Nghieäp vuï haønh chính - vaên phoøng

G .V. Nguyeãn Thò Thuûy Hoïc vieän Haønh chính Quoác gia taïi

TP.Hoà Chí Minh Thaùng 10

naêm 2008

- Taøi lieäu tham khaûo

- Nghò ñònhsoá: 110, 111/2004/NÑ – Cp ngaøy 8 thaùng 4 naêm 2004 cuûa Chính Phuû.

- Thoâng tö lieân tòch soá: 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngaøy 6 thaùng naêm naêm 2005.

- Coâng vaên soá: 1145/VPCP – HC ngaøy 01/4/1998

- NÑ soá: 58/2001NÑ –CP ngaøy 24.8.2001 veà quaûn lyù vaø söû duïng con daáu.

- Coâng vaên soá: 425/VTLTNN - NVTW ngaøy 18/7/2005 cuûa Cuïc Vaên thö vaø Löu tröõ Nhaø nöôùc.

- QÑ cuûa TTCP soá:114/2006/QÑ –TTg ngaøy 25/5/2006 ban haønh quy ñònh cheá ñoä hoïp trong hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan haønh chính nhaø nöôùc

- Quyeát ñònh soá: 129/2007/QÑ – TTg ngaøy 02 thaùng 8 naêm 2007 cuûa Thuû töôùng Chính phuû Ban haønh Quy cheá vaên hoùa coâng sôû

I. VĂN PHOØNG VAØ COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG

1. Khaùi nieäm- Văn phoøng:Vaên phoøng laø boä phaän tham möu, toång hôïp

cuûa cô quan, laø nôi thu thaäp, xöû lyù thoâng tin laø nôi ñaûm baûo ñieàu kieän vaät chaát cho hoaït ñoäng cuûa cô quan.- Coâng taùc vaên phoøng:

2. Chöùc naêng cuûa vaên phoøng:

Vaên phoøng coù 2 chöùc naêng cô baûn :

1. Chöùc naêng tham möu, toång hôïp

2. Chöùc naêng haäu caàn.

1. Chöùc naêng tham möu, toång hôïp Vaên phoøng tham möu cho TTCQ veà :- Kieän toaøn boä maùy, nhaân söï- Xaây döïng, toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch coâng taùc, - Theå thöùc, thaåm quyeàn ban haønh VB.- Quaûn lyù coâng taùc vaên thö, löu tröõ.- Quaûn lyù, söû duïng kinh phí, cô sôû vaät chaát, leã taân coâng sôû. - Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc tham möu, toång hôïp:

Kòp thôøi, hieäu quaû, ñuùng phaùp luaät

- Chöùc naêng toång hôïp

- Thu thaäp, xöû lyù thoâng tin- Cung caáp thoâng tin ñaûm baûo cho cô quan hoaït ñoäng thöôøng xuyeân lieân tuïc.- Thöïc hieän cheá ñoä baùo caùo, thoáng keâ - Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc toång hôïp: Kòp thôøi, trung thöïc, chính xaùc, toaøn dieän.

2.2. Chöùc naêng haäu caàn

- Tö vaán cho TTCQ ban haønh quy cheá chi tieâu noäi boä,veà quaûn lyù söû duïng caùc nguoàn kinh phí

- Thöïc hieän caùc chính saùch chi traû löông, thöôûng, phuï caáp vaø caùc cheá ñoä ñaõi ngoä ñoái vôùi CCVC

- Quaûn lyù, söû duïng nhaø xöôûng, mua saém vaät tö, thieát bò, phöông tieän ñi laïi.

- Quaûn lyù vaø toå chöùc söû duïng phöông tieän ñi laïi

- Phuïc vuï caùc hoäi nghò, hoäi thaûo, leã hoäi.- Phuïc vuï caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh

ñaïo

- Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc haäu caàn

- Tieát kieäm- Chi phí thaáp- Hieäu quaû kinh teá cao- Ñaûm baûo cho cô quan hoaït ñoäng

thöôøng xuyeân, lieân tuïc vaø phaùt trieån beàn vöõng.

3. Nhieäm vuï cuûa vaên phoøng 3.1. Xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch coâng taùc cuûa cô

quan a) Khaùi nieäm: keá hoaïch laø baûn döï kieán nhöõng coâng vieäc seõ laøm vaø phöông thöùc toå chöùc thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï ñoù trong moät khoaûng thôøi gian nhaát ñònh vôùi nhöõng ñieàu kieän cuï theå (veà nhaân löïc, taøi chính, cô sôû vaät chaát). - Vaên phoøng chòu traùch nhieäm xaây döïng chöông trình keá hoaïch toång hôïp, lòch coâng taùc tuaàn cuûa cô quan, lòch laøm việc cuûa laõnh ñaïo, keá hoaïch coâng taùc cuûa vaên phoøng.

b) Yeâu caàu cuûa keá hoaïch

- Cuï theå hoùa nhöõng nhieäm vuï caáp treân giao vaø phuø hôïp vôùi chöùc naêng nhieäm vuï cuûa cô quan.

- Keá hoaïch phaûi thieát thöïc, neâu roõ caùc coâng vieäc seõ thöïc hieän trong töøng thôøi gian cuï theå, theo trình töï öu tieân.

- Coù tính khaû thi- Khai thaùc toång quan caùc nguoàn löïc cô

quan- Traùnh oâm ñoàm, choàng cheùo giöõa

caùc loaïi keá hoaïch

c) Nhöõng caên cöù ñeå laäp chöông trình, keá hoaïch

- Caên cöù vaøo chæ tieâu cuûa caáp treân/ngaønh giao.

- Muïc tieâu phaùt trieån cuûa toå chöùc.v.v

- Keá hoaïch cuûa naêm tröôùc- Nguoàn löïc cuûa cô quan/toå chöùc- Phuø hôïp vôùi xu höôùng phaùt trieån

cuûa xaõ hoäi, tình hình kinh teá cuûa ñaát nöôùc, söïï tieán boä cuûa khoa hoïc kyõ thuaät, nhöõng bieán ñoåi cuûa moâi tröôøng.

d) Quy trình laäp chöông trình, keá hoaïch Böôùc 1: Xaùc ñònh teân keá hoaïch,

caùc nhieäm vuï caàn ñöa vaøo keá hoaïch

Böôùc 2:Vieát baûn döï thaûoBöôùc 3: Laáy yù kieán ñoùng goùp,

hoaøn chænh baûn thaûoBöôùc 4: Trình thuû tröôûng ban haønh.

e) Toå chöùc thöïc hieän keá hoaïch- Trieån khai keá hoaïch:+ Vaên phoøng coù traùch nhieäm sao nhaân keá

hoaïch göûi ñeán caùc ñôn vò, caù nhaân theo chæ ñaïo cuûa TTCQ.

+ Vôùi nhöõng keá hoaïch quan troïng TTCQ tröïc tieáp trieån khai ñeán tröôûng caùc ñôn vò hoaëc ñeán caùc caùn boä, CCVC.

