møteinnkalling kontrollutvalget råde...1. trinn (skolestartundersøkelse). denne undersøkelsen...

Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 23.09.2019 kl. 17.30 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon 900 867 40 eller til e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 13. september 2019 Kjell Arild Løkke Leder (s)

1

Kontrollutvalget Rådes møte 23.09.2019

Sakliste

PS 19/21 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

PS 19/22 Godkjenning av protokoll fra møte 03.06 2019 4

PS 19/23 Forvaltningsrevisjonsrapport "Forebyggende psykisk helse - barn og ungdom"

9

PS 19/24 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019 43

PS 19/25 Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon 46

PS 19/26 Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger 48

PS 19/27 Revisjonsbrev nr. 2/2019 - Rådmannens redegjørelse 50

PS 19/28 Justering av plan for selskapskontrollen 2016 - 2019 - § 27 samarbeid IUA utgår

54

PS 19/29 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid 2020 60

2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/96 Dokumentnr.: 37 Løpenr.: 138718/2019 Klassering: 135-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 23.09.2019 19/21

Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges frem uten forslag til innstilling)

Fredrikstad, 27.06.2019

3



Godkjenning av protokoll fra møte 03.06 2019

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 03.06 2019, godkjennes


Vedlegg Protokoll fra møtet 03.06 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen

Saksopplysninger Ingen

Vurdering Protokoll fra møte 03.06 2019, kan godkjennes

4

Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: 03.06.2019, Tidspunkt: fra kl. 17.30 til kl. 18.30 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra – til saksnr.: 19/13 – 19/20

Frammøteliste:

Medlemmer Møtt Varamedlemmer

Kjell A Løkke, leder x

Geir-Ole Åsskau, nestleder x

Ragnhild S Hartviksen x

Merknader

Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3 Møtende fra ØKUS: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Konst. daglig leder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: til sak 19/15 rådmann Inger K. Skarpholt Fjell og stabsleder Hans Moan

-------------------------------------- ----------------------------------------- Kjell A. Løkke (leder) Geir-Ole Åsskau

5

Kontrollutvalget Rådes møte 03.06.2019

Sakliste

PS 19/13 Godkjenning av innkalling og saksliste

PS 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte 29.04 2019

PS 19/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Internkontroll - avvikssystemet"

PS 19/16 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018

PS 19/17 Revisjonsbrev nr. 2/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging

PS 19/18 Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon

PS 19/19 Møteplan 2. halvår 2019

PS 19/20 Referater og meldinger

PS 19/13 Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. (saken legges frem uten forslag til innstilling)

Kontrollutvalget Rådes behandling 03.06.2019:

Ingen merknader til innkalling eller saksliste

Kontrollutvalget Rådes vedtak 03.06.2019:

Innkalling og saksliste godkjennes

PS 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte 29.04 2019



1. Protokoll fra møte 29.04 2019, godkjennes


Vedtak som innstilling


1. Protokoll fra møte 29.04 2019, godkjennes

6

PS 19/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Internkontroll - avvikssystemet"



1. Redegjørelsen fra rådmann tas til orientering.


Rådmann og stabsleder informerte utvalget om oppfølgingen av FR - rapporten som omhandlet internkontroll – avvikssystemet. Utvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart i møte. Vedtak ble som innstilling


1. Redegjørelsen fra rådmann tas til orientering.

PS 19/16 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018



1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering


Revisor orienterte om utført revisjon og om årsoppgjøret for 2018. Vedtak ble som innstilling


1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering

PS 19/17 Revisjonsbrev nr. 2/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging



1. Revisjonsbrev nr. 2/2019, tas til etterretning

2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2019, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets septembermøte 2019


Vedtak ble sin innstillingen.


1. Revisjonsbrev nr. 2/2019, tas til etterretning

2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2019, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets septembermøte 2019

7

PS 19/18 Overordnet revisjonstrategi for 2019 - Regnskapsrevisjon



1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering


Revisor gjennomgikk revisjonstrategi for regnskapsåret 2019. Vedtaket ble som innstillingen.


1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering

PS 19/19 Møteplan 2. halvår 2019


Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer høsten

2019:

23. september kl. 17:30

9. desember kl. 17:30


Vedtak som innstillingen.


1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer høsten 2019:

23. september kl. 17:30

9. desember kl. 17:30

PS 19/20 Referater og meldinger



1. Referater og meldinger kan tas til orientering


Daglig leder i sekretariatet orienterte utvalget om eiermøte i samarbeidet (ØKUS) og om resultatet/status av fusjonsprosessen, og om hvilke sonderingen som gjøres i det videre arbeidet. Vedtaket ble som innstillingen.


1. Referater og meldinger kan tas til orientering

8

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/93 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: 180156/2019 Klassering: 135-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød


Forvaltningsrevisjonsrapport "Forebyggende psykisk helse - barn og ungdom"

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling for bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende psykisk helse – barn

og ungdom», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger.

2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende psykisk helse – barn og ungdom» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de 8 anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: vurdere å involvere kommunelegen i utformingen av helsestasjonens og

skolehelsetjenestens planverk og prioriteringer. vurdere om helsesykepleierdekningen i skolene er tilstrekkelig. vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelse i forbindelse med

skolestartundersøkelsen. vurdere mulighetene for økt bruk av hjemmebesøk. vurdere om kommunens tilgang til psykologkompetanse er tilstrekkelig. vurdere henvisningspraksis, spesielt overfor PPT og barn med psykososiale

vansker. utarbeide og følge opp skriftlige prosedyrer for samarbeid med alle relevante

instanser og nivåer i det tverrfaglige samarbeidet. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere skriftlig til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger.

Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.

Fredrikstad, 13. september 2018.

9

Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende helse – barn og ungdom», datert 13.september 2019.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 19/4, den 11.02 2019 (Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebyggende arbeid/ psykisk helse) Bystyresak 005/18, den 15.02 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 17/27, den 11.12 2017 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019)

Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Kontrollutvalget i Råde vedtok prosjektplanen «Forebyggende arbeid/psykisk helse» 11.02.2019. I møte med kontrollutvalget 11.02.2019 understreket kontrollutvalget spesielt viktigheten av systematisk og tiltaksrettet intervensjon og behandling og oppfølging i hele barne- og ungdomsløpet. Kontrollutvalget ønsket å få svar på hvordan kommunen arbeider, samt hvordan de overfører og følger opp alle aldre, fra barn til tidlig voksen. Kontrollutvalget ønsket også at rapporten skulle inneholde flytdiagrammer over prosessene i kommunens arbeid. Prosjektets problemstillinger: I prosjektplanen ble følgende problemstillinger vedtatt:

I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse?

Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge?

Revisjonskriterier: For å kontrollere og besvare problemstilling 1 har revisjonen utledet og kontrollert følgende revisjonskriterier (kontrollpunkter): For å sikre gjennomføring av kommunal innsats, bør tiltak nedfelles i kommunale planverk. Kommunen kan velge å utarbeide en egen temaplan for barn og unges psykiske helse. Kommunen skal ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere folkehelseutfordringer i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold. Kommunen skal særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller helsemessige problemer eller sosiale forskjeller. Ledelsen skal sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling i helsestasjon og skolehelsetjeneste. Den eller de som er ansvarlig(e) for virksomheten skal beskrive virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering. Kommunen skal sørge for å ha tilgang på nødvendig personell for de oppgavene de skal utføre ved helsetjenestene i skole- og helsestasjonstjenestene, og ha en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom disse.

o Grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet for barn og unge 0-20 år må være helsesykepleier, lege, jordmor og fysioterapeut.

o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesykepleier per 300 elever på barneskolenivå.

o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesykepleier per 550 elever på ungdomsskolenivå

10

Helsestasjonens og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år skal omfatte: o Helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov

Alle barn bør få tilbud om en helsesamtale og en somatisk undersøkelse på 1. trinn (Skolestartundersøkelse). Denne undersøkelsen bør omfatte en helsesamtale med helsesykepleier og en somatisk undersøkelse hos lege.

Alle ungdomsskoleelever bør få tilbud om en helsesamtale på 8. trinn. o Forebyggende psykososialt arbeid o Opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper o Oppsøkende virksomhet/hjemmebesøk

Tjenestene skal være tilgjengelige. Barn, ungdom og deres foreldre skal kunne henvende seg uten avtale eller henvisning. God tilgjengelighet kjennetegnes ved kort ventetid og «publikumsvennlige åpningstider. For å kontrollere og besvare problemstilling 2 har revisjonen utledet og kontrollert følgende revisjonskriterier (kontrollpunkter): • Helsestasjon og skolehelsetjenesten skal:

o samarbeide med den kommunale barneverntjenesten, PPT , fastlege og psykolog eller spesialisthelsetjeneste.

o samarbeide med skole. Samarbeidet med skole skal omfatte tiltak som fremmer godt psykososialt og

fysisk lærings- og arbeidsmiljø for elever, samt bistand og undervisning i grupper/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det.

o henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/eller tiltak i skolehelsetjenesten ikke er tilstrekkelig

o samarbeide om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og funksjonshemmede

• Helsestasjon- og skolehelsetjenesten bør også samarbeide med koordinerende enhet, NAV og ta initiativ til å involvere kommunelegen i utformingen av tjenestenes planverk og prioriteringer. • Helsestasjon og skolehelsetjenesten bør etablere rutiner og regelmessige samarbeidsmøter både på system- og individnivå som sikrer at barn og ungdommer fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

o Samarbeidsrutinene bør være skriftliggjort, dette med tanke på kvalitetssikring og kontinuitet i tilbudet. Det gjør samarbeidet enklere ved eventuelt utskiftning av personell.

Revisjonens konklusjon: Revisjonen konkluderer med at det i stor grad er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse i Råde kommune. Kommunen har etablert en god oversikt over virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering gjennom sitt planarbeid. Revisjonen finner videre at kommunen har sikret at grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet består av påkrevd kompetanse. Revisjonen har imidlertid funnet enkelte forbedringspunkter. Når det gjelder skolestartundersøkelsen mener revisjonen, med utgangspunkt i direktoratets anbefalinger, at det kan være hensiktsmessig å vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelsen. Videre at helsesamtale bør gjennomføres med alle elevene på 8. trinn. Fakta har vist at det i liten grad gjennomføres hjemmebesøk hos barn og unge i skolealder, og revisjonen er derfor enig i tilbakemeldingene fra de som er intervjuet i prosjektet

11

(informantene) om at det også kan være nyttig å gjennomføre hjemmebesøk i større utstrekning. Revisjonen har også påpekt at kommunen i praksis har ligget noe under norm for helsesykepleierdekning på skolene. Når det gjelder rapportens andre problemstilling er det etablert flere arenaer for samarbeid. Enkelte samarbeid fungerer godt, spesielt internt i Familiehuset hvor tjenestene er samlokalisert. Samarbeidet med fastlegene har tidligere vært utfordrende å få til, men nå er det etablert et samarbeid som ser ut til å kunne fungere godt. Slik vurderingene viser har revisjonen funnet forbedringspunkter knyttet til samarbeidet med kommunelege, BUPP og NAV. Samtidig er det ikke etablert prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser. Etter revisjonens oppfatning fremstår systemet som noe fragmentert, og revisjonen er enige med informantene i at det er noen mangler ved systemet og rutinene. Det er derfor positivt at kommunen nå arbeider med å utvikle dette. Revisjonen vil særlig trekke frem kommunens innføring av BTI – bedre tverrfaglig innsats, som plattform for etablering av strategi og tilnærming til det tverrfaglige arbeidet. Revisjonens anbefalinger: Med bakgrunn i sine konklusjoner og vurderinger anbefaler revisjonen at kommunen bør: vurdere å involvere kommunelegen i utformingen av helsestasjonens og

skolehelsetjenestens planverk og prioriteringer. vurdere om helsesykepleierdekningen i skolene er tilstrekkelig. vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelse i forbindelse med

skolestartundersøkelsen. vurdere mulighetene for økt bruk av hjemmebesøk. vurdere om kommunens tilgang til psykologkompetanse er tilstrekkelig. vurdere henvisningspraksis, spesielt overfor PPT og barn med psykososiale vansker. utarbeide og følge opp skriftlige prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser

og nivåer i det tverrfaglige samarbeidet. Rådmannens høringsuttalelse: Sekretariatet mottok forvaltningsrevisjonsrapporten den 13.september 2019. Innkalling og sakspapirer til kontrollutvalget sendes også den 13.september. Kommunerevisjonen hadde i skrivende stund ikke mottatt tilbakemelding fra rådmann på rapporten og dens anbefalinger. Sekretariatet vil ettersende denne, hvis den foreligger, før kontrollutvalgets møte den 23. september 2019.

Vurdering Det ligger til kontrollutvalget å forsikre seg om at revisors gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Rapportens utforming, innhold, vurderinger og konklusjoner faller imidlertid inn under revisors selvstendige, faglige ansvar. Revisjonen oppgir at prosjektet er gjennomført i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Sekretariatet vurderer at rapporten er utarbeidet etter vedtatt prosjektplan. Videre vurderer sekretariatet at valg av revisjonskriterier er relevante for å kunne besvare problemstillingen. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder, herunder dokumentanalyse, intervjuer og gjennomgang av kommunens nettsider. Gjennom bruk av ulike metoder kan dette sikre rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Sekretariatet har ikke mottatt rådmannens tilbakemelding på rapporten, i skrivende stund. Sekretariatet kan derfor ikke gjøre vurderinger på hvorvidt rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger og hvilke tiltak som eventuelt skal gjennomføres for å følge opp anbefalingene. Sekretariatet vurderer imidlertid som uheldig at rådmannen ikke gir en

12

tilbakemelding innen høringsfrist. Sekretariatet påpeker viktigheten av at både revisjonen og rådmannen gir tilbakemelding til frist slik at sekretariatet kan gjøre vurderinger og saksbehandle på vegne av kontrollutvalget. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger revisjonens vurderinger og anbefalinger til grunn i sitt forslag til vedtak i kommunestyret, og videre at kontrollutvalget innstiller til kommunestyret at rapportens anbefalinger skal tas til følge og gjennomføres.

13

østfold kommunerevisjon iks 1

Rolvsøy 13. september 2019

Forebyggende psykisk helse- barn og ungdom Råde kommune

Forvaltningsrevisjonsrapport

14


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 SAMMENDRAG .......................................................................................................... 3

2 INNLEDNING .............................................................................................................. 4

2.1 Bakgrunn .................................................................................................................................................. 4

2.2 Problemstilling og avgrensing ................................................................................................................. 4

2.3 Metode og gjennomføring ....................................................................................................................... 5

2.4 Validitet og reliabilitet ............................................................................................................................. 5

2.5 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 6

3 FOREBYGGENDE TILTAK FOR BARN OG UNGE ............................................................. 7

3.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 7

3.2 Fakta ......................................................................................................................................................... 8

3.3 Vurderinger ............................................................................................................................................ 13

4 SAMARBEID MELLOM ULIKE INSTANSER ................................................................... 15

4.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................. 15

4.2 Fakta ....................................................................................................................................................... 15

4.3 Vurderinger ............................................................................................................................................ 20

5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER .............................................................................. 22

6 RÅDMANNENS UTTALELSE ....................................................................................... 23

7 VEDLEGG ................................................................................................................. 24

7.1 Utledning av revisjonskriterier ............................................................................................................. 24

7.2 Mottatte dokumenter fra kommunen ................................................................................................... 29

15


1 SAMMENDRAG

Revisjonen konkluderer med at det i stor grad er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse i Råde kommune. Kommunen har etablert en god oversikt over virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering gjennom sitt planarbeid. Revisjonen finner videre at kommunen har sikret at grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet består av påkrevd kompetanse. Vi har imidlertid funnet enkelte forbedringspunkter. Når det gjelder skolestartundersøkelsen mener vi med utgangspunkt i direktoratets anbefalinger at det kan være hensiktsmessig å vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelsen. Videre at helsesamtale bør gjennomføres med alle elevene på 8. trinn. Fakta har vist at det i liten grad gjennomføres hjemmebesøk hos barn og unge i skolealder, og vi er derfor enig i tilbakemeldingene fra informantene om at det også kan være nyttig å gjennomføre hjemmebesøk i større utstrekning. Vi har også påpekt at kommunen i praksis har ligget noe under norm for helsesykepleierdekning på skolene. Når det gjelder rapportens andre problemstilling er det etablert flere arenaer for samarbeid. Enkelte samarbeid fungerer godt, spesielt internt i Familiehuset hvor tjenestene er samlokalisert. Samarbeidet med fastlegene har tidligere vært utfordrende å få til, men nå er det etablert et samarbeid som ser ut til å kunne fungere godt. Slik vurderingene viser har revisjonen funnet forbedringspunkter knyttet til samarbeidet med kommunelege, BUPP og NAV. Samtidig er det ikke etablert prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser. Etter vår oppfatning fremstår systemet som noe fragmentert, og vi er enige med informantene i at det er noen mangler ved systemet og rutinene. Det er derfor positivt at kommunen nå arbeider med å utvikle dette. Vi vil særlig trekke frem kommunens innføring av BTI – bedre tverrfaglig innsats, som plattform for etablering av strategi og tilnærming til det tverrfaglige arbeidet. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderinger anbefaler vi at kommunen bør:

vurdere å involvere kommunelegen i utformingen av helsestasjonens og skolehelsetjenestens planverk og prioriteringer.

vurdere om helsesykepleierdekningen i skolene er tilstrekkelig.

vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelse i forbindelse med skolestartundersøkelsen.

vurdere mulighetene for økt bruk av hjemmebesøk.

vurdere om kommunens tilgang til psykologkompetanse er tilstrekkelig.

vurdere henvisningspraksis, spesielt overfor PPT og barn med psykososiale vansker.

utarbeide og følge opp skriftlige prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser og nivåer i det tverrfaglige samarbeidet.

