ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ...lib-04.gic.mgsu.ru/lib/Методички...

Министерство образования и науки Российской Федерации

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра информационных систем, технологий и автоматизации в строительстве

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания к выполнению компьютерной практики

по дисциплине «Информационное обеспечение управления» для студентов бакалавриата

очной формы обучения направления подготовки 38.03.02 Производственный менеджмент

© НИУ МГСУ, 2015

Москва 2015

2

УДК 004

ББК 60.84

И74

С о с т а в и т е л ь

О.Н. Кузина

И74 Информационное обеспечение управления [Электронный ресурс] :

методические указания к выполнению компьютерной практики по дисциплине «Информационное обеспечение управления» для студентов бакалавриата очной формы обучения направления подготовки 38.03.02 Производственный менеджмент / М-во образования и науки Рос. Федерации, Нац. исследоват. Моск. гос. строит. ун-т, каф. информационных систем, технологий и автоматизации в строительстве ; сост. О.Н. Кузина. — Электрон. дан. и прогр. (3,27 Мб). — Москва: НИУ МГСУ, 2015. — Учебное сетевое электронное издание — Режим доступа: http://lib.mgsu.ru/Scripts/irbis64r_91/cgiirbis_64.exe?C21COM=F&I21DBN=IBIS&P21DBN=IBIS — Загл. с титул. экрана.

Содержат методические указания к выполнению компьютерной практики по

дисциплине «Информационное обеспечение управления».

Для студентов бакалавриата очной формы обучения направления подготовки

38.03.02 Производственный менеджмент.

Учебное сетевое электронное издание

© НИУ МГСУ, 2015

http://lib.mgsu.ru/Scripts/irbis64r_91/cgiirbis_64.exe?C21COM=F&I21DBN=IBIS&P21DBN=IBIS

http://lib.mgsu.ru/Scripts/irbis64r_91/cgiirbis_64.exe?C21COM=F&I21DBN=IBIS&P21DBN=IBIS

3

Отв. за выпуск — кафедра информационных систем, технологий и автоматизации в строительстве

Подписано к использованию 02.09.2015 г. Уч.-изд. л. 5,12. Объем данных 3,27 Мб

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение высшего образования

«Национальный исследовательский Московский государственный

строительный университет» (НИУ МГСУ).

129337, Москва, Ярославское ш., 26.

Издательство МИСИ – МГСУ.

Тел. (495) 287-49-14, вн. 13-71, (499) 188-29-75, (499) 183-97-95.

E-mail: [email protected], [email protected]

mailto:[email protected]

4

Оглавление Компьютерный практикум N1. «Построение модели бизнес-процесса в нотации IDEF0 в среде

пакета BP-WIN 4.1» ............................................................................................................................. 5

Компьютерный практикум N2. «Построение модели бизнес-процесса в нотации IDEF3 в

среде пакета BP-WIN 4.1» ................................................................................................................. 22

Компьютерный практикум N3. «Построение модели бизнес-процесса в нотации DFD

(диаграммы потоков данных - Data Flow Diagramming)» .............................................................. 29

Компьютерный практикум N4. «Стоймостной (ABC) анализ и категории пользователя» ....... 32

Компьютерный практикум N5. «Создание электронной картотеки и работа с ней средствами

MS Excel 2010» ................................................................................................................................... 41

Компьютерный практикум № 6 «Создание электронной картотеки и работа с ней средствами

MS Access 2010»................................................................................................................................. 52

Компьютерный практикум N 7. "Изучение основных возможностей языков манипулирования

данными (начало)" ............................................................................................................................. 63

Компьютерный практикум N 8. "Изучение основных возможностей языков манипулирования

данными (окончание)" ....................................................................................................................... 71

Компьютерный практикум N9. "Основы работы с Oracle Database Express Edition" ................ 76

Компьютерный практикум N10. "Экспорт баз данных" ................................................................ 82

Компьютерный практикум N 11. "Формирование хранилища данных из разных источников" 83

5

Компьютерный практикум N1. «Построение модели бизнес-процесса в нотации IDEF0 в

среде пакета BP-WIN 4.1»

Цель работы. Получить навыки формирования и анализа бизнес-процессов предприятия с

использованием международных стандартов технологии SADT.

Продолжительность выполнения

2 часа

Основные понятия и инструменты

Методология IDEF0, изначально названная "Технология структурного анализа и

проектирования" Structured Analysis and Design Technique (SADT), была разработана

компанией SofTech, Inc в начале 60-х годов как дисциплина инжиниринга для разработки

относительно сложных человеко-машинных систем. На ее основе в конце 70-х ВВС

США разработали методологию IDEF0 (Icam DEFinition), которая являлась основной

частью программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing – Интеграция

Компьютерных и Промышленных Технологий). IDEF0-технология быстро стала стандартом

Министерства Обороны США для разработки моделей процессов.

В 1993 году IDEF Users Group (сейчас Society of Enterprise Engineering – SEE), вместе с

National Institutes of Standards and Technology (NIST), выполнили работу по созданию

стандарта IDEF0 для использования во всех гражданских и военных отделах правительства

США и их представительствах. Этот стандарт был опубликован как Federal Information

Processing Standards (FiPS) Publication 183.

Методология моделирования IDEF0 предназначена для анализа всей системы как

множества взаимодействующих взаимосвязанных функций. Ориентация исключительно на

анализ функций позволяет рассматривать функции независимо от объектов, которые их

выполняют. Функциональный подход позволяет четко отделить проблемы анализа и

проектирования от проблем реализации.

IDEF0 – наиболее подходящий метод для анализа и логического проектирования. В

основном он применяется на ранних стадиях проекта.

IDEF0 позволяет выполнять описание сложных объектов с помощью простого и

понятного графического языка.

Графический язык IDEF0 содержит только два символа (блоки и стрелки). Простота

синтаксиса языка сочетается с хорошо разработанным процессом описания систем, который

позволяет разрабатывать модели высокого качества.

Описание системы по правилам IDEF0 имеет четкую структуру. IDEF0 - модель

представляет собой набор иерархически упорядоченных диаграмм. Каждая диаграмма описывает

определенную функцию и состоит из нескольких взаимодействующих взаимосвязанных

подфункций, каждая из которых в свою очередь может быть описана диаграммой. Таким

образом, иерархия функций, пример которой приведен на рис. 1, представляется иерархией

диаграмм – рис. 2.

Рис.1 Иерархия функций

6

A0

A-0

A1

A2

A3

A0

A11

A1

A12

A13

A21

A2

A22

A23

A24

A231

A23

A232

A233

Рис. 2. Структура IDEF0-модели (иерархия диаграмм)

7

IDEF0-модель в отличие от обычной декомпозиции функций, представленной на рис. 1,

образованной исключительно вертикальными связями, содержит горизонтальные связи

между функциями. Это позволяет не просто описать структуру функций, но и их

взаимодействие, придающее совокупности функции системные свойства.

Методология IDEF0 имеет много общего с процессом издания книг. Часто набор

IDEF0-моделей организуют в виде подшивки с оглавлением, глоссарием и другими

атрибутами книг. Отличие лишь в том, что для изложении материала вместо естественного

используется специальный формальный язык. Такой набор моделей в IDEF0 называется

папкой.

Первый шаг в работе по созданию IDEF0-модели – определение

целимоделирования (purpose). Цель моделирования определяется набором вопросов, на

которые модель должна отвечать. В результате изучения модели читатель (пользователь)

должен иметь возможность получить ответы на каждый из вопросов, поставленных в начале

моделирования. Список этих вопросов представляет собой неотъемлемую часть

документации модели. Аналогия: в предисловии к книге излагается цель ее написания.

Работа над моделью начинается с изложения цели, обобщающей все основные

вопросы к системе.

Границы модели (scope) определяют степень детализации и глубину изложения

информации в модели. Границы модели накладывают ограничения на использование

специальной терминологии, на необходимость комментирования специальной информации,

относящейся к предметной области модели и т.д. Границы определяются исходя из цели

моделирования, подготовленности читателей (пользователей) модели. Подобные данные

обычно содержатся и в предисловиях книг. Для разработки модели недостаточно только

списка вопросов. Необходимо указать, насколько подробный ответ на каждый из этих

вопросов, с какой степенью детализации, должен получит читатель.

Точка зрения (viewpoint) – это позиция, с которой модель описывает систему. Точка

зрения выбирается такой, чтобы модель охватывала установленные границы (scope) и

удовлетворяла бы поставленной цели. Будучи однажды выбранной, точка зрения должна

оставаться неизменной на протяжении всей работы с моделью. Если необходимо, то для

разностороннего описания системы можно построить несколько моделей с различными

точками зрения. Примеры точек зрения: владелец фирмы, директор фирмы, клиент, постав-

щик, служащий и т.д.

IDEF0-диаграммы

На рис. 3 изображена типичная IDEF0-диаграмма на стандартном бланке. На

диаграмме изображены несколько функций и взаимосвязи между ними (их

взаимодействие). Совокупность функций в своей взаимосвязи описывают работу другой

функции. Диаграмма описывает (декомпозирует) функцию.

Стандартный бланк содержит типовой заголовок и нижний колонтитул. Элементы

заголовка используются для того, чтобы отслеживать и документировать работу над

моделью. Элементы нижней части бланка содержат информацию, идентифицирующую

диаграмму: номер диаграммы и ссылку на родительскую диаграмму.

8

USED AT: AUTHOR:Marca DATE:11/04/98

PROJECT: Механический цех REV:

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING READER DATE CONTEXT:

DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION

Требования по Справочник срокам выполнения стандартов задания качества

C1 C2 Штамп "Принято"

Статус задания

I1 Управлять Готовая деталь

выполнением O1 O2

Рабочий задания комплект A1 План Чертеж Оценка степени

выполнения завершенности задания

Мастер

Сырье и заготовки Выполнить

I2 задание Законченное или незаконченное задание Станки и

A2

инструменты

Принятое

Деталь с Принятое, но Рабочий задание

биркой незаконченное Брак Контролировать

задание

качество выполнениAя3

Персонал Контролер

механического цеха M1

NODE: A0 TITLE: Изготовить нестандартную деталь NUMBER:

Рис. 3. Типичная IDEF0-диаграмма

IDEF0-блоки

IDEF0-блоки, называемые функциями, обрабатывают или преобразуют входные данные в

выходные данные. Поскольку IDEF0 моделирует системы как иерархически упорядоченную

декомпозицию функций, первая функция, которая определяется – это функция самой

системы. IDEF0-блок, представляющий функцию моделируемой системы, называется

контекстным (context).

IDEF0-блок изображается в виде прямоугольника, в котором вписано название функции.

Название обычно состоит из глагола, обозначающего, что функция делает, и прямого

дополнения, квалифицирующего производимое действие. Название функции должно

соответствовать выбранной точке зрения модели. Для специалиста, с позиции которого

производится описание системы, оно должно быть одновременно и понятно, и существенно.

Как было отмечено ранее, IDEF0-модель является системой иерархически

упорядоченных IDEF0-блоков. Каждый IDEF0-блок (функция) может быть

декомпозирован (детально описан) на составляющие подфункции. Поскольку IDEF0

определяет всю систему как блок, ее декомпозиция заключается в определении того, из

каких блоков состоит контекстный блок. Каждый из блоков, составляющих диаграмму

декомпозиции, может быть таким же образом детально описан и т.д. Структура модели

показана на рис. 2.

Такую декомпозицию часто называют моделированием сверху вниз, однако, это

неправильное употребление термина. Функциональную декомпозицию более корректно

рассматривать как пытливый сторонний взгляд на систему. Представление о системе

разделяется на уровни детализации, где каждый последующий уровень предоставляет более

9

детальную информацию о предыдущем. Более детальный уровень не просто показывает

структуру предыдущего, а выполняет его подробное описание. После подробного описания

функции наше представление о ней зачастую изменяется, становится более полным.

Увеличение и качественное изменение знаний отражается и на предыдущем уровне

декомпозиции, где эта функция упоминается впервые.

Декомпозиция IDEF0-блока представляется теми же выразительными средствами в виде

набора IDEF0-блоков. Иными словами, функция рассматривается как совокупность

составляющих ее подфункций. Эти подфункции в своей взаимосвязи представляют собой

именно декомпозируемую функцию. Взаимодействие и связи между подфункциями

(блоками) отображается с помощью дуг (arrows).

Интерфейс функции (стрелки)

Каждая функция имеет входные и выходные данные. Входные данные используются

или трансформируются в процессе ее выполнения. Выходные данные представляют

результат выполнения функции.

В IDEF0 входы функции подразделяются на три категории: помимо традиционного входа

данных (input) выделяются управление (control) и механизм (mechanism). Управление – это

объекты, которые определяют и контролируют способ, при помощи которого функция

преобразует входные данные, причем само управление не подвергается преобразованию в

процессе выполнения функции. Механизм – это те объекты, которые собственно и выполняют

функцию преобразования входных данных в выходные. Объекты, являющиеся входом

механизма, также не модифицируются в процессе выполнения функции.

Входные и выходные данные в IDEF0 отображаются с помощью дуг.

Стрелки, как и категории данных, бывают четырех типов:

I = Input – Вход

C = Control – Управление

O = Output – Выход

M = Mechanism – Механизм

Тип стрелки определяется тем, к какой стороне IDEF0-блока она присоединена (рис. 4)

По первым буквам английских названий, система обозначения входных и выходных

данных при помощи стрелок в IDEF0 называется ICOM.

10

Управлние

(Control)

Вход

(Input)

Функция

Выход

(Output)

Механизм

(Mechanism)

Рис. 4.Тип стрелки определяется стороной блока

С помощью стрелок представляются люди, предметы, концепции, события. Каждая

стрелка должна иметь название, которое записывается около линии. Тогда как название

функции – это фраза с глаголом, название стрелки – всегда существительное. Название

стрелки не всегда может быть правильно понято читателем, поэтому рекомендуется давать

текстовые комментарии к стрелкам.

Вход данных (Input)

Вход данных представляет материалы, предметы или информацию, которые

трансформируются в процессе выполнения функции с целью получения результата Стрелки

входа соединяются с левой стороной блока. Некоторые блоки могут не иметь стрелок

входа, поскольку не каждая функция преобразует или изменяет что-либо. Например,

функция "Принять решение", которая заключается в анализе определенных факторов, не

преобразует и не модифицирует ни один из факторов. Принятое решение также не

оказывает никакого воздействия на исходный набор факторов. При этом факторы

представляются входами управления.

Управление (Control)

Управление определяет как, когда и в каком случае выполняется функция, и какой

результат от нее ожидается. Поскольку управление "руководит" выполнением функции с

целью достижения желаемого результата, каждая функция (IDEF0-блок) должна иметь как

минимум один вход управления. Стрелки управления входят в IDEF0-блок сверху.

Управление часто представляется в виде правил, норм, процедур, стандартов. Они

оказывают влияние на выполнение функции, не изменяясь при этом сами. В том случае,

если целью функции является изменение подобной информации (правил, норм и т.д.),

соответствующая ей стрелка должна быть стрелкой входных данных функции.

11

Управление – это особый тип входных данных функции. Часто возникает вопрос,

какого типа должна быть стрелка: вход или управление. В этом случае рекомендуется

выбирать управление; в дальнейшем, после уточнения, стрелке присваивается требуемый

тип.

Выход (Output)

Выход – это материалы, предметы, информация, производимые функции. Это результат

выполнения функции. Каждый блок обязательно имеет хотя бы одну стрелку выхода.

Функции, которые не производят чего-либо определенного, не могут быть смоделированы,

они должны исключаться из рассмотрения.

При моделировании непроизводственных процессов, выходом функции часто

являются данные, которые были обработаны или переработаны по алгоритму,

определяемому функцией. Это становится важным при наименовании входных и выходных

данных. Например, функция "Проверить платеже- способность покупателя" может иметь

одинаково обозначенные входные и выходные данные. Правильное обозначение данных

предполагает, что в этом случае входная стрелка будет названа "Исходные данные о

покупателе", а выходная "Проверенные данные о покупателе"

Механизм (Mechanism)

Механизм – это те ресурсы, при помощи которых выполняется функция.

В качестве механизма выступают люди, машины, оборудование, которые обеспечивают

все необходимое для реализации функции. IDEF0-блок может не содержать стрелок

механизма. Это объясняется тем, что знание механизма, осуществляющего функцию,

зачастую не является целью моделирования системы.

Варианты взаимодействия функций

Существует пять основных вариантов взаимодействия функций (связей между

функциями): выход-вход, выход-управление, выход-механизм, обратная связь выход-

управление и обратная связь выход-вход. Эти типы взаимодействия, естественно,

отображаются при помощи стрелок.

Связь выход-вход обозначает, что выполнение одной функции предшествует

выполнению другой, и результат первой функции является входными данными для другой.

На рис. 5 функция "Закупить материалы" предшествует выполнению функции "Обработать

материалы".

Закупить

материалы

Материалы

Обработать

материалы

Рис. 5. Связь выход-вход

12

Связь выход-управление показывает влияние одной функции на другую. При этом

результат выполнения первой функции управляет выполнением второй. Это классический

прием функциональной декомпозиции, которая и применяется в IDEF0. На рис. 6

"Согласованный план" управляет реализацией рекомендаций экспертов. Рекомендации

никак не изменяются в процессе реализации, поэтому "Согласованный план" изображается

стрелкой управления.

Рассмотреть

рекомендации

экспертов

Согласованный

план

Реализовать

рекомендации

Рис. 6. Связь выход-управление

Связь выход-механизм представляет ситуацию, в которой одна функция предоставляет

средства для реализации другой функции. На рис.7 изображен случай, когда для

изготовления детали необходимо приготовить специальную оснастку.

Обратные связи по управлению или входу применяются в тех случаях, когда блок

получает информацию от блока, который сам выполняется на основе результатов работы

первого блока.

Изготовить

деталь

Подготовить

оснастку

Оснастка

Рис. 7. Связь выход-механизм

Пример обратной связи выход-управление приведен на рис. 8 – оценка эффективности

хода проекта, реализуемого по принятому, плану управляет модификациями самого плана.

"Оценка эффективности" – безусловно, управляющая информация, поскольку функция

"Разработать план проекта" никак не модифицирует текущую оценку.

13

Разработать

план проекта

Оценка

эффективности хода

проекта

Оценить

эффективность

выполнения

проекта

Рис. 8. Обратная связь выход-управление

Обратная связь выход-вход обычно используется для того, чтобы показать цикл

исправлений, доработок. На рис. 9 приведен пример такой связи.

Красить

детали

Крашеные

детали

Оценить

готовность

детали

Готовые детали Рис. 9. Обратная связь выход-вход

Также с помощью обратной связи выход-вход можно показать, как бракованные

изделия используются в качестве сырья для того же процесса, в результате которого они

были неудачно произведены. Например, так можно отобразить процесс производства

пластиковых бутылок, где некондиционные изделия сразу же служат сырьем для

производства других бутылок.

Разветвления и объединение стрелок

По сути, IDEF0 призван визуализировать взаимосвязь функций в системе. Выход

функции может быть использован более, чем одной другой функцией. Стрелки в IDEF0

могут разветвляться (branch) и объединяться (split), охватывая необходимые функции-

блоки.

Стрелки являются иерархическими наборами объектов системы. Так как стрелка редко

представляет один объект, то хорошим стилем проектирования является разветвление и

объединение стрелок. Вся стрелка или ее часть может начинаться в одном или нескольких

блоках и заканчиваться в одном или нескольких блоках. Объединение стрелок необходимо

с целью минимизации количества стрелок и упрощения описания, а разветвление – для

детализированного описания данных, поступающих на входы блоков.

