planeación de proyecto para la gestión de conocimiento empresarial: caso
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Caso centro de documentación virtual de la asociación nacional de empresarios cdv-andi en la cual se planea la implementación de un proyecto para la gestión de conocimiento empresarialTRANSCRIPT
5° ENCUENTRO NACIONAL DE ESTUDIANTES DE CIENCIA DE LA
INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN, MUSEOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
Septiembre 29 de 2008 al 1 de octubre de 2008
Bogotá, D.C.
TÍTULO DE LA PONENCIA
Planeación de proyecto para la gestión de conocimiento empresarial: caso centro
de documentación virtual de la asociación nacional de empresarios cdv-andi.
AUTOR
Sebastián Vargas Jiménez1
LÍNEA TEMÁTICA
Foro: “Software para la gestión del conocimiento y su posición frente a los
derechos de autor”
RESUMEN
La creación de nuevos servicios de información para las organizaciones es una
tarea que se debe estar renovando continuamente, estas son de gran importancia
en la producción, transferencia, publicación, adquisición, conservación y
preservación del conocimiento empresarial.
Cuando hablamos de esta serie de términos, nos referimos a toda una labor de
los profesionales en ciencia de la información en gestionar conocimiento para
que las organizaciones puedan innovar y crear nuevas soluciones, respuestas y
servicios a millones de usuarios.
1 Estudiante de VIII semestre de la Carrera Ciencia de la Información Bibliotecología de la Facultad de
Comunicación y Lenguaje, Pontificia Universidad Javeriana
2
Lo que indicamos aquí es la experiencia sobre los primeros pasos en la creación
de una herramienta dedicada a impulsar la gestión del conocimiento en la
empresa, la cual toma como principal fuerte y pilar de su éxito al talento
humano, a las personas al interno de su organización y como estas, utilizando las
nuevas tecnologías, pueden producir más capital intelectual.
Ahora hablamos de una “gestión del conocimiento enfocada desde lo
tecnológico”, sin olvidar la parte humana, centrándonos en la productividad y en
el aumento de la efectividad de la toma de decisiones.
La implementación de esta herramienta nos ayudaría a generar nuevos espacios
de investigación teniendo en cuenta la comunicación entre empresas, siendo este
un punto débil dentro de las organizaciones colombianas, lo que nos ayudaría a
ser más competitivos frente a los nuevos estándares de productividad y calidad.
PALABRAS CLAVE:
Gestión de conocimiento, centro de documentación virtual, Asociación nacional
de empresarios de Colombia, ANDI.
Justificación
Las nuevas tendencias de desarrollo llevan a la empresa del siglo XXI a repensar
su capital y el desarrollo que tiene este dentro de la industria.
El capital que desarrolla ya no es simplemente un servicio que se convierte en
dinero; ahora se convierte en una desenfrenada carrera por quien posea más
conocimiento, quien tenga el profesional mejor preparado y quien mejore la
productividad gracias a que sus procesos dan mejor resultado.
¿Por qué este fenómeno? En el último cuarto de siglo, se ha generado la
importancia de que ciertos procesos documentales existan en una organización a
demás del archivo; lo que hoy en día se conocen como centros de documentación
para empresas, también lo podemos encontrar con un enfoque de apoyo a las
investigaciones de los profesionales de una compañía.
3
Cobra mayor importancia el desarrollo de políticas documentales, a la vez que se
genera un problema de organización de la información que se produce desde la
empresa o lo que se llama “capital intelectual”.
Dicho capital2 esta correlacionado con el factor humano que se debe potenciar
de acuerdo a las necesidades de la empresa, las cuales aprovechan la creatividad
y la innovación que generan sus empleados.
