DERLEMYAYIN-lARI

ISBN 978-605-89338-0-4

Derlem Yaylnlarl

No2

Yazar

Niyazi ~ic;ek

Editor

Avni Ba~ta~

Kapak ve Ie; Tasarlm

Sava~ <;:eldc;

istanbul

Birinci Baslm

Ocak2009

. Baskl ve Cj!t

Graphis Matbaa

Yuzyrl Mah. Matbaacrlar Sit.

2. Cad. No: 202/A Bagcrlar istanbul

t: 0212 629 06 07 f: 0212 629 0385

w: www.graphis.com.tr

Derlem Yaylnlarl Betim ileti~im YaylnCllik Ltd. ~ti. markasldlr

Modern BelgelerinDiplomatigi

Niyazi C;:i~ek

13511'

IV. BOliim

Belgelerin Form Ozellikleri

Hukuki, idari ve fonksiyona dayah nedenlerden dolayl iiretilen her beI­ge, tiiriine gore belirli bir karakteristige sahiptir. Bu karakteristik, bir takImform ozellikierinden olu~maktadlr. Belgelerin dokiimanter yaplSll1l te~kil

eden bu form ozellikleri, beIge iizerinde bir bilginin iletilmesi iyin kullal1llansunum kurallanl1ln biyimlendirdigi biryok paryadan meydana gelen gorseIbir biitiinliiktiir. Belgenin iyerigiyle ilgili ki~i, yer veya konulardan tamamenayn olan bu gorsel biitiinliigii saglayan form ozelliklerinin bir kIsml belgeniniyerik yaplstyla ilgiliyken, digerlerinin dl~ etkenler vasltaslyla olu~tugu gorii­liir. Belgenin iyerik yaplSlnda bulunan ozelliklere "iy kaynakil elemanlar" adlverilir. Belgenin bilgi yoniinii niteleyen bu iy kaynakh elemanlann entelektii­el tarafI bulunur. Belge formunu daha yok gorsel olarak biyimlendiren ozel­lilder ise "dl~ kaynakh elemanlar"dll,336. Bu dl~ kaynakh elemanlar belgenin~ekil yoniinii niteler. Sonuyta bu iki eleman grubu, bir biitiin olarak belgeninkarakteristik form ozelliklerini meydana getirirler337

• iy ve dl~ kaynakh buozellikler, her ne kadar bilinen klasik kaYlt ortaml olan kaglt belgelerle ala­kah gibi goziikse de yapdan ara~tlrmalardabunlann artlk elektronik evrak-

336 Belgelerin karakteristik iizelligi olan form yapdan hem fiziksel hem de entelektlieldir. Belgenin dl~

kaynaktan gelen unsurlanjiziksel formu (physical form), i~ kaynaklardan gelen ise entelektuel formu(intellectual form)dur (<;:i~ek, "Ozel Diplomatik...", s. 272).

337 Bruno Delmas, "Manifesto for a Contemporary Diplomatics: From Institutional Documents to Orga­nic Information", AA, 59/4 (Fall 1996), s. 447.

~ I

'.,".".

I.:,I ~ ';' •

"1.

-

.i in de gee;:erli oldugu anla~tlmaktadlr333.DolaylSlyla bir be1ge ister kaglt,ar e;: elektronik ortamda bulunsun, ait oldugu tiiriin gerekli ko~ullanna.sterse .... . ..

.. 'elirtilen bu ozelhklenn tamamma ya da bir klsmma sahlp olmalrdu. .rore D,

4.1. iC;: KAYNAKLI ELEMANLAR

Her hangi bir yazi belge olarak ortaya e;:lkarken hukuk, idari usu!, i~lem,

.. kratik gelenek ve prosediirlerin olu~turdugu aym zamanda yazim ku-~ro ..

llanyla bie;:im alml~ ozelliklere sahip Oh.l[339. Ie;: kaynaklr elemaniar olarak~;nllnlanan bu i::izellikler, 0 belgenin ilk form elemanlan oldugu gibi aym. anda varligma ipret eden temel bilgi aianiandir. .

