pendoman pembuatan sops

Kementerian Perhubungan RI Sekretariat Jenderal

Pusat Data dan Informasi Jakarta 10110

TKD/021/B-05/E001 Juni 2013

PEDOMAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TENTANG TATA KELOLA DATA

(PDT-PS/SOP-1)

PDT-PS/SOP-1 ii Juni 2013

KATA PENGANTAR

Buku Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola

Data diterbitkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan acara Temu Pengelola Data

sekaligus untuk melakukan penerapan PM 88 Tahun 2011 Tentang Alur Data dan Informasi

di Lingkungan Kementerian Perhubungan.

Sebuah Standard Operating Procedures (SOPs) adalah satu set instruksi tertulis yang

mendokumentasikan aktivitas rutin dan berulang dilakukan oleh sebuah organisasi.

Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan merupakan faktor yang dapat mengukur

sukses tidaknya suatu kegiatan operasional. SOP juga menjaga kekonsistenan kegiatan

operasional dari awal hingga akhir.

Buku Pedoman Pedoman Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola Data

dapat dijadikan pedoman bagi unit kerja dalam pembuatan SOP kegiatan yang dilaksanakan

pada kegiatan Alur Data, sehingga diharapkan pelaksanaan Alur Data dapat dicapai

semaksimal mungkin.

Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola Data

mengadaptasi buku Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) yang

disusun oleh Environmental Protection Agency dan Pedoman Teknis Penyusunan Standar

Operating Procedures terbitan Maiestas Publising. Buku pedoman ini diharapkan dapat

memberikan pedoman kerja lapangan (workbook) yang bermanfaat bagi unit kerja untuk

menyusun, menerapkan, dan memelihara SOP.

PDT-PS/SOP-1 iii Juni 2013

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... iii

1. PENDAHULUAN .............................................................................................................................. 1

1.1. TUJUAN ...................................................................................................................................... 2

1.2. MANFAAT .................................................................................................................................. 3

1.3. RUANG LINGKUP ..................................................................................................................... 4

1.4. SISTEMATIKA PENULISAN .................................................................................................... 4

2. TAHAP PENYUSUNAN SOP ........................................................................................................... 5

2.1. Tahap Persiapan ........................................................................................................................... 5

2.2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim ........................................................................................... 5

2.3. Tahap Perencanaan ...................................................................................................................... 6

2.4. Tahap Penyusunan ....................................................................................................................... 6

2.5. Tahap Uji Coba ............................................................................................................................ 6

2.6. Tahap Penyempurnaan ................................................................................................................. 7

2.7. Tahap Implementasi ..................................................................................................................... 7

2.8. Tahap Pemeliharaan dan Audit .................................................................................................... 8

3. DAFTAR SOP .................................................................................................................................... 9

3.1. Wali Data (WD) ........................................................................................................................... 9

3.2. Wali Data Kliring (WDK)............................................................................................................ 9

3.3. Simpul Wali Data (SWD) ............................................................................................................ 9

3.4. Penghubung Simpul Wali Data (PSW) ...................................................................................... 10

PEDOMAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TENTANG TATA KELOLA DATA

1. PENDAHULUAN

Di dalam organisasi publik (pemerintah), visi yang diemban adalah tercapainya

kesejahteraan masyarakat melalui pemberian pelayanan yang prima kepada masyarakat

sebagai pemilik/pemangku kepentingan, baik pelayanan yang bersifat langsung diberikan

maupun pelayanan yang dinikmati masyarakat secara tidak langsung. Salah satu

penunjang meningkatnya pelayanan kepada masyarakat adalah melalui kebijakan yang

diambil oleh pemerintah. Untuk membuat kebijakan yang baik harus ditopang oleh data

dan informasi yang berkualitas.

Salah satu dinamika informasi dalam era global menunjukkan bahwa informasi dari suatu

daerah, wilayah maupun negara dapat dikirim dan diterima oleh daerah, wilayah atau

negara lain dalam waktu relatif singkat. Informasi yang diterima merupakan informasi

yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Informasi ini pada

dasarnya bersumber dari data yang sudah diolah, sehingga mempunyai nilai tambah bagi

penerimanya.

Semua insan mandiri yang produktif tidak terikat pada usia dan pekerjaan akan selalu

memerlukan data dan informasi untuk mendukung pekerjaan sehari-hari, karena hal

tersebut menjadi bahan atau bahkan komoditas yang sangat unggul dalam pola kehidupan

manusia. Tanpa data dan informasi, manusia tidak bisa berperan banyak dalam

lingkungannya. Semua kegiatan membutuhkan informasi yang tepat supaya arah kegiatan

tersebut bisa dikendalikan dengan baik sesuai dengan tujuan dan pengelolaan kegiatan

yang bersangkutan.

