MOSS – Mon Profil

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Table of Contents

Introduction 3

Profiles 5

Créer une propriété libre 5

Créer une propriété mappée 8

Utilisation du champ 8

Affichage 11

Moteur de recherche 14

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Introduction

« Mon Profil » SharePoint est une des fonctionnalités du « MySite ». Il contribue en grande partie à l’aspect Social Networking, en présentant les informations personnelles et professionnelles des utilisateurs. Ces informations sont également accessibles au travers du moteur de recherche. Cette fonctionnalité donne à SharePoint un fort potentiel de social Networking permettant de mieux connaître nos collaborateurs, rechercher efficacement des ressources au sein de l’entreprise, accroitre le lien entre les personnes et finalement renforcer le sentiment d’unité d’entreprise. La page du profil se présente comme suit (de Gauche à droite):

Photo de l’utilisateur, pour mettre un visage sur le nom d’un collaborateur

Un menu permettant d’accéder a des fonctionnalités supplémentaires

Le nom du collaborateur, avec son statut de connexion (activé avec Office live communicator)

Le récapitulatif d’informations importantes (Fonction, Service, Téléphone, …)

Des informations sur le collaborateur – Sujet que nous allons traiter dans ce document

Une WebPart présentant nos collègues

Une WebPart présentant un mini organigramme

Une WebPart présentant les similitudes entre votre profil et le profil consulté

Une WebPart affichant les groupes NT (sécurité et distribution) auxquels le collaborateur

appartient

Des liens personnalisables

On peut bien entendu customizer l’ensemble

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Le but de ce document est de présenter comment customiser les champs d’information de l’utilisateur, afin de personnaliser les profils en fonction du métier de l’entreprise, ou de la volonté sociale de l’organisation. Par exemple : pour une organisation Internationale il est important de connaître les langues parlées des collaborateurs, pour une société commerciales : les produits de l’entreprise maîtrisés par les collaborateurs, ou encore les expertises acquises relatives aux métiers de l’entreprise. Fonctionnalités présentés dans le document :

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Profils

Créer une propriété libre

Pour l’exemple, nous verrons comment ajouter un champ « Langues parlées ». Nous verrons aussi comment intégrer un champ nouveau dans le moteur de recherche. L’ensemble de ces configurations se trouve dans la Central Admin sur le SSP (Shared Services Provider). Cliquez sur « Propriétés et profils utilisateur »

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Nous nous intéressons aux propriétés et nous souhaitons ajouter un champ « Langues parlées » que l’utilisateur pourra compléter lui-même. Cliquez sur « Ajouter une propriété de profil »

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Nom Interne

Nom Visible

Type de données

Comment séparer les informations si l’option multi-valeurs est activée

La liste de choix permet d’enregistrer des valeurs prédéfinies pour le champ

Indique si le champ est obligatoire ou pas pour l’enregistrement

Indique la visibilité de ce champ par défaut, et si l’utilisateur peut modifier cette visibilité

Autorisation de modification

Option d’affichage sur « Mon Profil »

Définition de la liste de choix si l’option précédente « Autoriser une liste de choix » a été sélectionnée

Indexé : ce champ sera accessible par le moteur de recherche.

Connexion à disposition pour mapper un champ

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Créer une propriété mappée

Pour créer un champ qui s’importera automatiquement, il faut sélectionner la connexion au référentiel, et ensuite sélectionner le champ correspondant dans la source. A la prochaine importation ‘FULL’ des utilisateurs, la propriété sera normalement importer pour tous les utilisateurs. Note : Il faut considérer 2 types champs :

Ceux qui sont mappés à un référentiel: AD, ADAM, etc. …

Ceux qui sont détachés : ils appartiennent à SharePoint.

D’une manière générale le profil dans MOSS importe des données du référentiel de l’entreprise et propose une possibilité de création de champ pour enrichir la partie Social Networking. La mise a jour de MOSS vers les référentiels n’est initialement pas prévu dans SharePoint 2007. Cela doit faire l’objet d’études spécifiques.

