modul pembayaran span
TRANSCRIPT
MODUL PEMBAYARAN SPAN
SEKSI BANK GIRO POS
ALUR PROSES MODUL PEMBAYARAN SPAN
Pembuatan Data Tagihan
Validasi Tagihan
dan Persetujua
n Awal
Review Tagihan
dan Persetujuan Tagihan
Pembuatan
Permintaan Proses
Pembayaran dan
Persetujuan
Pembayaran
I N V O I C I N G PAY M E N T
SEKSI BANK GIRO POS
Manajemen Pembayaran
SPAN
Penerbitan SP2D dan Pengesahan
Perekaman Tagihan (SPM Retur, SPM PP,
dll)
PENERBITAN SP2D DAN PENGESAHAN
ALUR PROSES PEMBAYARAN PADA SEKSI BANKSta
ff F
O P
D Menerima, Mengunggah, Membandingkan SPM dan ADK serta kelengkapannya
Sta
ff M
O P
D Review Tagihan
Kasi
PD Review
TagihanSPPT
Sta
ff B
ank Laporan Jatuh
Tempo
PPR
Kasi
Bank Release
Pembayaran/ Pengesahan
Pengesahan Negatif
JENIS ALUR PROSES PAYMENT
Invoicing
(SPPT)
Staff Bank
Kasi Bank
Pembayaran, Nihil, Pengesahan Positif
Pembuatan Permintaan Proses Pembayaran (PPR)
Persetujuan Pembayaran (Release
Payment)
On-line
Off-line
XML to Intermediate
Server
Cetak Dokumen Pembayaran
Kasi Bank
Pengesahan Negatif
Pembayaran(Release Payment)
Off-line
• Untuk mengetahui tagihan yang jatuh tempo per tanggal hari ini atau beberapa hari kedepan,
• Untuk mengetahui bank operasional/dummy yang akan digunakan,
• Untuk mengetahui tagihan yang bernilai negatif,
• Untuk membantu pada saat menjalankan PPR dan membandingkan dengan SPPT yang telah diterbitkan Seksi Pencairan Dana,
• Nama permintaanDaftar Tagihan Disetujui Pertanggal Jatuh Tempo
Daftar Tagihan Disetujui Pertanggal Jatuh Tempo Perbank
• Pada saat tagihan telah dibayarkan maka tidak akan muncul kembali pada laporan ini
• Staff Bank dapat menghapus tagihan dari PPR
STAFF BANK: LAPORAN JATUH TEMPO
• PPR (Payment Process Request) atau Proses Permintaan Pembayaran merupakan proses pemilihan tagihan sesuai dengan parameter untuk dibayarkan.
• Syarat Tagihan dapat masuk ke dalam PPR:
• Divalidasi
• Disetujui
• Belum dibayarkan dan tidak dalam proses pembayaran
• Pembuatan PPR menggunakan template untuk mempermudah pengisian parameter.
• Peraturan penamaan PPR :
kodekppn_namarekeningpembayar_valuta_tanggalbulantahun_3digitsequencesMisal: 019_RPKBUNPMANDIRI_IDR_29102013_001
• Peraturan penamaan Template PPR:
Kodekppn_namarekeningpembayar_valuta
misal: 019_RPKBUNPMANDIRI_IDR
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 1
• Pembuatan PPR atau Template PPR harus memperhatikan beberapa hal berikut:
• Tanggal jatuh tempo tagihan
• Metode Pembayaran
• Group Pembayaran
• Mata Uang Pembayaran
• Tanggal Pembayaran
• Rekening Pembayar (Pencairan Rekening Bank)
• Nomor Dokumen Pembayaran
• Nilai Tukar Pembayaran
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 2
• Tanggal Jatuh Tempo Tagihan:
• Transisi: Menggunakan hari yang sama pada saat SPM diterima
• Future dan BA BUN: Akan menggunakan perhitungan “Payment Term”
• Payment Term terdiri dari:
• 1 Hari sampai dengan 30 Hari Jatuh tempo akan dihitung H+1 sampai dengan H+30 hari kerja
• Segera Jatuh tempo pada hari yang sama
• Gaji Jatuh tempo pada hari kerja pertama bulan berikutnya
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 3
• Metode pembayaran:
• Transfer Dana Elektronik, untuk tagihan yang akan menyebabkan uang keluar dari rekening pada SPAN
• Nihil, untuk tagihan yang bernilai NOL, atau penerimaan sama dengan pengeluaran
• Pengesahan, untuk tagihan BLU, Hibah Kas Langsung, Hibah BJS,serta SP3 (KPPN Pinjaman dan Hibah)
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 4
• Group pembayaran:
• 1 rekening di modul Manajemen Kas yang dapat digunakan oleh KPPN tertentu, maka 1 group pembayaran yang akan dibentuk
• Rekening pembayaran dikelola oleh modul Manajemen Kas
• Group Pembayaran dikelola oleh modul Pembayaran
• Perencanaan kas oleh modul Manajemen Kas salah satunya diperoleh dari Group Pembayaran yang ada pada Tagihan
• Kode unik Group Pembayaran sejalan dengan kode rekening bank pada CM, misal kode rekening CM adalah D0009, maka di group pembayaran KPPN 019 adalah 019-D0009, dimana D0009 digunakan pula oleh segmen bank pada Bagan Akun Standard.
