í onio diseñar y elaborar l'royectos. Elaboración - Planificación - Evaluación

Planificación y calidad. Es conveniente señalar que la plani f icación de proyectos apunta a la

mejora en la cal idad de los servicios o produc tos que las insti tuciones u organizaciones proveen. Esto es vál ido tanto para las empresas, las in­dustr ias, los establecimientos educacionales y las organizaciones socia­les o culturales.

En esta etapa del desarrol lo de las act iv idades humanas el concepto do cal idad está en todos los ámbi tos y se ha d i fund ido su uso.

Cal idad, desde la et imología, es una prop iedad o con junto de pro­piedades inherentes a una cosa, que permite apreciar la c o m o igual, me-¡01 o peor que las restantes de su especie. El término ca l idad resulta pol i facético y a menudo subjet ivo

Se pueden distinguir cuatro empleos diferentes de la palabra cal idad: . Descriptivo: atributos específicos o esencia que define a un colectivo. • Normativo g r a d o de excelencia o valor relativo. • Descriptivo o normat ivo: rasgos o ju ic ios no cuant i f icados. • Normat ivo: excelente o bueno.

Ca l idad es una expres ión genér i ca c o n la que se d e n o m i n a un conatructo valorativo basado en la cons iderac ión de tres d imensiones mu re lac ionadas : funcional idad, eficacia y eficiencia. Es la expresión de un s istema de coherencias múlt ip les entre los componen tes básicos de un s i c o m a u organización.

Planificar equivale a prepararse adecuadamente para actuar en deter­minado sent ido. As imismo, la plani f icación es un proceso para determi­na! con precisión de qué forma pueden consegu i rse los propósi tos y las metas, estableciendo, los med ios y recursos que se util izarán para la con ­secución de los mismos.

En el proceso de planif icación, para obtener ca l idad, además de es­tablecer un d iagnóst ico, se realizan las tareas de racional izar y tomar decisiones. En esta últ ima tarea juega un papel importante el directivo o gerente de la organización o inst i tución.

Si las organizac iones, empresas o inst i tuc iones aspi ran a obtener cada día más ca l idad, la m i sma depende rá de una adecuada planif ica­c ión. Esta tarea bien e laborada y con el c o m p r o m i s o de los integrantes inst i tucionales o de la organ izac ión , podrá alcanzar niveles excelentes de ca l idad

Planificar nos aproxima a niveles más altos de cal idad, en tanto y en cuanto facilita la previsión de medios y recursos, ayuda a coordinar los

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El sentido del proyecto

elementos d isponib les y las acciones que deben llevarse a cabo en cada etapa, así c o m o coordinar t iempos y actividades o tareas.

La planif icación t iene mucho de arquitectura y de ingeniería, en la med ida que va deta l lando toda una serie de aspectos que son necesarios para elaborar un proyecto.

Aportes de la planificación.

Planificar evita en primer lugar la improvisación y por lo tanto la inci­dencia negativa del azar y de la incert idumbre. Por otra parte no es posi­ble realizar un proyec to con tal g rado de irresolución que no permite

' orientar los fines y objet ivos del m ismo. En segundo lugar la planif icación posibil i ta ahorro de energía y es

fuerzo, po rque con la c lar idad de las metas, la cons iderac ión de ¡os medios y con un correcto d iagnóst ico, se dir igen las acciones de m o d o racional, y efectuando ahorro de esfuerzos en función del contexto.

En tercer lugar, la plani f icación'hace real idad la revisión permanenie de los proyectos y de cada una de las etapas de ios mismos. Esto se señala para evitar caer en el sent ido inflexible o pato lógico de la planif ica c ión , que en el pasado se la percibía c o m o un esquema inf lexible e inmodi f icable. La denom inada plani f icación por objet ivos, ataba a los miembros de la organización de manera rígida c o m o un mir iñaque que l igaba a las mujeres en la época de la colonia.

