møteinnkalling kontrollutvalget hvaler · 2018-02-22 · kontrollutvalget hvalers møte 01.03.2018...

MøteinnkallingKontrollutvalget Hvaler

Møtested: Rådhuset, møterom LøperenTidspunkt: 01.03.2018 kl. 18:00

Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 90086740, e-post [email protected].

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Hvaler 22.02 2018

Øivind KristiansenLeder

1

mailto:[email protected]

Kontrollutvalget Hvalers møte 01.03.2018

Sakliste

PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.12 2017 4

PS 18/3 Notat fra revisjonen angående tips(egne vedlegg - unntatt off. etter Offentlighetsloven § 24. 2. ledd)

17

PS 18/4 Henvendelse angående reguleringsplan i Bølingshavn 19

PS 18/5 Prosjektplan Investeringsprosjekters tidligfase 48

PS 18/6 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2017 54

PS 18/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 60

PS 18/8 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør

68

PS 18/9 Referater og meldinger 78

PS 18/10 Eventuelt 90

2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATSaksnr.: 2018/67Dokumentnr.: 4Løpenr.: 22646/2018Klassering: 111-191Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr.Kontrollutvalget Hvaler 01.03.2018 18/1

Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstillingSekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

(saken legges frem uten forslag til vedtak)

Fredrikstad, 31.01 2018

3


Møtebok


Godkjenning av protokoll fra møtet 07.12 2017


1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.12 2017, godkjennes


VedleggProtokoll fra møtet 07.12 2017

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Ingen

SaksopplysningerIngen

VurderingProtokoll fra møtet 07.12 2017, kan godkjennes

4

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATSaksnr.: 2018/68Dokumentnr.: 7Løpenr.: 39480/2018Klassering: 111-192Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød

Møtebok


Notat fra revisjonen angående utvidet kontroll


1. Saken legges frem uten forslag til innstilling

Fredrikstad, 21. februar 2018

Vedlegg1. Notat utvidet kontroll fra Østfold kommunerevisjon IKS, (vedlegg er unntatt offentlighet

etter Offentlighetslovens § 24 2. ledd.) Eget vedlegg.2. Varsel, datert 24. november 2017, (vedlegg er unntatt offentlighet etter

Offentlighetslovens § 24 2. ledd.) Eget vedlegg.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Kontrollutvalgssak 17/41 – Eventuelt.

SaksopplysningerSekretariatet informerte kontrollutvalget den 7. desember 2017 om at revisjonen vil gjøre en «utvidet kontroll» på grunnlag av et tips. Det fremkommer videre av kontrollutvalgets protokoll at «Rådmannen vil bli informert om revisjonens foreløpige undersøkelser. Det tas sikte på at utvalget får foreløpig innberetning til behandling i neste møte.» Møtet ble lukket da det ble gitt ytterligere informasjon om saken, Jmf. Kommuneloven § 31 pkt 5. Jmf offentleglova § 24, 1 og 2. ledd.

Revisjonen har den 21. februar 2018 levert notat på den utvidede kontrollen til sekretariatet. Notatet ble samtidig sendt til rådmannen. Sekretariatet viser for øvrig til notat fra revisjonen i sin helhet. Revisjonen og rådmann vil være til stede i møtet for å gi informasjon til kontrollutvalget.

17

VurderingI forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 4 ” Tilsyn og kontroll” fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til § 4 går det fremfølgende:” Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får segforelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner».Ettersom saken kommer fra revisjonen har kontrollutvalget plikt til å behandle notatet.

I henhold til forskrift om revisjon av kommuner og fylkeskommuner § 3, siste ledd skal revisor gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Konstateres det misligheter ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor straks sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget. Revisor skal sende kopi av innberetningen til administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet. Sekretariatet vurderer at det ikke fremgår av revisjonens notat en konstatering på hvorvidt dette gjelder misligheter. Imidlertid beskriver revisjonen i notatet funn/ avvik som tilsier at saken bør følges videre. Hvorvidt denne oppfølgingen skal gjøres av administrasjonen i kommunen, eller av revisjonen, bør diskuteres i møtet. Kontrollutvalget må selv vurdere og avgjøre om revisjonen skal gjøre ytterligere undersøkelser for å eventuelt konstatere hvorvidt saken omhandler misligheter. Hvis kontrollutvalget ønsker ytterligere undersøkelser og vurderinger bør revisjonen eventuelt legge frem estimert ressursbruk.

Det kan slik sett være ulike alternativer til vedtak. Sekretariatet vurderer at følgende to alternativer kan være aktuelle.

Alternativ 1: Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse over hvilke tiltak som er igangsatt som følge av revisjonens funn. Denne redegjørelsen blir lagt frem for kontrollutvalget ved neste møte.

Alternativ 2: Kontrollutvalget ber revisjonen om at det gjennomføres ytterligere undersøkelser og vurderinger, for å konstatere hvorvidt det foreligger misligheter.

Sekretariatet legger frem saken uten innstilling til vedtak.

18


Møtebok


Henvendelse angående reguleringsplan i Bølingshavn


1. Saken legges frem uten forslag til innstilling


VedleggE-post, med vedlegg, av 6. desember 2017 til leder av kontrollutvalget, med kopi til kontrollutvalgets medlemmer.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Kontrollutvalgssak 17/41 den 7.12. 2017 «Eventuelt»

SaksopplysningerI kontrollutvalgsmøte den 7. desember 2017 redegjorde kontrollutvalgsleder om en henvendelse som var mottatt angående Bølingshavn og reguleringsplan. Kontrollutvalget ba om at saken skulle legges frem i neste møte.

Henvendelsen er fra to innbyggere som mener det er flere forhold rundt kommunens reguleringsarbeid som er kritikkverdige. Sekretariatet viser for øvrig til e-post med vedlegg i sin helhet.

VurderingI forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 4 ” Tilsyn og kontroll” fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til § 4 går det fremfølgende:” Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får segforelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner».I departementets veileder, kapittel 3 om kontrollutvalgets oppgaver og myndighet, står det på side 20: «Kontrollutvalgets myndighet er knyttet til utførelsen av utvalgets tilsyns- og

19

kontrolloppgaver. Dette innebærer å iverksette forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser i kommunen og å påse at kommunens årsregnskap blir betryggende revidert».

Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og skal ikke behandle klager på vedtak som har vært til administrativ eller politisk behandling. Klager eller krav om å få omgjort vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemder, kommunestyret, formannskapet eller fylkesmannen som er klageinnstans, og klagen skal fremsettes for det organet som fattet vedtaket.

Det kontrollutvalget kan gjøre, på generelt grunnlag og med fokus på systemkontroll, er å undersøke henvendelser som kan tyde på svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer den er underlagt. Kontrollutvalgets arbeid med lovpålagte og planlagte saker kan gjerne suppleres av dagsaktuelle saker knyttet til offentlig forvaltning. Dessuten ligger det til kontrollutvalget å vurdere om blant annet innspill fra innbyggerne kan eller bør inngå i en større systemkontroll. Kontrollutvalget er imidlertid ikke stedet for å drive omkamp over politiske saker der kommunestyret har fattet vedtak. Kontrollutvalget har ingen myndighet til å fatte vedtak som binder forvaltningen. Utvalget kan heller ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer eller vurdere hensiktsmessigheten av politiske vedtak.

Kontrollutvalget må avgjøre om saken skal undersøkes nærmere basert på den dokumentasjonen som foreligger, eller avvises. Hvis kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om saken vurderer sekretariatet at rådmann kan inviteres til neste møte for å orientere om arbeidet med reguleringsplanen på generelt grunnlag.

Det kan slik sett være ulike alternativer til vedtak. Sekretariatet vurderer at følgende to alternativer kan være aktuelle:

Alternativ 1: Kontrollutvalget tar henvendelse i e-post av 6. desember 2017 til orientering. Kontrollutvalget tar ikke saken til videre behandling.

Alternativ 2: Kontrollutvalget tar henvendelse i e-post av 6. desember 2017 til orientering, og inviterer rådmann til neste møte for å orientere om arbeidet med reguleringsplanen på generelt grunnlag.

Sekretariatet legger frem saken uten innstilling til vedtak.

20

Bølingshavn 23 august 2017

Til

Hvaler Kommune

AD revidert planforslag for regulering i Bølingshavn

Etter innsynsbegjæring er vi gjort kjent med at det er innlevert revidert planforslag med kommentarer til høringsuttalelser etter frist 4 september 2016. Videre refererer vi til møtereferater i saken samt tidligere dokumenter.

Det er maktpåliggende nok en gang å presisere en del elementer i planen da det fremkommer usannheter og bristende logikk.

Det begynner med følgende tekst i oversendelsesbrevet fra Rambøll.

Sitat:

«Saken vekker stort engasjement. Det er viktig å huske på at bakgrunnen for at det blir utarbeidet en reguleringsplan er et ønske om brygge ut fra Svanen i tråd med en rettslig dom og behov for ny bebyggelse ved den tidligere butikken.»

