Abril 2013

Gestão Documental

Informação EmpresarialInformação Empresarial

● Estruturada: 10%● Bases de dados

● Não estruturada: 90%● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...

● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail

Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente● Documentos perdidos● Versões múltiplas● Existência desconhecida● Autoria desconhecida● Descontrolo de prazos● Custo crescente do arquivo● Custos com cópias

Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)

Utilização da tecnologia para captar,

armazenar, partilhar, pesquisar e gerir

toda a informação documental (conteúdos) de

uma organização, integrando as suas

capacidades nos processos da organização.

VantagensVantagens● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto● Acesso simultâneo● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho, responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância

Prioridades dos CIO e utilizadores TIPrioridades dos CIO e utilizadores TICloud & SaaSConcentram o maior investimento nas TI. Os departamentos de informática contam que nos próximos anos 30% das suas aplicações poderão correr na Cloud ou em SaaS.

ECM & ColaboraçãoEstão também na lista de prioridades de investimento, logo a seguir aos ERPs e Virtualização

Tablets na EmpresaTriplicou em 2012, com uma forte entrada no mundo das aplicações empresariais

SegurançaEm resposta à adopção do BYOD e Cloud, 75% dos CIO contam incrementar o seu investimento em segurança

*Morgan Stanley Research: Morgan Stanley CIO Survey, Feb 2012

O que é o AlfrescoO que é o AlfrescoPlataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite trabalhar em

qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com as suas aplicações

preferidas

Plataforma para conteúdos críticos

No local, na Cloud ou em ambos

Suporte a Tablets e Smartphones

iOS e Android, para além de qualquer browser standard

Open Source e Open Standards API

O melhor ROI e a garantia do seu investimento

O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco3.000 empresas clientesEm 180 países

7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam

4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmente

Comunidade activaMilhares de developers, 300+ parceiros

Receitas por trimestre desde a fundação

A maior companhia de A maior companhia de gestão documental gestão documental open-source do mundoopen-source do mundo

Clientes empresariaisClientes empresariais70% com mais de 10.000 empregadosEscala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo

Espalhados por 180 paísesCapacidade de apoio global, 24x7

Comerciais, Governo, ONG & EnsinoUma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias

90% taxa de renovaçãoUma relação baseada na qualidade e confiança

Colaboração entre equipas & B2BReduzir pesadelo de anexos de email e controlo de versões com sites e “feeds” de actividade

Partilha Segura de FicheirosEliminar a necessidade de usar serviços genéricos da Cloud e habilitar o acesso móvel aos ficheiros

DesmaterializaçãoUsar tablets, workflows e gestão documental para poupar dinheiro e árvores

Automação de ProcessosUsar workflows e gestão de documentos para melhorar a eficiência da organização

Habilitar Tablets & SmartphonesTransformar tablets em ferramentas de produtividade e transformar as reuniões com Alfresco mobile

Gestão de RegistosDeclarar registos para garantir conformidade com normas aplicáveis às empresas cotadas em bolsa e poupar dinheiro em relação a sistemas proprietários

Gestão DocumentalUm único sistema para toda a organização para registar contratos, facturas e documentos

Content-as-a-ServiceAcelerar desenvolvimento de aplicações web, móveis ou empresariais usando Alfresco

Arquivo DigitalDigitalizar, classificar, etiquetar e arquivar os activos digitais da organização

Gestão de Activos DigitaisArmazenar, classificar, etiquetar, pesquisar e pre-visualizar video, áudio e outros “rich media”

Como os Clientes usam Alfresco?Como os Clientes usam Alfresco?

Quando é o conteúdo “crítico”?Quando é o conteúdo “crítico”?

Valor de negócio Contratos, Facturas, Especificações

Sensibilidade Actas da Administração, Informação de Clientes, Informação de Funcionários

Contexto Geolocalização, Organização, Estado do Processo, Origem, Disposição

Processo Revisão, Aprovação, Publicação, Entrega, Acção, Destruição, Retenção

PolíticasDireitos, Controlos, Acesso, Marca-de-água, Nível de Segurança, Localização, Dispositivo, Replicação

Standards Reprodutibilidade, Edição, Legibilidade, Acesso

Alfresco EnterpriseAlfresco EnterpriseUma plataforma ECM robusta e modernafocada em escalabilidade e usabilidadeUm interface simples”drag-and-drop”, HTML5 & apps móveis nativasRegras, Acções e “Workflows”muito mais que um arquivo de ficheirosFuncionalidades Sociais”feeds” de actividade sobre conteúdos, feedback social, integração com redes sociaisMetadados e Aspectosbconstruindo contexto à volta do conteúdoAcesso por Web, CIFS, WebDAV, SharePoint, GoogleDocs, CMIStão simples como um “drive” partilhado, acessível pelas ferramentas da sua escolha