Estos dos conceptos son de gran trabajo en una compañía, más si se tiene en
cuenta las nuevas políticas organizacionales del mundo:
“Economic progress throughout history has been driven by commerce and
business organizations. These organizations have internal structures that
mediate roles and relationships among people working towards some
identifiable goal. Their existence is the result of a successful balance
between the forces in their environment and their own creativity and
adaptivity. Currently, at the forefront of organizational performance are
the organizations which recognized that information, knowledge and their
intelligent application are the essential factors of success in the new
economy, and take advantage of information technology to achieve high
level of efficiency and effectiveness.”3
Así como se indica en el texto, el desarrollo de Conocimiento está ligado a las
organizaciones de hoy; las investigaciones no son producto exclusivo de
universidades o entes gubernamentales de apoyo, las empresas se convierten en
productores de conocimiento.
Pero con los constantes cambios que hacen la vida más fácil, las nuevas
tecnologías imponen las nuevas metodologías de desarrollo organizacional y de
conocimiento, por esta razón indicamos la importancia de realizar un plan de
gestión de conocimiento en un ambiente virtual, en donde los usuarios no tengan
limitaciones físicas para obtener información d carácter urgente, pertinente y
útil de acuerdo a las TIC’s que la organización quiera utilizar.
2 BARJA, Gover y GIGLER, Björn-Sören. The Concept of Information Poverty and How to Measure it in the
Latin American Context. [Consultado el 27 de agosto de 2007]. Disponible en: http://bell.javeriana.edu.co/dscgi/ds.py/Get/File-13703/01-Borja-Gigler_23nov%5b1%5d.pdf 3 HANDZIC, Meliha. Knowledge Management: Through the technology glass. New Jersey: World Scientific,
2004. Pp. 7.
4
Observación académica – Asociación Nacional de Empresarios de Colombia,
ANDI.
Objetivo: Planificar la unidad de información CDV – ANDI
El desarrollo de una Unidad documental en la ANDI, que apoye el proyecto de
gestión de conocimiento, se tomara como la herramienta central de investigación
para los grupos y las cámaras sectoriales; la unidad será trasversal a diversos
procesos de información y comunicación que tenga la organización.
Modelación.
Luego de realizar un análisis de la situación actual de la empresa, podemos
resumirla en un análisis D.O.F.A., el cual nos deja ver en un sentido más amplio la
evolución de la ANDI, como organización y que falta.
En primer lugar, la Asociación se convierte en un laboratorio para la gestión de
conocimiento, ya que gracias a sus fortalezas y oportunidades, el desarrollo de
herramientas que ayuden a la toma de decisiones se da de acuerdo a las
necesidades del micro y macro ambiente.
Se pueden aprovechar los recursos existentes en la ANDI de acuerdo a los objetivos
del proyecto, pero también es necesario resaltar que como asociación depende de
cómo se muevan los sectores económicos y la gestión que se haga desde estos,
sobre todo en la parte de comunicaciones, será crucial para que el proyecto tenga
una alimentación en investigación y una retroalimentación de sus usuarios.
El siguiente cuadro muestra el análisis en detalle:
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Ilustración 1 - Análisis general D.O.F.A. de la ANDI
Plan de desarrollo.
En esta parte vamos a tocar los elementos básicos para que el Centro de
documentación sea una realidad.
El desarrollo de tecnologías de hardware, software y redes no serán lo esencial en
este centro de documentación, prima más el desarrollo del talento humano como
opción de innovación, investigación y éxito de cualquier proyecto que se realice en
la entidad.
Ciclo de vida del Sistema.
En la Asociación existen políticas claras de archivo, pero frecuentemente se obvian
y hacen complicada una adecuada gestión documental que se hace necesaria para
que existan procesos concretos de gestión de información y conocimiento.
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La comprensión del ciclo de vida del sistema es una variable que se mezcla con los
procesos administrativos, y por sobre todo, estratégicos que tenga la ANDI, por eso
proponemos este modelo:
Ilustración 2 - Modelo del ciclo vital
Flujos de información
Observaremos el comportamiento de la información por las dependencias de la
entidad; para este caso, y considerando que la ANDI se encuentra fragmenta
geográfica y administrativamente, vamos a seleccionar dos cámaras y una gerencia
de responsabilidad.
