PHƯƠNG ÁN LƯU TRỮ DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ CỦA TRUNG TÂM DỰ BÁO NHU CẦU NHÂN LỰC VÀ THÔNG

TIN THỊ TRƯỜNG LAO ĐỘNG TP.HCM

I. Cơ cở pháp lý:Căn cứ Quyết định số 1518/QĐ-UBND ngày 11 tháng 4 năm 2009 của Ủy ban

nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về thành lập Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân

lực và thông tin thị trường lao động thành phố Hồ Chí Minh.

Căn cứ Quyết định số 5408/QĐ-SLĐTBXH ngày 17 tháng 7 năm 2009 của Sở

Lao động – Thương binh và Xã hội về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động

Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân lực và thông tin thị trường lao động thành phố

Hồ Chí Minh.

Căn cứ nhu cầu phục vụ công tác tại Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân lực và

thông tin thị trường lao động thành phố Hồ Chí Minh.

II. Mục tiêu – sự cần thiết1. Mục tiêu:

Nâng cao năng lực hoạt động của Trung tâm đáp ứng sự phát triển vô cùng to

lớn của thị trường lao động trong những năm tới, phục vụ việc phát triển kinh tế -

xã hội của thành phố.

Cung cấp thông tin, tư vấn, giới thiệu việc làm cho người lao động; cung ứng,

tuyển dụng lao động theo yêu cầu của nhà tuyển dụng ; thu thập, phân tích, cung

cấp thông tin về thị trường lao động thành phố; báo cáo thống kê về cung cầu

lao động…

2. Sự cần thiết:

Trong quá trình hoạt động của một cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp; quản lý

văn bản, hồ sơ, tài liệu là những công việc không thể tách rời với nhiệm vụ

chung của đơn vị.

Đối với một đơn vị, việc quản lý văn bản chặt chẽ, khoa học đánh giá được tính

chuyên nghiệp của đội ngũ làm công tác văn thư. Hơn nữa, văn bản, tài liệu

được bảo quản tốt giúp đơn vị tìm kiếm, sao lưu văn bản khi cần một cách

1

nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều đơn vị , bộ phận văn thư

phải cập nhật và tiến hành lưu trữ văn bản bằng tay vào những quyển sổ lớn,

dày, cồng kềnh, thời gian lưu trữ lâu năm sổ theo dõi sẽ bị rách, phai màu chữ

gây trở ngại rất lớn trong việc tìm kiếm. Hiện nay phương án được sử dụng

nhiều nhất là dùng phần mềm quản lý tài liệu nhưng để sử dụng được thì Trung

tâm phải có máy chủ nên phương án trước mắt là lưu các tài liệu quan trọng vào

1 máy tính cố định và sao chép ra đĩa CD để lưu trữ lại lâu dài.

III. Hệ thống lưu trữ trên máy tính có các thư mục1. Dữ liệu chung

a. Văn bản Sở

b. Văn bản trung tâm

2. Dữ liệu riêng

a. Phòng Dự báo và Cơ sở dữ liệu

i. Văn bản phòng

ii. Các chỉ số thống kê cung cầu lao động

iii.

b. Phòng Thông tin và Thị trường lao động

i. Văn bản phòng

ii. Thông tin doanh nghiệp

iii. Trạm quan sát

iv.

c. Phòng Quan hệ và Cung ứng dịch vụ lao động việc làm

i. Văn bản phòng

ii. Thông tin ứng viên

iii. Thông tin tuyển dụng của TTGTVL

iv. Thông tin tuyển dụng của DN

v. Hồ sơ ứng viên Mai Anh

vi. Phiếu khảo sát các trường đại học, cao đẳng, trung cấp

vii.

