TUTORIJAL 1

Zadatak Napraviti projekt plan izrade prototip aplikacije Java servisa u slučaju kada nam prototip koristi samo za definisanje konačnih zahtjeva na aplikaciju. Koristiti MS Project i uputsvo dato u nastavku. Podzadatci:

- Definisati projekat - Definisati radno vrijeme na projektu - Napraviti listu zadataka na projektu - Organizacija zadatak u faze - Raspored zadataka - Specifikacija osoblja i opreme na projektu - Definisanje dodatnih podatak za resurse - Definisanje specijlnog radnog vremena po resursu - Povezivanje resursa i zadatka - Praćenje napredka projekta - Izvještaji

Uputstvo

Uvod u MS Project

Uvod u MS ProjectUvod u MS ProjectUvod u MS Project

SadržajSadržajSadržaj

• Osnove MS Project-a• Kreiranje plana

– Definiranje zadataka i njihovo povezivanje– Definiranje resursa i njihovih troškova– Provjera/redefiniranje plana

• Vođenje i praćenje projekta– Praćenje hodograma, utrošenog rada i troškova– Analiza rizika

• Komuniciranje• Objavljivanje informacija

Kako nam može pomoći MSProjectKako nam može pomoći MSKako nam može pomoći MSProjectProject

• Priprema projekta– Ciljevi– Korisnici

• Izrada plana– Definiranje zadataka– Pridruživanje resursa zadacima– Procjena potrebnog vremena i budžeta– Procjena faktora koji mogu utjecati na trajanje projekta– Izrada alternativnih scenarija

• Vođenje i praćenje projekta• Komunikacija• Objavljivanje informacija

KomunikacijaKomunikacijaKomunikacija

• MS Project nam omogućava:– Objavljivanje izvještaja (tiskanje ili HTML)– Komuniciranje putem e-maila– Komuniciranje putem MS Project

poslužitelja

Objavljivanje informacijaObjavljivanje informacijaObjavljivanje informacija

• Definiranje različitih pogleda• Prikaz odabranih informacija• Kreiranje izvještaja• Objavljivanje informacija

– Tiskanjem– Pretvaranjem u slike i HTML format– Objavljivanjem informacija na MS Project

poslužitelju

Osnove MS Project-a 2002Osnove MS ProjectOsnove MS Project--a 2002a 2002

Meni

Toolbar

View bar

Project guide

Glavni prozor

Osnovni ekran

Podešavanje osnovnih podataka projektaPodešavanje osnovnih podataka Podešavanje osnovnih podataka projektaprojekta

• Meni File

• Opcija Properties

Podešavanje opcija projektaPodešavanje opcija projektaPodešavanje opcija projekta

• Meni Tools

• Opcija Options

• Podešavanje• Pogleda• Osnovnih podataka• Kalendara• Načina suradnje• Sučelja• Opcije snimanja

Podešavanje bar-ovaPodešavanje barPodešavanje bar--ovaova

• Toolbar

• View bar

Podešavanje glavnog prozoraPodešavanje glavnog prozoraPodešavanje glavnog prozora

• Dijeljenje glavnog prozora

• Dodavanje novih kolona

PlaniranjePlaniranjePlaniranje

• Kreiranje novog projekta• Definiranje satnice/kalendara• Unos zadataka• Raspored zadataka• Pridruživanje resursa• Unos troškova• Pregled rasporeda• Podešavanje rasporeda• Snimanje projekta

Kreiranje novog projektaKreiranje novog projektaKreiranje novog projekta

• Kreiranje novog projekta (File>New)

• Definiranje početka ili kraja projekta (Project> Project Information …)

Definiranje satnice/kalendaraDefiniranje satnice/kalendaraDefiniranje satnice/kalendara

• MS Project može definirati nekoliko vrsta satnice:– Osnovna satnica– Satnica projekta– Satnica kalendara– Satnica resursa (samo ljudskih)

• Osnovno vrijeme su sati– Paziti kod podešavanja opcija kalendara radi

pravilnog prikaza i računanja trajanja zadataka

Podešavanje opcija kalendaraPodešavanje opcija kalendaraPodešavanje opcija kalendara

• Meni Tools

• Opcija Options

• Podešavanje kalendara• Početka tjedna• Početka godine• Početka zadatka• Kraja zadatka• Definiciju radnog dana,

tjedna i mjeseca

Definiranje novog kalendaraDefiniranje novog kalendaraDefiniranje novog kalendara