Sitat slutt

Da undertegnede gjentatte ganger er blitt fortalt av kommunens representanter at det ikke kan tas stilling til privatrettslige forhold, ber vi herved om at det gjelder for alle impliserte parter. Dette må spesielt gjelde tiltakshaver. Det er med bekymring vi har merket oss at det refereres til domsavsigelser og avtaler fra tiltakshavers side, mens våre synspunkter ikke blir hensyntatt. Vi anmoder herved om at planen vurderes ut fra faglige, logiske, fornuftige og allmennyttige kriterier og at planen vurderes nøye. Vi har belyst mange sider ved planen tidligere, men påpeker her planområdet i bukten ved Svanen for å belyse bristende logikk og sammenhengen i argumentasjonen mot flere formål i bukten..

Bukten ved Svanen.

I forkant av innlevert revidert plan var undertegnede (IS og JSS) invitert til møte med Anna Hellstrøm (AH) fra Rambøll for å diskutere de elementene som angår oss som grunneiere på område Svanen. Det er det første og eneste møte i plansaken vi har hatt med tiltakshavers representant. Det er ikke korrekt at vi har hatt andre møter. Det foreligger et omforent møtereferat. Det viser seg at ingen av våre synspunkter som ble belyst er ivaretatt i revidert plan.

Vi henviser til vårt høringsinnspill av 4 september 2016 der vi blant annet påpeker viktigheten av delt formål i bukten ved Svanen. Det understøttes av et enstemmig utvalg for samfunnsutvikling i møte 8 juni 2016 som innspill i saken.

Bukten brukes i dag til båtfeste og med tilrettelegging vil det være plass til 4-6 båter der.

21

Grunnen til at det er fornuftig med flere formål der er at det hersker tvil om realismen i tiltakene om opptaksbås og rampe. Det foreligger ikke noen tegninger over disse tiltakene heller. Det er uklokt å utelukke formål småbåthavn.

Tiltakshaver benytter oppkonstruerte argumenter imot todelt formål. Det er uforståelig hvorfor det gjøres.

Et av formålene med reguleringsplanen er jo å øke antall båtplasser. Da er det meningsløst å regulere en bukt til «Småbåtanlegg på land». Det synes som om hele bukten skal fylles igjen.

I andre deler av bukten (ved kommunal kai) er det tydeligvis stort behov for fleksibilitet for å gardere seg mot alle eventualiteter. Jeg refererer til møtereferat av 12.05.2017 mellom Havnesjefen og AH.

Sitat:

«Stor grad av fleksibilitet er nødvendig. Formål kai er egnet, med beskrivelse av opphold, manøvreringsareal, kai og parkering i bestemmelsene. Sjøarealet reguleres også fleksibelt, med mulighet for et påbygg med en lavere brygge langs med kaia (kaia er for høy for de fleste båter i dag).»

Sitat slutt.

I tilsvar til vårt høringsutkast fremmes det både ulogiske slutninger og direkte feil.

Sitat: «Plasseringen av båtplasser i dette områdetstyres av avtaler og rettslige dommer. Reguleringsplanen er i tråd med disseprivatrettslige avtalene.»

Sitat slutt.

Dette er ikke korrekt.

Sitat: «4-5 båtplasser innerst i bukten som Skrefsrud foreslår er ikke realistisk av forskjelligegrunner. Det er et svært grunt område med mudringsforbud pga bløtbunnsområde. Deter potensielt i konflikt med fredet skipsvrak.»

Sitat slutt.

Her brukes det argumentasjon om bløtbunnsområde med mudringsforbud i det samme området som etter planen er regulert til ‘Småbåtanlegg på land’ med planlagt rampe og opptaksbås. Det er totalt ulogisk. Videre refereres det til skipsvrak. Vraket ligger nærmere flytebryggeanlegget enn foreslåtte båtplasser. Vi henviser til:

RAPPORT FRA ARKEOLOGISK REGISTRERING UNDER VANN I FORBINDELSE MED PLANLAGT SJØLEDNING VED BØLINGSHAVN, HVALER KOMMUNE, ØSTFOLD 6. MAI 2009

Dette er omtalt i konsekvensutredningen.

Sitat:

B16. Norsk Maritimt Museum (NMM), datert 09.08.10.Innenfor planområdet er det registrert et vrak med ID 119103 i Askeladden. Det kommer ikke klart

22

fram om inngrepene i planen åpner for å berøre dette vraket. Hvis planen kommer i konflikt med kulturminnet må det søkes om dispensasjon. NMM må videre gjennomføre en arkeologisk registrering under vann.Vår kommentar:Vrakrestene ble i 1993 fraktet til Hvaler museums lokalsamlinger i «Kornmagasinet», Skjærhalden.Planen vil dermed ikke kunne komme i konflikt med kulturminnet. Det er utført registreringer uten ytterligere funn. Planområdet for øvrig er således klarert i forhold til dette.»

Sitat slutt.

Vraket er lokalisert N 6548285 Ø 614893 UTM 32 N. Dette er utenfor kaifronten og vil være mer i konflikt med flytebrygge og opptaksformål enn båtplasser innerst i bukten. I plankartet er lokaliseringen feil. Dessuten sies det i tiltakshavers kommentar at planområdet er klarert i forhold til dette. Så her motsier tiltakshaver seg selv. Det brukes argumentasjon der det passer seg.

Tiltakshaver har levert et suppleringsdokument 21 juni 2017 der det står.

Sitat:

«Flytebrygge fra SvanenI samkjørte merknader fra Havnesjefen og Skrefsrud/Stelma foreslås at brygge fra Svanen skal tas ut av planen. Begrunnelsen synes å være påstått konflikt med sjøledninger samt problemer med «bløtbunn».»

Sitat slutt.

Undertegnede har ingen samkjørte merknader med Havnesjefen. Vi har aldri nevnt bløtbunn som argument imot flytebrygge. Men vi har stilt spørsmål om bryggen vil bli i konflikt med VA ledninger og dermed er urealistisk. Kommunen har avstandskrav til VA ledninger og det er uforståelig at dette ikke er avklart allerede i konsekvensutredningen fra 2010. Vi minner om at kommunen stanset reguleringsplan i Korshavn grunnet VA ledninger og virksomhetsleder Aspheim har uttalt følgende i denne saken.

Sitat:

«Ja, vi vil fremme krav til tiltakshaver om dokumentasjon fra ekstern kilder hvor det skal bekreftes at VA ledninger ikke kommer i konflikt med bryggeanlegget. Dette vil være et krav før videre behandling.»

Sitat slutt.

Oss bekjent foreligger ikke slik dokumentasjon i saken.

I møtereferatet fra møtet med AH og undertegnede kommer det frem:

Sitat:

«IS og JSS presiserte krav om delt formål da det er mulighet for båtplasser i tillegg til opptaksformål.IS refererte til utsagn fra Jones 8 juni 2016 om at det er tvil om begge tiltak foropptaksformål lar seg realisere.AH kunne ikke begrunne hvorfor planen ikke er mer fleksibel.»

Sitat slutt.

23

Altså har ikke tiltakshaver noen faglige grunner til ikke å ha delt formål.

Undertegnede anmoder derfor om å endre formålet i bukten ved Svanen til både småbåtanlegg på land og småbåthavn.

Vi anmoder videre om grundig gjennomgang av planen da det er flere ulogiske elementer.

Dette har vi belyst i vårt høringsnotat.

Vårt høringsnotat er forøvrig forsøkt stanset 2 ganger av tiltakshaver ved bruk av trusler. Vi velger å avdekke dette for å belyse hvilke midler som blir brukt for å få igjennom en reguleringsplan. Vi har tiltro til at Hvaler kommune kan fatte vedtak basert på egne vurderinger samt innspill fra høringsinstanser og berørte parter.

Utdrag fra epost fra tiltakshavers advokat 9 september 2016.

Sitat:

«Siden dette er et prosessvarsel, ber jeg om tilbakemelding senest 14 dager fra i dag.

Det beste Skrefsrud nå kan gjøre, er å tilbakekalle sine innsigelser samt be om unnskyldning vis a vis Jones og dette haster fordi reguleringsarbeidet pågår kontinuerlig.

Det gis en frist på 7 dager fra i dag med å kalle innsigelsene tilbake så langt disse gjelder reguleringsforslaget knyttet til Svanen.»

Sitat slutt.

Videre ble dette kravet gjentatt i epost av 27 april 2017. Sitat:»

Det jobbes nå med bemerkninger til kommentarene som har kommet inn, og dersom Skrefsrud ikke omgående trekker tilbake eget høringsnotat av 4.9.2016, herunder at han forplikter seg til ikke å fortsette sitt korstog mot planens gjennomføring og vedtakelse stikk i strid med de forpliktelser han har etter avtalene, vil det bli gjort alvor av søksmålsvarselet mot Skrefsrud.»

Sitat slutt.

Kravene ble selvfølgelig ikke etterfulgt. Vi har saklig argumentert for våre synspunkter.