3. Tháng …

2

IV. Mô tả chi tiết quy trình thực hiện:1. Quy trình thực hiện:

a. Quản lý văn bản đến

i. Lưu đồ mô tả văn bản đến

1.2. Mô tả chi tiết

3

Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC)

chuyên môn

Văn bản đến

Văn thư cơ quanLãnh đạo

văn phòng/lãnh đạo cơ quan

Lãnh đạo đơn vị

Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký,

scan, chuyển giao văn bản đến

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Giải quyết

Ý kiến phân phối văn bản

Tổ chức thực hiệnQuan trọng

Có

Không

Theo dõi giải quyết

Đường đi của văn bản điện tử

Chú thích:

Đường đi của văn bản giấy

ii. Mô tả chi tiết

Người thực hiện Nội dung công việc

Văn thưcơ quan

a) Đối với văn bản giấy:- Tiếp nhận văn bản đến;

- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);

- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;

- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);

- Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.

b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn

bản;

- Đăng ký văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);

- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Lãnh đạo văn

phòng/lãnh đạo cơ

quan, tổ chức

Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).

Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:

4

Người thực hiện Nội dung công việc

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:

- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:

- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);

- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Lãnh đạo đơn vị

Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức.

Trưởng đơn vị:Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và

trình độ, năng lực của cán bộ trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ( Mục 12 - Phụ lục 1) và chuyển cho:

- Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo);

- Chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính (để theo dõi);

- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);

- CBCCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);

5

Người thực hiện Nội dung công việc

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần);

- Văn thư cơ quan (để chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết).

Phó trưởng đơn vị:Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực

hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.

CBCCVC chuyên môn CBCCVC chủ trì giải quyết:

- Nhận văn bản giấy do văn thư cơ quan chuyển đến;

- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục 1);

- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn văn bản trả lời (xem phân hệ quản lý văn bản đi);

- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);

- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.

CBCCVC phối hợp giải quyết:Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến

cho:

- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);

- CBCCVC chủ trì.

6

b. Quản lý văn bản đi

i. Lưu đồ mô tả văn bản đi

7

Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử

Đường đi của văn bản giấy

Có

Không

Lãnh đạo đơn vị

Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật,

có bổ sung, sửa đổi

CBCCVC chuyên môn

Lãnh đạo cơ quan

Văn thư cơ quan

Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung,

sửa đổi

Không

Có

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo

chuyên viên

Chuyển giao

Đăng ký, làm thủ tục phát

hành

Phát hành

Ký tắt về nội dung

In, trình ký Ký ban hành

Không

Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ

thuật

Không

Pháp chế cơ quan/Lãnh đạo văn phòng

Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện

dự thảo văn bản

Ý kiến đóng góp

Có xin ý kiến

Có

Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật,

có bổ sung, sửa

đổi

Có

Lưu hồ sơ

ii. Mô tả chi tiết:

Người thực hiện Nội dung công việc

CBCCVC chuyên

môn

- Dự thảo văn bản.

- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;

- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;

- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;

- In và trình lãnh đạo đơn vị;

- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;

- Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư cơ quan.

Lãnh đạo đơn vị

Trưởng đơn vị:- Kiểm tra nội dung văn bản;

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:

+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);

+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.

- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;

- Ký tắt về nội dung.

Phó trưởng đơn vị:Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải

quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo.

Pháp chế cơ quan

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.

Lãnh đạo văn

phòng

Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan.

Lãnh đạo cơ quan

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:

- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);

8

Người thực hiện Nội dung công việc

- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;

- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);

+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn);

+ Chánh văn phòng (để biết).

- Ký ban hành.

Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:Người đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công việc

mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.

Văn thư cơ quan

- Nhận văn bản giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị;

- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật;

- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;

- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công việc:

+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);

+ Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, 2 - Phụ lục 2);

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi.

Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

9

c. Quản lý hồ sơ

i. Lưu đồ quản lý hồ sơ

10

Văn bản đến, văn bản đi có cùng mã

hồ sơ(1)

Ý kiến chỉ đạo, ý kiến

đóng góp có cùng mã hồ sơ

(1)

Văn bản tài liệu

khác ...có cùng mã

hồ sơ(1)

Lưu trữ cơ quan(5)

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ bảo quản

có thời hạn

Hồ sơ có cùng mã

theo khung phân loại

hồ sơ(2)

Hồ sơ đang giải

quyết(3)

Tài liệu loại ra

khỏi hồ sơ(3)

Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ không

phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ tại đơn vị(4)

ii. Mô tả chi tiết

(1) Căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ (tồn tại ngầm định trong hệ thống), trong quá trình giải quyết công việc (đối với các việc phải lập hồ sơ), CBCCVC xác định mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến, ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, văn bản tài liệu khác có liên quan (sau đây gọi tắt là tài liệu);

(2) Khi tài liệu đầu tiên có cùng mã với “Mã hồ sơ” trong Khung phân loại hồ sơ, thì hồ sơ này được tự động sao chép (copy) sang CSDL “Hồ sơ đang giải quyết”;

(3) Tất cả tài liệu có chung mã hồ sơ sẽ được hệ thống tự động tích hợp thành hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Khi công việc hoàn thành, CBCCVC phải:

- Xác định hồ sơ kết thúc trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 10 - Phụ lục 3);

- Loại bỏ các tài liệu không cần thiết;

- Xác định hồ sơ không phải nộp vào lưu trữ cơ quan trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 11 - Phụ lục 3);

- Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 - Phụ lục 3).

(4) Tất cả hồ sơ đã hoàn thiện được hệ thống tự động chuyển sang CSDL “Hồ sơ tại đơn vị”.

(5) Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ quan trong CSDL “Hồ sơ tại đơn vị” sẽ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan và tự động nối tiếp với hồ sơ số đã có.

11

d. Các phụ lục kèm theo:

Phụ lục 1

THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý văn bản đến

1. Số thứ tự (số đến)

2. Ngày đến

3. Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành)

4. Số và ký hiệu văn bản

5. Ngày tháng văn bản

6. Tên loại văn bản

7. Trích yếu nội dung văn bản

8. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)

9. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)

10. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)

11. Số tờ

12. Ý kiến phân phối

13. Thời hạn giải quyết

14. File văn bản đến đính kèm

12

Phụ lục 2

THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý văn bản đi

1. Số và ký hiệu văn bản

2. Ngày tháng văn bản

3. Tên loại văn bản

4. Trích yếu nội dung văn bản

5. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)

6. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)

7. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)

8. Số trang

9. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản

10. Nơi nhận

11. Số lượng bản phát hành

12. File văn bản đi đính kèm

13

Phụ lục 3

THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý hồ sơ

1. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ).

2. Hồ sơ số.

3. Tiêu đề hồ sơ.

4. Thời gian bắt đầu.

5. Thời gian kết thúc.

6. Thời hạn bảo quản.

7. Số lượng tờ.

8. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do khác).

9. Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ.

10. Hồ sơ đã kết thúc.

11. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

12. Người lập hồ sơ

14

Phụ lục 4

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm)

Số đến

Ngày đến

Tác giả

Số và ký

hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếunội dung

Đơn vị/người

nhận

Ký nhận

Ghi chú

15

Phụ lục 5

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản mật đến”(420 x 297cm)

Số đến

Ngày đến

Tác giả

Số và ký

hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Độ mật

Đơn vị/người

nhận

Ký nhận

Ghi chú

16

Phụ lục 6

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm)

Số và ký hiệu văn

bản

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận Sốlượng

bản

Ghi chú

17

Phụ lục 7

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu phiếu trình ký văn bản

1. Tên văn bản/ công việc:

2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý:

Thời gian chỉ đạo

hoặc xử lý

Chức vụ, họ tên người chỉ đạo/ xử lý Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý

18

Phụ lục 8

THÔNG TIN ĐẦU RABáo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Từ ngày......... đến ngày......

Số đến

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả

văn bản

Đơn vị/ người nhận

Thời hạn giải

quyết

Tình trạng giải

quyết

Số, ký hiệu văn bản trả

lời

Ghi chú

Tổng số:

Đã xử lý:

Chưa xử lý:

19

Phụ lục 9

THÔNG TIN ĐẦU RABáo cáo tình hình văn bản đi

Từ ngày......... đến ngày......

STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và trích yếu nội dung

Đơn vị/ người nhận

Ghi chú

20

Phụ lục 10

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu MỤC LỤC VĂN BẢN (để thống kê văn bản có trong hồ sơ)

STT Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng, tác giảvăn bản và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số Ghi chú

21

Phụ lục 11

THÔNG TIN ĐẦU RAMẫu MỤC LỤC HỒ SƠ

STT Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản

Thời gian bắt đầu-kết thúc

Số lượng

tờ

Đơn vị/ người

lập

Ghi chú

22

2. Cách thức lưu trữ Vào ngày thứ sáu mỗi tuần dữ liệu sẽ được tập hợp lại lưu lại tại 1 máy tính

cố định.

Dữ liệu được chép trong tháng sẽ được lưu vào 1 mục là “ tháng …” để đến

cuối tháng sau khi chép ra đĩa sẽ chuyển vào các mục đúng với nhiệm vụ.

Vào ngày thứ hai cuối tháng dữ liệu sẽ được tổng hợp lại và chép ra đĩa DVD

và một ổ cứng ngoài 500 GB (cần thiết để mua thêm thiết bị này để phục vụ

tốt hơn cho công tác lưu trữ) để lưu trữ phòng trường hợp đĩa CD không hoạt

động tốt.

Mỗi tháng dữ liệu sẽ lưu trữ ở 2 đĩa DVD, 1 đĩa sẽ được lưu khi cần xem lại

dữ liệu thì sẽ sử dụng còn 1 đĩa sẽ được cất đi để làm bản lưu gốc.

Ngoài ra chúng ta sẽ cần trang bị thêm một két sắt chống cháy để chứa

những tài liệu quan trọng bao gồm tài liệu giấy và và thiết bị lưu trữ ( Đĩa

DVD ) để phòng trường hợp hỏa hoạn có thể làm hủy hết tài liệu.

3. Phân quyền cho từng người trong thư mục lưu trữ:

Tạm thời hiện nay Trung tâm chưa có server để thực hiện chức năng phân

quyền cụ thể cho từng người để giúp cho dữ liệu được bảo mật hơn nên

chúng ta sẽ dùng chức năng phân quyền NTFS trực tiếp trên thư mục chứa

dữ liệu của Trung tâm. Chúng ta sẽ có 1 thư mục gốc, trong thư mục gốc sẽ

là 5 thư mục con được phân quyền cho 5 nhân viên trong phòng và sẽ được

ánh xạ trực tiếp đến máy của từng nhân viên. Nhân viên quản lý thư mục nào

chỉ có thể chỉnh sửa và sao lưu trên thư mục mà nhân viên đó quản lý, không

thể xem và chỉnh sửa trên những thư mục của các nhân viên khác.

23

Ghi chú:

Dữ liệu chung:

- Văn bản trên Sở đưa xuống

- Văn bản của Trung tâm:

Các nghị quyết, quyết định, thông tư

Tài liệu nghiệp vụ

Báo cáo

Kế hoạch

Các đề án thực hiện

Mục “ tháng… “ sẽ có các mục nhỏ giống như các mục ở các phần trên

V. Phương án sử dụng phần mềm:1. Sự cần thiết:

Trong nền kinh tế xã hội đang phát triển hiện nay ở nước ta, việc quản lý

văn bản và hồ sơ công việc là vấn đề rất được quan tâm trong công tác

quản lý nhà nước. Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản và

hồ sơ công việc tại các cơ quan quản lý nhà nước là nhu cầu rất cần thiết,

nhằm giúp cho việc theo dõi, giám sát việc xử lý văn bản một cách kịp thời,

nhanh chóng, dễ dàng và ít thiếu sót nhất.Với mong muốn trong việc hỗ trợ

các đơn vị triển khai nhanh, hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin

24

Thư Mục ChínhĐược chia sẽ đến máy tính của mỗi

người sử dụng

Thư Mục Hoàng Ánh

Thư Mục Minh Thư

Thư MụcThu Thủy

Thư MụcYến Linh

Máy tính của từng người sử dụng trong phòng dự báo và cơ sở dữ liệu. Dữ liệu được tổng hợp lại và chép đến từng thư mục của từng user chứa trong thư mục chính đã được phân quyền riêng cho từng người chia sẻ đến các máy

Thư MụcTrúc Phương

thay việc quản lý hồ sơ bằng giấy hiện tại, nhằm tin học hóa quản lý hành

chính.