Namun demikian proses pengiriman data sering kali menemui kendala dan masih

dianggap belum memenuhi kebutuhan akan informasi. Hal ini akan berujung pada

pelayanan yang kurang cepat dan tepat, sehingga masyarakat selaku pengguna merasa

kecewa. Apalagi jika kondisi tersebut berlangsung berulang-ulang, maka masyarakat akan

mengeluh.

PDT-PS/SOP-1 2 Juni 2013

Kondisi tersebut tentunya tidak dapat dibiarkan terus berlangsung. Oleh karena itu upaya

pemerintah untuk memperbaiki sistem pengelolaan data terus dilakukan melalui berbagai

kebijakan yang mendorong kearah perbaikan penyelenggaraan pemerintah. Pemerintah

telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good

governance) sejak tahun 1998. Proses penyusunan standar pengelolaan data agar lebih

mudah haruslah diketahui secara pasti prosedurnya. Melalui Prosedur yang jelas, akan

lebih mudah diketahui berapa biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa saja

yang terlibat, peralatan apa saja yang diperlukan serta persyaratan apa saja yang harus

dipenuhi oleh pengguna jasa pelayanan.

Untuk memenuhi perihal diatas dan meningkatkan efisiensi, efektifitas dan

kesinambungan pelaporan Data dan Informasi Perhubungan serta memantapkan

Sistem Informasi Perhubungan, diperlukan Pedoman Pembuatan Standard

Operating Procedures (SOP) pada Tata Kelola Data di Lingkungan Kementerian

Perhubungan sebagai salah satu komponen Tata Kelola Data Dan Informasi.

1.1. TUJUAN

Tujuan Pengembangan dan penggunaan SOP Tata Kelola Data dan Informasi dalam suatu

proses atau prosedur pengelolaan data di Kementerian Perhubungan adalah untuk

meminimalisasi keragaman dari output pengelolaan data yang dihasilkan, baik dari segi

pelaporan, jenis data yang dikumpulkan, hingga tata cara pengumpulan datanya. Selain itu

penggunaan dan pengembangan SOP juga akan meningkatkan kualitas output dari

pengelolaan data dikarenakan konsistensi dari pengimplementasian proses atau prosedur

yang dilakukan di dalam Unit Kerja di setiap tingkat Wali Data. Penggunaan SOP dalam

tata kelola data juga memudahkan pelaksanaan suatu proses pengelolaan data saat terjadi

pergantian personil. Pelaksanaan SOP tata kelola data mengurangi peluang terjadinya

perbedaan jenis pelaporan dan kesalahan persepsi antar pengelola data. Pada penggunaan

data maupun informasi sebelumnya untuk melakukan evaluasi tata kelola data yang telah

berjalan, SOP dapat digunakan untuk merekonstruksi proses pengelolaan data yang telah

berjalan saat tidak ada referensi lain yang tersedia.


1.2. MANFAAT

Manfaat teknis dari pembuatan dan penggunaan SOP Tata Kelola Data adalah sebagai

berikut :

1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan, dan keluaran terkait tentang tata

kelola data baik yang dibuat untuk intern organisasi atau unit kerja maupun dari

ekstern, misalnya Undang-undang, Keputusan Presiden atau Menteri, maupun yang

berupa Aturan lainnya dari institusi.

2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan setiap prosedur operasional standar

mengenai tata kelola data yang telah ditetapkan menjadi pedoman baku.

3. Menjamin adanya standarisasi untuk penggunaan dan distribusi formulir, blanko, dan

dokumen dalam prosedur operasional standar pada setiap kegiatan tata kelola data.

4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi (termasuk kegiatan penyimpanan

arsip dan sistem dokumentasi) dari kegiatan Tata Kelola Data. Sistem administrasi

menjadi jaminan adanya upaya untuk menghargai tiap transaksi dan peristiwa yang

terjadi di dalam organisasi atau unit kerja.

5. Menjamin adanya standarisasi untuk kegiatan validasi data.

6. Menjamin adanya standarisasi pelaporan untuk kegiatan Tata Kelola Data.

7. Menjamin adanya standarisasi untuk kegiatan pengawasan kegiatan tata kelola data.

Penerapan pengawasan Kegiatan Tata Kelola Data bukan hanya berupa validasi,

tetapi juga pengimplementasian komponen pengendalian organisasi atau unit kerja

secara keseluruhan.

8. Menjamin adanya standarisasi untuk pelaksanaan evaluasi dan penilaian kegiatan

Tata Kelola Data dalam organisasi atau unit kerja.