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 5
• Kode khusus rekening bank
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 6
Kode
Jenis Keterangan Contoh Naming
D RPKBUN P BNI, BRI, BTN, Mandiri RPK BUN P SPAN BNI5 Transito Hibah BJS Per KPPN TRANSITO HIBAH 019E Retur Per Rekening Retur RR BO I P SPAN BNIF BO Gaji Per Rekening BO2 Gaji RPK BUN P Gaji BNIH UP Nihil Per KPPN Nihil Transito UP KPPN JAKARTA IIH Nihil Lainnya Per KPPN
L BO III Per Rekening BO3 BO3 BPD DKI KPPN JAKARTA II9 Escrow Per EscrowX BLU Per Satker BLU Pusat Investasi Pemerintah
(449611)5 Transito Hibah Kas
Langsung
Per Satker Per Register TRAHIBAH527031-J072094001
• Tanggal Pembayaran
• Untuk tagihan jatuh tempo hari ini, dengan SPPT terbit hari ini sebelum jam 13.20 maka tanggal pembayaran adalah hari ini
• Untuk tagihan jatuh tempo hari ini, dengan SPPT terbit hari ini setelah jam 13.20 maka tanggal pembayaran adalah hari kerja berikutnya
• Tanggal Pembayaran terkait dengan perencanaan kas di PKN dan transfer kebutuhan dana tiap Bank Operasional.
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 7
• Rekening Pembayar (Pencairan Rekening Bank)
• Harus sejalan dengan nama template PPR dan Group Pembayar, jika tidak maka dapat terjadi GAGAL BAYAR
STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 8
Nama Template
PPR
Rekening Pembayar
Group Pembayara
n
• Kasi Bank melakukan review atas PPR yang dibuat oleh staffnya
• Kasi Bank dapat menghapus tagihan dari PPR
• Untuk Bank Online (BRI, BTN, BNI, Mandiri),
• XML terbentuk secara otomatis dan dikirimkan ke intermediate server untuk diambil oleh Bank Operasional
• Satker dapat dikirimkan Daftar SP2D untuk Satker
• Untuk Bank Offline (BO2, BO3 Mitra KPPN)
• SP2D akan tercetak otomatis menggunakan kertas pre-printed pada printer dotmatrik
• SP2D akan dikirimkan secara manual, dan satker mendapatkan salinannya
• Untuk Bank Dummy
• Nihil dan Pengesahan akan dicetak dan diberikan kepada satker
KASI BANK: RELEASE PEMBAYARAN
• Pengesahan negatif dilakukan terhadap tagihan yang memiliki nilai penerimaan lebih besar dari pengeluaran
• Tagihan negatif harus didahulukan sebelum melakukan PPR terhadap group pembayaran yang sama
• Tagihan yang mungkin untuk negatif:
• Pengesahan Badan Layanan Umum
• Pengesahan Hibah Kas Langsung
• Tipe supplier yang digunakan adalah tipe 1, yaitu Satker, dimana nama supplier adalah kode satker
• Metode Pembayaran adalah Pengesahan
• Bank Pembayar/Group Pembayaran:
• BLU = persatker
• Hibah Kas Langsung = Persatker Per-Register
KASI BANK: PENGESAHAN NEGATIF
• Pembuatan Template Pembayaran
• Tanggal Pembayaran
• Kelompok Bayar
• Cek progres Pembayaran
PERLU DIPERHATIKAN
PEREKAMAN DAN VALIDASI TAGIHAN
ALUR PROSES PEMBUATAN TAGIHAN PADA SATKER BA BUN KPPN
Sta
ff P
PK Perekam
an Tagihan
PPK Validasi
TagihanPersetujuan AwalSPP (jika diperlukan)
PPSPM Review
TagihanSPMKoreksi
• Staff PPK pada BA BUN KPPN adalah Staff Bank
• Perekaman tagihan dapat dilakukan dengan 3 cara:
• Manual
• Upload, apabila dapat menghasilkan ADK Upload PMRT
• Form Penarikan Data SPAN (PBB Sharing dan PFK)
• Kondisi yang sudah harus ada sebelum perekaman tagihan:
• DIPA apabila menggunakan DIPA
• Supplier
• Kontrak apabila menggunakan kontrak
• Periode Akuntansi “OPEN” atau “Future Open”
• Data Penerimaan pada SPAN (PBB Sharing, Retur)
• Lampiran bukti tagihan dapat dilampirkan dalam bentuk PDF
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 1
• Perekaman tagihan dengan mekanisme Batch, dimana dalam satu batch terdapat satu atau lebih data tagihan
• Aturan Nama Batch Normal adalah: PMRTAAABBBBBBYYYYMMDDSSS
• PMRT = Payment Management Resume Tagihan
• AAA = Kode KPPN
• BBBBBB = Kode Satker