Las cámaras que tomaremos son:
Cámara de gases industriales y medicinales
Esta cámara se encarga de agremiar a todas las empresas que trabajan con
gases industriales y productos medicinales, y busca generar información
sobre la gestión que se realiza desde la ANDI para el bien del sector de estas
industrias.
Cámara Fedemetal
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Se encarga de agremiar a las industrias del sector metalúrgico, vigilar por el
bienestar de este sector y presentar a sus afiliados informes de gestión con
relación a temas relacionados con la industria.
También tomaremos la gerencia de responsabilidad social, pero con esta no ha
sido posible un acercamiento más directo, por eso sus procesos se conocen solo
parcialmente.
Esta gerencia también se encarga de la parte de comunicación interna y obedece a
un plan general de la ANDI de gestión con relación a la calidad.
Para observar más de cerca los flujos de información:
Ilustración 3 - Flujo de información de acuerdo al organigrama propuesto de la ANDI.
La anterior imagen nos muestra como el flujo de información llega hasta la
Asamblea General de Afiliados, esto por medio de actas, informes u otros
documentos.
La información debe pasar desde las Cámaras Sectoriales, la Vicepresidencia de
Comercio Exterior y de Industria, la Vicepresidencia, la Presidencia y la Junta de
Dirección General.
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Luego de esto, las decisiones que se toman en la Asamblea General de Afiliados no
toman el mismo camino, y deben pasar por dos dependencias más: la asamblea
sectorial y la Junta sectorial.
Esto nos permite ver que los flujos de información, por lo menos, de las cámaras
sectoriales, son en cierto modo más complejos y requieren más cuidado, ya que la
información que manejan está más relacionada con las necesidades de los
afiliados.
Este flujo de información se logra gracias a un sistema de información, que bien en
la ANDI, el Sistema de Gestión de la Calidad hace las veces de Sistema de
información.
Por razones de certificación, se considera apropiado el uso del SGC como una
alternativa de control de la documentación ya que se refiere a normas y
estándares internacionales, evitando posibles errores y deficiencias en el manejo
de la información.
Necesidad de servicios de información
En la ANDI se presentan Básicamente las siguientes necesidades de información,
que surgen desde el proyecto de gestión de conocimiento:
Control efectivo de las publicaciones gris4 de la organización.
Gestión de los recursos documentales para mejorar la toma de decisiones.
Búsqueda y Consulta de documentos digitales mediante redes documentales
Generación de una red Humana de conocimiento, especializada en los
asuntos de la organización (cámaras principalmente).
Para dar solución a estas necesidades en concreto se da la idea de un Centro de
Documentación de disponibilidad on-line, el cual sería la herramienta alpha del
proyecto de gestión de conocimiento, el cual provechara los recursos de la ANDI y
propondrá otros para optimizar procesos de transacción electrónica de
documentos.
Propuesta de Modelos
4 “Conjunto de documentos de tirada limitada y circulación restringida que no pueden obtenerse en los
canales habituales de venta: informes técnicos y científicos, algunas tesis, comunicaciones de congresos, informes internos, memorias, etc. Este tipo de literatura también se denomina fugitiva o de difusión no convencional.” En: BIBLIOTECA NACIONAL DE CIENCIAS DE LA SALUD. Glosario. [Consultado el 6 de noviembre de 2007]. Disponible en: http://same.ens.isciii.es/Fuentes%20de%20informaci%C3%B3n_CT_salud/html/glosario.htm#L
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En este capítulo se propondrán dos elementos esenciales de la unidad: los modelos
de gestión y la arquitectura de información, según esto se indicará el
funcionamiento practico-lógico de la unidad relacionada con la ANDI.
Ilustración 4 - Diagrama de la arquitectura de información5
El diagrama de la arquitectura nos muestra como los recursos pueden ser
aprovechados por los diferentes usuarios de la ANDI.
En un esquema muy general, la primera capa (recursos), nos identifica elementos
sustanciales y trasversales a todo el sistema, todos los documentos posibles que
hagan parte de una gestión efectiva del conocimiento.