Mvh

Iver og Janneke Skrefsrud

24

Fra: Øivind Kristiansen ([email protected])Sendt: 07.12.2017 13:30:42Til: Pettersen Anne-Karin FemangerKopi:

Emne: VS: Reguleringsplan i BølingshavnVedlegg: AD revidert planforslag for regulering i Bølingshavn.docx;Høringsnotat reguleringsplan i Bølingshavn.PDF;Høringsuttalelser.docx;Innspill til politikere i sak PS 9917 .docxHer kommer det litt av hvert. Sees i kveld.Mvh Øivind

Fra: Iver [mailto:[email protected]] Sendt: 6. desember 2017 23:39Til: oivind@hoiden‐mc.noKopi: hanne‐[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]: Reguleringsplan i Bølingshavn

Til leder av Kontrollutvalget 2015‐2019, Øivind KristiansenKopi utvalgsmedlemmer Som nevnt i telefonsamtale i går er det flere forhold rundt reguleringsarbeidet som er kritikkverdige.Undertegnede er grunneiere i Bølingshavn der flere tiltak i reguleringsplanen berører vår tomt.Sjøtomten Svanen Gnr/Bnr 22/64 eier vi 50% med tiltakshaver John Jones. Vi har fulgt reguleringsarbeidet tett siden oppstart i 2010 og kommet med høringsuttalelser og innspill i form av møter med kommunen.Tiltakshaver har konsekvent unnlatt å konferere med oss da han mener alle tiltak er i tråd med en avtale av 1991 og lagmannsrettsdommen.Dette bestrider vi.I møter med kommunen har vi gjentatte ganger fått vite at privatrettslige forhold kan ikke kommunen forholde seg til.Vi har tatt det til etterretning og uttalt oss om faktiske forhold rundt planen. Tiltakshaver bruker aktivt det privatrettslige med referanse til lagmannsrettsdom og avtaler. Disse dokumentene er forelagt kommunen av tiltakshaver.Det er også referert til privat domsavsigelse i oversendelsesdokumentet til kommunen fra Rambøll. Undertegnede har ikke fått noen tilbakemeldinger fra kommunen på noen av innspillene med unntak av en epost fra Jan Aspheim angående krav til tiltakshaver i forbindelse medbryggeløsning. Et viktig plantiltak er reguleringen av bukten ved Svanen. Vi har krevet delt formål og tiltakshaver ignorerer dette.Se for øvrig «AD revidert planforslag for regulering i Bølingshavn» der dette drøftes. Det samme kravet ble enstemmig vedtatt i formannskapet 25.08.2016 blant andre krav.Dette kravet og flere andre er ignorert av tiltakshaver og rådmannen har hverken kommentert disse i fremleggingen av planen eller krevet dem inn i planen. Det mener vi er megetkritikkverdig. Det er også meget kritikkverdig at høringsinnspill blir redigert før kommentering. Andre vil dermed ikke få et fullstendig bilde av innspillene. Ved å unnlate og ta hensyn til våre innspill som grunneier, hvilket er behørig forklart for saksbehandler, kommunaldirektør og rådmann, støtter kommunen tiltakshaver i å tilsidesette vårerettigheter på 22/64. Undertegnede har disposisjonsrett til halve strandlinjen som nå blir regulert til «Småbåtanlegg på land».Altså reguleres bukten ved Svanen til å kunne fylles igjen. Det er flere kritikkverdige forhold i planen som vi har påpekt, men vi velger å fokusere på dette elementet.Videre refererer vi til vedlagte dokumenter: Høringsnotat av 4 sept. 2016AD revidert planforslag for regulering i BølingshavnHøringsuttalelser ( vårt uttrekk fra annet dokument fra innsynsbegjæring. Det mangler i det som er lagt ut til høring nå)Innspill til politikere i forkant av behandlingen i utvalg for samfunnsutvikling 29.11.2017 Mvh Janneke 45600341ogIver Skrefsrud 95990968

25

1

Høringsnotat for reguleringsplan i Bølingshavn 4 september 2016

Innledning

Vi, Janneke Stelma Skrefsrud og Iver Skrefsrud, er 50 % ideele eiere av 22/64, kalt Svanen. Flere av tiltakene i

reguleringsforslaget berører vår tomt og vi vil med dette belyse vårt syn på enkelte elementer.

Det er presisert fra tiltakshaver at planen er omforent og at berørte parter er tatt med i dialog. For vår del stemmer

ikke dette. Tiltakshaver har ikke tatt kontakt med oss for å drøfte tiltak som berører vår eiendom.

Reguleringselementer i planforslaget

1. Flytebrygge ut fra Svanen 2. Regulering av bukten ved Svanen. 3. Andre reguleringsbestemmelser som angår vår tomt.

1. Flytebrygge ut fra Svanen

Det hersker stor usikkerhet om det lar seg gjøre å bygge flytebrygge på grunn av VA ledninger ut fra Svanen i sjøen.

VA avdelingen i kommunen har forelagt avstandsbestemmelser mm. og det er også beskrevet i planbestemmelsene.

Etter vår oppfatning vil bryggen være vanskelig å bygge innenfor de rammer som er beskrevet, da den vil være i

konflikt med andre grunneieres båtplasser/manøvrering og generell ferdsel i havnen. På bakgrunn av utlagt

markering i sjøen for påvisning av VA ledninger samt informasjon fra VA avdelingen i kommunen, har vi laget en

skisse som tydelig viser konflikt mht. den planlagte bryggeløsning. (Tegningen er basert på fjorårets plankart, men

bryggeanlegget er ikke endret i siste plan.) Grønn linje markerer retning for VA ledninger fra land mot

markeringspunktet. Markeringspunktet er krysning grønn/rød linje og retning etter dette er ukjent.

Flytebryggen bør tas ut av planen slik at realistiske løsninger for båtplasser kan tegnes inn.

26

2

2. Regulering av bukten ved Svanen

Planen regulerer hele bukten ved Svanen til formål «Småbåtanlegg på land». Dette for å regulere for rampe og opptaksbås. Dette mener vi er uheldig, da bukten i dag benyttes som småbåthavn med plass til 4-6 båter. Vi mener at området må reguleres til både opptaksformål og småbåthavn. Altså et kombinert reguleringsformål. Det hersker også her tvil om det lar seg gjøre å realisere både rampe og opptaksbås, så ved å åpne for flere formål vil planen gi en best mulig utnyttelse av området. Slik planen fremstår nå vil båtplasser reguleres bort, og det er ikke havnen tjent med. Bukten benyttes i dag til båtplasser for undertegnede og vi motsetter oss at disse blir regulert bort.

I foreslått reguleringsplan er området kun regulert til (Småbåtanlegg på land (SAL1-2).

Fra plankart der opptak og rampe er tegnet inn. SAL2 dekker hele bukten.

3. Andre reguleringsbestemmelser som angår vår tomt.

§ 5.4 -Opplag av båtplasser er kun tillatt i perioden 1 september til 1 juli. Vi som grunneiere er ikke forespurt om denne bestemmelsen og ønsker heller ikke at det tas med i noen reguleringsbestemmelse. Vi og andre har behov for å ha båter på land også i sommerhalvåret. Dette er et privat område som benyttes til båtformål hele året. Vi motsetter oss begrensninger på dette punkt.

Det skisseres omlag 35 biloppstillingsplasser på eiendommen Svanen. Dette er ikke drøftet med oss som grunneiere og fremstår som urealistisk mange. Dette hindrer fremkommelighet for kommunen til pumpehus og manøvrering av bil med henger til rampe/opptaksbås.

Detaljregulering med bebyggelsesplan og utnyttelsesplan for Svanenområdet mangler. Det bør beskrives mer detaljert bruken av området SAL-2 da det skal tjene mange formål. Adkomst til rampe/opptaksbås, planlagt ny sjøbod, servicebygg, 35 parkeringsplasser og ca 30 båter i opplag om vinteren. § 5.4 beskriver opplag av båter i perioden 1. september til 1. juli. Bertyr dette at det ikke vil være parkering tilgjengelig i denne perioden?

27

3

Forslag til endringer i planen 1. Flytebrygge ut fra Svanen fjernes fra planen

2. Formålsendring i bukten ved Svanen.

Bukten ved Svanen reguleres til både opptaksformål og småbåthavn

3. Båtplasser i bukten ved Svanen Ved at bukten ved Svanen reguleres til to formål kan en få plass til både opptaksformål og båtplasser. Grønne linjer angir dagens båtplasser ved kaifront samt 4 - 6 båtplasser i bukten. I tillegg er det skissert 3-4 plasser ved naboen sin brygge.

28

4

4. Bryggeanlegg fra kommunal kai utvides Vi støtter forslaget fra kommunen om at det etableres et bryggeanlegg ut fra kommunal kai med båtplasser tildelt etter kommunale retningslinjer. Bryggeanlegg og bøyehavn bør administreres og driftes av en lokal båtforening.

5. Renovasjon med parkering bør innlemmes i planforslaget

Det har i lengre tid vært et ønske fra både kommunen og Bølingshavns beboere å beholde og oppgradere

renovasjonspunktet i havnen. Undertegnede ,(Janneke), har vært sterkt involvert i en forbedret løsning i kraft av å

være styremedlem i Bølingshavn vel og grunneier av 22/63 der returpunktet er i dag.

Vårt forslag er at området for renovasjon og parkering kan reguleres på eiendom 22/63 som er eiet av

undertegnede.