• Meni Tools> Change Working Time …

• Opcija New…

• Unesemo podatke o novom kalendaru

• Podesimo podatke novog kalendara• Selektiranjem dana• Postavljanjem satnice

Unos novog zadatkaUnos novog zadatkaUnos novog zadatka

• Kreiranje novog zadatka (View>Gantt Chart)

• Unos naziva i dužine trajanja novog zadatka

• Organizacija zadataka upodzadatke

Tipovi zadatakaTipovi zadatakaTipovi zadataka

• Summary tasks – zajednički naziv skupine zadataka, pomaže nam u organizaciji zadataka

• Subtasks – podzadaci, stvarni zadaci u pojedinoj skupini zadataka

• Recurring tasks – zadaci koji se ponavljaju u pravilnim intervalima

• Milestones – kontrolne točke, zadaci s dužinom trajanja 0

Unos ponavljajućeg zadatkaUnos ponavljajućeg zadatkaUnos ponavljajućeg zadatka

• Kreiranje ponavljajućeg zadatka (Insert > Recurring task …)

• Unos naziva i dužine trajanja

• Unos uzorka ponavljanja

• Unos ranga ponavljanja

Načini povezivanja zadatakaNačini povezivanja zadatakaNačini povezivanja zadataka

• Kraj-Početak (Finish-Start) – FS– Zadatak B ne može početi dok ne završi

zadatak A

• Početak-Početak (Start-Start) – SS– Zadatak B ne može početi dok ne započne

zadatak A

• Kraj-Kraj (Finish-Finish) – FF– Zadatak B ne može završiti dok ne završi

zadatak A

• Početak-Kraj (Start-Finish) – SF– Zadatak B ne može završiti dok ne počne

zadatak A

Kako povezati zadatkeKako povezati zadatkeKako povezati zadatke

• Selektirati željene zadatke– Najmanje dva zadatka– Više zadataka korištenjem Shift tipke– Više zadataka korištenjem Ctrl tipke (bitan je

redoslijed selektiranja)

• Odabrati na toolbar-u ikonicu Link Tasks• Raskinuti vezu možemo istim postupkom uz

odabir ikonice Unlink Tasks

ResursiResursiResursi

• MS Project razlikuje dva tipa resursa– Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju

određeni rad da bi se ispunio zadatak– Materijalni resursi: resursi koji nikada ne

obavljaju rad ali su potrebni za dovršenje zadatka

Unos novih resursaUnos novih resursaUnos novih resursa

• Izaberemo pogled View > Resource Sheet

• Unesemo naziv i tip resursa (work ili material)

• Unesemo količinu radnih resursa –Max.Units ili oznaku jedinice kod materijalnih resursa –Material Label

Promjena satnice resursaPromjena satnice resursaPromjena satnice resursa

• U pogledu Resource Sheet selektiramo željeni resurs(e)

• Izaberemo u meniu Project > Resource Information …

• Odabrati fasciklu Working Time

• Definiramo satnicu za odabrani resurs

Dodjeljivanje resursa zadatkuDodjeljivanje resursa zadatkuDodjeljivanje resursa zadatku

• U bilo kom pogledu na zadatke (npr. View Gantt) selektiramo željeni(e) zadatak(e)

• Pritiskom miša na ikonicu toolbar-a Assign Resources

• Selektiramo željeni resurs i pritiskom na botun Assign pridružimo ga zadatku

• Pritiskom na botun Graphs dobivamo graf zauzetosti odabranog resursa

Detaljniji pogled na zadatakDetaljniji pogled na zadatakDetaljniji pogled na zadatak

• Izaberimo pogled View > Task Details Form

• Uključenom opcijom Effort driven dužina trajanja zadatka, ukupni rad i angažman resursa ovisi o tipu zadatka

Odnos rad, trajanje i angažman resursaOdnos rad, trajanje i angažman Odnos rad, trajanje i angažman resursaresursa

• Rad = Traranje * Angažman resursa (Work = Duration * Units)

• Tipovi zadataka– Fixed Units: fiksiran je angažman resursa– Fixed Duration: fiksirano je trajanje zadatka– Fixed Work: fiksirano je ukupan rad na zadatku

