PERAKENDE MAĞAZACILIKTA

TOPLANTI YÖNETİMİEĞİTİMİ

1. TOPLANTI NEDİR?

1.1 Nasıl Hazırlanılır?

1.2 Vaka İncelemesi

1.3 Kimler Katılmalı?

1.4 Tarihi, Saati, Yeri, Donanımı Nasıl Olmalı?

1.5 Öne Çıkan Konular Nasıl Planlanmalı?

1.6 Kim, Neyi, Nasıl Söylemeli

1.7 Grup Toplantısı Nasıl Yapılır?

2.1 Toplantı Açılışı

2.2 Toplantı Yönetimi

2.3 Toplantıyı Sonlandırma

2. TOPLANTI NASIL YÖNETİLMELİ?

3. TOPLANTI SONRASI TAKİP

3.1 Toplantı Sonrası Başarının Güvence Altında Olması

3.2 İletişim ve Eylem Planı

3.3 Hoşnutsuzluklara Kulak Verme

3.4 Toplantıyı Değerlendirme

TOPLANTI NEDİR?

İnsanların belli amaçlarla bir araya gelerek oluşturduğu katılım sürecine verilen

isimdir.

Toplantı Yönetimi İle Amaçlanan;

Doğru, gerçekçi bilgi aktarımı ile seviyeli iletişim ve sağlam kararlar almak için yapılan

çift yönlü iletişim faaliyeti olan toplantının aşamalarını, gidiş yolunu aktarmaktır.

Buna Ek Olarak ;

• Toplantı ne zaman,nasıl yapılmalı,

• Serim,düğüm,çözüm aşamasında hangi aşamalardan geçmeli,

• Amaca ulaşmak için kullanılan 8-18-1800 kuralı,

•Güzel açılış yapan toplantılar kötü kapanış yaparsa nelerden

söz etmeli konularıyla toplantıları başarılı kılmaya yardımcı olmaktır.

TOPLANTININ AMACI ÜZERİNE VAKA İNCELEMESİ

Mağaza 1.müdürü olan Zeynep Hanım o hafta yapılacak toplantıyı düşündükçe gergin

anlar yaşamaktaydı.Zamanını toplantı yaptığı kişilerin plansız aldıkları kararları ve asıl

konuları değil toplantı dışı konuşmaların neden olduğu sorunları halletmekle geçireceğini

bildiği için sıkıntı duymaktaydı.Çünkü 2.müdürü,reyon yöneticileri,kasa ve depo sorumluları

onun canını sıkacak cümleleri telaffuz etmekten çekinmeyeceklerdi.”Zeynep Hanım bunu

yapacağınızı neden söylemedeniz daha evvelden böyle söyleyeceğinizi ve

düşündüğünüzü bilseydik yapmazdık.”

Zeynep Hanım,verilen cevapların da aynı olacağını biliyordu.Bunu bir ya da iki kişinin

değil herkesin yapacağını da kabullenmişti.Zeynep Hanım,etkin bir iletişim kurmak için

mağazadaki ekibine yol göstermesi gerektiğinin farkındaydı.Sakız gibi uzayıp giden

toplantıların işkenceye dönüşmesini hiç istemiyordu.Ortaya çıkan her sorun içinse ayrı ayrı

toplantı yapmak da ayrı bir sıkıntıydı .

BU DURUMDA ZEYNEP NE YAPMALI ?

Toplantı çağrısı yapmanın gerekçelerinden biri karar alınması gerekliliğidir. Zeynep’in

mağazadaki ekibinde yaşadığı sorunun temelinde her şeyin amaçsız ve düzensiz yapılması

vardır. Bu yüzden haftalık toplantılarını saatlerce yapmak yerine gün sonunda yapacağı on

beş dakikalık toplantılardan alınan geribildirimler bu zoru duruma çözüm olacaktır.

