pengantar manajemen

Pengantar Manajemen (Introduction to Management)

Bahan Kuliah Program S1-PIN, FISIP Universitas MulawarmanSamarinda, 2010

Gaya Manajemen Antar Negara

• Rusia – Negara yg terbentuk dari sejarah Uni Soviet, yang kini tinggal nama, rupanya masih mengusung pentingnya otoritas dalam suatu manajemen. Hingga kini, hierarki dalam perusahaan masih merupakan faktor penting, terutama dalam pengambilan keputusan. Meskipun dipandang tidak relevan lagi dengan iklim demokrasi saat ini, gaya manajemen ini relatif masih diperlukan, terutama pada perusahaan atau organisasi yang memiliki sistem yang baku dan ketat, seperti departemen atau organisasi pemerintah.

• Spanyol – Meskipun gaya manajemen di negara ini hampir sama dengan Rusia, namun sudah ada peningkatan menuju ke manajemen demokratik. Pergeseran ini diakibatkan oleh gelombang protes yg gencar dilakukan oleh para pekerja blue-collar. Ada baiknya memang perusahaan yang memiliki pekerja dengan tipe seperti ini menggunakan manajemen demokratik, dengan memberikan akses lebih cepat ke top management, bisa melalui perwakilan pekerja secara individual maupun serikat.


• Polandia – Sejarah Polandia sangat mirip dengan Indonesia. Adanya kenaikan harga yg menyebabkan ketidakpuasan di kalangan pekerja, yang berujung pada kerusuhan, menyebabkan pemerintahan goyah. Hal ini melatarbelakangi timbulnya perubahan yg signifikan pada gaya manajemen perusahaan di negara ini, yg mulanya otoritatif menjadi manajemen partisipatif. Manajemen ini lebih menekankan partisipasi pekerja untuk ikut memberikan saran bagi kebijakan perusahaan terutama masalah kesejahteraan.


• Amerika Serikat – Dikenal sebagai negara paling demokratis di dunia, sebagian besar perusahaan memberikan jalan bagi manajemen dan pekerja untuk ber-negosiasi sebelum dilakukan perjanjian. Kebijakan untuk langsung berhubungan dengan top management tersedia dan terbuka, namun terbatas. Kendati demikian, dapat dikatakan bahwa Amerika sudah menerapkan manajemen partisipatif.


• Australia – Secara keseluruhan, ada kemiripan gaya manajemen Australia dengan Amerika Serikat. Akan tetapi, gaya manajemen yang lebih kuat muncul di negara ini ternyata adalah gaya autoritarian, karena memang ada hak pekerja untuk berbicara, namun proses arbitrasi tetap diwajibkan sebelum hal tersebut dilakukan.


• Yugoslavia – Berbeda dengan banyak negara lain, Yugoslavia menerapkan self-management di perusahaan. Oleh karenanya, seluruh kebijakan dikontrol dan ditetapkan oleh manajemen di perusahaan yg bersangkutan. Positifnya, perusahaan bisa memberikan kesejahteraan yang lebih bagi pekerja ataupun memperluas usahanya tanpa campur tangan berlebihan dari pemerintah.


• China – Pekerja China memiliki kepribadian yg unik. Seperti ditulis Davidmann dalam Style of Management and Leadership: The Chinese worker has apparently to live where he is told to live, has to work where he is told to work, has to do what he is told to do. One has to ask for permission to leave one's work and for permission to travel. Inilah yg terjadi di China pada masa lalu, shg manajemen lebih berlandaskan otoritas. Namun China-lah negara yg paling dinamis dlm menerapkan sistem manajemen, dari otoritas, self management, hingga saat ini, partisipatif.


• Jepang – Pekerja Jepang memiliki kinerja team work yg baik, karena mereka memiliki karakteristik konformitas tinggi. Seseorang mengerjakan satu pekerjaan apabila yg lain mengerjakannya. Karenanya, kerjasama antara perusahaan-pemerintah-pekerja berjalan sangat baik. Profit hanyalah prioritas kedua. Kerjasama tsb disebut "ringi". Proses ringi ini memakan waktu & sangat formal, namun keterlibatan pekerja junior dalam pengambilan keputusan sangat dihargai. Keputusan tidak terletak di tangan top management, namun manajemen di bawahnya juga ikut berkembang (teian seido).


• Jerman – Jerman adalah negara yg memiliki tingkat kompensasi yg tinggi dan pemberian jaminan sosial yg relatif baik. Pengambilan keputusan ada di tangan top management atau para kepala perusahaan, namun, pekerja tidak merasa terlalu dianaktirikan karena pengangkatan manajer atau kepala perusahaan haruslah disetujui oleh dua pertiga shareholder dan sepertiga sisanya ditentukan oleh pekerja.


