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Office365 SharePoint Online を使った外部ユーザーとの課題管理方法

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自己紹介

目代 昌幸（もくだい まさゆき）株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役

仕事： IT 管理者アウトソース（丸投げ）専門： Windows クライアント、サーバー管理

ヘルプデスク、 Twitter でｇｄｇｄおしゃべりOffice365Room.com にて情報発信をします

http://www.office365room.com/（これからがんばる）

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現状の「課題管理表」に対する問題点

Excel の課題管理表を、外部ユーザーとメールでやり取り 最新版はどれ？ 担当責任者のマージする作業が大変！ 電話で「管理表に追加しといて」という事態になる

自分が担当すべき課題や未解決課題を確認しづらい 毎回ソートしなきゃいけない。

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問題点に対する解決提案Office365 SharePointOnline のリスト機能を利用！

アクセスしやすい SharePoint 上のリストとして管理 外部ユーザー（お客様、協力会社ユーザー）ともサイトを共有し

、並行して編集していただけるようにします。　→ Office365 のライセンスを消費しません。！

お客様を含めた全ユーザーが同じデータを編集可能となるので、データのマージ作業を担当者が行う必要が無くなる。

ビューを活用し、課題管理の可視化を行います。その他、いろいろ便利機能

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外部ユーザー（顧客）単位でサイトを作成

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バージョン履歴記入項目の変更履歴を自動的に記録する機能です。

入力内容が長くなっても十分に確認が可能です。間違って入力済みの内容を消してしまっても過去の入力内容を確認できるようになります。

古いバージョンに情報を戻すことも可能です。その際「戻した」という履歴も管理されます。

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リストの集計

プロジェクトリーダーはリストを管理するうえで、完了数、作業中の項目数、期限切れの項目数などを管理したいものです。各集計はビューを作成し、切り替えることで簡単に見やすく管理することが可能です。

期限超過したリストとその個数 担当者別のリストとその個数 進捗状況 30% 以下のリスト

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Excel エクスポート

ビューを切り替えて集計を見るのは便利ですが、一度しか使わない集計ビューを都度作成するのは非効率です。そこで、 Excel にリスト情報をエクスポートして、情報集計することも可能です。 使用しているビューのデータを表示するので、エクスポート前に全

データを表示するビューにしてエクスポートする必要がありますエクスポートした Excel で自由に編集や印刷をすることが

出来ます。

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メール通知機能

リストの更新状況をメールで通知します。更新される都度メールが届くのでは大変なので、適切にタイミングを設定する必要があります。

通知先：登録ユーザー、登録済みの外部ユーザー、 SharePoint で設定したグループ

通知の対象：すべての変更、新しいアイテムの追加、既存のアイテムの変更、アイテムの削除

通知のタイミング：すぐに通知する、日に一度通知する、週に一度通知する（日もしくは週に一度まとめて送信する場合は時刻も指定可能）

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メール通知機能（通知されるメール）

変更などの通知がメールで送信されます

リストアイテムの変更箇所も通知されます。

ただし、添付資料はメールに添付されないので、実際の課題管理表を確認する必要があります。

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SharePoint Online の外部ユーザー招待機能について

Windows LiveID もしくは、 Office365 ユーザーを招待可能です。 外部ユーザー分の追加ライセンスの購入は不要

プランＰ　月間５０ユニークユーザーまで招待可能 プランＥ　月間 2 ５０ユニークユーザーまで招待可能

外部ユーザーの権限は閲覧、投稿まで。設定変更は不可 サイト単位で権限設定が可能なので、サイト作成時に適切にアクセス権

限設定を行えば複数の外部ユーザーと情報共有が可能になります。

SharePoint 全体の性能 テナント（＝契約）当たりのトータル最大容量： 25TB 作成可能なサイト数： 300 サイト（ 1サイトあたり 100GB まで）

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外部ユーザー側（お客様）から見た感想メリット

Excelファイルをメールでやり取りする手間が省ける。メールでのやり取りだと最新情報へのマージをする必要があったが、共同で作業することにより。担当者の課題リストマージ作業を待つ必要が無くなり作業効率がアップした。

課題に気が付いた時に、ベンダーに連絡する前にまずは事象の登録をすることが出来る。

画像などの添付が課題管理と同じ場所で管理できるのが良い 対応予定日など「必須入力」なので作業の進捗もわかりやすい

デメリット アクセスする Web サイトのブックマークを忘れてしまうかも。

お気に入りに登録することを周知する必要があります。 LiveID とパスワードの管理が大変日頃、 Office365 を操作をしないので、操作に慣れない。

データシートビューを利用して、 Excel ライクな操作を実現して解決できます。

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サイトのテンプレート化

こうして作成したサイトは、別のプロジェクトへの横展開をして効率化を図ることが出来ます。 サイトテンプレート化出来るもの

リスト、通知など今回のデモで使用した機能は全てテンプレート展開できます。

テンプレート化出来ないもの アクセス権、実行中のワークフロー状態など。

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次のステップ

課題管理表の入力がしづらいので、 InfoPath を使った入力フォームで生産性を向上する

入力したデータを単票として印刷する