Gestão de Documentos

Workflow Gestão de Recursos Digitais

Colaboração

Gestão de Conteúdos Web

Integração

Arquivo de E-Mail

Gestão de Imagens

Interfaces de AcessoInterfaces de Acesso

Alfresco MobileAlfresco MobileAceda em segurança ao Alfresco

Navegue ”sites”, pastas & ficheiros

Veja “feed” de actividade

Previsualize ou descarregue ficheiros

Comente & “Like” conteúdo

Capture, “tag” & “upload” imagens, vídeos & documentos

Abra & Guarde documentos com OpenOfficeHD ou PDFExpert

Use WebDAV para aceder com outras “apps”

Interoperabilidade com StandardsInteroperabilidade com StandardsDesktop Apps

Mobile Apps

Redes Sociais

Serviços na WebAlfresco na Cloud

Sistemas de Informação

Open WebAPIs

CMISJSR-168

Connectors

WebDAV, CMISCIFS, SharePoint

Protocol

Open WebAPIsCMIS

CMIS-basedAlfresco

Sync

CMISWebDAV

As Pessoas escolhem AlfrescoAs Pessoas escolhem AlfrescoUtilizadores conseguem: trabalhar em qualquer sítio, em qualquer dipositivo, com as suas aplicações favoritas, de uma forma aprovada pela organização; partilham ficheiros e colaboração sem impedimentos

Departamento TI consegue: ajudar utilizadores a tornarem-se produtivos na web, tablets e smartphones; gerir o risco e a segurança e avançar com a sua própria estratégia “cloud”

“Developers” conseguem: usar uma só API baseada em standards para implementar aplicações na web, na intranet ou em dispositivos móveis

Organizações conseguem: reduzir custos, aumentar produtividade, automatizar processos, melhorar eficiência e gerir o risco

Subscrições AlfrescoSubscrições AlfrescoUm CPU de produção, Um CPU de testes, Múltiplos CPUs de desenvolvimento

Suporte 9h-17h , 5 dias / semana

Opções Standard:

Records Management, Transformation Server, Production/Test ASRs, Production/Test FSRs

Dois CPUs de produção, dois CPUs de testes, múltiplos CPUs de desenvolvimento; opções de Alta Disponibilidade / Escalabilidade

Suporte 24x7 para ambientes críticos

Opções Enterprise:

Records Management, Index Server, Transformation Server, XAM Support (content-addressable storage), Production/Test ASRs, Production/Test FSRs, Premier & Premier Advantage Services

AlfrescoStandard

Alfresco Enterprise

Alguns detalhes adicionaisAlguns detalhes adicionais

Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades

● Possibilidade de gerir qualquer tipo de Possibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.xml .mp4

● Meta-informação – dados sobre o Meta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título, autor, …)conteúdo (nome, título, autor, …)

● ExtensívelExtensível

● Tipos de conteúdo personalizadosTipos de conteúdo personalizados● Aspectos personalizadosAspectos personalizados

Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação

Aspecto: NoticiaTituloCategoriaAutor

Aspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expira

Aspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporte

Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura

Controlo de VersõesControlo de Versões

● Não é necessário controlar pelo nome do Não é necessário controlar pelo nome do ficheiroficheiro

● artigo-v1.htmlartigo-v1.html● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html

● Mantém relacionamentos entre versõesMantém relacionamentos entre versões

● Reposição de versõesReposição de versões

● RastreabilidadeRastreabilidade

Controlo de AcessosControlo de Acessos

● Trancar ficheiro enquanto está a ser Trancar ficheiro enquanto está a ser editadoeditado

● Perfis de utilizadorPerfis de utilizador

● Segurança:Segurança:

● Controlar quem tem acesso ao quêControlar quem tem acesso ao quê● Controlar o papel que o utilizador temControlar o papel que o utilizador tem

Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo

● Arquivo de conteúdo num “Espaço”Arquivo de conteúdo num “Espaço”

● Navegação por:Navegação por:

● PastaPasta● CategoriaCategoria● TagsTags● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)

Conversões e ComentáriosConversões e Comentários

● Criar arquivos relacionadosCriar arquivos relacionados

● Transformar noutro formatoTransformar noutro formato

● html, pdf, jpghtml, pdf, jpg● Utilizadores podem comentar conteúdosUtilizadores podem comentar conteúdos

