pembelian dan pembayaran -...
TRANSCRIPT
BAB V
PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
Pembelian dan pembayaran memungkinkan transaksi kreditur untuk
dicatat dan dimonitor. Kreditur adalah kewajiban yang terjadi karena adanya
hutang kepada Dealer. Pada modul ini juga dicatat perincian kreditur dan
pembelian kredit.
5.1 ALUR PROSES
86
Katagori Dealer
Parameter Pembelian
File Master Dealer
Alokasi Beban
Window modul Pembelian dan Pembayaran tampak dibawah ini:
5.2 PARAMETER PEMBELIAN
Layar ini memungkinkan kode rekening diperbaharui pada Buku Besar.
Kode rekening Pajak dikembalikan ( untuk pajak barang dan jasa ) dapat
diabaikan jika pajak tidak digunakan. Jangka waktu analisa kreditur juga dibuat
pada bagian ini.
Pada Modul Purchases dan Payments , Pilih Menu Maintenance dan Pilih
Submenu Purchases Parameters:
Berikut ini Tampilan Purchases Parameters:
Kasus:
Masukan Interval Periode Umur = 15 hari
Padanan Buku Besar = CA6000 Pajak Masukan
87
Pilih Save untuk menyimpan.
5.3 PEMBAYARAN
Modul ini juga berguna untuk memasukan informasi yang berhubungan
dengan pembayaran kepada vendor. Rincian cek dan pembayaran tunai yang
dimasukkan atau diposting akan mengurangi saldo rekening vendor yang
bersangkutan.
5.4 PARAMETER PEMBAYARAN
Layar ini untuk menambah atau menghapus rcord pembayaran dan
menyediakan No. Bukti Pembayaran Akhir dan No. Pesanan Pembelian.
Nomor bukti pembayaran terakhir ditetapkan pada layar ini
Pilih Modul Purchases and Payments, Pada menu Maintenance Pilih
Submenu Payments Parameters
88
Beri tanda √ pada kotak hanya manual.
5.5 KATAGORI DEALER
Kreditur dapat dikatagorikan ke dalam kelompok yang berbeda pada
layar ini. Padanan Buku Besar menunjukkan rekening yang akan di update ke
Buku Besar sehubungan dengan transaksi yang melibatkan vendor yang
tertentu.
Pilih Modul Purchases and Payments, pada menu Maintenance Pilih
Submenu Vendors Category.
Tampilan Maintain Katagori Dealer tampak pada gambar berikut:
Pada submenu Vendors Category dimasukkan.
89
Kasus :
Kategori Dealer:
Hutang Dagang Rupiah Hutang Dagang USD
Kode HD-IDR HD-USD
Keterangan HUTANG DAGANG-IDR HUTANG DAGANG-USD
Mata Uang IDR USD
Padanan Buku Besar 00-CL1100 00-CL1200
Tekan Save Untuk menyimpan.
5.6 MAINTAIN MASTER DEALER
Perincian vendor dimasukkan disini .
• Pembayaran Ditahan tidak memungkinkan dilakukannya pembayaran
terhadap seorang kreditur pada modul pembayaran
• Dapat Diubah memungkinkan status Pembayaran Ditahan dapat diubah
pada layar ‘Tambah Faktur Diterima’
Pemilihan menu Maintenance Vendors Master tampak pada gambar berikut
ini:
90
Window Maintenance Vendors Master tampak pada gambar dibawah ini:
Kasus:
KODE DEALER
NAMA PLG VENDOR KATEGORY
CREDITOR ACCOUNT CODE
CREDIT LIMIT PAYMENT
TERM
CURRENCY CODE
A 1 PT. Angkasa Pura
HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR
91
B 1 PT. Bina Komputer
HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR
C 1 PT. Cipta Niaga
HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR
D1 PT. Delta Kusuma HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR
I1 PT. IBM HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD
M1 PT. Microsoft HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD
S1 PT. Sumber Daya
HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR
5.7 PADANAN BUKU BESAR
Bagian ini untuk menentukan rekening yang akan didebet dalam Buku
Besar. Jika rekening tidak ditentukan secara spesifik pada bagian ini, kita masih
dapat memilihnya pada layar entri transaksi. Rekening pembelian dapat dipilih
jika sistem Persediaan Fisik digunakan. Jika sistem Persediaan Perpetual yang
digunakan, biasanya dipilih rekening Sementara (unbilled creditors).
Untuk mengakses pilih menu Maintenance , Pilih Master Dealer.
Masukan Kode Dealer A1 dan informasi yang berhubungan dengan dealer A1.
