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Garantía y Calidad en Innovación Tecnológica



Procesos de Planificación


Revisión y Análisis del Alcance del Proyecto.

Determinación de premisas.

Determinación de los recursos en función de la organización.

Determinación de metas y directrices.

Elaboración Plan Maestro.

Planificación

Precisión de actividades y secuencia lógica entre ellas.

Asignación de recursos.

Programación de recursos.

Programación duraciones.

Programación

Evaluación Plan Maestro.

Seguimiento a la ejecución del Plan Maestro y de la Programación.

Detección desviaciones.

Formulación de acciones.

Control


Tiempo

Recursos

Horas Hombre

EDT

Planificación Programación

Tiempo

Recursos

Actividades

PlaneamientoVs.

Programación

Premisas

Planes de Corto PlazoPlan Maestro


Mejores Prácticas y Herramientas para la Gestión

de Proyectos


Por qué han surgido Mejores Prácticas

Frente a objetivos de largo plazo donde se suele

• Diferir el esfuerzo• No se establece equilibrio entre administración de recursos y el logro de metas• Se diluye el sentido de la urgencia• Se pierde la capacidad de prever cambios y/o riesgos en el entorno del Proyecto

Mejores Prácticas- Formulación de objetivos y planes para períodos de corto plazo, alineados con los objetivos de mediano y largo plazo.

- En lugar de estimar cuánto se tardará en llevar a cabo un trabajo, el equipo debe estimar cuánto trabajo se puede hacer en un plazo determinado.

-El equipo del proyecto debe enfrentar cambios y revaluar los objetivos en cada período, analizando las lecciones aprendidas durante el período anterior.


Sistema de Control de ProyectosMétodo del Último Plan

Fuente: Last planner, un avance en la planificación y control de proyectos de construcción, Luis Botero, año 2005.

PLAN MAESTRO

PLANIFICACIÓN INTERMEDIA

PLANIFICACIÓN A CORTO PLAZO

ANÁLISIS DE RESTRICCIONES

(CUELLOS DE BOTELLA)

VERIFICACIÓN DE LO PLANIFICADO(PAC)

- 60% Desempeño Deficiente

+ 80% Buen Desempeño


Proceso de Programación

Vicepresidencia de Ingeniería


Planificación General:

Plan Maestro (Proyectos).

Programación ó Planificación de Corto Plazo:

Planes quincenales por proyecto y departamentos.

Reuniones para Programación de departamentos.ProgramaciónVPI

Seguimiento a la Programación:

Cálculo del Indicador PAC por departamentos(Porcentaje de Actividades Completadas).

Análisis de desviaciones.

Formulación de acciones.


PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Acciones

1. Revisión del Plan General (Cronograma del Proyecto).

2. Revisión de avances.

3. Selección de actividades que según cronograma deben ejecutarse al corte del período.

4. Revisión de restricciones.

Acciones (Continuación)

6. Determinación de actividades que pueden ser ejecutadas (sin restricción).

7. Asignación de Prioridades.

8. Emisión programa del proyecto para el período específico.

Responsables

Gerente del Proyecto.

Planificador del Proyecto.

Controlador de Documentos.

Tiempos de ejecución

1. Un (01) día para emisión del programa del proyecto.2. Tiempo continuo para actualización de avances.

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PROGRAMACIÓN DEPARTAMENTOS

Acciones

1. Revisión requerimientos de los proyectos (Programas de los proyectos).

2. Revisión actividades en ejecución.

3. Revisión disponibilidad de recursos.

4. Determinación de actividades que pueden ser ejecutadas (sin restricción).


5. Asignación de actividades por recurso.

6. Emisión Programa preliminar por disciplina.

7. Reunión interdisciplinaria con Gerencia Técnica.

8. Revisión relación de actividades interdisciplinarias.

9. Emisión Programa Definitivo por disciplina.

Responsables

Jefes de Departamento.

Ingenieros de Proyectos.

Coordinador de Ingeniería.

Gerente Técnico.


1. Un (01) día para emisión programas definitivos (Pasos 1 al 09).

2. Tiempo continuo para coordinación y actualización de avances de la disciplina.

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SEGUIMIENTO A LA PROGRAMACIÓN

Acciones

1. Revisión de actividades Programadas.

2. Revisión de actividades ejecutadas.

3. Cálculo Indicador PAC (Porcentaje de Asignaciones Completadas) por Ingeniero y Departamento.

4. Revisión desviaciones.


5. Revisión causas de no cumplimiento.

6. Formulación de acciones correctivas.

7. Consideración causas de no cumplimiento para próximas programaciones.

8. Mejora Continua.

Responsables

A nivel de ProyectoGerente del Proyecto Planificador del Proyecto

A nivel de Gerencia TécnicaJefes de Departamentos


1. Tiempo continuo para seguimiento y control de actividades.

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Instructivo Formato de Programación

Por DepartamentosFormato


Verificar…

Revisar Programa de los Proyectos

Revisar actividades del departamento en ejecución

Revisar disponibilidad de recursos (personal)

Identificar actividades posibles de ejecutar, según disponibilidad de recursos

Revisar prelación de actividades entre departamentos

Asignar actividades a cada recurso

Asignar porcentaje de ocupación por actividad para cada recurso

Asignar fechas de entrega por actividad para cada recurso

Completar formato de programación por departamento

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Indicar el período, la disciplina y la cantidad de HH hábiles en el período, para los cuales se elabora el programa.

Indicar los datos del recurso (Ingeniero), proyecto y actividad para los cuales se elabora el programa.

Si se detecta disponibilidad de recursos, el Jefe de Departamento procederá con la asignación de otras actividades.!


Indicar las fechas de asignación y estimada de finalización de la actividad asignada.

Indicar status de la actividad al cierre del período anterior.

Indique el status en el que se visualiza se encontrará la actividad al cierre del período que se está programando.

En caso de existir retraso en la ejecución de la actividad, describir brevemente la causa de la desviación.


OBSERVACIONES TÍPICAS

Códigos de Proyecto o Productos equivocados.El código de este producto no corresponde al proyecto indicado.

Fechas de elaboración que no concuerdan con las fechas de revisión.



Descripción deficiente de las actividades.No se indica que revisión del documento se está elaborando (Rev. A, Rev. B, etc).

No se indican claramente las fechas de emisión de los productos o finalización para insumo del seguimiento y control.

No se indican las razones de desviación en la mayoría de las actividades.



Sumatoria de las horas hombre asignadas, no concuerda con la cantidad de horas hombre disponibles.

Las horas hombre asignadas suman 60 (HH), mientras que sólo se indican 30 (HH) disponibles, quedando 2(HH) sin reportar.

Campos sin información (por ejemplo fechas, códigos de producto, descripción de actividades, entre otros).

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