2. Các phần mềm tham khảo:

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp các phần mềm ứng dụng trong lưu trữ văn

bản, sau đây là 1 số các phần mềm đang được bán trên thị trường mà

Trung tâm có thể sử dụng được

Công ty cổ phần P1113,Tòa nhà N3B Lê Văn Lương, Hà Nội.Điện thoại :04-3556 3598 / 04-3556 3599  Fax: 04-3556 3599  Email: contact@kypernet.com

http://www.kypernet.com/phan-mem-quan-ly-tai-lieu-van-ban-K-EDMS.shtml

Tính năng của K-EDMS :

Quản lý người dùng.

Quản lý nhóm người dùng

Cơ chế sao lưu dữ liệu dự phòng.

Phân quyền truy cập: hệ thống có khả năng phần quyền truy cập theo từng nhóm người sử dụng.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ.

Quản lý tài liệu :

Upload/ download tài liệu.

Di chuyển tài liệu.

Checkin / Checkout tài liệu.

Quản lý tài liệu theo phiên bản ( version).

Cho phép trao đổi thảo luận giữa nhóm người dùng về 1 tài liệu.

Quản lý lịch sử ( History) của tài liệu.

Khả năng xuất (export)  thư mục tài liệu dưới dạng file nén .Zip.

25

Khả năng nhập (import) nhiều tài liệu trong 1 file Zip.

Tìm kiếm tài liệu :

Khả năng tìm nội dung full-text ( tìm kiếm nội dung bất kỳ trong file tài liệu).

Tìm kiếm theo các tiêu chí lựa chọn.

Tìm kiếm và so sánh các tài liệu giống nhau.

Tìm kiếm mờ (Fuzzy search).

Tự động phân tích nội dung tài liệu : Hệ thống có khả năng tự động phân tích nội dung các file tài liệu đưa vào hệ thống. Hỗ trợ với hầu hết các loại định dạng tài liệu phổ biến hiện nay:

PDF files

Microsoft Word 97-2003

Microsoft Excel 97-2003

Microsoft Powerpoint 97-2003

RTF files

Star Office/Open Office

HTML files

XML files

TXT files

DBase

Trao đổi thông tin

Tích hợp tính năng web serives giúp các hệ thống khác có thể dễ dàng tương tác với hệ thống E-DMS

Tích hợp khả năng gửi nhận tin nhắn trong nội bộ người dùng.

Tích hợp gửi nhận email.

Trao đổi thảo luận về tài liệu

26

Các thông số kỹ thuật:

Người dùng tương tác với hệ thống qua giao diện web ( giao thức HTTP).

Máy chủ :

Java 1.5

Tomcat server 5.5 (hoặc hơn).

Database server : Mysql / MS SQL/ Oracle/HSQLDB/PostgreSQ

OS: Windows 2000,/ Windows XP/ Windows 2003 / Linux / Sun Solaris / MacOS.

Máy khách (client):