La segunda capa (arquitectura de información) identifica las herramientas
propuestas para que esos recursos lleguen al usuario, desde su parte lógica.
La tercera capa (Comunicación, publicaciones e integración), identifica procesos
vitales para que el sistema sea utilizado dentro de la organización y no quede en
el olvido o se desaprovechen por mal uso de los recursos que este almacena.
5 Adaptado de: BLISS, Vivian. Knowledge Architecture: MSWeb case study and beyond. [Consultado el 6 de
noviembre de 2007]. Disponible en: http://bell.javeriana.edu.co/dscgi/ds.py/Get/File-17121/vivian_bliss-Microsotf.ppt
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Por último, la cuarta capa (Interfaz), es un producto orientado a los diferentes
usuarios y las necesidades de cada uno, aplicando conceptos de usabilidad y
navegabilidad, para esto se requiere realizar estudios sociológicos o antropológicos
para empatar necesidades de comunidades en concreto.
Modelo de administración
El modelo de administración que se adoptará, será el mismo que tiene aprobado la
ANDI y el cual funciona en este momento, por una razón muy simple.
Crear nuevos estándares y políticas para una unidad nueva es difícil, pero si el
modelo de gestión de la ANDI ha funcionado de acuerdo a parámetros estándar de
administración, es posible aplicarlo al centro de documentación.
Se deben adoptar políticas, procedimientos y manuales propios del Centro de
documentación, enfocados a al concepto de interdisciplinariedad de las ciencias,
bajo un enfoque socio técnico de la ciencia de la información, la cual permitiría el
desarrollo de la documentación, optimizando su uso y efectividad.
Modelo de comunicaciones
El modelo de comunicaciones estar basado en el propuesto por la Gerencia de
Comunicaciones y Relaciones Publicas, ya que estos son los que dictan las políticas
de comunicación interna y externa de la organización.
Elementos como estructura de los documentos y datos técnicos obligatorios y
opcionales serán dictaminados en conjunto con el proyecto de gestión de
conocimiento.
Adaptando el sistema para el tránsito de documentos en las redes existentes en la
ANDI, se pueden disminuir costos de operación, y si el sistema se integra
adecuadamente a procesos comunicativos existentes (ej. Correo electrónico), es
posible generar elementos de cohesión entre las capacitaciones obligatorias del
sistema y lo ya implementado.
Modelo de integración
El modelo de integración se propone desde el organigrama realizado en la ANDI por
el Sistema de Gestión de Calidad.
De acuerdo a los flujos de información se sugiere que el centro de documentación
se encuentre con relación directa al presidente, para optimizar la toma de
decisiones, y al nivel de la secretaría general, ya que esta debe manejar el Archivo
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Total y de la relación de estas dos dependencias es posible obtener un producto
documental propio de la gestión de conocimiento.
Factor Humano en el desarrollo de contenidos
Aunque la ANDI posee la infraestructura tecnológica de telecomunicaciones, aun
sigue incomunicada para la elaboración de trabajos que podrían ser fácilmente
tecnificados; las debilidades en la capacitación de usuarios en nuevas tecnologías
pueden ser solucionados a mediano plazo gracias a la planeación de la gerencia de
responsabilidad Social y la gerencia de comunicaciones y RR.PP.
La elaboración de los contenidos (Metadatos y Ontologías), se hace en base a
diversas entrevistas con os empleados, en donde se clasificara los términos
comunes para el entorno organizacional de la empresa, luego de esto se iniciara un
proceso de indización de la terminología, para luego hacer la construcción de una
ontología, en donde se indiquen las relaciones semánticas de los términos.
Esta Ontologías debe estar relacionada a un desarrollo de interfaz que le permita
al usuario, bien sea por consulta o ingreso, la fácil recuperación del documento
gracias a los metadatos lo que describen.