9. Menjamin adanya standarisasi untuk pelayanan dan tanggapan kepada pihak luar

organisasi atau unit kerja mengenai Tata Kelola Data. Standar ini yang merefleksi dari

dampak SOP suatu unit kerja terhadap pihak ekstern unit kerja. SOP yang efektif

memastikan bahwa semua kegiatan unit kerja dalam kegiatan Tata Kelola Data dapat

berjalan pada pola yang paling ekonomis, efektif, dan efisien.

10. Menjamin adanya standarisasi untuk keterpaduan dan keterkaitan di antara prosedur

Tata Kelola Data dengan prosedur operasional Tata Kelola Data lainnya di dalam

konteks dan kerangka dari tujuan kegiatan Tata Kelola Data. Penyajian yang

terintegrasi dalam konsep, konteks, dan terapan sangat penting untuk menghindari


terjadinya duplikasi dalam keputusan maupun tindakan dalam kegiatan Tata Kelola

Data pada akhirnya menghasilkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan unit kerja.

11. Menjamin adanya acuan yang formal bagi anggota unit kerja untuk menjalankan

kewajiban di dalam prosedur operasional standar. SOP pada dasarnya disusun untuk

menjadi pedoman baku bagi anggota organisasi atau unit kerja dalam menjalankan

kegiatan, baik dalam mengambil keputusan maupun tindakan dalam kegiatan Tata

Kelola Data.

12. Menjamin adanya acuan yang formal untuk setiap perbaikan serta pengembangan

prosedur-prosedur operasional standar mengenai Tata Kelola Data di masa datang.

SOP mengenai Tata Kelola Data dapat berubah serta berkembang sesuai perubahan

dan perkembangan dari unit kerja dalam mengelola data. SOP mengenai Tata Kelola

Data yang penyajiannya efektif akan memudahkan saat dilakukan perubahan atau

perbaikan di masa yang akan datang.

1.3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari buku ini mencakup penjelasan terhadap Pedoman Pembuatan Standard

Operating Procedures tentang Tata Kelola Data guna mendukung Alur Data di lingkungan

Kementerian Perhubungan.

1.4. SISTEMATIKA PENULISAN

Dalam penulisan SOP terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. SOP harus

dijelaskan secara singkat, berjengjang-jenjang, dan dalam format yang mudah untuk

dibaca. Informasi yang ditampilkan dalam SOP tidak boleh mengandung makna yang

ambigu dan terlalu rumit. Sebaiknya tidak menggunakan kata sebutan orang ke dua

seperti "anda" dalam penyusunan SOP. SOP juga sebaiknya tidak menggunakan kalimat

yang bertele-tele, berlebihan dan terlalu panjang. Informasi yang ingin disampaikan harus

jelas. Untuk ilustrasi prosesnya sebaiknya menggunakan diagram alur.


2. TAHAP PENYUSUNAN SOP

Inti dari disusunnya buku Pedoman Pembuatan SOP tentang Tata Kelola Data ini adalah

memberikan pedoman praktis bagi penyusun, pengimplementasi dan pengendali SOP di

dalam unit kerja adalah tahap-tahap teknis penyusunan SOP.

Tahap-tahap teknis penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

2.1. Tahap Persiapan

Tahapan ini bertujuan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan

SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh unit kerja yang

terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu :

a. Mengetahui kebutuhan.

b. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan

c. Menetapkan kebutuhan

d. Menetapkan alternatif tindakan

Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan yang akan

dilakukan.

2.2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahapan ini bertujuan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang

bertanggungjawab untuk melaksanakan alternative tindakan yang telah dibuat dalam

tahap persiapan. Tahapan ini mencakup 5 (lima) langkah, yaitu:

a. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertugas sebagai

penanggungjawap pelaksana

b. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan

c. Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara garis besar.

d. Menetapkan mekanisme control pekerjaan

e. Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan control pekerjaan

Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan control pekerjaan.


2.3. Tahap Perencanaan

Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi, rencana dan

program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana penyusunan. Tahap ini terdiri

dari 4 (empat) langkah, yaitu:

a. Menyusun strategi dan metodologi kerja.

b. Menyusun perencanaan kerja

c. Menyusun program-program kerja rinci

d. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja rinci

Produk dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja rinci.

2.4. Tahap Penyusunan

Tahapan ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SOP sesuai dengan

perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah, yaitu:

a. Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan pengumpulan yaitu

dengan metode pendekatan system atau risiko kegiatan.

b. Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang

terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dank ode prosedur.

c. Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP yang dipilih.

d. Melaksanakan penulisan SOP.

e. Membuat draft pedoman SOP.

Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

2.5. Tahap Uji Coba

Tahapan ini bertujuan menerapkan SOP dalam bentuk uji coba draft pedoman SOP

yang telah dibuat dalam tahap penyusunan. Tahap ini terdiri dari 6(enam) langkah

yaitu:

a. Merancang metodologi uji coba.

b. Mempersiapkan materi uji coba.

c. Menetapkan tim pelaksana uji coba.

d. Mempersiapkan sarana uji coba.

e. Melaksanakan uji coba.

f. Menyusun laporan hasil uji coba.


Produk dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk melakukan

penyempurnaan draft pedoman SOP.

2.6. Tahap Penyempurnaan

Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji

coba yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah,

yaitu:

a. Mendiskusikan laporan hasil uji coba.

b. Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan pedoman SOP

c. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan

d. Melaksanakan penyempurnaan

e. Melakukan uji coba terbatas dengantim atau tim penyeimbang (counterpart) atau

kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara khusus.

f. Menyusun pedoman SOP akhir (final manual)

Produk dari tahap ini adalah pedoman SOP akhir (final manual atau final guidance)

yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja.

2.7. Tahap Implementasi

Tahapan ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SOP akhir secara

menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah,

yaitu:

a. Merancang metodologi implementasi.

b. Mempersiapkan materi implementasi.

c. Menetapkan tim pelaksana implementasi

d. Mempersiapkan sarana implementasi.

e. Melaksanakan implementasi.

f. Menyusun laporan implementasi.

Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi dasar dalam

melakukan tahapan pemeliharaan dan audit.


2.8. Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahapan ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis penyusunan SOP

dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan dan audit atas pelaksanaan

penerapan SOP dalam organisasi selama periode tertentu. Tahapan ini terdiri dari 7

(tujuh) langkah, yaitu:

a. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang

diterapkan.

b. Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit.

c. Melaksanakan pemeliharaan dan audit.

d. Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit.

e. Menyimpulkan temuan-temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan dan audit

dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan.

f. Melaksanakan perbaikan sesegera mungkin bila perbaikan yang dilakukan kecil

dan bersifat rutin.

g. Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang

harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin.

Produk dari tahap ini adalah : (i) laporan perbaikan rutin, dan (ii) laporan kebutuhan

perbaikan besar atas SOP.

Penyusunan SOP dalam organisasi atau uni kerja harus dilakukan melalui tahap-tahap

yang sistematis berpedoman pada tahapan-tahapan teknis yang telah disajikan. Setiap

tahap akan menghasilkan produk yang menjadi dasar bagi pelaksanaan tahap yang

berikutnya. Tahap-tahap ini merupakan siklus yang harus dilaksanakan secara berurutan.


3. DAFTAR SOP

Berikut adalah daftar Standard Operating Procedures (SOP) yang harus disediakan oleh

masing-masing tingkatan Wali Data.

3.1. Wali data (WD)

SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data harus berisi tentang :

− Penyediaan Data

− Pengelolaan Data

− Pendistribusian Data

3.2. Wali data Kliring (WDK)

SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data Kliring harus berisi tentang :

− Penyebarluasan Data dan Metadata kepada:

o Simpul Wali Data (SWD)

o Masyarakat

− Pengkoordinasian dan Pengintegrasian

o Pengumpulan Data

o Pemeliharaan Data

o Pemutakhiran Data

o Hasil Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Metadata

− Penyusunan Tata Kerja Pengelolaan Data Sesuai Bidangnya Masing-Masing

− Penyiapan Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis Di Bidang Kliring Data

− Pelaksanaan Pemantauan Standar Yang Telah Diberlakukan

− Pertukaran Dan Penyebarluasan Data dan Metadata

3.3. Simpul Wali data (SWD)

SOP Tata Kelola Data pada tingkat Simpul Wali Data harus berisi tentang :

− Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data

− Pertukaran Dan Penyebarluasan Data

− Penyediaan Data Yang Dapat Diakses Oleh Masyarakat

− Pembangunan Sistem Akses Data Yang Terintegrasi

− Koordinasi Antarlintas Pelaku Pengelola Data


− Penyampaian Data Dan Metadata Kepada Penghubung Simpul Wali data (PSW).