+ TTCQ coù theå uûy quyeàn chaùnh vaên phoøng trieäu taäp cuoäc hoïp ñeå trieån khai moät soá keá hoaïch.

+ Trong quaù trình trieån khai, caàn taäp trung thaûo luaän caùc bieän phaùp thöïc hieän.

+ Ñoái vôùi coâng vieäc coù nhieàu ngöôøi thöïc hieän phaûi quy ñònh roõ cheá ñoä baùo caùo, thænh thò.

- Theo doõi, kieåm tra, ñaùnh giaù keát quaû thöïc hieän- Vaên phoøng phoái hôïp vôùi tröôûng caùc ñôn vò

theo doõi tieán ñoä thöïc hieän keá hoaïch, tieân lieäu khaû naêng hoaøn thaønh cuûa caùc ñôn vò, caù nhaân,

- Bieåu döông caùc ñôn vò, caù nhaân tích cöïc, saùng tao

- Laéng nghe yù kieán phaûn hoài, nhöõng khoù khaên phaùt sinh.

- Ñeà xuaát vôùi TTCQ bieän phaùp hoã trôï (neáu caàn)

- Kieåm nghieäm möùc ñoä ñuùng ñaén cuûa caùc quyeát ñònh quaûn lyù.

- Toå chöùc sô keát, toång keát ruùt kinh nghieäm.

g) Xaây döïng, toå chöùc thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn- Vaên phoøng chòu traùch nhieäm laäp lòch

coâng taùc tuaàn treân cô sôû ñaêng kyù cuûa caùc ñôn vò.

- Lòch coâng taùc tuaàn nhaèm cuï theå hoùa keá hoaïch coâng taùc thaùng vaø ñeå taùc chieán caùc coâng vieäc haøng ngaøy.

- Trong quaù trình coâng taùc cuûa moãi cô quan coù theå coù nhieàu keá hoaïch khaùc nhau.

- Khi xaây döïng lòch coâng taùc tuaàn traùnh choàng cheùo, maâu thuaãn vôùi caùc lòch coâng taùc khaùc vaø truøng laëp veà nhaân sö, veà thôøi gian.

- Toå chöùc thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn-Vaên phoøng phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò

ñeå theo doõi tieán ñoä thöïc hieän lòch coâng taùc tuaàn.

- Ñoân ñoác caùc ñôn vò coá gaéng thöïc hieän toát caùc coâng vieäc trong tuaàn

- Baùo caùo cho laõnh ñaïo:+ Nhöõng coâng vieäc ñaõ thöïc hieän+ Nhöõng coâng vieäc toàn ñoïng chöa thöïc

hieän+ Nhöõng coâng vieäc phaùt sinh+ Höôùng giaûi quyeát nhöõng coâng vieäc

toàn ñoïng, thôøi gian giaûi quyeát

h) Xaây döïng lòch coâng taùc cuûa laõnh ñaïoVaên phoøng coøn coù nhieäm vuï xaây döïng quaùn xuyeán lòch coâng taùc cuûa laõnh ñaïo, hoã trôï laõnhñaïo hoaøn thaønh caùc nhieäm vuï ñaõ ghi vaøo

lòch.- Tröôøng hôïp lòch thay ñoåi, caàn ghi chuù ñeå

xeáp boå sung vaøo thôøi gian phuø hôïp ñoàng thôøi thoâng baùo cho caùc ñôn vò coù lieân quan bieát tröôùc.

- Ngoaøi ra, treân cô sôû keá hoaïch cuûa cô quan, vaên phoøng caàn xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän toát lòch coâng taùc cuûa vaên phoøng.

3.2. Thu thaäp, xöû lyù thoâng tin

3.2.1.Khaùi nieäm thoâng tin trong hoaït ñoäng

quaûn lyù Laø nhöõng tin töùc veà caùc vaán ñeà, söï

kieän, hieän töôïng xaûy ra trong quaù trình hoaït ñoäng vaø moâi tröôøng beân ngoaøi coù lieân quan ñeán hoaït ñoäng quaûn lyù, giuùp cho caùc nhaø quaûn lyù xaây döïng, hoaïch ñònh chieán löôïc phaùt trieån cuûa toå chöùc coù hieäu quaû.

- Nhu caàu thoâng tin trong hoaït ñoäng quaûn lyù

- Thoâng tin veà moâi tröôøng beân ngoaøi- Thoâng tin veà luaät phaùp, veà chính saùch cuûa

nhaø nöôùc.- Thoâng tin veà kinh teá, xaõ hoäi cuûa ñaát nöôùc,

cuûa ñòa phöông- Thoâng tin veà daân trí, vaên hoùa, loái soáng - Söï phaùt trieån cuûa khoa hoïc kyõ thuaät vaø

coâng ngheä.- Söï bieán ñoåi cuûa giaù caû thò tröôøng theá

giôùi vaø trong nöôùc.- Veà hoaït ñoäng cuûa caùc ñôn vò cuøng

ngaønh/boä chuû quaûn, veà caáp döôùi- Söï xuaát hieän cuûa caùc ñoái taùc caïnh tranh- Tình hình nguoàn nhaân löïc

- Thoâng tin noäi boä: - Veà tình hình nhaân söï, taøi chính, cô sôû vaät

chaát - Veà tieán ñoä thöïc thi caùc keá hoaïch- Veà trình ñoä, naêng löïc laøm vieäc cuûa caùc

caùn boä, CCVC- Tinh thaàn thaùi ñoä laøm vieäc, nieàm tin cuûa

caùn boä CCVC vaøo taäp theå laõnh ñaïo.- Veà ñôøi soáng, dieãn bieán tö töôûng, taâm tö

nguyeän voïng cuûa caùc caùn boä döôùi quyeàn.- Tinh thaàn ñoaøn keát noäi boä, yù thöùc giöõ gìn

cuûa coâng

3.2.2. Quy trình thu thaäp, xöû lyù, thoâng tin Böôùc 1: Thu thaäp, söu taàm thoâng tinBöôùc 2: Xöû lyù thoâng tina) Sô boä phaân loaïi thoâng tin theo caùc tieâu

chí:b) Ñoïc, ghi cheùp, ñoái chieáu, choïn loïc thoâng

tinc) Toång hôïp thoâng tin, taïo ra nguoàn thoâng

tin môùiBöôùc 3: Baûo quaûn, löu tröõ thoâng

tinBöôùc 4: Cung caáp thoâng tin phuïc vuï

laõnh ñaïo

3.3. Soaïn thaûo vaên baûn vaø tö vaán veà kyõ thuaät trình baøy vaên baûn do cô quan ban haønh- Tö vaán cho TTCQ veà theå thöùc, thaåm

quyeàn ban haønh vaên baûn.- Soaïn thaûo vaên baûn ñaûm baûo ñuùng

quy ñònh , ñaùnh maùy, in aán, sao nhaân vaên baûn.

- Kieåm tra noäi dung, theå thöùc, hình thöùc vaên baûn tröôùc khi trình kyù.

- Tö vaán cho TTCQ ban haønh caùc vaên baûn maãu giuùp cho caùc ñôn vò soaïn thaûo vaên baûn theo ñuùng quy ñònh.