La descripción documental prácticamente la realiza el mismo usuario, por
ejemplo, si un Gerente quiere ingresar un nuevo documento al sistema lo puede
realizar de acuerdo a los términos que se han indizado con anterioridad, el sistema
y la interfaz deben ayudar al gerente a colocar los términos correctos que
describan su documento.
Si es el momento de una consulta, la interfaz debe contener herramienta
heurísticas que ayuden al usuario a encontrar más fácil la información indizada.
Esta clase de desarrollo solo se puede si se ha realizado estudios de usuarios,
significando esta labor como prioritaria en la Asociación.
La consolidación de un mismo lenguaje documental para la ANDI será un avance
importante en la gestión del conocimiento que representa el adelanto de la
herramienta del CDV, ya que siendo un producto on-line, es posible crear
diferentes tipos de servicios tales como referencia virtual o servicios de OPAC,
pero todo esto depende a la planeación del lugar de trabajo.
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Redes humanas.
Ilustración 5 - Diagrama de redes humanas para la ANDI.
El diagrama anterior nos muestra la red humana que identifica a la organización y
su entorno, también describe elementos clave como la arquitectura y la posición
del centro de documentación en la organización; este esquema se encuentra
dentro de lo que significa la gestión del conocimiento.
Procesos de recolección de Investigación – Publicación
Los procesos de recopilación de información se realizaran al inicio de forma
manual, hasta que el sistema se pueda integrar completamente a la organización,
por eso es necesario habilitar medios de comunicación con las dependencias, de
forma que cualquier duda, sugerencia o ayuda que se requiera, el centro las puede
atender, bien sea como consulta al sistema o como retroalimentación de
actividades específicas de este.
Todo proceso de comunicación debe relacionarse con la Gerencia de
Comunicaciones y RR.PP. ya que serán los encargados de que el proyecto tenga
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visibilidad al interno de la Asociación, es posible que para la integración de estos
dos procesos, se creen políticas tanto de publicación como de uso de esta
información.
Publicación de información.
La publicación e información dependerá de las políticas que indique la gerencia de
Comunicaciones y RR.PP., con ellos se trabajaran en conjunto para que las
comunicaciones sean las adecuadas a los usuarios finales, dependiendo el perfil
elaborado de cada uno.
Es necesario la creación de diferentes medio de publicación como revista
electrónica y Boletín digital, que muestren las nuevas adquisiciones en materia de
prácticas exitosas.
Todo tipo de publicación se tendrá en cuenta para ser material impreso si así lo
requieren las directivas, pero se tiene la herramienta de la red y se aprovechara al
máximo.
Conclusiones
La planeación de un proyecto que ayude justificar y recrear ambientes propicios
para una gestión de conocimiento desde las organizaciones empresariales es un
reto para los profesionales de información desde la parte cognitiva, investigativa
hasta sus aspectos técnicos.
El caso anterior es una muestra muy general de lo que se debe tener en cuenta en
el momento de afrontar la gestión de conocimiento desde el área de Ciencia de la
Información, que gracias a su relación con otras disciplinas, nutre las diferentes
referencias conceptuales y hace que este proyecto sea multi- inter- y
transdisciplinar.
El caso ANDI logra demostrar que un proyecto de tal magnitud es posible en
nuestro país, y lo evidencia desde las necesidades de los usuarios, en donde ellos
mismos se interesan no solo en la consulta y el aprovechamiento de la
información, también hay una inherente necesidad de las organizaciones, de los
grupos y también desde los individuos, por generar conocimiento.
También se hace necesario identificar que con este caso, se ratifica la necesidad
de que el profesional de información se proyecte desde su perspectiva hacia las
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otras disciplinas y saberes como son la administración, comunicación, diseño,
psicología, por nombrar algunos.
Esto nos dará no solo un amplio campo para desarrollar líneas de investigación y
proyección laboral, también para darnos a conocer como agentes promotores de
proyectos en pro a la correcta utilización de información, de desarrollo de
contenidos útiles para las organizaciones, y en general, para la humanidad.
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Bibliografía
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