Revisjonen takker for samarbeidet og bistanden i forbindelsen med revisjonen.

16


2 INNLEDNING

2.1 Bakgrunn

Kommunestyret i Råde fastsatte plan for forvaltningsrevisjon for 2018-2019, 15.02.2018. I planen står det: «Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har viktige oppgaver i det forebyggende arbeidet. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal vektlegge ressurser som fremmer helse og positiv utvikling hos barn, unge og familier. Tjenesten følger opp barn og deres familier med helseopplysning, veiledning, standardiserte undersøkelser, vaksiner og annen målrettet oppfølging på faste tidspunkter. Oppfølgingen skal omfatte barnets fysiske og psykososiale utvikling og bidra til gode oppvekstsvilkår. I tillegg skal tjenestene fange opp risikofaktorer, problemer og skjevutvikling, samt sette inn nødvendige forebyggende tiltak. Kommunen har lovpålagt ansvar for å drive forebyggende arbeid. Kommunen bør ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn og unge som lever med risiko for, eller er i ferd med å utvikle, psykiske vansker eller lidelser. Behov bør avdekkes og hjelp tilbys så tidlig som mulig slik at problemer ikke utvikler seg. Kommunene må arbeide systematisk og tiltaksrettet med tidlig intervensjon og tilbud om behandling og oppfølging. Alle som arbeider med barn og unge har et ansvar for å identifisere barn i risiko og sørge for at de som trenger det får nødvendig hjelp og oppfølging.» Kontrollutvalget i Råde vedtok prosjektplanen «Forebyggende arbeid/psykisk helse» 11.02.2019. I møte med kontrollutvalget 11.02.2019 understreket kontrollutvalget spesielt viktigheten av systematisk og tiltaksrettet intervensjon og behandling og oppfølging i hele barne- og ungdomsløpet. Kontrollutvalget ønsket å få svar på hvordan kommunen arbeider, samt hvordan de overfører og følger opp alle aldre, fra barn til tidlig voksen. Kontrollutvalget ønsket også at rapporten skulle inneholde flytdiagrammer over prosessene i kommunens arbeid.

2.2 Problemstilling og avgrensing

Østfold kommunerevisjon har fått i oppdrag å gjennomføre forvaltningsrevisjon på området - kommunens forebyggende arbeid innenfor psykisk helse for barn og unge i Råde kommune, jf. vedlagt prosjektplan. Vi skal undersøke:



Revisjonen vil gjøre en vurdering av hvordan kommunen driver det forebyggende arbeidet innen psykisk helse for barn og ungdom. Vi vil også se på om og hvordan de kommunale instansene samhandler og samarbeider for å følge opp barn og ungdom. Råde kommune har to barneskoler og en ungdomsskole. I kommunen er det også en privat videregående skole, hvor kommunen har ansvar for å tilby skolehelsetjeneste til elevene. Revisjonen undersøker i all hovedsak hvordan skolehelsetjenestens forebyggende arbeid er ivaretatt på barne- og ungdomsskolenivå. Antall barn 0-17 år i Råde kommune var i 2018 1556, og så langt i 2019 1548.

Faktaboks 1: Bakgrunn

Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens § 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak.

17


Råde kommune kjøper tjenester for de ungdommene som har behov for å oppsøke helsestasjon. Disse tjenestene kjøper de av Moss og Fredrikstad kommune, som har ungdomshelsestasjon. Revisjonen undersøker ikke hvordan dette tilbudet er ivaretatt.

2.3 Metode og gjennomføring

Metodene som er benyttet i denne revisjonen er intervjuer med ansatte i ulike kommunale instanser, gjennomgang av kommunens nettsider og dokumentanalyse. Det er gjennomført dokumentanalyse av sentrale dokumenter mottatt fra kommunen. Følgende dokumenter er sentrale for faktafremstillingen:

Virksomhetsplan Råde kommune 2018-2021

Avdeling for psykisk helse- og rusarbeid Ungdomsteamet: Retningslinjer og handlingsplan

Oppvekstteamet i Råde kommune

Familieteam Råde kommune

Beredskapsteam mot mobbing Råde kommune

Årshjul skolehelsetjenesten i ungdomsskolen Råde kommune i skoleåret 2018-2019

Årshjul for skolehelsetjenesten barneskolen 2018-2019

Samarbeid mellom skolehelsetjenesten og Tomb videregående skole Fullstendig oversikt over oversendt dokumentasjon fremgår av litteraturlisten i vedlegg (kapittel 7.2) Det er totalt gjennomført 13 intervjuer i Råde kommune. Vi har intervjuet:

Ledere ved virksomhet Familie o Virksomhetsleder o Pedagogisk-psykologisk tjeneste o Rus og psykisk helse o Barneverntjenesten o Helsestasjonen

Helsesykepleiere på helsestasjonen

Helsesykepleiere i skolene

Sosiallærere ved barneskolene I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon.

Validitet og reliabilitet

Faktaboks 2: Metode og gjennomføring

Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger.

18


Vi har benyttet data fra ulike kilder for å sikre et faktagrunnlag med høyest mulig grad av gyldighet og pålitelighet. Utfordringer og begrensninger i rapportens faktagrunnlag er beskrevet ovenfor, sammen med beskrivelsen av de ulike metodene som er benyttet. Vi tar også hensyn til metodens begrensninger i vurderingene. På denne bakgrunn mener vi at rapporten fremstiller kommunen på en mest mulig riktig måte, og at vi har et godt grunnlag for våre konklusjoner og anbefalinger. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Widnes med noe bistand fra forvaltningsrevisor Unn E. West, i perioden februar- juni 2019.

2.4 Revisjonskriterier

I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov og forskrift

Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven).

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (Helse og omsorgstjenesteloven).

Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Sentrale føringer

Veileder i psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene (IS-1405).

Utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1798).

Forebyggende innsats for barn og unge (Rundskriv Q-16/2013).

Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom (Helsedirektoratet).

Revisjonskriteriene følger punktvis under hver enkelt problemstilling. Utledningen av revisjonskriteriene er å finne i eget vedlegg i kapittel 7.1.

1 Trinnhøydeprinsippet, også kalt lex superior-prinsippet, er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene.

Faktaboks 3: Revisjonskriterier

Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet1. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier.

19


3 FOREBYGGENDE TILTAK FOR BARN OG UNGE



3.1.1 Planverk

For å sikre gjennomføring av kommunal innsats, bør tiltak nedfelles i kommunale planverk. Kommunen kan velge å utarbeide en egen temaplan for barn og unges psykiske helse.

Kommunen skal ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere folkehelseutfordringer i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold. Kommunen skal særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller helsemessige problemer eller sosiale forskjeller.

3.1.2 Ledelse og bemanning

Ledelsen skal sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling i helsestasjon og skolehelsetjeneste. Den eller de som er ansvarlig(e) for virksomheten skal beskrive virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering.

Kommunen skal sørge for å ha tilgang på nødvendig personell for de oppgavene de skal utføre ved helsetjenestene i skole- og helsestasjonstjenestene, og ha en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom disse.

o Grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet for barn og unge 0-20 år må være helsesykepleier, lege, jordmor og fysioterapeut.

o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesykepleier per 300 elever på barneskolenivå. o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesykepleier per 550 elever på

ungdomsskolenivå

3.1.3 Helsestasjon og skolehelsetjeneste

Helsestasjonens og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år skal omfatte: o Helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov

Alle barn bør få tilbud om en helsesamtale og en somatisk undersøkelse på 1. trinn (Skolestartundersøkelse). Denne undersøkelsen bør omfatte en helsesamtale med helsesykepleier og en somatisk undersøkelse hos lege.

Alle ungdomsskoleelever bør få tilbud om en helsesamtale på 8. trinn. o Forebyggende psykososialt arbeid o Opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper o Oppsøkende virksomhet/hjemmebesøk

Tjenestene skal være tilgjengelige. Barn, ungdom og deres foreldre skal kunne henvende seg uten avtale eller henvisning. God tilgjengelighet kjennetegnes ved kort ventetid og «publikumsvennlige åpningstider.

20


3.2 Fakta

3.2.1 Planarbeid

Kommunen har deltatt i satsningen Sjumilssteget. Programmet er utviklet av Nasjonal arbeidsgruppe for implementering av barnekonvensjonen, og er utarbeidet for at kommunene og fylkeskommunene skal sikre at barnekonvensjonen ligger til grunn for all behandling som angår barn og unge. Det handler både om tidlig innsats, bedre samordning, samarbeid på tvers av avdelinger og om barns medbestemmelse. De syv stegene er 1. Medbestemmelse 2. God omsorg 3. Særskilt vern og støtte 4. Vern mot overgrep 5. Fullverdig liv 6. God helse 7. God utdanning Deltagelse i programmet bidrar til at barnets beste er et overordnet hensyn i kommunens planarbeid. I virksomhetsplan for 2018-2021 står det henvist til de forskjellige stegene i Sjumilssteget under de ulike avdelingene. Under helsestasjon er det henvist til steg 6 «God helse»: «God helse omhandler det å ha det bra med seg selv fysisk, psykisk og sosialt. Det handler om å være sunn og frisk, å være i god form og å ha mulighet for å være fysisk aktiv. Det er nærvær av faktorer som: Å få kjærlighet, vennskap og omsorg, å bli sett, å føle seg trygg der du bor, å ha noen du kan snakke med og å ha noen du stoler på. Og det er fravær av faktorer som: Press til å mene eller gjøre ting du ikke vil, å bli holdt utenfor eller mobbing og vonde tanker som ødelegger konsentrasjonen. Det handler om å ha tilgang til helsehjelp i form av helsetjenester og helsesøster.» Under tjenestebeskrivelse står det at: «Helsestasjon og skolehelsetjenesten tilbyr tjenester etter veilederen for svangerskapsomsorg og helsestasjon og skolehelsetjenesten. Oppgavene er rettet mot forebyggende arbeid, veiledning og støtte innenfor helsestasjonens ansvarsområde. Helsestasjonen samarbeider med andre tjenester til det beste for familiene. Helsestasjonen jobber helhetlig i møte med familiene; fra graviditet til fylte 20 år. Familiene i Råde erfarer å bli sett, møtt og tatt på alvor i alle møter med ansatte i helsestasjonen og i skolehelsetjenesten.» Under særskilte fokusområder 2018-2022 står det blant annet:

• Etablere et lavterskeltilbud for familier med veiledning/samtaler. • Etablere et tverrsektorielt samarbeid med barnehagen, med mulighet for tverrfaglig

samarbeid og veiledning. • Bistå i å utvikle tjenesten til barn og unge med psykososiale problemer i samarbeid med

psykisk helse- og rustjeneste og psykolog, samt etablere et planmessig samarbeid om psykisk helse blant barn og unge.

• Informere om psykisk helse til elever på ungdomstrinnet i samarbeid med psykolog. • Barn som pårørende.

Hovedmålet for virksomhet Familie er at kommunen i 2022 er preget av et levende lokalsamfunn med aktive og engasjerte innbyggere og med velfungerende og målrettede tjenester. Revisjonen har mottatt «Oversikt over helse og helsetilstand i befolkningen, et virkemiddel for å nå langsiktige mål 2017 (2015-2019)». Dette er et dokument som utarbeides hvert fjerde år, og beskriver befolkningssammensetning, oppvekst og levekår, fysisk, kjemisk, biologisk og sosialt miljø,

21


skader og ulykker, helserelatert atferd og helsetilstand i befolkningen. Blant annet sammenlignes Råde med andre kommuner som kan identifiseres på lik linje med antall innbyggere og sosioøkonomisk status, samt at det sammenlignes med Østfoldgjennomsnittet og landet som helhet. Det står blant annet at det er færre lavinntektshusholdninger med barn i 0-17 år i Råde sammenlignet med gjennomsnittet i Østfold. Det har vært en liten økning av arbeidsledig ungdom i alder 15-29 år i tidsrommet 2010-2015, men også dette er under gjennomsnittet i Østfold. Barnevernet har flere som søker hjelp i Råde enn i sammenlignbare kommuner. Råde ligger også på et høyere nivå på dette området enn de omkringliggende kommunene og landet som helhet. Det er flere elever fra Råde som gjennomfører videregående opplæring enn nabokommunen Rygge, men de ligger noe lavere enn gjennomsnittet i Østfold og landsgjennomsnittet. Kommunalsjef viser til en undersøkelse gjennomført av NIFU2 hvor det kommer frem at karaktersnittet for 10.klasse ligger over gjennomsnittet for fylket. Oversikten viser videre at mobbing tidligere har vært registrert som en utfordring i Rådeskolene, men tendensen er at utfordringen er mindre enn tidligere. Det står videre at utfordringene blir å opprettholde og videreføre arbeidet for sosial utjevning, spesielt med tanke på barnefamilier og vanskeligstilte gjennom godt boligsosialt arbeid. Dessuten å gjennomføre tidlige tiltak i barnefamilier slik at barnevernet kommer på nivå med landet for øvrig. Videre står det under kapittel om helsestasjon- og skolehelsetjeneste at det var 1314 konsultasjoner med barn/unge i alderen 0-15 år, og ca. 360 konsultasjoner med ungdom mellom 16 år-19 år i 2017. Det står videre at psykisk helsearbeid er vektlagt i barneskolene.

3.2.2 Ledelse og bemanning

På administrativt nivå er Råde kommune organisert med en kommunalsjef for oppvekst og levekår, og en for helse, omsorg og rehabilitering. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er organisert under virksomhet Familie. Virksomhet Familie er organisert under kommuneområde Oppvekst og levekår, og består av fem underliggende avdelinger: • Barnevern • PPT • Helsestasjon og skolehelsetjenesten • Psykisk helse- og rustjenesten • Fellestjenester med stab og

virksomhetsledelse

Avdelingene i virksomhet Familie er lokalisert i samme bygg som kalles Familiehuset. Organiseringen med Familiehuset har ført til at det kort vei mellom de ulike tjenestene. Fra 1.april 2018 ble også Rus og psykiatri en del av Familiehuset. Tidligere var rus og psykiatritilbudet kun rettet mot de over 18 år. Foruten avdeling for psykisk helse og rus, er tjenestene nå samlokalisert i Familiehuset. Det er til sammen 9,2 stillingshjemler på helsestasjonen. Hjemlene er fordelt på avdelingsleder, syv helsesykepleiere. 1,4 stilling med familieveileder, 1,2 stilling som jordmor og 0,5 stilling som fysioterapeut og helsestasjonslege i 20% stilling. Helsestasjonen har også en merkantilt ansatt. I Råde kommune var det pr. 2018, 1556 barn i alderen 0-17 år. Så langt i 2019 er antall barn og unge 1548. Det fremkommer av intervjuene at helsestasjon og skolehelsetjenesten er et satsningsområde i kommunen. Det er stor konkurranse om utdannede helsesykepleiere, og det er vanskelig å få ansatt både vikarer og faste stillinger. På revisjonens tidspunkt har kommunen god dekning på skolehelsetjenesten, og ligger nå på det som er normen for antall stillinger. Det er vanskelig å få tak i vikarer ved fravær, så det blir sjelden gjort.

2 NIFU- Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning.

22


Spetalen skole har en helsesykepleier i 70 % stilling på 240 elever. På Karlshus skole har de én helsesykepleier i 100% stilling på i underkant av 380 elever. Råde ungdomsskole har i utgangspunktet én helsesykepleier i 100 % stilling på 271 elever. I perioden september 2018 til juli 2019 har skolehelsetjenesten hatt ca. 60 % stilling på ungdomsskolen. Helsesykepleier har vært tilgjengelig hver dag. Frem til april var denne 60 % ressursen også en dag på Tomb, men ble trukket tilbake fordi det fikk konsekvenser for arbeidet på ungdomsskolen. Helsestasjon- og skolehelsetjenesten har hatt sykefravær tilsvarende to stillinger i en periode i skoleåret 2018/2019, for så å bli redusert til sykefravær tilsvarende en stilling.3 Det har ført til at helsesykepleier på skolene har blitt trukket inn på helsestasjonen for å få det til å gå rundt. Avdelingsleder presiserer at dette har vært enkeltdager og har aldri vært praksis i lengre sykefraværsperioder. Avdelingsleder legger til at de har ansatt en vikar som har dekket opp noe av sykefraværet.

