NEKKBeställning till betalning

Vad ska jag gå igenom?

1

• Vad & varför?

• När?

• Hur?

• Vad gör ekonomiavdelningen?

• Vad ni behöver göra?

• Frågor?

Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?

Vad innebär förändringen?

•Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Inköp och fakturor hanteras i samma system!

•Samma arbetsätt i Stadens förvaltningar

2

ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING

FÖRBÄTTRADSTYRNING OCHUPPFÖLJNING

KOSTNADS-BESPARING

Vad är nyttan/effekten?

Vad innebär förändringen?

3

Vem berörs av förändringen?

Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor.

Hur förändras arbetssättet?

•Beställning görs i Winst

•Beställning konteras och attesteras innan den skickas till leverantör

•Återkommande fakturor kan hanteras med så kallade abonnemang

•Nya rutiner för kontroll och attest

Vad innebär förändringen för förvaltningen?

•Nytt system och nya arbetssätt

•Översyn av roller och ansvar kopplat till inköp och fakturahantering

• Beställare gör även kontering och kontrollattest

Utrullningsgrupper

4

Arkivnämnden

Färdtjänsten

Konsument ochmedborgarservice

Miljöförvaltningen

Stadsrevisionen

Valnämnden

Överförmyndarnämnden

Grupp 1 – November 2013

Social resursförvaltningSDN Askim-Frölunda-Högsbo

SDN Norra Hisingen

SDN Västra Göteborg

SDN Örgryte-Härlanda

Grupp 2 – 19 Februari 2014

SDN Centrum

SDN Lundby

SDN Majorna-Linné

SDN Västra Hisingen

SDN Östra Göteborg

Grupp 3 – Mars 2014

Kulturnämnden

Park- och Naturförvaltn.

Stadsbyggnadskontoret

Utbildningsförvaltningen

Grupp 4 – April 2014

Fastighetskontoret (N205)

Finansförvaltningen

Idrotts- och Föreningsförv.

Lokalnämnden

Stadsledningskontoret

Trafikkontoret

Vuxenutbildnings-förvaltningen

Grupp 5 – Maj 2014

Fastighetskontoret (N200)

Intraservice

SDN Angered

Piloter

• 83 000fakturor per år

• 500beställare

• 1 000fakturagr.

• 11 500fakturor per år

• 260 beställare

• 260 fakturagr.

• 268 000fakturor per år

• 1900beställare

• 2 100fakturagr.

• 124 000fakturor per år

• 625 beställare

• 1100 fakturagr.

• 110 000fakturor per år

• 700 beställare

• 900 fakturagr.

• 245 000fakturor per år

• 2 300 beställare

• 1 900fakturagr.

Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet?

5

Kontrollattest

An

na

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

Den som beställer, leverans-kvitterar och/eller granskar faktura.

Görs av den som attesterar beställning och/eller faktura.

Görs av den som verkställer betalningen. (Intraservice)

An

de

rs

De nya attestreglernaKontrollattest (Beställare)

• varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts

• fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera

• utgiften inte tidigare har belastat verksamheten

• fakturan/motsvarande är rätt beräknad

• händelsen är rätt konterad

• uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet

• lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer.

Beslutsattest

• händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag

• personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet

• underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling

• händelsen är rätt konterad

• händelsen belastar rätt redovisningsperiod

• fakturan/motsvarande är granskad och kontrollattesterad.

Betalningsattest

• behörig person har beslutsattesterat händelsen

• rätt betalningsmottagare angivits

• fatta beslut om utbetalning.

6

1. Beställning i Winst

7

An

de

rs

Skapar och konterar beställningen

Kontrollattest

An

na

Attesterar beställning

Beslutsattest

An

de

rsLeverenskvittens

Kontrollattest

Leverans-kvittens

Attest av beställning

Skapa och kontera

beställning

Betalning

Betalningsattest

2. Abonnemang

8

Granska och kontera Attest

An

de

rs

Granskar och accepterar avvikelse

mot uppsatt abonnemang.

Kontrollattest

An

na

Attesterar avvikelse vid högre belopp.

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Matchar ej mot abonnemang

Matchar mot abonnemang Betalning

3. Vild faktura (ej beställt i Winst)

9

Granska och kontera

Attest

An

de

rs

Granskar och konterar faktura.

Kontrollattest

An

na

Attesterar faktura.

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Fakturan går ut i flödet till användaren efter

mottagarkod eller namn.

Ankomst-hantering

Vad hjälper ekonomiavdelningen till med?

Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 10

• Stöd vid utformning av enheternas inköpsorganisation

• Kurser i beställning till betalning (8 tillfällen i februari)

• Löpande support efter införandet

Vad behöver ni göra?

Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 11

• Se över ert inköpsarbete – bestäm vilka som ska vara beställare

• Anmäl er själva och era beställare till kursen

Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11 12

Frågor?