møteinnkalling kontrollutvalget indre Østfold kommune

Møteinnkalling Kontrollutvalget Indre Østfold kommune Møtested: Indre Østfold rådhus, møterom Atriet Tidspunkt: 21.09.2020 kl. 09.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 90086740, e-post [email protected]. Indre Østfold 11.09 2020 Petter Schou Leder

1

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes møte 21.09.2020

Sakliste

PS 20/38 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

PS 20/39 Valg av en representant til å undertegne protokollen. 4

PS 20/40 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Krise og beredskap 5

PS 20/41 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Ansattes medvirkning" 13

PS 20/42 Forslag til budsjett for kontrollarbeidet 2021 18

PS 20/43 Overordnet revisjonstrategi for regnskapsåret 2020 - Indre Østfold kommune

27

PS 20/44 Referater og meldinger 35

PS 20/45 Eventuelt 62

2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2020/134 Dokumentnr.: 217 Løpenr.: 194111/2020 Klassering: 3014-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Indre Østfold kommune 21.09.2020 20/38

Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges frem uten forslag til innstilling)

Fredrikstad, 08.09.2020

3

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2020/134 Dokumentnr.: 216 Løpenr.: 194104/2020 Klassering: 3014-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød


Valg av en representant til å undertegne protokollen.

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges nestleder


Vedlegg Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen

Saksopplysninger I henhold til kontrollutvalgets rutine som ble behandlet i møte 27.01 2020 skal det ved hvert møte settes opp en sak i hvert møte om «Valg av en representant til signering av protokoll» Utvalget var enige om at leder og nestleder signerer protokoll. Ved forfall velges annen person.

Vurdering Ingen.

4



Prosjektplan forvaltningsrevisjon Krise og beredskap

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Krise og beredskapsplaner» godkjennes.


Vedlegg Prosjektplan «Krise- og beredskapsplaner», 26. august 2020

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 49/20, den 20.05 2020 (Forvaltningsrevisjonsplan 2020/2021) KU-sak 20/12, den 2.03 2020 (Forvaltningsrevisjonsplan 2020/2021)

Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, og med innspill fra kommunens administrasjon foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger:

Har kommunen gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse og utarbeidet overordnet beredskapsplan?

Blir beredskapsarbeidet fulgt opp i samsvar med regelverk og overordnede retningslinjer?

Ble koronapandemien håndtert i tråd med regelverk, overordnede retningslinjer og kommunens egne planer?

Revisjonen antar at det vil gå med 400-500 timer til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling vinteren 2021.

Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i

5

forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen vil gi utdypende opplysninger om dette i møtet. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes.

1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle

6

INDRE ØSTFOLD KOMMUNE

26. AUGUST 2020 ROLVSØY

PROSJEKTPLAN

Krise- og beredskapsplaner

Østre Viken kommunerevisjon IKS Org.nr. 987 952 423

7

Østre Viken Kommunerevisjon IKS

PROSJEKTPLAN

/2

1 Bakgrunn for prosjektet Østre Viken kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kommunene, og er kontrollutvalgets ansvarsområde jf. kommuneloven § 23-2 (1c). Forvaltningsrevisjon innebærer at det gjennomføres systematiske vurde-ringer av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak.

Plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 ble vedtatt i kommunestyret 20. mai 2020, sak 049/20. Planen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen. Krise- og beredskapsplaner er det neste prosjektet som skal gjennomføres i planperioden. I risiko- og vesentlighetsvurdering fra 2020 skriver vi følgende om risiko på området: «Krise- og beredskapsplaner var et gjentagende tema i kontrollutvalgets workshop/idemyldring. Blant de nå sammenslåtte kommunene behandlet Hobøl et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området i 2015. I oppfølgingsrapporten som ble avlagt i 2018, konkluderte revisjonen med at det fortsatt forelå et forbedringspotensial på 3 av de 10 områdene der revisjonen fremmet anbefalinger. Dette gjaldt at kom-munen i større grad burde skriftliggjøre samarbeidet mellom kommuner i beredskapsplanen, at kommu-nen burde ha fokus på gjennomføring og evaluering av øvelser, og at det burde bli utarbeidet en opplæ-ringsplan for området. I møtet med ordfører og rådmann kom det frem at begge var av den oppfatning at krise- og beredskaps-planer på generelt grunnlag var et relevant tema for forvaltningsrevisjon. Imidlertid var de også av den oppfatning at kommunen trengte tid for å jobbe med dette området, og at læringseffekten av en eventu-ell forvaltningsrevisjon i inneværende år kanskje var begrenset, dette kunne endre seg om ett eller to år. Etter en gjennomgang av risikoanalysen revisjonen utførte for de sammenslåtte kommunene i 2018, ser revisjonen av spørreundersøkelsen at beredskap i noe over middels grad ble prioritert som et relevant område for forvaltningsrevisjon i samtlige kommuner. Flere andre enkeltområder ble høyere prioritert, og dermed ble ikke beredskap løftet frem i analysen som et spesielt høyt prioritert tema. Revisjonen fant lite informasjon om eventuelle utfordringer innen krise og beredskap i årsmeldingene til de tidligere kommunene. Vurdering Med bakgrunn i de momentene som er omtalt ovenfor, vurderer revisjonen at krise- og beredskapspla-ner i stor grad vil kunne være et aktuelt tema for forvaltningsrevisjon i planperioden med bakgrunn i den høye risikoen tilknyttet området. Kommunen har i tråd med bestemmelsene i lovverket en beredskaps-plikt som skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal arbeide systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv, eller skade på helse, miljø og materielle verdier. De store konsekvensene alvorlige hendelser i lokalsamfunnet kan ha for menneskers liv og helse, i tilfel-ler hvor kommunen ikke er tilstrekkelig forberedt på dette, tilsier at området har høy vesentlighet. Siden arbeidet innen beredskap ikke er ferdigstilt i den nye kommunen, vil dette området ha en høy risiko all den tid systemene ikke er på plass. Revisjonen tar imidlertid til orientering at kommunen trenger noe mer tid for å få på plass, derfor vurderer revisjonen at en eventuell forvaltningsrevisjon på dette området vil være mest hensiktsmessig å gjennomføre i 2021.» Prosjektplanen er utformet på bakgrunn av beskrivelsen i risiko- og vesentlighetsvurderingen. I tillegg er det gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen 24. august 2020. Administrasjonen ut-trykte i møtet at det ville være nyttig å få gjennomført en revisjon av kommunens håndtering av korona-pandemien. Administrasjonens innspill er tatt med i prosjektplanens utforming og problemstillinger.

8


PROSJEKTPLAN

/3

2 Premisser for prosjektarbeidet Østre Viken kommunerevisjon IKS gjennomfører forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvalt-ningsrevisjon» (RSK 001/ god revisjonsskikk). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom hva som er innsamlet data og hva som er revisjonens vurderinger. Det skal også være en tyde-lig sammenheng mellom problemstillinger, innsamlede data, vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbefalinger. Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer tas med sekretariatet som avklarer disse med kontrollutvalget. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner.

3 Problemstillinger og avgrensninger

Revisjonen foreslår følgende problemstillinger:

Har kommunen gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse og utarbeidet overordnet bered-

skapsplan?

Blir beredskapsarbeidet fulgt opp i samsvar med regelverk og overordnede retningslinjer?

Ble koronapandemien håndtert i tråd med regelverk, overordnede retningslinjer og kommunens

egne planer?

Under problemstilling 1 og 2 vil vi gjennomføre en systemrevisjon av kommunens risiko- og sårbarhets-analyse og kommunens overordnede beredskapsplan, samt se på i hvilken grad beredskapsarbeidet blir fulgt opp på et overordnet nivå.

Problemstilling 3 ble utformet etter gjennomført oppstartmøte med administrasjonen. Under denne problemstillingen vil vi undersøke nærmere hvordan koronapandemien i praksis ble håndtert av kommu-nen og om dette er i tråd med regelverk, overordnende retningslinjer og kommunens egne planer.

4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt

med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet1. Også kommunens egne ret-ningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumen-tere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vur-deringer som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet vil vi ta utgangspunkt i følgende revisjonskriterier:

LOV 2000-06-23 nr. 56, Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)

LOV 1994-08-05 nr. 55, Lov om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven)

1 Trinnhøydeprinsippet (også kalt Lex Superior) er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang

går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene.

9


PROSJEKTPLAN

/4

LOV 2010-06-25 nr. 45, Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)

FOR 2001-07-23 nr. 881, Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap

FOR 2010-06-25 nr. 943, Delegering av departementets myndighet til å gi forskrifter etter lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) til Di-rektoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

FOR-2011-08-22 nr. 894, Forskrift om kommunal beredskapsplikt

Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt (DSB, 2018).

Veileder - Systematisk samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid i kommunene (DSB 2001).

Veileder - Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse - kapittel 4 (DSB 2014).

Nasjonal helseberedskapsplan - Å verne om liv og helse (Helse- og omsorgsdepartementet 2018).

Nasjonal beredskapsplan mot utbrudd av alvorlige smittsomme sykdommer (Helse- og omsorgsde-partementet 2019).

Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa (Helse- og omsorgsdepartementet 2016).

Helse- og sosialberedskap i kommunene - veilederleder (Helsedirektoratet, 2009)

5 Metodisk tilnærming og gjennomføring

Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet

nedenfor:

Problemstillinger

Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse

metode

Problemstilling 1

Har kommunen gjennom-

ført en risiko- og sårbar-

hetsanalyse og utarbeidet

overordnet beredskaps-

plan?

Forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt §§ 2 til 4

Sivilbeskyttelseslo-ven av 25. juni 2010 om

Veileder til forskrift om kommunal be-redskapsplikt (DSB, 2018).


Veileder - Systema-tisk samfunnssikker-het og beredskaps-arbeid i kommunene (DSB 2001).

Veileder - Helhetlig risiko- og sårbar-hetsanalyse - kapit-tel 4 (DSB 2014).

Informasjon om kommunens

system, herunder kommunens

planer og rutiner

Dokumentanalyse

Intervjuer

Problemstilling 2

10

https://www.fylkesmannen.no/globalassets/utgatt/fm-finnmark/dokument-fmfi/beredskap/veiledere-og-rapporter/systematisk-samfunnssikkerhets--og-beredskapsarbeid-i-kommunene---en-veileder-fra-direktoratet-for-sivil-beredskap---2001.pdf

http://www.dsbinfo.no/DSBno/2014/Tema/veiledertilhelhetligrisikoogsrbarhetsanalyseikommunen/

https://www.fylkesmannen.no/globalassets/utgatt/fm-finnmark/dokument-fmfi/beredskap/helsemessig-og-sosial-beredskap/nasjonal-helseberedskapsplan-2018.pdf

https://www.fylkesmannen.no/globalassets/fm-troms-og-finnmark/samfunnssikkerhet-og-beredskap/nasjonal-beredskapsplan-mot-utbrudd-av-smittsomme-sykdommer-2019.pdf

https://www.fylkesmannen.no/globalassets/utgatt/fm-finnmark/dokument-fmfi/beredskap/helsemessig-og-sosial-beredskap/2016-nasjonal-beredskapsplan_pandemi.pdf

https://www.fylkesmannen.no/globalassets/utgatt/fm-finnmark/dokument-fmfi/beredskap/helsemessig-og-sosial-beredskap/helse-og-sosialberedskap-i-kommunane-rettleder.pdf




PROSJEKTPLAN

/5

Blir beredskapsarbeidet

fulgt opp i samsvar med

regelverk og overord-

nede retningslinjer?