Det er tilrettelagt for parkeringsplasser som kan benyttes for evt. kommunal flytebrygge hele året.

Det er en forutsetning fra undertegnede at området reguleres til både renovasjon og parkering.

Vi har tegnet inn 11 parkeringsplasser og 3 containere. Dette må anses som et utgangspunkt. Vi ser for oss at inn og

utkjøring skjer foran containere evt. egen utkjøring. Hele området skjermes med vegetasjon mot vei og jordet.

Arealet for renovasjon er nå på 116 kvm.

Skisse over renovasjon og parkering

6. Endringer i hht. punkter beskrevet i «Andre reguleringsbestemmelser som angår vår tomt»

Mvh

Janneke Stelma Skrefsrud

Iver Skrefsrud

29

Eiksmarka 26 november 2017

Innspill til politikere i sak PS 99/17 Planforslag for detaljplan for Havna i Bølingshavn med KU til høring og offentlig ettersyn.

Vi refererer til tidligere høringsinnspill og korrespondanse med kommunen.

Undertegnede er grunneiere på «Svanen» 22/64 og har lest dokumentene i saken og vil med dette henlede oppmerksomheten mot elementer i planen som bør vektlegges i avgjørelsen om planen skal legges ut til høring eller ikke.

Vi vil først presisere at forslagene til tiltak på Svanen ikke er drøftet med oss, bortsett fra et møte med Rambøll 8/6 2017. Vi fremmet der en del krav som ikke er tatt tilfølge.

De fleste tiltak på Svanen er urealistiske i forhold til hverandre samt i forhold til omkringliggende elementer.

1. For mange parkeringsplasser på Svanen hindrer tilgjengelighet til rampe.

2. Parkering på Svanen er kun tilgjengelig i sommermånedene grunnet båtopplag fra september til mai. Altså er 35 parkeringsplasser utilgjengelig i 7.5 måneder.

3. Bukten ved Svanen fylles igjen med kun formål «Småbåtanlegg på land». Det er i strid med «Vedtak i Formannskapet 25.08.2016 punkt 7.7. Bukten Svanen skal benyttes til kombinert formål «Småbåthavn og Småbåtanlegg» da dette gagner flest mulig brukere.»Se for øvrig vedlagte brev av 23 august 2017 til kommunen.Det er et krav fra oss som grunneiere at delt formål skal inn i planbestemmelsene for bukten ved Svanen 22/64.

4. Flytebrygge ut fra Svanen. Det er ikke dokumentert at det lar seg gjøre å bygge flytebrygge uten at det er i konflikt med VA ledninger, SA3 og manøvrering. Bør redegjøres i reguleringsplan og ikke vente til byggesak.Urealistiske små utriggere tegnet inn. 3 meter og 5 meter.

Vi er også grunneiere på 22/63 der vi har tilbudt arealer for parkering og renovasjon. Dette er ikke innlemmet i reguleringsplanen hvilket også var et «Vedtak i Formannskapet 25.08.2016 punkt 6.

6. Bestemmelser om avfallshåndtering skal innarbeides i området 22/63.»

Vi mener disse punktene samt flere vedtak fra Formannskapet 25.08.2016 som ble ikke er tatt med i planen gjør at planforslaget ikke er godt nok til å sendes ut på høring.

Med vennlig hilsen

Janneke og Iver Skrefsrud

2 Vedlegg: Høringsnotat fra 4 sept. 2016 og brev til kommunen 23 august 2017.

47


Møtebok


Prosjektplan Investeringsprosjekters tidligfase

Sekretariatets innstillingSekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:1. Prosjektplan investeringsprosjekters tidligfase godkjennes.


VedleggProsjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase», 15. februar 2018.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Kommunestyresak 14/18 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019)Kontrollutvalgssak 17/37 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019)

SaksopplysningerDet framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger:

1. I hvilken grad har Hvaler kommune etablert rutiner og retningslinjer (prosjektmodell/investeringsreglement) som sikrer tilfredsstillende styring av investeringsprosjekters tidligfase?

2. I hvilken grad sikrer kommunen en tilfredsstillende praksis for styring av investeringsprosjekters tidligfase?

Revisjonen antar at det vil gå med 300 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i kontrollutvalget høsten 2018.

VurderingSekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i

48

forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring.

Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes.

1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle

49

Investeringsprosjekters tidligfase Hvaler kommune

Prosjektplan

Rolvsøy 15. februar 2018

50

østfold kommunerevisjon iks 2

1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET

I henhold til kommuneloven § 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak PS 17/37 i kontrollutvalget 7. desember 2017, hvor forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 ble fastsatt. I henhold til planen er «Investeringsprosjekters tidligfase» neste prosjekt på planen. Av overordnet analyse fremkommer følgende: «Etterevaluering av investeringsprosjekter har vist at kvaliteten i tidligfasen er avgjørende for om man lykkes. Den mest kritiske fasen i prosjekter er ikke gjennomføringen, men planleggingen. En feilinvestering kan få direkte følger for enkeltinnbyggere gjennom dårligere tjenestetilbud eller unødvendig høyere lokale skatter og avgifter. Derfor er det svært viktig å gjøre et godt forarbeid før investeringsbeslutningen gjøres. Fokus bør være på tidligfasen fordi det er her mulighetene til å påvirke prosjektvalget og utformingen er størst, og påløpte kostnader er lave. I Concept 45 rapporten ble flere kommunale investering undersøkt. Et sentralt kjennetegn var at i de prosjektene der tidligfasen var mangelfull, der var det også kostnadsoverskridelser. Investeringers tidligfase defineres som perioden fra det første initiativet tas, til endelig investeringsbeslutning. I tidligfasen legges premissene for hele prosjektets gjennomføring. En revisjon kan tilpasses prosjektet, gjerne med fokus på spesielle risikoområder, og kan inkludere et eller flere temaer:

Undersøke om kommunen har en prosjektmodell, hvilke deler av kommunens investerings-virksomhet gjelder den for og hva inneholder den. Prosjektmodellen setter krav til hvordan prosjektet skal gjennomføres. Prosjektmodellen skal lette arbeidet med å identifisere og utrede ulike alternativer samt sikre tilstrekkelig styring og kontroll i gjennomføringen.

Undersøke behov, mål og krav: Er det et samfunnsbehov som utløser planlegging av investeringen, vil et samfunnsmål dekkes, vil det gi effektmål for brukerne og er det utarbeidet resultatmål for kvalitet, tid og kostnad.

Undersøke om reelle, alternative muligheter er vurdert i prosessen. Behov, mål og krav sett i sammenheng definerer mulighetsrommet.

Undersøke om tilstrekkelige analyser er gjennomført. Alternativanalyser skal bidra til å velge riktig alternativ som løser de identifiserte behovene. Flere analyser er aktuelle: Samfunns-økonomisk kostnad, livsløpskostnader, innkjøpskostnader, kostnadsestimater, risikoanalyser og synliggjøring av usikkerhet.

Undersøke om beslutningsgrunnlaget til kommunestyret viser hva som besluttes, hva er kostnaden, hva inkluderer den og hva er usikkerheten.

Revisjonen kan gjøres i forkant av investeringsbeslutningen, underveis i tidligfasen/ gjennom-føringen eller etter at prosjektet er avsluttet. Sannsynligheten for at kommunen har et forbedringspotensialet i arbeidet med investeringers tidligfase er middels til stor. Konsekvensen av manglende arbeid i tidligfasen kan gjøre at kommunen velger investeringsalternativer som burde vært erstattet av bedre alternativer. Samtidig viser også Concept 45 rapporten at mangelfullt arbeid i tidligfasen har sammenheng med kostnads-overskridelser».

51


2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET

Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet.

Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder.

Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner.

3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER

1. I hvilken grad har Hvaler kommune etablert rutiner og retningslinjer (prosjektmodell/investeringsreglement) som sikrer tilfredsstillende styring av investeringsprosjekters tidligfase?

2. I hvilken grad sikrer kommunen en tilfredsstillende praksis for styring av investeringsprosjekters tidligfase?

Problemstilling 1 vil omhandle en gjennomgang og kontroll av kommunens system (rutiner og retningslinjer) for styring av investeringsprosjekters tidligfase. Problemstilling 2 vil bestå av en praksisgjennomgang av ett av kommunens allerede ferdigstilte investeringsprosjekter. Revisjonen avholdt oppstartsmøte med administrasjonen 12. februar 2018. I møtet fremkom det at det vil være mest hensiktsmessig å gjennomføre en evaluering av praksis gjennom å se på prosjekt Sandbakken miljøstasjon eller utbyggingen av Dypedalsåsen sykehjem. Dette på grunn av at disse prosjektene er nylig fullført, og vil kunne si noe om kommunens praksis på nåværende tidspunkt. Innenfor rammen på 300 timer vil det være mulig å gjennomføre praksisgjennomgang i en av de overnevnte prosjektene. Prosjekt vil bli valgt i samråd med administrasjonen. Det understrekes at praksisgjennomgangen kun vil omhandle investeringsprosjekters tidligfase. Som tidligere nevnt defineres prosjekters tidligfase som perioden fra det første initiativet tas, til endelig investeringsbeslutning. Revisjonen avgrenses til prosjekter gjennomført av eiendomsavdelingen.