14

При разветвлении или объединении каждая ветвь стрелки может получать свое

название. Таким образом осуществляется декомпозиция объектов, изображенных

стрелкой. Если ветвь не получает своего названия, то она называется так же и содержит

те же объекты, что и разветвляемая стрелка.

Примеры разветвлений и объединений

На рис. 10 приведен пример, где стрелка разветвляется только для того, чтобы быть

присоединенной к нескольким блокам, каждому из которых необходима вся

информация, отображаемая стрелкой.

Правила и

процедуры

Рис. 10. Разветвление с полной информацией

На рис. 11 в результате разветвления стрелки "Правила и процедуры" для второго

блока специально выделяются данные о правилах и процедурах для персонала. Это

показывает, что блоку 2 нужна только часть информации содержащейся в стрелке.

Правила и процедуры

Правила и процедуры

для персонала

Рис. 11. Разветвление с выделенной информацией

Если ответвление стрелки имеет свое название, т.е. выделяет часть информации, то

новое название должно отражать то, что ответвление является подмножеством исходной

стрелки. Разветвление стрелок позволяет осуществить декомпозицию данных,

изображаемых стрелкой.

При объединении неименованных стрелок на рис. 12 имеется в виду, что выходы

15

обоих блоков имеют одинаковое название, и писать его около каждого блока нет

необходимости.

Бракованные материалы

Рис. 12. Объединение "одинаковых" входов

На рис. 12 приведен пример, когда объединяются стрелки с разными названиями.

Объединенная стрелка получает название, обобщающее ее составляющие.

Бракованные материалы Отходы

Бракованные

детали

Рис. 13. Объединение "разных" входов

Туннели

Помещение стрелки в "туннель" позволяет скрывать несущественные для

диаграммы детали, или, наоборот, добавлять при описании важную для изложения

информацию.

В случае, если стрелки не было на родительской диаграмме (она не упоминалась

ранее), а на текущей диаграмме она необходима, то туннель используется как точка входа

или выхода стрелки из системы.

Туннели позволяют избежать загроможденности диаграмм несущественными

деталями.

Определение цели создания модели

Модель не может разрабатываться без определенной задачи или четко поставленной

цели. Определение цели моделирования включает в себя необходимость ответа на

следующие вопросы:

– Зачем моделируется данный процесс?

– Что будет показывать модель?

– Как читатели модели могут ее использовать?

Определение цели моделирования позволяет команде аналитиков сосредоточить

усилия для ее достижения. В случае отсутствия цели моделирование будет носить

пассивный и нерезультативный характер.

Пример цели: Определить задачи каждого работника цеха и понять, как эти задачи

16

связаны между собой, для того, чтобы написать учебное пособие по профессиональной

подготовке для каждой должности.

Модель создается для того, чтобы ответить на набор вопросов. Эти вопросы

должны быть сформулированы заранее, и они служат основой для определения цели

моделирования. Примеры вопросов:

– Какие задачи решает мастер?

– Какие задачи решает рабочий?

– Кто контролирует готовую продукцию?

– Кто осуществляет промежуточный контроль?

– Какие инструменты нужны для выполнения технологической операции?

Точка зрения

Несмотря на важность учета мнения различных специалистов относи- тельно

описываемых в модели аспектов системы, модель должна создаваться с позиций только

одной определенной точки зрения. Другие точки зрения могут быть отражены в других

моделях.

Точка зрения должна выбираться тщательно, исходя из поставленной цели. В

примере с цехом только начальник цеха знает все взаимосвязи между различными

задачами персонала, поэтому модель должна разрабатываться только с позиции

начальника цеха.

Очень важно придерживаться единственной точки зрения в процессе моделирования.

Это подобно четкому выбору цели избавит от необходимости уделять внимание

несущественным деталям и от постоянного перестраи вания модели.

Может быть полезным построить модель той же системы с другой точкой зрения

для более полного описания функций системы.

Границы модели

Одно из основных свойств модели функций – возможность выяснить границы как

всей системы, так и функций отдельных ее компонент. Несмотря на то, что допускается

возможность небольшого изменения границ в течение моделирования, они должны быть

определены вначале, чтобы управлять процессом моделирования. Как и в случае с целью

моделирования, без определенных границ системы трудно понять, когда модель

завершена, поскольку в этом случае границы системы будут расти одновременно с

моделью.

Границы имеют два аспекта: полнота и глубина. Полнота определяет объем

информации, предоставляемый диаграммой (горизонтальный уровень). Глубина

определяет степень декомпозиции функций (вертикальный уровень).

Чтобы правильно определить границы, много внимания уделяется разработке

контекстной диаграммы. Часто перед проектированием контекстной диаграммы создают

сразу диаграмму первого уровня декомпозиции (следующий уровень за контекстом). Это

позволяет определиться с контекстом модели, заглянув внутрь системы, рассмотрев ее

основные функции, описав их входы и выходы. Контекстная диаграмма задает границы

модели, информация, содержащаяся в ней очень важна и критична. Изменения

контекстной диаграммы приводят к необходимости каскадного внесения исправлений во

все диаграммы модели.

Когда определены границы модели, становится понятным, какую информацию

включать в модель, а какую нет.

Наименование функции системы

В соответствии с предлагаемой последовательностью работы над моделью, первым

делом определяется цель, затем точка зрения и, наконец, границы модели. После чего

начинается работа над контекстной диаграммой, содержащей единственный блок,

17

представляющий функцию системы. Описание этой основной функции и определяет

границы модели.

Определение Входа, Управления, Выхода и Механизма функции

Чтобы изобразить стрелки на IDEF0-диаграмме, рекомендуется начинать с выхода

функции, затем определить входные данные, после чего – механизм и управление.

Определить выходы функции легче всего, поскольку каждая функция в системе

существует для достижения какого-либо конкретного результата. Если определить

результат работы функции затруднительно, то это может быть знаком того, что

существует возможность улучшить бизнес- процесс.

Определение Выходов

Важно отметить следующее: модель должна описывать функционирование системы в

любых ситуациях. Это означает, что если какая-то ситуация возможна в условиях данного

бизнес-процесса, она должна быть описана в модели. Многие начинающие разработчики

моделей забывают учитывать неблагоприятные результаты работы функции. Например,

функция "Изготовить деталь", конечно, имеет выход – деталь. Однако нельзя забывать,

что возможны и бракованные детали, которые нужно обозначать отдельным выходом.

Выходы, соответствующие неудачному выполнению функции, используются обычно в

обратных связях. Важно отобразить все возможные ситуации, а потом предоставить

право экспертам решать, какая информация должна остаться в модели, а какая нет.

Определение Входов

Входы трансформируются или используются функцией для производства выхода. В

производственных процессах чтобы понять, что является входом, достаточно определить

какие материалы используются для изготовления "выхода". Однако, в информационной

индустрии исходные данные используются функциями, но зачастую не изменяются и

не модифицируются. В этом случае исходные данные нельзя делать входом: они

отображаются с помощью стрелок управления.

Часто существует соблазн называть входные и выходные данные одинаково. Обычно

это означает, что либо функция не имеет большого значения в описываемом бизнес-

процессе, либо выход назван неправильно. Разрешить эту проблему можно

использованием квалифицирующих и поясняющих слов в названиях входов и выходов,

чтобы названия отображали преобразование объекта за счет выполнения функции.

Например, вход назван "исходные данные о клиенте", а выход "подтвержденные данные

о клиенте". В этом случае и входом и выходом функции являются данные о клиенте, но

слова "исходные" и "подтвержденные" поясняют выполняемое преобразование данных.

Определение Механизма

Под механизмом понимаются люди, машины, механизмы, компьютеры,

приспособления и т.д. являющиеся материальными ресурсами для выполнения функции.

Определение Управления

Последним определяется управление, которое регулирует процесс выполнения

функции. Управление обычно представляется в виде правил, норм, законов, процедур,

стандартов. Все функции (блоки) в IDEF0 должны иметь хотя бы один вход управления.

В случаях неопределенности, к какому типу отнести данные (вход или управление) –

рекомендуется по умолчанию присваивать им статус управления. Управление – это особая

форма входных данных, которая не модифицируется и не трансформируется в процессе и в

результате выполнения функции.

18

Оценка степени готовности контекстной диаграммы

Когда контекстная диаграмма построена, нужно задать следующие вопросы:

– Охватывает ли контекстная диаграмма все моделируемые бизнес-функции?

– Согласуется ли она с целью, точкой зрения и границами модели?

– Одобряется ли контекстная диаграмма всеми участниками проекта по разработке

модели?

– Согласуется ли количество стрелок каждого типа с уровнем детализации

информации? (Рекомендуется ограничивать количество стрелок каждого типа шестью.)

Нумерация функций и диаграмм

Все IDEF0-блоки имеют номера. Номер состоит из буквенной и цифровой части. В

качестве буквенной части обычно используется ‘A’ (Activity). Цифровая часть содержит

номер блока на диаграмме и номера всех роди- тельских блоков (диаграмм).

Блок на контекстной диаграмме имеет номер A0. Диаграмма декомпозиции блока

A0 содержит блоки A1, A2, A3, … Блок A1 декомпозируется в A11, A12, A13, …A11

– в A111, A112, A113, …

Взаимосвязь блока и диаграммы декомпозиции

Каждый IDEF0-блок в случае необходимости может быть декомпозирован –

детально описан IDEF0-диаграммой. При этом границы блока в точности соответствуют

границам диаграммы. Все стрелки, соединенные с блоком, появляются и на диаграмме

декомпозиции.. Для диаграммы декомпозиции эти стрелки становятся интерфейсными

и каждая из них получает свой ICOM-код, который состоит из буквы и цифры и

обозначает тип стрелки и ее порядковый номер среди стрелок этого типа на диаграмме.

Примеры номеров стрелок: I1, C1, O1, M1, I2, C2, M2.

Необходимо отметить, что декомпозируемый блок, несмотря на иерархическую

организацию модели, никак не управляет выполнением блоков, расположенных на

диаграмме декомпозиции. Диаграмма декомпозиции просто показывает, как работает

родительский блок.

Правила построения диаграмм

Правила построения диаграмм обеспечивают следующие возможности,

необходимые методологии системного анализа:

– Использование универсальной синтаксической единицы (IDEF0-

блока) позволяет обеспечить доступность изложения и необходимые выразительные

средства.

– Ограничение сложности диаграммы обеспечивается ограничением количества

блоков на ней. Рекомендуемое число блоков от 3 до 6.

– Взаимное положение блоков на диаграмме позволяет подчеркнуть важность одних

функций по отношению к другим. Это свойство называется доминированием блоков.

Блок, расположенный в левом верхнем углу диаграммы, является наиболее

доминантным, в правом нижнем – наименее. Более доминантный блок накладывает

ограничения на выполнение менее доминантных за счет того, что результат его

деятельности (выход) может быть одним из входов (вход, управление, механизм) для

менее доминантного блока. Этим можно подчеркнуть как последовательность

выполнения функций во времени (менее доминантная выполняется после более

доминантной, т.к. только в этом случае для нее сформирована вся входная

информация), так и подчеркнуть зависимость одного процесса от другого.

– При разработке диаграммы обязательно учитываются и корректируются параметры

декомпозируемого блока. Это позволяет более четко изложить задачи и функции блока в

диаграмме верхнего уровня. В то же время достигается полное соответствие интерфейсов

блока и диаграммы декомпозиции.

19

– Все функции на диаграмме должны иметь приблизительно одинаковый уровень

сложности, чтобы она давала цельную картину, дающую представление о

декомпозируемом блоке.

Стратегии декомпозиции

Качество разработанной модели зависит от подхода, принятого аналитиком, для

декомпозиции функций системы. Ниже приведены наиболее часто используемые

стратегии. Для каждой системы в зависимости от цели модели и точки зрения

необходимо выбирать наиболее подходящую стратегию, либо комбинировать их.

1. Функциональная декомпозиция заставляет обдумывать, что делает система

независимо от того, как она работает. Декомпозируются функции системы независимо от

того, где и как они выполняются. Это самый предпочтительный вариант работы SADT-

аналитика. Поэтому самой важной на диаграмме являет- ся связь блоков по управлению

(взаимодействие функций системы).

2. Декомпозиция в соответствии с функциями, которые выполняют элементы

системы. Так можно представить работу коллектива, цеха и т.д. Позволяет собрать

информацию о системе, чтобы потом перейти к более обоснованной декомпозиции.

Рекомендуется применять при описании документооборота по системе P3: People, Paper,

Procedures.

3. Декомпозиция на уже известные стабильные подсистемы.

4. Декомпозиция, основанная на отслеживании жизненного цикла системы по

переработке (продвижению) объекта, представляющая собой этапы превращения

(модификации) исходного продукта (например, заготовки) в результат.

5. Если ничто другое не подходит, то необходимо простое описание физического

процесса, происходящего в системе (подход не системный). Полезна для описания уже

существующих систем для последующего более глубокого описания. При таком подходе

плохо прослеживаются взаимосвязи и контур управления. При всех своих недостатках

этот подход можно использовать как первый шаг к созданию более представительной

модели.

Алгоритм анализа системы

Сбор информации о системе. Выбор цели и точки зрения

Это основополагающие параметры модели. Цель выбирается на основе списка

вопросов, на которые модель должна ответить. Точка зрения представляет позицию, с

которой описывается система.

Создание диаграммы A-0 и диаграммы декомпозиции A0

1. Составление списка данных. Это список объектов, имеющих значение на данном

уровне декомпозиции. Функциональная декомпозиция более эффективна, если

начинается с составления списка данных.

2. Составление списка функций. Это список функций, которые оперируют с

данными из предыдущего списка. Несколько функций могут иметь одни и те же данные,

в то же время одна функция может использовать несколько различных типов данных.

3. Построение диаграммы:

– расположить блоки на странице (с учетом доминирования),

– нарисовать основные дуги, представляющие ограничения,

– нарисовать внешние интерфейсные дуги,

– нарисовать все оставшиеся дуги.

Создание диаграммы A-0

Обобщение диаграммы A0 приводит к получению верхней диаграммы модели A-0.

Эта операция очень важна, так как позволяет проверить адекватно ли название модели

тому, что делает система, убедиться в полноте внешних интерфейсов системы (дуг),

выполнить окончательное утверждение цели и точки зрения модели. Создание

20

диаграммы A-0 заключается в изображении блока A0 и записи цели и точки зрения под

этим блоком.

Дальнейшая декомпозиция (декомпозиция ограниченных объектов)

Диаграмма первого уровня декомпозиции A0, а также все последующие диаграммы

декомпозиции, предоставляют интерфейсные ограничения (контекст) для дочерних

диаграмм. Кроме того, модель уже обладает целью и точкой зрения. Это делает

процесс дальнейшего проектирования более формализованным и требуемая степень

детализации достигается выполнением следующего рекурсивного процесса:

1. Выбор блока диаграммы. Декомпозицию рекомендуется начинать с самого

содержательного блока с точки зрения доминирования, функциональной сложности и

влияния на декомпозицию других блоков этой диаграммы. Лучшим для начала

декомпозиции не обязательно будет самый сложный для понимания блок.

2. Рассмотрение объекта, определенного этим блоком.

3. Создание новой диаграммы (по алгоритму, подобному построению диаграммы

A0).

4. Выявление недостатков новой диаграммы.

5. Создание альтернативных декомпозиций.

6. Корректировка новой диаграммы.

7. Корректировка всех связанных с ней диаграмм.

Когда останавливать декомпозицию

Цель моделирования содержит список вопросов, на которые должна отвечать модель.

Когда мы можем по диаграммам, составляющим модель, найти ответы на эти вопросы,

цель моделирования считается достигнутой и работу по созданию модели можно

прекращать.

Если же цель моделирования еще не достигнута, то необходимо выполнять

декомпозицию тех функций, понимание работы которых даст ответы на необходимые

вопросы. При этом необходимо строго соблюдать границы модели, заложенные в

контекстной диаграмме, и диаграммы декомпозиции первого уровня A0. При

необходимости описание функций нижнего уровня можно проводить с использованием

других методологий: IDEF3 или DFD, предназначенных для детального описания

процессов.

Рекомендации по рисованию диаграмм

В реальных диаграммах к каждой работе может подходить и от каждой может

отходить около десятка стрелок. Если диаграмма содержит 6-8 работ, то она может

содержать 30-40 стрелок, причем они могут сливаться, разветвляться и пересекаться.

Такие диаграммы могут стать очень плохо читаемыми.

В IDEF0 существуют соглашения по рисованию диаграмм, которые призваны

облегчить чтение и экспертизу модели.

■ Прямоугольники работ должны располагаться по диагонали с левого верхнего в

правый нижний угол (порядок доминирования). В дальнейшем можно добавить новые

работы или изменить расположение существующих, но нарушать диагональное

расположение работ по возможности не следует. Порядок доминирования подчеркивает

взаимосвязь работ, позволяет минимизировать изгибы и пересечения стрелок.

■ Следует максимально увеличивать расстояние между входящими или выходящими

стрелками на одной грани работы.

■ Следует максимально увеличить расстояние между работами, поворотами и

пересечениями стрелок.

■ Если две стрелки проходят параллельно (начинаются из одной и той же грани

одной работы и заканчиваются на одной и той же грани другой работы), то по

21

возможности следует их объединить и назвать единым термином.

■ Обратные связи по входу рисуются "нижней" петлей, обратная связь по

управлению - "верхней" (см. рис. 14,15)

■ Циклические обратные связи следует рисовать только в случае крайней

необходимости, когда подчеркивают значение повторно используемого объекта. Принято

изображать такие связи на диаграмме декомпозиции. Если необходимо изобразить такую

связь, следует сначала создать обычную связь по входу, затем разветвить стрелку,

направить новую ветвь обратно ко входу работы-источника и, наконец, удалить старую

ветвь стрелки выхода.

Рис.14 Пример обратной циклической связи

■ Следует минимизировать число пересечений, петель и поворотов стрелок. Это

ручная и, в случае насыщенных диаграмм, творческая работа (рис. 15).

Рис.15. Минимизация пересечений и поворотов стрелок

■ Если нужно изобразить связь по входу, необходимо избегать "нависания" работ

друг над другом.

Рис. 16. отказ от "нависания" стрелок

Задание к КП N1

Создать общую модель бизнес-процессов строительной фирмы во временных рамках

«как есть». Модель должна содержать описание цели моделирования, точки зрения на

процессы, общую характеристику, источники получения информации.

На уровне IDEFO модель будет содержать работы «Заключение договоров с

заказчиками», «Строительно-монтажные работы», «Сдача объекта в эксплуатацию».

Декомпозировать работу «Строительно-монтажные работы» на составляющие:

«Подготовка территории», «Подземная часть», «Надземная часть», «Ведение инженерных

коммуникаций», «Пусконаладочные работы». Самостоятельно связать работы всех

уровней стрелками типа INPUT, OUTPUT, CONTROL и MECHANISM.

Построить на основе полученной модели древовидную диаграмму узлов.

22

Компьютерный практикум N2. «Построение модели бизнес-процесса в нотации

IDEF3 в среде пакета BP-WIN 4.1»

Цель работы. Получить навыки формирования и анализа моделей логики

взаимодействия бизнес-процессов предприятия с использованием международных

стандартов технологии SADT.