3.2.3 Helsestasjon og skolehelsetjeneste

Skolestartundersøkelsen Helsesykepleierne har egne kontor på skolene, og de praktiserer «åpen dør» for elevene. På samtalene med elever og foreldre på 1. trinn handler samtalene blant annet om venner, mat, søvn, atferd, om eleven har det bra og om de trenger hjelp til noe. Helsesykepleierne informerer også om muligheten for familier til å ha møter med Familieteamet (omtales nedenfor under overskriften Forebyggende psykososialt arbeid), hvis det skulle være behov eller ønske om det. I intervjuene sier avdelingsleder at de ser at de har fått en helt annen type oppfølging av elevene etter at de startet med å ha samtalene på skolen. Hun forteller at i barnehagen har barna følt en mye større trygghet enn de gjør i sitt første år på skolen. Ved å ha samtalene på skolen, har elevene et annet utgangspunkt for samtalene enn når samtalene ble gjennomført i barnehagen. Avdelingsleder opplever at de avdekker flere utfordringer hos barna ved å ha samtalene på skolen enn når samtalene ble gjennomført i barnehagene og det er derfor mer nyttig å snakke med elevene etter at de har begynt på skolen. Det kommer frem av intervjuene at kommunen har valgt å legge opp legeundersøkelsen på helsestasjonen for å utnytte nåværende legeressurs på best mulig måte. Det betyr at kommunen også i år gjennomførte skolestartundersøkelse av lege på helsestasjon, året før elevene starter på skolen. Dersom legeundersøkelsen skulle vært gjennomført på skolene ville det vært nødvendig med større legeressurs, alternativt måtte andre legeoppgaver utgå. Legeundersøkelsen består av en generell helseundersøkelse med synstest og kostholdsveiledning. Helsesykepleier tar også en hørselstest. Helsesamtale på 8. trinn Helsesykepleier prøver å få til en samtale med alle elevene på 8. trinn, men på grunn av sykefravær på helsestasjonen var det på revisjonens tidspunkt usikkert om alle elevene ville få en slik samtale skoleåret 2018/2019. På ungdomsskolen skal det i utgangspunktet gjennomføres 90 samtaler på 8. trinn. Samtalene har en varighet på ca. 45 minutter. De elevene som ønsker og har behov for samtale blir prioritert. Samtalene handler om alt fra høyde og vekt, til søvn og venner. Det er et omfattende arbeid, og det er tidkrevende å følge opp de individuelle samtalene. Revisjonen har i forbindelse med høringsmøtet fått tilbakemelding om at 5-10 elever ikke fikk samtale skoleåret 2018/2019. Dette skyldes ikke utelukkende sykefravær, men også at ungdommene ikke var tilstede. Disse elevene vil få samtale skoleåret 2019/2020 i stedet.

3 Helsestasjon- og skolehelsetjenesten hadde et sykefravær på 5,8 % i 2018. Pr. 30. juni 2019 er sykefraværet 8,7 %.

23


Forebyggende psykososialt arbeid Avdelingsleder ved helsestasjon sier at helsesykepleierne snakker mye med barna om hvordan de har det, og forteller at helsesykepleier er etterspurt blant elevene, mer enn tidligere. Det blir videre sagt at det kan være en utfordring når det viser seg at elevene har problemer med det psykososiale. Det er mange tunge og vanskelige saker som må følges opp, uten veiledning fra psykolog - da blir det liten tid til å jobbe forebyggende utover det som står i retningslinjene. Avdelingsleder opplyser om at frem til 2018 hadde kommunen en kommunepsykolog tilknyttet seg. Kommunepsykologen jobbet 50% for Råde kommune. Kommunepsykologen sluttet i sin stilling og psykologtilbudet forsvant, og etter 2018 har ikke kommunen hatt tilgang til psykolog. Det er et stort behov for psykologkompetanse i kommunen. Fra 1. januar 2020 kommer det et lovpålagt krav om at det skal opprettes psykologstillinger i alle kommuner. I 1. og 4. klasse er det startet opp undervisning om psykologisk førstehjelp etter Solfrid Raknes- modellen. Modellen går ut på at helsesykepleier følger et fastsatt undervisningsopplegg for å lære elevene å gjenkjenne følelser, å fremme elevenes egenomsorg og sosiale kompetanse, samt å øke tanke- og følelsesbevissthet. Modellen brukes også i gruppesamtaler på 7. trinn. Der snakkes det om å støtte hverandre, vold i nære relasjoner, selvskading og hvordan man kan få hjelp dersom man føler at man har behov for det. Det blir også snakket om hvor lang tid det tar før noen tør å melde fra dersom de har hatt vonde opplevelser og lignende.

Kommunen har også et familieteam som er et forebyggende tiltak rettet mot barn og ungdom. Familieteamet har som mål å hjelpe familier til å oppnå kontroll over beslutninger som angår familien. Familieteamet består av representanter fra helsestasjon, forebyggende innsats barn, unge og familier, og PP-tjenesten. Avdelingsleder for Psykisk helse og rus sier at kommunen nå har startet et ungdomsteam for unge mellom 16 år og 25 år. Oppstart for ungdomsteamet var vinteren 2018, og tilbudet er i utvikling. Ungdomsteamet er organisert under Psykisk helse- og rustjenesten, som ligger under virksomheten Familie. Psykisk helse- og rustjenesten har egen barne- og ungdomsansvarlig, og skal sikre samarbeid mellom ungdomsteamet og øvrige tjenester tilknyttet barn og unge. Ungdomsteamet er tiltenkt en forebyggende rolle, samtidig som det tilbyr oppfølging av eksisterende problematikk. Ungdomsteamet tilbyr hjelp og veiledning til ungdom og deres familier som har utfordringer på ulike områder i livet. De tilbyr individuell oppfølging og samtaler, familiearbeid, bistand med samarbeid med andre instanser som for eksempel skole og helsestasjon. Teamet tilbringer på revisjonens tidspunkt en dag i uken på Tomb Videregående skole, og kommunen vurderer muligheten for at de også kan delta på ungdomsskolen. Ungdomsteamet vil være en del av det planlagte oppvekstteamet i kommunen. Ungdomsteamet er et lavterskeltilbud, og ungdommene kan blant annet kontakte teamet på e-post og telefon, og det er lav terskel for kontakt med «drop-in» tilbud. Ungdommene vil få oppfølging så lenge de ønsker det, enten ved hjelp av samtaler, aktiviteter eller lignende. I utgangspunktet er tjenesten ikke vedtaksbasert. Hvis det blir aktuelt med langvarig oppfølging (mer enn fire samtaler) vil de fatte vedtak om tjenester. 30 ungdommer fikk tilbud fra ungdomsteamet skoleåret 2018/2019. Det er varierende saksproblematikk blant de unge som er tilknyttet teamet. Leder for PPT opplever at ungdommers overgang fra ungdomsskole til videregående opplæring er en utfordring. Han mener at det er viktig med et møtepunkt for ungdom i videregående opplæring. Det er flere elever som faller ut av den videregående opplæringen, spesielt gjelder dette andreårselever, og det gjelder særlig for elever som tar fagutdanning. Kommunen har styrket tilbudet på Tomb med både erfaringskonsulent4 og ruskonsulent inn i ungdomsteamet. De fleste ungdommer i Råde går på

4 Erfaringskonsulent er en person som arbeider i tjenestene på bakgrunn av sin egenerfaring.

24


videregående skoler i andre kommuner. Råde kommune er med på finansierer en drop-out konsulent på den videregående skolen i Moss. Opplysningsvirksomhet og veiledning i grupper og individuelt Avdelingsleder ved helsestasjon sier at de følger de nasjonale retningslinjene som innebærer at det er helsesamtaler og seksualundervisning, samt at elevene veies og måles på helsesamtalene i 1. og 8. klasse. Foreldrene tilbys også samtale dersom man finner avvik fra hva som er definert som normalt. Helsesykepleierne tilbyr også individuelle samtaler og gruppesamtaler, avhengig av tema. Det etableres også jentegrupper og guttegrupper etter skolens ønske. Skolenes sosiallærere sier at de har hatt «to hjem»-grupper5. I år var det elever fra 3. og 5. klasse som deltok, og det var mange påmeldte. De sier videre at de opplever at elevene er flinke til å dele positive erfaringer med hverandre, og at de er flinke til å sette ord på det som kan være vanskelig. Hjemmebesøk/oppsøkende virksomhet I intervjuer gir helsesykepleierne uttrykk for at det ikke er vanlig med hjemmebesøk til barn og unge, utover hjemmebesøk av jordmor og helsesykepleier like etter fødsel. Men det blir uttrykt at å besøke barn eller ungdom som sliter med noe burde gjøres i langt større grad da det oppleves som nyttig. Det er en helt annen opplevelse å møte eleven på hjemmebane. Det har vært brukt i tilfeller med skolevegring. Det kan også brukes i tilfeller hvor det har vært samarbeidsmøter med rus og psykiatritjeneste hvor eleven har utfordringer på dette området. Tjenestenes tilgjengelighet Helsesykepleierne har egne kontor på skolen og praktiserer «åpen dør», både ved skolene og ved helsestasjonen. De sier at det bare er å banke på døra eller ringe hvis det er noe man lurer på. De er tilgjengelige hver dag fra 8.30-15.00 på Karlshus skole og Råde ungdomsskole. På Spetalen skole er det helsesykepleier tirsdag, torsdag og fredag 8.30-15.00. På Tomb videregående skole er det tilgjengelig helsesykepleier på mandag og fredag 8.30-15.00. Råde kommune har ikke helsestasjon for ungdom, men ungdom i kommunen kan ta kontakt med helsesykepleier på skolen for å få hjelp. Kommunen kjøper også tjenester av Moss og Fredrikstad kommune, som har helsestasjon for ungdom. Avdelingsleder for helsestasjonen sier at de har hatt liten tid til oppfølging av elevene på Tomb videregående skole, men det er gitt beskjed til elevene om at de kan komme innom eller ringe helsestasjonen dersom de har behov for hjelp. Helsesykepleier på Tomb er også på Snapchat for å møte elevene på den arenaen, og det blir brukt SMS for å avtale time med ungdommer. Dessuten er ansatte fra Psykisk helse- og rus på Tomb en dag i uka. Leder for psykisk helse og rus sier at hun kunne ønske det var enklere for ungdom å finne de ulike tilbudene avdelingen gir, men mener at dette blir lettere når kommunen har fått etablert tilbud fra ungdomsteamet på ungdomsskolen. Da kan de bedre nå de enkelte ungdommer der. På sikt er det tenkt at tilbudet fra psykisk helse- og rus også skal etableres på barneskole og barnehagenivå. Ett av tiltakene i virksomhetsplanen er å utvikle en webside for å være lett tilgjengelig for kommunenes innbyggere. I dag er helsestasjonen på nett via kommunens nettsider der det ifølge avdelingsleder skal være oppdatert informasjon. Revisjonen har kontrollert nettsiden til kommunen, og finner at det under fanen «helse, omsorg og levekår» er en egen fane for «helsestasjon». Under denne igjen er det ulike faner for blant annet «skolehelsetjeneste», «helsestasjon for barn 0-6 år», «helsestasjon for ungdom», «Familieteam - et frivillig og gratis veiledningstilbud». Under fanen for skolehelsetjeneste beskrives de ulike skolene i

5 «To Hjem»-grupper er grupper for barn med skilte foreldre.

25


kommunen, og her står også opplysninger om den enkelte helsesykepleier som er tilknyttet skolen. Vedkommende er oppført med mobilnummer. Det står videre beskrevet hvilke faste tilbud skolehelsetjenesten gir på de ulike skoletrinnene, fra 1. trinn til 10. trinn. Også «psykiske helsetjenester og rusomsorg» har en egen fane under «helse, omsorg og levekår». Her står det linker til ulike hjelpesider på nettet, som for eksempel «pårørendesenteret», «unghjelp» og «RUStelefonen». Under «Råde psykisk helsetjeneste og rusarbeid» står det beskrevet hva tjenesten kan tilby, hvordan man kan søke hjelp fra tjenesten og hva man kan forvente seg.

3.3 Vurderinger

Planarbeid I virksomhet Families virksomhetsplan for 2018-2021 står det henvist til de ulike stegene i «Sjumilssteget», og kommunen beskriver hva som er tjenesten helsestasjon- og skolehelsetjenestens formål, fokusområder og tiltak. Etter revisjonens oppfatning bidrar dette til å sikre kommunal innsats innenfor det forebyggende arbeidet overfor barn og unge. Kommunen har også utarbeidet en oversikt over helsetilstand i befolkningen, som skal være et virkemiddel for å nå langsiktige mål. Her er det blant annet beskrevet befolkningssammensetning, oppvekst og levekår, helserelatert atferd og helsetilstanden i befolkningen. Oversikten sammenligner også kommunen med andre kommuner og gir et godt bilde av helsetilstanden til befolkningen i kommunen, samt beskriver kommunens utfordringer. Ledelse og bemanning Det er revisjonens vurdering at kommunen har etablert en god oversikt over virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering gjennom blant annet sin virksomhetsplan. Revisjonen finner videre at kommunen har sikret at grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet består av helsesykepleier, jordmor, lege og fysioterapeut. I tillegg til grunnbemanningen har kommunen også familieveiledere som en del av tjenesten. Helsedirektoratet anbefaler i sin utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten at en helsesykepleier bør kunne følge opp 300 elever på barneskolenivå, og 550 elever på ungdomsskolenivå. Ser vi på elevmassen samlet sett er kommunen innenfor normen. Fordelt på skolene er det imidlertid noe underkapasitet på barneskolene, og i utgangspunktet noe overkapasitet på ungdomsskolen. I praksis har bemanningen på ungdomsskolen imidlertid vært redusert skoleåret 2018/2019, slik at kommunen derfor har ligget noe under norm. Sett i sammenheng med at fakta viser at helsesykepleierne jobber med mange tunge og vanskelige saker er revisjonen bekymret for at ressurssituasjonen til tider kan medføre at det forebyggende arbeidet nedprioriteres. Helsestasjonen og skolehelsetjenesten Skolestartundersøkelsen Helsedirektoratet anbefaler at helsesamtale med skolestartere gjennomføres når barnet har startet i 1. klasse. Fakta viser at alle elever på 1.trinn får en helsesamtale med helsesykepleier. Tilbakemeldingene fra helsesykepleierne viser at det er svært nyttig å avholde slike samtaler på skolen, og slik revisjonen oppfatter det, vil samtalene kunne bidra positivt i det forebyggende arbeidet overfor barna. En del av skolestartundersøkelsen er undersøkelse av lege. Denne delen av undersøkelsen gjennomfører Råde kommune fortsatt på helsestasjonen før barna starter på skolen. Dette er for å utnytte legeressursen på best mulig måte. Etter revisjonens vurdering vil manglende samkjøring av undersøkelsene kunne virke negativt inn på mulighetene til å se undersøkelsene i sammenheng og samhandlingen mellom lege og helsesykepleier. Det er opp til kommunen å vurdere hvordan ressursene kan utnyttes best mulig, men sett hen til anbefalingene fra direktoratet mener

26


revisjonen det kan være hensiktsmessig å vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelsen. Helsesamtale på 8. trinn Helsedirektoratet anbefaler at alle elever på 8.trinn får en helsesamtale. Fakta viser at ikke alle elevene på 8. trinn får en samtale. Revisjonen vurderer det som positivt at kommunen prioriterer de elevene som ønsker og har behov for samtale når det er usikkert om alle samtalene vil kunne gjennomføres. Ungdom er i en utfordrende alder når de går i 8. trinn, og det kan være at de har mange spørsmål både rundt kropp, helse, og samvær med venner. Det kan også tenkes at ungdom i denne alderen ikke alltid er seg selv bevisst nok til at de tenker på å oppsøke hjelp, og ved å innkalle alle elevene vil man også kunne fange opp disse ungdommene. Det viste seg at bare 5-10 samtaler ikke ble gjennomført, og disse samtalene vil bli avholdt neste skoleår. Forebyggende psykososialt arbeid Tilbudet til barn og unge skal omfatte forebyggende psykososialt arbeid. Fakta viser at det er iverksatt flere forebyggende tiltak, og slik revisor oppfatter situasjonen er dette et prioritert område. Blant annet gjennomfører de undervisning etter Solfrid Raknes-modellen som går ut på å gjenkjenne følelser, fremme egenomsorg og sosial kompetanse, i tillegg til å øke tanke- og følelsesbevisstheten. Det er også gruppesamtaler på 7.trinn om ulike psykologiske utfordringer og hvordan man kan få hjelp dersom man har behov for det. Kommunen har også etablert flere forebyggende tiltak utenfor helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Blant annet et eget ungdomsteam med kompetanse innen rus og psykisk helse. Dette er tenkt som et forebyggende tiltak, samtidig som de skal tilby oppfølging av allerede eksisterende problematikk. Teamet startet opp en dag i uken på Tomb. Tilbudet skal utvides til også å omfatte ungdomsskolen. Dette finner revisjonen positivt. Opplysningsvirksomhet og veiledning i grupper og individuelt Helsestasjon- og skolehelsetjenesten skal drive opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper. Fakta viser at kommunen har helsesamtaler, seksualundervisning og tilbyr både gruppesamtaler og individuelle samtaler, alt etter hva som er tema er for samtalen. Det har blant annet vært arrangert jente- og guttegruppe, samt at de har hatt grupper for barn med skilte foreldre, såkalte «2 hjem»-grupper. Revisor finner det positivt at det blir satt fokus på opplysningsvirksomhet, og at det er positivt at man deler inn gruppene etter behov. Oppsøkende virksomhet/hjemmebesøk Helsestasjon og skolehelsetjenesten skal også omfatte oppsøkende virksomhet/hjemmebesøk. Fakta viser at det, utover besøk etter fødsel, ikke er vanlig med hjemmebesøk hos barn og ungdommer i skolealder, men at dette burde gjøres i langt større grad. Det har vært hjemmebesøk ved noen tilfeller av skolevegring. Revisjonen finner det positivt at kommunen driver oppsøkende virksomhet ved skolevegring. Slik vi oppfatter fakta er dette noe som gjøres i liten grad, og vi er derfor enig i tilbakemeldingene fra informantene om at det kan være nyttig å gjennomføre hjemmebesøk i større utstrekning. Tjenestenes tilgjengelighet Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal være et lavterskeltilbud, og dermed være lett tilgjengelig for målgruppen. Fakta viser at helsesykepleierne praktiserer «åpen dør» både ved skolene og ved helsestasjonen, og det er bare å ringe eller banke på døra hvis det er noe man lurer på. Skolehelsetjenesten er tilgjengelig flere dager i uken. Vi finner også at kommunen gjennom sine nettsider og ved bruk av SMS og snapchat er lett tilgjengelig, og vil etter vår oppfatning øke tilgjengeligheten ytterligere når den planlagte websiden er ferdig.

