puede cambiar el nombre y NIF/CIF
del presentador y ESO NO MODIFICARÁ LA REFERENCIA.
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3) Pulse el enlace y tenga en ese ordenador EL
CERTIFICADO ELECTRÓNICO de la persona que haya consignado como PRESENTADOR.
ATENCIÓN : Si usa el certificado de representante de persona jurídica (la propia fundación o una asesoría) NO consigne como presentador al representante sino
a la persona jurídica con su CIF.
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*
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PULSE
Si tiene problemas técnicos con la
sede electrónica puede poner un
mail a [email protected]
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PULSE y acceda por cualquiera de las opciones.
No olvide tener en ese ordenador EL
CERTIFICADO ELECTRÓNICO de la persona que hayan consignado
como PRESENTADOR.
ATENCIÓN : Si usa el certificado de representante de persona jurídica
(la propia fundación o una asesoría) NO consigne como presentador al
representante sino a la persona jurídica con su CIF).
Puede cambiar el nombre y NIF/CIF del presentador y ESO NO
MODIFICARÁ LA REFERENCIA.
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PULSE y seleccione el
certificado del
presentador.
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Aparecerá el listado de sus trámites.
Tenga en cuenta que la SOLICITUD CREADA AUTOMÁTICAMENTE
aparecerá en ÚLTIMO LUGAR.
VERIFIQUE LA FECHA
DEL TRÁMITE Pulse en
SU FUNDACIÓN
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IMPORTANTE Usted va a recibir los avisos de notificación
en el correo electrónico que figura
en sus datos PUEDE USTED
VERIFICARLOS O ACTUALIZARLOS
PULSANDO
1)PULSE en Revisar.
2) Compruebe los datos del trámite y
si son correctos PULSE en Confirmar.
3) Y nuevamente PULSE en Aceptar.
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4)PULSE en Registrar.
5)PULSE en Registro electrónico.
6)PULSE en Firmar y
registrar.
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Si tiene problemas utilizando el navegador Internet Explorer, puede
utilizar el navegador Google Chrome. Si utiliza Google Chrome
descargue e instale el software autofirma .
En caso de utilizar Google Chrome aparecerá la siguiente ventana
y debe pulsar en
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Le pedirá seleccionar el certificado
electrónico del PRESENTADOR.
Al pulsar aceptar, el proceso de solicitud
ha finalizado con éxito y puede descargar su justificante pulsando
aquí.
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Si tiene problemas técnicos con la sede
electrónica puede poner un mail a
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RESPUESTA DE LA ADMINISTRACIÓN
Cuando su solicitud sea tramitada recibirá en el correo electrónico del
PRESENTADOR (vea pág. 22) una notificación y
podrá recogerla entrando en la SEDE ELECTRÓNICA con el
certificado electrónico del PRESENTADOR.
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Área Económico Contable-Protectorado:
Teléfono 91 362 52 71 E-mail: [email protected]
Soporte técnico Sede Electrónica
E-mail: [email protected]
INFORMACIÓN Y CONTACTO
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