Diğer bir konu ise Zeynep’in mağazadaki ekibi ile toplantıda alınan kararlardan haberdar

olmamasıdır. Yeterli iletişim sağlanamadığı için meydana çıkan bu problem,iletişim araçları

yetkin bir şekilde kullanıldığında çözüme ulaşacaktır.Böylece herkes toplantıda neler

konuşulduğunu kararların ne olduğunu unutmayacaktır.Herkes görev ve sorumluklarının

farkına varacak işlerini düzene koyacaktır.

 

TOPLANTIYA NASIL HAZIRLANILIR ?

Toplantı , bir amaç belirleyerek planlanmalıdır.

İstenen Nedir ?

• Önlem almak mı ?

• Enformasyon vermek mi ?

• Düşünceleri duyurmak mı ?

• Kimlerin,ne yapacağına karar vermek mi?

Kimler Katılmalı ?

•Toplantıyı belirleyen amaçta söz

sahibi olacak asıl kişiler

•İşlenecek konularda bilgi yönünden

donanımlı kişiler

•Amaçları gerçekleştirmek için

•verilen bilgiyi alması gerekenler

•Toplantıdan çıkan sonuçları

uygulayacak olanlar

Tüm bu maddelerin yanında 8-18-1800 kuralı da toplantıya

katılması istenen kişiler için yardımcı olacaktır.

8-18-1800 Kuralı Nedir?

•Bir çözüm ve ya bir karar var ise, toplantıya çağırılması gereken kişi sayısı

sekizden fazla olmamalı.

•İnsan kalabalık grubun içinde çözüm üretmekten ziyade sorun çıkarmaya daha

yatkındır. Müthiş düşüncelerle, farklı yorum beklentisi içinde olunacak

toplantılarda sayı 18’i bulabilir.

•Farkındalık yaratıp,yeni bir ürün üzerinde lansman kampanyası düzenlenecek

bir toplantı için insanları harekete geçirme planı gibi durumlar söz konusu ise

1800’den fazla insan hedef olacaktır.

TOPLANTI SAATİ, YERİ, DONANIMI NASIL OLMALI ?

Ne Zaman;

Değişmeyen kişilerle düzenli olarak toplantılar yapılıyorsa herkes

ajandasında buluşma günlerini not alacaktır. Ancak özel bir toplantı

yapılıyorsa, herkes için uygun saat belirlenmelidir.

TOPLANTI SAATİ YERİ DONANIMI NASIL OLMALI ?

Nerede?

Toplantının mekânı,büyüklüğe ve amaca bağlıdır.Genel olarak şirketler grup

toplantıları için konferans salonları seçerler.Eğer üzerinde çok konuşulacak bir iş

ortaya çıkarılacaksa ve kurum bütçesi yeterli ise kurum dışında yapılacak

toplantılar, sonuçları daha sindirilmiş hale getirecektir.

TOPLANTI SAATİ YERİ DONANIMI NASIL OLMALI ?

Ne?

Toplantı üyelerinin birbirlerini direk gördükleri ve iletişime geçtikleri

masa düzenlemesi karşılıklı konuşmaya olanak sağlar.Amaç,

sorunlara çözüm bulmak ya da karar almaksa en sağlıklı yol bu

olacaktır.Yuvarlak ve ya U biçimli masalar yüz yüze iletişim için uygun

masalardır.

İnteraktif toplantılarda düşünceleri yazmak için beyaz tahta,sunum

yapılacak toplantılarda ise tepegöz,mikrofon gibi çalıştığından emin

olunan ekipmanlar yardımcı olacaktır.

ÖNE ÇIKAN KONULARLA GÜNDEM NASIL OLUŞTURULUR?