4. REVISJONSKRITERIER

Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier:

Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.9.1992 nr. 107 (kommuneloven)

Kommunale investeringsprosjekter. Prosjektmodeller og krav til beslutningsgrunnlag. Concept rapport nr. 45.

Kommunens egne rutiner og retningslinjer omhandlende styring av investeringsprosjekter. Anerkjent teori for området prosjektstyring/prosjektledelse.

5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING

Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor:

52


Problemstillinger

Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode

Problemstilling 1

Har Hvaler kommune etablert rutiner og retningslinjer (prosjektmodell/investeringsreglement) som sikrer tilfredsstillende styring av investeringsprosjekters tidligfase?

Kommuneloven Teori omhandlende prosjektstyring/prosjektledelse (Beste praksis).

Kommunens rutiner og retningslinjer for prosjektstyring. Erfaring fra involverte i kommunens investeringsprosjekter.

Dokumentanalyse Intervju

Problemstilling 2

I hvilken grad sikrer kommunen en tilfredsstillende praksis for styring av investeringsprosjekters tidligfase?

Kommuneloven Teori omhandlende prosjektstyring/ prosjektledelse (Beste praksis). Kommunens egne rutiner og retningslinjer.

Dokumentasjonen som foreligger på det aktuelle investeringsprosjektet. Erfaringer fra involverte i kommunens investeringsprosjekter.

Dokumentanalyse Intervju

6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN

Prosjektdeltakere Bjørnar B. Eriksen – forvaltningsrevisor Bjørnar B. Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor

Prosjektperiode mars – september 2018

Antall timer 300 +/- 10 % timer

Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Hvaler kommune

Fremdrift Ferdig

Når prosjektplan er godkjent i KU 1.mars 2018

Når rapport er sendt til rådmannen Høst 2018

Når rapport er sendt til ØKUS Høst 2018

53


Møtebok


Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2017


1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering


VedleggStatusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2017 – Hvaler kommune, datert 14.02 2018

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)KU - sak 15/39 Forvaltningsrevisjonsplan 2016 - 2017

SaksopplysningerVi viser til kommunelovens § 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon § kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - § 11.

VurderingØstfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i 2017. Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2016 – 2017. I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket.

På Hvaler har revisjonen levert 311 timer per 31. desember 2017, eller 104 % av budsjett. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for 2017. Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes en kombinasjon av langvarig sykefravær i seksjonen, opplæringsbehov for nyansatt revisor og bytte av seksjonsleder.

54

Produksjonstimer per 31.12 samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggsfakturering eller kreditering gjennomføres. For 2017 er det utstedt kreditnota gjeldende mindreforbruk på forvaltningsrevisjon til kommunene Moss og Sarpsborg.

Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer.

Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017 tas til orientering.

55


Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2017 – 31. desember 2017 – Hvaler kommune

Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt.

Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar – 31. desember 2017:

Rapp 2016

Rapp. 1. halvår

Prod. 2. halvår

Prosjekt totalt

Totalt 2017

Estimert maks

Eventuelt merforbruk

Administrasjon

15 15 30 30 30 0

Likebehandling byggesak 234 5 0 239 5 286 -47

Innføring av eiendomsskatt

146 100 246 246 250 -4

Overordnet analyse

0 30 30 30 50 -20

Sum 234 166 145 545 311

Merknader: Kolonnen «Rapp. 2016» viser hva som er rapportert i 2016 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2017» summerer bare timer som er levert så langt i 2017. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk.

Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år.

56


Likebehandling byggesak Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 13. mai 2016 (sak 16/3). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men med en del presiseringer hva gjaldt metode mm. Dette har revisjonen etterkommet. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 8. desember 2016 (sak 16/39). Kommunestyrebehandlingen skjedde våren 2017. Det har totalt medgått 239 timer til prosjektet, og oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 47 timer i forhold til estimat. Innføring av eiendomsskatt Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 2. mars 2017 (sak 17/3). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men utvalget ønsket også at revisjonen skulle undersøke om inntektene fra eiendomsskatten var benyttet i tråd med Kommunestyrets føringer. Det har tatt litt tid å komme igang med prosjektet som følge av manglende respons fra rådmannen, men arbeidet ble igangsatt før sommeren 2017. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 7. desember 2017 (sak 17/36). Det har totalt medgått 246 timer til prosjektet, og oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 4 timer i forhold til estimat.

Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 300 timer til forvaltningsrevisjon i 2017. Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner.

Kommune Budsjett Produksjon

2017 Leveranse-

grad

Fredrikstad 1625 1653 102 %

Hvaler 300 311 104 %

Moss 1200 1109 92 %

Rygge 400 313 78 %

Råde 300 329 110 %

Sarpsborg 1400 1170 84 %

Sum 5225 4884 93 %

På Hvaler har revisjonen levert 311 timer per 31. desember 2017, eller 104 % av budsjett. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for 2017. Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes en kombinasjon av langvarig sykefravær i seksjonen, opplæringsbehov for nyansatt revisor og bytte av seksjonsleder. Produksjonstimer per 31.12. samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggsfakturering eller kreditering gjennomføres. For 2017 er det utstedt kreditnota gjeldende mindreforbruk på forvaltningsrevisjon til kommunene Moss og Sarpsborg. Sarpsborg kommune har vært orientert om at blant annet en undersøkelse ble flyttet til 2018.

Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca. 1000 timer i 2017.

57


Disse oppdragene har omhandlet/omhandler:

Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ferdigstilt i 2017.

Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren 2017.

Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren 2017.

Forvaltningsrevisjon «Selvkost» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2017 og ble ferdigstilt høsten 2017.

Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» - Fredrikstad kommune. Bystyret bevilget i sak PS100/17 et tillegg til ordinært revisjonsbudsjett for å gjennomføre denne undersøkelsen. Per 31.12.17 er 75% av undersøkelsen gjennomført.

Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov.

Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Som nevnt ovenfor har seksjonen opplevd høyt sykefravær i 2017. Sykefraværet er ikke arbeidsrelatert. Vi har likevel satt inn enkelte HMS tiltak for å skape et enda bedre klima for våre medarbeidere. For å møte de ressursutfordringene som sykefraværet og en barselpermisjon medfører, ansatte vi Ida C. Stedjeberg i mars 2017. Ida kom da fra stilling som advokatfullmektig hos Fru Justitia i Sarpsborg. Vi har også hentet inn en ekstern konsulent, som gjennomførte en forvaltningsrevisjon i Moss kommune høsten 2017 rettet mot forebygging av psykiske lidelser hos barn og ungdom. Arbeidet ble gjennomført i samarbeid med forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen. Forvaltningsseksjonen har i tillegg, i langt større grad enn tidligere år, benyttet oss av den kompetansen vi har i vår Regnskapsrevisjonsseksjon. Seksjonsleder Anders Svarholt sa som kjent opp sin stilling i april 2017 etter åtte år i selskapet. Han gikk over i stilling som politiadvokat ved Øst Politidistrikt. Det ble umiddelbart igangsatt rekruttering av nye seksjonsleder, og Bjørnar Buvig Holmedahl

58


tiltrådte 31. august 2017. Bjørnar er utdannet jurist og kommer fra en stilling i skattedirektoratet. Forøvrig henviser vi til vår hjemmeside www.okrev.no for mer informasjon om våre ansatte. Rolvsøy, 14. februar 2018 Laila Nagelhus (sign.) Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) Adm. dir. Seksjonsleder forvaltningsrevisjon

59

http://www.okrev.no/


Møtebok


Kontrollutvalgets årsmelding for 2017


1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas

2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering


VedleggKontrollutvalgets årsmelding for 2017


SaksopplysningerI henhold til forskrift om kontrollutvalg § 8 og § 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret.

VurderingÅrsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene.

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2017 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak:

Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, tas til orientering.

60

Hvaler kommune

Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

61

Kontrollutvalgets årsmelding 2017 - 2 -

Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag

Bestemmelsene om at kommunen skal ha et

eget kontrollutvalg ble først hjemlet i

kommuneloven av 25. september 1992. Ved

lovendring av 12. desember 2003, ble det

opprettet et eget kapittel 12 i loven om

internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens §

77 omhandler kontrollutvalg særskilt.

Figuren under viser at det fra kommunestyret

går to styringslinjer. Den ene går fra

kommunestyret til administrasjonssjefen som

har ansvaret for gjennomføringen av

kommunens tjenesteproduksjon, planlegging

og myndighetsutøvelse.

Den andre styringslinjen representerer en

uavhengig og ekstern kontroll som går

gjennom kontrollutvalget.

Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar

Kommunaldepartementet har i forskrift

”Kontrollutvalg i kommuner og

fylkeskommuner” av 15. juni 2004, gitt

nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets

saksbehandling og oppgaver.

Påse-ansvaret

Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og

kontrolloppgaver:

Påse at kommunes regnskaper blir

revidert på en betryggende måte

Påse at det gjennomføres

forvaltningsrevisjon

Påse at kommunen fører kontroll med

kommunen sine interesser i selskaper

mm.