FOR-2011-08-22 nr. 894, Forskrift om kommunal bered-skapsplikt, §§ 2 til 5.


system, herunder kommunens

planer og rutiner

Dokumentanalyse

Intervjuer

Problemstilling 3

Ble koronapandemien

håndtert i tråd med regel-

verk, overordnede ret-

ningslinjer og kommu-

nens egne planer?

Forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt §§ 2 til 4

Sivilbeskyttelseslo-ven av 25. juni 2010 om



Veileder - Systema-tisk samfunnssikker-het og beredskaps-arbeid i kommunene (DSB 2001).

Veileder - Helhetlig risiko- og sårbar-hetsanalyse - kapit-tel 4 (DSB 2014).

Helseberedskapslo-ven

Helse- og omsorgs-tjenesteloven §§ 3-2 og 5

FOR 2001-07-23 nr. 881, Forskrift om krav til beredskaps-planlegging og be-redskapsarbeid

Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskaps-planlegging og be-redskapsarbeid mv. etter lov om helse-messig og sosial be-redskap

Nasjonal helsebe-redskapsplan

Nasjonal bered-skapsplan mot ut-brudd av alvorlige


håndtering/praksis under ko-

ronapandemien.

Dokumentanalyse

Intervjuer

Systemgjennomgang

11









PROSJEKTPLAN

/6

smittsomme syk-dommer

Nasjonal bered-skapsplan for pan-demisk influensa

Helse- og sosialbe-redskap i kommu-nene - rettleder

6 Prosjektorganisering, ressursbehov og

fremdriftsplan

Prosjektdeltakere Bjørnar B. Eriksen - forvaltningsrevisor

Lene Brudal - oppdragsansvarlig revisor

Prosjektperiode September 2020 til mars 2021

Antall timer 400 - 500 timer

Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Indre Østfold

Fremdrift Ferdig

Når prosjektplan er godkjent i KU 21. september

Når rapport er sendt til rådmannen Vinter 2021

Når rapport er sendt til ØKUS Vinter 2021

Kommentar til ressursrammen

Revisjonen planlegger alle ordinære forvaltningsrevisjoner med et utgangspunkt på 300 timer. Enkelte

ganger kan det være behov for en større ressursramme, eksempelvis der det er hensiktsmessig å gjen-

nomføre flere forvaltningsrevisjoner i samme prosjekt, eller det er ønskelig å vurdere praksis i flere en-

heter i kommunen.

I tillegg til en generell undersøkelse av kommunens system på feltet legger vi i denne revisjonen opp til

å undersøke kommunens håndtering av koronapandemien. Dette er en omfattende revisjon av praksis

og vil medføre økt ressursbehov. For å sikre et bredt faktagrunnlag ser vi for oss at det vil være aktuelt

å gjennomføre intervjuer med ansatte i kommunens krisestab og kriseledelse, samt gjennomgang av

DSB-CIM (krisehåndteringsverktøy). Dette medfører behov for en ressursramme utover hva som er van-

lig ved en forvaltningsrevisjon. Uten problemstilling 3 anslår revisjonen at en ressursramme på 300 ti-

mer +/- 10 % er tilstrekkelig.

12








Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt "Ansattes medvirkning"

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Ansattes medvirkning» godkjennes.


Vedlegg Prosjektplan «Ansattes medvirkning», 28.08 2020

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 49/20, den 20. mai 2020 (Forvaltningsrevisjonsplan 2020-2021) KU-sak 20/12, 2.mars 2020 (Forvaltningsrevisjonsplan 2020-2021)

Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen en hovedproblemstilling:

Har Indre Østfold kommune etablert systemer for ansattes medbestemmelse i henhold til lov og avtaleverk?

Revisjonen antar at det vil gå med 300 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i kontrollutvalgets første møte i 2021.

Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes.

1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle

13

INDRE ØSTFOLD KOMMUNE28.08.2020

PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (UTKAST)

Ansattes medvirkning

14


PROSJEKTPLAN

/2

1 Bakgrunn for prosjektet Østre Viken kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget.

Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kommunene, og er kontrollutvalgets ansvarsområde jf.

kommuneloven § 23-2 (1c). Forvaltningsrevisjon innebærer at det gjennomføres systematiske vurderinger

av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak.

Plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021 ble vedtatt i kommunestyret 20.05.2020, i sak 049/20. Planen

bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen. «Ansattes medvirkning» er det neste pro-

sjektet som skal gjennomføres i planperioden. I risiko- og vesentlighetsvurdering fra 2020 skriver vi føl-

gende om risiko på området:

«På bakgrunn av de faktorer som er nevnt ovenfor vurderer revisjonen at ansattes medvirkning i ny

kommune i stor grad kan være aktuelt for forvaltningsrevisjon i planperioden basert på at området har

høy risiko. Risikoen ved konflikter på arbeidsplassen kan øke i en omstillingsprosess

som den nye kommunen nå er i, og eventuelle konsekvenser av slike konflikter kan for eksempel

være dårlig arbeidsmiljø og høyere sykefravær, som igjen vil påvirke effektiviteten, produktiviteten

og omstillingsevnen på arbeidsplassen.».

Prosjektplanen er utformet på bakgrunn av beskrivelsen i risiko- og vesentlighetsvurderingen. Vi har gjen-

nomført oppstartsmøte med kommuneadministrasjonen slik at også administrasjonens innspill er tatt hen-

syn til i prosjektet.

2 Premisser for prosjektarbeidet Østre Viken kommunerevisjon IKS gjennomfører forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvalt-

ningsrevisjon» (RSK 001/ god revisjonsskikk). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart

mellom hva som er innsamlet data og hva som er revisjonens vurderinger. Det skal også være en tydelig

sammenheng mellom problemstillinger, innsamlede data, vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbe-

falinger.

Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeid med prosjektet.

Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis

det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer tas med sekretariatet

som avklarer disse med kontrollutvalget.

Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner.

15


PROSJEKTPLAN

/3

3 Problemstillinger og avgrensninger Revisjonen foreslår følgende problemstilling:

Har Indre Østfold kommune etablert systemer for ansattes medbestemmelse i henhold til lov og avtale-

verk?

Denne problemstillingen innebærer blant annet at revisjonen vil kontrollere hvorvidt Indre Østfold kom-

mune har etablert en arbeidsgiverpolitikk som er i tråd med lov- og avtaleverkets f. eks med hensyn til:

vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg, informasjons- og drøftingsplikt m.m.

4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger

som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt

med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet1. Også kommunens egne ret-

ningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere

avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurde-

ringer som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet vil revisjonskriteriene utledes fra

følgende kilder:

Arbeidsmiljølovens kapitel 6, 7 og 8 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, (FOR-2011-12-06-1355) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskrif-

ten), FOR-1996-12-06-1127 Hovedavtalen KS (Del B) Hovedtariffavtalen KS

5 Metodisk tilnærming og gjennomføring Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet

nedenfor:

Problemstilling

Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode

Har Indre Østfold kom-

mune etablert systemer

for ansattes medbestem-

melse i henhold til lov og

avtaleverk?

Arbeidsmiljølovens kapitel 6, §§ 6-1 – 6-5


Referater fra AMU

Referater fra vernerunder

Handlingsplan for verne- og mil-

jøarbeid, jf forskrift § 7-2

Retningslinjer for introduksjon

av nyansatte

Dokumentanalyse

Intervjuer

Spørreundersøkelse

Observasjon (f.eks HT-

møte, AMU-møte)

1 Trinnhøydeprinsippet (også kalt Lex Superior) er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av

høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene.

16


PROSJEKTPLAN

/4


Forskrift om organi-sering, ledelse og medvirkning (FOR-2011-12-06-1355)

Forskrift om syste-

matisk helse-, miljø-

og sikkerhetsarbeid i

virksomheter (Intern-

kontrollforskriften),

(FOR-1996-12-06-

1127) Hovedavtalen KS

(Del B) Hovedtariffavtalen

KS

Oversikt over verneområder og

valgte verneombud

Oversikt over hovedtillitsvalgte

Lokale særavtaler (protokoller

m.m)

Forhandlingsprotokoller

Referater fra møter med hoved-

tillitsvalgte

Referater fra partssammensatt

utvalg

Arbeidsgiverpolitiske retningslin-

jer

6 Prosjektorganisering, ressursbehov og fremdriftsplan

Prosjektdeltakere Frank Willy V. Larsen - prosjektansvarlig forvalt-

ningsrevisor Rita Elnes, forvaltningsrevisor Casper Støten - oppdragsansvarlig revisor

Prosjektperiode September – desember 2020 Antall timer 300 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Indre Østfold kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 21. september Når rapport er sendt til rådmannen 1. desember Når rapport er sendt til ØKUS 15. desember

Kommentar til ressursrammen

Revisjonen planlegger alle ordinære forvaltningsrevisjoner med et utgangspunkt på 300 timer. Enkelte

ganger kan det være behov for en større ressursramme, eksempelvis der det er hensiktsmessig å gjen-

nomføre flere forvaltningsrevisjoner i samme prosjekt, eller det er ønskelig å vurdere praksis i flere enhe-

ter i kommunen.

17



Forslag til budsjett for kontrollarbeidet 2021

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Budsjett for kontrollarbeidet 2021 med en kostnadsramme på kr. 3 804 000.-, vedtas

2. Budsjett for kontrollarbeidet for 2021 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon”

Fredrikstad, 11.09 2020

Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontrollarbeidet for 2021 2. Østre Viken Kommunerevisjon IKS: Budsjett for Indre Østfold kommune - 2021,

(ettersendes) 3. Østre Viken Kommunerevisjon IKS: Budsjett for Østre Viken Kommunerevisjon IKS –

2021, datert 30.07 2020


Saksopplysninger I henhold til nye forskrift om kontrollutvalg og revisjon (ikrafttredelse fra konstituerende møte ved oppstart av valgperioden 2019 – 2023) nærmere bestemt § 2, «Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet», skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontrollarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats og revisjonstjenesten innarbeides.

Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Indre Østfold kommune. Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en normal møteaktivitet på 6 til 8 møter i 2021. I forslaget er det foreslått kr. 60 000.- til kurs/opplæring,

18

kr. 12 000.- til medlemskontingent (Forum for kontroll og tilsyn), kr. 3 000.- til servering i forbindelse med avholdelse av utvalgets møter, og kr 10 000.- til skyss og kostgodtgjørelse. Budsjettforslaget for kontrollutvalget 2021 utgjør kr. 293 500.-. Kostnadene for kontrollutvalget 2021 medfører en økning på 16 % sammenlignet med 2020(vedlegg 1.) Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandlet og vedtok budsjettet 2021 for sekretariatet i møte den 4. september 2020. I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkel) vil Indre Østfold kommune sin andel utgjøre kr. 495 000.- for 2021. Sekretariatets budsjett medfører en kostnadsøkning på 2 % sammenlignet med budsjett for 2020. Østre Viken Kommunerevisjon IKS For interkommunale selskaper (IKS) som Østre Viken kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jf lov om interkommunale selskaper § 18). Styret og representantskapet i Østre Viken kommunerevisjon IKS har avholdt sine budsjettmøter i henholdsvis august/september 2020. For budsjettåret 2021 er Indre Østfold kommunes andel beregnet og vedtatt til kr. 3 016 000.-. Budsjettandelen medfører en reduksjon på 33 % i honorarsatsene fra 2020 til 2021. Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg 2 og 3. Daglig leder i ØVKR IKS vil i kontrollutvalgets møte informere nærmere om budsjettforutsetningen for 2021. Samlet budsjett for kontrollarbeidet 2021 Kontrollutvalget: kr. 293 500.- Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr. 495 000.- Østre Viken kommunerevisjon IKS kr 3 016 000.- Samlet Sum: kr. 3 804 500.- Samlet budsjettforslagsramme for kontrollarbeidet for 2021 innebærer en kostnadsreduksjon på 14 % i forhold til budsjettet for 2020. Kontrollutvalget i vedtok den 24.08 2020 i sak 20/35 - Prosjektplan for selvkostområdet vann og avløp, at kommunestyrets bestilte FR-prosjekt blir presisert med budsjettmidler. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vurdere å foreslå å be om et beløp til å dekke prosjektet, og at det innarbeides i vedtaket som et nytt punkt. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontrollarbeid for 2020. Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 2 i ”Forskrift om kontrollutvalg og revisjon”.

19

Vedlegg 1.

Budsjettforslag for kontrollarbeidet for Indre Østfold kommune - 2021

Kontotekst Forslag 2021 Budsjett 2020 endring i % Merknader for budsjett 2021Godtgjørelelse leder kr 50 000,00 kr 48 000,00 5 % av bregningsgrunnlagetMøtegodtgjørelse medlemmer kr 120 000,00 kr 115 000,00 0,3 % av bregningsgrunnlagetTelefongodtgjørelse kr 3 500,00 kr 3 500,00Arbeidsgiveravgift kr 25 000,00 kr 23 500,00 14,1% av godtgjørelsenSum lønn kr 198 500,00 kr 190 000,00

Representasjon/servering kr 3 000,00 kr 3 000,00Kurs og opplæring kr 60 000,00 kr 60 000,00Kontingent (Forum for kontroll og tilsyn) kr 12 000,00 kr -Annen godtgjørelse (internett, avis m.m) kr 20 000,00 kr -Sum driftsutgifter kr 95 000,00 kr 63 000,00Samlet sum Kontrollutvalget kr 293 500,00 kr 253 000,00 16Sum sekretariattjenester (ØKUS) kr 495 000,00 kr 485 000,00 2Sum revisjonstjenester (ØVKR IKS) kr 3 016 000,00 kr 4 494 744,00 (33) Hele oppdragsporteføljen

Sum samlet kontroll- og tilsynsarbeidet kr 3 804 500,00 kr 5 232 744,00 (14) Inkluderer KU, ØVKR og ØKUS

20

østfold kommunerevisjon iks 1

Rolvsøy 30.07.2020

Budsjett 2021

Økonomiplan 2021-2024

21

Østre Viken kommunerevisjon IKS 2

INNHOLDSFORTEGNELSE

1 BUDSJETTPROSESSEN ................................................................................................. 3

2 BUDSJETTFORUTSETNINGER ....................................................................................... 4

3 BUDSJETTSKJEMA ...................................................................................................... 5

4 ØKONOMIPLAN 2021-2024 ........................................................................................ 6

22


1 BUDSJETTPROSESSEN

Kontrollutvalgets budsjett Iht §2 i Forskrift om kontrollutvalg og revisjon, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll i kommunen. Forslaget skal følge innstillingen til årsbudsjettet etter kommuneloven § 14-3 tredje ledd til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østre Viken kommunerevisjon (Øvkr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper §18 er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med §2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet er innarbeidet i obligatorisk budsjettskjema for hhv. drift- og investering og viser samlet overføring fra eierkommunene samt andre inntekter. Budsjetteringsmodellen Østre Viken kommunerevisjon er et sammenslått selskap, fra 01.01.2020, som består av tidligere Østfold kommunerevisjon og Indre Østfold kommunerevisjon. Disse selskapene hadde ulik finansieringsmodell. Østfold kommunerevisjon har hatt en finansieringsmodell hvor hver kommune betalte for de timene som det var planlagt å bruke i den enkelte kommune. Deretter ble det foretatt en avregning. Det ble som regel brukt mindre timer enn planlagt, grunnet effektivisering. Indre Østfold kommunerevisjon har brukt en finansieringsmodell hvor kommuner betalte en fast pris fordelt etter innbyggertall i de enkelte kommuner. I budsjett for 2020 har selskapet brukt den gamle finansieringsmodellen for første halvår, og ny modell dvs, fakturering etter planlagte timer for andre halvår.

Fra 2021 er utgifter, inkludert kjøp av varer og tjenester fordelt i henhold til planlagte timer i den enkelte kommune. Selskapsavtale, har i pkt. 2, en bestemmelse om at «Deltakerkommuner betaler sin andel av pensjonspremien det enkelte år. Andelen beregnes etter folketall. For øvrig fakturerer selskapet for leverte tjenester til den enkelte kommune ut fra reelt medgåtte ressurser på det enkelte oppdrag. Selskapet skal operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp)».

Dette er ivaretatt i budsjettet.

Revisjon av selve kommuneregnskapet synliggjøres slik at omfanget blir tydligere, sett i forhold til øvrige regnskapsrevisjonsoppgaver. Behovet for spesifikasjon av timeforbruket på revisjon av kommuneregnskapet eksklusiv andre regnskapsrevisjonstjenester, har sammenheng med fokuset på utgiftsnivået på de samlede regnskapsrevisjonstjenestene. Planlagte timer fastsettes som i tidligere år ut fra revisors skjønn og ut fra et betryggende revisjonsarbeid perspektiv. Det er hensyntatt ytterligere reduksjon av utgifter og inntekter grunnet kommunesammenslåing fra 01.01.2020, effektivisering samt endringer i kommuneloven som krever flere revisjonshandlinger.

23


2 BUDSJETTFORUTSETNINGER

Selvkost Øvkr driftes etter selvkostprinsippet. Det betyr at utgifter, i samsvar med budsjett, skal dekkes inn av deltakerkommunene. Det er to hovedposter på utgiftssiden: Lønn og sosiale utgifter (89%) og kjøp av varer og tjenester (11%). Øvkr har ikke som formål å gå med overskudd. Dersom Øvkr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, disponerer eventuelle ekstra inntekter som enten kan avsettes til Øvkrs frie fond eller tilbakebetales til eierkommunene. Normal drift Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Tidligere Østfold kommunerevisjon har hatt rammeavtale på forvaltningsrevisjon med Halden kommune og fra 2021 har kommunen bestemt å benytte våre tjenester både på forvaltning- og regnskapsrevisjon. Dette er ivaretatt i budsjettet. Øvkr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Tilleggsoppgaver utover ordinære revisjonshandlinger som kommunen har bestilt eller er varslet om, kan bli tilleggsfakturert hvis det går ut over planlagt timebudsjett. Revisjonsfaglig Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Øvkr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Også i 2021 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskaps seksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og samarbeidet vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. Vi bruker analyseverktøyet Idea, innenfor både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Forventningene til verktøyet har innfridd både ift presisjon og datamengder som kan analyseres automatisert og effektivt. Konsulentmarkedet tilbyr tilsvarende tjenester til kommunene. Øvkr deltar også i en NKRF (Norges kommunerevisorforbund) nettverksgruppe som har fokus på konkrete digitaliseringsoppgaver. NKRF har på vegne av medlemmene også et arbeid gående med digitalisering av revisjonstjenestene. ØVKR er aktive i NKRF fagfora. Sikre et stabilt fagmiljø For deltakerkommunene sikrer forannevnte en betryggende revisjon, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap, som har revisjon av kommuner som sitt spesialfelt. At deltakerkommunene opprettholder Øvkr som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt.

24


3 BUDSJETTSKJEMA

BUDSJETT 2021 - DRIFT

Budsjett 2021 Budsjett 2020 Driftsinntekter Salgsinntekter 845 500 615 000 Refusjoner 380 000 86 000 Refusjoner, stat mva kompensasjon 501 000 501 681 Overføringer fra kommuner 20 024 550 21 227 000 Andre driftsinntekter 500 250 1 054 000 Sum driftsinntekter 22 251 300 23 483 681

Driftsutgifter Lønn inkl. sosiale utgifter 19 555 829 21 528 926 Kjøp av varer og tjenester 3 056 360 2 989 778 Overføringer 401 000 Kalkulatoriske avskrivninger Andre driftsutgifter, mva kompensasjon 501 000 551 681 Sum driftsutgifter 23 113 189 25 471 385 Driftsresultat (861 889) (1 987 704)

Finansposter Renteinntekter 35 000 57 000 Renteutgifter - 350 Avdrag på lån Motatte avdrag på lån Netto finansinntekter/- utgifter 35 000 56 650

Motpost kalkulatoriske avskrivninger Ordinært resultat (826 889) (1 931 054)

Interne finansieringstransaksjoner Avsatt til dekning fra tidligere år (undersk) Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne driftsfond Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) Bruk av disposisjonsfond 936 889 2 021 054 Bruk av bundne driftsfond Overført til investeringsregnskapet 110 000 90 000 Sum avsetninger (826 889) (1 931 054)

Regnskapsmessing resultat - -

25


BUDSJETT 2021 - INVESTERING

Budsjett 2021 Budsjett 2020 Investeringer Investeringer i varige driftsmidler Utlån Kjøp av aksjer og andeler 110 000 90 000 Sum investeringer 110 000 90 000 Finansiering Bruk av lån Salg av fast eiendom Tilskudd og refusjon vedr. investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Bidrag fra årets driftsbudsjett 110 000 90 000 Netto avsetninger Sum finansiering 110 000 90 000

4 ØKONOMIPLAN 2021-2024

Det er tre betydelige endringer som, omfangsmessig og revisjonsfaglig, er forbundet med stor usikkerhet; 1. Øvkr er, slik det er opplyst innledningsvis, et nytt selskap som er blitt slått sammen fra

01.01.2020. 2. Halden kommune har bestemt at Øvkr skal levere revisjonstjenester for regnskap og

forvaltningsrevisjon fra 2021. 3. Ny kommunelov er vedtatt og har trådd i kraft fra 2020. Loven skisserer spesielt to nye oppgaver

for revisjonen: • Etterlevelsesrevisjon • Eierskapskontroll

Forutsetningen for planen er at Øvkr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag , og at overføringsinntekter fra eierkommuner blir redusert. Dette gjøres ved at selskapet skal ytterliggere effektivisere driften ved utvikling av revisjonsmetodikken, samt reduksjon av lønnsutgifter og driftsutgifter.

Driftsresultat Budsjett

2021 Plan 2022 Plan 2023 Plan 2024 Oveføring fra eierkommuner 20 024 550 19 630 000 19 620 000 19 600 000 Andre inntekter 2 226 750 2 420 000 2 750 000 2 950 000 Sum inntekter 22 251 300 22 050 000 22 370 000 22 550 000 Lønn og sosiale utgifter 19 555 829 18 705 000 19 320 000 19 520 000 Kjøp av varer og tjenester 3 056 360 2 750 000 2 600 000 2 550 000 Andre driftsutgifter 501 000 470 000 465 000 455 000 Sum driftsutgifter 23 113 189 21 925 000 22 385 000 22 525 000

Driftsresultat - 861

889 125 000 - 15 000 25 000 Fimnansposter 35 000 32 000 32 000 32 000

Ordinært resultat - 826

889 157 000 17 000 57 000 Interne finansieringstransaksjoner 826 889 - 157 000 - 17 000 - 57 000 Regnskapsmessig resultat - - - -

26



Overordnet revisjonstrategi for regnskapsåret 2020 - Indre Østfold kommune

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2020, tas til orientering


Vedlegg Overordnet revisjonstrategi for Indre Østfold kommune 2020 – PowerPoint presentasjon


Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for 2020. Formålet med en overordnet revisjonstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i 2020. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier.

Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg (§ 3) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonstrategi for Indre Østfold kommunes årsregnskap for 2020. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen og informasjon av den overordnet revisjonstrategi for 2020 til orientering.

27

Revisjonsstrategi 2020 Kontrollutvalget i Indre Østfold kommune

21.09.2020

28

Overordnet revisjonsstrategi

• Formål

• Kommuneloven kap. 24 Revisjon (§§ 24-2 til 24-10)

• Oppdragsvurdering

• Revisjonsområder

29

Revisjonsområder

• Lønn• Innkjøp• Driftsmiddel • Finans• Overføringer• Salg• Likvid• Områdeovergripende• Merverdiavgift• Skatt

30

Kommunens virksomhet

• 44 990 innbyggere (https://www.ssb.no/kommunefakta/indre-ostfold)

• 2 551 årsverk • Kommunens organisering• Budsjettstyrt – fastsettes av kommunestyret• Økonomiske rammer – statlig• Omfattende lovverk

31

https://www.ssb.no/kommunefakta/indre-ostfold

Organisasjonskart 2020

32

Økonomisk utvikling

Vedtatt

Budsjett 2020

Driftsinntekter 3 479 401 805Driftsutgifter (inkl. avskrivning) - 3 424 951 805

Brutto driftsresultat 54 450 000Finanstransaksjoner - 168 450 000Motpost avskrivning 155 000 000

Netto driftsresultat 41 000 000Mer-/mindreforbruk 0

Netto egenkapital UB

Ekskl kapitalkonto

Budsjetteres ikke

Langsiktig gjeld (inkl. pensj.forpl.) Budsjetteres ikke

33

Planlegging 2020

• Risikovurdering

• Vesentlighetsgrense

• Kontrollmiljø• Kartlegging av kommunens internkontroll

• Angrepsvinkel• Fokusområder i forhold til risikovurdering• Test av kommunens internkontroll• Test av detaljer

34



Referater og meldinger

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering.

2. Kommunedirektør bes legge frem en informasjon til kontrollutvalget når pålegget fra

fylkesmannen er rettet i november 2020. Fredrikstad, 07.09.2020

Vedlegg 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24. august 2020 2. Tilsynsrapport fra Fylkesmannen datert 5. august 2020 3. Notat – forenklet etterlevelsesrevisjon 2019 for sammenslåtte og nye kommuner pr 1.2 2020, datert 4.9 2020

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen.

Saksopplysninger Vedlegg 1 er protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24. august 2020. Vedlegg 2 er tilsynsrapport utført av Fylkesmannen i Oslo og viken på følgende områder: Spesialundervisning Utarbeidelse av sakkyndige vurderinger Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)

Fylkesmannen har i tilsynet konstatert to lovbrudd. Kommunen har rettefrist til 20.november 2020, etter pålegg fra fylkesmannen. Følgende lovbrudd er påvist av fylkesmannen: 1) Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet sakkyndige vurderinger så snart som mulig, jf. forvaltningsloven § 11a. 2)

35

Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet en sakkyndig vurdering av de særskilte behovene til eleven før den gjør vedtak om spesialundervisning, jf. opplæringsloven §§ 5-3 og 5-4. Vedlegg, Notat fra revisjonen om forenklet etterlevelseskontroll 2019.

Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta referater og meldinger til orientering. Kontrollutvalget bør be kommunedirektør om en tilbakemelding november 2020 når pålegg fra fylkesmannen er rettet. Sekretariatet vurderer også at kontrollutvalget har bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler PPT i sin plan for forvaltningsrevisjon 2020-2021. Kontrollutvalget bør vurdere om dette prosjektet skal utgå av planen. Prosjektet er satt opp som siste prosjekt i planverket. Kommunestyret har også vedtatt et ekstra forvaltningsrevisjonsprosjekt i planen på Selvkost VA. Slik sett kan sistnevnte prosjekt erstatte timeantallet som er anslått for PPT-prosjektet i planen. Imidlertid er ikke tilsynet av fylkesmannen rettet direkte mot PP-tjenesten. Det var det som var målet med forvaltningsrevisjonsprosjektet PPT.

36

Møteprotokoll Kontrollutvalget Indre Østfold kommune Møtedato: 24.08.2020, Tidspunkt: fra kl. 09.00 til kl. 10.15 Møtested: Teams-møte, møterom Teams-møte Fra – til saksnr.: 20/32 – 20/37

Frammøteliste

Medlemmer Møtt Varamedlemmer

Petter Schou, leder X

Knut J. Herland , nestleder X

Tor Melvold X

Marit Femmen X

Ulf Tore Kolstad X

Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Daglig leder Anita Dahl Aannerød og rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Daglig leder Jolanta Betker forvaltningsrevisor Frank Willy Larsen Møtende fra administrasjonen: Ingen Andre: Ingen

……………………. ……………………. Petter Schou Knut J. Herland

leder nestleder

37

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes møte 24.08.2020

Sakliste

PS 20/32 Godkjenning av innkalling og saksliste

PS 20/33 Valg av en representant til å signere protokoll

PS 20/34 Notat fra revisjonen angående FR-prosjekt "Kvalitet i sykehjemstjenesten"

PS 20/35 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Selvkostområdet Vann og avløp

PS 20/36 Referater og meldinger

PS 20/37 Eventuelt

PS 20/32 Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. (saken legges frem uten forslag til innstilling)

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes behandling 24.08.2020:

Ingen merknader til innkallingen eller saksliste

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes vedtak 24.08.2020:

Innkalling og saksliste godkjennes

PS 20/33 Valg av en representant til å signere protokoll



1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges nestleder


Som innstillingen.


1. Til å signere protokollen sammen med leder av utvalget, velges nestleder

PS 20/34 Notat fra revisjonen angående FR-prosjekt "Kvalitet i sykehjemstjenesten"



1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisjonen til orientering.

38


Revisor orienterte om FR-prosjektet «Kvalitet i sykehjemstjenesten» som var et restanseprosjekt fra plan for forvaltningsrevisjon for Spydeberg kommune. Kontrollutvalget var enige om at følgende punkt skal legges til under problemstilling 2: ..og sikre at medisinske behov blir ivaretatt. Problemstilling 2 blir dermed følgende:

Får beboerne ved Grinitun sykehjem ivaretatt sine grunnleggende behov, hvor respekt for den enkeltes selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel, samt sikre at medisinske behov ivaretatt?

Det ble under kontrollutvalgets behandling vist til at Forskrift om en verdig eldreomsorg (verdighetsgarantien) også bør benyttes som revisjonskriterie.

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes vedtak/innstilling 24.08.2020:

1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisjonen til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen innarbeide forslagene som fremkommer over under behandling.

PS 20/35 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Selvkostområdet Vann og avløp



1. Prosjektplan «Gebyrer på vann- og avløpsområdet» godkjennes.


Revisjonen orienterte utvalget om kommunestyrets bestilling og om revisjonens foreslåtte problemstillinger. Prosjektet har en budsjettert på 360 timer. Kontrollutvalget ønsker at kommunestyrets bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt på selvkost VA-området blir presisert med budsjettmidler. Dette skal derfor innarbeides i budsjettforslag til kontrollarbeidet 2021. Innstillingen enstemmig vedtatt.


1. Prosjektplan «Gebyrer på vann- og avløpsområdet» godkjennes.

PS 20/36 Referater og meldinger



1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering


Som innstillingen

Kontrollutvalget Indre Østfold kommunes vedtak/innstilling 24.08.2020:

1. Kontrollutvalget tar referater og meldinger til orientering

39

PS 20/37 Eventuelt


Revisjonen opplyste om kommunens arbeid med endelig inngående balanse for 5

kommunene. Dette skal være ferdigstilt senest ved regnskapsavleggelse for regnskapsåret

2020.

Revisjonen informerte om at NKRF har sagt at det ikke er nødvendig med

etterlevelseesrevisjon – av sammenslåtte kommuner. Kontrollutvalget får dette som sak til

sitt neste møte.

40

TILSYNSRAPPORT

- Spesialundervisning

- Utarbeidelse av sakkyndige vurderinger

- Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)

Indre Østfold kommune

5. august 2020

41

2

Sammendrag

Vi fører tilsyn med Indre Østfold kommune. Temaet for tilsynet er spesialundervisning etter opplæringsloven (oppl.). kapittel 5. Under dette temaet kontrollerer vi PPTs ansvar for å utarbeide sakkyndige vurderinger, jf. oppll. §§ 5-3 og 5-4.

Det overordnede formålet med tilsyn er å bidra til at elever med særskilte behov får et

godt utbytte av opplæringen. For å sikre dette er elever med behov for spesialundervisning gitt særskilte rettigheter i opplæringsloven. Tilsynet skal bidra til at kommunen som skoleeier sørger for at spesialundervisningen er i tråd med

opplæringsloven og forvaltningsloven.

Fylkesmannen har i dette tilsynet kontrollert om kommunen ved PPT oppfyller kravene i

regelverket når det gjelder å utarbeide sakkyndige vurderinger.

Vi har i tilsynet konstatert 2 lovbrudd.

Kommunen mottok en foreløpig tilsynsrapport og har uttalt seg om denne.

Fylkesmannen fatter nå vedtak med pålegg om retting. Kommunen har rettefrist til 20.

november 2020.

Avdekkede lovbrudd

1)

Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet sakkyndige vurderinger så snart som mulig, jf. forvaltningsloven § 11a.

2)

Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet en sakkyndig vurdering av de særskilte behovene til eleven før den gjør vedtak om spesialundervisning, jf. opplæringsloven

§§ 5-3 og 5-4. Kommunen må i den forbindelse se til at PPT:

- Utarbeider sakkyndige vurderinger som gjør rede for hvilket utbytte elevene har

av den ordinære opplæringen og gjør rede for hvilke muligheter eleven har innenfor den ordinære opplæringen

- Utarbeider sakkyndige vurderinger som anbefaler hvordan skolen bør organisere

spesialundervisningen

Fylkesmannen gjør oppmerksom på at våre konklusjoner bygger på det konkrete

kildematerialet som foreligger, og tar bare utgangspunkt i status på det tidspunktet

tilsynsrapporten er datert.

