pn. sumasni sulaiman
TRANSCRIPT
UPSH 2015
Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan
Pejabat Bendahari
UiTM Shah Alam
PERANAN URUSETIA
MESYUARAT
JAWATANKUASA SEBUT
HARGA RASMI / LEMBAGA
PEROLEHAN TENDER
PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM
/LEMBAGA PEROLEHAN TENDER
Memproses dan mengurus selia Sebut Harga Rasmi
BEKALAN & PERKHIDMATAN AM, dan KERJA & PERKHIDMATAN FIZIKAL / PENYELENGARAAN (PPF/BPEMB)
Memproses dan mengurus selia lain-lain permohonan di bawah kuasa melulus JKSH
Cth: Pelanjutan Tempoh Serahan,
Muktamad Hasil Rundingan Harga bagi Perolehan secara Rundingan Terus mengikut had nilai, Meluluskan Pelantikan
Perunding mengikut had nilai
1
2
A. SEBELUM Mesyuarat
B. SEMASA Mesyuarat
bersidang
C. SELEPAS Mesyuarat
PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM/LEMBAGA PEROLEHAN TENDER
1.
SUSULAN DOKUMEN
ANALISA
2.
PENERIMAAN
DOKUMEN ANALISA
• SEMAK bilangan Dokumen (Teknikal/Harga) yang diterima
• PASTIKAN dokumen analisa lengkap disertakan dan ditandatangani / disahkan Jawatankuasa Penilaian berkenaan.
1. Pantau Tarikh Tamat Sah Laku &
keluarkan Surat Peringatan
kepada JK Analisa berkenaan
(jika perlu)
2. Pelanjutan tempoh sah laku
(tender sahaja) jika perlu
hendaklah dibuat dalam tempoh
sah laku asal dengan kelulusan
Pengerusi Lembaga Perolehan
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
DOKUMEN ANALISA TEKNIKAL:
Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat
Jadual Ringkasan Analisa
Jadual Analisa Terperinci
Integriti Pact
DOKUMEN ANALISA HARGA:
Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat
Jadual Ringkasan Analisa
Lap. Keupayaan Kewangan
Laporan senarai pengalaman
penyebut harga
Integriti Pact
3. PENYEDIAAN
ANALISA
DISATUKAN
• SEMAK = Analisa Penilaian Teknikal & Harga )
• SEMAK = Dokumen Tawaran Teknikal dan Harga Penyebutharga
• SEDIAKAN LAPORAN ANALISA DISATUKAN berdasarkan laporan analisa Teknikal dan Harga
ANALISA DISATUKAN =
Proses Padanan/‘Matching’ Antara Syor J.Kuasa Penilaian
Harga Dgn Syor J.Kuasa Penilaian Teknikal (Bekalan)
• Satukan catatan Kod Analisa Teknikal & Kod Analisa Harga
bermula dari harga terendah hingga tertinggi.
• Padanan tawaran harga terendah yang memenuhi keperluan
spesifikasi dan syarat-syarat Sebut Harga Rasmi disyorkan
(kod catatan 32)
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
Bagaimana urus
setia menyemak
laporan analisa?
Contoh analisa
yg telah
disatukan
4.PENYEDIAAN
KERTAS KERJA
• Kertas kerja disediakan mengikut format ditetapkan.
5.PENYEDIAAN
FAIL
MESYUARAT
• Menyediakan Agenda Mesyuarat
• Minit Mesyuarat JKSH yang terdahulu
• Laporan Tindakan
• Kertas Kerja
• Susunan file dan ‘tabbing’ kertas kerja
• Highlight maklumat syor
• Maklumat nama syarikat ditutup dalam setiap dokumen lampiran kertas kerja kepada ahli JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan
6.FAIL &
JEMPUTAN
MESYUARAT
• Fail mesyuarat dihantar kepada ahli JKSH selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh mesyuarat
• Jemputan dikeluarkan melalui Surat dan pemakluman emel.
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 8
PENYEDIAAN KERTAS KERJA UNTUK
MESYUARAT PEROLEHAN
Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:
jadual harga / jadual buka
senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab (sebut harga sahaja)
Laporan penilaian dan syor
Maklumat-maklumat lain yang berkaitan yang dirasakan perlu untuk JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender membuat pertimbangan dan keputusan.
Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Teknikal,
(kod ‘0 – 11’) MESTILAH SELARI dgn:
(1) ANALISA TEKNIKAL TERPERINCI
- kod 1 jika disahkan tawaran memenuhi kesemua keperluan
spesifikasi (semua bertanda ‘√’ )
- kod 0 jika disahkan terdapat keperluan spesifikasi yang
tidak dipenuhi/ tidak ditawarkan. (bertanda ‘X’ )
(2) MINIT MESYUARAT
(3) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT
i) BAGAIMANA MENYEMAK
Laporan Analisa TeknikaL?