Pengertian Manajemen – 1 • Ilmu dan seni yg mengatur proses pemanfaatan

SDM & sumber daya lainnya secara efektif & efisien untuk mencapai suatu tujuan (Malayu Hasibuan).

• Kemampuan & keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain (Sondang P. Siagian).

• Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan (Ernie & Kurniawan).

• Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet, 1997)

• Fungsi dari pimpinan eksekutif, dimanapun posisinya (Ralph Davis).

Pengertian Manajemen – 2 • Sebuah proses yg dilakukan untuk mewujudkan

tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh).

• Proses khas yg terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan & pengendalian yg dilakukan untuk mencapai sasaran yg telah ditentukan melalui pemanfaatan SDM & sumber daya lainnya (George R. Terry).

• Usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain yg meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, penggerakan & pengendalian (Harold Koontz & Cyril O’Donel).

Pengertian Manajemen – 3

• Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, controlling, utilizing in each both science and art and follow in order to accomplish predetermined objectives.

• Management will be defined as the application of planning, organizing, staffing, directing, and controlling functions in the most efficient manner possible to accomplish objectives.

Manajemen

• Sebagai Ilmu: bidang ilmu pengetahuan (science) yg berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa & bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan & membuat sistem kerjasama ini bermanfaat bagi kemanusiaan (Luther Gullick).

• Sebagai Seni: seni untuk mencapai hasil yg maksimal dengan usaha yg minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja serta memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

Pengertian Efektif & Efisien

• Efektif: mengerjakan pekerjaan yg benar atau tepat (doing the right things) High goal attainment.

• Efisien: mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat (doing the things right) Low resource waste.

12 Prinsip Efisiensi Emerson• Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas;• Kegiatan yg dilakukan harus masuk akal dan realistis;• Adanya staff yg memiliki kualifikasi yg tepat;• Adanya kedisiplinan;• Diberlakukannya pemberian kompensasi yg adil;• Perlu adanya laporan dari setiap kegiatan secara tepat,

akurat, dan terpercaya, sehingga diperlukan semacam sistem informasi atau akuntansi;

• Adanya kejelasan dalam pemberian perintah, perencanaan dan pembagian kerja;

• Adanya penetapan standar dari setiap pekerjaan, baik dari segi kualitas kerja maupun waktu pengerjaan;

• Kondisi pekerjaan perlu distandardisasi;• Kegiatan operasional harus juga distandardisasikan;• Instruksi-instruksi praktis tertulis harus dibuat secara

standar;• Sebagai kompensasi atas efisiensi, perlu dibuat rencana

pemberian insentif.

MGT Functions n Resources

• Planning• Organizing• Actuating• Budgeting• Staffing• Directing/Leading• Monitoring/Evaluating• Checking/Controlling• ETC.

FUNCTIONS

• Man• Money• Machine• Material• Method• Market• Information• ETC.

RESOURCES

Management Functions

Ernest Dale

Richard W Griffin

Nickels,McHugh & Mc Hugh

Koontz & O

’DonnellyJames AF

StonerGeorge

TerryLuther Gullick

PLANNING

ORGANIZING

STAFFING

CONTROLLING

DIRECTING

COORDINATING

REPORTING

Actu

at ing

STAFFING

DIRECTINGLead

ing

Directin

g

Lead

ing

STAFFING

DIRECTING

INNOVATING

REPRESENTING

14 Prinsip Manajemen Fayol – 1 1. Pembagian Kerja – yaitu adanya spesialisasi akan

meningkatkan efisiensi pelaksanaan kerja2. Wewenang – yaitu adanya hak untuk memberi perintah dan

dipatuhi.3. Disiplin – harus ada respek dan ketaatan pada peranan-

peranan dan tujuan organisasi.4. Kesatuan Perintah – bahwa setiap pekerja hanya menerima

instruksi tentang kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.5. Kesatuan Pengarahan – kegiatan operasional dala organisasi

yang memiliki tujuan yang sama harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

6. Meletakkan kepentingan perseorangan di bawah kepentingan umum – kepentingan perseorangan harus dibawah kepentingan organisasi.

7. Balas jasa – kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.

8. Sentralisasi – adanya keseimbangan antara pendekatan sentraliasi dengan desentralisasi.

14 Prinsip Manajemen Fayol – 2 9. Garis wewenang (scalar system) – adanya garis wewenang

dan perintah yang jelas.10. Order – sumber daya organisasi termasuk sumber daya

manusianya, harus ada pada waktu dan tempat yang tepat. Penempatan orang-orang harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dikerjakan.

11. Keadilan – Perlakuan dalam organisasi harus sama dan tanpa ada diskriminasi

12. Stabilitas Staf dalam Organisasi – perlu adanya kestabilan dalam menjalankan organisasi, tidak terlalu cepat ataupun terlalu lambat.