42

3

Innholdsfortegnelse

1 Innledning .................................................................................................................................. 4

1.1 Kort om kommunen og PPT ................................................................................................ 4

1.2 Om gjennomføringen av tilsynet ......................................................................................... 5

1.3 Om tilsynsrapporten ............................................................................................................ 6

2 PPTs ansvar for å utarbeide sakkyndige vurderinger ................................................................. 7

Plikten til å utarbeide sakkyndige vurderinger ..................................................................... 7

Saken skal være tilstrekkelig opplyst før det utarbeides sakkyndig vurdering ..................... 9

Den sakkyndige vurderingen skal gjøre rede for elevens behov og anbefale hvilket

opplæringstilbud eleven bør få .................................................................................................... 11

3 Våre reaksjoner ....................................................................................................................... 18

Pålegg om retting ............................................................................................................. 18

Oppfølging av påleggene .................................................................................................. 18

4. Kommunen har rett til å klage .................................................................................................. 19

Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget ............................................................................................. 20

43

4

1 Innledning

Fylkesmannen fører tilsyn med kommuner, jf. opplæringsloven § 14-1 første ledd, jf.

kommuneloven kapittel 30.

I tilsyn kontrollerer Fylkesmannen om kommunen oppfyller opplæringsloven med

forskrifter. Dersom kommunen ikke følger regelverket, kan vi pålegge retting etter at

kommunen har fått en frist for å rette.

Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven

blir overholdt, jf. opplæringsloven § 13-10 første ledd. Vi gir derfor eventuelle pålegg i

tilsynet til kommunen som har ansvaret for å rette opp brudd på regelverket. I tilsynet

behandler vi personopplysninger. Les mer om vår behandling av personopplysninger

på www.udir.no/regelverk-og-tilsyn/tilsyn/.

Fylkesmannens tilsyn er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at vi skal

gjennomføre tilsynet i samsvar med reglene i forvaltningsloven og offentlighetsloven.

Tema for tilsynet

Tema for dette tilsynet er om kommunen ved PPT oppfyller kravene i regelverket når det gjelder utarbeidelse av sakkyndige vurderinger.

Tilsynet er en del av felles nasjonalt tilsyn 2018-21. Det overordnede formålet er å bidra

til at alle elever får et godt utbytte av opplæringen. Elever med behov for

spesialundervisning er gitt egne rettigheter i opplæringsloven for å sikre at også disse får

et godt utbytte av opplæringen.

Aktuelle bestemmelser er bestemmelsene om spesialundervisning i opplæringsloven

§§ 5-1 og 5-3, samt forvaltningsloven og FNs barnekonvensjon artikkel 3 og 12.

1.1 Kort om kommunen og PPT

Indre Østfold kommune består av de tidligere kommunene Trøgstad, Spydeberg,

Askim, Eidsberg og Hobøl. Kommunene ble slått sammen den 01.01.2020. Indre

Østfold kommune har 17 barneskoler, fem ungdomsskoler, to kombinerte barne- og

ungdomsskoler, 35 barnehager og en kulturskole. Ifølge GSI pr. 01.10.2019 har

kommunen 5 348 elever.

I forbindelse med kommunesammenslåingen ble fire PPT-kontorer slått sammen, og de

utgjør nå Indre Østfold kommune PPT (PPT IØK). PPT IØK har i tillegg et

vertskommunesamarbeid med Skiptvet kommune, hvilket er videreført etter tidligere

interkommunalt samarbeid mellom Spydeberg, Hobøl og Skiptvet. PPT IØK har 16

stillingshjemler som skal betjene skoler, barnehager og voksenopplæring. Hver PP-

rådgiver følger opp to skoler, mens barnehagene er delt mellom seks PP-rådgivere. PPT

IØK er delt inn i «Team» for ungdomsskoler, barneskoler og barnehager.

44

https://www.udir.no/regelverk-og-tilsyn/tilsyn/

5

1.2 Om gjennomføringen av tilsynet

Fylkesmannen åpnet tilsyn med PPT i Indre Østfold kommune i brev av 17.02.2020. Vi

har valgt å undersøke deres arbeid med Grøtvedt skole, Eidsberg ungdomsskole og

Spydeberg ungdomsskole på bakgrunn av en risikovurdering av hvor sannsynlig det er

at kravene i regelverket ikke er oppfylt, og hvilke konsekvenser det kan få for elevene.

Vi har lagt vekt på antall elever med spesialundervisning, spesialundervisningens

omfang med mer.

Vi har bedt rådgivere i PPT knyttet til de tre ovennevnte skolene, samt leder av PPT, å

besvare egenvurderingen gjennom Utdanningsdirektoratets elektroniske verktøy for

egenvurdering, RefLex.

Elevdokumenter

Vi ba i tilsynsvarselet om en oversikt over elever fra de tre overnevnte skolene som

PPT har utarbeidet sakkyndige vurderinger for i skoleåret 2019/2020. Vi mottok listen

10.03.2020, og Fylkesmannen plukket ut fire elever fra hver skole; totalt 12 elever. Vi

sendte den 11.03.2020 informasjon om disse elevene til kommunen, og ba om at vi

fikk tilsendt følgende dokumentasjon for elevene vi hadde valgt ut:

• Henvisning til PPT

• Sakkyndig(e) vurdering(er) som gjelder for skoleåret 2019/20

• Dokumentasjon som viser at elevene få uttrykt sine meninger når PPT utreder

og vurderer behovet for spesialundervisning, dersom dette ikke fremkommer i

sakkyndig vurdering (for eks. notater fra samtaler med eleven e.l.)

• Dokumentasjon som viser at foresatte får anledning til å uttale seg når PPT

utreder og vurderer behovet for spesialundervisning, dersom dette ikke

fremkommer i sakkyndig vurdering (for eksempel vedleggskriv til sakkyndig

vurdering, notater fra samtaler med foreldre e.l.)

Videre ba vi om følgende dokumentasjon:

• Statistikk som viser saksbehandlingstid hos PPT eller samlet saksbehandlingstid i

kommunen

• Eventuelle rutinebeskrivelser som viser hvordan PPT jobber med sakkyndige

vurderinger

• Eventuelle maler for sakkyndig vurdering

Denne dokumentasjonen mottok vi 30.03.2020.

Siden Indre Østfold kommune er en nylig sammenslått kommune, gjør vi oppmerksom

på at våre kommentarer i rapporten om PPT sine maler og rutiner, gjelder maler og

rutiner utarbeidet av Indre Østfold kommune. Når det gjelder vurdering av innholdet i

de sakkyndige vurderingene, så har vi gjennomgått sakkyndige vurderinger skrevet

både før og etter kommunesammenslåingen, men som gjelder for skoleåret

2019/2020.

45

6

Vi gjør oppmerksom på at vi kun har sett på PPTs praksis knyttet til arbeidet med

sakkyndig vurdering. Vi har ikke sett på hvordan kommunen oppfyller andre krav i

regelverket.

1.3 Om tilsynsrapporten

Kapittel 2 er delt inn på følgende måte:

• Rettslig krav

• Fylkesmannens undersøkelser og vurderinger

• Fylkesmannens konklusjon

Fylkesmannen har benyttet enkelte forkortelser i denne foreløpige tilsynsrapporten:

• LK06: Læreplanverket for Kunnskapsløftet (LK06) • RefLex: Utdanningsdirektoratets nettbaserte system for egenvurdering

46

7

2 PPTs ansvar for å utarbeide sakkyndige

vurderinger

Plikten til å utarbeide sakkyndige vurderinger

Rettslig krav

PPT skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering om spesialundervisning, jf.

opplæringsloven § 5-6 annet ledd og § 5-3 første ledd.

PPT skal utarbeide en sakkyndig vurdering for eleven så snart som mulig etter at

henvisningen er mottatt, jf. forvaltningsloven § 11a.

Fylkesmannens undersøkelser og vurderinger

PPT skal sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering om spesialundervisning, jf.

opplæringsloven § 5-6 annet ledd og § 5-3 første ledd.

Både leder i PPT og PP-rådgivere oppgir i Reflex at PPT alltid utarbeider sakkyndige

vurderinger i de tilfellene opplæringsloven krever det.

Fylkesmannen har mottatt en prosedyre for utarbeidelse av sakkyndig vurdering.I

tillegg har vi mottatt 12 sakkyndige vurderinger utarbeidet av PP-tjenesten knyttet til

vedtak om spesialundervisning fra Grødtvedt skole, Eidsberg ungdomsskole og

Spydeberg ungdomsskole. Ni av de sakkyndige vurderingene anbefaler

spesialundervisning, og tre anbefaler ikke spesialundervisning.

Fylkesmannen mener at det utarbeides sakkyndige vurderinger om spesialundervisning

i de tilfellene opplæringsloven krever det.

PPT skal utarbeide en sakkyndig vurdering for eleven så snart som mulig etter at

henvisningen er mottatt, jf. forvaltningsloven § 11a.

I Reflex svarer leder og to saksbehandlere hos PPT at det kan ta lang tid fra henvisning

til sakkyndig vurdering, og at dette skyldes manglende kapasitet. En av

saksbehandlerne i PPT uttrykker at grunnen til for lang saksbehandlingstid er at Indre

Østfold kommune kun har eksistert siden 01.01.2020, og en annen sier at den nye

kommunen har «arvet» noen ventelister som skal ned til sommeren 2020.

Kommunen uttaler i dokumentasjon sendt inn for tilsynet at PPT IØK utarbeider en

arbeidsmodell de foreløpig kaller «drøftingshjulet». Modellen viser hvilke rutiner som

gjelder for henvisning til PPT og utarbeidelse av sakkyndig vurdering.

Videre skriver kommunen at har det vært lang saksbehandlingstid på de sakkyndige

vurderingene. Dette begrunnes med at fem kommuner og fire PPT-kontorer nylig er

slått sammen, og at disse har hatt ulik organisering og ledelse. Behandlingstiden for

sakkyndige vurderinger blir ofte over 90 dager. Årsaken til dette er også

sykemeldinger, og at flere ansatte i PPT har sluttet i denne perioden.

47

8

Ifølge PPTs egen beregning var saksbehandlingstiden i gjennomsnitt på i overkant av

fire måneder for de innsendte sakkyndige vurderingene. Fylkesmannen finner at

saksbehandlingstiden fra henvisning er mottatt til ferdig utarbeidet sakkyndig

vurdering er på mellom to og elleve måneder. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for

alle 12 sakkyndige vurderinger var på over fem måneder, mens for ni av de sakkyndige

vurderingene lå snittet på over seks måneder. To av de sakkyndige vurderingene ble

behandlet innen tre måneder fra PPT mottok henvisningen.

Kommunen skal forberede og avgjøre saker om spesialundervisning så snart som

mulig. Siden den sakkyndige vurderingen er en del av saksforberedelsen, må også PPT

utarbeide den sakkyndige vurderingen så snart som mulig. Opplæringsloven setter

ingen eksplisitte tidsfrister for PP-tjenestens behandling av saker om

spesialundervisning, men Fylkesmannen legger til grunn at dette må skje i løpet av

rimelig tid og uten ugrunnet opphold. I Utdanningsdirektoratets «Veilederen

spesialundervisning» står det i pkt. 6.5: i vurderingen av hva som er for lang

saksbehandlingstid, vil elevens behov for å få avklart sine behov og rettigheter så raskt

som mulig, føre til at f.eks. en total saksbehandlingstid på over tre måneder kan være

for lang tid. Total saksbehandlingstid innebærer her tiden fra henvisningen sendes og

til enkeltvedtaket er truffet.

Fylkesmannen understreker imidlertid at dette vil kunne variere fra sak til sak.

Tjenesten må gjøre en konkret og individuell vurdering ut fra hensynet til en forsvarlig

saksbehandling, sakens problemstilling, omfang og kompleksitet.