La mayor parte de los directivos de empresas e insti tuciones u orga­nizaciones, t ienen planif icaciones a cor to, mediano y largo plazo que les permiten considerar proyectos ambic iosos, sin perder el norte de las fina­l idades inst i tucionales u organizacionales.

La planif icación permite no solamente una mejora cuantitativa en la evaluación de los resultados o productos o servicios, sino que además hace posible una clara visualización cualitativa de las tareas o actividades.

Fases de la planificación. i

Si se ent iende que la planif icación es un proceso, la misma estará en desarrol lo y en su transcurso se podrán visualizar momentos , etapas o fases. Por ello la e lección del término fases como aspectos que si bien se ordenan, no impl ican una relación rígida. En cada uno de los momentos

Como diseñar y elaborar Proyectos. Elaboración - Planificación - Evaluación

del proceso se van haciendo real idad los proyectos desde el momento de la diagnosis hasta el de la evaluación.

En el momento de plantearse una planif icación, lo pr imero que debe­ría hacerse es tener en cuenta la si tuación real de la cual se parte. De nada vale idealizar las circunstancias, negar los puntos o aspectos negativos, sobrevalorar los datos o tomar c o m o punto de referencia aspectos no significativos al proyecto. Por estas razones, la fase inicial de una planifi­cación adecuada, requiere de un estudio minucioso, analít ico y detal lado de cada uno de los elementos que componen la real idad en la que se está inmerso.

Las fases son las siguientes:

A) D iagnós t i co . En esta fase de realiza un estudio de los elementos que t ienen relación con el proyecto.

Se realiza un estudio de los elementos y detecc ión de necesidades. E n es ta e t a p a es f u n d a m e n t a l c o n s i d e r a r t o d a s las v a r i a b l e s organizacionaies e insti tucionales respecto de los proyectos.

Una planif icación adecuada requiere información suficiente y contras­tada con la real idad. As imismo se necesita que los proyectos previstos sean los más opor tunos.

B) De f in i c ión de me tas , f ines y ob je t i vos . La def inición clara y precisa de las metas, fines y objet ivos es la segunda fase de una planif icación.

Establecido el d iagnóst ico desde el cual se parte, es posib le recién elaborar f inal idades que sean alcanzables no solo c o m o realización de deseos sino como algo posible.

La clara definición de las metas permite que cualquiera de los inte­grantes de la organización o institución puedan conocer lo , interpretarlo y colaborar con dichos fines.

Las f inalidades deben ser conoc idas por todos los que se vean impl i ­cados en las tareas. Un buen directivo debe posibil itar no solo que las metas sean realistas (posibles de conseguir ) , sino que además deben ser participativas (deben sentirse compromet idos todas las personas impli­cadas en el proyecto) .

C) P rev i s ión de m e d i o s y d e recu rsos . En el párrafo de planif icación y cal idad se comparaba a este proceso c o m o una act ividad arquitectónica o ingenieri l porque se debe imaginar el futuro del edificio o de la obra, pero hay que partir de los recursos y la materia pr ima necesarias.

Un aspecto fundamenta l es contar con los recursos económicos o f inancieros c o m o también los recursos humanos para conseguir el éxito

El sentido del proyecto

en el proyecto. Para la realización de una correcta planif icación de los proyectos, no

es necesario contar con abundanc ia de materiales o de recursos, sino aquel los que sean convenientes para el logro de loa objet ivos. C o n los elementos imprescindib les se obt ienen muchas veces mejores resultados que su abundancia.

D) C ronog rama . La determinación de los t iempos para la realización de proyectos es un aspecto importante, así c o m o el estudio de los medios disponibles. El establecimiento de t iempos para cada una de las tareas o act ividades es fundamenta l en el proceso de planif icación.

La distr ibución del t iempo de acuerdo con el d iagnóst ico, las metas, los recursos y los compromisos asumidos; posibil i ta una asignación d e mayor o menor lapso que el m ismo se determine.