2 часа


Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и

хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс

документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных

потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming - методологией

моделирования, использующая графическое описание информационных потоков,

взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся

частью этих процессов. Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании

бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их

помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например

последовательность обработки заказа события, которые необходимо обработать за

конечное время. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть

использован для документирования каждой функции.

IDEF3 - это метод, имеющий основной целью дать возможность аналитикам

описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а

также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Техника описания набора данных IDEF3 является частью структурного анализа. В

отличие от некоторых методик описаний процессов IDEF3 не ограничивает аналитика

чрезмерно жесткими рамками синтаксиса, что может привести к созданию неполных или

противоречивых моделей.

IDEF3 может быть также использован как метод создания процессов. IDEF3

дополняет IDEF0 и содержит все необходимое для построения моделей, которые в

дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Каждая работа в IDEF3 описывает какой-либо сценарий бизнес-процесса и может

являться составляющей другой работы. Поскольку сценарий описывает цель и рамки

модели, важно, чтобы работы именовались отглагольным существительным,

обозначающим процесс действия, или фразой, содержащей такое существительное.

Точка зрения на модель должна быть задокументирована. Обычно это точка зрения

человека, ответственного за работу в целом. Также необходимо задокументировать цель

модели - те вопросы, на которые призвана ответить модель.

Диаграммы. Диаграмма является основной единицей описания в IDEF3. Важно

правильно построить диаграммы, поскольку они предназначены для чтения другими

людьми (а не только автором).

Единицы работы - Unit of Work (UOW). UOW, также называемые работами (activity),

являются центральными компонентами модели. В IDEF3 работы изображаются

прямоугольниками с прямыми углами и имеют имя, выраженное отглагольным

существительным, обозначающим процесс действия, одиночным или в составе фразы, и

номер (идентификатор); другое имя существительное в составе той же фразы обычно

отображает основной выход (результат) работы (например, "Изготовление изделия").

Часто имя существительное в имени работы меняется в процессе моделирования,

поскольку модель может уточняться и редактироваться. Идентификатор работы

присваивается создании и не меняется никогда. Даже если работа будет удалена, ее

идентификатор не будет вновь использоваться для других работ. Обычно номер работы

состоит из номера родительской работы и порядкового номера на текущей диаграмме.

23

Работа в IDEF3 требует более подробного описания, чем работа в IDEF0 Каждая UOW

должна иметь ассоциированный документ, который включает текстовое описание

компонентов работы: объектов (Objects) и фактов (Facts), связанных с работой,

ограничений (Constraints), накладываемых на работу, и дополнительное описание работы

(Description).

Таблица 1. Пример текстового описания компонентов UOW

Тun Использование

NAME Подготовка компонентов ____________________

"Definition Подготавливаются все компоненты компьютера согласно

_______ спецификации заказа _______________________

"Objects Компоненты: винчестеры, корпуса, материнские платы,

видиокарты, звуковые карты, дисководы CD-ROM

и флоппи, модемы, программное обеспечение

"Constrains Установка модема требует установки дополнительного

____________ пограммного обеспечения ___________________

Связи. Связи показывают взаимоотношения работ. Все связи в IDEF3

однонаправленны и могут быть направлены куда угодно, но обычно диаграммы IDEF3

стараются построить так, чтобы связи были направлены слева направо. В IDEF3

различают три типа стрелок, изображающих связи.

Старшая (Precedence) стрелка - сплошная линия, связывающая единицы работ

(UOW). Рисуется слева направо или сверху вниз. Показывает, что работа-источник

должна закончиться прежде, чем работа-цель начнется.

Стрелка отношения (Relational Link) - пунктирная линия, использующаяся для

изображения связей между единицами работ (UOW), а также между единицами работ и

объектами ссылок.

Потоки объектов (Object Flow) - стрелка с двумя наконечниками, применяется для

описания того факта, что объект используется в двух или более единицах работы,

например когда объект порождается в одной работе и используется в другой.

Старшая связь и поток объектов. Старшая связь показывает, что работа-источник

заканчивается ранее, чем начинается работа-цель. Часто результатом работы-источника

становится объект, необходимый для запуска работы-цели. В этом случае стрелку,

обозначающую объект, изображают с двойным наконечником. Имя стрелки должно ясно

идентифицировать отображаемый объект. Поток объектов имеет ту же семантику, что и

старшая стрелка.

Отношение показывает, что стрелка является альтернативой старшей стрелке или

потоку объектов в смысле задания последовательности выполнения работ - работа-

источник не обязательно должна закончиться прежде, чем работа-цель начнется. Более

того, работа-цель может закончиться прежде, чем закончится работа-источник.

Перекрестки (Junction). Окончание одной работы может служить сигналом к началу

нескольких работ, или же одна работа для своего запуска может ожидать окончания

нескольких работ. Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия

стрелок при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые

могут или должны завершены перед началом следующей работы. Различают перекрестки

слияния (Fan-in Junction) и разветвления (Fan-out Junction) стрелок. Перекресток не может

использоваться одновременно для слияния и для «ветвления. Смысл каждого типа

приведен на рис. 17.

24

Рис. 17. Типы перекрестков

Все перекрестки на диаграмме нумеруются, каждый номер должен иметь префикс J. В

отличие от IDEF0 и DFD в IDEF3 стрелки могут сливаться и разветвляться только через

перекрестки. Рис. 18-22 иллюстрируют смысл перекрестков каждого типа.

Рис. 18. Перекрестки для слияния и разветвления типа синхронного "И". Здесь после

завершения работы 1 одновременно запускаются работы 2 и 4. Для запуска работы 5 требуется

одновременное завершение работ 3 и 4

25

Рис. 19. Перекрестки для слияния и разветвления типа асинхронного "И". Здесь после

завершения работы 1 запускаются работы 2 и 4 (не обязательно одновременно). Для запуска

работы 5 требуется завершение работ 3 и 4 (не обязательно одновременное)

Рис. 20. Перекрестки для слияния и разветвления типа асинхронного "ИЛИ". Здесь после

завершения работы 1 запускается либо работа 2, либо работа 3, либо работа 4, либо их сочетание

(не обязательно одновременно). Для запуска работы 5 требуется завершение любой из работ 2, 3 и

4 или их сочетания (не обязательно одновременное)

Рис. 21. Перекрестки для слияния и разветвления типа синхронного "ИЛИ". Здесь после

завершения работы 1 запускается либо работа 2, либо работа 3, либо работа 4, либо их сочетание.

Если запускается более одной работы, требуется их одновременный запуск. Для запуска работы 5

требуется завершение любой из работ 2, 3 и 4 или их сочетания. Если завершается более чем одна

работа, требуется их одновременное завершение

26

Рис. 22. Перекрестки для слияния и разветвления типа исключающего "ИЛИ". Здесь после

завершения работы 1 запускается только одна работа - либо работа 3, либо работа 4. Для запуска

работы 5 требуется завершение только одной из работ, 3 или 4

Правила создания перекрестков. На одной диаграмме IDEF3 может быть создано

несколько перекрестков различных типов. Определенные сочетания перекрестков для

слияния и для разветвления могут приводить к логическим несоответствиям. Чтобы

избежать конфликтов необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждому перекрестку для слияния должен предшествовать перекресток для

разветвления.

2. Перекресток для слияния "И" не может следовать за перекрестком для

разветвления типа синхронного или асинхронного "ИЛИ" (рис. 23).

Действительно, после работы 1 может запускаться только одна работа -

2 или 3, а для запуска работы 4 требуется окончание обеих работ - 2 и 3.

Такой сценарий не может реализоваться.

Рис.23. Неверное размещение перекрестков. Перекресток для слияния "И" не может

следовать за перекрестком для разветвления "ИЛИ"

3. Перекресток для слияния "И" не может следовать за перекрестком для

разветвления типа исключающего "ИЛИ" (рис. 24).

Рис. 24. Неверное размещение перекрестков. Перекресток для слияния "И" не может

следовать за перекрестком для разветвления типа исключающего "ИЛИ"

4. Перекресток для слияния типа исключающего "ИЛИ" не может следовать за

перекрестком для разветвления типа "И" (рис. 25). Здесь после завершения работы 1

27

запускаются обе работы - 2 и 3, а для запуска работы 4 требуется, чтобы завершилась

одна и только одна работа - или 2, или 3.

Рис. 25. Неверное размещение перекрестков. Перекресток для слияния типа исключающего

"ИЛИ" не может следовать за перекрестком для разветвления типа "И"

4. Перекресток, имеющий одну стрелку на одной стороне, должен иметь более одной

стрелки на другой.

Объект ссылки. Объект ссылки в IDEF3 выражает некую идею, концепцию или

данные, которые нельзя связать со стрелкой, перекрестком или работой (рис. 26). Объект

ссылки изображается в виде прямоугольника, похожего на прямоугольник работы. Имя

объекта ссылки задается в диалоге Referent Properties (пункт контекстного меню Name), в

качестве имени можно использовать имя какой-либо стрелки с других диаграмм или имя

сущности из модели данных. Объекты ссылки должны быть связаны с единицами работ

или перекрестками пунктирными линиями. Официальная спецификация IDEF3 различает

три стиля объектов ссылок - безусловные (unconditional), синхронные (synchronous) и

асинхронные (asynchronous).

Рис. 26. Объект ссылки

При внесении объектов ссылок помимо имени следует указывать л объекта ссылки.

Типы объектов ссылок приведены в табл. 2. Таблица2. Типы объектов ссылок

28

Декомпозиция работ. В IDEF3 декомпозиция используется для детализации работ.

Методология IDEF3 позволяет декомпозировать работу многократно, т. е. работа может

иметь множество дочерних работ. Это позволяет в одной модели описать альтернативные

потоки. Декомпозиция может быть сценарием или описанием. Описание включает все

возможные пути развития процесса. Сценарий является частным случаем описания и

иллюстрирует только один путь реализации процесса. По умолчанию при декомпозиции

на диаграмму IDEF3 создается описание.

При создании сценария или описания необходимо придерживаться дополнительных

ограничений - в сценарии или декомпозиции может существовать только одна точка

входа. За точкой входа следует работа или перекресток. Для декомпозиции может

существовать только одна точка выхода. Сценарий, который не является декомпозицией,

может иметь несколько точек выхода.

Рассмотрим процесс декомпозиции диаграмм IDEF3, включающий взаимодействие

автора (аналитика) и одного или нескольких экспертов предметной области.

Описание сценария, области и точки зрения. Перед проведением сеанса экспертизы у

экспертов предметной области должны быть задокументированы сценарии и рамки

модели для того, чтобы эксперт мог понять цели декомпозиции. Кроме того, если точка

зрения моделирования отличается от точки зрения эксперта, она должна быть особенно

тщательно задокументирована.

Возможно, что эксперт самостоятельно не сможет передать необходимую

информацию. В этом случае аналитик должен приготовить список вопросов для

проведения интервью.

Определение работ и объектов. Обычно эксперт предметной области передает

аналитику текстовое описание сценария. В дополнение к этому может существовать

документация, описывающая интересующие процессы. Из всей этой информации

аналитик должен составить список кандидатов на работы (отглагольные

существительные, обозначающие процесс, одиночные или в составе фразы) и кандидатов

на объекты (существительные, обозначающие результат выполнения работы), которые

необходимы для перечисленных в списке работ.

В некоторых случаях целесообразно создать графическую модель для представления

ее эксперту предметной области. Графическая модель может быть также создана после

сеанса сбора информации для того, чтобы детали форматирования диаграммы не

смущали участников.

29

Поскольку разные фрагменты модели IDEF3 могут быть созданы разными группами

аналитиков в разное время, IDEF3 поддерживает простую схему нумерации работ в

рамках всей модели. Разные аналитики оперируют разными диапазонами номеров,

работая при этом независимо. Пример выделения диапазона приведен в табл. 3.

Таблица 3. Диапазоны номеров работ

Последовательность и согласование. Если диаграмма создается после проведения

интервью, аналитик должен принять некоторые решения, относящиеся к иерархии

диаграмм, например сколько деталей включать в одну диаграмму. Если

последовательность и согласование диаграмм неочевидны, может быть проведена еще

одна экспертиза для детализации и уточнения информации. Важно различать

подразумевающее согласование (согласование, которое подразумевается в отсутствие

связей) и ясное согласование (согласование, ясно изложенное в мнении эксперта).

Работы, перекрестки и документирование объектов. IDEF3 позволяет внести

информацию в модель различными способами. Например, логика взаимодействия может

быть отображена графически в виде комбинации перекрестков. Та же информация может

быть отображена в виде объекта ссылки типа ELAB (Elaboration). Это позволяет

аналитику вносить информацию в удобном в данный момент времени виде. Важно

учитывать, что модели могут быть реорганизованы, например для их представления в

более презентабельном виде. Выбор формата для презентации часто имеет важное

значение для организации модели, поскольку комбинация перекрестков занимает

значительное место на диаграмме и использование иерархии перекрестков затрудняет

расположение работ на диаграмме.


Декомпозировать работу «Ведение инженерных коммуникаций» (из модели бизнес-

процессов, построенной в нотации IDEF0 в компьютерном практикуме N1), в модель

IDEF3. В модель будут входить работы: «Подготовка Ж/Б конструкций под ведение

сетей», «Монтаж сетей водоснабжения и водоотведения», «Монтаж сетей газоснабжения»,

«Монтаж сетей отопления», «Монтаж вентиляционных сетей», «Монтаж силовых

установок», «Монтаж слаботочных сетей». Использовать в модели логические

перекрестки («И» - «ИЛИ» и др.), а также объекты ссылки «Трубы водоснабжения»,

«Трубы отопления» и «Вентиляционные камеры». Самостоятельно добавить в модель

стрелки связи.

Компьютерный практикум N3. «Построение модели бизнес-процесса в нотации DFD

(диаграммы потоков данных - Data Flow Diagramming)»

Цель работы. Получить навыки формирования и анализа документооборота и

обработки информации, поддерживающих бизнес-процессы предприятия с

использованием международных стандартов технологии SADT.


2 часа


Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для

описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD

представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Их можно

30

использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения

текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации.

DFD описывает:

функции обработки информации (работы);

документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы, которые

участвуют в обработке информации;

внешние ссылки (external references), которые обеспечивают интерфейс с внешними

объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи,

стрелки DFD показывают, как объекты (включая данные) двигаются от одной работы к

другой. Это представление потоков совместно с хранилищами данных и внешними

сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы

- движение объектов (data flow), хранение объектов (data stores), поставка и

распространение объектов (external entities) (рис. 27).

Рис.27. Пример диаграммы DFD

В отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы, DFD

рассматривает систему как совокупность предметов. Контекстная диаграмма часто

включает работы и внешние ссылки. Работы обычно именуются по названию системы,

например "Система обработки информации". Включение внешних ссылок в контекстную

диаграмму не отменяет требования методологии четко определить цель, область и единую

точку зрения на моделируемую систему.

Работы. В DFD работы представляют собой функции системы, преобразующие

входы в выходы. Хотя работы изображаются прямоугольниками со скругленными углами,

смысл их совпадает со смыслом работ IDEF0 и IDEF3. Так же как работы IDEF3, они

имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0.

Внешние сущности. Внешние сущности изображают входы в систему и/или выходы

из системы. Внешние сущности изображаются в виде прямоугольника с тенью и обычно

располагаются по краям диаграммы. Одна внешняя сущность может быть использована

многократно на одной или нескольких диаграммах. Обычно такой прием используют,

чтобы не рисовать слишком длинных и запутанных стрелок.

31

Стрелки (Потоки данных). Стрелки описывают движение объектов из одной части

системы в другую. Поскольку в DFD каждая сторона работы имеет четкого назначения,

как в IDEF0, стрелки могут подходить выходить из любой грани прямоугольника

работы. В DFD также применяются двунаправленные стрелки для описания

диалогов типа "команда-ответ" между работами, между работой и внешней сущностью

и между внешними сущностями (рис. 28).

Рис. 28. Внешняя сущность

Хранилище данных. В отличие от стрелок, описывающих объекты в движении,

хранилища данных изображают объекты в покое (рис. 29).

Рис. 29. Хранилище данных

В материальных системах хранилища данных изображаются там, где объекты

ожидают обработки, например в очереди. В системах обработки информации хранилища

данных являются механизмом, который позволяет сохранить данные для последующих

процессов.

Слияние и разветвление стрелок. В DFD стрелки могут сливаться и разветвляться, что

позволяет описать декомпозицию стрелок. Каждый новый сегмент сливающейся или

разветвляющейся стрелки может иметь собственное имя.

Построение диаграмм DFD. Диаграммы DFD могут быть построены с

использованием традиционного структурного анализа, подобно тому как строятся

диаграммы IDEF0. Сначала строится физическая модель, отображающая текущее

состояние дел. Затем эта модель преобразуется в логическую модель, которая отображает

требования к существующей системе. После этого строится модель, отображающая

требования к будущей системе. И, наконец, строится физическая модель, на основе

которой должна быть построена новая система.

Альтернативным подходом является подход, популярный при создании

программного обеспечения, называемый событийным разделением (event Partitioning), в

котором различные диаграммы DFD выстраивают модель системы. Во-первых,

логическая модель строится как совокупность работ и документирования того, что они

(эти работы) должны делать.

Затем модель окружения (environment model) описывает систему как объект,

взаимодействующий с событиями из внешних сущностей. Модель окружения обычно

содержит описание цели системы, одну контекстную диаграмму и список событий.

Контекстная диаграмма содержит один прямоугольник работы, изображающий систему в

целом, и внешние сущности, с которыми система взаимодействует.

Наконец, модель поведения (behavior model) показывает, как система обрабатывает

события. Эта модель состоит из одной диаграммы, в которой каждый прямоугольник

изображает каждое событие из модели окружения. Хранилища могут быть добавлены для

моделирования данных, которые необходимо запоминать между событиями. Потоки

добавляются для связи с другими элементами, и диаграмма проверяется с точки зрения

соответствия модели окружения.

Полученные диаграммы могут быть преобразованы с целью более наглядного

представления системы, в частности работы на диаграммах могут быть декомпозированы.

32

Нумерация объектов. В DFD номер каждой работы может включать префикс, номер

родительской работы (А) и номер объекта. Номер объекта - это уникальный номер работы

на диаграмме. Например, работа может иметь номер А. 12.4. Уникальный номер имеют

хранилища данных и внешние сущности независимо от их расположения на диаграмме.

Каждое хранилище данных имеет префикс D и уникальный номер, например D5. Каждая

внешняя сущность имеет префикс Е и уникальный номер, например Е5.


Декомпозировать работу «Заключение договоров с заказчиками» (из модели бизнес-

процессов, построенной в нотации IDEF0 в компьютерном практикуме N1), в модель

DFD. В модель будут входить работы «Поиск заказчика», «Участие в тендере»,

«Заключение договора». Будут использоваться внешние ссылки «Тендерная

документация» и «Договор подряда», а также хранилища данных «Список заказчиков»,

«База подрядных организаций», «Ценники отдельных видов работ». Стрелки связи

добавить самостоятельно.

Компьютерный практикум N4. «Стоймостной (ABC) анализ и категории

пользователя»

Цель работы

Изучить количественный и качественный анализ построенной модели бизнес-

процесссов с помощью инструментов стоймостного анализа и категорий пользователя.