Oppfølging av regnskapsrevisjonen

Kontrollutvalgets ansvar for å påse at

regnskapsrevisjonen fungerer på en

betryggende måte ivaretas blant annet

gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt

revisjonsplaner, resultater etter

kvalitetskontroller i revisjonen og

uavhengighetserklæringer fra

oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir

kontrollutvalget informert om spesielle

forhold og funn som revisjonen har gjort.

Plan for forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal minst en gang i

valgperioden utarbeide en plan for

gjennomføring av forvaltningsrevisjon.

Kommunestyret skal vedta planen.

Kommunestyret kan delegere til

kontrollutvalget å foreta endringer i

planperioden.

Plan for og gjennomføring av

selskapskontroll

Kontrollutvalget skal minst en gang i

valgperioden utarbeide en plan for

gjennomføring av selskapskontrollen.

Kommunestyret skal vedta planen.

Kommunestyret kan delegere til

kontrollutvalget å foreta endringer i

planperioden.

Rapportering

Kontrollutvalget skal avgi rapport til

kommunestyret om hvilke

forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller

som er gjennomført og resultatet av disse.

Budsjettbehandling for kontroll- og

tilsynsfunksjon

Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til

budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i

kommunen. Forslaget skal inneholde

kostnadene til drift av kontrollutvalget,

utvalgets sekretariat og den valgte

revisjonen.

Innstilling på valg av revisor og

revisjonsordning

Kommunestyret avgjør selv om kommunen

skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller

inngå avtale med annen revisor. Vedtaket

treffes etter innstilling fra kontrollutvalget.

62


Kontrollutvalgets sammensetting

Kommuneloven og forskrift om

kontrollutvalg angir bestemte krav til dem

som skal velges som medlemmer til

kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem

av kontrollutvalg ikke kan være medlem

eller varamedlem av kommunal nemnd med

beslutningsmyndighet eller ansatt i

kommunen.

Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften

bestå av minimum tre medlemmer. Det er

opp til kommunestyret å bestemme om

kontrollutvalget skal ha flere medlemmer.

Minst ett av utvalgets medlemmer skal

velges blant kommunestyrets medlemmer.

Medlemmer

Øivind Kristiansen, leder (Ap)

Tov Myklatun, nestleder til 16.11 (H)

Ingerid Bjercke (H) (fra 16.11)

Hanne Synnestvedt, nestleder fra 16.11 (H)

Anne Marit Skovly (MDG)

Thor Bjønnes (SP)

Varamedlemmer

AP SV og SP:

1. Wenche Falch

2. Paul Henriksen

Høyre og Fremskrittspartiet:

1. Lene Elisabeth Strøm

2. Knut Ramberg MDG:

1. Halvor Torgersen

2. Kirsten Lunde

Kontrollutvalgets møte- og

informasjonsaktivitet

Østfold Kontrollutvalgssekretariat har utført

Sekretariatstjenesten i 2017.

Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik

at møteinnkallinger, saksdokumenter og

protokoller er blitt behandlet og utformet på

tilnærmet samme måte som for øvrige

politiske organ. Møteinnkallinger og

sakskart er sendt elektronisk til utvalgets

medlemmer, ordfører og rådmann.

Kontrollutvalgets møteplan og

møtedokumenter blir løpende publisert på

sekretariatets hjemmeside:

www.fredrikstad.kommune.no/okus, og

kommunes hjemmeside.

Kontrollutvalget har i 2017 avholdt 5 møter.

Til sammen har det behandlet i alt 41 saker.

Statistikk for de fire siste årene:

2017 2016 2015 2014

møter 5 5 5 5

saker 41 44 45 30

Ordføreren holdes orientert om arbeidet i

kontrollutvalget gjennom at ordfører

fortløpende får tilsendt utvalgets

saksdokumenter og protokoller.

Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig

den uformelle kontakten med den politiske

ledelse i kommunen.

Ved behandling av kommunes årsregnskap

for 2016 var rådmann og økonomisjef

særskilt invitert til møtet for å redegjøre for

årets regnskap og resultat.

I mai møtet fikk utvalget en informasjon fra

kommunalsjef om lovlighetsoppfølging i

byggesaker. Dette var en oppfølging fra

kontrollutvalgets side i forbindelse med

forvaltningsrevisjonsrapport som omhandlet

dette temaet i 2016.

I møtene i juni og desember orienterte

rådmannen utvalget om sider ved en

henvendelse til kontrollutvalget vedr. forhold

i Papperhavn.

Behandlede saker i 2017

I 2017 er regnskapsrevisjon og

forvaltningsrevisjon utført av Østfold

kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen

er utført av Østfold kontrollutvalgs-

sekretariat.

Plandokumenter

Kontrollutvalget har behandlet følgende

plandokumenter for sin virksomhet:

Møteplaner for kontrollutvalget

63

http://www.fredrikstad.kommune.no/okus


Overordnet revisjonsstrategi for

regnskapsrevisjonen

Overordnet analyse og plan for

forvaltningsrevisjon for perioden 2018 –

2019

Budsjett for kontroll- og tilsyn 2018.

Regnskapsrevisjon

Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet

for 2016

Kontrollutvalget har i 2017 avgitt uttalelse til

kommunestyret om Hvaler kommunes

årsregnskap for 2016.

Revisjonsberetningen for 2016

Resultatet av regnskapsrevisjonen

rapporteres direkte fra revisjonen til

kommunestyret gjennom revisjons-

beretningen.

Notater

I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor

også rapportere andre forhold som er

avdekket gjennom revisjonen. Slik

rapportering kan skje i form av

revisjonsnotater til kontrollutvalget

Kontrollutvalget har i 2017 behandlet et

revisjonsnotat:

Notat – oppfølging av kommunens

praktisering av anleggsbidragsmodellen.

Utvalget tok notatet til orientering og ba

rådmannen om å oversende skatteetatens

vurdering og konklusjon av kommunens

praktisering av anleggsbidragsmodellen

til kontrollutvalget når dette foreligger.

Revisjonsbrev 2/2017

Rapportering av funn i regnskapsrevisjonen

kan også skje i form av "nummererte brev".

Revisjonsforskriften § 4 gir bestemmelser

om hvilke forhold som skal rapporteres i

nummererte brev. Kontrollutvalget behandlet revisjonsbrev

2/2017 i 2017. Revisjonsbrevet omhandlet

følgende to områder:

Avvik mellom budsjett og regnskap:

«De obligatoriske regnskapsskjemaene 1A og

2A samsvarer ikke med de vedtatte

budsjettskjemaene 1A og 2A.

Årsbudsjettet, er en bindende plan for

anvendelsen av kommunens midler i

budsjettåret ifølge kommuneloven § 46 nr. 1.

Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes

på grunnlag av de inntekter og utgifter som

kommunen kan forvente i det aktuelle

budsjettår. Regnskapsskjema 2A viser

vesentlige avvik mellom regulert budsjett og

avlagt regnskap.

Investeringsregnskapets økonomiske oversikt

for 2016 viser kr 2 697 230 i «Salg av

driftsmidler og fast eiendom», det er solgt

bygg uten budsjettmessig dekning og

nødvendige vedtak.

I driftsregnskapet er det brukt kr 2 643 419 av

disposisjonsfond utover vedtatt budsjett.

Avviket skyldes at budsjettmidlene er lagt inn

på bundne fond istedenfor disposisjonsfond.»

Selvkostområder

I H-3/14 1 fremkommer at generasjons

prinsippet innebærer at kommunen ikke skal

bygge opp selvkostfond over lengre tid, men ha

en planlagt prosess både for oppbygging og

nedbygging av fondet, som ledd i

økonomiplanarbeidet. Det anbefales at dette

praktiseres slik at et overskudd (eller

underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller

dekkes inn fra) brukerne innen fem år etter at

overskuddet (eller underskuddet) i

selvkostkalkylen oppstod.

Kommunens selvkostfond for avløp, renovasjon

og feier har midler som burde ha vært brukt i

2016.

Rådmannen har gitt sitt tilsvar på hvordan

revisjonens påpekninger er tenkt ivaretatt.

Kontrollutvalget tok rådmannens

redegjørelse om igangsatte og planlagte

tiltak på revisjonens merknader i

revisjonsbrev nr. 2/2017, til orientering.

Videre ba kontrollutvalget om at revisjonen

foretar en etterkontroll i årsoppgjøret for

2017.

1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester.

64


Rapport om utført regnskapsrevisjon i

2016/17

Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene

som er utført for å bekrefte kommunens

årsregnskap samt tilknyttede oppdrag.

Forvaltningsrevisjon

I 2017 har kontrollutvalget behandlet en

forvaltningsrevisjonsrapport: Innføring av eiendomsskatt.

Kontrollutvalget behandlet rapporten i møte

07.12 2017. Kommunestyre vil behandle

rapporten i februar 2018.

Innføring av eiendomsskatt er et stort og

komplekst område som krever presisjon,

hurtighet og en stor grad av skjønnsutøvelse.