92
5.8 ALOKASI BEBAN
Bagian ini untuk mengalokasi beban pada departemen – departemen
yang berbeda secara tetap berdasarkan prosentase yang diinginkan.
Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Maintenance pilih
Submenu Expenses Allocation.
Window maintain Alokasi Beban (Maintenance Expenses Alllocation) tampak
pada gambar berikut:
93
Entri Awal Hutang Usaha
Layar ini terdapat pada Menu Utility di modul Hutang Usaha. Saldo
tunggakan kepada kreditur dari periode sebelumnya ( pada sistem akuntansi
lama ) dapat dimasukkan disini. Pemilihan faktur, nota debet dan uang muka
juga tersedia untuk entri.
Perlu diingat bahwa laporan awal faktur, nota debet dan uang muka
yang dimasukkan harus dicetak dengan tujuan untuk mengecek ulang dengan
sumber dokumen atau laporan dari sistem lama. Pastikan bahwa saldo total
sama dengan saldo hutang dagang yang dimasukan pada Entri Saldo Awal Buku
Besar.
Pilih Modul Purcases dan Payments, pada Menu Utilities Pilih A/P Opening
Entries dan A/P Opening Invoices Entry.
Tampilan Fungsi A/P Opening Entries:
94
Kasus:
Rincian faktur tahun lalu yang belum terselesaikan dimasukkan
pada layar ini :
KODE VENDOR
NAMA VENDOR TANGGAL FAKTUR
NO. FAKTUR
SALDO AKHIR
A1 PT. Angkasa Pura 10/11/2006 FA001 Rp. 10.000.000
B1 PT. Bina Komputer 01/11/2006 FB001 Rp. 25.000.000
I1 PT. IBM 02/11/2006 FI001 US$ 500
M1 PT. Microsoft 05/11/2006 FM001 US$ 1.000
Entri saldo awal hutang tampak pada gambar berikut:
Entri Awal Nota Debet Hutang Usaha
Rincian dari Nota Debet tahun lalu yang belum terselesaikan
dimasukkan pada bagian ini.
95
Pilih Modul Purchases and Payment, pada Menu Utilities Pilih A/P
Opening Entries dan A/P Opening Debit Notes Entry.
Entri Awal Uang Muka
Rincian Uang Muka yang sudah dibayar pada periode lalu dimasukkan
pada layar ini.
Pilih Modul Pembelian dan Pembayaran, pada Menu Utilities Pilih A/P
Opening Entries dan A/P Opening Deposits Entry.
96
Perincian uang muka dapat dimasukkan lewat window ini:
5.9 FUNGSI – FUNGSI PADA MODUL PEMBELIAN DAN
PEMBAYARAN
1. Entri Faktur Diterima
Berfungsi untuk meng-entri nilai tagihan dealer kita. Pada entri ini
disediakan fasilitas untuk mengimport data dari fungsi Terima dari Dealer pada
modul Stock.
Faktur – faktur dari Vendor dapat dimasukkan di layar ini.
√ Pembayaran ditahan tidak memperkenankan terjadinya pembayaran
suatu faktur kepada seorang vendor pada modul Pembayaran. Ini dapat
diaktifkan jika terjadi perselisihan dengan Vendor.
Faktur terposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian Faktur yang telah
digunakan untuk nota kredit atau pembayaran tidak dapat diubah maupun
dihapus. Pada saat item stock diterima, sangat perlu untuk mencatat
penerimaan stock di item stock Reguler-Diterima dari Dealer pada modul
Faktur sehingga item stock dapat diupdate.
Untuk mengakses fungsi ini pilih Modul Purchases and Payments pada
Menu Entries Pilih Submenu Enter Invoice Received untuk mengakses layar
Faktur Diterima.
97
Berikut ini adalah tampilan Entri faktur diterima:
Kasus:
05 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan pada
tanggal 02 Desember 2006 tanpa ada perubahan
kuantitas atau harga dengan disertai surat
pengiriman barang no: PB6Z05001 disertai faktur
pembelian no:AF6Z05001.
98
Pencatatan transaksi di atas tampak pada gamabar berikut ini:
Pilih dokumen sumbernya dan akan tampak pada tampilan berikut:
2. Entri Nota Kredit Terima
Nota Kredit dikeluarkan untuk mengurangi hutang kepada vendor,
contohnya nota kredit dibuat untuk pengembalian barang. Nota Kredit yang
diterima dari Vendor dimasukkan disini.
Apabila terjadi ketidakjelasan Nota Kredit digunakan pada Faktur atau
Nota Debet yang mana, maka pilihlah ‘Gunakan ke Lainnya’. Apabila anda
99
yakin Faktur atau Nota Debet yang akan digunakan, maka klik tombol ‘Ubah’
dan pilihlah Faktur atau Nota Debet yang digunakan.