3.4. Penghubung Simpul Wali data (PSW)

SOP Tata Kelola Data pada tingkat Penghubung Simpul Wali Data harus berisi

tentang :

− Pembangunan Dan Pemeliharaan Sistem Akses

− Penjagaan Keamanan Data

− Pemfasilitasian Pertukaran Data Dan Berbagipakai Data

− Pembinaan Kepada WDK dan SWD

− Pelaksanaan Penentuan Standar Kebutuhan Data Dan Informasi

− Pemberian Persetujuan Data Tingkat Pusat

− Penyebarluasan Data kepada :

o Menteri

o Publik

− Pelaksanaan Proses Integrasi Data Kedalam Data Warehouse

− Kegiatan Analisa Data


Lampiran 1. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data

STANDARD OPERATING

PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT WALI DATA

(SOP-TKD/WD-1)

Juni , 2013

Oleh

[Unit Kerja Tingkat Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Wali Data]


SOP-TKD/WD-1 Juni 2013

Page 2 of 5

DAFTAR ISI

A. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 3

B. Ringkasan Metode ................................................................................................... 3

C. Kualifikasi Personil ................................................................................................. 3

D. Prosedur ................................................................................................................... 4

E. Sistem Pelaporan ..................................................................................................... 5

F. Referensi .................................................................................................................. 5



Page 3 of 5

A. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari penulisan SOP ini mencakup kegiatan-kegiatan yang harus

dilakukan selaku Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi penyediaan data, pengelolaan

data, dan Pendistribusian Data.

B. RINGKASAN METODE

SOP ini meliputi tiga kegiatan yaitu penyediaan data, pengelolaan data, dan

pendistribusian data. Penyediaan data yang dilakukan oleh Wali Data meliputi

mencari ketersediaan data yang wajib untuk disediakan oleh unit wali data dan

menyiapkan metadata dari setiap data yang disediakan. Data yang wajib disediakan

oleh unit tingkat wali data adalah data pemerintahan, data pembangunan, data

pengusahaan, data operasional dan data sektor lain yang terkait.

Pengelolaan data yang harus dilakukan oleh unit tingkat wali data adalah tata cara

pengumpulan data, pemeliharaan data, data pemanggilan data dan pengarsipan data.

Data yang telah dikumpulkan pada tahap penyediaan data akan dikelola oleh unit

tingkat wali data. Pendistribusian data yang dilakukan oleh unit tingkat wali data

harus melalui sistem yang terintegrasi.

C. KUALIFIKASI PERSONIL

Setiap Unit tingkat Wali Data diwajibkan untuk memiliki personil yang akan bertugas

melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang

pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait. Personil

tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada Setiap

Jenjang.



Page 4 of 5

D. PROSEDUR

Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penyediaan Data

- Wali Data berkewajiban untuk mencari ketersediaan data yang berada dalam

lingkup kerjanya. Data yang harus disediakan adalah data pemerintahan, data

pembangunan, data pengusahaan, data operasional dan data sektor lain yang

terkait.

- Wali Data memiliki keharusan untuk menyiapkan metadata dari setiap data

yang disediakan.

2. Prosedur Pengelolaan Data

- Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang berada

dalam lingkup kerjanya.

- Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang berada


- Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang berada


- Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengarsipan data yang berada


- Semua kegiatan prosedur pengelolaan data yang dilakukan oleh unit tingkat

wali data harus sudah menggunakan sistem terkomputerisasi.

3. Prosedur Pendistribusian Data

- Wali Data berkewajiban untuk mendistribusikan data kepada Wali Data kliring

yang berada diatasnya.

- Setiap kegiatan pendistribusian kepada walidata kliring, harus dilaporkan dan

pelaporannya diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali data

- Kegiatan pendistribusian data dilakukan pada akhir minggu pertama setiap

bulannya.



Page 5 of 5

E. SISTEM PELAPORAN

Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Wali Data harus

dilaporkan kepada Wali Data Kliring dan pelaporannya diteruskan kepada

Penghubung Simpul Wali data.

F. REFERENSI

- PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan



Lampiran 2. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data Kliring

STANDARD OPERATING

PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT WALI DATA KLIRING

(SOP-TKD/WDK-1)

Juni , 2013

Oleh

[Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring]


SOP-TKD/WDK-1 Juni 2013

Page 2 of 6

DAFTAR ISI

A. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 3



D. Prosedur ................................................................................................................... 4


F. Referensi .................................................................................................................. 6



Page 3 of 6

A. RUANG LINGKUP


dilakukan selaku Wali Data Kliring. Kegiatan tersebut meliputi Penyebarluasan

metadata dan data kepada Simpul Wali Data dan masyarakat, Pengkoordinasian dan

pengintegrasian kegiatan pengumpulan, pemeliharaan, dan pemutakhiran data serta

hasil pelaksanaan kegiatan pembangunan metadata dari setiap unit di lingkungannya,

Penyusunan Tata Kerja pengelolaan data sesuai bidangnya masing-masing beserta

pendukungnya, Pelakasanaan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang

Kliring Data, Pelaksanaan pemantauan standar yang telah diberlakukan pada unitnya

serta kebutuhan masyarakat pengguna data, Pelaksanakan pertukaran dan

penyebarluasan data dan metadata.