13. Inisiatif – setiap pekerja harus diberi kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan diberi kebebasan untuk merencanakan dan menjalankan tugasnya secara kreatif walaupun memungkinkan terjadi kesalahan.

14. Esprit de Corps (semangat korps) – pada dasarnya kesatuan adalah sebuah kekuatan. Organisasi perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan & rasa memiliki dari para anggota yg tercermin pada semangat korps/kebersamaan.

Kegiatan dalam Fungsi Manajemen

PlanningPlanning Penentuan Tujuan dan Penentuan Tujuan dan

Bagaimana Cara Bagaimana Cara Pencapaian yg terbaikPencapaian yg terbaik

OrganizingOrganizingPenentuan Bagaimana Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi Penyusunan Organisasi

& Aktifitas dilakukan& Aktifitas dilakukan

ControllingControllingMonitoring & Perbaikan Monitoring & Perbaikan

Aktifitas yg sedang Aktifitas yg sedang berjalan agar Tujuan berjalan agar Tujuan

dapat tercapaidapat tercapai

LeadingLeadingProses Memotivasi Proses Memotivasi Anggota Organisasi Anggota Organisasi agar Planning dapat agar Planning dapat

dijalankandijalankan

Fungsi Operasional Manajemen

• Manajemen Personalia• Manajemen Pemasaran• Manajemen Operasi/Produksi• Manajemen Keuangan & Aset• Manajemen Informasi• Manajemen Kebijakan• Manajemen Pelayanan• Manajemen Kemitraan• Manajemen Kinerja, etc.

Pengolahan Sumber Daya dlm Manajemen

Planning & Planning & decision decision makingmaking

Sumber Daya Org:Sumber Daya Org: Fisik/AlamFisik/Alam InformasiInformasi ManusiaManusia ModalModal

Cont

rolli

ng

Leading

Organizing

Fungsi ManajemenFungsi Manajemen

Tujuan Org:Efektif &Efisien

Perspektif Sistem dlm Manajemen

INPUT dari Lingkungan:

Bahan baku, SDM, informasi, uang

PROSES Transformasi:

Sistem operasi, sistem

administrasi, teknologi, sistem

kontrol

OUTPUT bagi Lingkungan:

Barang/Jasa, Untung/Rugi, perilaku

pekerja, output informasi

Umpan Balik• Sistem terbuka adalah sistem yg melakukan interaksi dengan lingkungan; sistem tertutup

tidak melakukan interaksi dengan lingkungan. • Sub-sistem merupakan elemen dalam sistem organisasi / manajemen yg satu sama lainnya

saling berkaitan.• Sinergi adalah konsep yg menjelaskan bahwa pekerjaan yg dilaksanakan secara bersama-

sama akan memberikan hasil lebih baik daripada jika dikerjakan oleh seorang saja. • Entropi adalah kondisi dimana organisasi mengalami penurunan produktifitas & kualitasnya

disebabkan ketidakmampuan dalam membaca & beradaptasi dengan lingkungan.

Perspektif Manajemen Klasik

Kontribusi Manajemen Klasik:• Spesialisasi pekerjaan,• Studi mengenai masa dan beban kerja,• Metode ilmiah dalam manajemen,• Dikenalnya fungsi-fungsi manajemen,• Prosedur dan birokrasi (O & M).

Keterbatasan Manajemen Klasik:• Kurang memperhatikan aspek kemanusiaan dari

pekerja, seperti motif, tujuan, perilaku, dsb.

Pendukung:• Henry Fayol,• James D Mooney.

• Hugo Munstberg Pentingnya pemahaman psikologis khususnya motivasi para pekerja.

• Howthorne (Elton Mayo)– Teori Perhatian (Attention Theory) Pekerja akan

lebih produktif jika merasa diperhatikan – Teori Penerimaan Sosial (Social Acceptance Theory)

Pekerja akan menunjukkan produktifitas berdasarkan faktor penerimaan sosial.

• Teori Relasi Manusia– Hirarki Kebutuhan dari Abraham Maslow.– Teori X dan Y dari Douglas Mc Gregor.

• Teori Perilaku Kontemporer– Perhatian pada perilaku pekerja yg disebabkan oleh

faktor psikologis, sosiologis, antropologis, dsb.– Melahirkan konsentrasi ilmu Perilaku Organisasi.

Perspektif Manajemen Perilaku

• Kelompok Manajemen SainsPengenalan penggunaan model matematis dalam kegiatan bisnis dan industri, seperti penentuan jumlah Teller dalam sebuah Bank (kasus Bank of England), peramalan atas volume penjualan, dsb.