Gündem Belirleme Maddeleri :

• Toplantının hedeflerinin kesin belirlenmesi

• İstenen sonuçların ne olduğu

• Toplantıda kimlerin yer alacağı

• Toplantının saati,yeri,zamanı

• Toplantıyı ilan eden

• Toplantıdaki katılımcıların rolleri

• İşlenecek konular

• Arka plan araçları

TOPLANTI GÜNDEMİ

Amaç:

Hedefler:

Toplantının Konusu:

Katılanlar:

Yer:

Tarih ve Saat:

Gündem Maddesi Kim Ayrılan Süre

Gündem Belirken Dikkat Edilmesi Gerekilen Noktalar ;

Gündem maddeleri karmaşıklıktan ne kadar uzak,açık,anlaşılır ve net olursa işler o

kadar kolay olacaktır.Konuları türlerine göre ayırıp bilgilendirme yaptıktan sonra

kararları almak,sorunları en kısa yoldan çözüme ulaştıracaktır.Kolay konuları başa

alıp çözüme ulaştırmak toplantı üyelerine zor konular için motive sağlayacaktır.

KİM,NEYİ,NASIL SÖYLEMELİ?

Toplantılardaki Başlıca Roller :

• Lider, amaçları ve sorumluluk alanının sınırlarını belirler. Takibini yapar.

• Kolaylaştırıcı, tartışma, sorun çözme ve karar almada gruba yol gösterir.

• Yazıcı, ana düşünceleri, ortak kararları not alır, toplantı sonrası için rapor

taslakları oluşturur.

• Uzman, gerek duyuldukça belli meselelerde uzman bilgisi katkısında

bulunur.

GRUP TOPLANTILARI

Karar alma toplantılarında önceden yapılmış hazırlık aşaması ve alınacak önlemler akışı kolaylaştıracaktır.

• Toplantı amacının bir karara varmak olduğu ve katılanların anlaması

• Karar alma sürecinin işleyişinin nasıl olacağı

• Grubun bilgiye dayalı karar alabilmesi için uzman ve arka plan materyalleri

ile destekleyip herkese ulaşması gerektiği

• Toplantı öncesi hazırlık aşamasında herkesin haberdar olabilmesi için e

posta yoluyla her katılımcıyı bilgilendirilmesi

 

Karar almanın , Grup toplantılarında 3 yaygın çeşidi vardır

Oy Çokluğuyla Karar ;

Kısa sürede karar alınmasını ve adil bir yol izlenilmesini sağlar.Ancak açık

oylama yapılması insanları tutum almaya zorlayacak bir durum olduğundan

kazanma yada kaybetme duygusu doğabilir.Bir diğer dezavantajı ise alınan

kararları herkesin desteklemeyeceğidir.

Grup Mutabakatıyla Karar ;

Bu karar türü herkesin anladığı, desteklediği, uygulanmasına yardımcı olmaya

istekli olduğu bir karar alındığı anlamına gelmektedir.Grup mutabakatıyla karar

almak çoğu zaman zordur.Daha fazla süreye ihtiyaç duyulur.Ve mutabakatın

oluşmadığı zamanlar ortaya çıktığında karar almak mümkün olmaz.

Kararı Liderin Alması;

Karar almanın en hızlı yoludur. Kriz olası durumlarda en iyi yaklaşım olabilir.

Ancak toplantının diğer üyeleri kendi görüşlerinin dikkate alınmadığını

düşünebilirler. Kararın benimsenmesi ise diğer karar alma türlerine göre

düşüktür.

TOPLANTI NASIL YÖNETİLMELİ?

TOPLANTI AÇILIŞI

Toplantıyı zamanında açıp, konuları sunmak başarılı bir toplantı için atılması

gereken ilk adımı sağlayacaktır.Toplantının akışı için gereken davranış ve ilkeler

vardır.

Bunlara göz atılacak olursa ;

• Toplantının zamanlanmasına uyulması

• Ana temaya kimlerin katkıda bulunması gerektiği

• Kararların hangi yöntemle alınacağı

• Her sorunun çözümüne ve kararın alınmasına ne kadar zaman ayrılması

gerektiği

• Tartışmaya toplantı üyelerinin hepsinin katılması

• Herkesin birbirini dinlemesi ve insanların birbirlerinin sözünü kesmemesi

TOPLANTIYI YÖNETMEK

Gündeme bağlı kalmak,hazırlık aşamasının temelidir ve toplantının başarılı

geçmesini sağlamaktır. Toplantıya kısa meselelerle ve alınabilecek basit

kararlarla başlamak en doğru yoldur. Bu durum ilerdeki zor konulara geçişi

kolaylaştıracaktır.