2 часа


Проведение стоймостного анализа

Как было указано ранее, обычно сначала строится функциональная модель

существующей организации работы - AS-IS (Как есть). После построения модели AS-IS

проводится анализ бизнес-процессов, потоки данных и объектов перенаправляются и

улучшаются, в результате строится модель ТО-ВЕ. Как правило, строится несколько

моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Проблема

состоит в том, что таких критериев много и непросто определить важнейший. Для того

чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективности бизнес-

процессов, необходима система метрики, т. е. качество следует оценивать количественно.

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели - стоимостный

анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые

пользователем (User Defined Properties, UDP). ABC является широко распространенной

методикой, используемой международными корпорациями и государственными

организациями (в том числе Департаментом обороны США) для идентификации

истинных движителей затрат в организации.

Стоимостный анализ представляет собой соглашение об учете, используемое для

сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса.

Стоимостный анализ основан на модели работ, потому что количественная оценка

невозможна без детального понимания функциональности предприятия. Обычно ABC

применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор

нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-

engineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как

определение действительной стоимости производства продукта, определение

действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят

больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение

менеджеров финансовой мерой предлагаемых изменений, и др.

ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последовательная

(следует синтаксическим правилам IDEF0), корректная (отражает бизнес), полная

33

(охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без

изменений), другими словами, создание модели работы закончено.

ABC включает следующие основные понятия:

объект затрат - причина, по которой работа выполняется, обычно, основной выход

работы, стоимость работ есть суммарная стоимость объектов затрат ("Готовое изделие",

рис. 30).

Рис. 30. Иллюстрация терминов ABC

движитель затрат - характеристики входов и управлений работы ("Сырье", "Чертеж",

рис. 30), которые влияют на то, как выполняется и как долго длится работа;

центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

При проведении стоимостного анализа в BPwin сначала задаются единицы измерения

времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties

(меню Edit/Model Properties), вкладка ABC Units (рис. 31).

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например, рубль), ее можно

добавить. Символ валюты по умолчанию берется из настроек Windows. Диапазон

измерения времени в списке Unit of measurment достаточен для большинства случаев - от

секунд до лет.

Рис. 31. Настройка единиц измерения валюты и времени

34

Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат

необходимо вызвать диалог Cost Center Dictionary (меню Dictionary /Cost Center (рис. 32).

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition. Список

центров затрат упорядочен. Порядок в списке можно менять при помощи стрелок,

расположенных справа от списка. Задание определенной последовательности центров

затрат в списке, во-первых, облегчает последующую работу при присвоении стоимости

работам, а во-вторых, имеет значение при использовании единых стандартных отчетов в

разных моделях. Хотя BPwin сохраняет информацию о стандартном отчете в файле

BPWINRPT.INI, информация о центрах затрат и UDP сохраняется в виде указателей, т. е.

хранятся не названия центров затрат, а их номера. Поэтому, если нужно использовать

один и тот же стандартный отчет в разных моделях, списки центров затрат должны быть в

них одинаковы.

Рис. 32. Диалог Cost Center Dictionary

Для задания стоимости работы (для каждой работы на диаграмме декомпозиции)

следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и на всплывающем меню выбрать

Costs (рис. 33). Во вкладке Costs диалога Activity Properties указывается частота

проведения данной работы в рамках общего процесса (окно Frequency) и

продолжительность (Duration). Затем следует выбрать в списке один из центров затрат и в

окне Cost задать его стоимость. Аналогично назначаются суммы по каждому центру

затрат, т. е. задается стоимость каждой работы по каждой статье расхода. Если в процессе

назначения стоимости возникает необходимость внесения дополнительных центров

затрат, диалог Cost Center Editor вызывается прямо из диалога Activity Cost

соответствующей кнопкой.

Рис. 33. Задание стоимости работ в диалоге Activity Cost

35

Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При

вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сна чала вычисляется

произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа

выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты

складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from

Decompositions, подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ

снизу вверх (рис. 34).

Рис. 34. Вычисление затрат родительской работы

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если работы

выполняются последовательно. Встроенные возможности BPwin позволяют

разрабатывать упрощенные модели стоимости, которые тем не менее оказываются

чрезвычайно полезными для предварительной оценки затрат. Если схема выполнения

более сложная (например, работы производятся альтернативно), можно отказаться от

подсчета и задать итоговые суммы для каждой работы вручную (Override

Decompositions). В этом случае результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции

будут игнорироваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, задан-

ная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от

выбранного режима, поэтому при выключении опции Override Decompositions расчет

снизу вверх производится обычным образом.

Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специальном отчете

BPwin - Activity Cost Report (меню Tools/Report/Activity Cost Report). Отчет позволяет

документировать имя, номер, определение и стоимость работ, как суммарную, так и

раздельно по центрам затрат (рис. 35).

Рис.35. Диалог настройки отчета по стоимости работ

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу

прямоугольника работы может показываться либо стоимость (по умолчанию), либо

продолжительность, либо частота проведения работы. Настройка отображения

осуществляется в диалоге Model Properties (меню Model/Model Properties), вкладка

Display, опции ABC Data и ABC Units.

36

ABC позволяет оценить стоимостные и временные характеристики системы.

Задание категорий пользователя (UDP)

Если стоимостных показателей недостаточно, имеется возможность внесения

собственных метрик - свойств, определенных пользователем (User Defined Properties,

UDP). UDP позволяют провести дополнительный анализ, хотя и без суммирующих

подсчетов.

Для описания UDP служит диалог UDP Dictionary (меню Dictionary /UDP) (рис. 36).

UDP можно поставить в соответствие одно или несколько ключевых слов. Ключевые

слова могут быть использованы для отбора UDP при печати отчетов или при присвоении

свойств работам и стрелкам. Ключевые слова должны быть описаны в словаре UDP

Keyword List (рис. 40). Для внесения нового ключевого слова следует в таблице

диалога UDP Keyword List задать значение ключевого слова.

Для создания нового свойства (UDP) следует в словаре UDP Dictionary перейти к

нижней строке списка и дважды щелкнуть по полю Name. В режиме редактирования

имени следует внести имя UDP. В поле UDP Type (рис. 36) описывается тип свойства.

Имеется возможность задания 18 различных типов UDP (некоторые из типов приведены в

табл. 4), в том числе управляющих команд и массивов.

Рис. 36. Диалог описания UDP

Для присвоения свойству ключевого слова следует перейти к полю Keyword и

выбрать из списка необходимые ключевые слова. Одному свойству может

соответствовать несколько разных ключевых слов, одно ключевое слово может

соответствовать разным свойствам.

Таблица 4. Типы UDP и их использование

38

Рис. 37. Диалог описания ключевых слов UDP

Рис. 38. Выбор типа UDP

Каждой работе можно поставить в соответствие набор UDP. Для этого следует

щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и выбрать пункт меню UDP. Во вкладке UDP

Values диалога Activity Properties можно задать значения UDP. Свойства типа List

отображаются списком выбора, который заполнен предварительно определенными

значениями. Свойства типа Command могут иметь в качестве значения командную строку,

которая выполняется при нажатии на соответствующую кнопку. Например, свойство

"Спецификации" категории "Дополнительная документация" может иметь значение

C:\MSOffice97\Office\WINWORD.EXE specl.doc.

Кнопка Filter служит для задания фильтра по ключевым словам UDP. По умолчанию в

Рис. 39. Задание значений UDP

списке показываются свойства всех категорий.

Кнопка Dictionary вызывает диалог User Defined Property Dictionary Соunt, который

позволяет создавать и редактировать как UDP, так ключевые слова UDP. В верхнем окне

39

диалога вносится имя UDP, в списке выбора Datatype описывается тип свойства. Для

внесения ключевого слова следует задать имя в окне New Keywords и щелкнуть по кнопке

Add Keywords. Для присвоения ключевого слова необходимо выбрать UDP из списка

User-Defined Properties, затем ключевое слово из списка Keywords и щелкнуть по кнопке

Update. Одно ключевое слово может объединять несколько свойств, в то же время одному

свойству может соответствовать несколько ключевых слов. Свойство типа List может

содержать массив предварительно определенных значений. Для определения области

значений UDP типа List следует задать значение свойства в окне New Member и щелкнуть

по кнопке Add Member. Значения из списка можно редактировать и удалять (кнопки

Update Member и Delete Member).

Рис. 40. Диалог User Defined Property Dictionary

Результат задания значений UDP можно проанализировать в отчете Diagram Object

Report (меню Tools/Report/Diagram Object Report, рис. 41).

40

Рис. 41. Диалог настройки отчета Diagram Object Report

В левом нижнем углу диалога настройки отчета показывается список UDP. С

помощью кнопки UDP Filters можно установить фильтр по ключевым словам.

Создание смешанной модели

В результате дополнения диаграмм IDEF0 диаграммами DFD и IDEF3 может быть

создана смешанная модель, которая наилучшим образом описывает все стороны

деятельности предприятия (рис. 42). Иерархию работ в смешанной модели можно увидеть

в окне Model Explorer. Работы в нотации IDEF0 изображаются зеленым цветом, IDEF3 -

желтым, DFD -синим.

Авторы нотаций IDEFO, IDEF3 и DFD не предполагали совместного использования

диаграмм различной нотации в одной модели, поэтому создание смешанной модели имеет

ряд особенностей. Во-первых, существуют определенные правила декомпозиции работы

одной нотации в диаграмму другой. Во-вторых, BPwin позволяет разместить объекты

одной нотации на диаграмме другой. Рассмотрим эти особенности.

41

Рис. 42. Представление смешанной модели в окне Model Explorer

BPwin допускает следующие переходы с одной нотации на другую:

■ IDEF0 -> DFD;

■ IDEF0 -> IDEF3;

■ DFD -> IDEF3.

Декомпозировать работу DFD на диаграмму IDEF0 нельзя, так же как

декомпозировать работу IDEF3 на диаграмму любой другой нотации.


К модели, созданной в КП1 – КП3 добавить категории пользователя UDP

«Приложения к договорам» (тип – Command List), «Расход электроэнергии» (тип – Real

Number), «Категории строительных рабочих» (тип – Text List-Multiple Selection). Значения

и ключевые слова ввести самостоятельно.

Провести стоимостной анализ по модели IDEFO. Центры затрат - «Стоимость

материальных ресурсов», «Зарплата рабочих», «Накладные расходы». Величину затрат

для отдельных работ по отдельным центрам ввести самостоятельно.

Компьютерный практикум N5. «Создание электронной картотеки и работа с ней

средствами MS Excel 2010»


Овладение специальными техническими умениями конструирования и использования

базы данных в электронных таблицах MS Excel 2010 на уровне их свободного

использования


2 часа.


Довольно часто возникает необходимость хранить и обрабатывать данные,

представленные в виде таблиц.

Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая

строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце,

называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов

хранящихся в таблице.

Т.о., можно сказать, что База данных (БД)- это совокупность различных записей,

обладающих определенными свойствами.

42

В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны имена полей.

Максимальный размер базы данных в MS Excel определяется возможностями версии

Excel (число строк и число столбцов в листе).

БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько

БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент

времени может быть только одна из них.

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в

настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах,

справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических

агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные

методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится

вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих

используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет

данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В данном практикуме рассматриваются основные возможности, предоставляемые

Excel, для работы с базами данных на примере списка "Сотрудники", который содержит

информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна

по следующим причинам:

она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя,

отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);

с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять

структуру кадров;

пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для

обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит

однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы

списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая

строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок

должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки

применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования,

присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров,

назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать

тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение

подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой

ввода.

Для этого надо:

1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.

2. На ленте Данные в группе Работа с данными выбрать команду Проверка данных.

3. На вкладке Параметры в области Условие проверки выбрать Тип данных: Любое

значение (используется для отмены проверки ввода), Целое число, Действительное,

Список, Дата, Время, Длина текста и Другой (формат, для которого можно задать

собственную формулу, например, "м" or "ж"). При выборе значения внизу окна

появляются дополнительные поля для ввода условий или ограничений – например,

минимального и максимального допустимого значения.

43

4. На вкладке Сообщение для ввода можно установить флажок Отображать

подсказку, если ячейка является текущей и ввести сообщение, чтобы оно появлялось на

экране при выделении ячеек.

5. На вкладке Сообщение об ошибке можно установить флажок Выводить сообщение

об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое появится при вводе в ячейку

недопустимого значения.

Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании

значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию

или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

1. Установить курсор в ячейку списка.

2. Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.

3. В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить

сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и

порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте

Данные в группе Структура, которая позволяет:

упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных

итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;

выводить итоговую сумму;

отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать

разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю,

которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги,

позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на

левом поле (рис. 43).

Рис. 43. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых

уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания\

развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить

команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

Автофильтр

Отфильтровать список - значит показать только те записи, которые удовлетворяют

заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе

Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой

возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать

отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи,

которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить

фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в

списке фильтра критерий Снять фильтр с….

44

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые

находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и

т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев

выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 44),

которые позволяют:

задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше

илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;

вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке

Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число

значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества

элементов;

определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии

Выше среднего, Ниже среднего;

самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 44. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не

равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается

с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для

сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать

подстановочные знаки (Таблица 5).

Таблица 5. Подстановочные знаки

Знак Значение

? один любой символ

* любое количество символов

~ используют, когда в тексте надо найти подстановочные знаки (символы «?», «*» или

«~»)

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет сформировать более сложные условия, в том числе

состоящие из более, чем двух условий.

Перед вызовом команды Расширенный фильтр, необходимо сформировать критерии.

Для удобства лучше формировать критерии на отдельном листе (можно дать ему имя,

например, Критерии) и давать критериям имена Кр1, Кр2 и т.д.

45

Основное правило: если критерии связаны между собой операцией И, то они должны

располагаться в одной строке, а если ИЛИ, то в разных.

После формирования критерия, вызывают расширенный фильтр: на ленте Данные в

группе Сортировка и фильтр команда Дополнительно.

Восстановить исходный список можно выбрав на ленте Данные в группе Сортировка

и фильтр команду Очистить.

Сводная таблица

Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel

используются так называемые сводные таблицы (СТ). Функции работы с СТ относятся к

одному из самых мощных инструментов Excel.

Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в

концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки

данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые

помещаются в таблицу автоматически.

Применять инструмент СТ рекомендуется для больших таблиц, где имеются

различные повторения значений в столбцах и (или) строках.

СТ являются “трехмерными”, т.к. к привычным атрибутам таблиц: строка и столбец,

добавляется атрибут - страница (на основе исходной таблицы с данными по 12 месяцам,

можно создать СТ, содержащую, например, 13 страниц; “открывая”, специальным

образом, любую из 12 страниц, можно просмотреть данные какого-то одного месяца, а на

13 странице - суммарные данные за все месяцы сразу).

Для построения и модификации СТ используется Мастер сводных таблиц,

вызываемый с помощью пункта меню Данные -Сводная таблица. Мастер предоставляет

ряд окон диалога, в которых пользователь, выбирая те или иные предложенные варианты,

шаг за шагом создает СТ. Построение СТ выполняется в четыре этапа (шага). Переход от

этапа к этапу выполняется кнопкой Шаг> в диалоговых окнах Мастера сводных таблиц.

На первом шаге предлагается выбрать источник данных для построения таблицы.

Создать СТ можно на основе данных, находящихся в одном из нижеследующих

источников.

а) В списке или базе данных какого-либо листа Microsoft Excel.

Под списком понимается таблица, имеющая заголовки столбцов только в одной

первой строке. Если список содержит общие и промежуточные итоги, их требуется

удалить, чтобы не включать в СТ.

б) Во внешнем источнике данных, которым может быть база данных, текстовый файл

или любой другой источник, кроме книги Microsoft Excel.

в) В нескольких диапазонах консолидации, т.е. в нескольких областях одного или

более листов Excel. При этом списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк

и столбцов.

г) В другой сводной таблице, которую можно использовать для создания на ее основе

новой СТ. Новая СТ будет связана с теми же исходными данными. При обновлении

данных СТ - источника, другая СТ также обновляется.

Перед каждым видом источника в диалоговом окне установлен переключатель.

Первоначально активизирован наиболее распространенный вариант использования

списков при построении СТ. Выбрать другой источник можно, сделав активным

соответствующий переключатель. В зависимости от вида источника изменяются

последующие этапы работы по созданию СТ.

На втором шаге в диалоговом окне указывается интервал клеток списка или базы

данных, которые должны быть сведены.

В общем случае полное имя интервала задается в виде:

[имя_ книги]имя_листа!интервал ;

Если СТ строится в той же книге, где находится исходная таблица, то имя книги

указывать не обязательно.

46

Для указания интервала из другой закрытой рабочей книги нажимается кнопка

ПРОЛИСТАТЬ, далее, в открывшемся диалоговом окне, выбирается диск, каталог и файл

закрытой книги, вводятся имя рабочего листа и интервал клеток.

На третьем шаге в макете таблицы в т.н. режиме создания создается структура СТ и

определяются ее функции. Макет представлен в центре окна и состоит из областей:

строка, столбец, страница и данные. Справа от макета отображаются все имена полей

(заголовки столбцов) в заданном интервале исходной таблицы.

Размещение полей в определенную область макета выполняется путем их

“перетаскивания” при нажатой левой кнопки мыши. Чтобы удалить поле из области

макета, его перетаскивают за пределы макета. Удаление поля приведет к скрытию в СТ

всех зависимых от него величин, но не повлияет на исходные данные.

Каждое поле в областях столбец, строка, страница может размещаться только один

раз, а в области данные оно может и повториться с разными итоговыми функциями.

Каждая область макета, куда размещаются поля исходной таблицы, имеет свое

назначение, определяющее внешний вид СТ и ее функции:

Строка - поля этой области формируют заголовки строк СТ; если таких полей

несколько, то они размещаются в макете сверху вниз, обеспечивая группирование данных

СТ по иерархии полей, где для каждого элемента внешнего поля, элементы внутреннего

поля повторяются (см.пример1);

Столбец - поля в этой области формируют заголовки столбцов СТ; если таких полей

несколько, то они в макете размещаются слева направо, обеспечивая группирование

данных СТ по иерархии полей;

Страница - поля в этой области выступают в качестве фильтров и позволяют

просматривать “на отдельных страницах” данные СТ, соответствующие разным

значениям поля, помещенного в эту область; поле страницы в режиме просмотра

располагаются на две строки выше основной части СТ в крайнем левом столбце. В

соседней справа клетке выводится (Все) и рядом раскрывающая стрелка для выбора

другого элемента поля; в области страница может быть размещено несколько полей,

между которыми устанавливается иерархическая связь - сверху вниз;

Данные - обязательно определяемая область для размещения полей, по которым

подводятся итоги, согласно выбранной итоговой функции; размещаемые здесь поля могут

быть произвольных типов.


Составить базу данных в Excel в соответствии с таблицей на рис. 45. Отсортировать

список по Наименованию товара в алфавитном порядке. Посчитать суммарную прибыль

при продаже всех продуктов можно при помощи функции СУММ. Отфильтровать список

по наименованию тех или иных товаров (например, колбаса), по наименованию товаров

(колбаса), поступающих из определенного города (Тула). Создать сводную таблицу для

расчета прибыли по каждому товару.

Наименование

товара Дата

Постав-

щик Город

Закупоч-

ная цена

(грн.)

Отпуск-

ная цена

Транспорт

-ные

расходы

Кол-

во Приб.