- Raø soaùt, naâng cao chaát löôïng vaên baûn cô quan ban haønh.

3.4. Quaûn lyù coâng taùc vaên thö – löu tröõ 3.4.1. Noäi dung quaûn lyù coâng taùc vaên

thöa) Quaûn lyù nhaø nöôùc veà coâng taùc

vaên thö- Ban haønh caùc vaên baûn chæ ñaïo, höôùng

daãn veà coâng taùc vaên thö.- Thöïc hieän caùc khaâu nghieäp vuï vaên thö

ñuùng quy ñònh cuûa nhaø nöôùc.- Thaønh laäp caùc cô quan, toå chöùc ñeå thöïc

hieän coâng taùc vaên thö- Quy hoaïch, ñaøo taïo, boài döông caùn boä vaên

thö- Khen thöôûng, kyû luaät trong lónh vöïc vaên thö

b) Nghieäp vuï coâng taùc vaên thö

- Quaûn lyù giaûi quyeát vaên baûn ñeán, vaên baûn ñi, vaên baûn maät

- Quaûn lyù giaûi quyeát vaên baûn giaáy tôø noäi boä cuûa cô quan

- Quaûn lyù con daáu- Laäp hoà sô hieän haønh, giao noäp hoà sô

vaøo löu tröõ.- ÖÙng duïng tin hoïc ñeå quaûn lyù coâng

taùc vaên thö

3.4.2. Noäi dung quaûn lyù coâng taùc löu tröa) Quaûn lyù nhaø nöôùc veà coâng taùc löu tröõ- Xaây döïng ban haønh caùc vaên baûn ñeå chæ

ñaïo, höôùng daãn coâng taùc löu tröõ- Xaây döïng heä thoáng caùc cô quan löu tröõ

ñeå quaûn lyù coâng taùc löu tröõ vaø taøi lieäu löu tröõ

- Quaûn lyù thoáng nhaát caùc bieän phaùp nghieäp vuï löu tröõ

- Quy hoaïch, ñaøo taïo, boài döôõng caùn boä löu tröõ

- Thoáng keâ nhaø nöôùc veà coâng taùc löu tröõ- Khen thöôûng, kyû luaät trong lónh vöïc löu

tröõ.

b) Nghieäp vuï coâng taùc löu tröõ

- Thu thaäp taøi lieäu - Phaân loaïi, chænh lyù taøi lieäu - Xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu- Thoáng keâ, baûo quaûn, laäp coâng

cuï tra cöùu taøi lieäu- Toå chöùc nghieân cöùu, söû duïng

taøi lieäu.- ÖÙng duïng tin hoïc ñeå quaûn lyù

coâng taùc löu tröõ

3. 5. Giao tieáp, leã taân coâng sôû3.5.1.Vai troø cuûa vaên phoøng ñoái vôùi

hoaït ñoäng giao tieáp, leã taân coâng sôû.

- Muïc tieâu giao tieáp cuûa caùc cô quan, toå chöùc laø xaùc laäp caùc moái quan heä ñeå phaùt trieån laâu daøi, beàn vöõng.

- Vaên phoøng laø ñaàu moái giao löu tieáp xuùc cuûa cô quan,

- Tö vaán cho TTCQ veà ñoái noäi, ñoái ngoaïi, leã taân coâng sôû.

- Laø nôi chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát tinh thaàn ñoái vôùi coâng chöùc, vieân chöùc trong cô quan.

3.5.2. Giao tieáp vôùi beân ngoaøi (ñoái ngoaïi)- Vaên phoøng laø nôi thay maët cho TTCQ ñeå giao tieáp vôùi nhaân daân, vôi khaùch ñeán lieân heä coâng taùc, - Chòu traùch nhieäm xeáp lòch tieáp daân, tieáp khaùch cuûa laõnh ñaïo, cuûa caùc ñôn vò.- Höôùng daãn thuû tuïc khi khaùch ñeán giao dòch - Thay maët TTCQ tieáp vaø giaûi quyeát moät soá vaán ñeà maø nhaân daân, khaùch haøng yeâu caàu- Ghi bieân baûn veà buoåi laøm vieäc cuûa laõnh ñaïo vôùi nhaân daân/khaùch haøng.

a) Coâng taùc tieáp daân

- Moät trong nhöõng nhieäm vuï quan troïng cuûa cô quan nhaø nöôùc laø tieáp daân vaø giaûi quyeát caùc nhu caàu chính ñaùng cuûa coâng daân.

- Baùc Hoà daïy: “Cheá ñoä cuûa ta laø cheá ñoä daân chuû. Nhaân daân laø chuû. Chính phuû laø ñaày tôù cuûa nhaân daân. Nhaân daân coù quyeàn ñoân ñoác vaø pheâ bình chính phuû. Chính phuû thì vieäc to, vieäc nhoû ñeàu nhaèm muïc ñích phuïc vuï lôïi ích cuûa nhaân daân. ( Hoà Chí Minh, Toaøn taäp, NXB Söï thaät, Haø Noäi, 1985, tr. 7)

b) Coâng taùc tieáp khaùch

- Chuaån bò phoøng khaùch,- Tieáp nhaän, höôùng daãn khaùch laøm caùc

thuû tuïc caàn thieát khi ñeán giao dòch, laøm vieäc taïi cô quan

- Caäp nhaät thoâng tin veà khaùch : + Hoï teân khaùch, nôi coâng taùc+ Muïc ñích vieáng thaêm, thôøi gian löu laïi,

caùc nhu caàu khaùc+ Neáu khaùch laø phaùi ñoaøn thì caàn naém

ñöôïc danh saùch caùc thaønh vieân, ngöôøi tröôûng ñoaøn

+ Neáu khaùch laø ngöôøi nöôùc ngoaøi, caàn tìm hieåu veà : Quoác tòch, ñaëc ñieåm vaên hoaù, toân giaùo, tín ngöôõng, ngoân ngöõ chính khaùch söû duïng, muïc ñích vieáng thaêm.- Saép xeáp lòch tieáp khaùch cuûa laõnh ñaïo

vaø caùc ñôn vò.- Phuïc vuï coâng taùc tieáp khaùch cuûa laõnh

ñaïo: chuaån bò phoøng, ñoùn tieáp, saép xeáp choã ngoài, chuaån bò taøi lieäu, cöû ngöôøi ghi bieân baûn, chuaån bò cô sôû vaät chaát khaùc.v.v.

- Tieáp vaø giaûi quyeát caùc yeâu caàu cuûa khaùch theo chæ ñaoï cuûa TTCQ

- Soaïn vaø göûi thö môøi khaùch ñeán laøm vieäc theo yeâu caàu cuûa TTCQ.