Bütün görüşlerin dile getirildiğinden emin olmak,geribildirim alabilmek için birkaç

püf noktası uygulanırsa bütün katılımcılarla iletişim sağlanmış olacaktır.

”Unutulan bir şey var mı?”sorusu,sessiz kalanlara verilen konuşma imkanı

toplantıyı daha etkin kılacaktır.

Toplantıyı Yönetmek

Toplantının ana konusundan sapmasına izin vermemek,gündemdeki konulara

odaklanmak ve gidiş yolunu sürekli denetlemek grubu ana konudan

uzaklaştırmayacaktır.

Liderlik konumunun farkında olmak,bu konumdayken kişinin ne denli

katıldığı,sessiz kalanlara verilmesi gerektiği,yapıcı ve teşvik edici

olunması,insanları överek mutlu edebilmeyi sağlamalıdır.

TOPLANTIYI SONLANDIRMA

Toplantıyı özetleyerek, kilit noktaları,kararları ve hangi görevi kimin üstlendiğini

tekrarladıktan sonra toplantının önemli noktalarını kayda geçirerek

tamamlamak,toplantıyı başarıyla sonlandıracaktır.

Bütün grup toplantıları 3 aşamadan geçer;

1. Açılış

2. Görevlerin yerine getirildiği çalışma evresi

3. Toplantıda ele alınan meselelerin alındığı ve atılması gereken adımların

belirlendiği kapanış evresi

TOPLANTI SONRASI TAKİP

TOPLANTI SONRASI BAŞARININ GÜVENCE ALTINDA OLMASI

Toplantı sonrasında olacakları etkileyebilmenin yollardı vardır. Birincisi tüm

katılımcılara hem toplantıyı hem de atılacak adımları özetleyen e-posta iletisi,

ikincisi ise toplantıdan hoşnut olmayan katılımcıların görüşlerini almak için

ayrılacak zamandır.Ancak en önemli nokta ise harekete geçip,işlerin unutulup

yavaşlamasını engellemektir.

İLETİŞİM VE EYLEM PLANI GELİŞTİRMEK

İletişim ve eylem planı yapmak toplantıyı kapattığı gibi aynı zamanda başarı

duygusunu da tattıracaktır.Aynı zamanda herkese aynı bilginin gitmesini

sağlayacaktır.Bir iletişim ve eylem planının üç temel unsuru vardır.

• Ne Toplantıdan ne karar ve sonuçlar çıktı ve toplantı sonrasında yapılması

gerekilen görevler nelerdir?

• Kim Bu görevlerden kim sorumlu?

• Ne zaman Görevler ne zaman tamamlanacak?

İletişim Ve Eylem Planında Neler Yer Alır?

• Katılanlar

• Toplantının Hedefleri

• Görüşülen kilit konular

• Alınan kilit kararlar

• Eylem planı

• Sonraki toplantının tarihi

• Katılımcılara teşekkür

Özel nitelikli toplantılar için iletişim ve eylem

planı daha farklı maddelerde içerebilir ;

• Sorunun tanımı

• Analiz yöntemi

• Görüşülen alternatifler

• Karar kriterleri

• Karar

• Beklenen sonuç

İLETİŞİM VE EYLEM PLANI

Toplantının Konusu:

Katılanlar :

Amaç:

Hedefler:

Gündem Maddesi No :1

Önerilen Seçenek ve Konular:

Karar ve Tavsiyeler:

Gündem Maddesi No : 2

Önerilen Seçenek ve Konular:

Karar ve Tavsiyeler:

Eylem Konuları

Yerine Getirilecek Görev Sorumlu Kişi Bitiş tarihi

TOPLANTI SONRASI TAKİP ÜZERİNE VAKA İNCELEMESİ

Reyon yöneticisi Esra geçtiğimiz hafta harika bir toplantı yönetmişti.Sorumlu olduğu

reyondaki tüm personelleri çağırmış,hedefleri net biçimde iletmiş,konuşmaları dikkatle

dinlemiş,bir yandan konunun sapmamasına özen gösterirken,diğer yandan

beklenmedik fikirlerin de ifade edilmesine olanak vermişti.Toplantıda özenli bir karar

varılmış reyonun düzeni için ve etkili iletişim için herkes hem gerçekçi hem yaratıcı

strateji geliştirmişti.

Tek bir sorun vardı.Toplantı sonrasında personelleri alınan kararlar ve stratejilerden

bahsetmek yerine toplantı öncesi olan biteni konuşuyordu.Toplantının yapıldığından

Esra kuşku duymaya başlamıştı.

BU DURUMDA ESRA NE YAPMALI ?

Esra toplantıda her şeyi doğru yapmış ancak bir noktayı atlamıştı.”İzleme” Esra’nın

yapması gereken ve gereğini yerine getirmekte ihmal ettiği durum, toplantı sonrası

takip edilmesi gerekilen kilit kararların,atılması gerekilen adımların,sorumlu

kişilerin adını yazmak ve zaman planın bir sayfalık özetini çıkarmaktı.Bu özeti

toplantı sonrası orada bulunan ve bulunma zorunluluğu olmayan kişilerde dahil olmak

üzere herkese ulaştırmalıydı.Bunu yaptığı takdirde Esra toplantıyı sanki hiç

yapılmamış durumundan uzaklaştıracak, yok edecektir.

HOŞNUTSUZLUKLARA KULAK VERME

Memnun olmayan kişilerle toplantı sonrasında görüşmeye devam edilmelidir.

Onlarla toplantı süreci,gündem maddeleri,hedefler,eylem planı gibi konularda

işe yarayacak bildirimler alınabilir.Bunu yapmak genel grup ilişkilerini

iyileştirme imkanı da verecektir.

TOPLANTIYI DEĞERLENDİRME

Toplantının Etkin OIup Olmadığı Nasıl Anlaşılır? Sonuçlara bakarak karar

verilmelidir. Hedeflere varıldı mı? Gelen kişiler doğru kişiler miydi? Ortak

çalışma etkin oldu mu? Değerlendirmeler olumlu muydu? Eğer doğru bir iş

yapıldı ise bu soruların cevabı evet olacaktır. Durum buysa sade bir kutlama

yapılabilir. Çünkü toplantıyı doğru yürütmek kolay bir iş değildir.

SIRA SİZDE

Bu bölüm Perakende Mağazacılıkta Toplantı Yönetimi Eğitiminden Aldıklarınızı Yoklamanıza Yardımcı Olmak İçin 10 Sorudan

Oluşmaktadır.

1. Hedeflerine varabilmesi için bir toplantının olabildiğince kısa tutulmasının

önemli olduğu konusunda herkes hemfikirdir.Daha kesin bir ifade ile az

sayıda insanın katıldığı bir iş toplantısı için önerilen makul süre

aşağıdakilerden hangisidir?

a. Otuz dakika ile üç saat arası bir süre (Eğer bir saati aşıyorsa, en az bir kez

ara verilmesi koşulu ile)

b. Dört saati aşmayacak şekilde,mümkün olan en kısa bir süre (İki saati

aşıyorsa,en az bir kere ara vermek koşulu ile)

c. Otuz dakika ile iki saat arasında

     2. Toplantı gündemini oluştururken,görüşülecek konuları sıraya dizme

imkanına sahip olunur.Aşağıdakilerden hangisi toplantıda görüşülecek

konuları sıraya dizmenin tavsiye edilen biçimi DEĞİLDİR?