Utilisation du champ

Lorsque le champ est correctement créé, et s’il possède l’option : « Permettre aux utilisateurs de modifier les valeurs de cette propriétés », Ce champ apparaitra pour modification dans les détails de leur profil : La page suivante s’affichera avec, notamment le champ fraichement créé.

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L’utilisateur pourra en cliquant éditer le champ et choisir parmi les valeurs prédéfinies

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Affichage

On peut également remarquer que ces champs sont classés dans des sections : détails, Informations sur le contact, propriétés personnalisées. Il est naturel de vouloir les customiser pour les adapter au vocabulaire de l’entreprise. Au même titre, on peut vouloir déplacer certaines propriétés dans des sections différentes. Pour déplacer ou renommer une section aller sur le SSP Propriétés et profils utilisateur Afficher les propriétés de profil

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A partir de cet écran, on peut créer une nouvelle section ou encore modifier ou déplacer une section existante. Pour cela sélectionner une section, et cliquer sur « modifier »

Modifier la valeur puis valider. La fiche profil sera immédiatement changée :

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Pour déplacer une section ou une propriété, on utilisera les flèches haut / bas, immédiatement à droite de la propriété : Nous procèderons de la même manière pour déplacer ou renommer une propriété.

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Moteur de recherche

L’ajout de propriétés aux profils est un point important. Mais il est possible de donner une autre dimension à ces dernières en les liants au moteur de recherche. Il sera donc possible de rechercher des collaborateurs en fonctions de propriétés. Par exemple : rechercher les collaborateurs qui ont une compétence particulière ou qui sont experts sur un produit donné de l’entreprise. Il faut pour cela configurer le moteur de recherche en mappant une propriété. Nous prendrons l’exemple du champ « écoles ». Tout d’abord il faut s’assurer que le champ est bien disponible pour le moteur de recherche : Si l’on édite la propriété « écoles » du profil il faut vérifier qu’elle est bien indexée et retenir son nom interne ici : SPS-School

Il faut ensuite aller dans la configuration de la recherche au niveau du SSP, et cliquer sur « mappages des propriétés de métadonnées »

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La propriété Ecole n’existant pas dans le moteur de recherche, il faut donc la créer, cliquer sur « Nouvelle Propriété gérée » Remplissez l’écran comme suit, en prenant garde d’indiquer le bon type de données (texte, nombre, etc…) L’option « autoriser l’utilisation de cette propriété dans les scopes » est intéressante si l’on souhaite réaliser un affinage de la recherche par des périmètres définis grâce a cette propriétés. Ici, le scope pourrait être l’ensemble des collaborateurs étant aller à l’Ecole : ESC Toulouse. Pour plus d’information, voir les articles de Peter et Fabrice sur les scopes

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Reste la partie la plus importante dans cette écran, lier la propriété au champ du profil. Pour cela sélectionner l’option : «inclure les valeurs à partir de toutes les propriétés analysés mappées», puis cliquer sur « ajouter un mappage » Sélectionner la catégorie « Personnes », puis sélectionner le nom interne de la propriété à ajouter : comme nous l’avons vu précédemment « SPS-School », puis Valider

Le champ est désormais valide. Pour qu’il soit complément disponible, il faut lancer une analyse complète, sur la Web Application des « My Site ».

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Si maintenant nous effectuons une recherche sur l’école « ESC Toulouse », le moteur de recherche renverra, l’ensemble des collaborateurs correspondant à ce critère

Une fois toute cette démarche effectuée, on peut aller plus loin et utilisé cette nouvelle propriété de recherche dans par exemple:

L’affinage de la recherche (Refine by) – si ce n’est pas un champ à valeur multiple

L’affichage du résultat de la recherche

Ou l’ajouter dans les options de recherche avancées- Voir Article Fabrice