Nota Kredit yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus termasuk yang
sudah digunakan pada faktur ataupun Nota Debet.
Pilih Modul Purchases and Payments Pada Menu Entries Pilih Submenu
Credit Note Received.
Kasus:
Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini:
10 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan 1 Paket A dengan harga
Rp 5.457.000 pajak Rp 545.700 dengan disertai Nota
Debit no: ND6Z10001 dan perusahaan meminta
kepada Dealer C1 bahwa atas pengembalian barang
tersebut dikurang pada faktur CN6Z05001. Pada
tanggal tersebut perusahaan menerima Nota Kredit
atas pengembalian barang tersebut no: NK6Z10001.
Pencatatan Pengembalian barang ke Supplier tampak sebagai berikut:
100
Tekan Post untuk memposting, dan dilanjutkan ke pencatatan penerimaan
kredit memo:
Pilih Post untuk memposting transaksi.
3. Entri Nota Debet Terima
Nota Debet merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk biaya tambahan
yang tidak dimasukkan ke dalam faktur. Nota Debet yang diterima dari Vendor
dapat dimasukkan pada layar ini.
101
Nota Debet yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus. Namun
demikian Nota Debet yang telah digunakan pada Nota Kredit atau Pembayaran
tidak dapat diubah atau dihapus.
Pilih Modul Pembelian pada Menu Entri Pilih Submenu Entri Nota Debet
Diterima.
Kasus:
21 Desember 2006 Diterima Nota Debet dengan no: ND6Z21001 dari
Dealer C1 untuk biaya pengiriman. Biaya ini
dibebankan sebagai ongkos angkut pengiriman.
Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut:
102
Pilih Post untuk memposting transaksi.
4. Entri Jurnal Debet
Pada sejumlah kasus terjadi situasi dimana seorang Vendor merupakan
pelanggan kita juga. Vendor yang demikian dapat kita anggap sebagai kreditur
dan debitur. Perjanjian bisnis dapat dibuat sehingga transaksi dengan vendor
akan mengurangi hutang kepada vendor yang sama. Jurnal Debet dibuat untuk
memfasilitasi kejadian demikian.
Pada saat jurnal debet diposting, maka dianggap pembayaran. Entri
yang sama juga dibuat di modul Piutang Usaha untuk meniadakan jumlah yang
diinginkan.
Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Entries pilih Submenu
Enter Journal Debit Received.
Kasus:
26 Desember 2006 Perusahaan menjual 1 unit komputer bekas kepada
dealer C1 sebesar Rp 2.000.000 dan pajak sebesar
Rp. 200.000 dengan no faktur TB6Z26001 dan
diterima memo debit dari Dealer sebagai pengurang
hutang perusahaan no: ND6Z26001.
103
Pencatatan transaksi diatas tampak pada tampilan berikut:
Pilih Post untuk memposting transaksi.
5. Maintain Faktur Ulangan
Faktur dengan jumlah yang tetap dan sama yang secara teratur diterima
dari vendor dapat dimasukan pada layar ini.
Penting : Pada saat penerimaan dari Stock Regular, kita perlu mengupdate item
stock di Stock Regular – Terima dari Dealer pada modul Faktur. Pilih Modul
Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu Maintain
Recurring Invoices.
104
Kasus:
30 Desember 2006 Perusahaan memesan komputer komponen
kepada dealer A1 berupa A dan B masing –
masing sebanyak 5 unit untuk setiap akhir
tahunnya dan perusahaan mendapat potongan
sebesar 3% . Perusahaan meminta barang
pesanannya itu selalu dikirimkan setiap akhir
bulan. Transaksi ini dicatat dengan no faktur:
OP6Z30001.
31 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan
kepada supplier A1 tgl 31 Desember 2006
disertai surat pengiriman barang no
SPB6Z31001 dan disertai faktur no
APF6Z31001 dengan no transaksi berulang no:
REC00001.
Transaksi pesanan barang tampak pada tampilan berikut:
Pencatatan Penerimaan Barang yang dipesan tampak pada tampilan berikut ini:
105
Pencatatan transaksi penerimaan faktur pembelian berulang tampak pada
tampilan berikut:
Tekan Pilihan Save + Post Untuk menyimpan dan meposting faktur ulangan
tersebut.
106
6. Entri Pembayaran
Rincian pengeluaran cek kepada vendor dapat dimasukkan pada layar
ini. Begitu diposting, modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar juga
akan diupdate.