zaJ11Belgenin entelektiiel form yaplsmm temel bile~erlerinimeydana getiren

bn "ic;: kaynakh elemanlann"34o en belirgin olanlan ba~ltk) tarih, leonirol nu-

rnarasl, adres, metin ve onaydlr.

ic;: kaynakh elemanlann bin;:ogu, beIge tiiriiniin ortaya e;:lktlgl fonksi­un temel dinamigi olan prosediirlerle ya da i::izellik1e 0 tiir ie;:in yapdan

von ."! diizeniemelerie onceden belir1enmi~tir. Ornegin resmi bir yazl~mada form

lemanlannm neler oiacagi Resmi Yazl~maYi::inetmeligi'nde belirtilmi~tir341.

~el elerin entelektiiel formunu c;:evreleyen bu elemanlar bir biitiin olarak bel­e 7ortaya koyarken, biri digeriyle organik ili~lzi ic;:inde bulunur. Bu parc;:a­

fa:: n her bid, digerini tamamlar. Belgenin biitiiniine ipret eden bu unsurlarrastgele bir araya gelmemi~, mekanik bir aracm parc;:a1an gibi biitiine hayat

mek ic;:in sorumluluk yiiklenmi~lerdir.Do1aylsly1a her bir form elemalll-ver .. I d b'nln varlIgl, bir digerini anlamh lolar. Ust1endikleri gi::irev itibariye e II'. I. man dig"erine baglmltdlr. Tek ba~lanna bir anlaml olmayan bu unsurlar,e e .J

biitlin olarak ve dogru ~ekilde verildiklerinde bir anlam kazamr, belgenin

karakteristik formunu olu~tururlar. . .

Bu elemanlann kendi i~inde de alt alanlara boliindiikleri goriiliir. Bu, durum, bir beige iizerinde ae;:I1<e;:a belirli olmayan, ancak diplomatik analiz .

~ASE Project, "Appendix I: Template for Analysis", [<;evrimi~i].Elektronik ndres: http://www.

y. inler pares.org/book/interpares_book_LappOl.pdf [29.04.2005]. .

339 <;;i~ek, "Oze! Diplomatik...", s. 272. .

340 Delmas, Aym yer.34! "Resmi Yazl~malarda Uyglllnnacak Us"l ...".

yapanlann a~lklayabildigianalitik bir bi::iliinmedir.Dokiimanlan entelektii­el olarak inceleyen uzmanlar, bu i~ kaynakh elemanlan belirlialt gruplaraltll1da ele a1ml~lardlr342. Bunlardan ilki protokol olup, belgenin iiretilme­sinde idari konteksti aC;:lklar. ikincisi metindir ve belgenin dogu~una sebepalan iradeyi ortaya koyar. Uc;:iincii kIslm ise saygl ve onaYll1 ifade edildigi,belgenin sonunda buhll1an son protoleol alamdll.343. Belgenin resmiyetini gos­terir344 • Bu iie;: bolum, fiziksel ola1'ak birbirlerinden ayn oliIp beIge formununfarkh bi::i1gelerinde bulunur.

4.1.1. ilk Protokol

Bir belgenin i.iretirniyle alakali resmi usullerin a~lklamp, idari prosedi.ir­lerin ortaya kondugu bu alana protolwl (protocol) denilmi~tir345. Bir belgedeiki protokol alam oldugundan ilkine ilk protokol, daha soma gelene ise sonprotokol denilmesi uygun gi::iriilmii~ti.ir.ilk protokol, belgelerin iist taI'afll1dabulunur. Bu kIslmda belgenin iiretildigi zaman, yer, antet, ba$hlc, adres veilgili referanslar gi::isterilir. Bir yoniiyle be1genin kimlik bilgilerinin ve erj~im

kanallannll1 verildigi bu yer, beige tiiriine gi::ire bir takIm farkhhldara sahipolabilir.

4.1.1.1. Antet

Protokol alanmda ilk gi::ize c;:arpan eleman genellikle antettir (entitling).Onceleri bu alana "unvan" denilmekteycli. Bugi.in ba~lIk olarak da isimlendi­rilen bu eleman, bir belgenin C;:lktIgl kaynagl ve aidiyetini gosterir346.