27


4 SAMARBEID MELLOM ULIKE INSTANSER



Helsestasjon og skolehelsetjenesten skal: o samarbeide med den kommunale barneverntjenesten, PPT6, fastlege og psykolog eller

spesialisthelsetjeneste. o samarbeide med skole.

Samarbeidet med skole skal omfatte tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk lærings- og arbeidsmiljø for elever, samt bistand og undervisning i grupper/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det.

o henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/eller tiltak i skolehelsetjenesten ikke er tilstrekkelig

o samarbeide om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og funksjonshemmede

Helsestasjon- og skolehelsetjenesten bør også samarbeide med koordinerende enhet, NAV og ta initiativ til å involvere kommunelegen i utformingen av tjenestenes planverk og prioriteringer.

Helsestasjon og skolehelsetjenesten bør etablere rutiner og regelmessige samarbeidsmøter både på system- og individnivå som sikrer at barn og ungdommer fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

o Samarbeidsrutinene bør være skriftliggjort, dette med tanke på kvalitetssikring og kontinuitet i tilbudet. Det gjør samarbeidet enklere ved eventuelt utskiftning av personell.

4.2 Fakta

Samarbeid internt i Familiehuset (barnevern, PPT og psykisk helse) I intervju opplyser helsesykepleierne at det på Familiehuset finnes mye tverrfaglig kompetanse, og det er kort vei mellom helsestasjon, PPT og barnevern. Det blir videre opplyst at avdeling helsestasjon har samarbeidsmøter og tverrfaglige møter med PPT og barnevern. Det er enighet blant helsesykepleierne om at samarbeidet med PPT og barnevern fungerer godt. Det er planlagt å opprette et oppvekstteam i kommunen i juni 2019. Avdelingsleder ved helsestasjon sier at de ikke har etablert noen faste samarbeidsmøter mellom avdelingene helsestasjon og barnevernet utover de tverrfaglige møtepunktene som involverer flere tjenester. Virksomhet Familie består også av psykisk helse og rus tjeneste. Leder for psykisk helse sier i intervju at det samarbeides med avdelingene i virksomhet Familie ved hjelp av ledermøter og oppvekstteammøter. Hun sier at de opplever at samarbeidet gir mer resultater enn tidligere, og de jobber videre med å utvikle samarbeidet. Samarbeid med fastleger Da revisjonen avholdt sine intervjuer var det ikke noe klart samarbeid mellom helsestasjon og skolehelsetjenesten og fastlegene, og det var ingen fastlagte rutiner for møter o.l. I august 2019 er

6 Pedagogisk-psykologisk tjeneste.

28


det etablert et formalisert samarbeid, og det første møtet er allerede avholdt Dette har gjort samarbeidet enklere. I tillegg skal den løpende dialogen nå ivaretas gjennom dialogmeldinger fra helsestasjon til fastlegene via fagsystemet HsPro7. Samarbeid med psykolog Som nevnt tidligere har kommunen hatt psykolog i 50% stilling frem til 2018. Etter dette har det ikke vært psykolog tilgjengelig i kommunen. Samarbeid med spesialisthelsetjenesten/BUPP. Avdelingsleder ved helsestasjon sier i intervju at de har etterspurt samarbeid med BUPP og spesialisthelsetjenesten for veiledning. De har tidligere hatt et tett samarbeid med spesialisthelsetjenesten, og dette savner de. Avdelingsleder sier videre at de bør ha kontakt med spesialisthelsetjenesten for veiledning så lenge de ikke har psykolog i kommunen som de kan få bistand fra. Hun sier videre at de blir sittende med flere saker i førstelinjetjenesten hvor det er behov for hjelp og veiledning fra BUPP. Hun sier også at dersom barnet har vært til vurdering/behandling ved BUPP så er det også behov for et samarbeid i tiden etter at barnet er henvist tilbake til kommunen. Et samarbeid kan bidra til at de kan jobbe videre med problematikk som BUPP har jobbet med. Det kommer også frem av intervjuene at kommunen prøver å gi helsesykepleierne flere kurs i psykisk helse, blant annet på området hvor barn er pårørende til psykisk eller fysisk syke forelde. Avdelingsleder ved helsestasjonen sier at de ønsker et bedre samarbeid med sykehuset på dette området. I intervju sier leder for barnevernstjenesten at de nå er i samarbeidssamtaler med BUPP, og at også de ønsker å få større tilgang til denne tjenesten. De kjenner til eksempler der BUPP er med i et oppvekstteam i kommunen. Virksomhetsleder Familie opplyser i intervju at samarbeidet med BUPP kunne vært bedre. Også personell fra skolene ønsker mer samarbeid med BUPP og sier at det kunne vært ønskelig at BUPP var mer tilstede i skolehverdagen slik at de fikk observert elevene i deres miljø. BUPP deltar i ansvarsgruppemøter. I intervju med PPT kommer det frem at det er lite kontakt mellom PPT og BUPP etter at henvisning er sendt til BUPP. De blir ofte ikke kontaktet før BUPP har avsluttet sin vurdering/behandling. Avdelingsleder PPT mener at flere barn burde få et tilbud fra BUPP. Det hadde vært nyttig å ha faste møter. Råde kommune har samarbeidsavtale med BUPP og leder for Psykisk helse og rus sier i intervju at de treffer BUPP kun i ansvarsgruppemøter. Leder sier videre at kommunen i større grad bør henvise barn til BUPP. Det er BUPP som har spesialkompetanse på psykisk helse hos barn og unge. Leder opplever at BUPP i enkelte tilfeller stiller høye krav til kommunens tilbud om behandling, og forventer at kommunen skal gjøre mer. Leder viser eksempelvis til at BUPP kan sende pasienter med utfordrende problematikk tilbake til kommunen uten at kommunen har tilstrekkelig kompetanse på feltet. Hun sier at det gjenstår å se hvordan pakkeforløpene for psykiske lidelser for barn og unge vil bli. Hun mener at BUPP bør delta mer i samarbeidsforaene i kommunen. De har drøftet om det er muligheter for å få til videokonferanser og lignende. Hun sier at de er fleksible, og at de gjerne drar til BUPPs lokaler for samarbeidsmøter.

7 HsPro- journalsystem for helsestasjoner

29


Samarbeid med skolene Skolene har etablert tverrfaglige samarbeidsteam hvor det avholdes møter en gang per måned. Helsesykepleier deltar. I tillegg deltar representant fra PPT og barnevern, sosiallærer ved den aktuelle skole, og rektor. Det er også etablert samarbeidsmøter hvor skolen, PPT og helsesykepleier deltar. Helsesykepleierne opplyser i intervju at de har møtekalender for tverrfaglige møter, men at det ikke finnes prosedyrer på helsestasjonen som konkretiserer oppfølgingen av møtene. De sier videre at de tror dette ligger hos skolene, da det er skolen som arrangerer møtene. Avdelingsleder ved helsestasjon opplyser om at helsesykepleiere også deltar på andre møter på skolene. Helsestasjonen ønsker også å være med på overføringsmøter fra barnehage til skole, og at dette arbeidet blir satt i system slik at man sikrer overføring av kunnskap fra barnehage til skole. Avdelingsleder ved helsestasjon forteller at helsesykepleier forsøker å være tilstede på foreldremøter på 1. trinn. I noen tilfeller ønsker også skolen at helsesykepleier skal være tilstede på foreldremøter på høyere trinn. Eksempelvis har helsesykepleier deltatt på foreldremøter hvor sosiale medier har vært tema. Skolehelsetjenestens bidrag inn i skolene er også beskrevet i forrige kapittel. Henvisning til andre tjenester Helsestasjon henviser oftest til fysioterapeut, familieveileder og iblant til PPT, og oppfordrer foreldrene til å ta kontakt med fastlegen ved behov for henvisning til BUPP, da det bare er fastlegen (og barnevernet) som kan henvise dit. Leder for PPT opplever at de i noen saker blir kontaktet for sent eller ikke blir kontaktet i det hele tatt. Dette gjelder spesielt når barnet ikke har faglige vansker, men vansker av psykososial karakter. Tanken er at oppvekstteamet skal kunne bidra til at disse barna kan få hjelp tidligere enn det de får nå. Samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov Helsesykepleierne deltar ofte på samarbeidsmøter, men da er det som regel en annen instans som koordinerer møtene. Helsesykepleier på skolene ivaretar behov i skolehverdagen hos de elevene som er syke, og de blant annet veier og måler elevene i samarbeid med sykehuset eller foreldre. Virksomhetsleder ved Familie sier at kommunen på revisjonens tidspunkt ikke har noen barn med individuell plan i kommunen. Hun sier videre at kommunen jobber med å utvikle arbeidet med individuell plan. Kommunen har flere barn som mottar tjenester fra flere aktører og de har tverrfaglige møter og ansvarsgruppemøter i skolene der de drøfter utfordringer hos den enkelte elev. Her deltar helsesykepleier, PPT, rektor og sosiallærer ved skolene. Samarbeid med koordinerende avdeling i kommunen Helsestasjonen har ikke etablert noe eget samarbeid med koordinerende avdeling i kommunen. Avdelingen er organisatorisk plassert i kommuneområde Helse, omsorg og rehabilitering. Avdelingsleder for psykisk helse og rus deltar imidlertid i faste møter med både koordinerende avdeling og tildelingskontoret. Samarbeid med NAV I intervju sier virksomhetsleder ved Familie at de samarbeider med NAV. NAV skal med i Oppvekstteamet. De har en fast praksis for å møtes og møtene brukes til å fastsettes hva det skal samarbeides om. De har et felles prosjekt om barnefattigdom. Det er NAV som vet hvem som går

30


under betegnelsen fattige, og da koordinerer de seg slik at det blir en enhetlig vurdering av saken. Det å forholde seg til en instans vil også gjøre det enklere for den som skal motta støtte. Hun forteller videre at det også er samarbeid med flyktningkonsulenten. Behovet for å gi støtte til flyktninger er større enn det som er gitt hittil. Derfor planlegger kommunen nå et integrerings- og mangfoldsteam slik at de kan tilby bedre oppfølging enn det kommunen har gjort hittil. Samarbeidet med NAV oppleves ofte som personavhengig, slik at når noen på NAV slutter så forsvinner også samarbeidet ut med dem. Kommunen er opptatt av å få til bedre rutiner på dette området. Involvering av kommunelege Virksomhetsleder Familie forteller i intervju at kommunelegen ikke er involvert i utformingen av tjenestens planverk og prioriteringer. Skriftlige rutiner og prosedyrer Kommunen har i dokumentasjonen lagt frem følgende skriftlige samarbeidsavtaler:

Samarbeid mellom barnevern og grunnskolene i Råde kommune Dokumentet beskriver formålet med rutinen som er å sikre barnet rett hjelp til rett tid og legge til rette for helhetlige kommunale tjenester for å sikre dette. Møtet skal legge til rette for utvikling og samarbeid og samhandling på tvers av de kommunale tjenestene. Videre står det beskrevet hvilket omfang og virkeområde, hvem som har ansvar, fremgangsmåte og lovhjemmel.

Samarbeidsavtale mellom Råde kommune og BUPP Moss SØ Avtalen beskriver formålet for avtalen som er å skape helhetlig og sammenhengende tjenester til barn, ungdom og familier. Det står videre beskrevet kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, hvilke kontaktpersoner som er i Råde kommune, hvilke kontaktpersoner i BUPP Moss og møtepunkter. Avtalen forhandles hvert år, og den avtalen revisjonen får forelagt er fra 01.09.2017- 31.12.2018. Neste møte for forhandling er 13.09.2019.

Samarbeidsavtale mellom skolehelsetjenesten og Tomb videregående skole Dokumentet beskriver formålet med rutinen som er å fremme psykisk og fysisk helse, gode sosiale og miljømessige forhold og forebygge sykdommer og skade gjennom fast ukentlig konsultasjonstid på Tomb videregående skole. Videre står det om omfang og virkeområde, hvilke som har tillagt ansvar, fremgangsmåte, kompetanse og lovhjemmel.

Virksomhet Familie har følgende skriftlige dokumenter/rutiner:

Årshjul kap. 5 i Opplæringsloven Årshjulet beskriver prosessen gjennom ett år, blant annet hva som må være med i en henvisning til PPT, når henvisningen, utredningen og oppfølgingen skal gjøres og hvem som har ansvar for at det blir utført.

Møter/avtaler våren 2019 (tverrfaglige møter og samarbeidsmøter) I oversikten over tverrfaglige møter og samarbeidsmøter vises det avtaler og møter for våren 2019. Den viser når de tverrfaglige møtene mellom skole, barnevern, helsesykepleier og PPT skal finne sted på de ulike skolene. Den viser også når samarbeidsmøter mellom skole, helsesykepleier og PPT skal skje på de ulike skolene.

Tverrfaglige møter i Råde skolen Dokumentet beskriver formålet med de tverrfaglige møtene, hvilke deltakere som skal delta i møtet, innhold/saker og tid og sted for møtene.

Ungdomsteamet Dette er en brosjyre som beskriver hva ungdomsteamet er, hva de gjør og hva man kan få hjelp til. Det opplyses om at man kan finne en representant fra ungdomsteamet på helsesykepleiers kontor på ungdomsskolen hver tirsdag fra 9.30 til 14.00.

Oppvekstteamet

31


Dokumentet beskriver intensjonen med kommunens forebyggende arbeid overfor barn og unge og hensikten med å opprette av oppvekstteamet. (Dette beskrives nærmere nedenfor under Etablering av oppvekstteam).

Rutiner ved overgang fra barnetrinn til ungdomstrinn I rutinen står det beskrevet de ulike tiltakene som skolen gjør gjennom året i forbindelse med overgangen fra barneskolen til ungdomsskole.

Det fremkommer av intervjuene at de opplever at den modellen som familiehuset bygger på er en god ide, men at det krever klare samarbeidsrutiner og systemer. De sier det er viktig å tette igjen hullene mellom de ulike tjenestene, og at det er familiehuset godt egnet til, men det er mangler ved systemet og samarbeidsrutinene. Det jobbes med dette nå. Innføring av BTI Virksomhetsleder ved Familie sier at de har en del å jobbe med på systemnivå. Etablering av oppvekstteamet er en del av kommunens utviklingsprosjekt innenfor området tidlig innsats/forebyggende arbeid. Prosjektet er opprettet på bakgrunn av deltakelse i et utviklingsprosjekt i regi av KS. Målet med prosjektet er å etablere et tverrfaglig lavterskel innsatstilbud til barn og familier. Kommunens arbeid skal bygge på modellen BTI – Bedre Tverrfaglig Innsats. Dette er en samhandlingsmodell for tjenester som møter gravide, barn, unge og foreldre det er knyttet bekymring til. Hensikten med BTI-modellen er å kvalitetssikre helhetlig og koordinert innsats slik at det ikke blir brudd i oppfølgingen. BTI bidrar til tidlig innsats, samordning og medvirkning. Modellen gir en oversikt over handlingsforløp, og kan bidra til å rette opp i svikt i samhandling mellom tjenester både på lokalt, regionalt og statlig nivå. Virksomhetsleder sier at det for eksempel bør settes inn tiltak på lavere nivå, det vil si at man muligens kan gripe inn i saker før det blir en sak for barnevernet. Leder i PPT sier i intervju at det er en positiv innstilling til BTI, og de håper at de kan få til en versjon av BTI som passer for kommunen. Virksomheten har arbeidet med å etablere en strategi og en tilnærmingsmetode for å gi et fullverdig tverrfaglig helhetlig lavterskel tilbud til barn og familier. Flytskjema nedenfor illustrerer hvordan kommunen ser for seg å arbeide med den tverrfaglige tilnærmingen overfor barn og unge. Figur1: Flytskjema

32


På nivå 0 deles bekymring i de allerede etablerte møtepunktene, herunder blant annet samarbeidsmøter og tverrfaglige møter. Konklusjon fra disse treffpunktene kan føre til at saken flyttes til nivå 1 hvor foreldre involveres og tiltak kan iverksettes. Saken kan også gå direkte til nivå 2 hvor en ekstern tjeneste kontaktes. På nivå 3 går saken til vurdering av tverrfaglig innsats på flere plan. Saken meldes da til Oppvekstteamet. Oppvekstteamet består av representanter fra PPT, helsesykepleier, barneverntjenesten, psykisk helsetjeneste, NAV, (kommunepsykolog) og familieveiledere. Oppvekstteamet ble etablert i juni 2019, og teamet skal møtes hver 14. dag. Møtene skal benyttes til å drøfte saker og hvem som skal følge sakene videre etter møtet med relevante tiltak. Eksempler på tiltak kan være foreldrekurs, veiledning fra familieveileder og oppfølging fra psykolog.