Колбаса 02.10.03 Колбико Белгород 15.80 18.00 20 грн. 100

Творог 05.10.03 Ромол Тверь 2.20 2.50 45 грн.. 500

Рис. 45. Задание к КП 7.

Порядок выполнения задания

1. Сформировать БД на первом листе MS Excel, после чего лист переименовать.

Сформировать поле Прибыль. Для этого в ячейку I2 введем формулу:

47

I2=(F2-E2)*H2-G2

С помощью маркера заполнения скопировать эту формулу в ячейки I2:I18.

2. Для сортировки базы выделить ячейки A1:I18 и выполнить команду Данные

Сортировка.

Рис. 46. Диалоговое окно Сортировка диапазона

Если воспользоваться пунктом меню Итоги, то появляется возможность рассчитать

сумму прибыли по каждому товару или по каждому поставщику. Для суммирования

прибыли по каждому из товаров сделать следующее: отсортировать БД по наименованию

товаров (рис. 61) и выполнить команду Данные Итоги (рис. 47).

Рис. 47. Диалоговое окно Промежуточные итоги

3. Для включения автофильтра необходимо:

а) Щелкнуть в любом месте базы данных, в нашем случае диапазон A1:I18.

б) Выполнить команду Данные Фильтр Автофильтр. Щелкнуть по кнопке

списка справа от нужного поля (например, поле Наименование товара). В качестве

условия отбора можно выбрать либо любое значение из списка, либо пункт Условие.

Выбрать в качестве условия значение Колбаса. В результате в БД останется

информация, касающаяся только поставок колбасы.

Результат будет тем же, если из списка предложенных фильтров выбрать Условие…,

и в открывшемся диалоговом окне (рис. 48), ввести в качестве условия "равно Колбаса".

48

Рис. 48. Диалоговое окно Пользовательский Автофильтр

Кроме того, диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет устанавливать

различные условия фильтрации, выбрав их из предлагаемого списка (рис. 49).

Рис. 49. Фрагмент диалогового окна Пользовательский Автофильтр

4. Расширенный фильтр

Для выделения из списка донецких производителей колбасы необходимо определить

область для хранения условий отбора. Каждое условие записывается в две ячейки: в

верхнюю - имя поля, в нижнюю - знак отношения (>,<,>=,<=,< >) и значение. В ячейку K1

ввести Наименование товара, в ячейку K2 - Колбаса, в ячейку L1 - Город, в ячейку L2 -

Тула (рис. 70).

Выполнить команду Данные Фильтр Расширенный фильтр (рис.50).

Рис. 50. Диалоговое окно расширенный фильтр

В данном случае два условия соединены логическим действием "И". Для объединения

с помощью "ИЛИ" необходимо между именем поля и условием пропустить строчку.

49

При копировании отфильтрованных данных в другое место необходимо, чтобы

копируемый диапазон начинался со строки, в которой указываются имена полей БД.

5. Создание из БД сводной таблицы для расчета прибыли по каждому товару.

Выполнить команду Данные Сводная таблица. В первом диалоговом окне Мастер

сводных таблиц (рис.66) необходимо установить переключатель в положение,

показывающее, откуда берутся данные для сводной таблицы:

в списке или базе данных MS Excel - если данные берутся с одного рабочего листа;

во внешнем источнике данных - если данные берутся из внешней базы данных;

в нескольких диапазонах консолидации - если данные берутся с нескольких

рабочих листов;

в другой сводной таблице - если сводная таблица создается на основании данных

другой сводной таблицы.

В этом же диалоговом окне указывается вид создаваемого отчета - сводная таблица

или сводная диаграмма.

Рис.51. Первое диалоговое окно Мастер сводных таблиц

В рассматриваемом примере переключатель установить в положение В списке или

базе данных MS Excel.

В поле Диапазон второго диалогового окна Мастер сводных таблиц (рис. 51)

необходимо указать диапазон, на основании которого строится сводная таблица:

'Поставщики товара'!$A$:$I$18.

В третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц (рис. 52) необходимо установить

переключатель в положение, указывающее, где будет размещена сводная таблица - на

новом листе или на уже существующем.

Рис. 52. Второе диалоговое окно Мастер сводных таблиц

50

Рис. 53. Третье диалоговое окно Мастер сводных таблиц

Структуру сводной табли цы можно создать, воспользовавшись кнопкой Макет…,

третьего диалогового окна Мастер сводных таблиц.

Поля БД, на основании которой строится сводная таблица, представлены в окне

создания макета в виде кнопок с названием этих полей (рис. 54). Перетаскивая их в

соответствующие области, пользователь задает необходимую структуру сводной таблицы.

В окне имеются четыре области:

Строка - для использования данных поля, расположенного в этой области, в

качестве заголовка строки;

Столбец - для использования данных поля, расположенного в этой области, в

качестве заголовков столбцов;

Данные - для суммирования значений поля, расположенного в этой области, в

ячейках сводной таблицы;

Страница - для обеспечения возможности вывода данных сводной таблицы,

относящихся только к полю, расположенному в этой области.

Рис. 54. Диалоговое окно для создания макета сводной таблицы

В рассматриваемом примере создается сводная таблица, состоящая из строк с

наименованием товара и столбцов с названием города из которого этот товар доставлен. В

51

область Данные перемещена кнопка Прибыль. Двойной щелчок по кнопке в области

данных, открывает диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы (рис. 55),

позволяющее выбрать правило по которому подводятся итоги в сводной таблице.

Допустимыми операциями подведения итогов являются: сумма, количество значений,

среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, произведение,

количество чисел, несмешанное и смешанное отклонение, несмешанная и смешанная

дисперсия. В примере в качестве допустимой операции выбрана сумма.

Рис.55. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы

Кнопка Параметры… третьего диалогового окна Мастер сводных таблиц позволяет

задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы (рис. 56). Например, в

поле Имя можно задать название таблицы. По умолчанию сводные таблицы называются

Сводная таблица 1, Сводная таблица 2 и т.д. Устанавливая флажок Общие итоги по

столбцам или флажок Общие итоги по строкам можно подвести итоги по столбцам или

строкам в сводной таблице. Установка флажка Автоформат позволяет пользоваться

средствами автоформата MS Excel. Установив флажок Сохранить данные вместе с

таблицей можно создать дополнительную копию данных, позволяющую быстрее

пересчитывать сводную таблицу при ее изменении.

Рис. 56. Диалоговое окно Параметры сводной таблицы

52

После щелчка по кнопке Готово в третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц

на рабочем листе будет создана сводная таблица, представленная на рис. 57.

Рис. 57. Сводная таблица подсчета прибыли по каждому товару

Компьютерный практикум № 6 «Создание электронной картотеки и работа с ней

средствами MS Access 2010»


Ознакомление с методами и средствами создания локальных реляционных баз данных

в среде СУБД Access 2010, получение навыков построения запросов, форм и отчетов.

Предполагается, что концептуальная (логическая) схема БД разработана.


2 часа.


Организация данных является ключевым моментом при работе с большими объемами

информации. В Microsoft Access подлежащая хранению информация называется данными,

а место ее хранения – базой данных (БД).

В БД Access информация вводится и обрабатывается с помощью форм, а хранится в

виде таблиц.

MS Access - это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access

одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать

большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно

создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык

программирования - Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для

профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить

основные принципы работы с базами данных;

• система имеет полностью русифицированную версию;

• полная интегрированность с пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point,

Mail;

• идеология Windows позволяет представлять информацию красочно и наглядно;

• возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с

объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;

• технология WYSIWIG позволяет пользователю постоянно видеть все результаты

своих действий;

53

• широко и наглядно представлена справочная система;

• существует набор “мастеров” по разработке объектов, облегчающий создание

таблиц, форм и отчетов.

Запустить систему Access можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в WINDOWS любой версии;

• запуск с помощью ярлыка на панели инструментов.

После запуска системы появится главное окно Access, рис. 58. Здесь можно открывать

другие окна, каждое из которых по-своему представляет обрабатываемые данные. Ниже

приведены основные элементы главного окна Access, о которых необходимо иметь

представление.

Рис.58. Экран СУБД Access

В строке заголовка отображается имя активной в данный момент программы. Строка

заголовка главного окна Access всегда отображает имя программы MICROSOFT Access.

Пиктограмма системного меню - условная кнопка в верхнем левом углу главного окна

практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню,

которое позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего

приложения и изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного

меню работа приложения завершается.

Полоса меню содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое

из этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на

полосе Access и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов - это группа пиктограмм, расположенных непосредственно под

полосой меню. Главное ее назначение - ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели

инструментов тоже могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Можно

изменять размер панели инструментов и передвигать ее по экрану. Также можно

отобразить, спрятать, создать новую панель инструментов или настроить любую панель

инструментов.

В левой части строки состояния отображается информация о том, что вы делаете в

настоящее время.

54

Окно базы данных появляется при открытой базе данных. В нем сосредоточены все

“рычат управления” базой данных. Окно базы данных используется для открытия

объектов, содержащихся в базе данных, таких как таблицы, запросы, отчеты, формы,

макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается

имя открытой базы данных.

С помощью вкладки объектов можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос,

отчет, форму, макрос, модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных

всегда активизируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы

данных. Для выбора вкладки других объектов базы данных нужно щелкнуть по ней

мышью.

Условные кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных,

используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать,

открывать или изменять объекты базы данных.

К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и

модули.

Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных.

Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно,

таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух

основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства

полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить

структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка верхней

панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.

Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей

сортировки или удаления данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды

щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД

имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой открытого окна БД).

Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке

таблицы на панели инструментов.

В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями

осуществляется с помощью клавиши ТАВ, а также вверх или вниз по записям с помощью

клавиш, но в большинстве случаев пользоваться мышью гораздо удобнее.

Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое количество

записей, размещение всех их на экране невозможно. Поэтом) для перемещения по таблице

используют полосы прокрутки, расположенные в нижней и правой части окна. Левее

нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей

таблицы. Для перехода к записям с нужным номером необходимо активизировать поле

Номера записи, щелкнув по нему, или нажать клавишу F5, после чего набрать на

клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу <Enter>.

Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из

одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление

или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы,

используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц.

По сути дела, запрос - это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в

базе данных информации. Работать с запросами можно в двух основных режимах: в

режиме конструктора и в режиме таблицы.

Здесь надо вспомнить о том, что ответы на запросы получаются путем “разрезания” и

“склеивания” таблиц по строкам и столбцам, и что ответы будут также иметь форму

таблиц. В режиме конструктора формируется вопрос к базе данных.

Форма - это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения

данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз

данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат

55

(бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе

таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них

информацию из нескольких таблиц.

В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео

(изображение).

Режимы работы с формой:

•режим формы используется для просмотра и редактирования данных; предоставляет

дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на

экране;

•режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение

формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо

открыть форму в режиме конструктора;

•режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы

переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели

инструментов.

Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который

впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют

вводить данные.

Режимы работы с отчетом:

Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет

воплощен при печати. Для того чтобы открыть отчет в режиме предварительного

просмотра, надо

• щелкнуть по вкладке Отчеты,

• кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;

• щелкнуть по кнопке Просмотра.

Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования

макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в

макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм,

выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров

открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких

одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится

выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск

приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel,

и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один

макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия

выполнения отдельных макрокоманд или их набора.

Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс.

Простое выключение компьютера - плохой метод, который может привести к

возникновению проблем. При работе WINDOWS приложения используют множество

файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После

выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на

надежности файловой системы жесткого диска.

Безопасно выйти из Access можно несколькими способами:

• двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка

главного окна Access;

• из меню Access выбором пункта Файл Выход,

• нажатием комбинации клавиш Alt + F4.


1.Создать реляционную БД «Фирма Вега» на основе имеющейся концептуальной

схемы (рис. 74) и структур таблиц БД (табл.6 - 9):

56

2.Обработать данные в локальных реляционных базах данных с помощью запросов:

а) создать запрос на выборку данных о работниках, которые назначены на ремонт

зданий;

б) создать запрос на выборку данных о работниках, назначенных на ремонт здания с

кодом 6990.

в)создать запрос на выборку данных о зданиях, ремонт которых начат после

01.01.2000 и закончен до 01.12.00 года;

г)добавить в запрос информацию об окончании ремонта зданий;

д) создать новый запрос на основании предыдущего и отобразить в запросе

информацию о переносе окончания ремонта на два дня.

е) создать параметрический запрос для получения информации о часовой ставке

работников задаваемой специальности, например каменщика.

ж) создать перекрестный запрос для определения объема затрат на зарплату

работников различных специальностей.

3. Создать форму для вывода на экран данных из ранее созданных таблиц:

а) простую форму

б) форму на основе запроса

в) форму с подчиненной формой.

4. Создать отчеты для вывода информации из базы данных.

Рис. 59. Концептуальная схема БД «Фирмы Вега»

Таблица 6. (ЗДАНИЕ)

Имя поля

Тип данных Свойства поля

Код здания

Числовой

Размер поля - целое

Формат поля – основной

Число десятичных знаков - 0

Обязательное поле - Да

Индексированное поле – Да(Совпадение не допускается)

Адрес Текстовый Размер поля – 30

Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются)

Тип здания Текстовый Размер поля – 20

Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)

Уровень

качества

Текстовый Размер поля – 5

Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)

Дата начала Дата/время Формат – краткий формат даты.

Число недель

ремонта

Числовой Размер поля – целое.

Формат поля – основной.

Число десятичных знаков – 0.

57

Таблица 7. (НАЗНАЧЕНИЕ)

Имя поля


Код работника Числовой Размер поля - целое




Индексированное поле – Да(Допускается совпадение)

Код здания Числовой Размер поля - целое




Индексированное поле – Да(Допускается совпадение)

Таблица 8. (Специальность)

Имя поля


Специальность Текстовый Размер поля – 25

Индексированное поле – Да

(Допускаются совпадения)

Часовая ставка Денежный Формат поля – Денежный

Число десятичных знаков – 0

Индексированное поле - Нет

Премиальные Денежный Формат поля – Денежный

Число десятичных знаков – 0


Таблица 9. (Работники)

Имя поля


Имя Текстовый Размер поля – 25

Индексированное поле – Да

(Допускаются совпадения)

Код работника Числовой Размер поля - целое




Индексированное поле – Да(Допускается

совпадение)

Специальность Текстовый Число десятичных знаков – 0


Число дней Числовой Размер поля – целое.

Формат поля – основной.

Число десятичных знаков – 0.

Последовательность выполнения

1 – создание и связывание таблиц

1.Создать папку под своим именем.

2. Запустить программу Access и создать новую базу данных.

58

3. Задать имя файла базы данных Фирма Вега и сохраните его в своей папке.

4. В окне базы данных открыть вкладку Таблица и нажать кнопку Создать.

Выбрать в списке диалогового окна Новая таблица способ создания Конструктор и нажать

ОК.

Примечание: в открывшемся окне конструктора таблиц в каждой строке

спецификации определяются характеристики одного поля записи. В колонке Имя поля

определяется его имя, в колонке Тип данных определяется вид информации, которая

будет храниться в данном поле. В нижней части диалогового окна вводятся

индивидуальные свойства полей.

5. В соответствии с Таблицей заполнить характеристики всех полей.

6. Установить курсор на первую строку таблицы и щелкнуть мышью на кнопке с

изображением ключа на панели инструментов.

Примечание: программа создаст особое поле с именем Код здания, в которое для

каждого блока данных будет заноситься уникальная информация.

Выбрать команду меню Файл – Cохранить как и сохранить созданную таблицу в

текущей базе данных под именем Здание. Закрыть окно конструктора таблицы.

7. Аналогичным способом создать таблицы: Назначение и Специальность. Ключевые

поля в таблицах выделены курсивом.

8. Выбрать из меню команды Сервис – Схема данных. На экране появится диалоговые

окна Схема данных и Добавление таблицы.

9. В списке таблиц выделить все таблицы и нажать кнопку Добавить. Закрыть окно

Добавление таблицы.

10. Переместить с помощью мыши используемое для связи поле Код здания из

таблицы Здание к соответствующему полю таблицы Назначение. На экране появится

диалоговое окно Связи.

11. Активизировать опции Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление

связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. В поле Тип отношений

проверить установку отношения Один ко многим.

12. Нажать кнопку Создать. Связь отобразится графически.

13. Переместить поле Код работника из таблицы Работник к соответствующему полю

таблицы Назначение. Повторить операции 12 и 13.

14. Переместить поле Специальность из таблицы Специальность к соответствующему

полю таблицы Работник. Повторите операции 12 и 13.

15. Закрыть окно Схема данных с сохранением схемы данных.

16. Открыть таблицу Здание в режиме таблицы. Установить курсор мыши в первую

ячейку первой строки и в соответствии с данными Таблицы 10 заполнить все записи.

Примечание: в полях, для которых определены стандартные значения, автоматически

заносятся указанные пользователем значения. Переход к следующему полю

осуществляется клавишей TAB, перемещение между записями осуществляется

клавишами управления курсором.

17. Закрыть таблицу. Все данные автоматически сохранятся в созданной таблице.

Таблица 10. (Здание)

Имя поля

Данные Данные Данные Данные Данные

Код здания 5375 6990 1001 9015 6090

Адрес Лесная 57 Сосновая 76 Донская 6 Лесная 7 Сосновая 56

Тип здания 32/7 65/9 76/9 32/7 76/09

Уровень качества 2 6 4 3 2

Дата начала 06.09.01 09.11.01 08.07.02 12.09.02 12.12.00

Число месяцев 11 8 9 10 5

59

18. В окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. На

экране появится окно Новая форма.

19. В появившемся окне выберать способ задания формы Автоформа ленточная.

Выбрать исходную таблицу Работник. Нажать кнопку ОК. Появится пустая форма.

20. Заполнить в соответствии с данными Таблицы 11 таблицу Работник. Закрыть с

сохранением.

21. Создать аналогичным способом формы для заполнения таблиц Специальность и

Назначение, выбрав способ задания формы Автоформа ленточная для таблицы

Специальность и Автоформа в столбец для таблицы Назначение. Заполнить таблицы с

помощью форм в соответствии с данными таблиц 12 и 13.

Таблица 11 (Работник)

Имя поля


Код работника 123 124 125 126 127

Имя Иванов П.Н. Соколов Р.Г. Ванина Т.К. Федин З.Х. Чкалов М.И.

Специальность

Число

проработанных

дней

25 6 12 26 29

Таблица 12 (Специальность)

Имя поля


Специальность Слесарь Столяр Маляр Каменщик Подсобный

Часовая ставка 80 100 95 124 50

Премиальные 1000 1500 2000 3000 500

Таблица 13 (Назначение)

Имя поля


Код работника 123 124 125 126 127

Код здания 5375 6990 5375 6990 9015

22. Открыть таблицу Работник в режиме таблицы и обратите внимание, что третье

поле каждой записи не заполнено.

23. Открыть в окне базы данных таблицу Работник в режиме конструктора.

24. Щелкнуть мышью в колонке Тип данных поля Специальность и из списка

доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок.

25. В первом диалоговом окне мастера выбрать опцию Столбец подстановки, который

будет использовать значения из таблицы или запроса, и нажать кнопку Далее.

26. В следующем окне выбрать таблицу Специальность. Нажать кнопку Далее.

27. Из списка Доступные поля выбрать поле Специальность и перенести в список

Выбранные поля. Нажать кнопку Далее.