I unntakstilfeller kan også kravet være oppfylt selv om utredningen i enkeltsaker tar

lengre tid enn det som er forsvarlig, for eksempel fordi PPT mottar uvanlig mange

henvisninger på en gang. Økonomiske og kapasitetsmessige utfordringer som oppstår

gjentatte ganger, eller som er av lengre varighet, vil imidlertid ikke være en gyldig

grunn til at det tar lang tid å utarbeide sakkyndig vurdering

Det fremkommer i oversendelsesbrev, elevdokumentasjonen og RefLex at PPT har

ventelister og lang saksbehandlingstid på grunn av manglende kapasitet.

Fylkesmannens konklusjon

Lovkravet er oppfylt når det gjelder PPTs plikt til å utarbeide sakkyndig vurdering om

spesialundervisning.

Lovkravet er ikke oppfylt når det gjelder å utarbeide en sakkyndig vurdering så snart

som mulig etter at henvisningen er mottatt.

Kommunens tilbakemelding etter foreløpig rapport

Kommunen ved leder PPT Indre Østfold uttaler følgende vedrørende lovbruddet om for

lang saksbehandlingstid:

«Vi vil i tiden fremover ha hovedfokus på vår lange behandlingstid, som skal ned til under 90 dager. Det utarbeides en sammensatt, men konkret, plan for dette arbeidet. At en PP-tjeneste har lang behandlingstid handler om mer enn at vi mangler personer.

Det handler bla om gode forvaltningsrutiner i PPT, samhandlingsrutiner med skoler og

48

9

barnehager, rolleavklaringer og ansvarliggjøring i «førtilmeldingsfasen». I tillegg er det

viktig med en kompetanseheving internt og eksternt på hva spesialundervisning er og hva vi kan forvente av hverandre.»

Fylkesmannens vurdering etter tilbakemelding fra kommunen

Fylkesmannen ser meget positivt på at PPT i tiden fremover har fokus på å få ned

saksbehandlingstiden når det gjelder utarbeidelse av sakkyndige vurderinger.

Innholdet i tilbakemeldingen gjør likevel ikke at vi endrer konklusjonen fra den

foreløpige rapporten. Lovkravet er ikke oppfylt.

Saken skal være tilstrekkelig opplyst før det utarbeides sakkyndig vurdering

Rettslige krav

Eleven og foreldrene skal få uttale seg når PPT utreder og vurderer behovet for

spesialundervisning, jf. opplæringsloven § 5-4 tredje ledd og barnekonvensjonen

artikkel 12. Den sakkyndige vurderingen skal vise hvordan PPT har vektlagt

synspunktene deres.

På bakgrunn av informasjonen og materialet som kommer fra skolen, må PPT vurdere

om de skal innhente flere opplysninger, og om de skal gjøre egne undersøkelser, jf.

opplæringsloven § 5-3 og forvaltningsloven § 17. PPT skal hente inn flere

opplysninger og gjøre egne undersøkelser dersom det er nødvendig. Innhenting av

informasjon skal omfatte både forhold knyttet til den enkelte eleven og

opplæringssituasjonen. PPT må samarbeide med skolen i forbindelse med dette.


PPT svarer i RefLex at de opplyser sakene godt før de utarbeider sakkyndig vurdering.

I mal for sakkyndig vurdering er fremgår følgende overskrift

«Denne sakkyndige vurderingen er basert på opplysninger fra» med følgende punkter:

• Informasjon fra elev, datert xx

• Informasjon fra foresatte, datert xx

• Informasjon fra skole, pedagogisk rapport og kartleggingsresultater, datert xx

• Tester […]

• Tidligere sakkyndige vurderinger, datert xx

• Rapporter fra eksterne hjelpeinstanser (BUP o.l.) dater xx

• Diverse observasjoner, samarbeidsmøter og referater, datert xx

Stryk og legg til det som ikke passer.»

I henvisningskjemaet står det at «Foreldre/foresatte gir tillatelse til samarbeid med

PPT».

I «Drøftingshjulet» (kommunens arbeidsmodell for samhandling mellom skole og PPT)

fremgår at det skal gjennomføres en «oppstartsamtale» etter henvisning til PPT, og

49

10

Fylkesmannen antar at det her menes samtale med foresatte. Det står i prosedyre for

henvisning fra kommunens «Dokumentbibliotek», under «Aktivitet/beskrivelse» punkt

6, at «Ved inntak tar saksbehandler direkte kontakt med foresatte om videre

saksgang».

I prosedyre for sakkyndig vurdering hentet fra kommunens «Dokumentbibliotek», står

det under «Aktivitet/beskrivelse» punkt 2, oppført møte med foresatte/elev. Det står

der at «I møte skal foresatte informeres om spesialundervisning, hva dette

innebærer.» Videre står det under punkt 6 at «Foreldrene informeres om at de kan

kommentere innholdet i sakkyndig vurdering 8 dager etter at de har mottatt sakkyndig

vurdering i posten. Dette bør gjøres skriftlig».

I de 12 sakkyndige vurderingene vi har lest har PPT gjengitt informasjon fra foreldrene

i alle sakene og fra elevene i ni av sakene. Eksempel på informasjon fra foreldre kan

leses i sakkyndig vurdering for elev nr. 6 fra Spydeberg skole: «Far påpeker at eleven

virker usikker i forbindelse med overgangen til ny skole. Dette gjelder spesielt i sosiale

situasjoner, som lett kan fremstå som uoversiktlige». Eksempel på informasjon fra

eleven kan leses i sakkyndig vurdering for elev nr. 1 fra Eidsberg ungdomsskole: «…NN

trives veldig godt med all undervisning han har nå, bortsett fra matematikkgruppen.

Den fungerer ikke så godt…»

Det fremgår av de sakkyndige vurderingene, under overskriften «Denne sakkyndige

vurderingen er basert på opplysninger fra» at PPT bruker flere kilder og metoder for å

opplyse saken. De har som regel vært i kontakt med skolen og foreldre/elev før

henvisningen mottas. PPT foretar egne tester og kartlegginger, og inngår i samarbeid

med BUP eller andre instanser. Det fremgår at de innhenter informasjon fra skolen,

foresatte og eleven selv.

I Reflex svarer PPT at de alltid innhenter informasjon om forhold rundt eleven og

opplæringssituasjonen.

Fylkesmannen mener at det er sannsynliggjort at PPT har en praksis hvor de henter inn

synspunkter fra foreldre og elever, både de under og de over 15 år. Elevene uttaler seg

om synspunkter på tilrettelegging, noe som indikerer at de får informasjon om hva

saken gjelder og hva PPT ønsker elevenes synspunkter på.

De sakkyndige vurderingene viser også at de tar elevenes synspunkter med i

vurderingen av hva slags opplæringstilbud de anbefaler.

Fylkesmannen vurderer at PPT sin praksis med å innhente grundig pedagogisk rapport

fra skolen, samt foreta egne samtaler, tester/kartlegginger/undersøkelser og

samarbeid med andre instanser gjør at de opplyser sakene så godt som mulig før de

utarbeider sakkyndig vurdering jf. opplæringsloven § 5-3 og forvaltningsloven § 17.


Lovkravet er oppfylt.

50

11

Den sakkyndige vurderingen skal gjøre rede for elevens behov og anbefale hvilket opplæringstilbud eleven bør få

Rettslige krav

Kravene til innhold i en sakkyndig vurdering følger av opplæringsloven § 5-3 andre

ledd.

I den sakkyndige vurderingen skal PPT

• gjøre rede for hvilket utbytte eleven får av den ordinære opplæringen,

• gjøre rede for elevens lærevansker, og andre forhold som er viktige for

opplæringen,

• gjøre rede for hvilke muligheter eleven har innenfor den ordinære opplæringen

• gi en anbefaling om hvordan skolen kan tilpasse den ordinære opplæringen for

eleven

• gjøre rede for, og anbefale hva som er elevens realistiske opplæringsmål

• anbefale hvor mange timer spesialundervisning eleven bør ha i de aktuelle fagene,

• anbefale hvordan skolen bør organisere spesialundervisningen

• anbefale eventuelle andre tilpasninger eleven trenger for å få et forsvarlig

opplæringstilbud

Når PPT anbefaler et forsvarlig opplæringstilbud for eleven, må de ta stilling til hva som

er til elevens beste, jf. barnekonvensjonen artikkel 3. Elevens syn, er svært viktig i

vurderingen av hva som er til elevens beste. Det skal sterke hensyn til for at PPT kan

sette elevens beste til side.


Fylkesmannens undersøkelser bygger på 12 innsendte sakkyndige vurderinger, samt

evaluering i Reflex fra rådgivere og leder i PP-tjenesten. Videre har vi sett på ny mal

for sakkyndig vurdering for Indre Østfold kommune av 2020 (heretter omtalt som «ny

mal for sakkyndig vurdering»), og rutiner for utarbeidelse av sakkyndige vurderinger i

kommunen.

PPT opplyser i Reflex at de sakkyndige vurderingene gjør rede for og gir anbefalinger i

henhold til alle ovennevnte punkter.

Redegjørelse av hvilket utbytte eleven får av den ordinære opplæringen

Når PPT skal redegjøre for elevens utbytte av den ordinære opplæringen, skal de se på

hvordan opplæringstilbudet er tilrettelagt ut fra elevens behov, jf. opplæringslovens

§ 5-3 andre ledd. PPT må også se elevens utbytte av den ordinære opplæringen i

forhold til den kompetansen som kan forventes ut ifra kompetansemålene.

Det er et eget punkt/overskrift i den nye malen for sakkyndig vurdering som

omhandler utbytte av den ordinære opplæringen. Overskriften lyder: «Elevens

muligheter i ordinær opplæring, tiltak og evaluering». Selv om denne overskriften er

brukt i noen av de sakkyndige vurderingene vi har sett på, er det ikke skrevet om

mulighetene i ordinær opplæring under dette punktet.

51

12

Eksempel fra sakkyndig vurdering elev nr. 5 på Eidsberg ungdomsskole, hvor følgende

står etter ovennevnte overskrift: «I dag er tilretteleggingsbehovet for omfattende til at

det kan forventes dekket innenfor skolens ordinære opplæringstilbud, og NN har behov

for spesialundervisning slik at hans opplæringstilbud blir likeverdig.»

Fylkesmannen ser i gjennomgang av sakkyndige vurdering for elev nr. 5 på Eidsberg

ungdomsskole at PPT stadfester/hevder under overskriften: «Elevens muligheter i

ordinær opplæring, tiltak og evaluering» at eleven ikke har utbytte av den ordinære

opplæringen, dersom eleven ikke får spesialundervisning.

Vi mener imidlertid at det er en mangel at det ikke fremkommer i den sakkyndige

vurderingen hvordan den ordinære opplæringen er, hverken når det gjelder

klassestørrelse, voksentetthet, organisering eller metodikk. Dette er opplysninger som

vil gjøre PPT i større grad i stand til å konkret vurdere elevens muligheter innenfor

ordinær opplæring. Det fremkommer i liten grad i de 12 sakkyndige vurderingene

informasjon om hvordan den ordinære opplæringen for den aktuelle eleven er, og

hvilke tiltak som er forsøkt ut innenfor ordinær opplæring.

Fylkesmannen mener at manglende redegjørelse av det ordinære opplæringstilbudet

medfører at PPT ikke begrunner hvorfor eleven ikke får, eller ikke kan få,

tilfredsstillende utbytte av ordinær opplæring, jf. opplæringsloven § 5-1.

