Planificarea si organizarea activitatilor

Ziua ta arată aşa ?

2

I. Responsabilitatea

II. Planificarea• Obiective SMART• Analize SWOT• Diagrama GANTT• Decizii

III. Organizarea activitatilor• Metoda FORTE• TO DO List• Matricea timpului• Priorităţi ABC• Agenda• Organizarea spaţiului de lucru• Organizarea e-mailului

IV. Concluzii si recomandări

Agenda

Responsabilitatea1. Ce am de facut?

- care sunt activitatile mele?- de ce resurse am nevoie (informatii, persoane de legatura, consumabile, etc)?

2. Cui raportez si ce?- catre cine trimit rapoarte (sef direct, alti manageri ai firmei sau clienti)?- ce rapoarte trebuie sa completez si cand trebuie sa le trimit?- cat de complexa trebuie sa fie informatia in aceste rapoarte?

3. Cine, cum si ce decizii se iau?- care este aria in care pot lua singura decizii?- pentru ce actiuni trebuie sa cer aprobare?- ce incidente raportez catre superior pt ca situatiile aparute sa fie rezolvate in timp util?

4

PLANIFICAREA

Planificarea

OBIECTIVE

ACTIUNI

RESURSE

Obiectiv SMART

– Specific– Masurabil– Atins– Realist– Temporal

Puncte slabe

(deficienţele)

Echipamente, utilaje,

tehnologie, clădiri învechite,

forţa de muncă necalificată,

practici de lucru restrictive.

Ameninţări

(influenţele negative

din mediu)

Recesiune, bariere vamale,

potenţial scăzut de

diversificare, diminuarea

sectorului industrial din care

facem parte.

Puncte tari

(atu-uri)

Produse /servicii,

expertiză tehnologică,

forţa de muncă

specializată, recunoaşterea

care o diferenţiază de

Oportunităţi

(influenţele pozitive

din mediu)

Pieţe noi, cerere mare,

fluctuaţii de curs valutar

favorabile, subvenţii de care

am putea să beneficiem.

Analiza SWOT

Diagrama GANTT

IoanD4

ViorelC3

AlexB2

MarianA1

Sapt 3Sapt 2Sapt 1

ObsResurseTimpResponsa

bil

Activitate!r

crt

11

IdentificaIdentifica

problemaproblema

22

IdentificaIdentifica

asteptarileasteptarile

33

AdunaAduna

InformatiiInformatii

55

EvalueazaEvalueaza

alternativelealternativele

44

GasesteGaseste

alternativealternative

66

Alege Alege

cea mai cea mai

potrivitapotrivita

alternativaalternativa

Luarea deciziilor

Deciziile trebuie sa fie oportune si luate in timp util. Neluarea la timp a deciziilor va duce la intarzieri, risipa de resurse, frustrare.

ORGANIZAREA ACTIVITATILOR

Cauzele lipsei de organizare

Lipsa planificării activităţilor

Amânarea

Dezordinea la birou

Stabilirea incorectă a priorităţilor

“Rezolvatorul de probleme”

Lipsa folosirii unui instrument de

managementul timpului

Gestionarea întreruperilor

• “Ai un minut?”“Pot să-ţi acord acum 5 minute sau pot să vin eu la tine peste 3 ore sa discutăm.”

• Explicaţi altora cum să îşi rezolve problemele, nu le preluaţi voi automat dacă nu ţin direct de voi

Metoda FORTE

♦Formulează lista activităţilor!

♦Observă şi estimează timpul necesar!

♦Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute!

♦Trasează priorităţile!

♦Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor!

Regula de planificare

• Planifică doar o parte din programul de lucru:

♦aprox. 80%: activităţi planificate (planul zilnic, pauze, masa

de pranz);

♦aprox. 20%: activităţi neprevăzute (întreruperi, timp răpit);

TO DO List

• Instrument de planificare simplu şi eficient

• Se folosesc versiunile săptămânale, lunare şi anulale

• De ce este productiv:– Este o planificare vizuală– Acţionează ca o reamintire a

lucrurilor de îndeplinit– Dă direcţie– Obţii satisfacţie atunci când tai

de pe lista activităţile realizate

Matricea timpului (S. Covey)