Eventuelle svakheter ved saksbehandlingen

vil kunne få konsekvenser for innbyggerne

ved at de kan få en ukorrekt utregning av

eiendomsskatten. Slike svakheter vil også

kunne få innvirkning på kommunens

økonomi og omdømme.

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette

prosjektet undersøkt i hvilken grad

saksbehandlingen i kommunen knyttet til

takstfastsettelse og beregning av

eiendomsskatt har vært tilfredsstillende, om

klagebehandlingen er blitt ivaretatt på en

tilfredsstillende måte og om inntektene fra

eiendomsskatt er benyttet som forutsatt i

henhold til kommunestyrets vedtak. Når det

gjelder siste problemstilling ble

undersøkelsene etter avklaring med

kontrollutvalgssekreteriatet avgrenset til om

innføring av eiendomsskatt har medført en

økning i kommunens frie inntekter i samsvar

med det som fremgikk av kommunestyrets

vedtak av 06.09.2012. Kontrollutvalget tok rapport til etterretning

Kontrollutvalget merket seg videre at

saksbehandlingen knyttet til takstfastsettelse

og beregning av eiendomsskatt har noen

forbedringsområder. Rapporten pekte blant

annet på at det bør vurderes om det skal

innhentes informasjon fra skattyter og om

faktorbruken bør gjennomgås.

Kontrollutvalget fant det videre positivt at

kommunen oppfyller de kriteriene som er

satt for en tilfredsstillende

klagesaksbehandling, men merket seg at

rapporten peker på at informasjonen til

eiendomseiere om at klage må begrunnes, og

at man ikke kan klage på bakgrunn av

samme grunnlag flere ganger, har vært

mangelfull. Kontrollutvalget merket seg

imidlertid at rådmannen i sitt høringssvar

skriver at man nå både informerer om, og

gjennomfører, klagebehandlingen på en god

måte.

Selskapskontroll

Formålet med selskapskontroll fremkommer

av § 14 i forskrift om kontrollutvalg i

kommuner. Ifølge bestemmelsen skal

kontrollutvalget påse at det gjennomføres

kontroll med forvaltningen av

eierinteressene i de selskapene som er

omfattet av slik kontroll, herunder å

kontrollere om den som utøver kommunens

eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar

med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak

og forutsetninger (eierskapskontroll).

I henhold til plan for perioden 2016–2019

var Østfold Interkommunale Arkivselskap

IKS vært gjenstand for kontroll i 2016. For

2017 har det ikke vært gjennomført

eierskapskontroll.

Oppfølging - Østfold Interkommunale

Arkivselskap IKS

Oppfølging av tidligere eierrapport (2016)

med Østfold Interkommunale Arkivselskap

IKS ble behandlet i februar 2017.

Vedrørende rapportens påpekning om at

økonomirapportering til styret skal fremstå

som egne saker, har dette blitt fulgt opp og

dokumentert av selskapet.

Henvendelser til kontrollutvalget

Kontrollutvalget kan også behandle

henvendelser fra innbyggere eller andre

aktører som mener de har en sak for

kontrollutvalget. For hver henvendelse må

det vurderes om den hører inn under

65


kontrollutvalgets oppgaver og om den skal

prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet to

henvendelser i 2017:

Henvendelse til kontrollutvalget ang. vei-

parkering og båtforhold i Papperhavn.

I sin mail av 17.2 2017 stiller vedkommende

15-20 spørsmål knyttet til brygger, vei og

parkering i Papperhavn. Vedkommende har

også sendt kontrollutvalget spørsmål knyttet til

sin private sak med kommunen om rettigheter.

Rådmannen orienterte utvalget om kommunens

befatning med saken.

Kontrollutvalget tok rådmannens informasjon

om vei, parkering og båtforhold i Papperhavn

til orientering.

Et av forholdene som rådmannen har redegjort

for, er en pågående ulovlighetsoppfølging av

en brygge som er lagt på en eksisterende

brygge. I den forbindelse ba kontrollutvalget

rådmannen om å få seg forelagt dokumentasjon

på om kommunen har foretatt eller vurderer en

undersøkelse av denne ulovlighetsmeldingen.

Rådmannen orienterte kontrollutvalget at

virksomhet for areal og byggesak ikke har hatt

anledning til å prioritere denne byggesaken.

Det er et sterkt ønske hos rådmannen å finne

løsninger for å kunne prioritere opp dette

arbeidet i den pågående budsjettprosessen har

grunnet ressurs.

Kontrollutvalget tok redegjørelsen til

orientering.

Henvendelse til kontrollutvalget angående

påstand om mulig inhabilitet hos kommunen

Kontrollutvalget mottok en bekymrings

melding fra Advokatene i Lykkeberg, 26.6

2017 angående mulig inhabilitet knyttet til

privat detaljreguleringsplan. Utvalget innhentet

rådmannens syn på påstanden.

Rådmannen redegjorde for kontrollutvalget sin

vurdering av inhabilitetsspørsmålet.

Kontrollutvalget tok redegjørelsen til

orientering.

Andre saker og informasjon

Av andre saker som kontrollutvalget har

behandlet nevnes:

Protokoller fra kontrollutvalgets møter

Kontrollutvalgets årsmelding for 2016

Uavhengighetserklæringer fra ansvarlige

revisorer

Prosjektplan: Innføring av eiendomsskatt

Statusrapport for utført

forvaltningsrevisjon (ressursbruk)

Hvaler kommunes skatteregnskap for

2016

Saker som kontrollutvalget har fått

informasjon om:

Kommunestyrets behandling av saker fra

kontrollutvalget

Tilsynsrapport fra Fylkesmann – NAV –

Sosialtjenester til unge mellom 17-23 år.

Statusrapport fra ØKR ang. fusjon med

Follo.

Foreløpig tilsynsrapport – Floren skole

Brev fra fylkesmannen 1.3 2017,

oppfølging av tilsyn NAV

Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 1. mars 2018.

Øyvind Kristiansen (s)

Kontrollutvalgets leder

66

http://web03/ephorte5fre/shared/aspx/default/details.aspx?f=ViewUB%20(MO)&UB_ID=231376


67


Møtebok


Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør


1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering


Vedlegg

1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer


SaksopplysningerI følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet.

I brev til kontrollutvalget i Hvaler kommune har oppdragsansvarlige revisorer Bjørnar Buvig Holmedal og Jolanta Betker samt administrerende direktør Laila Nagelhus avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet.

VurderingSekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og administrerende direktør tas til orientering.

68


Møtebok


Referater og meldinger


1. Referater og meldinger tas til orientering


Vedlegg Brev fra Advokatene i Lykkeberg, datert 21.12 2017 E-post fra Øivind Kristiansen, datert 12.01 2018 Skatteetaten – Kontrollrapport 2017, datert 15.02 2018 Vedtak i kommunestyret 15.02 2018 - Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Vedtak i kommunestyret 15.02 2018 – FR – rapport «Innføring av eiendomskatt»


SaksopplysningerIngen

VurderingReferater og meldinger tas til orientering

78

Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 9200 Grønland 0134 Oslo

Se www.skatteetaten.no eller ring gratis 800 80 000

800 80 000

Org. nr: 991733043 Telefaks

[email protected] 22 17 01 21

Vår dato Din dato Saksbehandler 15. februar 2018 Øyvind Hoftun

John Arne Jenssen 800 80 000 Din referanse Telefon

[email protected]

945 37 390

970 70 217 Org. nr: Vår referanse Postadresse 991733043 2018/86453 Postboks 9200, Grønland

0134 OSLO

Kommunestyret i Hvaler kommune

[email protected]

Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Hvaler kommune

1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreveren Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven og "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april 2014. Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne. Det betyr at skattekontoret:

plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å legge til rette for best mulig resultater utfører kontroll av skatteoppkreveren

Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar 2014. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar 2011. Formålet med kontrollen er å avklare:

om skatteoppkreveren har en tilfredsstillende intern kontroll for utførelsen av sine gjøremål om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsrapport og årsregnskap er i samsvar med

gjeldende regelverk om utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i samsvar med gjeldende

regelverk om utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i samsvar med gjeldende regelverk

2. Om skatteoppkreveren Skatteoppkreverkontoret omfatter kommunene Fredrikstad og Hvaler. Sum årsverk i henhold til skatteoppkreverens årsrapporter:

Antall årsverk 2017 Antall årsverk 2016 Antall årsverk 2015 24,5 24,5 22,0

81

mailto:[email protected]

Side 2 / 3

3. Måloppnåelse Skatte- og avgiftsinngang Skatteoppkreverens frist for avleggelse av årsregnskapet og årsrapporten er 20. januar 2018. Skattekontoret har mottatt disse innen fastsatt frist. Årsregnskapet for Hvaler kommune viser per 31. desember 2017 en skatte- og avgiftsinngang1 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr 496 824 200 og utestående restanser2 på kr 12 371 649, herav berostilte krav på kr 526 799. Innkrevingsresultater Tabellen viser innkrevingsresultatene per 31. desember 2017 for Hvaler kommune:

Resultatkrav 2017 (i %)

Innbetalt av sum krav 2017 (i %)

Innbetalt av sum krav 2016 (i %)

Innbetalt av sum krav for

regionen 2017 (i %)

Restskatt personlige skattytere 2015 97,00 98,09 96,37 95,48

Forskuddstrekk 2016 100,00 99,95 99,96 99,97

Forskuddsskatt personlige skattytere 2016 99,30 99,53 99,51 99,25

Forskuddsskatt upersonlige skattytere 2016 100,00 100,00 100,00 99,97

Restskatt upersonlige skattytere 2015 100,00 100,00 98,66 98,37

Arbeidsgiveravgift 2016 99,90 99,95 99,94 99,87 Resultater for arbeidsgiverkontrollen Resultater for skatteoppkreverkontoret per 31. desember 2017 viser følgende i henhold til skatteoppkreverens resultatrapportering:

Antall arbeidsgivere i kommunen/ kontrollordningen

Minstekrav antall kontroller (5 % av arbeidsgiverne)

Antall utførte kontroller i 2017

Utført kontroll 2017 (i %)

Utført kontroll 2016 (i %)

Utført kontroll 2017 region (i %)

3 096 155 155 5,0 5,0 4,6 I tillegg til ovennevnte har skatteoppkreverkontoret rapportert at det er utført 3 personallistekontroller i kommunen. Skatteoppkreverkontoret har også deltatt i ulike kontrollsamarbeid og aksjoner sammen med andre kommuner, Skatt øst og andre offentlige etater.