4.3 Vurderinger

Samarbeid internt i Familiehuset (helsestasjon, barnevern og PPT) Helsestasjon og skolehelsetjenesten skal samarbeide med barnevern og PPT. Det er etablert flere arenaer for samarbeid internt i Familiehuset. Samlokalisering bidrar positivt til samarbeidet og informantene opplever samarbeidet som godt. Dette vurderer revisjonen som positivt. Samarbeid med fastleger Helsestasjon- og skolehelsetjenesten skal samarbeide med barn og unges fastlege. Slik revisjonen har oppfattet fakta har samarbeidet med fastlegene tidligere vært utfordrende å få til. Nå er det imidlertid etablert et samarbeid som ser ut til å kunne fungere godt. Dette finner revisjonen positivt. Samarbeid med psykolog og spesialisthelsetjenesten/BUPP Der kommunen har psykolog tilsatt skal helsestasjon og skolehelsetjenesten samarbeide med denne. Hvis kommunen ikke har psykolog bør tjenesten ha et systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten for veiledning. Råde kommune har ikke hatt psykolog siden 2018. Slik revisjonen vurderer fakta, oppleves samarbeidet med BUPP som utfordrende og det fremstår som om kommunen har et større behov for BUPPs kompetanse enn hva de får på revisjonens tidspunkt. Revisjonen legger til grunn opplysninger om behov for veiledning i enkeltsaker og at det er flere barn som har behov for behandling fra BUPP. Etter revisjonens vurdering er det en sammenheng mellom manglende psykologdekning og behovet for bistand fra spesialisthelsetjenesten. Krav til psykolog i kommunen innføres fra 2020, og vi forutsetter at dette prioriteres av kommunen. Vi mener uansett at samarbeidet med BUPP bør på plass i form av formalisert avtale og faste møtepunkter. Det er derfor positivt at kommunen har startet arbeidet og at barneverntjenesten er i samarbeidssamtaler med BUPP. Samarbeid med skolene Helsestasjon- og skolehelsetjenesten skal samarbeide med skolen. Fakta viser at det er etablert faste tverrfaglige møter med skolene. Videre viser fakta at helsesykepleier deltar inn i skolen med flere tiltak som revisjonen mener bidrar til å fremme et godt psykososialt miljø, herunder også bistand i ulike grupper og deltakelse på foreldremøter. Henvisning til andre tjenester Helsestasjon og skolehelsetjeneste skal henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/ eller tiltak i helsestasjon/skolehelsetjenesten ikke er tilstrekkelig. Revisjonen får opplyst at helsestasjonen henviser til fysioterapeut, familieveileder og iblant til PPT. Fakta viser at PPT opplever at de i noen saker blir kontaktet for sent eller ikke i det hele tatt. Slik det

33


fremstår for revisjonen kan dette indikere et behov for å vurdere henvisningspraksis, spesielt overfor PPT og barn med psykososiale vansker. Samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov Kommunen skal samarbeide om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov. Kommunen har flere barn som mottar tjenester fra flere aktører og helsestasjon- og skolehelsetjenesten deltar i tverrfaglige møter og ansvarsgruppemøter i skolene der de drøfter utfordringer hos disse elevene. Etter revisjonens oppfatning ivaretar helsestasjon- og skolehelsetjenesten sitt ansvar for å delta i samarbeid overfor disse barna, men det kan være grunn til å vurdere bruk av individuell plan som et verktøy i dette arbeidet. Det er derfor positivt at kommunen har startet et utviklingsarbeid knyttet til bruk av individuell plan. Samarbeid med koordinerende enhet i kommunen Koordinerende enhet skal være en sentral samarbeidspartner for helsestasjon og skolehelsetjenesten for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester. Familiehuset har representanter tilstede i møter med avdelingen som ivaretar rollen som koordinerende enhet i kommunen. Avdelingen fremstår imidlertid ikke som noen sentral samarbeidspartner for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Slik revisjonen vurderer det er kommunens organisering lagt opp slik at koordinering av tjenester til en viss grad er ivaretatt i egne tverrfaglige team i eget kommuneområde. Revisjonen antar at utviklingsarbeid knyttet til individuell plan kan legge til rette for et mer utstrakt og systematisk samarbeid med enheten. Samarbeid med NAV Helsestasjon- og skolehelsetjenesten bør samarbeide med NAV. Fakta viser at virksomheten har etablert et samarbeid med NAV, blant annet knyttet til barnefattigdom og at NAV også skal delta i oppvekstteam. Dette finner revisjonen tilfredsstillende. Det foreligger imidlertid også opplysninger om at samarbeidet kan være personavhengig, og revisjonen mener dette tyder på at også dette samarbeidet har et forbedringspotensial. Involvering av kommunelege Kommunelegen bør involveres i utforming av tjenestens planverk og prioriteringer. Dette er ikke tilfelle i Råde. Etter revisjonens oppfatning er det viktig å gjøre nytte av kommunelegens samfunnsmedisinske kompetanse inn i dette arbeidet, og det er en svakhet at dette ikke er gjort. Skriftlige rutiner og prosedyrer Helsestasjon og skolehelsetjenesten bør ha etablert rutiner og ha regelmessige samarbeidsmøter, både på system nivå og individnivå når det gjelder tverrfaglig samarbeid. Dette for å sikre at barn og unge fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging. Revisor har ved hjelp av dataanalyse vurdert kommunens skriftlige rutiner, og ser at det er etablert flere rutiner og dokumenter om samarbeid. Systemet fremstår imidlertid som noe fragmentert, og vi er enige med informantene i at det er noen mangler ved systemet og rutinene. Det er derfor positivt at kommunen nå arbeider med å utvikle dette. Vi vil særlig trekke frem kommunens innføring av BTI – bedre tverrfaglig innsats, som plattform for etablering av strategi og tilnærming til det tverrfaglige arbeidet. Det er viktig at samarbeidsrutinene er skriftliggjort. Flere av nåværende rutiner er skriftliggjort, og vi vil fremheve at det er viktig at kommunen sørger for at også nye rutiner formaliseres og følges opp for å sikre kvalitet og kontinuitet i arbeidet. Dette er spesielt viktig ved eventuell utskiftning av personell.

34


5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER

Revisjonen konkluderer med at det i stor grad er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse i Råde kommune. Kommunen har etablert en god oversikt over virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering gjennom sitt planarbeid. Revisjonen finner videre at kommunen har sikret at grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeidet består av påkrevd kompetanse. Vi har imidlertid funnet enkelte forbedringspunkter. Når det gjelder skolestartundersøkelsen mener vi med utgangspunkt i direktoratets anbefalinger at det kan være hensiktsmessig å vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelsen. Videre at helsesamtale bør gjennomføres med alle elevene på 8. trinn. Fakta har vist at det i liten grad gjennomføres hjemmebesøk hos barn og unge i skolealder, og vi er derfor enig i tilbakemeldingene fra informantene om at det også kan være nyttig å gjennomføre hjemmebesøk i større utstrekning. Vi har også påpekt at kommunen i praksis har ligget noe under norm for helsesykepleierdekning på skolene. Når det gjelder rapportens andre problemstilling er det etablert flere arenaer for samarbeid. Enkelte samarbeid fungerer godt, spesielt internt i Familiehuset hvor tjenestene er samlokalisert. Samarbeidet med fastlegene har tidligere vært utfordrende å få til, men nå er det etablert et samarbeid som ser ut til å kunne fungere godt. Slik vurderingene viser har revisjonen funnet forbedringspunkter knyttet til samarbeidet med kommunelege, BUPP og NAV. Samtidig er det ikke etablert prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser. Etter vår oppfatning fremstår systemet som noe fragmentert, og vi er enige med informantene i at det er noen mangler ved systemet og rutinene. Det er derfor positivt at kommunen nå arbeider med å utvikle dette. Vi vil særlig trekke frem kommunens innføring av BTI – bedre tverrfaglig innsats, som plattform for etablering av strategi og tilnærming til det tverrfaglige arbeidet. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderinger anbefaler vi at kommunen bør:

vurdere å involvere kommunelegen i utformingen av helsestasjonens og skolehelsetjenestens planverk og prioriteringer.

vurdere om helsesykepleierdekningen i skolene er tilstrekkelig.

vurdere tidspunktet for gjennomføring av legeundersøkelse i forbindelse med skolestartundersøkelsen.

vurdere mulighetene for økt bruk av hjemmebesøk.

vurdere om kommunens tilgang til psykologkompetanse er tilstrekkelig.

vurdere henvisningspraksis, spesielt overfor PPT og barn med psykososiale vansker.

utarbeide og følge opp skriftlige prosedyrer for samarbeid med alle relevante instanser og nivåer i det tverrfaglige samarbeidet.

Rolvsøy, 13. september 2019

Anne Widnes (sign.) forvaltningsrevisor

Lene Brudal (sign.) oppdragsansvarlig revisor

35


6 RÅDMANNENS UTTALELSE

Revisjonen har ikke mottatt uttalelse fra rådmannen innen oppgitt frist.

36


7 VEDLEGG

7.1 Utledning av revisjonskriterier

Formålet med folkehelseloven er å bidra til samfunnsutvikling som fremmer folkehelse8, herunder

utjevner sosiale helseforskjeller. Folkehelsearbeidet9 skal fremme befolkningens helse, trivsel, gode

sosiale og miljømessige forhold og bidra til å forebygge psykisk og somatisk sykdom, skade eller

lidelse.

Loven skal sikre at kommuner, fylkeskommuner og statlige helsemyndigheter setter i verk tiltak og

samordner sin virksomhet i folkehelsearbeidet på en forsvarlig måte. Ifølge folkehelseloven § 4 skal

kommunen fremme befolkningens helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold og bidra til å

forebygge psykisk og somatisk sykdom, skade eller lidelse, bidra til utjevning av sosiale

helseforskjeller og bidra til å beskytte befolkningen mot faktorer som kan ha negativ innvirkning på

helsen. Kommunen skal fremme folkehelse innen de oppgaver og med de virkemidler kommunen er

tillagt, herunder ved lokal utvikling og planlegging, forvaltning og tjenesteyting. Kommunen skal

medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre myndigheter og virksomheter.

Medvirkning skal skje blant annet gjennom råd, uttalelser, samarbeid og deltagelse i planlegging.

Kommunen skal legge til rette for samarbeid med frivillig sektor.

Ifølge § 5 skal kommunen ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative

faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere

folkehelseutfordringer i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold. Kommunen

skal særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller

helsemessige problemer eller sosiale helseforskjeller.

Ifølge helse- og omsorgstjenestelovens § 3-1 skal kommunen sørge for at personer som oppholder

seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Kommunens ansvar omfatter alle

pasient- og brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse,

rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne.

For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby helsefremmende og

forebyggende tjenester, herunder:

a. helsetjeneste i skoler og

b. helsestasjonstjeneste

Det fremkommer av lovens § 3-4 at kommunes ansvar etter § 3-1 første ledd innebærer plikt til å

legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre

tjenesteytere der dette er nødvendig for å tilby tjenester omfattet av helse- og

omsorgstjenesteloven. Kommunen skal samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og

stat, slik at helse- og omsorgstjenesten i landet best mulig kan virke som en enhet.

Formålet med forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons-

og skolehelsetjenesten er gjennom helsestasjons- og skolehelsetjenesten å:

a. fremme psykisk og fysisk helse,

8 Befolkningens helsetilstand og hvordan helsen fordeler seg i en befolkning. 9 Samfunnets innsats for å påvirke faktorer som direkte eller indirekte fremmer befolkningens helse og trivsel, forebygger psykiske og somatisk sykdom, skade eller lidelse, eller som beskytter mot helsetrusler, samt arbeid for en jevnere fordeling av faktorer som direkte eller indirekte påvirker helsen.

37


b. fremme gode sosiale og miljømessige forhold,

c. forebygge sykdommer og skader.

Ifølge forskriftens § 2-1 skal kommunen tilby helsestasjons- og skolehelsetjeneste til barn og ungdom

0-20 år. Kommunen skal sørge for å ha tilgang på nødvendig personell for de oppgavene de skal

utføre ved helsetjenestene i skole og helsestasjonstjenestene, og ha en hensiktsmessig

arbeidsfordeling mellom disse. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal ha rutiner for samarbeid

med fastlegene, med andre kommunale tjenester, med tannhelsetjenesten, med fylkeskommunen og

med spesialisthelsetjenesten. I henhold til § 2-2 skal helsestasjons- og skolehelsetjenesten bidra til

kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorer som kan virke inn på helsen til barn og

ungdom.

Ifølge § 2-3 skal helsestasjons- og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år omfatte:

helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov

forebyggende psykososialt arbeid

opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper

hjemmebesøk/oppsøkende virksomhet

samarbeid med skole om tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk lærings- og arbeidsmiljø

for elever

bistand og undervisning i gruppe/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det

samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og

funksjonshemmede

I henhold til veileder «Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og

skolehelsetjenesten» fremkommer det at helsestasjons- og skolehelsetjenesten er en lovpålagt

tjeneste til alle barn og unge 0-20 år, og gravide som ønsker å gå til svangerskapskontroll i tilknytning

til helsestasjon. Tjenesten skal være et lavterskeltilbud, og det stilles krav til tilgjengelighet for alle

grupperinger innenfor målgruppen.

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er et lavterskeltilbud som skal være lett tilgjengelig for alle

kategorier brukere i målgruppene. Tilgjengelighet er avhengig av at det er tilstrekkelig med antall

ansatte i tjenesten. God tilgjengelighet kjennetegnes ved kort ventetid og «publikumsvennlige

åpningstider». Geografisk og fysisk lokalisering av tilbudet er også viktig for hvor god

tilgjengeligheten til tjenesten er. Noen grupper som må ivaretas spesielt i forhold til tilgjengelighet

er:

Personer med psykiske problemer

Personer med fysisk funksjonsnedsettelse

Barn og ungdom med minoritetsbakgrunn

Grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeid for barn og unge 0-20 år må være

helsesøster, lege, jordmor og fysioterapeut. Forskriften påpeker at det må være en hensiktsmessig

arbeidsdeling mellom personell knyttet til helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Ifølge utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1798) anbefaler

helsedirektoratet følgende bemanningsnorm for helsesøstre ved barne- og ungdomsskoler:

1 helsesøster i 35 prosent stilling bør kunne følge opp 100 barneskolebarn. Dette tilsvarer 1

helsesøster per 300 elever på barneskolenivå.

38


1 helsesøster i 18 prosent stilling kan følge opp 100 ungdomsskolebarn. Dette tilsvarer 1

helsesøster per 550 elever på ungdomsskolenivå.

Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og

skolehelsetjenesten pålegger helsestasjons- og skolehelsetjenesten, inklusiv den kommunale

svangerskapsomsorgen, å ha rutiner for samarbeid med fastlegene, med andre kommunale tjenester,

med tannhelsetjenesten, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetjenesten. Det er en fordel at

slike samarbeidsrutiner er nedskrevet med tanke på kvalitetssikring og kontinuitet i tilbudet. Det gjør

samarbeidet enklere ved eventuelt utskiftning av personell.

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal samarbeide med andre kommunale tjenester som for

eksempel sosialtjenesten, barnevernstjenesten, barnehage, skole, PP-tjeneste og hjemmesykepleie.

Hvordan man velger å organisere samarbeidet avhenger av den lokale strukturen. Det som er viktig

er at man gjennom samarbeid styrker tilbudet til brukerne og bidrar til at det samlede

tjenestetilbudet fremstår helhetlig og integrert.

I henhold til rundskriv «Forebyggende innsats for barn og unge» krever godt forebyggende arbeid at

det startes tidlig og at en tenker og handler langsiktig. En av de viktigste utfordringene er å tenke

helhetlig og å samordne innsatsen på tvers av fagområder. Det krever helhetlige planer som

iverksettes i praksis. Både politiske og administrative ledere har et ansvar for å tilrettelegge for gode

samarbeidsformer, å sette av tilstrekkelig ressurser og å få til effektive samarbeidslinjer.

Kommunen har ansvar for at de ulike tjenestene for barnefamiliene er godt koordinerte. Godt

forebyggende arbeid vil ofte forutsette samarbeid på tvers av ulike fagområder og forvaltningsnivå.