a. En kolay meselelerden en tartışmalı ya da karmaşık meselelere doğru

sıralamak.

b. Enformasyon paylaşımı konularını sorun çözme konularından ayırarak

c. En tartışmalı olanlardan en az tartışmalı olanlara doğru giderek (yeterli

zaman ayırabilmek için)

3. Bir toplantıyı açmaya ilişkin önerilen ipuçları toplantıyı zamanında başlatmak,gündem

konuları ve toplantının hedefleri üzerinden bir kez daha geçmek (ve gerekiyorsa

değişiklikler yapmak)ve bunun ardından toplantının temel kurallarını hatırlatmak ya da

tespit etmektir.Aşağıdakilerden hangisine temel kurallar denir?

a. Gündem maddelerini bir önceki toplantıda belirlenmiş olanlarla sınırlayabilmek ve

toplantıyı kısa tutabilmek için gayri resmi oylamalar yapmak. ( Küçük gruplarda)

b. Yapıcı bir toplantı yapabilmeyi garanti altına almak için grup üyelerinin üzerinde

anlaştıkları davranış ve ilkeler

c. Toplantı yönetimine ilişkin Robert’s kuralları;grup üyeleri Robert’s kurallarının ya da

seçilecek başka bir öbeğin kullanılması konusunda anlaşırlar.

4. Toplantıların çoğunda farklı fikir ve kanaatler dile getirilebilir.Toplantı

sırasında dile getirilen fikirleri ve alınan kararları izlemek için önerilen strateji

aşağıdakilerden hangisidir?

a. Kilit noktaları toplantı boyunca herkesin görebileceği şekilde bir ve ya daha

fazla sayıda flipçart ya da beyaz tahta üzerine kaydedin

b. Toplantının not tutucusuna not aldırtın ve tartışmaları izlettirin;gerekli

oldukça özetlemeler yapmasını ve toplantıdan sonra tutanakları en kısa

zamanda göndermesini isteyin.

5. Konusunun tartışmalı olduğunu bildiğiniz bir toplantıyı yönetmekte olduğunuzu

düşünün.Şu ya da bu nedenle,o konu hakkında mevcut görüşlerden sadece biri dile

getirilmiştir.Başka bakış açılarının da bulunduğunu ve onların da dile getirilmesi

gerektiğini biliyorsunuz.Aşağıdakilerden hangisi farklı görüşleri açığa çıkarmada

kullanılması tavsiye edilen stratejilerden biri DEĞİLDİR?

a. Toplantıda hazır bulunanlardan birinden şeytanın avukatlığını yapmasını isteyin.

b. Katkıda bulunmamış olanlardan konuşmalarını isteyin.

c. Grubu ikili ya da üçlü alt gruplara ayırın ve grubun tamamına rapor verdirin

d. Oylamaya geçmeden önce,grubun duyması gereken başka bakış açıları olduğunu

yüksek sesle söyleyerek ,bunları kendiniz dile getirin.

6.Karar alma zamanı gelince,grup ya oylama yapar,ya mutabakat sağlanır ya da kararı

lider verebilir.Her ne kadar bu yaklaşımların her birinin kendine özgü üstünlük ve

sakıncaları varsa da , bir çoğumuz kararın toplantı lideri tarafından alınması

konusunda ihtiyatlıyızdır.Kararın lider tarafından alınmasının üstünlükleri nelerdir?

a. Lider kararları en çabuk alınanlardır;unutulmaması gereken önemli nokta, bütün

üyelerin kendi görüşlerinin dile geldiği duygusuna sahip olmaları şartıdır.

b. Karar lider tarafından alındığında,grup içinde hiçbir kişi ya da kesim kazanan ya da

kaybeden taraf olmaz;unutulmaması gereken önemli nokta,lider kararlarıyla

mutabakat oluşturulamayabileceğidir.

c. Grup kararı lider tarafından alındığında,karar öncesi tartışma bu karara kimlerin

katılıp kimlerin katılmadığını anlamaya yardımcı olur;unutulmaması gereken kilit

nokta,liderin aldığı kararı bütün görüş açıları dile getirilmeden açıklamamasıdır.