Se habla de una temporal ización de largo plazo cuando se hace refe­rencia a proyectos de gran escala, que se elaboran en el más alto grado de responsabi l idad c o m o el que asume un país con un proyecto educat i ­vo o económico. También puede ser el caso de una empresa u organ ismo no gubernamenta l que plantea propósi tos que abordan un per iodo de t iempo ampl io y di latado. El m i smo no puede ser menor a diez años .

Se consideran proyectos de med iano plazo, aquel los que el t iempo oscila entre c inco y siete años. En este caso pueden incluirse los proyec­tos institucionales de las escuelas, los organismos culturales y algunos emprendimientos económicos .

Finalmente, se consideran proyectos a corto plazo cuando los mis­mos se realizarían en un año o en menos t iempo. Dentro de esta catego­ría entran muchos t ipos de proyectos que pueden realizarse en un día, una quincena o en varios meses.

E) Responsab les . La as ignación de las personas más adecuadas para la realización de proyectos es tan importante como los otros aspectos.

La de te rminac ión del persona l que se inc luye en un p royec to es fundamenta l . No se t rata ún i camen te de asignar func iones , s ino que cada uno esté capac i tado y se haga ca rgo de sus func iones y respon ­sab i l idades Esto imp l i ca q u e c a d a responsab le se hace cargo de lo que se le e n c o m i e n d a ins t i tuc iona lmente y responde ante el resto del equ ipo de t rabajo

En el momento de elegir las personas que intervendrán en un proyec­to, debieran contemplarse por los menos tres requisitos: capac idad, pre­paración y disponib i l idad. El pr imero t iene que ver con la condic ión bási-

Como diseñar y elaborar Proyectos. Elaboración • Planificación - Evaluación

ca de la tarea que se asignará; el segundo con la experiencia que d ispon­ga y el tercero con la vo luntad, los compromisos adquir idos y el interés con respecto al m ismo.

F) Me todo log ía . Esta es otra de las fases fundamentales en la planif ica­c ión, porque se trata de establecer los criterios generales que han de servir de base para realizar las acciones más convenientes con el p ropó­sito de alcanzar las metas proyectadas.

La metodología co labora en la del ineación de un camino en el que los obstáculos y di f icul tades pueden entorpecer el logro de los f ines.

Los enfoques metodo lóg icos permi ten enfocar los prob lemas y per­mitir salidas resolutivas ante las di f icul tades. La pregunta: ¿cómo ?, es fundamental para la e jecución de cualquier acc ión.

La definición de estrategias metodo lóg icas adecuadas, aseguran que cada una de las fases se cumpl imenten de m o d o acertado y con precisión.

Si bien en el desarrol lo o puesta a práct ica del proyecto pueden exis­tir variaciones, también es posible realizar ajustes metodo lóg icos.

G) Eva luac ión . Esta es una fase que t iene que estar desde el momen to del d iagnóst ico, porque la evaluación debe ser constante y en cada una de las etapas del desarrol lo.

La evaluación posibi l i ta realizar ajustes, coordinar e lementos, efec­tuar un seguimiento del proyecto. As imismo permite realizar una cont inui­dad con cada uno de los actores y responsables del proyecto.

La evaluación per iódica de la inst rumentación de los proyectos per­mite que se eviten d isfunciones o falta de coherenc ia entre lo proyectado y lo ejecutado.

Una vez que el proyecto ha conc lu ido también debe ser evaluado, para visualizar los resultados o p roduc tos cuali tat ivos y cuantitativos -de acuerdo con el t ipo de proyecto- , plantear nuevas propuestas para la consecuc ión de los f ines y para replantear nuevos proyectos.

El sentido del proyecto

Fases de la planificación de proyectos.

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DIAGNÓSTICO

DEFINICIÓN DE M E T A S

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PREVISIÓN DE M E D I O S

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C R O N O G R A M A

R E S P O N S A B I L I D A D E S

M E T O D O L O G Í A S

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EVALUACIÓN i.

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