praktická ukázka elektronického úřadování na mv
DESCRIPTION
Praktická ukázka elektronického úřadování na MV. Oskar Macek Alena Uzlová. Vytvoření dokumentu. 23. 7. 2010 vytvořil referent z generálního ředitelství hasičského záchranného sboru evidenční kartu dokumentu. Ke kartě byl přiložen elektronický soubor (vytvořený ve formátu aplikace MS Word). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Vytvoření dokumentu
• 23. 7. 2010 vytvořil referent z generálního ředitelství hasičského záchranného sboru evidenční kartu dokumentu.
• Ke kartě byl přiložen elektronický soubor (vytvořený ve formátu aplikace MS Word).
Vytvoření dokumentu
• Všechny informace o tvorbě evidenční karty a přiložení elektronického souboru se zaznamenávají v historii změn.
• Historie obsahuje informace o veškerém nakládání se systémem a dokumenty - „kdo, co, kdy a jak“.
Posuzování dokumentu před schválením
• Dokument určený k podpisu ministra prošel nejprve posuzovacím procesem, který probíhal v několika úrovních v rámci GŘHZS.
• Každý z posuzovatelů osobně zapsal svoje rozhodnutí do uživatelské poznámky a tím umožnil další postup dokumentu.
Schválení a podepsání dokumentu
• Pokud byl dokument řádně posouzen a vybaven veškerými náležitostmi ke schválení, mohl postoupit do kanceláře ministra.
• V kanceláři ministra je dokument zkontrolován oprávněnou osobou.• V posledním kroku je předán ministrovi ke konverzi, podpisu a
opatření časovým razítkem.
Schválení a podepsání dokumentu
• Schvalovatel, v tomto případě ministr, po prostudování dokumentu provede jednoduchou konverzi, podepsání a schválení.
• Po schválení a provedení doprovodných akcí se opět informace zaznamenají v historii změn.
Schválení a podepsání dokumentu
• Informace o provedené konverzi, podpisu a schválení se následně projeví na různých místech, například:
– změnami v grafických prvcích evidenční karty (zjevné znaky);– v historii změn (podrobný přehled informací).
Podrobné informace
• Detailní informace o konečné verzi soboru el. dokumentu, včetně informace o zaručeném elektronickém podpisu a kvalifikovaném časovém razítku.
Vrácení dokumentu zpracovateli• Dokument připravený k odeslání se vrátil zpět ke zpracovateli.
• Zpracovatel vybavil dokument náležitostmi potřebnými k odeslání: – ověřil podepsání dokumentu,– zkonvertoval všechny soubory k odeslání,– vytvořil zásilku,– vypravil zásilku na elektronickou podatelnu.
• Dále na zpracovateli také závisí všechny zbylé činnosti:– odeslání,– vyřízení,– uložení do spisovny.
Ověření podpisu dokumentu
• Ověřením v systému se zpracovatel utvrdil, že dokument byl vyhotoven a hlavně podepsán a označen časovým razítkem validně.
Odeslání
• Toho samého dne byl také doručen na požadovanou adresu.
• Po kontrole provedení všech požadovaných činností byl dokument zpracovatelem vypraven a odeslán systémem datových schránek.
Vyřízení a uzavření spisu
• Zpracovatel již na počátku vložil dokument do spisu, který byl po odeslání uzavřen a vyřízen.
• V rámci vyřízení byl spisu i dokumentu přidělen zpracovatelem spisový znak.