plan de acciÓn correctiva

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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVAPLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA

Nerilyn Vásquez

Auditora Senior

2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

OBJETIVOS

Conocer elementos importantes sobre:

– Plan de Acción Correctiva



¿Qué es el PAC? ¿Qué es el PAC?

• Es un mecanismo para dar seguimiento y lograr que se cumpla con las recomendaciones hechas en nuestros informes de auditoría.

• Tiene dos propósitos primordiales:

– Mejorar la Administración Pública.

– Mejorar la utilización de la propiedad y de los fondos públicos.



RECOMENDACIONES

• Propósito

– Mejorar las operaciones de la unidad – Señalar que se cumpla con las

recomendaciones de auditorías anteriores

– Indicar que hay que cumplir con las leyes y los reglamentos



RECOMENDACIONES

• Requisitos

– Ser específicas, claras, precisas

– Ser prácticas – costo/beneficio

– Dirigidas al funcionario con autoridad

para resolver

– Incluir, aún cuando la unidad haya

notificado que se han tomado o que se

tomarán medidas correctivas



Ejemplo de recomendaciones y cómo se cumplen

Establecer y mantener un Registro de Contratos en forma computadorizada

Establecer el registro, delegación por escrito, adoptar normas

No se autorice el desembolso de fondos en exceso a los balances disponibles en los libros, de manera que no se incurra en sobregiros y ver que dicha situación no se repita.

Establecer directrices, enmiendas al procedimiento, informes especiales de sobregiros



Ejemplo de recomendaciones y cómo se cumplen

Se envíen facturas de cobro o estados de cuenta mensuales a los empleados, y ver que se realicen gestiones efectivas para el cobro de dichas cuentas, y en los casos que fuere necesario, proceder por la vía judicial.

Preparación de formato de las facturas, identificación de los deudores, revisión mensual, normas escritas

Abstenerse de formalizar contratos con efecto retroactivo.

Normas escritas, establecer controles para que no ocurra



Base Legal del PACBase Legal del PAC

Reglamento Núm. 26 para la

Administración del Plan de Acción

Correctiva aprobado el 1 de julio de 1998 por la Oficina del Contralor de

Puerto Rico.

Reglamento Núm. 26 para la

Administración del Plan de Acción

Correctiva aprobado el 1 de julio de 1998 por la Oficina del Contralor de

Puerto Rico.

• Base Legal:• Constitución del

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

• Ley Núm. 9 de 24 de julio de 1952, según enmendada



Base Legal del PAC (cont.)Base Legal del PAC (cont.)

• Carta Circular 86-4 del 30 de enero de 1987 de la Oficina de Ética Gubernamental

Desatender las recomendaciones pueden constituir violación a la Ley de Ética

• Carta Circular OC-99-1 del 1 de julio de 1998 de la OCPR

Incorpora el Boletín Adm. Núm. OE-1998-16 del 13 jun 98Informa sobre nuevo Reglamento 26

• Carta Circular OC-05-12 del 20 de enero de 2005 de la OCPR

Se cambia nombre del formulario del PAC

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores


Definiciones

PACInforme o plan de trabajo que deberá preparar y someter a la OCPR todo jefe de una entidad auditada, donde especificará las medidas correctivas que ha adoptado o adoptará para cumplir con las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría

ICPInforme Complementario del PAC que debe completar el jefe de la entidad auditada hasta tanto se cumpla con las recomendaciones contenidas en los informes.



Requerimientos del Reg. 26Requerimientos del Reg. 26

Responsabilidad de la entidad auditadaTomar las medidas necesarias para corregir las deficiencias señaladas en los informes e informar a la OCPR mediante el PAC.

Primer PAC

Debe someterse dentro del término de 90 días consecutivos, contados a partir del primer día del mes siguiente a la fecha de publicación del Informe de Auditoría.



Requerimientos del PAC (cont.) Requerimientos del PAC (cont.)

Para medidas que tomen más de 90 días para su implantación...

Se requiere un Informe Complementario al PAC (ICP) cada 90 días consecutivos, contados a partir del primer día del mes siguiente al informe anterior hasta que todas las recomendaciones se consideren cumplimentadas.



Requerimientos del PAC (cont.) Requerimientos del PAC (cont.)