Internet Explorer 4-7, Mozilla 1.x, Opera, Netscape 4-7, Firefox 1-2

Website: www.dichvutinhoc.com.vnCÔNG TY TNHH TM - DV MÊ KÔNG VIỆTSỐ 10, ĐƯỜNG SỐ 3 CƯ XÁ LỮ GIA, P.15, Q.11Liên hệ: Trần Thị Hiên (Ms.) Phòng Kinh Doanh – Công ty Mê Kông ViệtEmail: hientran@dichvutinhoc.com.vnTel: 08 626 50400 Mobile: 0933 396 007Sau đây là một số chức năng cơ bản của phần mềm(các chức năng này có thể thay đổi cho phù hợp với từng cơ quan)• Tiếp nhận và quản lý văn bản đến • Quản lý văn bản đi• Quản lý giao công việc• Điều hành văn bản• Quản lý hồ sơ công việc và đầu mục công việc• Quản trị các danh mục: Thông tin cơ quan, phòng ban, chức danh…• Hệ thống các báo cáo thống kê phục vụ Lãnh đạo, phòng ban, chuyên viên • Tra cứu thông tin văn bản và hồ sơ công việc• Quản trị người dùng: Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng, nhóm quyền…• Quản trị hệ thống: Quản lý thông tin về sơ đồ hệ thống.3 ưu điểm của Mê Kông Việt• Nâng cao khả năng quản lý công việc – Chuyển nhận văn bản nhanh hơn – Làm tăng khả năng chia sẻ thông tin - Công cụ tra cứu nhanh chóng - Tiết kiệm chi phí - Quản trị hệ thống dễ dàng – Cách thức sử dụng đơn giản.• Đặc biệt phần mềm được cài trên nền trực tuyến giúp cho công tác quản lý chặt chẽ hơn ở mọi thời điểm và địa điểm – bên cạnh đó là quản lý được nhiều cơ sở.• Chế độ bảo hành – bảo trì dài hạn, có thể thông qua trực tuyến nên nhanh chóng và hiệu quả, thích hợp cho các Cơ quan ở Tỉnh.

27

Quản lý Hồ Sơ Lưu Trữ do Trung tâm phần mềm SARA VIETNAMĐịa chỉ : P205-Nhà A5 - Đại Kim - Định Công - Hà Nội - Việt Nam Điện thoại: (84-4) 6 281 8182/6 281 8180 - Email: contact@sara.vn

Phần mềm hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ lưu trữ dành cho các đơn vị trực thuộc khối Nhà nước và khối Đảng. Được phát triển qua nhiều phiên bản ứng dụng thực tiễn. Sản phẩm được thừa kế và phát huy toàn bộ các thế mạnh của dòng sản phẩm truyền thống, đồng thời bổ sung nhiều tính năng, tiện ích mới, nhằm mang lại tối đa hiệu quả sử dụng thực tế đối với khách hàng.

ĐĂC ĐIÊM CHUNGPhần mềm hoạt động được trên máy đơn và môi trường mạng máy tính. Phát triển trên nền tảng công nghệ IBM Lotus Notes/Domino, tận dụng và phát huy một cách tối ưu các tính năng đặc thù của hệ thống. Hệ thống bao gồm 02 phân hệ: Quản lý Hồ Sơ Lưu Trữ hiện hành và Quản lý Hồ Sơ Lưu Trữ cố định. Hai phân hệ này hoàn toàn có thể hoạt động độc lập, tuy nhiên khi kết hợp triển khai sẽ mang lại hiệu quả sử dụng tổng hợp của một hệ thống Quản lý Hồ Sơ Lưu Trữ toàn diện.

CÁC TINH NĂNG CỦA PHÂN MÊM

1. Được thiết kế để quản lý:

    - Hồ sơ,Tài liệu, Văn bản.    - Hồ sơ công việc.    - Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu.    - Phân phối thông tin hồ sơ lưu trữ.    - Mượn trả hồ sơ, tài liệu.

2. Được thiết kế để phục vụ:

     - Các chuyên viên nghiệp vụ.     - Các Lãnh đạo văn phòng/nghiệp vu.     - Các chuyên viên quản lý lưu trữ.     - Các Lãnh đạo quản lý lưu trư.     - Các cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu và được quyền khai thác thông tin lưu trữ.

3. Quá trình vận hành của phần mềm:

     - Nhận yêu cầu lưu trữ, thu thập thông tin cần lưu trữ.     - Lập hồ sơ lưu trữ.     - Xác định phạm vi phổ biến của hồ sơ lưu trữ.     - Xác định vị trí lưu trữ (theo sơ đồ kho lưu trữ).     - Lưu trữ hồ sơ.