• YYYYMMDD = Tahun Bulan Tanggal
• SSS = sequences
• Contoh : PMRT01999906220131029001
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 2
• Bagian data yang harus direkam
• Header Tagihan
• Baris Tagihan (Tab 2), termasuk distribusinya
• Penerima Tagihan (Tab 5 / Jadwal Pembayaran)
• Penomoran Tagihan
• Aturan Penomoran Umum: SSSSST/BBBBBB/YYYY
• SSSSS = Sequences
• T = Tagihan
• BBBBBB = Kode Satker
• YYYY = Tahun
• Misal : 00001T/999062/2013
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 3
• Jatuh tempo tagihan dihitung berdasarkan Payment Term pada header tagihan
• Dalam perekaman tagihan harus memperhatikan tanggal jatuh tempo yang dihitung berdasarkan:
• Perkiraan PPK melakukan persetujuan awal
• Perkiraan PPSPM melakukan persetujuan pertama dan mengirimkan SPM kepada KPPN
• Dalam hal SPM dikirimkan kepada KPPN setelah lewat jatuh tempo, maka KPPN dapat menolak SPM
• Jatuh tempo tagihan terkait dengan penyediaan dana oleh PKN
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 4
• Perekaman Retur
• Suplier menunggu update
• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur yang sudah di RKUN
• Jenis Tagihan = 622
• Bank Operasional = RPKBUN P
• Segmen 3 akun = 827113
• Tidak merujuk pada penerimaan GR
• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur di Rekening Retur KPPN
• Jenis Tagihan = 621
• Bank Operasional = RR KPPN
• Segmen 3 akun = 827111
• Merujuk pada penerimaan GR
• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur di Rekening SPAN
• Jenis Tagihan = 621
• Bank Operasional = RR SPAN
• Segmen 3 akun = 827111
• Merujuk pada penerimaan GR
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 5
• Perekaman SPM-PP
• Suplier ditambahkan di site suplier
• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur yang sudah di RKUN
• Satker : KPPN sebagai Satker BUN
• Jenis Tagihan = 422
• Bank Operasional = RPKBUN P
• Segmen 3 akun = 826111
STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 5
• PPK pada satker BA BUN KPPN adalah Kepala Seksi Bank
• Sebelum melakukan validasi dengan aplikasi, maka dilakukan validasi secara manual
• Tagihan yang tidak lolos validasi aplikasi maka akan terbentuk pop up warning atau apabila tidak ada pop up warning akan terkena HOLD/TAHAN
• PPK dapat melakukan pembatalan tagihan
• PPK dapat mencetak SPP setelah proses validasi
PPK: VALIDASI
• Persetujuan awal dilakukan PPK untuk mengirimkan data tagihan kepada PPSPM (dalam hal ini approval hierarchy pertama)
• Urutan Approval Hierarchy pada BA BUN
• Staff PPK PPK PPSPM FO PD MO PD KASI PD
• Urutan Approval Hierarchy pada Non BA BUN
• Satker FO PD MO PD KASI PD
PPK: PERSETUJUAN AWAL
• PPSPM pada satker BA BUN KPPN adalah Kepala Kantor
• Persetujuan tagihan dilakukan melalui Daftar Kerja (Worklist)
• Setelah PPSPM menyetujui, maka DFF tagihan akan terupdate dengan:
• Nomor SPM = SSSSSA/BBBBBB/YYYY, yaitu perubahan dari nomor tagihan dari T menjadi A
• Nama PPSPM
• Data Tagihan dapat diterbitkan SPM setelah disetujui PPSPM
• Dalam hal PPSPM menolak, maka PPSPM mencantumkan alasan tolakan pada catatan di tampilan tagihan daftar kerja
• PPSPM dapat menolak apabila jatuh tempo tagihan telah lewat
PPSPM: PERSETUJUAN TAGIHAN
• Koreksi SPM dapat dilakukan terhadap:
• Bagan Akun Standard
• Total Nilai Pengeluaran harus sama dengan nilai pengeluaran sebelumnya
• Total Nilai Penerimaan harus sama dengan nilai penerimaan sebelumnya
• Total Nilai Netto harus sama dengan nilai neto sebelumnya
• BAS Pengeluaran segmen 1 (satker) dan 2 (KPPN) tidak dapat berubah
• Rekening Khusus
• Selama belum dilakukan Bank Account Transfer dari Rekening Khusus ke RKUN oleh PKN
• Deskripsi
PPSPM: KOREKSI SPM
TERIMAKASIHTIM MODUL MANAJEMEN PEMBAYARAN