• Kelompok Manajemen Operasi– Lanjutan dari kelompok Manajemen Sains.– Adanya fokus pada pendekatan kuantitatif untuk

peningkatan efisiensi.– Dikenalnya pendekatan Analisa Break Even, Queuing

Theory, dll.

Perspektif Manajemen Kuantitatif

Manajemen Kontemporer

• Perspektif SistemOpen System, Sub-Sistem, Sinergi dan Entropi.

• Perspektif KontingensiThere is no such things as one best and general way on management.

Perencanaan

• Proses yg menyangkut upaya yg dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yg akan datang dan penentuan strategi / taktik yg tepat untuk mewujudkan target & tujuan organisasi.

• Kegiatan yg dilakukan:– Menetapkan tujuan dan target bisnis,– Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan

target bisnis tersebut,– Menentukan sumber-sumber daya yg diperlukan,– Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam

pencapaian tujuan dan target bisnis.

Pengorganisasian

• Proses yg menyangkut bagaimana strategi / taktik yg telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yg tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yg kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif & efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

• Kegiatan yg dilakukan:– Mengalokasikan sumber daya, merumuskan &

menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yg diperlukan,

– Menetapkan struktur organisasi yg menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab,

– Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja,

– Kegiatan penempatan SDM pada posisi yg tepat.

Pengarahan & Implementasi

• Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan produktifitas yg tinggi.

• Kegiatan yg dilakukan:– Mengimplementasikan proses kepemimpinan,

pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan,

– Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan,

– Menjelaskan kebijakan yg ditetapkan.

Pengawasan / Pengendalian

• Proses yg dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yg telah direncanakan, diorganisasikan & diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan organisasi.

• Kegiatan yg dilakukan:– Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan /

target bisnis sesuai dengan indikator yg ditetapkan,– Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas

penyimpangan yg mungkin ditemukan,– Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai

masalah yg terkait dengan pencapaian tujuan / target organisasi.

MANAJER – Siapa & Apa Perannya?

• Interpersonal Roles melibatkan hubungan dengan pihak lain, baik tugas yg bersifat seremonial atau simbolis.– Figurehead: Symbolic head; obliged to perform a

number of routine duties of a legal or social nature.– Leader: Responsible for the motivation of

subordinates; responsible for staffing training, and associated duties.

– Liaison: Maintain self-developed network of outside contacts and informers who provide favors and information.

Manajer = seorang yg bekerja dengan memanfaatkan bantuan orang lain dengan cara mengkoordinasikan kegiatan & pekerjaan mereka guna mencapai sasaran dan tujuan dari organisasi/perusahan.

MANAJER – Apa Perannya? (2)

• Informational Roles menerima, mengumpulkan, dan menyebarkan informasi kepada seluruh anggota organisasi.– Monitor: Seeks and receives wide variety of

internal and external information to develop thorough understanding of organizations and environment.

– Disseminator: Transmits information received from outsiders or subordinates to members of the organization.

– Spokesperson: Transmits information to outsiders on organization's plans, policies, results, etc.

MANAJER – Apa Perannya? (3)

• Decisional Roles membuat pilihan dalam pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan.– Enterpreneur: Searches opportunities and initiates

improvement projects.– Disturbance-handler: Responsible for corrective

action when organization faces important, unexpected disturbances.

– Resource-Allocator: Responsible for the allocations of organizational resources of all kinds.

– Negotiator: Responsible for presenting the organization at major negotiations.

MANAJER – Keahliannya?

• Technical Skill = pengetahuan dan kemahiran dibidang spesialisasi tertentu.

• Human Skill = kemampuan bekerja secara baik dengan orang lain secara individual atau dalam kelompok.

• Conceptual Skill = kemampuan berfikir dan konseptualisasi tentang situasi yg abstrak dan rumit.

MANAJER – Tingkatannya?

Abstrak / Generalis

Konkrit / Spesialis

MS (Managerial Skills)Top / Higher Manager

MS

MS

TS

TS

(Technical Skills) TS

Middle Manager

Lower Manager

Human Rel. Skill

Technical Skill

Conceptual Skill Top / Higher Manager

Middle Manager

Lower Manager

Daftar Rujukan:

• Ahmad Ismail Hamdhani, Pengantar Manajemen, online @ http://kampus-online.blogspot.com/2008/06/ch1-pmanajemen_22.html

• Bagus Nurcahyo, Pengantar Manajemen, Program Studi Manajemen Pemasaran, Universitas Gunadarma.

• Cahyo Prabowo, Pengantar Manajemen, online @ http://organisasi.org/pengantar-manajemen-ringkasan-rangkuman-resume-mata-kuliah-ekonomi-manajemen

• Luluk Kholisoh, Pengantar Manajemen.• Rina Rachmawati, Dasar manajemen.• Berbagai sumber lain, terutama dari internet.

Semoga Bermanfaat …

pengantar manajemen

Investor Relations