B. RINGKASAN METODE

SOP ini meliputi enam kegiatan yang harus dilakukan oleh Wali Data Kliring.

Kegiatan pertama adalah penyebarluasan data dan metadata kepada Simpul Wali Data

dan Masyarakat. Kegiatan kedua adalah melakukan pengkoordinasian dan

pengintegrasian untuk unit kerja tingkat Wali Data yang berada di bawah

koordinasinya. Kegiatan ketiga adalah penyusunan tata kerja pengelolaan data sesuai

bidangnya masing-masing. Kegiatan ke empat adalah melakukan penyiapan bahan

penyusunan kebijakan teknis di bidang kliring data. Kegiatan kelima adalah

pelaksanaan pemantauan standar yang telah diberlakukan. Kegiatan ke enam adalah

melaksanakan penukaran dan penyebarluasan data dan metadata.


Setiap Unit tingkat Wali Data Kliring diwajibkan untuk memiliki personil yang akan

bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan,

bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait.

Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada

Setiap Jenjang.


D. PROSEDUR

Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data kliring adalah sebagai

berikut :

1. Penyebarluasan Data dan Metadata

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk mencari ketersediaan data yang berada

dalam lingkup kerjanya. Data yang harus disediakan adalah data

pemerintahan, data pembangunan, data pengusahaan, data operasional dan

data sektor lain yang terkait.

- Wali Data Kliring memiliki keharusan untuk menyiapkan metadata dari setiap

data yang disediakan.

- Wali Data Kliring memiliki tugas untuk melakukan penyebarluasan data dan

metadata baik untuk data dan metadata yang ada di unit kerjanya, juga unit

kerja tingkat wali data yang berada di bawah koordinasinya.

- Wali Data Kliring melakukan penyebarluasan data dan metadata kepada

Simpul Wali Data, lalu diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data.

- Wali Data Kliring melakukan klasifikasi data yang akan disebarluaskan

kepada masyarakat sebelum melakukan penyebarluasan data dan metadata

kepada masyarakat. Hasil klasifikasi data yang dilakukan diteruskan kepada

Penghubung Simpul Wali Data.

2. Pengkoordasian dan Pengintegrasian Data

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang

berada dalam lingkup kerjanya serta unit tingkat kerja Wali Data yang berada

dibawah koordinasinya.


Page 4 of 6



Page 5 of 6

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang

berada dalam lingkup kerjanya serta unit kerja tingkat Wali Data yang berada


- Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang

berada dalam lingkup kerjanya kerjanya serta unit kerja tingkat Wali Data

yang berada dibawah koordinasinya.

- Wali Data Kliring memiliki tugas untuk membuat laporan Hasil Pelaksanaan

Kegiatan Pembangunan Metadata.

3. Penyusunan Tata Kerja Pengelolaan Data Sesuai Bidangnya Masing - Masing

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk menyusun tata kerja pengelolaan data

sesuai bidangnya masing-masing yang didasarkan kepada data yang

dikelolanya dan unit kerja tingkat wali data yang berada di bawah

koordinasinya.

- Tata Kerja Pengelolaan Data yang dibuat harus diberitahukan kepada unit

kerja tingkat Wali Data dan Simpul Wali Data, serta diteruskan kepada


4. Penyiapan Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis di Bidang Kliring Data.

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk menyiapkan bahan penyusunan

kebijakan teknis di bidang kliring data yang didasarkan kepada data yang

dikelolanya dan unit kerja tingkat wali data yang berada di bawah

koordinasinya.

- Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis di Bidang Kliring Data yang dibuat

harus diberitahukan kepada unit kerja tingkat Wali Data dan Simpul Wali

Data, serta diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data.

5. Pelaksanaan Pemantauan Standar Yang Telah Diberlakukan.

- Wali Data Kliring berkewajiban untuk melaksanakan pemantauan standar

berdasarkan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang kliring data yang

telah dibuat.



Page 6 of 6

- Hasil pemantauan standar yang telah dilakukan akan dilaporkan kepada Simpul Wali Data dan diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data.

6. Pertukaran dan Penyebarluasan Data dan Metadata.

- Wali Data Kliring bertugas untuk melakukan pertukaran dan penyebarluasan

Data dan Metadata yang dikumpulkan dari unit kerjanya dan unit kerja tingkat

Wali Data.

- Pertukaran dan penyebaran data dan metadata harus dilakukan menggunakan

sistem yang terintegrasi.