√ Batal menyatakan bahwa cek yang diterbitkan adalah batal dan tetap
dicatat secara demikian.
√ Uang muka menyatakan pembayaran yang dilakukan sebagai uang
muka terhadap Dealer. Uang muka yang dibayar akan langsung
didebetkan ke rekening dealer di Buku Besar.
Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu
Payment Entry.
Entri pembayaran yang telah diposting dapat diubah dan di hapus. Jika memilih
‘Hapus‘ akan muncul akan muncul pesan yang menanyakan apakah cek yang
dikeluarkan juga akan dibatalkan atau tidak. Jika ‘Ya’ di klik maka entri
pembayaran akan dihapus. Pada waktu yang sama, cek yang berhubungan akan
dibatalkan.
Jika “Tidak” dipilih entri pembayaran yang dihapus dan cek yang berhubungan
yang diperlukan dimasukkan dan entri pembayaran diposting kembali.
107
Kasus:
02 Desember 2006 Perusahaan membayar uang muka sebesar
Rp 2.000.000 kepada dealer B1 dari menggunakan
kas ditangan dengan menggunakan bukti no
KK00001.
Pencatatan transaksi tersebut adalah:
7. Penggunakan Uang Muka Pada Faktur / Nota Debet
Uang Muka dapat digunakan pada Faktur atau Nota Debet tertentu. Jika
Faktur / Nota Debet belum dimasukkan, maka hal ini juga dapat dilakukan
tanpa harus keluar dari layar. Klik saja tombol Tambah Faktur atau Tambah
Nota Debet dan layar berkenaan akan ditampilkan.
Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu
Apply Deposit to Invoice/Debit Note.
108
Window submenu Gunakan Uang Muka pada Faktur/Nota Debet sebagai
berikut:
109
Kasus:
05 Desember 2006 Perusahaan membeli kepada dealer B1 berupa
HD-SATA II80 sebanyak 10 unit dengan surat
pengiriman no: PB6Z05001 dan disertai faktur no
BK6Z05001. Pada saat itu juga Perusahaan
mengalokasikan uang muka yang telah dibayarkan
dealer B1 untuk faktur tersebut berdasarkan memo
debit dari Dealer B1 no: BDM6Z05001.
Pencatatan Penggunaan Uang Muka Untuk Membayar Faktur tampak pada
gambar berikut:
Pilih OK, maka akan tampak gambar sebagai berikut:
110
Klik Pilihan Post untuk memposting ke rekening buku besar.
8. Entri Pembayaran Cek Mundur
Berfungsi untuk meng-entri pembayaran yang dilakukan dengan
mengggunakan cek mundur. Tidak akan meng-update ke rekening bank maupun
rekening hutang sampai cek tersebut jatuh tempo dan di-update.
Perincian mengenai entri cek mundur untuk pembayaran terhadap
vendor yang dimasukkan di layar ini. Sekali diposting, modul Hutang Usaha,
Buku Kas, dan Buku Besar sampai cek tersebut jatuh tempo dan diposting pada
layar ‘Update cek Mundur’
Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Post-Dated
Cheques - Post-Dated Cheques Entry – Payment Entry.
Pemilihan menu Entri Pembayaran Cek Mundur tampak pada gambar berikut:
111
Tampilan Entri Cek Mundur tampak sebagai berikut:
Kasus:
06 Desember 2006 Perusahaan mengeluarkan sebuah cek Bank
BCA dengan no: BCA06001 yang akan jatuh
tempo tanggal 28 Desember 2006 senilai
Rp 28.071.000 diserahkan kepada Dealer B1
112
untuk melunasi seluruh hutangnya. No Bukti
Pembayaran : KK00002
Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini:
Klik Save untuk menyimpan entri Cek Mundur.
9. Update Cek Mundur
Berfungsi untuk meng-update cek mundur yang telah jatuh tempo.
Akan meng-update nilai hutang dan bank yang digunakan.
Entri ini akan diposting pada saat cek mundur jatuh tempo dan
konfirmasi dilakukan untuk membayar kepada vendor. Sekali diposting, masing
– masing modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar akan diupdate.
Cek mundur yang telah diupdate dapat diubah atau dihapus pada layar Entri
Pembayaran
Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu
Update Post-dated Cheques
113
Tampilan menu Update Cek Mundur sebagai berikut:
Kasus:
28 Desember 2006 Perusahaan melakukan Update Cek yang sudah
jatuh Tempo.
Pencatatan transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini:
114
Klik Apply untuk melakukan Update Cek Mundur dan akan tampak tampilan
berikut ini:
Klik Post Untuk memposting transaksi pembayaran diatas.
115