Det er viktig at det blir laget rutiner og systemer som gjør det enkelt å samarbeide. Felles forståelse

av problemet, mål og virkemiddelbruk (samsyn) samt gode styrings- og rapporteringssystemer, vil

øke sannsynligheten for å oppnå gode resultater. For å få til et godt samarbeid må alle ha kunnskap

om og respekt for hverandres ansvar og roller. Noen kommuner har opprettet egne stillinger som

oppvekstkoordinatorer blant annet for å sikre en bedre samordning av tjenestetilbudet. Andre har

organisert tjenester rettet mot barn og unge i egne etater.

I henhold til veileder «Psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene» er psykisk helsearbeid

for barn og unge et ansvar for kommunen, og innbefatter både forebyggende arbeid og koordinert

samarbeid i forhold til barn og unge som har utviklet psykiske lidelser av ulike alvorlighetsgrad. Noen

barn trenger bistand kun fra enkelte tjenester, mens andre vil ha behov for mer omfattende

hjelpetilbud. Kommunene må derfor ha et differensiert tilbud. En av kommunens overordnede

oppgave i det psykiske helsearbeidet er å sørge for bistand fra, og samarbeid med,

spesialisthelsetjenesten eller andre aktører ved behov. Det psykiske helsearbeidet for barn og unge

bør kjennetegnes av tverrfaglighet og samarbeid mellom tjenestene og være av god kvalitet i tråd

med Nasjonal kvalitetsstrategi for helse- og sosialtjenesten. Følgende faktorer er viktige for å lykkes

med arbeidet:

Et tydelig barne- og ungdomsperspektiv i den kommunale planleggingen, der også ulikheter i

behov mellom jenter og gutter fanges opp.

En tydelig forankring av det psykiske helsearbeidet for barn og unge i kommunens faglige,

administrative og politiske ledelse.

Bidra til et differensiert tilbud tilpasset barn og unges behov.

Tilstrekkelig kompetanse i forhold til den rolle/det ansvar som er definert.

Koordinering av tjenestene innad i kommunen.

39


Godt samarbeid med spesialisttjenesten.

Spesielt vektlegge sårbare grupper med sammensatte problemer, som barn med tiltak fra

barnevernet, barn av psykisk syke og rusavhengige foreldre og funksjonshemmede barn og unge.

Legge til rette for brukermedvirkning med blant annet god informasjon om rettigheter og tilbud

om individuell plan.

Formidling av kunnskap om psykisk helse på de arenaer hvor barn og unge tilbringer mye av sin

tid, som barnehage og skole.

Det fremkommer av veilederen at forebygging forutsetter planlegging, helhetsperspektiv og tid. God

forankring viser seg derfor gjennom prioritering i det kommunale plansystemet. For å sikre

gjennomføring av kommunal innsats, bør tiltak nedfelles i kommunale planverk. Det er viktig at

helsetjenesten deltar aktivt i de kommunale planprosessene. Kommunen kan velge å utarbeide en

egen temaplan for barn og unges psykiske helse.

For å ivareta barn og unges psykiske helse må tilbudet være samordnet og helhetlig. Alle aktører bør

ha planer, rutiner og avtaler for samarbeid med andre offentlige etater. Det er viktig at kompetanse

og tiltak benyttes fleksibelt.

I henhold til veileder er formålet med samarbeidsavtaler mellom kommunen og

spesialisthelsetjenesten er å tydeliggjøre kommunens og spesialisttjenestens fordeling av ansvar,

oppgaver og roller for å kunne gi en sammenhengende tjeneste med god pasientflyt. Dette handler

om helsetjenestens evne til å gi riktig behandling på riktig nivå, til riktig tidspunkt, uten unødige

omveier. Pasientflyt stiller særlige krav til god ledelse og evne/vilje til samhandling på tvers av nivåer

og tjenester. En samarbeidsavtale er et godt utgangspunkt og styringsredskap i kommunens

overordnede psykiske helsearbeid.

Av «Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon,

skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom» fremkommer det at:

Ledelsen skal sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling i helsestasjon, skolehelsetjeneste

og helsestasjon for ungdom. Den eller de som er ansvarlig(e) for virksomheten skal beskrive

virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal være et likeverdig tilbud til hele

befolkningen. Tilbudet til barn, ungdom og deres foreldre bør tilpasses den enkeltes forutsetninger

og behov, for å sikre et likeverdig tilbud. Dette innebærer blant annet at:

At tjenesten tar høyde for sosiale helseforskjeller og ivaretar brukernes behov uavhengig av

utdanningsbakgrunn, økonomi og klassetilhørighet.

At tjenesten er tilpasset barn og ungdom med fysiske og/eller psykiske funksjonsnedsettelser.

At tjenesten er tilgjengelig. Barn, ungdom og deres foreldre skal kunne henvende seg uten avtale

eller henvisning. Tilbudet i helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal

være gratis.

c.

Samhandling og samarbeid

Koordinerende enhet i kommunen bør være en sentral samarbeidspartner for helsestasjon,

skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom for å sikre helhetlig og koordinerte tjenester.

40


Det bør etableres skriftlige samarbeidsrutiner for utredning og oppfølging av barn med behov for

individuell plan eller langvarige tjenester.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal samarbeide med den

kommunale barnevernstjenesten. Ved behov bør tjenestene også samarbeide med statlig

barnevern.

Leder av virksomheten bør sørge for å etablere rutiner og regelmessige samarbeidsmøter både

på system- og individnivå som sikrer at barn og ungdommer fanges opp tidlig og får nødvendig

oppfølging.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal har rutiner for samarbeid med

barns og ungdommers fastleger for å sikre tydelig ansvars- og oppgavefordeling og god

rolleforståelse. Det er kommunens ansvar å tilrettelegge for at tjenestene kan samarbeide.

Leder for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør ta initiativ til å

involvere kommunelege i utformingen av tjenestenes planverk og prioriteringer.

Der kommunen har psykolog tilsatt skal helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for

ungdom samarbeide med denne. Hvis kommunen ikke har psykolog, bør tjenestene ha et

systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten for veiledning.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør etablere rutiner på systemnivå

for å samarbeide med NAV i kommunen. Målet med samarbeidet bør være å sikre at barn og

ungdom fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom kan samarbeide med NAV på

individnivå om barn med behov for ekstra oppfølging. Det er opp til den enkelte kommune å

vurdere behov for samarbeid på individnivå.

Helseundersøkelse og helsesamtale i skolehelsetjenesten

Alle barn bør få tilbud om en helsesamtale og en somatisk undersøkelse på 1. trinn

(Skolestartundersøkelse). Denne undersøkelsen bør omfatte en helsesamtale med helsesøster og

en somatisk undersøkelse hos lege. Den somatiske undersøkelsen og helseundersøkelsen bør

gjennomføres like etter hverandre. Lege og helsesykepleier bør samarbeide om vurdering av

funn og behov for videre oppfølging. De bør videre avklare sammen om barnet trenger spesiell

tilrettelegging i skolen eller henvisning til fastlege eller annen instans.

Alle ungdomsskoleelever bør få tilbud om en helsesamtale på 8. trinn (Helsesamtale).

Oppfølging ved behov i skolehelsetjenesten

Skolehelsetjenesten bør støtte barn og ungdommer med psykiske plager ved å:

Tilby oppfølgende samtaler individuelt eller i grupper

Henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/eller tiltak i skolehelsetjenesten ikke

er tilstrekkelige

Samarbeide med skole og foreldre om å tilrettelegge skolehverdagen

Samarbeide med andre tjenester, for eksempel psykisk helsetjenesten i kommunen og BUP, for

veiledning.

Legen, med sin medisinske bakgrunn, bør være en sentral aktør i skolehelsetjenesten, for at

tjenesten skal kunne ivareta et helhetlig og tverrfaglig tilbud (Skolehelsetjenesten bør ha tilgjengelig

lege).

41


7.2 Mottatte dokumenter fra kommunen

Organisasjonskart Råde Kommune

Virksomhetsplan

Ungdomsteam

Handlingsplan for barn og unge

Barn og familie skjema

Kartlegging barn som pårørende

Samtykke erklæring

Samarbeid mellom barnehager og barnevern

Samarbeid mellom skoler og barnevern

Samarbeidsavtale mellom Råde Kommune og BUP Moss SØ

Retningslinje barn som pårørende av psykisk syke og/el rusavhengige

Retningslinje for samhandling mellom avd. psykisk helse og tildelingskontoret

Ungdomsteam og taushetsplikt- brosjyre

Ungdomsteam brosjyre

Oppvekstteam Råde Kommune

Prosedyre- bekymring utbytte opplæring

Familieteam- brosjyre

Prosedyre fravær i skole

Beredskapsteam mot mobbing- brosjyre

Tverrfaglige møter, samarbeidsmøter, oversikt

Tverrfaglige møter i Råde Skolen

Årshjul spesped. Skole/barnehage

Cos-P kurs

Undervisning og psykisk helse

Årshjul skolehelsetjenesten ungdomsskolen

Årshjul skolehelsetjenesten skolen

42



Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering


Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon Råde kommune 1. halvår 2019, datert 09.09 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 005/18, 15.02 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 17/27, 11.12 2017 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019)

Saksopplysninger I henhold til kommunelovens § 77 pkt. 4 har kontrollutvalget et påse-ansvar overfor revisjonen. Tilsvarende inneholder kommunelovens § 78 pkt. 5 bestemmelser om revisors plikt til å rapportere. I tråd med dette rapporterer revisjonen to ganger i året til kontrollutvalget om ressursbruk og gjennomføring av bestilt forvaltningsrevisjon. Vedlagte statusrapport viser at leveransegraden for Råde kommune er 75 %, av budsjett. Revisjonen har levert 225,5 timer per 30. juni 2019. Dette innebærer at rest ressurser for forvaltningsrevisjon i 2. halvår 2019 går til overordnet analyse. Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer.

Vurdering Leverte prosjekt er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan, og i henhold vedtatte bestillinger i kontrollutvalget. Sekretariatet har ingen ytterlige kommentarer til rapporten. Vi anbefaler at revisjonens statusrapport tas til orientering.

43


Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2019 – 30. juni 2019 – Råde kommune

Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt.

Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar – 30. juni 2019:

Rapp 2018

Rapp. 1. halvår

Prod. 2. halvår

Prosjekt totalt

Totalt 2018

Estimert Mer-/ mindre-forbruk

Administrasjon

15 0

15 30 0 Forebyggende psykisk helse* Overordnet analyse* Sum

0

210,5 0

225,5

0 0 0

210,5 0

210,5

210,5 0

225,5

280 50

- - -

Merknader: Kolonnen «Rapp 2018» viser hva som er rapportert i 2018 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert» angir timeantall som er estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Mer-/mindreforbruk» viser over- eller underforbruk i forhold til estimat for de ferdigstilte prosjektene. *Ikke ferdigstilt

Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år.

44


Forebyggende psykisk helse Revisjonen la frem prosjektplan i møtet 11. februar 2019 (sak 19/4). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men kontrollutvalget understreket spesielt viktigheten av systematisk og tiltaksrettet intervensjon og behandling og oppfølging i hele barne- og ungdomsløpet. Kontrollutvalget ønsket å få svar på hvordan kommunen arbeider, samt hvordan de overfører og følger opp alle aldre fra barn til tidlig voksen. Kontrollutvalget ønsket også at FR-rapporten skulle inneholde flytdiagrammer over prosessene i kommunens arbeid. Revisjonen har forsøkt å etterkomme kontrollutvalgets innspill. Rapport fra prosjektet vil bli behandlet i kontrollutvalgets møte 23. september 2019. Pr. juni 2019 har det medgått 210,5 timer til prosjektet, og prosjektet er forventet levert til estimat på 280 timer. Overordnet analyse Arbeidet med overordnet analyse er ikke påbegynt 1. halvår 2019. Analysen skal gjennomføres høsten 2019. Erfaringsmessig bruker revisjonen omlag 50 timer på gjennomføring av analysen.

Total leveranse Råde kommune har budsjettert med 300 timer til forvaltningsrevisjon i 2019. Revisjonen har levert 225,5 timer per 30. juni 2019, 75 % av budsjett. Rolvsøy, 9. september 2019 Lene Brudal (sign.) konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon

45



Informasjon - restanseprosjekter - forvaltningsrevisjon

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering.


Vedlegg Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019

Saksopplysninger Nytt kontrollutvalg og kommunestyre skal behandle plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 vinteren 2019/2020. Siden planverk og prosjektplaner trolig ikke blir ferdigbehandlet før vinteren/våren 2019 ønsker revisjonen å informere om at påfølgende prosjekter som er restanser fra plan for forvaltningsrevisjon 2018/2019 vil bli igangsatt og utarbeidet i påvente av ny plan. Der hvor det er behov. Revisjonen vil være til stede i møte og kan gi kontrollutvalget nærmere informasjon hvis ønskelig.

Vurdering Sekretariatet vurderer det som hensiktsmessig at forvaltningsrevisjonen får benyttet sine ressurser effektivt. Det er derfor også hensiktsmessig at de fortsetter på de prosjekter som allerede er vedtatt av kontrollutvalg og kommunestyre, frem til ny plan for forvaltningsrevisjon blir vedtatt og trer i kraft. Sekretariatet vurderer derfor at informasjonen kan tas til orientering.

46



Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet.


Vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019


Saksopplysninger I henhold til kommunelovens § 23-3 (ny Lov trer i kraft ved konstituerende møte), skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan som viser på hvilke områder det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner. Planen skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens virksomhet og virksomheten i kommunens eller selskaper. Hensikten med risiko- og vesentlighetsvurderingen er å finne ut hvor det er størst behov for forvaltningsrevisjon. Utarbeidelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 gjennomføres av sekretariat og revisjon høsten 2019, og skal behandles av nytt kontrollutvalg i deres første møte. For å sikre en kompetanseoverføring mellom det gamle og nye kontrollutvalget ser sekretariatet det som hensiktsmessig at det gamle kontrollutvalget kan komme med innspill til relevante risikoområder. Det vil være det nye kontrollutvalget som gjør den endelige vesentlighetsvurderingen etter innspill fra sekretariat og revisjon. Det blir derfor i møtet avholdt en workshop, hvor kontrollutvalget kan komme med innspill og drøfte hvilke områder som kan være relevante for ny plan for forvaltningsrevisjon. Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget også tar stilling til hvorvidt de mener restanseprosjektene fra plan 2018-2019 bør overføres til ny plan, eller ikke.

48

Følgende er restanseprosjekter for Råde:

Kvalitet i omsorgstjenester Det kan også være hensiktsmessig å trekke frem områder hvor det har vært henvendelser og/ eller informasjonssaker de siste årene. I 2018 hadde kontrollutvalget to henvendelsessaker herunder:

Påstand om saksbehandlingsfeil innen område byggesak/regulering Henvendelse om brannvern/branntekniske forhold for utsatte grupper

Det har per dags dato ikke vært noen henvendelser i 2019 til kontrollutvalget.

Vurdering Sekretariatet legger forøvrig frem saken uten innstilling eller anbefalinger.

49



Revisjonsbrev nr. 2/2019 - Rådmannens redegjørelse

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om igangsatte og planlagte tiltak på

revisjonens merknader i revisjonsbrev nr. 2/2019, til orientering.

2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av igangsatte og planlagte tiltak forbindelse med løpende revisjon eller i årsoppgjøret 2019. Resultatet av kontrollen rapporteres skriftlig til kontrollutvalget i april – mai 2020.


Vedlegg Rådmannens redegjørelse på «Revisjonsbrev nr. 2/2019 – kontrollutvalgets oppfølging», datert 08.08 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 19/11, den 29.04 2019, «Revisjonsbrev nr. 2/2019 – kontrollutvalgets oppfølging»

Saksopplysninger Revisor skal etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4 skriftlig påpeke (nummererte revisjonsbrev) forhold om alvorlige feil og mangler av den økonomiske internkontrollen samt vesentlige avvik mellom revisjonspliktig årsregnskap og regulertbudsjett. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 innebærer dette en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Kontrollutvalget behandlet den 29. april 2019 i sak 19/11 «Revisjonsbrev nr. 2/2019 – kontrollutvalgets oppfølging». I revisjonsbrevet redegjorde revisor for følgende forhold:

Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret ifølge kommuneloven § 46 nr. 1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår.

50

Revisjonen har tatt forbehold om avvik fra regulert budsjett i investeringsregnskapet. Kommunen har gitt opplysninger om dette i rådmannens årsberetning s. 24.

Kontrollutvalget vedtok at rådmannen skriftlig redegjør for hvordan forholdene revisor påpeker i revisjonsbrevet, vil bli fulgt opp. Rådmannen har i brev datert 08.08 2019 gitt kontrollutvalget en redegjørelse på igangsatte tiltak som vil virke positivt inn på revisjonens merknad. Sekretariatet viser til vedlagte brev fra rådmannen for nærmere detaljer om tiltakene.