- Moät soá nguyeân taéc veà saép xeáp choã ngoài khi tieáp khaùch+ Bình ñaúng giöõa caùc quoác gia+ Toân troïng caáp baäc, ñòa vò cuûa khaùch+ Ñoái dieän töông ñoàng+ Ñoaøn khaùch töï ñònh ñoaït+ Öu tieân ngöôøi ñöôïc môøi+ Öu tieân tuoåi taùc, thaâm nieân+ Öu tieân ngöôøi coù coâng, öu tieân phuï nöõ- Tuøy theo tính chaát ñoaøn khaùch ñeå löïa

choïn nghi thöùc ñoùn tieáp vaø caùch saép xeáp choã ngoài phuø hôïp.

c) Yeâu caàu ñoái vôùi coâng taùc tieáp daân, tieáp khaùch- Phoøng tieáp daân, tieáp khaùch phaûi khang

trang, lòch söï. - Coù noäi quy tieáp daân, tieáp khaùch.- Thaùi ñoä cuûa coâng chöùc tieáp daân

phaûi aân caàn lòch söï, khieâm toán.+ Ñoái xöû coâng baèng vôùi moïi ngöôøi

daân, laéng nghe nguyeän voïng cuûa daân+ Soát saéng vôùi coâng vieäc cuûa daân,

khoâng gaây khoù khaên, phieàn haø cho daân, khoâng ñöôïc quan lieâu, haùch dòch, cöûa quyeàn

+ Nghieân cöùu giaûi quyeát caùc vaán ñeà daân ñaët ra thaáu tình ñaït lyù

- Phaûi xin loãi daân/ khaùch haøng khi thuû tröôûng hoaëc ngöôøi cuûa cô quan coù loãi vôùi daân.

- Bieát kieåm soaùt cöû chæ, haønh vi cuûa mình khi tieáp khaùch.

- Taùc phong: töï tin, nhanh nheïn, khaån tröông.- Trang phuïc: Lòch söï, phuø hôïp vôùi khung

caûnh nôi giao tieáp, ñaàu toùc goïn gaøng, trang ñieåm nheï, haøi hoøa vôùi quaàn aùo, daøy deùp.

Ñeo theû coâng chöùc khi tieáp daân, tieáp khaùch

d) Yeâu caàu veà baûo veä chính trò noäi boä khi giao tieáp:

- Töø choái tieáp khaùch :+ Khoâng xuaát trình ñaày ñuû caùc giaáy tôø tuøy

thaân theo quy ñònh cuûa cô quan, muïc ñích khoâng roõ raøng

+ Trang phuïc thieáu nghieâm tuùc, say röôïu, taâm thaàn, maát trí.

+ Khaùch ñeán tieáp thò, quaûng caùo+ Ñeán lieân heä baùn caùc loaïi vaên phoøng

phaåm, aán phaåm+ Nhaân danh caùc ñoaøn töø thieän.v.v.- Khoâng tieát loä caùc thoâng tin veà ñôøi tö,

thu nhaäp, ñòa chæ nhaø rieâng, soá ñieän thoaïi cuûa cô quan, cuûa laõnh ñaïo vaø caùc CCVC khi chöa roõ veà khaùch vaø muïc ñích giao dòch.

3.5.3.Giao tieáp trong noäi boä ( ñoái noäi)- Laø nôi giao löu tieáp xuùc vôùi laõnh ñaïo

vaø caùc ñôn vò, caù nhaân trong cô quan ñeå:

+ Tieáp nhaän caùc yù kieán chæ ñaï cuûa laõnh ñaïo

+ Truyeàn ñaït caùc quyeát ñònh, meänh leänh cuûa laõnh ñaïo ñeán caùc ñôn vò, boä phaän

+ Laéng nghe caùc yù kieán phaûn hoài töø caùc ñôn vò, boä phaän.

- Vaên phoøng laø nôi thay maët cho TTCQ chaêm lo ñôøi soáng vaät chaát, tinh thaàn ñoái vôùi coâng chöùc, vieân chöùc ( keå caû ñöông chöùc vaø nhöõng ngöôøi höu trí).

- Laø nôi toå chöùc caùc cuoäc gaëp gôõ, giao löu giöõa caùc ñôn vò, caù nhaân trong cô quan.

- Ñoái vôùi laõnh ñaïo:

- Toân troïng, phuïc tuøng laõnh ñaïo- Giöõ gìn uy tín cho laõnh ñaïoAm hieåu taâm lyù laõnh ñaïo vaø tính caùch cuûa

ngöôøi laõnh ñaïo.- Giöõ gìn moái quan heä vôùi laõnh ñaïo toát ñeïp- Giuùp laõnh ñaïo truyeàn ñaït caùc quyeát

ñònh, meänh leänh ñeán caùc ñôn vò, caù nhaân ñaûm baûo chính xaùc, khaùch quan.

- Laøm cho caùc ñôn vò, caù nhaân hieåu veà tính chaát coâng vieäc cuûa laõnh ñaïo, thoâng caûm, chia seû vôùi laõnh ñaïo ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc.

- ÖÙng xöû cuûa nhaân vieân vaên phoøng vôùi caùc nhaân vieân trong cô quan- Vaên phoøng caàn xaùc laäp toát moái lieân heä

vôùi caùc ñôn vò, caù nhaân, tranh thuû söï hoã trôï cuûa caùc ñôn vò ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï ñöôïc giao.

- Thaân thieän, côûi môû, tieáp thu caùc yù kieán ñoùng goùp cuûa caùc ñôn vò, caù nhaân nhaèm hoaøn thieän coâng taùc vaên phoøng.

- Khoâng neân ñeå xaûy ra “söï coá” trong quan heä giöõa caùc nhaân vieân vaên phoøng vôùi caùc phoøng, ban khaùc.

- Cung caáp thoâng tin phuïc vuï hoaït ñoäng caùc ñôn vò, taïo ñieàu kieän toát nhaát veà cô sôû vaät chaát ñeå caùc ñôn vò laøm toát coâng vieäc chuyeân moân.

- ÖÙng xöû giöõa caùc nhaân vieân trong vaên phoøng

- Kính treân, nhöôøng döôùi.Ñoaøn keát töông trôï nhau trong coâng vieäc vì muïc tieâu chung cuûa toå chöùc.

- Toân troïng tính caùch rieâng cuûa nhau,- Hieåu vaø tin töôûng nhau, ñoái xöû vôùi nhau

bình ñaúng, thaân thieän, khoâng chia beø phaùi, khoâng neân phaân bieät giöõa ngöôøi giaø vôùi treû, ngöôøi cuõ vôùi ngöôøi môùi, hoaëc cuïc boä ñòa phöông

- Khoâng tieát loä bí maät ñôøi tö cuûa ñoàng nghieäp vôùi ngöôøi khaùc.

- Pheâ bình, goùp yù phaûi nheï nhaøng, ñuùng möïc- Laõnh ñaïo vaên phoøng caàn ñoái xöû khaùch

quan vôùi moïi ngöôøi.