Hem Resmi YaZl$ma Yi::inetmeiigi gibi prosediirlerde, hem de bir~ok diplo­matik incelemede bu a1ana c;:ogunlukla "ba~ld<" denilse de burada antet teri­mi kullanI1acaktlr. Bu tercihin onemli bir sebebi vardlr. BaZI beige tiirlerinde

342 Durant;, Diplomatics... , s. 140.

343 Bdgede blllunan metin k1smtndan sonra gelen imza, saygt ifadesi vb. l1nsurlnnn bull1ndugl1 k,sma in­

gilizce kaynaklarda "eschatocol" denilmektedir. ingilizceden Tiirk~eye ~evirisi yapdan diplomntik ki­

tabtnda bu alan "son protokol" olarak 'Tevrilmi~tir(Jan Reychman ve Ananiasz Zajaczkowski, Osmanlr­

Turk Diplomatikasr El Kitabr, istanbul: D.'\GM, 1993, s. 161).

344 Storch, Aym makale, s. 370.

345 Dur'anti, Ayn' eser, s. 142.

346 Belgenin ~d<ttgl kaynak bilgilerinin yer c 'rlgt bu eleman, Resmi Yazt~maYonetmeligi'nde ba~ltlc ola­rak ge~mektedi r ("Resmi Yazl~malardac'ygulanacak UsnL ..", s. 3).

ri: .r:"

If!

{IU::1

TI',.1-'

"fI)!" .

II f1. 1

,I',!; ~t~ i .1;1.,.l

I,.''I ,.,1,1

1'1

iI.

itl

:.','

(,,I

".'i!j!irlip.!i'

I" !, .Ii,:, ,i'l1! .•11

1,I;;.II:·i(":!Iqill,~ !,,(;.

'II' .Ii''::I"ill ..I;: ,.

1,1,: .1!ll:: !'ill,'

Itl:d

I:,Ii'

1:1;;I'.; ~;.i',j

'i'.''"'"'d;; ,

Resim 3: Altl satlfa yaYlhlll~ antet

Resim 2: Antet ve ba~hgll1 birlikte kullal1l1dlgl bir beige

iii i",..~

"

I', .

.j

'""

T.e,iSTANBUL

SUYUK$EHiRBELEOiYESi BA$KANLIGI

itfaiye Oaire Ba~kanllglMerkez itfaiye MUdurliigu

T,e.

i<;:i~LERi BAKANLIGI

ivlahalli idal'elel' Genel Miidiil'liigii

Resim 4: U<;: satlrda verilmi~ antet

Antet alanlllda, ozel veya kamu tiizel ki~isine ait orgiitiin tescilli resmiismi ve unva11l bulunur, Diger bir ifadeyle, bu klSlmda belgenin idari ve hu­kuki bakImdan sorumlulugunu ta~lyan kurum ve birim a<;:lkla11lr. Antetikullanarak belgenin <;:Iktlgl kaynag1 ve icrerik sorumlusunu ogrenmek miim­kundiir.

Belgenin guvenilirliginin degerlendirilmesinde onemli bir ara<;: olan an­tet, farkh duzeylerde verilebilmektedir. idari ve hukuki sorumlulugu goste­ren bu kaynak bilgisi, baz1 belgelerde hiyeraqik olarak en alt birime kadarinebilirken, bazl1annda en iist diizeyde kalabilir.

Kamu idaresi ve ozel i~letmelerin yaz1~malannda temel elemanlardan biriolan antet, yayglll olarak kulla11l1sa da her zaman gormek miimkiin oIma-

2004 yl1111da <;:lkan Resmi Yazl~ma Yonetmeligi'nde bu alan yazl~malarda

"T,e." klsaltmaslyla birlikte ornekte350 goriildiigu gibi ii<;: satirla sllluland1­nlml~tll·351, Bazl orgiitlerde bu smlfl a~abilmek i<;:in genel miidiirliik ve daireba~kanhgmlbirlikte tek sabra yazmak gibi bir yola baFuruldugu bilinmek­tedir.