28

     - Cập nhật thông tin hồ sơ lưu trữ khi có tài liệu, văn bản hoặc hồ sơ công việc mới.     - Cung cấp thông tin hồ sơ lưu trữ trên hệ thống mạng máy tính theo phạm vi phổ biến đã xác định.     - Ghi sổ cập nhật việc cho mượn tài liệu, hồ sơ.     - Ghi sổ cập nhật tài liệu, hồ sơ đã hoàn trả.      - Theo dõi danh mục hồ sơ lưu trữ.     - Theo dõi danh sách hồ sơ lưu trữ.     - Theo dõi quá trình mượn trả tài liệu, hồ sơ.      - Theo dõi thời hạn bảo quản của hồ sơ lưu trữ.     - Hủy hồ sơ lưu trữ trong trường hợp hết hạn bảo quản và không còn cần thiết.     - Gia hạn lưu trữ trong trường hợp hồ sơ hết hạn nhưng vân còn cần duy trì cập nhật tiếp.     - Chuyển hồ sơ sang lưu trữ cố định trong trường hợp hồ sơ lưu trữ không còn khả năng biến động.CÁC LƠI THẾ CỦA PHÂN MÊM

   - Đối với Chuyên viên nghiệp vụ cần lưu trữ hồ sơ.

      + Phần mềm được thiết kế theo định hướng lưu trữ văn bản hành chính và hồ sơ công việc.

   - Đối với Chuyên viên/Lãnh đạo quản lý lưu trữ.

      + Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi quá trình vận hành và tham khảo thông tin hồ sơ lưu trữ của người khai thác sử dụng thông tin trên mạng máy tính qua nhật ký khai thác sử dụng.      + Cung cấp chức năng theo dõi  quá trình mượn – trả hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ (Tỉnh/Thành phố) hoặc tại bộ phận Văn thư – Lưu trữ (Quận/Huyện). cung cấp các chức năng theo dõi danh mục hồ sơ lưu trữ, theo dõi quá trình vận hành của hồ sơ lưu trữ qua chức năng báo cáo thống kê và in ấn.      + Cung cấp các cơ chế tra cứu, tìm kiếm thông tin. hồ sơ lưu trữ trê hệ thống qua các chức năng hỗ trợ tìm kiếm thông tin.

  - Đối với cá nhân hoặc tổ chức khai thác thông tin lưu trữ:

     + Cung cấp các chức năng khai thác thông tin hồ sơ lưu trữ trên hệ thống mạng máy tính. Người sử dụng có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác thông tin ngay tại bàn làm việc thông qua máy tính được kết nối với mạng thông tin lưu trữ.Lợi thế trong triển khai ứng dụng:      + Được thiết kế cơ động để có thể triển khai ứng dụng xuyên suốt trên phạm vi Tỉnh,Thành phố, trên địa bàn Quận, Huyện hoặc trong một mô hình thu hẹp hơn với một hoặc một vài phòng ban.

29

Phần mềm hoàn toàn có khả năng triển khai theo mô hình ứng dụng Web, cung cấp khả năng khai thác thông tin qua Intranet/Internet với các trình duyệt Web phổ biến.Phần mềm là một trong những phân hệ thuộc hệ thống phần mềm ứng dụng Quản lý Văn thư – Lưu trữ của CINOTEC dành cho các đơn vị Hành chính Nhà nước. Các thành phần trong hệ thống này hoạt động độc lập, nhưng khi kết hợp triển khai sẽ mang lại hiệu quả sử dụng của một hệ thống Quản lý Văn thư – Lưu trữ toàn diện .Chi tiết kỹ thuật sản phẩm:     - Version 4.0    - Phát triển trên môi trường Lotus Notes.    - Hoạt động trên mạng LAN, WAN và Intranet/Internet

VI. Đề xuất trang thiết bị: Để thực hiện được việc lưu trữ này cần thiết phải có:

1 ổ đĩa DVD REWRITE

1 hộp đĩa DVD trắng

30