3.5.4. Moät soá kyõ naêng giao tieáp haønh chínha) Kyõ naêng nhaän thöùc ñoái töôïng

vaø töï nhaän thöùc veà baûn thaân:b) Kyõ naêng laéng nghec) Kyõ naêng noùi (ñaøm thoaïi)d) Kyõ naêng vaän duïng cöû chæ phi

ngoân ngöõ:d) Kyõ naêng giao tieáp qua ñieän

thoaïi

3.6. Xaây döïng, thöïc hieän quy cheá vaên hoùa coâng sôû Chuû tòch Hoà Chí Minh ñònh nghóa veà vaên

hoùa: “ Vì leõ sinh toàn cuõng nhö muïc ñích cuûa

cuoäc soáng, loaøi ngöôøi môùi saùng taïo vaø phaùt minh ra ngoân ngöõ, chöõ vieát, ñaïo ñöùc, phaùp luaät, khoa hoïc, toân giaùo, vaên hoïc, ngheä thuaät, nhöõng coâng cuï cho sinh hoaït haøng ngaøy veà aên, maëc, ôû, vaø caùc phöông thöùc söû duïng. Toaøn boä saùng taïo vaø phaùt minh ñoù töùc laø vaên hoùa”.

(HCM toaøn taäp. Nxb Chính trò QG, Haø noäi, taäp 3, )Tr 434

- Vaên hoùa coâng sôû ( toå

chöùc) - Vaên hoùa coâng sôû laø saûn phaåm vaät

chaát tinh thaàn cuûa moät coâng sôû, do taäp theå caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc saùng taïo vaø giöõ gìn, gaén vôùi quaù trình hoaït ñoäng cuûa coâng sôû.

- Vaên hoùa coâng sôû coù theå laø moät moâi tröôøng truyeàn thoáng, chính thoáng vaø coù kyû luaät vôùi nhöõng chuaån möïc do coâng sôû xaây döïng neân.

- Moãi coâng sôû coù moät caùch öùng xöû vôùi beân ngoaøi, vôùi noäi boä. Caùch öùng xöû aáy chính laø vaên hoùa coâng sôû.

- Caùc yeáu toá caáu thaønh vaên hoùa cuûa coâng sôû(1) Caùc chuaån möïc xöû söï chung cuûa

coâng sôû(2) Nieàm tin vaøo coâng sôû(3) Thoùi quen cuûa caùn boä, coâng chöùc(4) Truyeàn thoáng cuûa toå chöùc-Vai troø cuûa vaên hoùa ñoái vôùi söï phaùt

trieån cuûa c. sôû- Muïc ñích xaây döïng vaø thöïc hieän vaên hoùa

coâng sôû:- Nguyeân taéc xaây döïng vaø thöïc hieän vaên

hoùa c.sôû- Nhieäm vuï xaây döïng vaên hoùa coâng sôû

- Noäi dung xaây döïng vaø thöïc hieän vaên hoùa coâng sôû ( theo Quy cheá vaên hoùa coâng sôû ñöôïc ban haønh taïi QÑ soá:

129/2007/QÑ – TTg ngaøy 02 thaùng 8 naêm 2007 cuûa Thuû töôùng Chính phuû)

- Trang phuïc cuûa caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc

- Trang phuïc: Lòch söï, phuø hôïp vôùi khung caûnh nôi giao tieáp, ñaàu toùc goïn gaøng, trang ñieåm nheï, haøi hoøa vôùi quaàn aùo, daøy deùp.

- Neáu laø coâng chöùc nhaø nöôùc phaûi ñeo theû coâng chöùc. Theû caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc phaûi coù teân cô quan, aûnh, hoï vaø teân, chöùc danh, soá hieäu cuûa caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc.

- Leã phuïc: ñoái vôùi nam caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc nhaø nöôùc: boä comple, aùo sô mi, cravat.

- Ñoái vôùi nöõ: aùo daøi truyeàn thoáng, boä comple nöõ, ñoái vôùi caùn boä vieân chöùc ngöôøi daân toäc thieåu soá ñöôïc maëc trang phuïc daân toäc.

3.7. Quaûn lyù, toå chöùc söû duïng taøi chính cuûa CQ.

- Xaây döïng quy cheá chi tieâu noäi boä trình thuû tröôûng ban haønh.

- Toå chöùc thöïc hieän quy cheá.- Laäp döï toaùn kinh phí haøng thaùng, quyù , naêm- Laäp keá hoaïch phaân phoái, söû duïng haïn möùc kinh

phí, caân ñoái caùc khoaûn thu chi ñaûm baûo cho hoaït ñoäng tröôùc maét vaø laâu daøi.

- Xaây döïng quy cheá chi tieâu noäi boä.- Laøm baùo caùo quyeát toaùn thu chi töøng lónh vöïc, thu

chi toång hôïp haøng thaùng, quí, naêm.v.v.- Quaûn lyù bieân cheá quyõ löông haønh chính – söï

nghieäp- Thöïc hieän chi traû löông, thöôûng, trôï caáp, phuï caáp

ñoái vôùi caùn boä coâng chöùc.

- Quaûn lyù chi tieâu haønh chính, söï nghieäp ñuùng quy ñònh hieän haønh+ Löông chính, phuï caáp löông, phuï caáp ñoäc

haïi.+ Trôï caáp khaùc: thai saûn, tai naïn lao

ñoäng, .v.v.+ Baûo hieåm xaõ hoäi+ Coâng taùc phí+ Chi phí tieáp khaùch, hoäi nghò, hoäi thaûo+ Nghieäp vuï phí+ Mua saém vaät tö, vaên phoøng phaåm+ Söõa chöõa nhaø xöôûng.

3.8. Quaûn lyù, toå chöùc söû duïng vaät tö, taøi saûn cuûa CQ- Giuùp thuû tröôûng xaây döïng caùc quy ñònh veà

quaûn lyù, söû duïng taøi saûn, trang thieát bò, phöông tieän trong cô quan.

- Toå chöùc thöïc hieän caùc quy ñònh.- Ñeà xuaát phöông aùn xaây döïng, caûi taïo nhaø

xöôûng. Theo doõi vieäc xaây döïng, chænh trang nhaø xöôûng.

- Laäp keá hoaïch mua saém trang thieát bò, phöông tieän laøm vieäc. Phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò ñeå mua, laép ñaët, baûo döôõng thieát bò cho caùc ñôn vò.

- Laép ñaët heä thoáng baùo chaùy, chöõa chaùy, ñieän nöôùc, ñieän thoaïi ñaûm baûo cho hoaït ñoäng cuûa CQ. Thoáng keâ, thanh lyù taøi saûn hö hoûng.

- Toå chöùc söû duïng phöông tieän ñi laïi phuïc vuï caùc hoaït ñoäng cuûa cô quan vaø caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh ñaïo .

3.9. Toå chöùc caùc hoäi nghò, hoäi thaûo.3.9.1. Khaùi nieäm, vai troø cuûa hoäi nghò:

- Hoäi nghò, hoäi thaûo: Laø cuoäc hoïp coù toå chöùc ñöôïc tieán haønh

theo trình töï nhaèm quaùn trieät chuû tröông, chính saùch cuûa nhaø nöôùc, cuûa cô quan caáp treân hoaëc ñeå baøn bieän phaùp giaûi quyeát caùc coâng vieäc cuûa cô quan.