350 i~i~leri BakanJlgl MahalJi idareler Genel Mudurlligu, [<;:evrimi~i] £lektronik adres: http://www.ma­halli -ida reler.gov. triG U ncellGorusBelge1er ilBelediyeButceSubesi.doc [12.11. 2008J.

351 "Rcsmi Yazl~malardaUygulanacak Usul .. ,",

T&ih: 3 1 MaI:

T. C.Marmara Dniversitesi

Tiirkiyat Ara~tlrmalanEnstiliisii

, . ~$.00.00/.266,.

GECici MEZUNivET B LGESi

----:-.. F SIZca rurk~e Sozliilc, [<;:evrimirri] Elektronik adres: http://www.fransizcasozluk.gen.tr/347 "en-tete, ran

1 k Php?word=en-t%EAte [10.1 \.2008J.

soz u· ' " b I? k.. G" el Tu"rkre Sozliik TDK (revrimirri1 Elektrol11k adres: http://tdktenm.gov.tr/ls ' atego14R ·'Antet. U/1C ) , , y

. " "tbn&kelimesec=17350 [10.11.2008J.n=\en. M' 'yet Belgesi" 31 Arahk 2003 tarih ve 2616 sayJ11, istanbul: MU Turkiyat Enstitusu,

349 "Ge'il'il eZUI11 ,

2003,

b'I 'lerinin verildigi bu antet ile birlikte bir de belgenin tiirii ve konu-!zuruIll 1 gl " , . k 1 h

'fade edildigi esas ba~hk bulunur. Orneglll ~artname,proto 0, ru sat,s~nun ~ . enelge, izin belgesi ve diploma gibi daha bircrok beIge ornegi, crlktlglYonerg ,g . d' b' d bIt" "iiretildigi kurum bilgilerinin bulun ugu antet yam Slra lr e e ge uruveya, sahiptir. i~te bu iki ba~hglbirbirinden aymuak i<;:in be1genin crlktlglba~hgLOa " A - ft b 1 k" ( A )347 1_ osteren ba~hga FranSlZca kagltta ve zar a a~ I en-tete an a-1<aynag1g 1 348" " b 1 't""elen ve Tiirk<;:ede de kullamlan bir terim 0 an antet, e genlll urumUla g " 1 1"d 'I ' 'h d'i 't'nu af"lklayanlara ise ba~ I \: em mesl terCl e I ml~ Ir. .'Ie konusu T

BeIge formunda yiiklendikleri fonksiyon degerlendirildigi~de ba~hk ilein birbinden farkh elemanlar oldugu anla~lhr, Modern tenm olarak an-

antet k k' 1--·' d" kl r Sd

kiima11l <;:lkaran ki~i veya urumun 1m Ig1111 ve a reslm a<;:1 a. ontet 0 I" e h ' t d", 0 manh belgelerinde de goriilen antet verme usu u, urn unye 0-donem s "k d. bel elerinin ilk orneklerinde kullandml~,bugun de kullamlma ta lr,penH g 1 E ,.." d h", "n Marmara Dniversitesi Tiirkiyat Ara~tlrma an nstltusun e aZlr-ognegb

l. belae orneg-inde, antet ve beIge ba~hgllllll birlikte verildigi goriil-

lanan Ir 0

d· ..349mekte II' .

11138

11"140

yabilir352 . Antetin bulunmamasl, beIge tiiriine bagh olabildigi gibi genelliklekurum dl~lDda yapilan tespit ve degerlendirmeler sonucu belgelerin el. ya­zlslyIa hazuIanmaIanndan da kaynakianabilir. bzellikie beIge sorumIuIugubir ti.'.zel ki~ilige ait olmayan, gen;:ek ki~ilerin iirettigi belgelerde antete pek

rastlanmaz.

4.1.1.2. BCffltlc

Ba~llk (title), bulundugu belgenin konu veya beIge ba~hgl oIup, tiir ve i<;:e­rilde ilgili aynntI1an yansItlr. Aym zamanda belgeyi ait oldugu konu alanm­da tasnif ederek, digerlerinden aylrma imkam verir.