• Prilikom pridruživanja prvog resursa zadatku računa se ukupan rad na zadatku koji se nakon toga ne mijenja! – naknadno je moguće ručno promijeniti ukupan rad na zadatku

Troškovi resursaTroškovi resursaTroškovi resursa

• Odaberemo pogled View > Resource Sheet

• Možemo unijeti troškove redovnog rada, prekovremenog rada ili troškove po korištenju

• Troškovi mogu biti isplaćeni na početku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

• Troškovi su defaultno u kn/satima (kn/h), ali mogu biti i kn/tjedni (kn/w), kn/mjeseci (kn/mo), kn/godišnje (kn/y) isplaćeni na početku, na kraju ili proporcionalno obavljenom poslu

Tablica troškova resursaTablica troškova resursaTablica troškova resursa

• U pogledu Resource Sheet selektiramo željeni resurs(e)

• Izaberemo u meniu Project > Resource Information …

• Odabrati fasciklu Costs

• Definiramo tablicu troškova za odabrani resurs

Odabir željene tablice troškova resursa na zadatkuOdabir željene tablice troškova Odabir željene tablice troškova resursa na zadatkuresursa na zadatku

• Izaberemo pogled View > Task Usage

• Selektiramo resurs i odaberemo u meniju Project > Assignment Information …

• Sada možemo odabrati tablicu troškova koju želimo primijeniti

Postavljanje fiksnog troška zadatkaPostavljanje fiksnog troška Postavljanje fiksnog troška zadatkazadatka

• Odaberemo pogled View >A Gantt Chart

• Odaberamo u menuu View > Table > Cost

• Unesemo fiksni trošak zadatka i način isplate

Pregled kritičnih točakaPregled kritičnih točakaPregled kritičnih točaka

• U pogledu View > Resource Graph možemo vidjeti raspored opterećenosti resursa po danima

• U pogledu View > Gantt Chart možemo vidjeti dinamiku realizacije projekta (s Gantt Chart Wizardom možemo prikazati kritični put projekta)

• U pogledu View > Task Usage možemo dodati s opcijom Format>Details>Costs dinamiku troškova

Rješavanje problema kritičnih točakaRješavanje problema kritičnih Rješavanje problema kritičnih točakatočaka

• Dijeljenjem zadatka – stvaranje pauze u izvršenju zadatka

• Ručnom promjenom resursa zadatka• Automatskim niveliranjem resursa

zadatka• Pomicanjem početka zadataka

mijenjanjem Leg parametra

Komunikacija s članovima timaKomunikacija s članovima timaKomunikacija s članovima tima

• Važno je da planove, rasporede i zaduženja podijelimo sa članovima tima i suradnicima

• MS Project ima mogućnost elektroničkog obavještavanja putem E-maila

• Prije početa korištenja ove opcije potrebno je postaviti kao način komunikacije E-mail. U meniju Collaborate>Options odaberemo E-mail kao način komunikacije

Snimanje projektaSnimanje projektaSnimanje projekta

• Nakon potvrde suradnika o primljenim zaduženjima gotovi smo s fazom izrade plana i možemo snimiti projekt

• Osim snimanja samog projekta snimamo i baseline radi kasnije mogućnosti praćenja projekta

• Snimanje projekta – u meniju odaberemo opciju File>Save (ili Save As)

Snimanje baseline-aSnimanje baselineSnimanje baseline--aa

• U meniju Tools odaberemo opciju Tracking > Save Baseline

• Odaberemo koji baseline želimo snimiti (imamo ih 11)

• Odaberemo da li želimo snimiti cijeli projekt ili samo njegov dio

Vođenje i praćenje projektaVođenje i praćenje projektaVođenje i praćenje projekta

• U ovoj fazi projekta pratimo tri bitna elementa projekta:– Satnicu/raspored– Utrošeni rad– Troškove

• Zahtijevamo periodičko izvještavanje radi ranog otkrivanja problema

• Analizom podataka umanjujemo rizik kašnjenja projekta i ostavljamo si dovoljno vremena za korekcije

• Ne zaboravimo snimiti baseline stanje prije početka praćenja projekta

Unos aktualnog stanjaUnos aktualnog stanjaUnos aktualnog stanja

• Ukoliko unos stanja ne radimo za trenutni datum već smo dobili zakašnjele izvještaje -moramo prvo promijeniti datum statusa