28. В следующем окне отформатировать ширину столбца, если это требуется. Нажать

кнопку Далее.

29. Подтвердить название таблицы. Нажать кнопку Далее.

30. Нажать кнопку Готово. Подтвердить сохранение таблицы.

31. Перейти в режим таблицы. Щелкнуть мышью в поле Специальность таблицы

Работник. Откроется список, состоящий из колонки: Специальность.

32. Щелкнуть по первой строке списка, и наименование специальности занесется в

поле ввода. Аналогично заполнить поля всех моделей, выбирая их из списка в

произвольном порядке.

60

2 - Работа с запросами

а)

1. В окне базы данных перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. На

экране появится окно Новый запрос.

2. Щелкнуть дважды на строке Простой запрос. Откроется первое окно Создание

простых запросов.

3. Выбрать из открывающегося списка Таблицы и запросы таблицу Здание. В списке

Доступные поля щелкнуть дважды на поле Код здания. Поле переместится в Выбранные

поля.

4. Выбрать из списка Таблицы и запросы таблицу Работник и перенести поля Имя и

Специальность. Щелкнуть на кнопке Далее.

5. Во втором диалоговом окне выделить строку Создание подробного отчета.

Щелкнуть на кнопке Далее.

6. Ввести название запроса Задание_1 и выделить вариант Открыть запрос для

просмотра данных.

7. Щелкнуть на кнопке Готово. Мастер простых запросов закроется, а запрос

откроется для просмотра в режиме таблицы.

8. Просмотреть полученную информацию. Следует заметить, что поле Специальность

в данном запросе не дает ни какой информации, поэтому его можно временно скрыть.

9. Нажать кнопку Вид на панели конструктора. Запрос отразится в режиме

конструктора, который позволяет редактировать запросы.

10. На бланке запроса в столбце Специальность щелкнуть в ячейке Вывод на экран,

чтобы убрать флажок.

11. Щелкнуть в столбце Имя в ячейке Сортировка, щелкнуть на стрелке и выделить в

списке значение По возрастанию.

12. На панели инструментов конструктора нажать кнопку Вид, чтобы переключиться

в режим таблицы.

13. Просмотреть результат запроса. Поле Специальность больше не отражается в

режиме просмотра запроса.

14. Закрыть окно запроса с сохранением информации.

б)

1. Создать копию запроса Задание_1 и переименовать ее в Задание_2.

2. Выделить запрос Задание_2 и нажать кнопку Конструктор для возможности

редактирования запроса.

3. На бланке запроса щелкнуть в столбце Код здания в ячейке Условие отбора.

4. Ввести в эту ячейку 6990, что является условием отбора. Нажать клавишу Enter.

5. На панели инструментов конструктора щелкнуть на кнопке Вид. Результаты

запроса отобразятся в режиме таблицы.

6. Закрыть окно запроса с сохранением изменений.

в)

1. В окне базы данных перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. На

экране появится окно Новый запрос

2. Щелкнуть дважды на строке Конструктор. Откроется окно бланка запроса и

диалоговое окно Добавление таблицы.

3. В списке таблиц выделить таблицу Здание и нажать кнопку Добавить. Таблица

отразится в бланке запроса. Закрыть диалоговое окно.

4. В списке полей запроса щелкнуть дважды на полях Код здания и Дата начала

ремонта.

5. На бланке запроса щелкнуть в столбце Дата начала в ячейке Условие отбора.

6. Ввести в эту ячейку условие запроса: > 01.01.00 AND <30.12.00 и нажать клавишу

Enter для ввода условия. Выражение преобразуется к виду #01.01.00# AND #30.12.00#.

61

7. На панели инструментов конструктора щелкнуть на кнопке Вид. Результаты

запроса отобразятся в режиме таблицы.

8. Закрыть окно запроса с сохранением изменений и сохраните созданный запрос под

именем

г)


2. Открыть запрос Задание_4 в режиме конструктора.

3. Щелкнуть правой кнопкой мыши в первом пустом поле бланка запроса. В

появившемся контекстном меню выбрать строку Построить. Появится диалоговое окно

Построитель выражений.

4. Для создания нового поля в верхней части окна надо ввести следующее выражение:

Дата окончания:=Дата начала + Число недель * 7. Для этого ввести текст: Дата окончания:

щелкнуть по знаку =, дважды щелкнуть на слове Таблицы, затем на названии таблицы

Здание. В правом окне отразятся данные этой таблицы.

5. Выделить поле Дата начала и нажать кнопку Вставить, затем щелкнуть знак

сложения +, вставить поле Число недель, ввести умножение на 7. Нажать кнопку ОК. В

бланке запроса появится новое поле.

6. Перейти в режим таблицы и просмотрите результаты. Сохраните запрос под именем

д)


2. Открыть запрос Задание_5 в режиме конструктора.

3. Щелкнуть в пустом поле справа от поля Дата окончания.

4. Ввести выражение: [Дата окончания] + 2 и нажать клавишу Enter. Перейти в режим

таблицы и просмотрите полученные результаты.

е)

1. Создать запрос с помощью конструктора на выборку данных из таблицы

Специальность. Включить в него поля Специальность и Часовая ставка.

2. Заполнить поля строки Условие отбора не конкретными критериями отбора, а

обращением к пользователю для ввода критерия. В строке условие отбора в столбце

Специальность ввести фразу: [Назовите специальность]. Текст - при вводе заключить в

квадратные скобки.

3. Выбрать команду меню Запрос - Параметры. В поле Параметр диалогового окна

Параметры запроса ввести текст - Назовите специальность, только без скобок. Определить

тип данных в поле Тип данных в соответствии с таблицей Специальность и нажать кнопку

ОК. Запрос будет оформлен.

4. Перейти в режим таблицы. На экране появляется окно – Ввести значение

параметра.

5. Ввести слово – Каменщик и нажать кнопку ОК. На экране появится результат

запроса.

6. Просмотреть результат и закрыть окно с сохранением запроса под именем

Задание_6.

ж)

1. Создать запрос на выборку на основе двух таблиц Работник и Зарплата.

2. В меню Запрос активизировать команду Перекрестный. В бланке запроса

отобразятся строки Групповая операция и Перекрестная таблица.

3. Включить в бланк запроса поля Имя и Специальность из таблицы Работник и поле

Зарплата из таблицы Зарплата.

4. Для поля Имя щелкнуть на строке перекрестная таблица и выбрать в списке строку

Заголовки строк. В строке Групповая операция для этого поля сохранить стандартную

установку Группировка.

62

5. Для поля Специальность щелкнуть на строке Перекрестная таблица и выбрать в

списке строку Заголовки столбцов. В строке Групповая операция для этого поля

сохранить стандартную установку Группировка.

6. Для поля Зарплата щелкнуть на строке Перекрестная таблица и указать элемент

Значение. В строке Групповая операция для этого поля указать функцию Sum.

7. Для отображения результирующего набора записей перейти в режим таблицы.

Просмотреть результаты и закрыть окно с сохранением запроса под именем Задание_7.

3 – работа с формами

а - работа с простыми формами

1. В окне базы данных открыть вкладку Форма и нажать кнопку Создать. Появится

окно Новая форма. Выделить в списке строку Мастер форм.

2. Щелкнуть на стрелке поля Выбрать в качестве источника данных таблицу или

запрос, выделить таблицу Здание. Щелкнуть на кнопке ОК. Появится первое окно мастера

форм, содержащее доступные поля для создания формы.

3. Перенести в окно Выбранные поля поля Код здания и Дата начала ремонта.

4. Щелкнуть на кнопке Далее. Появится второе окно мастера форм. Выбрать форму

представления данных в один столбец.

5. Нажать на кнопке Далее. В третьем окне выбрать стиль формы - Промышленный.

6. Нажать на кнопке Далее. В четвертом окне задать имя формы Ремонт_зданий.

Нажать кнопку Готово.

7. Просмотреть данные, представленные в созданной форме. Свернуть окно формы.

б – форма на основе запроса

1. Создать простой запрос Назначения на основе двух таблиц Назначение и Работник.

Запрос должен выдавать информацию о специальности работника, затребованного на

ремонте конкретного здания.

2. Создать форму Назначение на основе запроса Назначения с помощью мастера

форм. Перенести в форму все доступные поля (Код здания и Специальность), форму

представления данных выбрать – Выровненный, стиль – Официальный. Просмотреть

форму и закрыть ее.

в – создание подчиненной формы

Подчиненной формой называется форма, помещенная внутрь другой формы. Форму,

содержащую внутри себя подчиненную форму, называют главной.

1. Открыть главную форму Ремонт_зданий в режиме конструктора.

2. Выбрать в меню Окно команду Слева направо. Расположить окно базы данных

слева по горизонтали от формы без перекрытия.

3. Перетащить с вкладки Формы в окне базы данных форму Назначение в нижнюю

часть формы Ремонт_зданий. Форма Назначение станет подчиненной для формы

Ремонт_зданий.

4. Просмотреть результаты созданной формы. Закрыть форму с сохранением

изменений. Сохранить форму под именем Задание_8.

4 – работа с отчетами

1. Создать Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу

Здание.

2. Перейти в режим Конструктора и выполнить редактирование и форматирование

отчета.

63

Рис. 60. Создание нового отчета

3. удалить поле «код здания» в верхнем колонтитуле и области данных;

4. переместить влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

5. изменить надпись в заголовке страницы:

в разделе Заголовок отчета выделить надпись Адрес.

поместить указатель мыши справа от слова Адрес, так чтобы указатель принял

форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкнуть в этой позиции.

ввести «Москва ЮЗАО» и нажать Enter.

6. Переместить Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить

его в Заголовок отчета под название Адрес. Дата будет отображаться под заголовком.

На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный

просмотр, чтобы просмотреть отчет.

7.Выделить заголовок Адрес «Москва ЮЗАО». Измените гарнитуру, начертание и

цвет шрифта, а также цвет заливки фона. На панели инструментов Конструктор отчетов

щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

8. Для изменения стиля отчета выполнить следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат,

откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта ‘отчет-автоформат’ щелкнуть на пункте Строгий и затем

щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в

выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции

Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока не будет задан другой стиль в окне

Автоформат. Сохранить и закрыть отчет.

Компьютерный практикум N 7. "Изучение основных возможностей языков

манипулирования данными (начало)"


Знакомство с языками манипулирования данными. Оператор Select. Выборка с

условием, группировка и сортировка данных. Выборка уникальных данных. Булевы

выражения.

Продолжительность выполнения: 2 часа.


Хранимые в БД данные обычно требуют множественной обработки. Для этого

применяют запросы, которые представляет собой специальным образом описанные

требования, определяющие состав производимых над БД операций по выборке, удалению,

модификации данных.

64

Для подготовки запросов в различных СУБД чаще всего используются два основных

языка:

Язык QBE (Query By Example) – язык запросов по образцу,

Язык SQL (Structured Query Language) – структурированный язык запросов.

По возможностям манипулирования данными в запросах указанные языки

практически эквивалентны. Главное отличие заключается в способе формирования

запросов: язык QBE предполагает ручное или визуальное формирование запроса, а SQL

использует программирование запроса.

Язык QBE реализует навигационный способ доступа к данным и позволяет задавать

сложные запросы к БД заполнением запросной формы, имеющей вид таблицы, имена и

названия полей которой совпадают с именами и названиями полей соответствующих

исходных таблиц. Обычно реализуется в локальных БД. Наглядными являются запросные

формы в СУБД Access.

Язык SQL предназначен для выполнения операций над таблицами (создание,

удаление, изменение структуры) и над данными таблиц (выборка, изменение, добавление,

удаление), и некоторых сопутствующих операций с помощью операций реляционной

алгебры. SQL является непроцедурным языком и не содержит операторов управления,

организации подпрограмм, ввода-вывода и т.п. В связи с этим SQL обычно встраивается в

СУБД (например, СУБД ACCESS, FoxPro и др.).

В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы, как

было сказано, например, с помощью языка QBE. Однако применение SQL часто позволяет

повысить эффективность обработки данных. Так, при подготовке запроса в ACCESS

можно перейти из окна Конструктора запросов (формулирование запроса по образцу на

языке QBE) в окно с эквивалентным оператором SQL. Новый запрос можно создать путем

редактирования уже имеющегося запроса или программированием нового.

Язык SQL не обладает функциями полноценного языка программирования, а

ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в состав средств разработки

программ. В этом случае его называют встроенным SQL.

Использование языка SQL.

Общепринятый термин «язык запросов» не совсем точно отражает рассматриваемое

понятие, поскольку слово «запрос» подразумевает лишь выборку, в то время как с

помощью этого языка выполняются также операции обновления, вставки и удаления и

многое другое.

Основные операторы языка.

Операторы языка SQL можно условно разделить на два подъязыка: язык определения

данных – DDL и язык манипулирования данными – DML. Основные операторы языка

SQL представлены в таблице 14:

Таблица 14.Операторы языка SQL

Вид

Название Название

DDL

Create table Создание таблиц

Drop Table Удаление таблицы

Alter Table Изменение структуры таблицы

Create Index Создание индекса

Drop Index Создание представления

Create View Создание представления

DML

Select Выборка записей

Update Изменение записей

Insert Вставка новых записей

Delete Удаление записей

65

Подробное изучение языка SQL невозможно в одном занятии, поэтому рассмотрим

наиболее часто применяемые на практике операторы.

Оператор выборки SELECT содержит несколько инструкций: FROM, WHERE,

GROUP BY, HAVING, ORDER BY. Последние четыре необязательны.

Синтаксис оператора SELECT имеет следующий вид:

SELECT [ALL|DISTINCT](<Список полей>|*)

FROM <Список таблиц>

[WHERE <Предикат-условие выборки или соединения>]

[GROUP BY <Список полей результата>]

[HAVING <Предикат-условие для группы>]

[ORDER BY <Список полей, по которым упорядочить вывод>]

Здесь ключевое слово ALL означает, что в результирующий набор строк включаются

все строки, удовлетворяющие условиям запроса. Т.е. в результирующий набор могут

попасть одинаковые строки. И это - нарушение принципов теории отношений (в отличие

от реляционной алгебры, где по умолчанию предполагается отсутствие дубликатов в

каждом результирующем отношении). DISTINCT означает, что в результирующий набор

включаются только различные строки, т.е. дубликаты строк результата исключаются.

Символ * (звездочка) означает, что в результирующий набор включаются все столбцы

из исходных таблиц запроса.

В разделе FROM задается перечень исходных отношений (таблиц) запроса.

В разделе WHERE задаются условия отбора строк результата или условия соединения

кортежей исходных таблиц, подобно операции условного соединения в реляционной

алгебре.

В разделе GROUP BY задается список полей группировки.

В разделе HAVING задаются предикаты-условия, накладываемые на каждую группу.

В части ORDER BY задается список полей упорядочения результата, то есть список

полей, который определяет порядок сортировки в результирующем отношении.

Например, если первым полем списка будет указана Фамилия, а вторым Номер группы, то

в результирующем отношении сначала будут собраны в алфавитном порядке фамилии, и

если найдутся однофамильцы, то они будут расположены в порядке возрастания номеров

групп.


Создать таблицы «Склад» и «Сотрудники» согласно приведенным ниже рисункам.

Данные ввести самостоятельно.

Таблица 15. «Склад»

Дата

Покупатель

Город

Адрес

Товар

ЕД_измерения

Цена_за_ед._измерения

Отпущено_ед

Стоимость

№_накладной

Таблица 16. «Сотрудники»

ФИО сотрудника

Отдел

Должность

Зарплата

66

1. Оформить запрос на выборку всех товаров, названия, которых начинаются с букв Р

или П и стоимость которых равна 15 или более 25 рублей.

2.Подсчитать и вывести размеры премий всех сотрудников, если размер премии

составляет 10% от зарплаты.

3. Создать БД «Детали и поставщики», включающую в себя следующие таблицы:

S – поставщики

P – детали

SP – поставки.

Первичными ключами этих таблиц являются соответственно: П – код поставщика, Д –

код детали и составной ключ – П, Д. Содержимое таблиц приведено в таблицах.

Таблица 17

П

Имя Статус Город

S1 Вениамин 20 Москва

S2 Алексей 10 Киев

S3 Федор 30 Киев

S4 Игорь 20 Москва

S5 Вадим 30 Минск

Таблица 18

Д

Название Цвет Вес Город

P1 Гайка Красный 12 Москва

P2 Болт Черный 17 Киев

P3 Винт Голубой 17 Ростов

P4 Винт Красный 14 Москва

P5 Шпилька Голубой 12 Киев

P6 Палец Красный 19 Москва

Таблица 19

П

Д Количество

S1 P1 300

S1 P2 200

S1 P3 400

S1 P4 200

S1 P5 100

S1 P6 100

S2 P1 300

S2 P2 400

S3 P2 200

S4 P2 200

S4 P4 300

S4 P5 400

И имена доменов (множество допустимых значений) совпадают с именами атрибутов.

Характеристики типов данных доменов следующие: П – строка длиной 5 символов, имя –

строка длиной 20 символов, статус – числовое данное.

4. Получить цвета и города для деталей «не из Киева» с весом более 10.

5. Для всех деталей получить номера детали и ее вес в килограммах

67

6. Получить информацию о всех поставщиках.

7. Получить информацию обо всех парах поставщиков и деталей, совмещенных в

одном городе:

8. Получить общее число поставщиков.

9. Получить максимальное и минимальное количество для детали P2.

10. Для каждой поставляемой детали получить номер детали и общее количество

поставки.

11. Получить поставщиков, статус которых меньше текущего максимального статуса

в таблице 21.

Порядок выполнения работы

1.

1. Открыть базу данных Склад.

2. Перейти в режим создания запросов с помощью конструктора.

3. Добавить в бланк запроса таблицу Типы.

4. Заполнить появившуюся запросную форму в соответствии с рис. 61.

Рис. 61. Создание запроса

5.В столбец Товар ввести условие отбора: Р*ORП*, в столбец Стоимость - 15OR>25.

6. Сохранить запрос под именем Пример_1.

7. Выполнить созданный запрос. Просмотреть полученные результаты.

8. Закрыть созданный запрос.

2.

1. Перейти в режим создания запроса с помощью конструктора.

2. Добавить в бланк запроса таблицу Зарплата.

3. Заполнить появившуюся запросную форму в соответствии с рис. 62

68

Рис. 62. Запросная форма

4. Вызвать для пустого поля контекстное меню и выбрать подменю Построить.

Появится окно Построитель выражений.

5. Создать с помощью построителя вычисляемое поле: Премия:=Зарплата/100*10.

6. Сохранить запрос под именем Пример_2, выполнить и просмотреть результаты.

7. Закрыть созданный запрос. Закрыть базу данных Торговля.

3.

1. Создать в своей папке новую БД с названием Детали и поставщики.

2. Перейти в режим создания запроса на выборку. Закрыть окно добавления таблиц и

выполнить команды меню Запрос – Запрос SQL – управление.

3. В открывшемся окне набрать соответствующую инструкцию на создание таблицы

S:

CREATE TABLE S

(П CHAR(5) not null,

ИМЯ CHAR(20),

СТАТУС NUMERIC,

ГОРОД CHAR (20),

PRIMARY KEY (П));

Последнее предложение назначает ключевой параметр.

4. Сохранить результат под именем Пример_3.

5. Выполнит созданный запрос и проверить наличие таблицы «Поставщики».