Redegjørelse av elevens lærevansker, og andre forhold som er viktige for opplæringen

PPT må redegjøre for elevens særlige vansker og behov, som har betydning for elevens

utbytte av opplæringen. Det må ses på elevens kompetanse, både sterke og svake

sider. For at PPT skal kunne vurdere hvilket opplæringstilbud eleven trenger, må de ha

kjennskap til elevens læringspotensial og utviklingsmuligheter.

Både i den nye malen for sakkyndig vurdering og i de sakkyndige vurderingene vi har

lest fremkommer det omfattende beskrivelser av hvilke metoder PPT benytter for å

utrede elevens lærevansker, sterke sider og andre forhold rundt eleven. Bakgrunnen

for redegjørelsene er informasjon fra skole og foresatte, tester, rapporter fra andre

(BUP), samt pedagogisk rapport. PPT presenterer en oppsummering av tester og

kartlegginger av eleven.

I «Drøftingshjulet» (kommunens arbeidsmodell for samhandling mellom skole og PPT)

fremgår at PPT skal utarbeide tester og kartlegginger av eleven, for å avdekke elevens

vansker og behov.I rutine for sakkyndig vurdering fremgår at sakkyndig vurdering skal

inneholde «elevens lærevansker og andre forhold som er viktige for opplæringen.»

Etter Fylkesmannens vurdering viser de sakkyndige vurderingene at PPT gjør rede for

elevenes lærevansker, samt andre særlige forhold som påvirker elevens opplæring. Det

kommer også frem hvilken betydning elevens lærevansker vil ha for opplæringen.

52

13

Redegjørelse av hvilke muligheter eleven har innenfor den ordinære opplæringen og

hva som er realistiske opplæringsmål

Dette punktet henger sammen med ovennevnte punkt «Redegjørelse av hvilket utbytte

eleven får av den ordinære opplæringen», hvor vi konkluderte med at de sakkyndige

vurderingene har manglende redegjørelse av det ordinære opplæringstilbudet på

skolene. Det blir dermed en følgefeil på dette punktet.

PPT skal redegjøre for hvordan skolen skal tilrettelegge den ordinære opplæringen ut

fra elevens behov, for eksempel innhold, metoder organisering og kultur. PPT må legge

til grunn kompetansemålene og skolenes lokale arbeid med læreplanene for å ta stilling

til hva som er elevens realistiske opplæringsmål i de ulike fagene, jf. opplæringsloven

§ 5-3 andre ledd.

Selv om PPT redegjør for elevens lærevansker, knyttes disse i liten grad opp til hvilke

muligheter eleven har innenfor den ordinære opplæringen. Det fremkommer heller

ingen konkret oversikt over hvilke mål eleven jobber etter og hvilke mål det er

realistisk for eleven å nå.

Et eksempel fra Eidsberg ungdomsskole (elev nr. 5) eksemplifiserer manglende

opplysning om elevens muligheter innenfor ordinær opplæring ved at den bare

konstaterer at eleven ikke har utbytte i ordinær undervisning: «I dag er

tilretteleggingsbehovet for omfattende til at det kan forventes dekket innenfor skolens

ordinære opplæringstilbud og NN har behov for spesialundervisning slik at hans

opplæringstilbud blir likeverdig.» Etter Fylkesmannens vurdering er de realistiske

opplæringsmålene for generelle og er i liten grad knyttet opp til realistiske læremål fra

læreplanen.

Et annet eksempel på dette er også hentet fra Eidsberg ungdomsskole (elev nr. 5) hvor

det skrives at: Realistiske opplæringsmål i norsk: «skolen skal tilpasse undervisningen

og NN skal følge klassens kompetansemål i faget. Hovedmålet er at leseflyt og

leseferdigheter skal bli funksjonelle. Skolen anbefales å utarbeide mål etter Logos

kartlegging.» (vår utheving). Det er etter Fylkesmannens mening PPT som skal vurdere

elevens mål, da det er PPT som er sakkyndig instans, ikke skolen.

Det fremkommer med andre ord ikke i de sakkyndige vurderingene hvilken vurdering

PPT har gjort av den ordinære opplæringen, om det har vært forsøkt å tilpasse

opplæringstilbudet gjennom endring av innhold, metoder organisering etc. Det gjøres

som tidligere nevnt ikke rede for rammene for opplæringen for elevene. (f.eks.

klassestørrelse/voksentetthet/metodikk).

I PPT sin nye mal for sakkyndig vurdering er det en overskrift som heter «Innhold i

spesialundervisningen og forslag til realistiske opplæringsmål».

Videre står det i rutinen «Sakkyndig vurdering – skole» under «Aktivitet/beskrivelse»,

punkt 3 C) og D), at de sakkyndige vurderingene skal inneholde «Elevens realistiske

opplæringsmål» og «Elevens muligheter i en ordinær opplæring».

53

14

I den nye malen under overskriften: «Elevens muligheter i ordinær opplæring, tiltak og

evaluering» fremkommer mange underpunkter som er viktig for å belyse tema.

Dersom disse hadde vært belyst i de sakkyndige vurderingene som ligger til grunn for

denne rapporten, er det grunn til å anta at vår konklusjon ville vært annerledes på

dette punktet. Vi sikter da til:

«Rammer for tilpasset opplæring på den aktuelle skolen

Beskriv skolens evne og mulighet for tilpasset opplæring

form for tilpasning og tilrettelegging etter elvens behov. Kan dette gjøres

innenfor skolens rammer etter § 1-3

kan eleven få et tilfredsstillende utbytte av opplæringen ved at man gjør

endringer mht organisering, innhold og progresjon i den ordinære

opplæringen?’

er den individuelle utviklingen og mestringen så begrenset at særskilt

tilpasninger og tiltak bør settes inn.

Innhold i tilpasset opplæring

Beskriv skolens gjennomførte tiltak innen TPO og effekten av disse.

Beskriv også PPts innsats før eleven ble henvist»

Fylkesmannen mener at PPT utelater å redegjøre for om elevens behov for tilpasninger

og tilrettelegginger kunne ha vært ivaretatt innenfor ordinær opplæring i de 12

sakkyndige vurderingene vi har lest.

Anbefaling om hvordan skolen kan tilpasse den ordinære opplæringen for eleven

PPT skal redegjøre for hvordan skolen skal tilrettelegge den ordinære opplæringen ut

fra elevens behov, for eksempel innhold, metoder, organisering og kultur. PPT har

skrevet anbefalinger om tilrettelegging innenfor ordinær opplæring i de aller fleste av

de 12 sakkyndige vurderinger vi har lest. «Generelle anbefalinger som gjelder for hele

opplæringstilbudet» eller «Råd innen tilpasset opplæring, og anbefalinger som gjelder

hele opplæringen» er et fast punkt i vurderingene.

Eksempel fra sakkyndig vurdering for elev nr. 3 på Grødtvet skole: «Eleven kan trenge

tettere tilbakemelding på at det hun gjør er riktig. Det blir også viktig at skolen ved

lærere hjelper til med å forstå de ulike fagbegrepene som er i fagbøker, og forklarer

dette for eleven/klassen når det jobbes med ulike tekster».

PPT sin nye mal for sakkyndig vurdering har en overskrift om «Elevens mulighet i

ordinær opplæring».

Fylkesmannen vurderer at de sakkyndige vurderingene i tilstrekkelig grad gir

anbefalinger for den ordinære opplæringen.

Anbefaling om hvor mange timer spesialundervisning eleven bør ha i de aktuelle fagene

Den sakkyndige vurderingen skal gi en anbefaling om hvor mange timer med

spesialundervisning eleven skal ha for å få et forsvarlig opplæringstilbud, jf.

54

15

opplæringsloven § 5-3. Den må også anbefale et timetall for hvert av de aktuelle

fagene.

PPT sin nye mal for sakkyndig vurdering har en overskrift med «Omfang», og det skal

beskrives årstimer og hvordan timene skal fordeles på fag.

I de sakkyndige vurderingene som Fylkesmannen har lest, er det 9 av 12 av de

sakkyndige vurderingene som anbefaler spesialundervisning (tre av vurderingene

anbefaler at det ikke gis spesialundervisning).

Vurderingene viser at PPT oppgir tilråding i totalt antall årstimer for samtlige av de 9

elevene og at det i tillegg er spesifisert hvordan årstimene skal fordeles på

fag/områder i 7 av 9 saker.

Fylkesmannen vurderer derfor at PPT i tilfredsstillende grad gir en anbefaling om

spesialundervisningens omfang.

Anbefaling om hvordan skolen bør organisere spesialundervisningen

For at skolen skal fatte gode enkeltvedtak om spesialundervisning må tilrådingen i

sakkyndig vurdering være tydelig/presis. Upresise tilrådninger fører lett til utydelige

vedtak, som kan få direkte følger for gjennomføringen av spesialundervisningen.

I de sakkyndige vurderingene som Fylkesmannen har lest, er det 9 av 12 av de

sakkyndige vurderingene som anbefaler spesialundervisning (tre av vurderingene

anbefaler at det ikke gis spesialundervisning).

De sakkyndige vurderingene varierer i stor grad på hvor tydelige de definerer

organiseringen av opplæringstilbudet. I fem av ni sakkyndige vurderinger vi har

vurdert ser vi at PPT beskriver spesialundervisningens organisering fleksibelt. Et

eksempel på setning vedrørende spesialundervisningens organisering for elev nr. 5 på

Eidsberg ungdomsskole: «PPT anbefaler at spesialundervisningen organiseres i liten

gruppe og i klassen».

Leder av PPT uttaler i Reflex at tradisjonelt sett har PPT vært utydelige på dette med

spesialundervisningens organisering, men PPT i den nye malen skal utdype dette i

økende grad.

Denne standardsetningen fremkommer i PPT sin nye mal for sakkyndig vurdering for

Indre Østfold kommune av 2020 - «Spesialundervisningen bør organiseres: «eks

fleksibelt i mindre grupper, en til en, økt voksentetthet, tett voksen oppfølging».

Fylkesmannen mener dersom denne setningen ikke brytes ned til konkrete beskrivelser

for den enkelte elevene, vil PPT også fremover i tid gi skolen for stor fleksibilitet til å

utforme organiseringen av spesialundervisningen.

Fylkesmannen mener at den upresise beskrivelsen i flertallet av de sakkyndige

vurderingene vi har sett på, gir skolen for mye frihet og valg til å organisere

opplæringen rundt eleven. I de tilfellene der det sies noe utover standardsetningen

fremgår det at vurderingen av organiseringen overlates mye til skolen. Dersom det i en

55

16

sakkyndig vurdering vurderes at organiseringen skal være fleksibel, må dette

begrunnes faglig og av hensyn til barnets beste.

Den upresise tilrådingen i sakkyndige vurderinger gjør at det er uklart hva PPT sine

faglige råd er for hva som er et forsvarlig opplæringstilbud for eleven.

Fylkesmannen vurderer at PPT som sakkyndig instans bør ha nok informasjon om

elevens behov og skolens tilbud, til å kunne gi en mer presis tilråding av hvordan og

hvor mye de ulike organiseringsformene skal brukes. Vi mener derfor at PPT ikke i

tilfredsstillende grad gir en anbefaling om organisering av spesialundervisningen.