- Pertukaran dan penyebaran data dan metadata harus dilakukan selambat-

lambatnya pada minggu ke dua disetiap bulannya.

E. SISTEM PELAPORAN

Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Wali Data Kliring

harus dilaporkan kepada Simpul Wali Data dan pelaporannya diteruskan kepada

Penghubung Simpul Wali data.

F. REFERENSI




Lampiran 3. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Simpul Wali Data

STANDARD OPERATING

PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT SIMPUL WALI DATA

(SOP-TKD/SWD-1)

Juni , 2013

Oleh

[Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data]


SOP-TKD/SWD-1 Juni 2013

Page 2 of 5

DAFTAR ISI

A. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 3



D. Prosedur ................................................................................................................... 4


F. Referensi .................................................................................................................. 5



Page 3 of 5

A. RUANG LINGKUP


dilakukan selaku Simpul Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi pengumpulan,

pemeliharaan dan pemutakhiran data; pertukaran dan penyebarluasan data sesuai

dengan bidangnya; penyediaan data yang dapat diakses oleh masyarakat sesuai

dengan peraturan perundangan; membangun sistem akses data yang terintegrasi

dengan Sistem Pengelolaan Data Kementerian Perhubungan; koordinasi antarlintas

pelaku pengelola data di bidangnya; dan menyampaikan data maupun metadata serta

merupakan unit yang melaksanakan kegiatan operasi, administrasi, pelayanan

transportasi yang membawahi wali data atau berdiri sendiri.

B. RINGKASAN METODE

SOP ini meliputi enam kegiatan yang harus dilakukan oleh Simpul Wali Data.

Kegiatan pertama adalah pengumpulan, pemeliharaan dan pemutakhiran data untuk

unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada di bawah

koordinasinya.. Kegiatan kedua adalah melakukan pertukaran dan penyebarluasan

data. Kegiatan ketiga adalah penyediaan data yang dapat diakses oleh masyarakat.

Kegiatan ke empat adalah pembangunan sistem akses data yang terintegrasi. Kegiatan

kelima adalah melaksanakan koordinasi antarlintas pelaku pengelola data. Kegiatan ke

enam adalah penyampaian data dan metadata kepada penghubung Simpul Wali Data.


Setiap Unit tingkat Simpul Wali Data diwajibkan untuk memiliki personil yang akan

bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan,

bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait.

Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada

Setiap Jenjang.


D. PROSEDUR

Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat Simpul wali data adalah sebagai

berikut :

1. Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang

berada di unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada


- Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang

telah dikumpulkan dari unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring

yang berada dibawah koordinasinya.

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang

berada di unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada


- Simpul Wali Data memiliki tugas untuk membuat laporan Hasil Pelaksanaan

Kegiatan Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data.

2. Pertukaran dan Penyebarluasan Data

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pertukaran data yang berada

unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah

koordinasinya kepada pihak lain yang membutuhkan.

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pertukaran data yang berada

unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah

koordinasinya.kepada pihak lain yang membutuhkan.

3. Penyediaan data yang dapat diakses oleh Masyarakat

- Simpul Wali Data bertugas untuk melakukan klasifikasi terhadap data yang

telah dikumpulkan dari unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring

yang berada dibawah koordinasinya untuk selanjutnya disebarluaskan kepada

masyarakat. Hasil klasifikasi data yang dilakukan diteruskan kepada


- Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun sistem untuk

penyebarluasan data yang dapat diakses oleh masyarakat.


Page 4 of 5


4. Pembangunan Sistem Akses Data yang terintegrasi.

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun sistem akses data yang

terintegrasi dengan sistem data yang yang dibentuk oleh unit kerja tingkat

Wali Data dan Wali Data Kliring.

- Sistem Akses Data yang dibangun selanjutnya akan digunakan untuk

pelaporan dan penyebarluasan data kepada Penghubung Simpul Wali Data.

5. Koordinasi Antarlintas Pelaku Pengelola Data

- Simpul Wali Data berkewajiban melakukan koordinasi terhadap unit kerja

tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya

6. Penyampaian Data dan Metadata kepada Penghubung Simpul Wali Data

- Simpul Wali Data berkewajiban untuk menyampaikan data dan metadata yang

berada pada unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada

dibawah koordinasinya kepada Penghubung Simpul Wali Data.

E. SISTEM PELAPORAN

Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Simpul Wali Data

harus dilaporkan kepada Penghubung Simpul Wali Data melalui sistem yang

terintegrasi.