6. Аналогичным способом создать таблицы «Детали» – P и «Поставки» – SP. При

создании таблиц дать названия результатам Пример_4 и Пример_5.

7. Заполнить созданные таблицы данными из приведенных выше таблиц.

Перейти в режим создания запроса на выборку и затем нажать кнопку режим Вид и

выбрать режим SQL (рис.63).

69

Рис. 63. Переход в режим SQL - запросов

4.

1. В открывшемся окне набрать инструкции создаваемого запроса

SELECT Р.Цвет, Р.Город

FROM Р

WHERE (((Р.Город)<>"Киев")

And ((Р.Вес)>10));

2. Сохранить запрос под именем Пример_6 и выполнит его.

Обратить внимание на то, что в полученной таблице будет четыре записи, а не две,

несмотря на то, что три из них идентичны. Язык SQL не удаляет лишние дублирующие

строки из результата оператора SELECT, пока пользователь явно не потребует этого с

помощью оператора DISTINCT.

3. Изменить инструкцию запроса, добавив после оператора SELECT слово DISTINCT.

Выполнить измененный запрос и просмотрите результат, который теперь выдаст

только две строки.

5.

1. Для выполнения этого примера ввести следующую инструкцию:

SELECT P.Д, P.ВЕС/1000 AS КГ

FROM P;

2. Сохранить запрос под именем Пример_7 и выполнить его.

Обратить внимание, что в результирующей таблице появился новый столбец под

названием КГ. Если бы оператор As кг был опущен, то столбец был бы безымянным.

6.


SELECT* FROM S;

2. Сохранить запрос под именем Пример_6 и выполнить запрос.

Результатом запроса будет таблица S, т.к. * после SELECT - требует вывести список всех

имен столбцов таблицы, на которую делается ссылка в инструкции FROM.

7.

1.Для выполнения этого примера ввести следующую инструкцию:

SELECT S.П, S.имя, S.статус, S.город, P.Д, P.город

FROM S, P

WHERE S.город=P.город;

2. Результатом этого запроса будет естественное соединение таблиц S и P (по

городам). Реализация этого запроса происходит следующим образом.

Во-первых, после выполнения инструкции FROM получается декартово произведение

таблиц S и P.

Далее, после выполнения WHERE получается выборка из этого произведения, в

которой два значения ГОРОД в каждой строке равны (т.е. построено соединение

поставщиков и деталей по эквивалентности городов).

70

После выполнения оператора SELECT получается проекция выборки по столбцам,

указанным в инструкции SELECT. Конечным результатом будет естественное соединение.

Следовательно, можно сказать, что инструкция FROM в SQL соответствует декартову

произведению, инструкция WHERE – выборке, а совместная инструкция SELECT –

FROM – WHERE представляет проекцию выборки произведения.

3. Сохранить запрос под именем Пример_9 и выполнить его. Просмотреть результаты

запроса.

8.


SELECT COUNT(*) AS N

FROM S;

2. Результатом запроса будет таблица с одним столбцом с именем N и одной строкой,

содержащей значение 5. Язык SQL поддерживает обычный набор итоговых функций

(count, sum,avg, max, min). Следует отметить, что функция COUNT(*) подсчитывает все

строки в таблице без удаления дублирующих строк и не допускает применения слова

DISTINCT.

3. Сохранить запрос под именем Пример_10. Выполнить запрос и просмотреть

результаты.

9.


SELECT MAX(SP.КОЛИЧЕСТВО) AS MAXQ, MIN(SP.КОЛИЧЕСТВО) AS MINQ

FROM SP

WHERE SP.Д='P2';

2. Здесь обе инструкции From и Where фактически являются аргументами для двух

итоговых функций.



10.


SELECT SP.Д, SUM(SP.КОЛИЧЕСТВО) AS ОБЩЕЕ_КОЛИЧЕСТВО

FROM SP

GROUP BY SP.Д;

2. Следует отметить, что если указана инструкция GROUP BY, то выражение в

инструкции SELECT должно быть однозначным (в группе выделяется одна запись).

3. Этот же запрос можно оформить и так:

SELECT P.Д, (SELECT SUM (SP.КОЛИЧЕСТВО)

FROM SP

WHERE SP.Д = P.Д) AS ОБЩЕЕ_КОЛИЧЕСТВО

FROM P;

В этой записи приводится возможность использования вложенных запросов.



11.


SELECT S.П

FROM S

WHERE S.СТАТУС < ( SELECT MAX (S.СТАТУС) FROM S);



71

Компьютерный практикум N 8. "Изучение основных возможностей языков

манипулирования данными (окончание)"


Знакомство с языками манипулирования данными. Получение навыков выполнения

запросов к нескольким таблицам, применения псевдонимов при написании запросов,

создания внешних ключей в таблицах для различных отношений, создания и удаления

представлений.


2 часа.


Довольно часто требуется соединить данных из двух и более таблиц и возвратить

связанную информацию. Такая операция называется объединением таблиц. Операция

соединения таблиц бывает двух видов: внутренним и внешних. При этом существует две

формы записи операций соединения: неявная и явная.

Внутреннее соединение соединяет две таблицы, которые связаны через внешний ключ

FK правой таблицы (Table2) и первичный ключ PK таблицы Table1:

• Неявная форма записи соединения двух таблиц:

SELECT ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_СТОЛБЦА1,

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_СТОЛБЦА2, … ИМЯ_ТАБЛИЦЫ2.ИМЯ_СТОЛБЦАN FROM

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1, ИМЯ_ТАБЛИЦЫ2 WHERE ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_КЛЮЧА1 =

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ2.ИМЯ_КЛЮЧА1;

• Явная форма записи соединения двух таблиц:

SELECT ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_СТОЛБЦА1,

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_СТОЛБЦА2, … ИМЯ_ТАБЛИЦЫ2.ИМЯ_СТОЛБЦАN FROM

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1

INNER JOIN ТАБЛИЦА2 ON ИМЯ_ТАБЛИЦЫ1.ИМЯ_КЛЮЧА1 =

ИМЯ_ТАБЛИЦЫ2.ИМЯ_КЛЮЧА1;

Запрос к нескольким таблицам выполняются аналогично рассмотренным ранее

запросам, однако для того что бы не получить декартово произведение отношений

(перебор всех поле, при выводе отображается перебор каждого столбца первой таблицы с

каждым столбцом второй таблицы), в условии нужно выполнить соединение по ключевым

полям.

Внутреннее соединения объединяет две таблицы таким образом, что

несоответствующие строки в любом из потов отбрасываются. Другое название

внутреннего соединения — исключающее соединение, поскольку его правила означают,

что несоответствующие пары обоих потоков исключаются из выходного набора данных.

В отличие от внутреннего соединения оператор внешнего соединения выбирает стоки

участвующих таблиц, даже если в некоторых случаях не найдено соответствия. Когда

полное соответствие строк не может быть сформировано соединением, тогда

отсутствующие элементы данных формируются как null. Другое название внешнего

соединения — включающее соединение. Внешнее соединение бывает трех видов:

1. Левое соединение LEFT OUTER JOIN. Левое внешнее соединение в запросе создает

набор данных, состоящих из полностью заполненных столбцов, где найдены

соответствующие строки (как и во внутреннем соединении), а также частично

заполненных строк для каждого экземпляра, где соответствие правой стороны не найдено

для ключа левой стороны. Несоответствующие столбцы будут заполнены значением

NULL.

2. Правое внешнее соединение RIGHT OUTER JOIN. Правое внешнее соединение в

запросе создает набор данных, содержащий полностью заполненные столбцы, где были

найдены соответствующие строки (как и во внутреннем соединении), а также частично

заполненные строки для каждого экземпляра, где существует правая строка, не имеющая

72

соответствия с левым потоком. Не имеющие соответствия столбцы будут заполнены

значением NULL.

3. Полное внешнее соединение FULL OUTER JOIN является целиком включающим.

Оно возвращает одну строку для каждой пары соответствующих потоков и одну частично

заполненную строку для каждой строки из каждого потока, где соответствие не было

найдено. Данное соединение объединяет поведение правого и левого соединений.

Если имя таблицы длинное или запутанное, или если существует много таблиц,

использование алиасов таблиц будет полезным для большей ясности операторов.

Обработчик запроса трактует псевдонимы таблицы как синоним таблицы, которую

псевдоним представляет.

В реляционных СУБД отношения между двумя таблицами создается посредством

ограничения внешнего ключа. Ограничения внешнего ключа реализует правила

существования строк, защищая таблицу от попыток добавлять строки, несовместимые с

моделью данных. Внешний ключ — это столбец или набор столбцов в одной таблице,

которые в точности соответствуют столбцу или набору столбцов, определенных как

ограничение первичного ключа или уникального в другой таблице.

Когда все значения в одном поле таблицы представлены в поле другой таблицы, мы

говорим, что первое поле ссылается на второе. Это указывает на прямую связь между

значениями двух полей. Когда одно поле в таблице ссылается на другое, оно называется -

внешним ключом; а поле, на которое оно ссылается, называется — родительским ключом.

Внешний ключ и родительский ключ должны иметь один тип поля и находить в

одинаковом порядке.

Когда поле является внешним ключом, оно определенным образом связано с

таблицей, на которую он ссылается. Фактически, каждое значение в этом поле (внешнем

ключе) непосредственно привязано к значению в другом поле (родительском ключе).

Таким образом, ваша система будет в состоянии справочной целостности. Каждое

значение во внешнем ключе должно быть представлено один, и только один раз, в

родительском ключе.

Синтаксис определения внешнего ключа при создании таблицы следующий:

CREATE TABLE ТАБЛИЦА1 (КОЛОНКА1 INTEGER, КОЛОНКА2 INTEGER,

FOREIGN KEY (КОЛОНКА2) REFERENCES ТАБЛИЦА2(КОЛОНКА3));

В данном примере создается таблица ТАБЛИЦА1, в которой определен один внешний

ключ для поля КОЛОНКА2, ссылающийся на поле КОЛОНКА3 таблицы ТАБЛИЦА2.

Существует и другой формат определения внешних ключей:

CREATE TABLE ТАБЛИЦА1 (КОЛОНКА1 INTEGER, КОЛОНКА2 INTEGER

REFERENCES ТАБЛИЦА2(КОЛОНКА3));

Если внешний ключ определяется между полей таблицы и первичным ключом другой

таблицы, то название поля (в круглых скобках) можно опустить. Такую возможность

добавили в язык SQL, чтобы побудить использовать первичные ключи в качестве

родительских ключей.

Для добавления внешнего ключа в существующие таблицы применяется команда уже

знакомая команда ALTER TABLE:

ALTER TABLE ТАБЛИЦА1 ADD CONSTRAINT FK_PARENT FOREIGN KEY

(КОЛОНКА2) REFERENCES ТАБЛИЦА2 (КОЛОНКА3);

С помощью ограничения внешнего ключа можно описать множество отношений

между сущностями. Рассмотрим наиболее распространенные отношения. Стандартная

модель объект-отношение описывает простое отношение один-ко-многим, между двумя

сущностями. При таком отношении в дочерней таблице определен внешний ключ,

который ссылается на первичный ключ родительской таблицы. Таким образом, одна

запись в родительской таблице может ссылать на множество записей в дочерней таблице.

При отношении многие-ко-многим родительская и дочерняя таблица являются

равноправными. В каждой из них определяется внешний ключ к первичному ключу

73

другой таблицы. Таким образом, одна запись из первой таблицы может ссылаться на

множество записей во второй таблице, с другой стороны, одна запись из второй таблицы

может ссылаться на множество записей в первой таблице. Это достигается благодаря

возможности внешнему ключу иметь значения NULL. Это не нарушает ссылочную

целостность БД. В большинстве случаев лучшей практикой реализации отношения

многие-ко-многим является добавление таблицы связи, которая содержит один внешний

ключ для каждой таблицы в отношении многие-ко-многим.

Для хранения иерархических данных, где любой элемент может быть, как и

родителем, так и потомком, используется ссылка таблицы на саму себя. В этом случае в

таблице создается внешний ключ, который ссылается на первичный ключ этой же

таблицы. Запись такой таблицы, у которой внешний ключ равен NULL, является корнем

иерархии. Потомки же, в свою очередь, ссылаются на корневую запись.

Спроектированная структура базы данных, которая обеспечивает максимальную

целостность данных, не всегда может обеспечить лучший способ их просмотра. Типовые

операции связки таблиц и условия поиска данных в различных режимах отнимают много

времени у пользователей. Для решения таких проблем в языке SQL были введены

представления (VIEWS).

Представление (VIEW) - объект базы данных, который не содержит собственных

данных. Другими словами, представление — это виртуальная таблица, содержимое

которой берется из других таблиц посредством выполнения запроса SELECT. Поскольку

значения в этих таблицах меняются, то автоматически, их значения могут быть показаны

представлением. Использование представлений основанных на улучшенных средствах

запросов, таких как объединение и подзапрос, разработанных очень тщательно, в

некоторых случаях даст больший выигрыш по сравнению с запросами. Еще одной

причиной создания представлений является обеспечение безопасности исходных таблиц

базы данных. С помощью представления можно одни столбцы открыть для просмотра, а

другие, наоборот, скрыть.

Все таблицы, с которыми мы работали до сих пор, называются базовыми таблицами

(basic tables). Такие таблицы непосредственно содержат данные. От базовых таблиц

представления отличаются тем, что в метаданных базы хранятся только их определения.

Работать же с представлениями можно так же, как и настоящими (базовыми) таблицами

базы данных. Формат команды создания представления следующий:

CREATE VIEW ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1 (КОЛОНКА1, КОЛОНКА2, КОЛОНКА3) AS

SELECT КОЛОНКА4, КОЛОНКА5, КОЛОНКА6 FROM ТАБЛИЦА1 WHERE

КОЛОНКА4 > 0;

Созданное представление под именем «ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1» возвращает все записи

из таблицы «ТАБЛИЦА1», у которых поле «КОЛОНКА4» больше нуля. Список колонок в

круглых скобках после имени представления является необязательным. Если его опустить,

то названия колонок нового представления примут значения названий соответствующих

полей запроса.

В качестве запроса можно использовать все пройденные конструкции: запросы с

условием, запросы с группировкой, запросы к нескольким таблицам, запросы с

подзапросами. Нельзя при создании представлении в запросах использовать сортировку.

После создания представления его можно использовать в запросах как обычную

таблицу, например:

SELECT * FROM ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1;

Данный запрос вернет все записи из представления «ПРЕДСТАВЛЕНИЯ1», т.е.

выполнение данного запроса будет эквивалентно выполнению запроса, лежащего в основе

представления. Однако приведенный запрос можно усложнять любыми возможными

способами, которые доступны в запросах: условия, группировка, скалярные выражения,

соединения и т.д.

74

Созданные таблицы автоматически поддерживают возможность обновления в них

данных (добавления, изменения, удаления). Представления тоже могут быть

изменяемыми, но только при определенных условиях:

1. запрос представления должен быть произведен только к одной таблице;

2. в секции SELECT запроса представления должны отсутствовать любые выражения,

допускается использовать только наименования полей таблицы.

При выполнении данных условий представление автоматически становится

обновляемым, изменение данных в котором влечет изменение данных в таблице запроса

представления. Для обновления данных используются знакомые операторы INSERT,

UPDATE и DELETE, например:

INSERT INTO ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1 VALUES (1,4,67);

UPDATE ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1 SET КОЛОНКА2 = 14;

DELETE FROM ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1 WHERE КОЛОНКА1 > 3;

Для удаления представления применяется следующая команда:

DROP VIEW ПРЕДСТАВЛЕНИЕ 1


1. В соответствии с уже имеющимися связанными таблицами, структура которых

приведена на рис. 7, выбрать название страны и регион с условием того, что название

региона начинается с латинской А или «EUROPE», упорядочив список по странам.

2. Выбрать имена служащих и их должности с условием наличия зарплаты в пределах

от 10000 до 20000 и названием должности с начальными буквами «PU».

3. Выбрать служащих и их должности, а также количество служащих - "не

программистов" сгруппировав служащих по должностям и упорядочив в алфавитном

порядке.

4. Создать таблицу CARS (автомобили) с полем первичного ключа PK, не ключевыми

полями - текстовым CAR_NAME, числовыми WEIGHT и SPEED, целочисленным

OWNER определенным как внешний ключ

5. Создать таблицу STUDENTS (студенты) с полями ID - поле первичного ключа,

FAM - текстовое, GRP - целочисленное, SALARY - числовое; поле ID будет выступать и

как поле внешнего ключа

6. Создать представление JOB_VIEW(JOB_TITLE, SMS), выбрав наименования

должностей и сумму зарплат из таблицы JOBS и упорядочив должности в алфавитном

порядке

7. Создать представление JOB_EMPLOYEES, выбрав фамилии служащих и их

должности, а также максимальный размер доходов из соответствующих таблиц для тех

служащих, у которых максимальный размер доходов более 10000

8. Удалить представление JOB_VIEW

9. Удалить представление JOB_EMPLOYEES

75

Рис.7. Концептуальная модель базы данных к Компьютерному практикуму N8

Порядок выполнения работы

1. SELECT COUNTRY_NAME, REGION_NAME FROM COUNTRIES C INNER JOIN

REGIONS R ON C.REGION_ID = R.REGION_ID WHERE (UPPER(REGION_NAME) LIKE

'A%') OR (UPPER(REGION_NAME) LIKE '_UROPE') ORDER BY COUNTRY_NAME;

2. SELECT LAST_NAME, JOB_TITLE, MAX_SALARY FROM EMPLOYEES E LEFT

JOIN JOBS J ON E.JOB_ID = J.JOB_ID WHERE (MAX_SALARY > 10000) AND

(MAX_SALARY < 20000) AND (UPPER(JOB_TITLE) LIKE 'PU%') ORDER BY 1;

3. SELECT JOB_TITLE, COUNT(LAST_NAME) AS COL FROM EMPLOYEES E LEFT

JOIN JOBS J ON E.JOB_ID = J.JOB_ID WHERE JOB_TITLE <> 'Programmer' GROUP BY

JOB_TITLE HAVING COUNT(LAST_NAME) > 1 ORDER BY 1;

76

4. CREATE TABLE CARS(PK INTEGER NOT NULL PRIMARY KEY, CAR_NAME

VARCHAR(20), WEIGHT NUMERIC(15,3), SPEED NUMERIC (15,2), OWNER INTEGER,

FOREIGN KEY (OWNER) REFERENCES JOBS(JOB_ID));DROP VIEW

JOB_EMPLOYEES;

5. CREATE TABLE STUDENTS(ID INTEGER NOT NULL PRIMARY KEY, FAM

VARCHAR(60), GRP INTEGER, SALARY NUMERIC (8,2), FOREIGN KEY (ID)

REFERENCES EMPLOYEES(EMPLOYEE_ID));

6. CREATE VIEW JOB_VIEW(JOB_TITLE, SMS) AS SELECT JOB_TITLE,

SUM(MIN_SALARY) FROM JOBS GROUP BY JOB_TITLE;

7. CREATE VIEW JOB_EMPLOYEES AS SELECT LAST_NAME, JOB_TITLE,

MAX_SALARY FROM EMPLOYEES E LEFT JOIN JOBS J ON E.JOB_ID = J.JOB_ID

WHERE MAX_SALARY > 10000;

8. DROP VIEW JOB_VIEW;

9. DROP VIEW JOB_EMPLOYEES.

Компьютерный практикум N9. "Основы работы с Oracle Database Express Edition"

Цель работы. Получить навыки формирования и анализа бизнес-процессов

предприятия с использованием международных стандартов технологии SADT.