Fylkesmannen vil gjøre oppmerksom på at sakkyndig vurdering skal være grunnlaget

for skolens vedtak om spesialundervisning. Vi viser i den forbindelse til

opplæringslovens forarbeider, Ot.prp. nr. 46 (1997-98): «Eit vedtak i kommunen (…)

om spesialundervisning (…) skal vere så klart og fullstendig at det ikkje er tvil om kva

for opplæringstilbod eleven skal få.»

Det er enkeltvedtaket foresatte/eleven kan klage på, og vedtaket må dermed være

klart og tydelig på hva som vil være elevens opplæringstilbud. Dette handler også om å

å ivareta elevens rettssikkerhet. Dersom sakkyndig vurdering ikke er klar på hvordan

spesialundervisningen faktisk skal organiseres, vil det være vanskelig for skolen å

fatte et klart og tydelig vedtak som er i samsvar med sakkyndig vurdering. Det er også

vedtaket som setter rammene for hva som skal stå i elevens IOP, da en IOP kan ikke gi

eleven andre rettigheter enn de som fremgår av vedtaket.

Barnets beste

PPT svarer i Reflex at de tar hensyn til hva som vil være elevenes beste når de

vurderer hvilken opplæring som vil gi et forsvarlig opplæringstilbud.

I ny mal for sakkyndig vurdering går det frem at det er en overskrift med

Barnekonvensjonen art. 12; at barnets stemme skal komme frem i sakkyndig

vurdering.

Barnets synspunkter er sentralt i vurderingen av hva som er barnets beste.

Det fremgår ikke eksplisitt av de sakkyndige vurderingene at PPT har tatt stilling til om

deres tilråding er til barnets beste; og det er ingen henvisning til Barnekonvensjonen

art 3 i mal til sakkyndig vurdering. Det fremgår heller ikke av malen for sakkyndig

vurdering av barnets beste skal vurderes av PPT.

Fylkesmannen vil påpeke at en vurdering av barnets beste bør synliggjøres i sakkyndig

vurdering.

Fylkesmannen legger til grunn at hensynet til hva som er elevens/barnets beste alltid

legges til grunn for hva PPT anbefaler i Indre Østfold kommune. Vi konkluderer dermed

ikke med lovbrudd på bakgrunn av at dette ikke er eksplisitt nevnt i sakkyndig

vurdering. Vi anbefaler likevel at PPT vurderer sin praksis på dette punktet.

56

17


Lovkravet er oppfylt når det gjelder å sikre at:

• PPT i sakkyndig vurdering gjør rede for elevens lærevansker, og andre forhold som

er viktige for opplæringen,

• PPT i sakkyndig vurdering gir en anbefaling om hvordan skolen kan tilpasse den

ordinære opplæringen for eleven

• PPT i sakkyndig vurdering gjør rede for, og anbefaler hva som er elevens realistiske

opplæringsmål

• PPT i sakkyndig vurdering anbefaler hvor mange timer spesialundervisning eleven

bør ha i de aktuelle fagene

• PPT tar hensyn til hva som vil være til elevenes beste når den vurderer hvilken

opplæring som vil gi et forsvarlig opplæringstilbud

Lovkravet er ikke oppfylt når det gjelder å sikre at

• PPT i sakkyndig vurdering gjør rede for hvilket utbytte eleven får av den ordinære

opplæringen

• PPT i sakkyndig vurdering gjør rede for hvilke muligheter eleven har innenfor den

ordinære opplæringen

• PPT i sakkyndig vurdering anbefaler hvordan skolen bør organisere


Kommunens tilbakemelding etter foreløpig rapport

Kommunen ved leder PPT Indre Østfold uttaler følgende vedrørende lovbruddet om

beskrivelse av spesialundervisningens organisering i de sakkyndige vurderingene:

«På side 16 kommenterer fylkesmann at PPT IØK bør bryte ned standardtekst om

organisering av spesialundervisningen. I ny mal for PPT IØK under organisering av spesialundervisning har malen hjelpetekst som veileder PP rådgiver i ulike valg og

beskrivelser. Det er i form av en hjelpetekst, og ikke standardtekst, da alt skal tilpasses den enkeltes elev behov og beste. Hjelpeteksten ber PP rådgiver beskrive når

eleven bør ha spesialundervisning en til en, i mindre grupper og inne i klasserommet. Det bør beskrives hvordan en evt assistent skal benyttes, når og metodikk. Det skal konkretiseres når elevens skal være i de ulike organisasjonsformene og vi skal være så

detaljerte som mulig og timefastsette. Dette er særlig viktig når vi tilråder spesialundervisning i deler av fag. Hjelpeteksten sier også at PP rådgiver skal angi

hvilke temaer og metoder det er anbefalt å benytte innen de ulike organisasjonsformene. Videre skal vi anbefale pedagogisk kompetanse. Organisering som Alternative opplæringsarenaer med beskrivelser av lovverk kommer også innunder

denne hjelpeteksten i malen. Som Fylkesmann beskriver er PPT IØK iflg ReFlex selv bevisst at beskrivelser av elevens behov for organisering av spesialundervisningen

tidligere har vært for lite konkret. Vi mener at vi allerede har gjort endringer på dette, og viser da bla til denne utdypende hjelpetekst i mal.»

Fylkesmannen vurdering etter tilbakemelding

Fylkesmannen mener som ovenfor nevnt at standardsetningen i PPT sin nye mal for

sakkyndig vurdering for Indre Østfold kommune av 2020 - «Spesialundervisningen bør

organiseres: «eks fleksibelt i mindre grupper, en til en, økt voksentetthet, tett voksen

57

18

oppfølging gir skolen for stor fleksibilitet til å utforme organiseringen av

spesialundervisningen. Hjelpetekstene i malen kan bidra til at organiseringen av

spesialundervisningen til den enkelte elev blir mer presis, men lovbruddet

opprettholdes.

Fylkesmannen mener at vår konklusjon i foreløpig rapport ikke endres. Lovkravet er

ikke oppfylt.

-

3 Våre reaksjoner

Pålegg om retting

Fylkesmannen har i kapittel 2 konstatert brudd på regelverket. Vi pålegger kommunen

å rette opp følgende forhold, jf. opplæringsloven § 14-1 første ledd, jf. kommuneloven

§ 30-4:

1) Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet sakkyndige vurderinger så snart som

mulig, jf. forvaltningsloven § 11a.

2) Kommunen må sørge for at det blir utarbeidet en sakkyndig vurdering av de særskilte

behovene til eleven før den gjør vedtak om spesialundervisning, jf. opplæringsloven §§ 5-3 og 5-4.

Kommunen må i den forbindelse se til at PPT:

- Utarbeider sakkyndige vurderinger som gjør rede for hvilket utbytte elevene har av den ordinære opplæringen og gjør rede for hvilke muligheter eleven har

innenfor den ordinære opplæringen - Utarbeider sakkyndige vurderinger som anbefaler hvordan skolen bør organisere


Oppfølging av påleggene

Kommunen skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når

påleggene er rettet, skal kommunen erklære at retting er gjennomført og redegjøre for

hvordan den har rettet.

Frist for innsending er 20. november 2020. Vi vil ikke avslutte tilsynet før kommunen

gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet.

58

19

4. Kommunen har rett til å klage

Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b.

Kommunen kan klage på enkeltvedtaket.

Hvis kommunen klager, må det gjøres innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om

rapporten har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven §§ 28 og 29. Dere sender

klagen til Fylkesmannen. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig

med dere, sender vi klagen til Utdanningsdirektoratet som avgjør saken.

I forvaltningsloven § 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen.

Kommunen kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller

klagen er endelig avgjort av Utdanningsdirektoratet, jf. forvaltningsloven § 42.

Oslo, 5. august 2020

Marit Kanutte Aarflot Ingrid D. Haraldsen Hilde R. Straume

59

20

Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget

Følgende dokumenter inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet:

1. Dokumentasjon vedrørende elever

Følgende dokumentasjon ble innhentet for totalt 12 elever ved Grøtvedt skole,

Eidsberg ungdomsskole og Spydeberg ungdomsskole:

• Henvisning til pedagogisk psykologisk tjeneste for enkelte elever

• Sakkyndig vurdering som ligger til grunn for vedtak om spesialundervisning

for skoleåret 2019/2020

2. Øvrig dokumentasjon

• Egenvurdering om spesialundervisning fra leder i PPT og to PPT-rådgivere –

Utarbeide sakkyndige vurderinger (Reflex)

• Statistikk over behandlingstid på saker ferdigstilt i perioden 2018/19 og

2019/20

• Intern organisering

• «Drøftingshjulet» (kommunens arbeidsmodell for samhandling mellom skole

og PPT)

• Ny mal for sakkyndig vurdering for Indre Østfold kommune av 2020

• Intern rutine for sakkyndig vurdering

• Prosedyre for henvisning til PPT

60

Org.nr. 987 952 423

Notat – forenklet etterlevelsesrevisjon 2019 for sammenslåtte og nye kommuner pr 1.1.2020

Til kontrollutvalget i Indre Østfold kommune

I kommuneloven § 24-9 er revisor gitt en ny oppgave - Forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen. Ansvaret for oppgaven er lagt til regnskapsrevisor og det er i loven lagt opp til en uttalelse på utført arbeid med moderat sikkerhet. Kommunelovens § 24-9 Forenklet etterlevelseskontroll med økonomi- forvaltningen

Regnskapsrevisor skal se etter om kommunens eller fylkeskommunens økonomiforvaltning i hovedsak foregår i samsvar med bestemmelser og vedtak. Revisor skal basere oppgaven på en risiko- og vesentlighetsvurdering, som skal legges fram for kontrollutvalget. Revisor skal innhente tilstrekkelig informasjon til å vurdere om det foreligger brudd på lover, forskrifter eller vedtak, der bruddet er av vesentlig betydning for økonomiforvaltningen. Revisor skal senest 30. juni avgi en skriftlig uttalelse til kontrollutvalget, med kopi til kommunedirektøren, om resultatet av kontrollen.

Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, LOV-2020-04-17-27, stadfester at regnskapsrevisor senest 15. september 2020 skal avgi en skriftlig uttalelse om resultatet av den forenklete etterlevelseskontrollen etter kommuneloven § 24-9. Lovgivers intensjon med den nye oppgaven var blant annet å utnytte regnskapsrevisors kunnskap om kommunens økonomiforvaltning på en bedre måte – ved relativt enkle merkontroller. I forbindelse med kommune- og regionreformen i 2019/2020 skjer det store omlegginger, og revisjonskomiteen i NKRF mener det ikke er hensiktsmessig etter lovens intensjon å utføre forenklet etterlevelseskontroll for disse kommunene. Dette begrunnes slik:

for kommuner som opphører 31.12.2019 – Ny lov gjelder enten fra 01.01.20 eller fra konstituerende møte, og loven har ikke tilbakevirkende kraft. Dette impliserer at kravene i ny kommunelov for 2019 ikke gjelder for disse kommunene.

for kommuner som oppstår 01.01.2020 - det vil være ny administrasjon og økonomiforvaltning fra 01.01.2020 og det er ikke formelt økonomiforvaltning å ta utgangspunkt for kontroll i for 2019.

Rolvsøy, 4.9.2020 Jolanta Betker (Sign.) oppdragsansvarlig revisor

61



Eventuelt

62

møteinnkalling kontrollutvalget indre Østfold kommune

Documents