• Odaberemo u meniju Project> Project Information …

• Odaberemo željeni datum statusa

Unos aktualnog stanja (2)Unos aktualnog stanja (2)Unos aktualnog stanja (2)

• Većinu podataka možemo unijeti izborom pogleda View> More Views> Task Sheet

• Nakon toga odaberemo tablicu View> Table> Tracking

• Unesemo željene vrijednosti u odgovarajuća polja

Linija napredovanja – Progress LineLinija napredovanja Linija napredovanja –– Progress Progress LineLine

• Linija napredovanja nam pokazuje u odnosu na odabrani datum koji projekti kasne s realizacijom i grafički prikazuje tu relaciju –vidljivo u Gantt Chart diagramu

• Detaljnije podešavanje možemo ostvariti izborom Tools> Tracking >Progress Lines …

Analiza rizikaAnaliza rizikaAnaliza rizika

• Kroz pogled View> Resource Usage i filter Project> Filtered for > Ovedrallocated Resources otkriti prezauzete resurse

• S linijom napredovanja (Progress Line) otkriti ćemo pravovremenost realizacije zadataka

• S pogledom View> Tracking Gantt Chart usporediti plan s trenutnom realizacijom

• Pregledom realizacije troškova: u pogledu View>Gantt Chart odaberemo View>Table> More Tables…> Earned Value

KomunikacijaKomunikacijaKomunikacija

• Komunikacija s članovima tima je vrlo važna za uspješnu realizaciju projekta

• Komunicirati možemo – E-mailom – MS-Project serverom– klasično

Komunikacija s članovima timaKomunikacija s članovima timaKomunikacija s članovima tima

• Možemo slati zahtjev za potvrdu raznih informacija– Zaduženja– Statusa zadatka

• Ukoliko resurs nema pridjeljenu E-mail adresu– Možemo je dodati u pogledu View> Resource Sheet tako

da pritiskom desne tipke miša na naslov kolona odaberemo Insert Column.. dodamo polje EmailAddress

– MS Project će potražiti u našem adresaru E-mail adresu resursa i ukoliko je ne nađe tražiti će od nas da je unesemo

Objavljivanje informacijaObjavljivanje informacijaObjavljivanje informacija

• Razmjena informacija putem E-maila• Razmjena informacija putem MS Project

servera• Objavljivanje informacija kao grafike• Objavljivanje informacija u HTML obliku• Printanje izvještaja

Objavljivanje informacije kao grafike Objavljivanje informacije kao Objavljivanje informacije kao grafike grafike

• U nekom od grafičkih prikaza (npr. Gantt Chart) odaberemo menu Edit>Copy Picture …

• Odaberemo generiranje slike za odgovarajući medij

• Selektiramo željene podatke, to jest vremensku skalu

• Pritiskom na botun OK kopiramo sliku ili u Clipboard ili u datoteku

Objavljivanje informacije u HTML oblikuObjavljivanje informacije u HTML Objavljivanje informacije u HTML oblikuobliku

• Odaberemo menu File> Save As Web Page

• Odaberemo odgovarajući naslov datoteke

• Aktivira nam se Wizard• Odaberemo postojeću mapu i

izaberemo jednu od ponuđenih• Po želji dodamo nove parametre -

npr. dodamo prethodno generiranu sliku Gantt Chart diagrama

• Krećemo se kroz wizard i na kraju odaberemo botun Finish

Printanje izvještajaPrintanje izvještajaPrintanje izvještaja• Odaberemo menu View>

Reports …• Odaberemo odgovarajuću

skupinu izvještaja• Odaberemo odgovarajući

izvještaj mišem• Eventualno mu editiramo

postavke• Kliknemo na botun Select• Otisnemo preview izvještaja

Što smo obradiliŠto smo obradiliŠto smo obradili

• Osnove MS Project-a• Kreiranje plana

– Definiranje zadataka i njihovo povezivanje– Definiranje resursa i njihovih troškova– Provjera/redefiniranje plana

• Vođenje i praćenje projekta– Praćenje hodograma, utrošenog rada i troškova– Analiza rizika

• Komuniciranje• Objavljivanje informacija

ZaključakZaključakZaključak

• MS Project je složen alat čijem savladavanju moramo posvetiti određeno vrijeme

• Ovo je samo dio funkcija MS Projecta