F. REFERENSI




Page 5 of 5


Lampiran 4. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Penghubung Simpul Wali

Data

STANDARD OPERATING

PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT SIMPUL WALI DATA

(SOP-TKD/PSW-1)

Juni , 2013

Oleh

[Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data]


SOP-TKD/PSW-1 Juni 2013

Page 2 of 5

DAFTAR ISI

A. Ruang Lingkup ........................................................................................................ 3



D. Prosedur ................................................................................................................... 4


F. Referensi .................................................................................................................. 5



Page 3 of 5

A. RUANG LINGKUP


dilakukan selaku Penghubung Simpul Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi

membangun sistem akses, memfasilitasi pertukaran data, memelihara sistem akses,

dan melakukan pembinaan kepada WDK dan SWD serta melaksanakan penentuan

standar kebutuhan data dan informasi serta persetujuan tingkat pusat yang selanjutnya

disebarluaskan untuk kebutuhan Menteri dan Publik, termasuk Penjagaan Keamanan

Data, Berbagi Pakai Data, dan Proses Integrasi Data ke dalam Data Warehouse serta

Analisa Data.

B. RINGKASAN METODE

SOP ini meliputi sembilan kegiatan yang harus dilakukan oleh Penghubung Simpul

Wali Data. Kegiatan pertama adalah pembangunan dan pemeliharaan sistem akses

data. Kegiatan kedua adalah penjagaan keamanan data. Kegiatan ketiga adalah

pemfasilitasian pertukaran data dan berbagipakai data. Kegiatan ke empat adalah

pembinaan kepada WDK dan SWD. Kegiatan kelima adalah pelaksanaan penentuan

standar kebutuhan data dan informasi. Kegiatan ke enam adalah pemberian

persetujuan data tingkat pusat. Kegiatan ketujuh adalah penyebarluasan data kepada

Menteri dan Masyarakat. Kegiatan kedelapan adalah pelaksanaan proses integrasi data

ke dalam Data Warehouse. Kegiatan kesembilan adalah melakukan kegiatan analisa

data.


Setiap Unit tingkat Penghubung Simpul Wali Data diwajibkan untuk memiliki

personil yang akan bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang

pembangunan, bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain

yang terkait. Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi

Wali Data Pada Setiap Jenjang.


D. PROSEDUR

Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data kliring adalah sebagai

berikut :

1. Pembangunan dan pemeliharaan sistem akses.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun dan

memelihara sistem akses yang digunakan untuk melakukan pengumpulan data.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan

terhadap sistem akses yang digunakan untuk mengumpulkan data yang telah

dikumpulkan.

2. Penjagaan Keamanan Data

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk menjaga keamanan sistem

akses yang digunakan untuk mengumpulkan data yang telah dikumpulkan.

3. Pemfasilitasian pertukaran data dan berbagipakai data

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk memfasilitasi setiap unit

kerja baik tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data untuk

melakukan pertukaran data.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk memfasilitasi setiap unit

kerja baik tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data untuk

melakukan berbagipakai data.

4. Pembinaan terhadap WDK dan SWD

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan pembinaan kepada

Wali Data Kliring dan Simpul Wali Data terkait kegiatan penyelenggaraan

Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan.

- Wali Data Kliring dan Simpul Wali Data berhak untuk meminta pembinaan

terkait penyelenggaraan Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian

Perhubungan.


Page 4 of 5


5. Pelaksanaan penentuan standar kebutuhan data dan informasi.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban melaksanakan penentuan standar

kebutuhan data dan informasi yang telah disepakati di tingkat Simpul Wali

Data dan Wali Data Kliring.

6. Pemberian Persetujuan Data Tingkat Pusat.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan persetujuan data

tingkat pusat yang didasari atas data yang telah dikumpulkan pada tingkat

Simpul Wali Data , Wali Data Kliring dan Wali Data.

7. Penyebarluasan Data kepada Menteri dan Publik.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan persetujuan data

tingkat pusat yang didasari atas data yang telah dikumpulkan pada tingkat

Simpul Wali Data , Wali Data Kliring dan Wali Data.

8. Pelaksanaan proses integrasi data ke dalam Data Warehouse.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban mengintegrasikan data yang

telah terkumpul hingga tingkat Simpul Wali Data ke dalam Data Ware House.

9. Kegiatan Analisa Data.

- Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban melakukan kegiatan analisa data

yang hasilnya dapat digunakan oleh seluruh unit kerja di setiap tingkatan wali

data.

- Hasil analisa data yang dilakukan oleh Penghubung Simpul Wali Data harus

dapat diakses oleh unit kerja di semua tingkatan Wali Data.

E. SISTEM PELAPORAN

Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Penghubung Simpul

Wali Data harus dapat diketahui oleh setiap tingkatan Wali Data.

F. REFERENSI

- PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan.


Page 5 of 5

pendoman pembuatan sops

Documents