- Caùc loaïi hoäi nghò- Vai troø cuûa hoäi nghò:- Tranh thuû trí tueä cuûa taäp theå ñeå giaûi

quyeát caùc vaán ñeà ñaët ra.- Taïo ra söï ñoàng thuaän trong cô quan, toå chöùc

khi tieán haønh coâng vieäc

3.9.2. Quy trình toå chöùc hoäi nghò, hoäi thaûoa) Chuaån bò- Laäp keá hoaïch hoäi nghò, hoäi thaûo. - Vôùi nhöõng hoäi nghò, hoäi thaûo quy

moâ lôùn, coù nhieàu ngöôøi tham döï caàn laäp keá hoaïch vaø trình TTCQ duyeät.

- Noäi dung goàm:+ Xaùc ñònh muïc ñích, tính chaát, chuû ñeà

hoäi nghò vaø troïng taâm caàn baøn.+ Thaønh phaàn hoäi nghò, ban toå chöùc,

chuû toïa+ Xaùc ñònh thôøi gian, ñòa ñieåm hoäi

nghò+ Kinh phí+ Cô sôû vaät chaát, phöông tieän khaùc

- Chuaån bò cô sôû vaät chaát, taøi lieäu.

- Boá trí phoøng hoïp ( löïa choïn phoøng, trang trí phoøng hoïp, saép xeáp choã ngoài)

- Leân chöông trình nghò söï:+ Chöông trình nghò söï coù theå ñeà caäp ñeán

moät soá noäi dung, nhöng khoâng neân quaù oâm ñoàm

+ Neân phaân boå thôøi gian cho töøng noäi dung+ Öu tieân nhöõng vaán ñeà troïng taâm- Laøm vaø göûi giaáy môøi hoaëc coâng vaên

trieäu taäp- Chuaån bò taøi lieäu phuïc vuï hoäi nghò.- Chuaån bò cô sôû vaät chaát, phöông tieän, thieát

bò - Ñaët tieäc chieâu ñaõi.

b) Tieán haønh hoäi nghò- Ñoùn ñaïi bieåu- Caáp phaùt taøi lieäu- Ñieåm danh- Trieån khai caùc coâng vieäc trong hoäi nghò, + Ban toå chöùc GTÑB, coâng boá chöông

trình HN+ Phaùt bieåu khai maïc+ Trình baøy baùo caùo, tham luaän, thaûo

luaän+ Bình baàu caùc chöùc danh ( neáu coù)- Ghi bieân baûn hoäi nghò

c) Keát thuùc hoäi nghò- Tuøy tính chaát quy moâ hoäi nghò maø sau

hoäi nghò vaên phoøng caàn hoaøn taát moät soá coâng vieäc, nhö:

- Chieâu ñaõi, ñöa tieãn khaùch.- Hoaøn taát bieân baûn HN, soaïn thaûo, göûi

thoâng baùo keát luaän Hoäi nghò ñeán caùc ñôn vò, caù nhaân

- Laäp baùo caùo quyeát toaùn hoäi nghò- Laäp hoà sô hoäi nghò.- Thu xeáp phoøng hoïp, baøn gheá, phöông tieän- Trieån khai caùc coâng vieäc sau hoäi nghò,

theo doõi keát quaû thöïc hieän

d) Phöông phaùp vaø kyõ thuaät ñieàu haønh hoäi nghò- Coâng boá chöông trình nghò söï ngay töø ñaàu- Ñaûm baûo cuoäc hoïp dieãn ra ñuùng döï ñònh, - Laéng nghe, ghi cheùp caùc caâu hoûi, ñaûm

baûo thaûo luaän ñaày ñuû caùc vaán ñeà ñaët ra - Taïo cô hoäi ñeå nhieàu ngöôøi ñöôïc phaùt bieåu

chính kieán- Höôùng caùc yù kieán vaøo troïng taâm, traùnh laïc

ñeà, traùnh xung ñoät- Cung caáp cho hoäi nghò nhöõng thoâng tin caàn

thieát- Coù tieáng noùi quyeát ñònh trong nhöõng tröôøng

hôïp caàn thieát, neâu keát luaän veà keá hoaïch haønh ñoäng.

- Khoâng neân quyeát ñònh moät vaán ñeà naøo ñoù khi khoâng ñaày ñuû ngöôøi tham döï, hoaëc thieáu cô sôû khoa hoïc.

-- Caûm ôn nhöõng ngöôøi ñaõ hoûi vaø gôïi yù ngöôøi hoûi höôùng vaøo troïng taâm.

- Traû lôøi caùc caâu hoûi hoaëc chæ ñònh caùc ñôn vò, caù nhaân traû lôøi.

- Vôùi nhöõng caâu hoûi phöùc taïp, bao haøm nhieàu noäi dung neân taùch ra töøng phaàn ñeå traû lôøi.

- Vôùi nhöõng caâu hoûi mang tính thaùch thöùc, choáng ñoái vaãn bình tónh traû lôøi moät caùch khoân kheùo.

- Khoâng ñeå xung ñoät xaûy ra, khoâng ñeå cho cuoäc hoïp dieãn bieán theo chieàu höôùng phöùc taïp, keùo daøi.

- Khoâng neân ñeå cho cuoäc hoïp keát thuùc moät caùch teû nhaït, xuoâi chieàu.

e) Phöông phaùp ghi bieân baûn

- Bieân baûn hoäi nghò caàn ghi laïi dieãn bieán hoäi nghò, noäi dung goàm:

+ Teân hoäi nghò, thaønh phaàn tham döï+ Thôøi gian, ñòa ñieåm hoäi nghò+ Caùc noäi dung thaûo luaän+ Caùc quyeát ñònh (keát luaän) cuûa hoäi nghò+ Nhöõng coâng vieäc caàn thöïc hieïn sau hoäi

nghò, ngöôøi thöïc hieän, thôøi gian hoaøn thaønh.

- Tuy nhieân, tuøy theo tính chaát, quy moâ hoäi nghò ñeå coù caùch ghi phuø hôïp

g) Moät soá nguyeân nhaân daãn ñeán hoäi nghò keùm hieäu quaû caàn khaéc phuïc- Trieäu taäp hoäi nghò khoâng ñuùng thaønh

phaàn, muïc ñích hoäi nghò khoâng roõ raøng.- Thôøi gian, ñòa ñieåm khoâng phuø hôïp, ngöôøi

tham döï khoâng ñöôïc baùo tröôùc.- Chöông trình laøm vieäc sô saøi hoaëc quaù oâm

ñoàm- Ngöôiø ñieàu khieån hoäi nghò thieáu bieän

phaùp, khoâng ñuû uy tín.- Khoâng tranh thuû ñöôïc trí tueä taäp theå- Vaán ñeà ñaët ra khoâng caàn yù kieán taäp

theå neân caùc thaønh vieân khoâng quan taâm .