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM
Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Harga
kod ’12-33’) MESTILAH SELARI dgn:
(1) MINIT MESYUARAT
(2) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT
Semak Laporan Kedudukan kewangan dengan maklumat baki
penyata bank dalam Dokumen Tawaran syarikat
ii) BAGAIMANA MENYEMAK
Laporan Analisa HARGA ?:
PASTIKAN
DISEMAK!!
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM
ii) BAGAIMANA MENYEMAK
Laporan Analisa HARGA ?sambungan
Urus Setia perlu menyemak DOKUMEN TAWARAN
syarikat terutamanya dokumen syarikat penyebut
harga yang…
i. Disyorkan (bagi memastikan dokumen
penyertaan benar-benar lengkap dan layak
disyorkan)
ii. Tidak disyorkan , tetapi menawarkan harga
yg lebih rendah dari syarikat disyorkan
(bagi memastikan benar2 terdapat alasan
penolakan yang tidak melayakkan syarikat
disyorkan)
- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM
PASTIKAN
DISEMAK!!
iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM
DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA ?
Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga
Rasmi
Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam
tempoh sah laku
- cth: Sijil Pendaftaran MOF, SSM
Penyata Bank (3 bulan terkini) dan
Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan.
(cth:Authorised Letter dari Prinsipal)
KECUKUPAN DOKUMEN
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM
ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN
Semak bukti/sumber yg ada yang
menyokong alasan pengesyoran
/ penolakan
iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM
DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA ?…sambungan
KETEPATAN PENGIRAAN
HARGA TAWARAN
Semak harga tawaran per item
syarikat dengan jumlah
keseluruhan
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM
iv) A P A Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M
L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A
P P F / P E M B A N G U N A N ? …sambungan
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga
Rasmi
Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam
tempoh sah laku
- cth: Sijil Pendaftaran MOF, PKK, CIDB
Penyata Bank (3 bulan terkini) dan
Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan.
(cth:Authorised Letter dari Prinsipal)
KECUKUPAN DOKUMEN
ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN
Semak bukti/sumber/dokumen
lampiran yg ada yang
menyokong alasan pengesyoran
/ penolakan. (cth:Laporan
Prestasi, Pengalaman,dll)
KETEPATAN PENGIRAAN
HARGA TAWARAN
Semak harga tawaran syarikat
A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat
iv) A P A Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M
L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A P P F / P E M B A N G U N A N ?
B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat
PERSIAPAN PRA-
MESYUARAT
4. Sediakan deraf keputusan (mengikut syor)
7. Menyediakan borang kehadiran untuk Pembentang K.Kerja
2.Pastikan semua fail/dokumen berkaitan serta contoh barang/item=ada di bilik mesyuarat & disusun dgn kemas & teratur
1.Pastikan Keadaan Bilik Mesyuarat Kemas Dan teratur
3. salinan kertas kerja untuk pembentang telah disediakan
6. Menyediakan Borang Integrity Pact untuk ditandatangani ahli selepas selesai mesyuarat
5. Menyediakan Pengisytiharan Integrity Pact untuk dibaca oleh Pengerusi sebelum mesyuarat
7.Mencatat keputusan mesyuarat
B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat
3.Menjemput pembentang masuk (sekiranya diminta oleh mesyuarat)
1.Membentangkan minit mesyuarat dan Laporan Tindakan Mesyuarat Lepas
2. Mengatur susunan agenda dan giliran pembentangan kertas kerja
4.Mendapatkan dokumen / sampel item jika diminta oleh mesyuarat
6. Melaporkan kepada JKSH / Lembaga Perolehan sebarang maklumat atau penemuan maklumat urus setia untuk memastikan mereka mempunyai maklumat yang kukuh dan lengkap untuk membuat pertimbangan dan keputusan
5.Pengisytiharan jika ahli mempunyai kepentingan semasa pembentangan tender / Sebut Harga tertentu. Cth: Terdapat syarikat milik ahli keluarga yang menyertai sebut harga atau terlibat sebagai JK Penilaian Teknikal
SEMASA MESYUARAT BERSIDANG
B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat
1.Menyerahkan minit mesyuarat untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli
2. Menyerahkan Borang Integriti Pact untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli
4. Mengemas bilik mesyuarat dan menyimpan dokumen2 dan sampel item
3. Menyerahkan Keputusan untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli (Mesyuarat Lembaga Perolehan)
SELEPAS MESYUARAT
PERTIMBANGAN SEBUT HARGA / TENDER
(1) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah
menimbang dan memilih sebut harga / tender yang paling
menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga
Perolehan Tender hendaklah berpuas hati semua penyebut harga /
penender telah diberi peluang yang saksama.