7. Yapıcı anlaşmazlık en iyi yanıtlara ulaşmanın anahtarı olabilir.Ne ki,kişisel çatışma ve

çekişmeler kesinlikle yapıcı değildir.Üretken tartışma ve müzakereyi teşvik edebilmek

için olumlu yönlendirici ilkeleri pekiştirmeniz gerekir.Aşağıdakilerden hangisi yapıcı

tartışmayı pekiştirici DEĞİLDİR?

a. İnsanların çatışmalı görüşler ortaya atmaları gerektiğine ve bunun önemine vurgu

yapmak

b. Lider olarak,tartışmanın kişiselleştiği sonucuna varacak olursanız,ilgili taraflardan

toplantıyı terk etmelerini isteme yetkisine sahip olduğunuzu belirtmek

c. Diğer katılımcılar hakkında olumsuz,kişisel ya da profesyonelce olmayan yorumlar

yapılmaması gerektiğine vurgu yapmak

8. Bir iletişim ve eylem planı olmadan sona eren toplantılar çoğu zaman toplantı salonu

dışında hiçbir eylem üretmez.İletişim ve eylem planının etkin bir takibi güvence altına

alması için gerekli üç unsur nedir?

a. Destekleyici fikirler de dahil,o özgül kararlar nelerdir ve niçin alınmışlardır?Kararı

takip etme zorunluluğunu kim üstlenmiştir?Görevlerin her biri nasıl yerine

getirilecektir?

b. Tarihler ve kararı alanlar da dahil,kararlar ne zaman ve nerede alınmıştır? Her

karara ait görevler nelerdir?Her görevin sorumluluğunu kim üstlenmiştir?

c. Hangi özgül kararlar alınmıştır ve nasıl bir takip işi gerekmektedir? Her bir görevden

kim sorumludur?Her bir görev ne zaman tamamlanacaktır?

9.İletişim ve eylem planı kimlere gönderilmelidir?

a. Toplantının bütün katılımcılarına

b. Toplantıya katılmış olan herkese ve toplantıya katılmamış bütün diğer

paydaşlara

c. Toplantıya katılmamış bütün paydaşlara.Plan toplantının bütün kilit

konularını ve kararlarını özetler;bu planı toplantı katılımcılarına

gönderebileceğiniz gibi ,göndermeyebilirsiniz de,çünkü onlar toplantıda ne

olup bittiğini zaten bilmektedirler.

10.Bir toplantının ne zaman bitirilmesi gerektiğini bilmek o toplantıya

hazırlanmayı ya da yönetmeyi bilmek kadar önemlidir.Aşağıdakilerden

hangisi toplantıyı bitirmek için uygun zaman değildir?

a. Hedeflere varıldığı zaman

b. Hedeflere doğru ilerleyiş kesintiye uğradığı zaman

c. Zaman dolunca

d. Zaman henüz dolmamış olsa bile,karar alacak olan kişiler arasından kilit

bir kişi toplantıdan ayrılmak zorunda kaldığında

CEVAPLAR

1. C, Az sayıda insanın katılacağı bir iş toplantısını 30 dakika ile 2 saati aşmayacak

şekilde planlayın.

2. C,Toplantı gündemini hazırlarken, konuları en tartışmalı olanlardan en az

tartışmalı olanlara doğru sıralamak tavsiye EDİLMEZ.

3. B,Temel kurallar,yapıcı bir toplantı yapabilmeyi garanti altına almak için grup

üyelerinin üzerinde anlaştıkları davranış ve ilkelerdir.

4. A,Kilit noktaları ya da meseleleri toplantı boyunca herkesin görebileceği şekilde bir

flipçart ya da beyaz tahta üzerine kaydetmek üyeler için bir odak noktası yaratır ve

herkesin orada yazılanlar konusunda hemfikir olmasını garanti altına alır.

