Gestión Documental con Alfresco

Partner Oficial de Alfresco

Agenda

● Concepto de Sistema de Gestión Documental

● Pasos para una Implementación

● Alfresco ECM

● Complemento de un ECM

● Experiencia

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Sistema de Gestión Documental

● Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental

Sistema de Gestión Documental

● Está conformado por:● Hardware

• Servidores• Escaners

● Software• Gestión Documental• Herramientas cliente

● Redes• Conectividad

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1er Paso: Por Qué?

● Se deben hacer algunas preguntas:● Por qué y para qué?● Cuántos documentos?● Cuántos usuarios y desde dónde?● Qué unidades o áreas organizacionales van a usar?● Desde dónde se va a acceder?● …● …

Comparativa de Tiempo

2do Paso: Aspectos

● Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de iniciar un proyecto:● Estructura y Ordenamiento de Carpetas y

Documentos● Proceso de Gestión Documental● Seguridades y Acceso● Nomenclatura● Identificación y Clasificación

3er Paso: Implementación

● Presupuesto $$$● Licencias● Soporte● Implementación● Capacitación

● Alcance Técnico● Plataforma● Lenguaje

● Alcance Funcional● Versionamiento● Búsqueda en Contenido

4to Paso: Entrenamiento

● Culturización en el concepto de Gestión Documental

● Usuario Final:

● Administradores:

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¿Que es Alfresco?

Alfresco es la alternativa Open Source de Enterprise Content Management (ECM)

¿Que hace?

● Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo.● Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml,

multimedia etc.

● Gestión del ciclo de vida de los contenidos● Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar

● Facilita el trabajo colaborativo● Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’

● Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares● Altamente escalable, disponible y extensible

Beneficios

● Inmediata localización de documentos

● Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.

● Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo.

● Eliminación de los documentos duplicados.

● Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos.

● No existen documentos extraviados y perdidos.

● Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.

ECM Hoy

Alto Costo Alta Complejidad

Atado

Alfresco es Diferente

Bajo Costo Simple Libre

Alfresco: Más por Menos

Fijo

Variable Services/ Customization

Services/ Customization

Hardware

Hardware/ Software

Hardware/ Software

Proprietary

License

Alfresco

100%Reducción de

CostosReducción de

Costos

Services/ Customization

Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)

o

Alfresco

Propietario Open Source Open Source

Alfresco Content Management

● 100% web

● Información estructurada o no-estructurada

● Múltiples formatos (word, open office,excel, multimedia, autocad, etc)

● Propiedades (metadatos)

● Contenidos relacionados

Alfresco Share

● Sitios Web● Dashboards

● Site, Personal

● Componentes● Biblioteca de

Documentos● Blog, Wiki● Búsqueda● Gente● Actividades● Calendario, ● Foros de

Discusión

20

ActivitiesActivities

PeoplePeople

Alfresco Enterprise:The fastest, most scalable ECM

Benchmark● 100 millones de objetos

● 140 objetos por segundo● Acceso Sub-segundo

● Linear scalability search

Prueba de Clientes

● Adobe: Millones de usuarios, terabytes de data en Acrobat.com

● 200M objetos en repositorio central del Dept. de Seguridad de USA

Clientes InternacionalesGovernment Education & NFP

UK MOD

Other

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● Experiencia

Es una solución de gestión de trámites institucional que permite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todos los requerimientos de clientes internos y externos.

Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una organización cero papeles.

Sistema de Trámites y Procesos

El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia y Eficacia.

Los procesos son seguidos de forma exacta y estándar.

Asignar las actividades de forma automática o según criterios como balanceo de trabajo

Recordar a las personas sus actividades y controlar tiempos

Beneficios de LAVA

Proveer el estatus actual de cualquier proceso en vivo

Integrarse con otros sistemas y aplicaciones

Parametrizar cualquier tipo de proceso con diferentes formularios

Beneficios de LAVA

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¿Quién usa Alfresco en Ecuador?

Gracias por su atención

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