4. Skattekontorets kontroll av skatteoppkreveren Skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne i regionen utføres i henhold til en årlig plan, hvor behovet for kontroll av områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll vurderes overordnet for hver skatteoppkrever. Samtlige områder vil derfor nødvendigvis ikke bli kontrollert hvert år. Skattekontoret har for 2017 utført kontorkontroller av skatteoppkreveren for områdene skatteregnskap og innkreving.

1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

82

Side 3 / 3

Skattekontoret har for 2017 også gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreveren for området arbeidsgiverkontroll avholdt 16. januar 2018. Rapport er sendt skatteoppkreveren 17. januar 2018. Skatteoppkreverens overordnede internkontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at skatteoppkreverens overordnede interne kontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av årsregnskap Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkreving Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som skattekontoret har gjennomført, anser vi at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Vennlig hilsen Cathrine Sjong Bakken Bente Midthjell avdelingsdirektør underdirektør Skatt øst Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi til:

Kontrollutvalget for Hvaler kommune Rådmann/administrasjonssjef for Hvaler kommune Skatteoppkreveren for Hvaler kommune Riksrevisjonen

83

Hvaler kommune

Behandlingsrekkefølge

Utvalg Møtedato Utvalgssak nr

Administrasjonsutvalget 30.01.2018 3/18

Formannskapet 01.02.2018 7/18

Kommunestyret 15.02.2018 14/18

Kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsplan 2018-19

Saksopplysninger I Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 10 heter det:

§ 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.

Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.

Kontrollutvalget i Hvaler har i møte 07.12.17, sak 17/37, behandlet Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019. Kontrollutvalget gjorde vedtak i samsvar med forslaget fra sekretariatet, men med forslag til prioriteringer, og oversender herved saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen):

1. Investeringsprosjekters tidligfase

2. Refusjon og Tilskudd

3. Fakturaoppfølging – «Røde flagg»

2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år (I henhold til avtale mellom

eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen,

herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen.

4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret.

5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.

Vedlagt følger særutskrift av kontrollutvalgets sak 17/37, med saksfremstilling og vedtak, rapport «Overordnet analyse, Hvaler kommune» fra Østfold kommunerevisjon IKS og «Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019» fra Østfold kontrollutvalgssekretariat. I denne saken er det kontrollutvalget som har lovfestet innstillingsrett til kommunestyret.

Saksnr 2011/606 - Østfold kontrollutvalgssekretariat - ØKUS - Doknr 254

Arkivkode 033

Saksbehandler Torunn Akselsen Engum

84

Vedlegg

Særutskrift – KU-sak 17/37 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019, møtedato 07.12.17

Overordnet analyse Hvaler kommune, rapport fra Østfold kommunerevisjon IKS, datert 23.11.17

Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Hvaler kommune, Østfold kontrollutvalgssekretariat. Hjemmelsgrunnlag

Kommuneloven, særlig § 77 «Kontrollutvalget»

Forskrift om kontrollutvalg, § 10 «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon»

Vurdering

Ihht Kommuneloven § 77 nr 6, heter det Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse.

Rådmannen har ingen uttalelse til saken. Formannskapet kan avgi uttalelse til saken dersom det er ønskelig, men det er kontrollutvalget som har retten til å innstille til kommunestyret.

Kontrollutvalgets innstilling 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets

forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen):





eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder

vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen.



Hvaler kommune, 12.12.2017 Dag Willien Eriksen rådmann

Behandling i Administrasjonsutvalget 30.01.2018: Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget 30.01.2018: Saken tas til orientering

Behandling i Formannskapet 01.02.2018:

85

http://www.lovdata.no/all/hl-19920925-107.html#77

http://www.lovdata.no/for/sf/kr/tr-20040615-0905-005.html#10

Votering: Enstemmig Vedtak i Formannskapet 01.02.2018: Saken tas til orientering

Behandling i Kommunestyret 15.02.2018: Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt Vedtak i Kommunestyret 15.02.2018: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets

forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen):





eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder

vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen.



86

Hvaler kommune

Behandlingsrekkefølge

Utvalg Møtedato Utvalgssak nr

Formannskapet 01.02.2018 6/18

Kommunestyret 15.02.2018 13/18

Forvaltningsrevisjonsrapport: Innføring av eiendomsskatt

Saksopplysninger I Kommuneloven § 77 «Kontrollutvalget» nr 4, heter det

Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).

Kontrollutvalget i Hvaler har i møte 07.12.17, sak 17/36 behandlet Forvaltningsrevisjonsrapport: Innføring av eiendomsskatt. Vedlagt følger saksfremstillingen fra Østfold kontrollutvalgssekretariat, datert 07.12.17, samt Forvaltningsrevisjonsrapport: Innføring av eiendomsskatt, datert 22.11.17. Kontrollutvalget gjorde i møte 07.12.17, sak 17/36, vedtak i samsvar med forslaget fra sekretariatet og oversender herved saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Innføring av eiendomsskatt» til etterretning.

Kommunestyret merker seg at saksbehandlingen knyttet til takstfastsettelse og beregning av eiendomsskatt har noen forbedringsområder. Rapporten peker blant annet på at det bør vurderes om det skal innhentes informasjon fra skattyter og om faktorbruken bør gjennomgås.

Kommunestyret finner det videre positivt at kommunen oppfyller de kriteriene som er satt for en tilfredsstillende klagesaksbehandling, men merker seg at rapporten peker på at informasjonen til eiendomseiere om at klage må begrunnes, og at man ikke kan klage på bakgrunn av samme grunnlag flere ganger, har vært mangelfull. Kommunestyret merker seg imidlertid at rådmannen i sitt høringssvar skriver at man nå både informerer om, og gjennomfører, klagebehandlingen på en god måte.

2. Kommunestyret ber rådmannen om at han drøfter revisjonens innspill til forbedringer, med

skattetakstnemnda. <her kan kommunestyret selv sette inn en dato hvis kommunestyret ønsker det>.

I denne saken er det kontrollutvalget som har lovfestet innstillingsrett til kommunestyret. Vedlegg

Særutskrift – KU-sak 17/36 FR-rapport: Innføring av eiendomsskatt

Forvaltningsrevisjonsrapport: Innføring av eiendomsskatt, datert 22.11.17, fra Østfold kommunerevisjon IKS.

Saksnr 2011/606 - Østfold kontrollutvalgssekretariat - ØKUS - Doknr 253

Arkivkode 033

Saksbehandler Torunn Akselsen Engum

87

Hjemmelsgrunnlag

Kommuneloven, særlig §§ 39 og 77.

Forskrift om kontrollutvalg, datert 15.06.04, med hjemmel i Kommuneloven

Vurdering

Ihht Kommuneloven § 77 «Kontrollutvalget» nr 6, heter det Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse.

Rådmannen har ingen uttalelse til saken. Formannskapet kan avgi uttalelse til saken dersom det er ønskelig, men det er kontrollutvalget som har retten til å innstille til kommunestyret.

Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Innføring av eiendomsskatt» til etterretning.




skattetakstnemnda. <her kan kommunestyret selv sette inn en dato hvis kommunestyret ønsker det>. Hvaler kommune, 12.12.2017 Dag Willien Eriksen rådmann

Behandling i Formannskapet 01.02.2018: Votering: Enstemmig Vedtak i Formannskapet 01.02.2018: Saken tas til orientering

Behandling i Kommunestyret 15.02.2018: Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt Vedtak i Kommunestyret 15.02.2018: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Innføring av eiendomsskatt» til etterretning.


88



skattetakstnemnda. <her kan kommunestyret selv sette inn en dato hvis kommunestyret ønsker det>.

89


Møtebok


Eventuelt

90

møteinnkalling kontrollutvalget hvaler · 2018-02-22 · kontrollutvalget hvalers møte 01.03.2018...

Documents