2 часа


Пакет Oracle Database 10g Express Edition (Oracle Database XE) является свободно

распространяемой версией СУБД Oracle. Работа с СУБД выполняется с помощью

интуитивно понятного WEB-интерфейса браузера. С помощью этого интерфейса можно

выполнять все основные операции по созданию таблиц баз данных, установлению связей

между таблицами, вводу данных, созданию запросов, отчетов, администрированию

пользователей.

Основные правила работы с этим пакетом.

1. Запустить дистрибутив пакета - файл OracleXE.exe (размер 216 мб). Указать место

для установки и соглашаемся с остальными опциями. На одной из страниц установки

потребуется указать пароль, с которым будем осуществляться доступ к серверу СУБД -

например, oracle.

2. После установки в меню Пуск\Программы появится раздел Oracle Database 10g

Express Edition, содержащий подразделы

Get Help - помощь,

Backup Database – резервирование БД,

Get Started – вызов справки по Oracle Express,

Go To Database Home Page – домашняя страница,

Run SQL Command Line – работа с БД с помощью команд SQL,

Start Database – запуск сервера,

Stop Database – остановка сервера.

3. Перейти к домашней странице Go To Database Home Page. При этом открывается

окно

77

4. Первоначально на сервере создан один пользователь system с паролем, указанный

при установке (oracle), поэтому первоначально надо зайти с этими логином и паролем.

Для проверки Имени пользователя кликнуть по ссылке: «Click here to learm how to get

started». В пункте 2 будет указан Username, который надо ввести.

5. Далее необходимо нажмать на кнопку Administration, выбрать раздел Database

Users Create Users:

6. Создать нового пользователя с пользовательским именем и паролем, например:

7. После заполнения формы нажатьна кнопку Create (Создать). Далее заканчить сеанс,

нажав ссылку Logout в правом верхнем углу экрана.

78

8. Выбирать :. Далее нажать Create Table.

9. Открывается меню для создания таблицы. Заполнить поля (Columns) таблицы:

10. Нажать Next. Открывается форма для создания Ключа (Primary Key):

Выбрать Populated from a new sequence, задать ключевое поле (например -

Student_ID(Number):

11. Нажать кнопку Next. Открывается форма для задания внешнего ключа (Foreing

Key). Если внешний ключ не задается, нажать Далее.

12. Открывается форма для создания Ограничений (Constraints). При отсутствии

ограничений нажать Finish.

13. Следующая форма сообщает о том, что пользователем создана таблица. Нажать

кнопку Create.

14. Открывается диалоговое окно построителя таблицы: STUDENT_DATA. В левой

части приводится список всех созданных таблиц. В правой части: мастер создания и

изменения таблицы:

- Добавить столбец,

- Изменить столбец,

- Переименовать столбец,

- Удалить столбец,

- Переименовать таблицу,

- Копировать таблицу,

79

- Удалить таблицу.

Чтобы заполнить таблицу, выбрать вкладку Data, кнопку Insert Row.

В появившуюся форму занести данные:

Далее нажимать Create, затем кнопку Insert Row. Заполнить данные на следующего

студента. В результате заполнения полей таблицы появляется список всех студентов:

Создать таблицу SUBJECT:

Внести в таблицу следующие данные:

80

Создать таблицу EXAMS:

Занести в таблицу следующие данные:


A. Разблокировать пробную учетной запись пользователя

Б. Подключиться к пробной учетной записи

В. Создать простое приложение

Г. Запустить новое приложение

Порядок выполнения задания

А. Чтобы создать свое приложение, нужно войти в систему как пользователь базы

данных. Oracle Database XE поставляется с экспериментальным пользователем базы

данных, именуемым HR. Этот пользователь владеет несколькими таблицами базы данных

в пробной схеме, которая может быть использована при создании приложений для

вымышленного подразделения Human Resources. Однако, из соображений безопасности,

учетная запись этого пользователя заблокирована. Необходимо разблокировать эту

учетную запись, прежде чем создавать свое пробное приложение.

Чтобы разблокировать пробную учетную запись пользователя:

1. Убедится, что есть подключение как администратора базы данных.

2. Щелкнуть на иконке Administration, а затем щелкнуть Database Users.

3. Щелкнуть на иконку схемы HR, чтобы отобразить пользовательскую информацию

для HR.

4. В Manage Database User ввести следующие настройки:

o Password и Confirm Password: Введите hr в качестве пароля.

o Account Status: Выберите Unlocked.

o Roles: Убедитесь, что активированы как CONNECT, так и RESOURCE.

5. Щелкните Alter User.

Теперь все готово для создания приложения.

Б. Для подключения к пробной учетной записи:

81

1. Закончите работу с учетной записью администратора базы данных, нажав Logout в

верхнем правом углу домашней страницы базы данных.

2. Нажать Login.

3. В окне подключения ввести hr в качестве имени пользователя и пароля.

4. Нажать Login.

Появится домашняя страница базы данных.

В. Создание приложения - это самый простой способ просматривать и редактировать

данные в базе данных. Это приложение создается на основе таблицы EMPLOYEES,

являющейся частью схемы HR.

Чтобы создать приложение, основанное на таблице EMPLOYEES:

1. На домашней странице базы данных щелкнуть иконку Application Builder.

2. Нажать кнопку Create.

3. На открывшейся странице выбрать Create Application и нажать Next.

4. В поле Create Application ввести следующие параметры:

В поле Name введите MyApp.

Остальные поля оставьте без изменений.

Нажмите Next.

Далее, добавить страницы к приложению.

5. Под разделом Add Page:

В опции Select Page Type выбрать Report and Form.

Обратить внимание, что в поле Action отображается тип страницы, которую вы

добавляете.

В поле Table or View выбрать EMPLOYEES.

Нажать кнопку Add Page.

Две новые страницы отобразятся вверху страницы в разделе Create Application.

Click Next.

Опцию Tabs оставить без изменений (One Level of Tabs) и нажать Next.

Опцию Shared Components оставить без изменений и нажать Next.

Эта опция позволит импортировать общие компоненты из других приложений. Общие

компоненты - это стандартные элементы, которые могут быть отображены или применены

на любой странице приложения.

6. Параметры полей Authentication Scheme, Language и User Language Preference

Derived From оставить без изменений и нажать Next.

7. В опциях User Interface выбрать Theme 2 и нажать Next.

Темы - это наборы шаблонов, которые можно использовать для задания расположения

элементов и определения внешнего вида всего приложения.

82

8. Подтвердить сделанные изменения. Чтобы вернуться на предыдущую страницу

мастера, нажать Previous. Чтобы принять изменения, нажать Create.

После того как нажата Create, вверху страницы появится следующее сообщение:

Application created successfully.

Г. Чтобы запустить Ваше приложение:

1. Щелкнуть иконку Run Application.

2. На странице авторизации ввести hr как в поле User Name, так и в поле Password.

Появится пользовательское приложение, показывая таблицу EMPLOYEES.

3. Исследовать пользовательское приложение. При желании, можно делать запросы к

таблице EMPLOYEES. Для управления приложением, использовать инструментальное

меню разработчика в нижней части страницы.

Инструментальное меню разработчика дает возможность оперативно отредактировать

текущую страницу, создать новую страницу, элемент управления или компонент,

посмотреть состояние сессии, а также включить/отключить режим отладки или ссылки

редактирования.

4. Для выхода из приложения и возврата в Application Builder, щелкнуть Edit Page 1 в

инструментальном меню разработчика.

5. Для возврата на домашнюю страницу базы данных выбрать пункт Home в верхней

части страницы.

Компьютерный практикум N10. "Экспорт баз данных"

Цель работы. Научиться создавать базы данных в разных средах и экспортировать

данные в другие форматы.


2 часа

Задание 1. Создать базу данных в MS Access из таблиц, приведенных ниже.

Задание 2. Создать источник данных DSN для связи с сервером Oracle.

Задание 3. Задать структуры трех таблиц в СУБД MS Access. Заполнить данными.

Перенести таблицы в БД Oracle.

1. Открыть Меню Пуск \ Настройки \ Панель управления \ Администрирование \

Источники данных ODBC (Control Panel \ Administrative Tools \ Data Sources (ODBC).).

2. Вкладка User DSN (Пользовательский DSN).

3. Кнопка Add.

4. Выбрать из списка Oracle in XE.

5. Кнопка Finish.

6. Открывается окно: Oracle ODBC Driver Configuration.

7. Ввести в окно «Data Sources Name» имя.

8. В окне TNS Service Name выбрать в открывающемся списке по стрелке XE.

9. OK.

10. Откроется список всех имен пользователей.

83

11. ОК.

В результате будет установлено соединение с сервером Oracle.

12. Выделить таблицу, которую необходимо будет экспортировать.

13. Файл\Экспорт.

14. Открывается окно «Экспорт объекта: Таблица»

15. Указать папку, в которой будет сохраняться таблица.

16. В строке «Тип файла» из открывающего списка выбрать Базы данных ODBC

(ODBC Databases).

17. В окне Экспорт указать (или подтвердить) имя таблицы, под каким она будет

перемещена в среду Oracle.

18. OK.

19. В окне, где задано имя test, выделить его. Это же имя отобразится в окне Имя DSN:

test.

20. ОК.

21. В следующем окне ввести данные: Service Name: XE,

22. User Name, Password – которые были указаны при создании Пользователя в среде

БД Oracle.

Таблицы для построения Базы данных в Access:

Табл. 1. Студенты

- ID студента (номер студенческого билета)

- ФИО студента

-Домашний телефон

-Номер группы

Табл.2. Сводная экзаменационная ведомость

- ID студента (внешний ключ из табл.1)

-Номер группы

- Оценка 1 (оценка по 1-ому экзамену) – пустое поле

- Оценка 2 (оценка по 2-ому экзамену) – пустое поле

Табл.3 Результаты сдачи экзамена по БД гр. 4206

- ID студента

-Оценка

Компьютерный практикум N 11. "Формирование хранилища данных из разных

источников"

Цель работы. Научиться создавать хранилища данных.


2 часа

84

Задание. Используя в качестве источников табличные данные о результатах продаж,

сформировать реляционное хранилище данных по схеме «звезда». Необходимо

сформировать 5-6 таблиц измерений и 2 таблицы фактов в MS Access для дальнейшего

переноса в Oracle.

Предположим, что фирма имеет два филиала, расположенные в разных городах, и

есть центральный офис фирмы, в котором обрабатываются результаты продаж по этим

регионам и формируется хранилище данных. Конечная цель работы – сформировать

общее хранилище данных продаж, составить отчеты по результатам продаж в каждом из

филиалов, сделать выводы об эффективности продаж по каждому из филиалов и составить

рекомендации по дальнейшей деятельности филиалов.

I. Составить таблицы измерений

Категории товаров (Category), поля: ID категории, Наименование:

(ввести 4-5 категорий)

ID категории

Наименование_категории

1 Материнская плата

2 Видеокарта

3 HDD

4 Карта памяти

Поставщики (Postavshiki) (ID поставщика, Название, Категория товара,

Юридический Адрес, Телефон):

(ввести по 10-12 записей)

85

Товары (Tovary), поля: ID товара, Код категории товара Наименование Товара,

Цена за ед., Гарантия:

ввести по 5 записей для каждой категории)

Покупатели (Pokupateli), поля: ID Покупателя, Наименование организации,

Контактное лицо, Город, Адрес:

(ввести 10-12 записей):

86

Служащие филиала 1: (Prodavci_Filial_1): поля: ID продавца, ФИО, Телефон:

(ввести не менее 5 записей)

Служащие филиала 2: (Prodavci_Filial_2): поля: ID продавца, ФИО, Телефон.

Таблица скидок (Table_Skidka), поля: Количество товара, Скидка, Описание:

Количество

товара

Скидка,

%

Описание

5 3 Скидка в размере 3% при покупке товара от 5 до 10 шт.

10 5 Скидка в размере 5% при покупке товара от 10 до 20 шт.

20 7 Скидка в размере 7% при покупке товара от 20 и более.

II. Составить таблицы фактов

Будет создано две таблицы фактов. Таблица Заказы будет содержать данные о заказах

– номер заказа, ID продавца. ID покупателя и дату совершения заказа. Таблица

Подробности заказов содержит данные о товарах, входящих в заказ (от 1 до 3

наименований - это число можно задать в программе) и их количестве. Количество

генерируется случайным образом в пределах от 1 до 50 (этот параметр также можно

поменять).

1. Создать структуру таблицы Заказы (TABLE_ZAKAZ): Код подразделения, ID

заказа, ID заказчика, Дата заказа, ID продавца:

2. Создать структуру таблицы Подробности заказа (TABLE_Detali_zakazov): ID

заказа, ID товара, Код филиала, ID Поставщика, Количество, Цена за единицу, Общая

цена, Скидка, Цена с учетом скидки:

87

3. В таблице Детали заказов (TABLE_ Detali_zakazov) заполнить следующие поля:

и т.д., в зависимости от количества введенных данных.

Все поля таблицы Заказы (TABLE_ZAKAZ) будут заполнены.

4. Следующим действием необходимо в таблице Детали заказов заполнить столбец

Цена за единицу (Cena_za_ed), перенеся данные из таблицы Товары (Tovary). Будем

считать цены за единицу товара в таблице Товары оптовыми, а розничные цены

установим на 20% выше оптовых. Вычислим значение розничных цен в таблице Детали

заказов (TABLE_ Detali_zakazov).

Для этого необходимо выполнить следующий запрос.

Вкладка ЗапросыСоздатьКонструктор. Из списка выбрать таблицу Tovary.

Кнопка Закрыть.

На панели инструментов выбрать ЗапросОбновление.

На панели инструментов выбрать ВидРежим SQL.

Записать запрос:

UPDATE TABLE_Detali_zakazov INNER JOIN Tovary ON TABLE_Detali_

zakazov.ID_tovara=Tovary.ID_tovara SET TABLE_Detali_zakazov.Cena_za_ed =

Tovary!Cena_za_ed*1.2;

Выполнить запрос, нажать кнопку на панели инструментов: Запуск !

Сохранить запрос под названием Запрос на обновление-Цена за ед.

Запрос на вычисление Цены_Всего (Vsego_cena):

- вкладка Запросы/Создать/В режиме конструктора.

- добавить таблицу TABLE_Detali_zakazov.

- щелкнуть правой кнопкой на поле: Тип запроса/Обновление.

88

5. В графу Поле вставить поле Vsego_cena, щелкнув два раза по имени поля в таблице.

6. В строке Обновление щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать Построить.

7. В открывшемся окне ^ Построитель выражений выбрать Таблицы/

TABLE_Detali_zakazov/ Cena_za_ed, выбрать операцию умножения - (* ) , далее

выбрать Kolichestvo и нажмите ОК.

В окне построителя выражение будет выглядеть следующим образом:

TABLE_Detali_zakazov!Cena_za_ed*TABLE_Detali_zakazov!Kolichestvo

8. Сохраните запрос ^ Цена всего.

9. В режиме SQL запрос будет выглядеть следующим образом:

UPDATE TABLE_Detali_zakazov SET TABLE_Detali_zakazov.Vsego_cena =

TABLE_Detali_zakazov!Cena_za_ed*TABLE_Detali_zakazov!Kolichestvo;

Примечание: Для переключения в режим SQL надо открыть запрос в конструкторе,

потом нажать кнопку меню Вид\SQL.

В результате этого запроса будет вычислено и заполнено данными поле Vsego_cena.

10. Рассчитать данные для внесения в поле «Skidka» таблицы TABLE_Detali_zakazov

из таблицы Table_Skidka.

Запрос на обновление: вычисление величины цены товара со скидкой (с помощью

SQL или в режиме Конструктора с помощью Построителя):

UPDATE Table_Detali_zakazov SET Cena_so_skidkoi = Vsego_cena-Skidka;

(в каждой строчке поля Cena_so_skidkoi будет вычислена разность полной цены и

скидки).

11. Выполнить запросы на удаление.

Запрос на удаление данных из таблицы TABLE_ZAKAZ:

ЗапросКонструктор TABLE_Zakaz. Правой кнопкой мыши щелкнуть по полю и

выбрать Вид запросаУдаление.

ВидРежим SQL.

DELETE * FROM TABLE_Zakaz;

Запрос на удаление данных из таблицы TABLE_Detali_zakazov:

DELETE * FROM TABLE_Detali_Zakazov;

12. Добавить в таблицу TABLE_ZAKAZ новое поле ИТОГО, в котором надо

рассчитать общую стоимость всего заказа. Для этого надо выбрать данные из таблицы

TABLE_Detali_zakazov (объединить данные, относящиеся к одному заказу, из таблицы

деталей заказов, и найти сумму со скидкой для всех товаров, входящих в заказ).

89

Задать структуру временной таблицы Temp c полями: Id_zakaza, Itogo, куда с

помощью запроса перемести суммарные данные из таблицы TABLE_Detali_zakazov c

помощью запроса с группировкой данных по полю Id_zakaza:

INSERT INTO Temp ( Id_zakaza, Itogo ) SELECT id_zakaza, Sum(Cena_so_skidkoi)

FROM TABLE_Detali_zakazov GROUP BY Id_zakaza;

Потом выполните еще один запрос на обновление для переноса значения из поля

Итого (Itogo) таблицы Temp в аналогичное поле таблицы Table_Zakaz.

III. Формирование данных для филиала 2.

После выполнения п.7 будет сформировано две таблицы фактов, содержащие столько

записей, сколько было указано заказов при запуске первого сценария (кнопка 0). Однако

обе таблицы содержат данные, относящиеся только к одному филиалу.

Необходимо дополнить полученные таблицы данными о продажах во втором

филиале. Для выполнения этого необходимо повторить все указанные операции,

перечисленные в части II лабораторной работы, для второго филиала. Чтобы номера

заказов, выполненные во втором филиале, не совпадали с номерами заказов, необходимо,

чтобы поле Id_zakaza в обеих таблицах фактов начинались с числа, превышающего число

записей в таблице Table_Zakaz.

IV. Импортировать все таблицы, созданные ранее, в среду Oracle.

Имя пользователя должно совпадать с фамилией студента!

Запустить ^ Oracle Database 10g Express Edition Oracle Database Home Page, вкладка

SQL SQL Commands. Выполнить запросы к созданной БД с целью оценки эффективности

работы филиалов.

Перечень SQL запросов, необходимых для выполнения работы:

1. Подсчитать общую сумму заказов по годам для каждого из филиалов.

2. Подсчитать прибыль предприятия по годам для каждого из филиалов. Для этого,

учитывая разницу между оптовыми и розничными ценами подсчитать сначала разницу

между заработанными и затраченными средствами, потом вычесть издержки, связанные с

зарплатами продавцов. Считать зарплату продавцов одинаковой и равной 10000 руб. в

мес. Количество продавцов определяется таблицами Продавцы филиалов.

3. Выбрать лучший филиал по общей выручке за 2008 год.

4. Определить лучшего продавца по каждому из филиалов за 2008 год.

5. Подсчитать среднюю выручку на одного продавца в каждом из филиалов.

6. Определить 3 самых ходовых товара по каждому из филиалов и по всему

предприятию в целом.

7. Определить самые плохо продаваемые товары за 2008 год.

8. Сделать выводы и выработать рекомендации о развитии продаж в будущем году.

9. Сохраните весь набор полученных SQL-запросов в один файл.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ...lib-04.gic.mgsu.ru/lib/Методички...

Documents