(2) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah
bersidang/ bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga / tender.
Pertimbangan secara edaran tidak dibenarkan.
(3) Keputusan ]awatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender
hendaklah sebulat suara.
(4) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga yang tidak sebulat suara
dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga
Perolehan tender yang berkenaan untuk keputusan.
(5) Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa Lembaga
Perolehan Tender dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk
keputusan muktamad.
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
• Mengeluarkan Surat Niat kepada syarikat, sekiranya JKSH / Lembaga Perolehan memutuskan syarikat perlu mematuhi syarat tertentu sebelum UiTM menerima tawaran.
SURAT NIAT
• Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat berjaya secepat mungkin selepas keputusan Mesyuarat JKSH / Lembaga Perolehan. 14 hari diberikan kepada syarikat untuk menjawab Setuju Terima.
• Apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak.
• Surat Setuju Terima hendaklah lengkap dengan maklumat tawaran GST sama ada Setuju Terima dengan GST, Setuju Terima dengan pelepasan GST, Setuju Terima item bercukai, tetapi syarikat tidak berdaftar GST.
SURAT SETUJU TERIMA BEKALAN /PERKHIDMATAN AM
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
• Mengeluarkan Surat makluman kepada Pejabat Pengurusan fasiliti (PPF) / Pejabat Pembangunan bagi Sebut Harga / tender Perkhidmatan /Kerja PPF / Pembangunan.
• Tindakan Setuju Terima dan Pentadbiran Kontrak diuruskan masing-masing di PPF dan Pejabat Pembangunan
SURAT MAKLUMAN KEPUTUSAN PERKHIDMATAN /KERJA2 PPF / PEMBANGUNAN
• Mengeluarkan Surat Makluman Sebut Harga Batal, dan Surat Makluman Keputusan bagi lain-lain permohonan yang diluluskan di Mesyuarat JKSH
LAIN-LAIN SURAT MAKLUMAN
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
• Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang bernilai melebihi RM50,000 selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1. Walau bagaimanapun, bagi kontrak bermasa kontrak formal hendaklah diadakan walaupun nilai perolehan kurang daripada RM50,000
• Memastikan Kontrak ditandatangani kedua-dua pihak UiTM dan Kontraktor selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setuju Terima.
• Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal.
• Dokumen penyertaan syarikat merupakan sebahagian kontrak. Salinan dokumen seperti Jadual Ringkasan Harga , Jadual spesifkasi tawaran syarikat, dan katalog yang disertakan bersama SST dan kontrak perlu ditandatangan oleh pegawai UiTM yang menandatangani SST dan kontrak.
PERJANJIAN KONTRAK
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
2.5% untuk jumlah harga kontrak melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00
5% jumlah kontrak melebihi RM500,000.00
Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
BON PELAKSANAAN
KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:-
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
CONTOH:
Nilai Kontrak : RM800,000.00 Tempoh Kontrak : 2 tahun
Kadar Bon : 2.5%
(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400,000.00)
Jumlah (RM400,000.00 X 2.5%) = RM10,000.00
(BUKAN RM800,000 X 5%=RM40,000 atau
RM400,000 X 5% =RM20,000)
BON PELAKSANAAN
KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:-
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian.
Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.
Bon perlaksanaan dalam bentuk :-
Jaminan bank/syarikat kewangan
Jaminan insuran / Jaminan Takaful
Tunai / Bank deraf
BON PELAKSANAAN
KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:-
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00 kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.
Bon perlaksanaan dalam bentuk :-
Jaminan bank/syarikat kewangan
Jaminan insuran / Jaminan Takaful
Wang Jaminan Pelaksanaan
BON PELAKSANAAN
KONTRAK KERJA:-
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bon pelaksanaan pada tarikh milik tapak, secara automatik kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan diguna pakai.
Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak
Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga dua belas(12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.
BON PELAKSANAAN
KONTRAK KERJA:-
• Keputusan Muktamad JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dan laman web secepat mungkin dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan.
PAMER KEPUTUSAN
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
• Setelah syarikat menghantar kesemua dokumen denganlengkap, pesanan jabatan boleh dikeluarkan kepada syarikat
PESANAN JABATAN
C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat
• Minit mesyuarat hendaklah disediakan lengkap dengan maklumat kehadiran, agenda dibincangkan, hasil perbincangan, pemilihan syarikat yang berjaya dan lain-lain perkara yang dibincangkan oleh mesyuarat.
• Alasan pemilihan syarikat berjaya dan alasan penolakan syarikat yang tidak berjaya hendaklah dicatatkan dengan jelas.
• Contoh minit mesyuarat JKSH
MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT &
LAPORAN TINDAKAN