Vurdering Med bakgrunn i rådmannens redegjørelse om igangsatte og planlagte tiltak på revisjons merknad i revisjonsbrev nr. 2/2019, anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering. Videre bør revisjonen foreta en etterkontroll av foreslåtte tiltak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret for 2019, slik at avviket kan vurderes lukkes. Revisjonen bør gi resultatet av etterkontrollen skriftlig til kontrollutvalget

51

Postadresse: Besøksadresse: Hjemmeside: Org.nr Kontonr:

Skråtorpveien 2A 1640 Råde

Skråtorpveien 2 A 1640 RÅDE www.rade.kommune.no 940802652 10140720661

Østfold Kontrollutvalgssekretariat Postboks 69 1601 FREDRIKSTAD

Dato: 08.08.2019

Vår ref.: 19/343 - 11// PGWE

Deres ref.:

Sentralb.: 69 29 50 00

Saksbh.: Pål Gunnar Wenberg

[email protected]

Rådmannens redegjørelse på "Revisjonsbrev nr. 2/2019 - Kontrollutvalgets oppfølging" I henhold til vedtakspunkt 2 i sak 19/17 «Revisjonsbrev nr. 2/19 – Kontrollutvalgets oppfølging» av 03.06.19, bes rådmannen å fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2019, vil bli fulgt opp. Nedenfor redegjør rådmannen for kulepunktet i revisjonsbrev nr 2/2019. Rådmannen fremmer sak til kommunestyret for budsjettjustering av drifts- og investeringsbudsjettet som hovedregel 2 ganger pr år, ved 1. og 2. tertial. I tillegg blir investeringsbudsjettet justert i forbindelse med behandling av årsbudsjettet i desember. Dette gjelder investeringsprosjekter som ikke blir ferdigstilt inneværende år og som helt eller delvis blir overført til nest budsjettår. For at rådmannen skal kunne legge frem en budsjettjusteringssak for investerings-prosjektene for kommunestyret til siste møte i desember, må beregningene for hva som vil påløpe av kostnader resten av året for hvert prosjekt gjøres i oktober. For enkelte prosjekter kan det være vanskelig å gjøre et eksakt kostnadsoverslag for resten av året. Av likviditetsmessige årsaker, spesielt ved store investeringsprosjekter, kan årets låneopptak være foretatt tidlig på året. En budsjettjusteringssak vil i disse tilfellene ikke få noen konsekvens for årets låneopptak. Revisjonen henviser til avviket mellom bevilgning og regnskap for Spetalen skole på ca 5 millioner og Karlshus skole på ca 10 millioner. Prosjekt Spetalen skole er videreført i 2019 med en bevilgning på 5 millioner, mens Prosjekt Karlshus skole ble avsluttet i 2018. Det var stor usikkerhet rundt hva mindreforbruket ville bli på begge prosjektene og derfor ble ingen av bevilgningene endret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Rådmannen vil lage en prosedyre for en årlig gjennomgang av alle investeringsprosjekter i forbindelse med budsjettarbeidet medio oktober. På bakgrunn av denne gjennomgangen vil det bli fremmet en budsjettjusteringssak hvis det er prosjekter som avsluttes inneværende år og det er mulig å forutse/beregne at det vil bli et vesentlige mindreforbruk/merforbruk. Det er viktig å presisere at årets låneopptak allerede kan være gjennomført og ikke vil bli påvirket av en budsjettjustering.

52

Side 2 av 2

Med hilsen På vegne av rådmann Inger K. Skarpholt Fjeld

Pål Gunnar Wenberg Økonomisjef Mobil: 99274629

Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur

53



Justering av plan for selskapskontrollen 2016 - 2019 - § 27 samarbeid IUA utgår

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll

2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for

neste planperiode 2020 – 2023. Fredrikstad, 27.06.2019

Vedlegg Samarbeidsavtale mellom kommuner i Østfold om deltakelse i Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA)

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016 - 2019

Saksopplysninger Selskapskontroll omfatter alt fra kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven samt interkommunale samarbeid etter koml. kap. 5 og som er egne rettssubjekt. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er for eks. Kommunale foretak organisert etter koml. Kap. 11 eller interkommunalt samarbeid etter koml. kap. 5 og som ikke er egne rettssubjekt. Vi henviser til NKRF sin veileder for selskapskontroll og til kontrollutvalgsboken under kapitelet om selskapskontroll. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) er organisert som etter koml. kap. 5 og er ikke et eget rettssubjekt. Samarbeidet er heller ikke registrert i Brønnøysundregistrene med eget organisasjonsnummer. Fredrikstad kommune er vertskommunen og regnskapet blir ført som en virksomhet i kommunen. Østfold kommunerevisjon er samarbeidets revisor.

54

Vurdering Sekretariatets anbefaling til kontrollutvalget er at Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) tas ut av planen. Planlagt ressursbruk til denne kontrollen vil i stedet bli overført til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode 2020 – 2023 som skal påbegynnes høsten 2019.

55

SAMARBEIDSAVTALE

mellom kommuner i Østfold om deltakelse i interkommunalt utvalg mot akuttforurensning (IUA)

Generelt om beredskap mot akutt forurensning

Kommunene har i følge forurensningsloven § 43 plikt til å sørge for nødvendigberedskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføreskadevirkninger i kommunen.Videre har kommunene plikt til å samarbeide regionalt om beredskap mot akuttforurensning. Slike samarbeid kalles "Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning"(IUA).

Samarbeid om beredskap mot akutt forurensning mellom kommuner i Østfold

2.1. Det etableres et interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) for å utførede beredskapsmessige pliktene ved akutt forurensning for følgendedeltakerkommuner:

Kommune Første gang Revisjonvedtatt akse tert

Aremark 14.12.2000Askim 25.1.2001Eidsberg 22.2.2001Fredrikstad 15.2.2001Halden 20.2.2001Hobøl 26.3.2001Hvaler 10.5.2001Marker 19.12.2000Moss 18.9.2001Rakkestad 29.3.2001Ry ge 15.2.2001Rømsko 20.11.2000Råde 22.3.2001Sarpsborg 21.6.2001Skiptvet 27.2.2001S ydeber 19.12.2000Trøgstad 19.12.2000Våler 30.11.2000

2.2. Utvalget gis navnet "IUA Østfold".2.3. Eventuelle nye deltakerkommuner kan tas opp i IUA Østfold uten ny behandling i

kommunene. Opptak skal godkjennes av representantskapet og oversikten i pkt. 2.1i samarbeidsavtalen endres tilsvarende.

56

2.4. IUA Østfold skal sette deltakerkommunene i stand til å møte kravene tilkommunal beredskap mot akutt forurensning og gi deltakerkommunene den mestkostnadseffektive beredskap mot akutt forurensning.

2.5. Deltakelse i IUA Østfold skal godkjennes av den enkelte deltakerkommune.2.6. IUA Østfold skal godkj ennes av sentral tilsynsmyndighet og det skal utarbeides

beredskapsplan.

Organisering

3.1. IUA Østfold organiseres som interkommunalt samarbeid i henhold tilkommuneloven § 27.

3.2. Vertskommune er Fredrikstad kommune.3.3. Det velges et representantskap (styre) som øverste myndighet på vegne av

deltakerkommunene.3.4. Det nedsettes et arbeidsutvalg heretter kalt AU, som skal bestå av fagpersoner fra

regionen og sørge for at virksomheten drives i henhold til samarbeidsavtalen ogrepresentantskapets vedtak.

Deltakeransvar og eierandeler

4.1 Til drift av utvalgets virksomhet innbetaler hver deltakerkommune et årligdriftstilskudd som fastsettes av representantskapet.

4.2 Deltakelse i IUA fritar ikke deltakerkommunene for det selvstendigeansvar som er gitt etter forurensningsloven.

4.3 Deltakerkommune der akutt forurensning har skjedd, har plikt til å foretaførsteutrykning til skadestedet og utføre skadebegrensende oppgaver.Bistand fra IUA Østfold rekvireres gjennom 110-sentral.

Økonomi

5.1. Til drift av 1UA Østfold betaler hver deltakerkommune kr 4,00 pr. innbygger pr.år fra 2011. Kr 1,00 øremerkes til kompetanseheving/ utdanning. Driftstilskuddetfastsettes av representantskapet for hvert år.Driftsmidlene er ikke tiltenkt å finansiere aksjoner (se pkt. 5.5).

5.2. Driftsbudsjett utarbeides av AU og godkjennes av representantskapet.5.3. Det føres eget regnskap, som skal revideres av godkjent revisor.

Anvisningsmyndighet er tillagt brannsjefen i vertskommunen.5.4. Regnskapsmessig overskudd avsettes på driftsfond, som disponeres av

representantskapet. Regnskapsmessig underskudd dekkes ved bruk av driftsfond ellerved å øke driftstilskuddet tilsvarende i en treårsperiode.

5.5. I følge forurensningsloven kap. 6 skal den som er ansvarlig for forurensningensørge for beredskap og opprydding etter akutt forurensning. I noen tilfeller kankommunen der forurensningen har skjedd være nødt til å dekke slike utgifter.

Representantskapet

6.1. Representantskapet, som tilsvarer styret i henhold til kommuneloven § 27,representerer deltakerkommunene og er samarbeidets øverste myndighet.

6.2. Hver deltakerkommune velger en representant til representantskapet.6.3. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder.6.4. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er

57

til stede. Det skal føres protokoll fra møtene.Ved votering i representantskapet har hver representant 1 stemme. Vedstemmelikhet har leder dobbeltstemme.Voteringer avgjøres med simpelt fiertall, unntatt votering om oppløsning avsamarbeidet som krever minst 2/3 flertall.

6.5. Leder i AU har møteplikt og talerett i representantskapet.AU's medlemmer har møte- og talerett.

6.6. Ordinært representantskapsmøte skal avholdes innen utgangen av april og oktobermåned med minst fire ukers varsel.6.6.1. April-møte behandler:

virksomhetens årsmelding og regnskap.6.6.2. Oktober-møte behandler:

neste års driftstilskudd fra deltakerkommunene og godtgjøring til.vertsbrannvesenet for administrasjon.handlingsplan for kommende 4-årsperiode.budsjett og investeringsplan for påfølgende år.

6.7. Øvrige møter innkalles av representantskapets leder når det er saker som gjør detnødvendig eller når AU, revisor eller minst en av deltakerne krever det forbehandling av en bestemt angitt sak.

6.8. Representantskapet skal godkjenne eventuelle nye deltakerkommuner (pkt. 2.3) ogsørge for endringer i AU som følge av dette.

7. Arbeidsutvalget

7.1. Driften av virksomheten, både administrativt og faglig, hører inn underAU. AU skal påse at virksomheten drives i samsvar med formål, samarbeidsavtale,budsjett og andre vedtak som gjelder for virksomheten.

7.2. AU er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er til stede. Detskal føres protokoll fra møtene.

7.3. AU er saksbehandler for representantskapet.7.4. AU skal bestå av:

Brannsjefen i FredrikstadBrannsjefen i SarpsborgBrannsjefen i HaldenBrannsjefen i MIB (Mosseregionen Interkommunale brann- ogredningstjeneste)Brannsjefen i Askim

7.5. Ved større aksjoner fungerer AU som støtte for aksjonsutvalget.7.6. Endringer i AUs sammensetning kan gjøres av representantskapet.

8. Ansvarsområder

8.1. Vertskommune og sekretariat for IUA Østfold er Fredrikstad kommune .8.2. Vertskommunen skal administrere IUA Østfold i samarbeid med AU.8.3. Sarpsborg brannvesen er ansvarlig for utvidet enhet for akutt forurensning på land.

(vertsbrannvesen land)8.4. Fredrikstad brann- og redningskorps er ansvarlig for utvidet enhet for akutt

forurensing sjø (vertsbrannvesen sjø)8.5. Vertsbrannvesenet skal på anmodning fra brannsjef/fagleder brann der den akutte

forurensningen har skjedd rykke ut og bistå det lokale brannvesenet.

58

8.6. Vertsbrannvesenet skal sørge for nødvendig spisskompetanse innenfor sitt utvidedeansvarsområde og bidra til kompetanseheving hos deltagerkommunene.

8.7. Vertsbrannvesenet skal holde oppsyn med materiellet som de har ansvar for, for IUAog rapportere avvik og behov for anskaffelser til AU.

8.8. For oppgavene som er nevnt i dette punktet mottar vertskommune ogvertsbrannvesenene en årlig godtgjøring, fastsatt av representantskapet.

AD -hoc utvalg

9.1.AU kan nedsette AD-hoc utvalg for å utføre nærmere spesifiserte oppgaver. Slikeutvalg skal være bredt sammensatt faglig og geografisk.

Aksjonsutvalget10.1.Primær oppgave er å lede IUA aksjoner10.2.Aksjonsutvalget består av brannsjefer/ stedfortredere fra deltagerkommunene, Borg

havn, Borregaard, Fylkesmannens miljøavdeling, politiet og andre konsultativemedlemmer etter behov.

10.3.Faste medlemmer er brannsjefen i Sarpsborg, Mosseregionen, Halden, Askim ogFredrikstad.

Oppløsning/uttreden

11.1.Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold iIUA Østfold. Den som trer ut kan ikke kreve å få med seg materiell ellerøkonomiske midler som er en del av IUA Østfold.

11.2.0ppløsning av IUA Østfold kan vedtas av representantskapet med minst 2/3tic,t

11.3.Ved eventuelt opphør av IUA Østfold skal eiendeler fordeles tilbake tildeltagerkommunene ifht. siste års driftstilskudd.

Mislighold, tvister mv.

12.1. Tvist om forståelse av denne avtalen skal forsøkes løst av partene. Fører det ikkefrem, skal tvist avgjøres av en voldgiftsnemnd på fem medlemmer, bestående avrepresentanter fra brannvesenene og en fra fylkesmannen i Østfold, som er leder. Forøvrig gjelder bestemmelsene i tvistemålsloven kap.32.

13 Ikraftsetting

13.1. Denne samarbeidsavtalen trer i kraft xxxxxxx 2011.

14. Godkjenning

Samarbeidsavtalen godkjennes

i(.

ed/dato Kommune

59



Forslag til budsjettramme for kontrollarbeid 2020

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontrollarbeidet for 2020 med en kostnadsramme på kr. 1 303 900,-

vedtas.

2. Budsjettet for kontrollarbeidet 2020 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon ”


Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontrollarbeidet for 2020 2. Østfold kontrollutvalgssekretariat: Beregning av kostnadsfordelingen etter vedtatt nøkkel

for Råde kommune for 2020 3. Østfold kommunerevisjon: Budsjett 2020 - Råde kommune, datert 05.08 2019. 4. Østfold kommunerevisjon: Budsjett 2020 – Samlet for ØKR, datert 02.05 2019


Saksopplysninger I henhold til nye forskrift om kontrollutvalg og revisjon (ikrafttredelse fra konstituerende møte ved oppstart av valgperioden 2019 – 2023) nærmere bestemt § 2, «Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet», skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontrollarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats og revisjonstjenesten innarbeides.

Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Råde kommune. Nytt fra 2020 er at kontrollutvalget i Råde utvides fra tre medlemmer til fem, som også er helt

60

i tråd med kravet i kommuneloven. Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en normal møteaktivitet på fem møter i 2020. I forslaget er det foreslått kr.15 000.- til kurs/opplæring, kr. 7 000.- til medlemskontingent (Forum for kontroll og tilsyn), og kr 2 000.- til skyss og kostgodtgjørelse. Budsjettforslaget for kontrollutvalget medfører en kostnadsøkning på 57.7 %, sammenlignet med 2019 budsjettet. (se vedlegg 1.) Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandlet og vedtok budsjettet for sekretariatet i møte den 30. august 2019. I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkel) vil Råde kommune sin andel utgjøre kr. 284 000.- for 2020. Sekretariatets budsjett for 2020 medfører en kostnadsøkning på 3,3 % sammenlignet med 2019 budsjettet. (vedlegg 2.) Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR) For interkommunale selskaper (IKS) som Østfold kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jf lov om interkommunale selskaper § 18). Styret og representantskapet i Østfold kommunerevisjon IKS har avholdt sitt budsjettmøte henholdsvis i mai og juni 2019. Råde kommunes budsjettandel for året 20209 er foreslått til kr. 926 400.-. Det er en reduksjon på 0,6 % i honorarsatsene fra 2019 til 2020. Konst. daglig leder i ØKR IKS vil gi kontrollutvalget en nærmere redegjørelse for budsjettforutsetningene i møtet med kontrollutvalget. Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg 3. Sammenstilt budsjettforslag for kontrollarbeid 2020

Kontrollutvalget: kr. 93 500.- Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr. 284 000.- Østfold kommunerevisjon IKS kr. 926 400.- Samlet Sum: kr. 1 303 900.-

Samlet budsjettforslag for kontrollarbeidet for 2020 medfører en kostnadsøkning på 3 %, sammenlignet med budsjettet for 2019. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontrollarbeid for 2020. Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon”.