3.10.Toå chöùc caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh ñaïo3.10.1. Muïc ñích caùc chuyeán ñi coâng

taùc cuûa laõnh ñaïo- Tham quan, hoïc taäp kinh nghieäm- Baùo caùo tình hình coâng taùc vôùi caáp

treân- Kyù keát caùc hôïp ñoàng kinh teá- Kieåm tra coâng taùc cuûa ñôn vò caáp döôùi- Döï caùc hoäi nghò, hoäi thaûo, toång keát

coâng taùc ngaønh,.v.v.

3.10.2.Nhieäm vuï cuûa vaên phoøng ñoái vôùi caùc chuyeán ñi coâng taùc cuûa laõnh ñaïo

- Caên cöù vaøo lòch coâng taùc cô quan vaø cuûa laõnh ñaïo ñeå laäp keá hoaïch chuyeán ñi

- Moät soá coâng vieäc chuaån bò tröôùc khi TTCQ ñi coâng taùc

+ Gaëp laõnh ñaïo xaùc ñònh laïi moät soá thoâng tin (ñeà phoøng coù söï thay ñoåi) :

+Lieân heä vôùi nôi ñeán ñeå trao ñoåi moät soá thoâng tin:

+ Chuaån bò veù, taøi lieäu chuyeân moân vaø caùc giaáy tôø khaùc.

+ Chuaån bò veà phöông tieän, kinh phí- Nhieäm vuï cuûa vaên phoøng khi TTCQ ñi

coâng taùc daøi ngaøy vaø khi TTCQ trôû veà

4.TOÅ CHÖÙC LAO ÑOÄNG TRONG VAÊN PHOØNG

4.1.Khaùi nieäm: Toå chöùc lao ñoäng vaên phoøng

laø nghieân cöùu caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng, taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thuaän lôïi ñeå naâng cao chaát löôïng, hieäu quaû coâng vieäc tieát kieäm thôøi gian, chi phí lao ñoäng.

4.2. Điều kiện, cheá ñoä hoạt ñộng của văn phoøng

- Ñieàu kieän:- Bộ maùy văn phoøng được tổ chức tương thích với bộ

maùy của cơ quan.- Ñoäi nguõ caùn boä, coâng chöùc vaên phoøng ñöôïc

ñaøo taïo veà chuyeân moân nghieäp vuï vaø kyõ naêng haønh chính, bieát söû duïng thaønh thaïo caùc trang thieát bò ñeå taùc nghieäp.

- Caùc trang thieát bò, cô sôû vaät chaát ñaày ñuû- Cheá ñoä laøm vieäc cuûa vaên phoøng:- Vaên phoøng laøm vieäc theo cheá ñoä Thuû tröôûng- Coù 01 Chaùnh vaên phoøng vaø thöôøng coù 2 phoù

vaên phoøng+ 01 PVP phuï traùch veà haønh chính toång hôïp,

vaên thö löu tröõ+ 01 PVP phuï traùch coâng taùc haäu caàn.

4.3.Caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán hoaït

ñoäng cuûa VP + Heä thoáng phaùp luaät, cheá ñoä chính saùch cuûa

nhaø nöôùc+ Tình hình kinh teá, + Söï phaùt trieån cuûa khoa hoïc, kyõ thuaät vaø

coâng ngheä.+ Vaên hoùa, loái soáng, phong tuïc taäp quaùn, tín

ngöôõng + Nieàm tin vaøo toå chöùc + Cô sôû vaät chaát, thieát bò laøm vieäc+ Caùch saép xeáp, baøi trí trong vaên phoøng.v.v.+ Maøu saéc, aùnh saùng, ñoä oàn

4.4. Noäi dung toå chöùc lao ñoäng vaên phoøng4.4.1. Xaây döïng vaø toå chöùc thöïc hieän

quy cheá laøm vieäc cuûa cô quan vaø cuûa vaên phoøng .

- Khaùi nieäm: Quy cheá laøm vieäc cuûa cô quan laø baûn quy ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï quyeàn haïn cuûa caùc ñôn vò, caùc chöùc danh laõnh ñaïo vaø cheá ñoä thoâng tin, baùo caùo, moái quan heä coâng taùc giöõa caùc ñôn vò, caùc chöùc danh laõnh ñaïo vôùi caáp treân, caáp döôùi, vôùi ngöôøi ñöùng ñaàu caùc toå chöùc chính trò, ñoaøn theå trong cô quan.

- Vaên phoøng coù traùch nhieäm tö vaán cho TTCQ ban haønh quy cheá hoaït ñoäng cuûa cô quan, cuûa VP

- Caên cöù vaøo caùc quy cheá, quy ñònh cuûa cô quan vaø cuûa vaên phoøng ñeå ñieàu haønh hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng.

Ví duï: thöïc hieän cheá ñoä baùo caùo, hoäi hoïp, chi tieâu

- Toå chöùc raø soaùt, söûa ñoåi, boå sung quy cheá ñeå phuø hôïp vôùi yeâu caàu caûi caùch haønh chính, phuø hôïp vôùi xu theá phaùt trieån cuûa xaõ hoäi vaø tình hình thöïc tieãn cuûa cô quan.

4.4.2.Chæ huy, ñieàu haønh caùc hoaït ñoäng trong vaên phoøng

a) Phaân coâng, phaân nhieäm- Xaùc ñònh nhieäm vuï cuûa caùc

ñôn vò, - Xaùc ñònh nhieäm vuï, quyeàn

haïn cuûa caùc chöùc danh laõnh ñaïo

- Ñoái vôùi caùn boä, CCVC:

b) Chæ huy vaø ñieàu haønh

- Trong quaù trình chæ huy vaø ñieàu haønh caàn phaûi vaän duïng linh hoaït caùc nguyeân taéc vaø phöông phaùp- Caùc nguyeân taéc- Nguyeân taéc giao quyeàn- Nguyeân taéc uûy quyeàn - Vaän duïng keát hôïp caùc phöông phaùp - Phöông phaùp keá hoaïch hoùa- Phöông phaùp giaùo duïc, thuyeát phuïc- Phöông phaùp haønh chính.v.v.- Söû duïng hôïp lyù caùc coâng cuï quaûn

lyù ñieàu haønh: + Coâng cuï phaùp lyù+ Coâng cuï taøi chính: naâng löông, khen

thöôûng vaät chaát.+ Coâng cuï hoã trôï: ñeà baït, cöû ñi hoïc.

c) Kieåm tra, ñaùnh giaù, toå chöùc sô keát, toång keát

- Theo doõi keát quaû thöïc hieän cuûa caùc ñôn vò, caù nhaân, hoã trôï hoï khi gaëp nhöõng khoù khaên phaùt sinh.

- Ñaùnh giaù keát quaû thöïc hieän so vôùi caùc chæ tieâu, keá hoaïch ñeà ra

- Toå chöùc ruùt kinh nghieäm tìm ra nguyeân nhaân thaønh coâng, thaát baïi.

- Ghi nhaän coá gaéng cuûa caùc taäp theå, caù nhaân.

- Khen thuôûng kòp thôøi, xöû phaït nghieâm minh.