● Comentários são geridos como objectos Comentários são geridos como objectos independentes do conteúdoindependentes do conteúdo

Acções e RegrasAcções e Regras

● Regras são aplicáveis a “espaços”Regras são aplicáveis a “espaços”

● Regras executam acçõesRegras executam acções

● Regras são desencadeadas por um evento:Regras são desencadeadas por um evento:

● criação, actualização ou eliminação de criação, actualização ou eliminação de conteúdoconteúdo

● Exemplos:Exemplos:

● Transformar conteúdoTransformar conteúdo● Iniciar workflowIniciar workflow● Mover conteúdoMover conteúdo

Acções e Regras

Ciclo de VidaCiclo de Vida

Acções e Regras

Workflow

● Conteúdos têm um ciclo de vida:Conteúdos têm um ciclo de vida:

● CriaçãoCriação● RevisãoRevisão● AprovaçãoAprovação● PublicaçãoPublicação● E depois podem ser revistos E depois podem ser revistos

novamente e o ciclo novamente e o ciclo recomeçarecomeça

Workflow e BPMWorkflow e BPMCriaçãoEdição

Revisão

Aprovação

Publicação

● Baseado em Ferramentas BPMBaseado em Ferramentas BPM

● Jboss jBPMJboss jBPM● ActivitiActiviti

● Possibilidade de desenhar Possibilidade de desenhar workflows personalizados que workflows personalizados que depois arrancam com actions na depois arrancam com actions na gestão de conteúdos.gestão de conteúdos.

PesquisaPesquisa

Acções e Regras

Workflow

● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada

● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:

● PastasPastas● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)● Tipos Personalizados (ex: Tipos Personalizados (ex:

Artigo)Artigo)● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)● PropriedadesPropriedades● Conteúdo do documentoConteúdo do documento

Pesquisa

Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento

Acções e Regras

Workflow Pesquisa

PolíticasArmazenamento

● Armazenamento dinâmico Armazenamento dinâmico baseado em políticas pré-baseado em políticas pré-estabelecidas do negócio / estabelecidas do negócio / regras do ciclo de vida dos regras do ciclo de vida dos conteúdosconteúdos

● Reduz custos sem afectar a Reduz custos sem afectar a performanceperformance

Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento

Políticas A.

Políticas A.

SSD$$$

FCD$$

SATA$

● Exemplos:Exemplos:

● Por tipo: Vídeos são colocados Por tipo: Vídeos são colocados em drives mais rápidas (e mais em drives mais rápidas (e mais caras). Documentos Office em caras). Documentos Office em drives mais lentas mas mais drives mais lentas mas mais baratasbaratas

● Por unidade de negócio, idade, Por unidade de negócio, idade, utilização, etcutilização, etc

Dashboard do Utilizador

Navegação pelo Repositório

Página de Detalhes de um Documento

Gestão de Workflows

Wiki

Blog

Calendário

Casos Típicos - BásicoCasos Típicos - Básico● Instalação default, costumização mínima

● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:

● Receber documentos digitais ou digitalizados

● Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com controlo de versões

● Interface web para:

● Fazer pesquisas● Colaborar (versões, discussões, workflows)● Administrar sistema

Casos Típicos - LDAP, Fax, EmailCasos Típicos - LDAP, Fax, Email

● Alfresco é configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, Active Directory)

● Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e registar em Alfresco

● Pastas IMAP ou Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens

Casos Típicos – Interface à medidaCasos Típicos – Interface à medida● Aplicações podem ser desenvolvidas com:

● Webscripts

● Google Web Toolkit

● Qualquer tecnologia que consuma web-services ou REST

Casos Típicos - IntegraçãoCasos Típicos - Integração

● Aplicações podem usar Alfresco como repositório documental (com webscripts ou webservices)

● Alfresco pode registar metadados em aplicações

● Componentes desenvolvidos em webscripts são compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java

Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública

● http://www.moredoc.com.pt● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera

● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão do

Sistema de Gestão de Qualidade

● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms● Connexas – middleware para interligação com SAP

● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html

Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco

Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData

● Mais de 20 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas

● Várias implementações de gestão documental

● Uma equipa experiente

● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais

● Forte aposta em open-source

ConclusãoConclusão

Experiência, Empenho, ResultadosExperiência, Empenho, Resultados

Contem connoscoContem connosco

http://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.html

https://www.facebook.com/moredatahttps://www.facebook.com/moredata