61

Vedlegg 1Råde kommune

Budsjett for kontrollarbeidet 2020

Kontrollutvalget Forslag 2020 Budsjett 2019 Endring i % Regnskap 2018 MerknaderGodtgjørelelse leder kr 30 000,00 kr 28 500,00 * 3 % av stortingsrepresentants - fastMøtegodtgjørelse medlemmer kr 30 000,00 kr 11 000,00 * 1,5 prom. av stortingsrepresentants lønn, per møteTelefongodtgjørelse kr 1 000,00 kr 1 000,00 * kr. 200.- per kvartal til lederTapt Arbeidsfortjeneste kr - kr - *Arbeidsgiveravgift kr 8 500,00 kr 3 800,00 * 14,1% av godtgjørelsenSum lønn kr 69 500,00 kr 44 300,00 *

Representasjon/servering kr - kr - *Kurs/opplæring og kontorutg. kr 15 000,00 kr 7 500,00 *Skyss og kostgodtgjørelse kr 2 000,00 kr 1 500,00 *Forum for kontroll og tilsyn kr 7 000,00 kr 6 000,00 * Kontingent

Sum driftsutgifter kr 24 000,00 kr 15 000,00 *Samlet sum Kontrollutvalget kr 93 500,00 kr 59 300,00 57,7 kr 57 200,00 (budsjett tall)#####Kjøp av sekretariattjenester (ØKUS) kr 284 000,00 kr 275 000,00 3,3 kr 267 000,00 Kommunens andel av ØKUS samlede budsjett

Kjøp av revisjonstjenester (ØKR) kr 926 400,00 kr 932 090,00 (0,6) kr 845 652,00 kommunens andel av ØKR samlede budsjett

Sum for hele kontroll- og tilsyn kr 1 303 900,00 kr 1 266 390,00 3,0 kr 1 169 852,00 Inkluderer KU, ØKR og ØKUS

* Regnskapsposter for kontrollutvalget er ikke spesifiseres i regnskapet 2018 på grunn av at kontrollutvalget inngår som en en del av "andre politiske utvalg".

62

Vedlegg 2

Østfold kontrollutvalgssekretariat - budsjett 2020

1/3 per kommune Anslag timer (fast beløp) Stipulert forbruk Sum per kommune

Fredrikstad kr 128 778,00 kr 391 222,00 kr 520 000,00 645Sarpsborg kr 128 778,00 kr 292 222,00 kr 421 000,00 520Moss kr 128 778,00 kr 356 222,00 kr 485 000,00 600Råde kr 128 778,00 kr 155 222,00 kr 284 000,00 350Hvaler kr 128 778,00 kr 155 222,00 kr 284 000,00 350Halden kr 128 778,00 kr 195 222,00 kr 324 000,00 400SUM kr 772 667,00 kr 1 545 332,00 kr 2 318 000,00 2865

Budsjett bygger på de erfaringer gjennom de driftsårene samarbeidet har eksistert. Samlet utgiftsside for 2020 er kr. 2 405 630.-. Samlet inntektside er kr. 2 318 000.-Bruk av disposisjonsfond i 2020 blir 87 630,-Budsjettet for 2020 skal gå i balanse og kostnadene fordeles på eierkommunene etter en fastsatt fordelingsnøkkel.Tilskudd fra kommunene fremkommer slik at kostnadene fordeles som følger:- 1/3 av kostnadene fordeles likt kommunene imellom (fast beløp)- 2/3 av kostnadene fordeles etter medgått tid.

Vedrørende fordelingsprinsippet vises det til kommunestyrenes behandling av samarbeidets, opprettelse og til samarbeidets vedtekter (§ 5).opprettelse og til samarbeidets vedtekter (§ 5).

63

Budsjett 2020

Råde kommune - Basert på vedlagt budsjett for selskapet

- Vedtatt i Økrs styre, 07.05.2019 - Vedtatt i Økrs representantskap, 05.06.2019

05.08.2019

64


BUDSJETT 2020 – RÅDE KOMMUNE

Administrasjonen har utarbeidet forslag til budsjett for Østfold Kommunerevisjon IKS (Økr). Budsjettet ble behandlet i styremøte 07.05.2019 og vedtatt i representantskapet 05.06.2019: Sak 16/19 Budsjett 2020 Vedtak: Drift- og investeringsbudsjett for 2020, samt økonomiplan for årene 2020 -2023 vedtas. Etter selskapsavtalen skal Økr utføre eierkommunenes lovpålagte revisjonsoppgaver. Kostnadene til dette fordeles etter medgått tid. Dette innebærer en selvkostmodell der selskapets samlede kostnader, fratrukket kjente «andre inntekter», fordeles på eierkommunene. For budsjett 2020 er det ikke budsjettert med inntekter for nåværende rammeavtale. Dette fordi det, på budsjetteringstidspunktet, manglet informasjon om hvorvidt opsjon på rammeavtale vil gjøres gjeldende. Lønn og sosiale kostnader, fratrukket budsjetterte kjente lønnsrelaterte refusjoner fordeles i forhold til planlagt timeforbruk. Historisk har kostnad til «kjøp av varer og tjenester» vært fordelt i forhold til antall innbyggere i hver kommune. Det har vært et ønske fra eierne om, frem til 2020, å kalkulere inn hele denne kostnaden i timepris. I budsjett 2020 er 100 % av denne kostnaden kalkulert inn i timepris. Grunnleggende forutsetninger for budsjetteringen er:

Revisjonen skal ha nødvendig størrelse og faglig kompetanse til å dekke eiernes normale behov for revisjonstjenester.

Kompetansen skal vedlikeholdes i samsvar med lov og avtaler og spesialiseres i forhold til de særlige krav som stilles til kommunal sektor.

Virksomheten skal drives sparsommelig og til selvkost.

På bakgrunn av konkurranse fra privat sektor velger Økr å spesifisere kostnadene til forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon. Regnskapsrevisjonstjenester består av revisjon av kommunens regnskap samt andre regnskap, attestasjoner, legater, særregnskaper og fellesråd/ menigheter. Utvidede kontroller og henvendelser utgjør også en betydelig andel av regnskapsrevisjon. Budsjettet for 2020 viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 13,5 mnok. Det en reduksjon fra budsjett 2019 på 1,4 mnok (9%). Det er også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema (samlet budsjett vedtatt av styre og formannskapet). For deltakerkommunene som helhet viser budsjett 2020 en reduksjon på 1,4 mnok (9%) i forhold til budsjett 2019. Dette til tross for at ny kommunelov (trer i kraft fra 2020), og pålegger revisjonen å utføre to nye oppgaver:

etterlevelsesrevisjon

eierskapskontroll Økr har også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema. Det er budsjettert med bruk av fond med ca. kr 400 000.

65


Planlagt timeforbruk:

For forvaltningsrevisjon er planlagt timeforbruk uendret fra tidligere år

For regnskapsrevisjon vurderes timeforbruket årlig og er tilpasset kommunens behov og en betryggende revisjon.

Kommunens andel av samlet overføring fra kommuner: Råde kommune Budsjett 2020 Budsjett 2019 Budsjett 2018 Budsjett 2017 Samlet overføring fra kommunen 926 400 932 090 845 652 886 935 Herav:

Innbyggerfordelte kostander

22 717 57 225 85 524 Forvaltningsrevisjon 336 000 363 280 292 964 289 140 Regnskapsrevisjon 590 400 546 093 293 464 512 271 Kommuneregnskap inkl. attestasjoner

fellesrådet, henvendelser etc.

Antall revisjonstimer er redusert med 1% i forhold til budsjett 2019. Dersom Økr får andre inntekter i løpet av året, uten å måtte øke bemanningen, vil inntekten fremkomme som et positivt resultat ved årets slutt. Årets resultat er det representantskapet (ordførere) som vedtar hvordan skal disponeres.

66


Rolvsøy 02. mai 2019

Budsjett 2020

Økonomiplan 2020-2023

67


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 BUDSJETTPROSESSEN ................................................................................................. 3

2 BUDSJETTFORUTSETNINGER ....................................................................................... 3

3 BUDSJETTSKJEMA ...................................................................................................... 5

4 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE ................................................................ 6

5 ØKONOMIPLAN 2020-2023 ........................................................................................ 7

68


1 BUDSJETTPROSESSEN

Kontrollutvalgets budsjett Iht §18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjons- arbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østfold Kommunerevisjons (Økr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper §18. Årsbudsjettet er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med §2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet er innarbeidet i obligatorisk budsjettskjema for hhv. drift- og investering og viser samlet overføring fra eierkommunene samt andre inntekter. Overføring fra eierkommunene er forankret i den enkelte deltakerkommunes revisjonsavtale.

Budsjetteringsmodellen Fra og med budsjettet for 2020 er alle kostnader, inkludert kjøp av varer og tjenester fordelt (med unntak av Halden) i henhold til planlagte timer i den enkelte kommune. Bakgrunn for tilpasningene er samtaler i eiermøter i 2016. Eierne støttet en utvikling der finansieringsmodellen beveger seg mot at hver kommune betaler for de timene som det planlegges med i den enkelte kommune. I budsjettet for 2019 var 66% av kjøp av varer og tjenester fordelt ift planlagt timeforbruk. Revisjon av selve kommuneregnskapet synliggjøres ved rapportering av timeforbruk til den enkelte kommune. Planlagte timer til regnskapsrevisjon fastsettes som tidligere år ut fra revisors skjønn, ut fra et betryggende revisjonsarbeid perspektiv. Det er hensyntatt kommunesammenslåing mellom Moss og Rygge, samt endringer i kommuneloven som krever flere revisjonshandlinger. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon er redusert med Rygge kommunens timer. For Nye Moss kommune er det budsjettert med samme antall timer som tidligere er budsjettert for Moss kommune. Det er budsjettert med uendret antall timer for andre kommuner.

2 BUDSJETTFORUTSETNINGER

Selvkost Økr driftes etter selvkostprinsippet. Det betyr at kostnader i samsvar med budsjett skal dekkes inn av deltakerkommunene. Det er to hovedposter på kostnadssiden: Lønn og sosiale kostnader (85%) og kjøp av varer og tjenester (15%). Økr har ikke som formål å gå med overskudd. Dersom Økr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, disponerer eventuelle ekstra inntekter som enten kan avsettes til Økrs frie fond eller tibakebetales til eierkommunene.

Normal drift

Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Erfaringsmessig, med et minimumsbudsjett, ser vi at ordinære driftsorienterte ikke planlagte hendelser gir negative avvik mot budsjett. Det tærer på medarbeidere, arbeidsmiljø og ledelse og det er derfor budsjettert med uforutsette driftsorienterte kostnader.

69


Rammeavtale med deltakerkommunen, Halden

Økr vant igjen konkurransen om rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Halden kommune, gjeldende for 2017 og 2018, med opsjon på 1-1 år. Avtalen ble inngått i januar 2017 og åpnet for avrop inntil 700 timer per år. Økr har på budsjetteringstidspunktet ikke fått indikasjoner på om 2020 skal løses med opsjon eller ny konkurranse. Økr budsjetterer kun med rimelig sikre inntekter. Rammeavtaleoppdraget for Halden budsjetteres derfor ikke i 2020. Økr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Tilleggsoppgaver utover ordinære revisjonshandlinger som kommunen er varslet om, kan bli tilleggsfakturert.

Revisjonsfaglig Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjons- erfaring. Også i 2020 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskaps- seksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og samarbeidet vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. I 2017 begynte vi å bruke analyseverktøyet Idea, innenfor både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Forventningene til verktøyet har innfridd både ift presisjon og datamengder som kan analyseres automatisert og effektivt. Konsulentmarkedet tilbyr tilsvarende tjenester til kommunene. I 2020 har Økr budsjettert med en økning i bruk av denne type verktøy i kommunene. Økr deltar også i en NKRF (Norges kommunerevisorforbund) nettverksgruppe som har fokus på konkrete digitaliseringsoppgaver. NKRF har på vegne av medlemmene også et arbeid gående med digitalisering av revisjonstjenestene. ØKR er aktive i NKRF fagfora.

Sikre et stabilt fagmiljø

For deltakerkommunene sikrer forannevnte en betryggende revisjon, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap, som har revisjon av kommuner som sitt spesialfelt. At deltakerkommunene opprettholder Østfold Kommunerevisjon IKS som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt.

70


3 BUDSJETTSKJEMA

BUDSJETT 2020 - DRIFT

Budsjett Budsjett Regnskap

2020 2019 2018 Driftsinntekter Salgsinntekter Refusjoner 86 000 286 000 242 548 Refusjoner, stat mva kompensasjon 351 681 341 770 Overføringer fra kommuner 12 840 000 14 870 041 13 023 768 Andre driftsinntekter 1 054 000 65 000 1 561 239 Sum driftsinntekter 14 331 681 15 221 041 15 169 325

Driftsutgifter Lønn inkl. sosiale utgifter 12 524 926 12 661 184 12 103 337 Kjøp av varer og tjenester 1 828 778 2 504 857 2 530 876 Overføringer Kalkulatoriske avskrivninger Andre driftsutgifter, mva kompensasjon 351 681 341 770 Sum driftsutgifter 14 705 385 15 166 041 14 975 983 Driftsresultat (373 704) 55 000 193 342

Finansposter Renteinntekter 55 000 15 000 51 182 Renteutgifter 350 278 Avdrag på lån Motatte avdrag på lån Netto finansinntekter/- utgifter 54 650 15 000 50 904

Motpost kalkulatoriske avskrivninger Ordinært resultat (319 054) 70 000 244 246

Interne finansieringstransaksjoner Avsatt til dekning fra tidligere år (undersk) Avsatt til disposisjonsfond 1 920 478 Avsatt til bundne driftsfond Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) 1 850 478 Bruk av disposisjonsfond 409 054 4 490 Bruk av bundne driftsfond Overført til investeringsregnskapet 90 000 70 000 Sum avsetninger (319 054) 70 000 65 510

Regnskapsmessing resultat 0 - 178 736

71


BUDSJETT 2020 - INVESTERING

Budsjett 2020

Budsjett 2019

Regnskap 2018

Investeringer Investeringer i varige driftsmidler Utlån Kjøp av aksjer og andeler 90 000 104 988

Sum investeringer 90 000 0 104 988

Finansiering Bruk av lån Salg av fast eiendom Tilskudd og refusjon vedr. investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Bidrag fra årets driftsbudsjett 90 000 94 548

Netto avsetninger

Sum finansiering 90 000 0 94 548

4 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE

Fra budsjett 2017 til budsjett 2018 ble overføringene redusert med 5%. Fra budsjett 2018 til budsjett2019 øker overføringen med 10%. Selvkostbudsjettet for 2020 viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 13,5 mnok. Det en reduksjon fra budsjett 2019 på 1,4 mnok (9%). Det er også budsjettert med andre inntekter på kr 0,4 mnok som skal faktureres særskilt og inngår i «Andre driftsinntekter» i budsjettskjema. Tabellen under inkluderer alle revisjonstjenester; forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon inkludert utvidede kontroller, rådgivning/henvendelser, nye revisjonshandlinger, særregnskaper (attestasjoner), kirker/menigheter, enkelte legater og kommunale foretak. Overføring pr kommune Buds jett 2019 Buds jett 2018 Buds jett 2017

Endring i %

Fredrikstad 4 202 800 -3 % 4 316 094 4 079 237 4 524 126

Hvaler 1 105 000 -1 % 1 111 497 916 531 942 203

Moss 3 404 800 0 % 3 416 537 2 864 878 3 010 614

Rygge 325 240 -77 % 1 429 661 1 235 716 1 200 132

Råde 926 400 -1 % 932 090 845 652 886 935

Sarpsborg 3 299 540 -4 % 3 437 642 3 285 054 3 340 277

Halden 227 034 0 % 226 520 247 350 240 377

Sum revisjonsoppdrag 13 490 814 -9 % 14 870 041 13 474 418 14 144 664

Buds jett 2020

Budsjett for Halden kommune gjelder kun andel av pensjonsforpliktelsene. Avrop fra rammeavtale kommer eventuelt i tillegg. Moss og Rygge må sees i sammenheng som Nye Moss komune. Budsjetterte timer på Rygge kommune gjelder revisjon av regnskaper for 2019.

72


5 ØKONOMIPLAN 2020-2023

Det er to betydelige endringer som, omfangsmessig og revisjonsfaglig, er forbundet med stor usikkerhet; 1. Rygge/Moss blir Nye Moss i 2020

2. Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra 2020. Loven skisserer spesielt to nye oppgaver:

Etterlevelsesrevisjon

Eierskapskontroll Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. Hvorvidt Økr fortsetter å vinne forvaltningsrevisjon, eller får tildelt regnskapsrevisjonsoppgaver hos deltakerkommunen, Halden, eventuelt får andre oppdrag, er også av betydning for langtidsplanen. Grunnet denne usikkerheten er det planlagt med bruk av fond i 2020. Driftsresultat Budsjett 2020 Plan 2021 Plan 2022 Plan 2023 Oveføring fra eierkommuner 12,8 13,6 13,9 14,1 Andre inntekter 1,3 0,9 0,9 0,9

Sum inntekter 14,1 14,5 14,8 15

Lønn og sosiale kostander 12,5 12,6 12,8 13 Lønnsrelaterte refusjoner 0 0 0 0

Netto lønn og sosiale kostander 12,5 12,6 12,8 13

Kjøp av varer og tjenester, ordinært 1,8 1,7 1,8 1,8 Forbedrings- og miljøaktiviteter Uforutsett driftsorientert 0,2 0,2 0,2 0,2

Kjøp av varer og tjenester 2 1,9 2 2

Sum driftskostnader 14,5 14,5 14,8 15

Driftsresultat -0,4 0 0 0

73

møteinnkalling kontrollutvalget råde...1. trinn (skolestartundersøkelse). denne undersøkelsen...

Documents