Prórrogas• Por escrito• Cuando no puedan cumplir con el término

establecido para contestar el PAC o los ICP’s

• La Oficina del Contralor podrá conceder hasta un máximo de tres prórrogas de 20 días consecutivos cada una, para que se presente el PAC o ICP



OC-DA-81 (Para el PAC y los ICP’s)



PROCEDIMIENTO PARA EMITIR EL PAC

Durante el proceso para emitir el PAC:

• El funcionario principal asignará a un funcionario o dependencia, preferiblemente la Unidad de Auditoría Interna, para dar seguimiento a las recomendaciones.

• Se emitirán las directrices necesarias para lograr el cumplimiento con las recomendaciones.



PROCEDIMIENTO PARA EMITIR EL PAC (cont.)

• Se recopilarán los documentos e información necesaria para preparar el PAC o ICP.

• Se completará el formulario OC-DA-81.

• Se certificará que la información contenida en el formulario OC-DA-81 es correcta.



Formulario del PACFormulario del PAC

En el Formulario del PAC se incluye:

Recomendación Acción Correctiva Resultado

Recomendación

se detallan las recomendaciones que le competen exclusivamente a la agencia auditada. Éstas se presentan en el mismo orden y con el número de identificación que aparece en el Informe de Auditoría.



Formulario del PAC (cont.)Formulario del PAC (cont.)

Acción Correctiva:

se indican las medidas adoptadas o las que se proponen tomar para cumplir con las recomendaciones. En cada caso se identifica el funcionario designado a tomar la acción correctiva.

Resultado:

Resultado de las gestiones realizadas, según las siguientes clasificaciones: cumplimentadas, parcialmente cumplimentadas y pendientes.



Formulario del PAC (cont.)Formulario del PAC (cont.)

Cumplimentadas - se estableció una acción correctiva y se obtuvieron los resultados deseados.

Parcialmente Cumplimentadas - se estableció una acción correctiva, pero quedan algunos asuntos pendientes.

No Cumplimentadas - se estableció una acción correctiva, pero su implantación conlleva un período mayor al transcurrido.



Proceso al recibir el PAC o ICP en la Oficina del Contralor

Proceso al recibir el PAC o ICP en la Oficina del Contralor

• Evaluamos la acción correctiva, examinamos la evidencia suministrada y tomamos una determinación con relación al estatus de cada una de las recomendaciones.

• Notificamos por escrito el resultado de la evaluación. En ésta se indica si deben someter un ICP.



Se cierra el expediente del PAC cuando:

Se cierra el expediente del PAC cuando:

• La entidad cumple sustancialmente con los requerimientos de las recomendaciones.

• Se determina no dar seguimiento a las recomendaciones, ya que las mismas se verificarán en la próxima auditoría.

• Comienza una nueva auditoría de la unidad.



Observaciones al recibir PAC’s o ICP’sObservaciones al recibir PAC’s o ICP’s

Formulario– Utilizan un formulario diseñado por la unidad

auditada o no utilizan el formulario vigente.

– Falta la firma del funcionario principal o no se incluyen sus iniciales en todas las páginas.

– No se indica la fecha de la firma del funcionario principal.

– Organizan el formulario por hallazgo y no por recomendación o, en lugar de la recomendación, incluyen el hallazgo.



Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC

Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC

– La acción correctiva no está dirigida a la recomendación o a todas las situaciones señaladas relacionadas con la recomendación.

– Se hace referencia a anejos no incluídos.

– Los anejos no corresponden a las recomendaciones indicadas en el formulario.



Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC (cont.)

– Se objeta una recomendación y no presentan una medida alterna, ni presentan una opinión legal que sustente la objeción.

– Informan como acción correctiva lo mismo que se informó e incluyó en el informe que se publicó.

– No indican acción correctiva alguna.



Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC (cont.)

– Informan como acción correctiva lo mismo que indicaron en la contestación del borrador del Informe de Auditoría.

– No están de acuerdo con los recobros y no se somete evidencia que lo justifique.

– Luego de publicado un Informe de Auditoría y de emitido el PAC, indican no estar de acuerdo con un hallazgo.



¿Preguntas?¿Preguntas?



CONTACTOCONTACTO

Nerylin Vázquez RodríguezAnalista de Acción Correctiva

División de Auditorías de Municipios787-754-3030 Ext. 2609

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Cada división de auditoría tiene su Analista

de Acción Correctiva

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E-mail [email protected]

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INTERNEThttp://www.ocpr.gov.pr

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CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y LA

ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE

LOS FONDOS PÚBLICOS

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