5. D,Bütün görüşleri açığa çıkarmanın tavsiye edilen yolu diğer bakış açılarını

kendinizin dile getirmesi DEĞİLDİR.

CEVAPLAR

6. A,Eğer kararın lider tarafından alınması ve bunun nedenleri konusunda anlayış birliği varsa,lider

kararları en çabuk alınandır.

7. B,Her ne kadar,iki kişinin kendilerine hakim olamamaları halinde,kendilerinden aralarındaki

meseleyi toplantı salonunun dışında halletmelerinin istenebileceğini gruba hatırlatmak uygunsa

da lider olarak,herhangi bir kişiden toplantıyı terk etmesini isteme türünden bir otorite

dayatmasında bulunmanız doğru DEĞİLDİR.

8. C,Bir iletişim ve eylem planının 3 unsuru olmalıdır:ne,kim ve ne zaman.Bunların üçünü de

içeren bir toplantıyı kapatmak anlamına geleceği gibi,bir başarmışlık duygusu da

yaratacaktır.Aynı zamanda bütün yarardaşları kilit kararlar konusunda uyaracak ve herkese aynı

mesaj ve enformasyonun gitmesini güvence altına alacaktır.

9. B,Toplantının sonuçlarına ve kararlarına ilişkin her türlü enformasyon,toplantıda görüşülen

meselelerle ve alınan kararlarla ilgili herkese gönderilmelidir.

10. D,Karar alacak olan kişiler arasından kilit bir isim toplantıdan ayrılmak zorunda kaldığı zaman,bu

toplantıyı bitirmek için uygun bir zaman DEĞİLDİR.

TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ SONA ERDİ

TEŞEKKÜR EDERİZ

BİZİ DAHA YAKINDAN TANIMAK İSTERSENİZ

BİR SONRAKİ SAYFAYA GÖZ ATABİLİRSİNİZ

PERAKENDE OKULUM

MANİFESTOMUZPerakende de tesadüfler yoktur.

• Perakende bir bilimdir.• Bu bilim,akademik temellere dayanır dünyanın kendi ve güneşin etrafında dönüşü

gibi birbirini andıran tekrarların döngüsel hareketi olup bilimsel yaklaşımla açıklanabilir.

• Bizden önce ve sonra yapılan araştırmalarla deneyler yapılarak vakit geçirilmeden uygulanmalıdır.

• Her uygulama yeniden gözden geçirilerek eksiklikleri tamamlanmalıdır.perakende sürekli değişir döngüseldir.

Bunun farkında olarak oluşturulacak sistemlerle perakende biliminin daha ileriye taşınmasını sağlayacağız.

Gönüllüyüz,Kararlıyız

PERAKENDE OKULUM

VİZYON : Profesyonellere ve şirketlere ulaşarak 2015 yılında ülkemizdeki perakende

siteleri içerisinde ilk beş siteden biri olmak.

MİSYON : Perakende sektöründeki tüm bilgi, sistemlerin geliştirilmesi ve sektör

çalışanlarının bilinçlendirilerek sektörün gelişimine katkı sağlamak ve perakendenin sistematik farkındalığını arttırırken bilginin uygulanmasını sağlamak.

PERAKENDE OKULUM

Temel Değerleri;

• Her zaman AÇIK sloganını benimseyerek her türlü fikre açık olmak ve önyargılı olmamak.

• Karşılıksız, gönüllü bilgi, deneyim paylaşımı• Perakende sektörünün gelişimi için istekli olmak• Yüksek farkındalık ve ilgi• Cesaret, özgüven, alçakgönüllülük• Akademik bilgileri ve teorileri pratiğe geçirme isteği ve iradesi• Yeni insanlar yetiştirme ve bitmez öğrenme tutkusu

BİZE ULAŞMAK İÇİN ;

www.perakendeokulum.com