4.3. Taïo moâi tröôøng laøm vieäc thuaän lôïi ñeå naâng cao hieäu quaû coâng vieäca) Laõnh ñaïo cô quan vaø laõnh ñaïo

vaên phoøng caàn quan taâm giaûi quyeát haøi hoøa caùc nhu caàu vaät chaát tinh thaàn cuûa CCVC

Naác thang nhu caàu cô baûn cuûa con ngöôøi (theo ABRAHAM MASLOW) goàm:- Nhu caàu sinh lyù (ñöôïc sinh toàn)- Nhu caàu ñöôïc an toøan- Nhu caàu xaõ hoäi, ñöôïc giao tieáp, yeâu thöông- Nhu caàu ñöôïc toân troïng - Nhu caàu töï khaúng ñònh (töï theå hieän)

- Caùc nhu caàu treân ñöôïc saép xeáp theo thöù töï thaáp ñeán cao

b) Cung caáp ñaày ñuû trang thieát bò laøm vieäc- Caên cöù vaøo nhu caàu trang thieát bò cuûa caùc

ñôn vò, boä phaän ñeå trang bò ñaày ñuû, phuø hôïp vôùi tính chaát coâng vieäc cuûa caùc ñôn vò, boä phaän.

- Caùc trang thieát bò

c) Saép xeáp phoøng laøm vieäc, trang thieát bò hôïp lyù

+ Phoøng laøm vieäc caàn boá trí phuø hôïp vôùi töøng loïai hình coâng vieäc, thoâng thoaùng

+ Ñaày ñuû aùnh saùng, maøu saéc haøi hoøa + Coù caùc trang thieát bò ñaày ñuû, phuø hôïp vôùi

yeâu caàu coâng vieäc ñeå caùn boä coâng chöùc laøm vieäc thuaän lôïi.

+ Caùc maùy moùc thieát bò phaùt ra tieáng oàn phaûi saép xeáp phoøng rieâng.

+ Nôi laøm vieäc yeân tónh, saïch seõ.

4.4. Laõnh ñaïo vaên phoøng khoâng ngöøng hoaøn thieän veà ñaïo ñöùc, loái soáng vaø naêng löïc quaûn lyù ñieàu haønh.-Hoaøn thieän veà ñaïo ñöùc, loái soáng- Laø taám göông saùng veà ñaïo ñöùc.- Loái soáng laønh maïnh, giaûn dò - Choáng chuû nghóa caù nhaân vaø tham oâ, tham nhuõng. “Vì chuû nghóa caù nhaân vaø tham oâ, tham nhuõng laøø baïn ñoàng haønh cuûa nhau. Chuû nghóa caù nhaân laø ñaët quyeàn lôïi cuûa mình leân quyeàn lôïi cuûa toå chöùc, cuûa daân toäc. Vì coi troïng quyeàn lôïi cuûa caù nhaân maø chieám ñoaït cuûa coâng laøm cuûa tö. Vì chuû nghóa caù nhaân maø töôùc ñoaït thaønh quaû lao ñoäng cuûa taäp theå” ( Baùc Hoà) -

- Daùm nghó, daùm laøm, daùm chòu traùch nhieäm.

- Ngöôøi laõnh ñaïo phaûi coù Taâm, phaûi coù Taøi vaø phaùt huy toát Trí tueä taäp theå .

- Neáu ngöôøi laõnh ñaïo khoâng coù taâm, thì khoâng theå kieân ñònh thöïc hieän muïc tieâu chung, deã chaùn naûn, khoâng tìm ñöôïc loái thoaùt khi gaëp khoù khaên, ñoàng thôøi chæ lo vun veùn caù nhaân vaø sôùm hay muoän thì cuõng seõ gaây beø phaùi, laøm maát ñoaøn keát noäi boä.

- Hoaøn thieän caùc kyõ naêng

- Kyõ naêng quaûn trò- Kyõ naêng haønh chính – vaên phoøng- Ñoåi môùi phöông phaùp laõnh

ñaïo, ñieàu haønh- Phöông phaùp coå truyeàn- Phöông phaùp hieän ñaïi- Söû duïng coù hieäu quaû caùc

phöông tieän thieát bò hieän ñaïi ñeå ñieàu haønh coâng vieäc

4. Kieän toaøn boä maùy naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa vaên phoøng - Veà cô baûn, boä maùy vaên phoøng coù caùc boä phaän sau:- Boä phaän toå chöùc nhaân söï- Boä phaän haønh chính vaên thö- Boä phaän löu tröõ- Boä phaän toång hôïp- Boä phaän quaûn trò- Boä phaän taøi vuï- Boä phaän baûo veä- Boä phaän leã taân

- Veà kieän toaøn boä maùy:

- Raø soaùt phaùt hieän nhöõng baát caäp veà boä maùy vaø nhaân söï.

- Saép xeáp, caân ñoái veà nhieäm vuï vaø nhaân söï giöõa caùc ñôn vò, boä phaän

- Ñaûm baûo söï töông xöùng giöõa khoái löôïng coâng vieäc vaø nhaân söï cuûa caùc ñôn vò, haøi hoøa veà möùc thu nhaäp giöõa caùc ñôn vò, caù nhaân

- Muïc ñích laøm cho boä maùy goïn nheï, giaûm ñaàu moái trung gian

- Haïn cheá söï xô cöùng, trì treä, baûo thuû, taïo ra höng phaán ñoái vôùi caùn boä coâng chöùc.

- Töøng böôùc chuaån hoùa ñoäi nguõ caùn boä coâng chöùc- “Caùn boä laø caùi goác cuûa moïi vaán

ñeà, coù caùn boä toát, vieäc gì cuõng xong” ( Baùc Hoà)

- Boá trí ñoäi nguõ caùn boä coù phaåm chaát ñaïo ñöùc toát “ vöøa hoàng, vöøa chuyeân”

- Coù tinh thaàn hôïp taùc trong lao ñoäng.- Coù trình ñoä lyù luaän, coù chuyeân

moân, nghieäp vuï, coù kyõ naêng haønh chính – vaên phoøng, giao tieáp toát.

- Chuyeân nghieäp hoùa ñoäi nguõ caùn boä vaên phoøng.

Toùm laïi- Vaên phoøng coù vai troø raát quan troïng ñoái vôùi

toaøn boä hoaït ñoäng cuûa cô quan.- Laøm toát coâng taùc vaên phoøng seõ goùp phaàn

vaøo söï nghieäp phaùt trieån beàn vöõng cöûa cô quan vaø giaûi phoùng thuû tröôûng bôùt nhöõng coâng vieäc coù tính söï vuï.

- Laõnh ñaïo vaên phoøng caàn naâng cao naêng löïc vaø kyõ naêng quaûn trò haønh chính vaên phoøng ñeå goùp phaàn quaûn lyù ñieàu haønh vaên phoøng hoaït ñoäng hieäu quaû.

- Moãi caùn boä, coâng chöùc caàn naém vöõng caùc khaâu nghieäp vuï haønh chính – vaên phoøng ñeå goùp phaàn laøm toát coâng taùc vaên phoøng.

- Laøm toát coâng taùc vaên phoøng goùp phaàn CCHC.