Cadranul IV•Muncă de rutină•Corespondenţă•Conversaţie la telefon•Timp irosit•Activităţi plăcute

Cadranul III•Întreruperi, apeluri•Corespondenţă•Rapoarte•Întâlniri•Probleme presante

Neimportant

Cadranul II•Modalităţi de prevenire•Cultivarea relaţiilor•Planificare pe termen lung

Cadranul I•Situaţii de criză•Probleme presante•Proiecte cu termen fix

Important

Nu e urgent Urgent

Agenda

• Agenda (clasică, Outlook, MS Schedule, etc)

• activităţile din TO DO LIST se prioritizeaza, apoi se împart pe zile şi pe ore

• pentru fiecare activitate se specifică timpul necesar şi intervalul orar de realizare

• se stabilesc termene-limită

• prima dată se trec în agendă datele/evenimentele fixe (date de naştere, sărbători, cursuri, întâlniri şi şedinte deja stabilite etc.), calculând şi timpul pt deplasare acolo unde este cazul

• se completeaza cu activitatile neprevazute, aparute de-a lungul zilei

Agenda

• este bine să avem în vedere partea cea mai productivă din zi pt a realiza atunci activităţile care ne cer o concentrare mai mare. Această parte productivă din zi poate fi pt unele persoane dimineaţa, iar pt altele după-amiaza sau seara.

• Incepeti mereu lucrul cu activitatile urgente, urmate apoi de cele importante si la final, cele de rutina

• realizaţi o agendă FLEXIBILĂ: doar 80% din agendă să fie completată, iar restul de 20% să rămână liberă (pt situaţiile neprevăzute etc.)

• trageti linie peste fiecare activitate realizată

• faceţi acest lucru pt 21 de zile, după care vă intră în obişnuinţă

Organizarea spaţiului de lucru• Regula de baza: birou trebuie sa fie organizat de astfel

inca atat tu cat si colegii, sefii sa poata gasi cu usurinta informatiile necesare

• Tăviţele pentru documente, fiecare cu destinaţie stabilită, cu etichete

• Bibliorafturi şi dosare– etichete sau cod de culori,– documentele aranjate in ordine alfabetica sau cronologica– utilizarea indecsilor, despartitoarelor

• Calendar la zi• Sertare

– organizarea consumabilor şi a documentelor uzuale– separat se tin obiectele personale

• Dulap – arhivarea bibilorafturilor, dosarelor• Un coş de gunoi• La finalul programului de lucru lăsaţi biroul organizat

pentru a doua zi

Organizarea lucrului pe PC• desktopul sa fie cât mai liber (shortcut-uri de

programe)

• fişierele introduse în directoare aranjate cronologic, alfabetic, pe domenii, cu denumiri scurte şi specifice

• folositi doar programele instalate de firma

• salvati atasamentele primite pe e-mail si faceti mereu un back-up al mailului (arhivare)

• daca este necesar folositi parole, insa nu uitati sa le lasati sefului la plecare in concediu

Organizarea e-mailului

• Verifică mailul o dată la 15-20 minute, nu din minut în minut pt a nu te intrerupe din activitate prea des

• Creează directoare cu ajutorul regulilor în funcţie de interes: firme, departamente, persoane, proiecte, importante, urgente, administrative

• Predefineşte una sau mai multe semnături

• Răspunde:- imediat la cele urgente,- în max 3 ore la cele importante,- iar la restul conform termenului limită (se

trece în planificarea zilnică)

• Deleagă mailurile la care pot răspunde şi alte persoane

Organizarea e-mailului

• Cand raspunzi prima data la un mail incepe mereu cu “Buna” sau “Buna ziua”

• La urmatorul reply pe acelasi mail, nu mai este cazul sa introduci salutul

• Pastreaza un ton profesional, amabil si respectuos

• Ofera toate informatiile necesare

• Incheie mereu mailul cu o formula: “Multumesc”, “O zi buna”, “Weekend placut”

CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI

Recomandări – de citit

• Cum să gestionăm timpul – Tim Hindle• One Minute Manager Meets the Monkey - Kenneth

Blanchard, Harper Collins• Cele 7 trepte ale înţelepciunii - Stephen Covey• Managementul timpului - Stephen Covey