ResL~1 5: Rapor ba~hgl

BEYKOZ <:;EVRESiNiNJEOLOJi VE JEOFiziK A<;JSINDAN

YEPLE~jME UYGUNLUK DEGERLENDiRMESi

RAPORNO:A-17

istanbul Biiyiik~ehir Belediyesinde iiretilen bu rapor, hem belediyenintiizel ki~iligini ifade eden bir antete, hem de ic;:erigi aC;:lklayan bil' ba~hga sa­hiotil-353. Daha once de belil'tildigi gibi antet ile ba~hk fonksiyon olarak birbi-

~

rinden farkh elemanlardlr354•

Resim 6: ~artname ba~hgl

LAPTOP TEKNiK !;iARTNAMESi

352 Kamu ve ozel i~letmelerin biirolannda <;e~itli ara~tlrmave saha <;ah~maslslrasmda kar~J1a~danfarkhama<; ve fonksiyonlar ic;:in iiretilmi~ tutanak ve rapor tlirii dokiimanlann bir klsmmda antet verilme­digi goriilmii~tiir. Ornegin bir tespit raporunda belgeye dogrudan "RAPOR" ba~hglyla girilmi~, herhangi bir antet verilmemi~tir ("Ozel Hastane A<;llmast i<;in Olmasl Gereken Zorunlu ila<;, Personel,Malzeme, Arac;:-Gere<; ve Bina Durumuyla iIgili Tespit Raporu", Ozel Bahat Hastanesi Dosyasl, iSM

Tedavi Kurumlan $b., 1999, (y.b.).353 "Beykoz <;:evresinin Jeoloji ve Jeofizik A<;lsmdan Yerle~ime Uygunluk Degerlendirmesi Raporu, Rapor

No: A-17", Haz. Planlama ve iroar Dairesi B~k., $ehir Planlama Md., iBB, 1997, (y.b.).

354 Trakya Oniversitesi, [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: http://bidb.trakya.edu.tr/sartnamelerllaptop _tek­

ni lcsartnamesi_guncellen mis.doc [13.11.2008J.

14111

Bu ba~hklann bir klSml genellikle yabelge tiiriinii ya da belgenin konu­sunu tammlarken, baZI orneklerde beIge hakkmda farkh ipu<;:Ian veren dahadetayh ba~hklara rastlanmaktadlr. brnegin belediyede iiretilen bir faaliyetraporu ornegi, tammlama bilgisi bal<Immdan olduk<;:a aynntI1I bir ba~hga

sahiptir355•

Resim 7: AyrmtllJ bir ba~hk

iSTANBUL BOYUK~EHiR BELWiYESi ZABITA MUDURLUGUniRiMLERiNiN 1998 YIU 1 OCAK 31 ARAUK TAR:iHiNE AiT

FAALiYET RAPORU

Ba~hk, belgenin ilk olarak konusunu ve tiiriinii olduk<;:a ac;:J1c bir ~ekilde 01'­taya koymaktadu. Konuyu ifade eden bilgiler incelendiginde, belgeyi uretenkaynaklardan belgenin iiretildigi tarih ve donemine kadar bir<;:olc tanunlamaunsuru belirlenebilir. Rapora dogrudan bir tarih verilmemesine ragmen ba~­

hkta verilen bilgi, beIgenin tarihini belirlemede yardimci olmaktadlr. Bir ar­~ivci, belgenin farkh alanlannda buillnabilecek bilgileri ba~hktan koIayhklatespit edebili1'. Kurumlann iiretmi~ oldugu beIge tiirlerinde farkl! diizeylerdeverilmi~ ba~hk orneklerine rastlamak miimkiindiir.

4.1.1.3. Tarih

Antetten hemen sonra gelen ve yazl~malarda sag iist alanda, tlltanak veprotokol tiirii belgelerde ise genellilcle imzanm blllundugu son kIsImda yeralan i<;: lcaynakh elemanlardan biri de tarih (date) bilgisidir. Belgenin iiretil­digi zamal11 ifade eden bu alan, belgenin hazlrlandlgl giinii, kurum dl~ll1a

gonderilen yazI1arda ise -genellikle evrak kaYlt biirosundan verildiginden­kurumdan <;:lktlg1 tarihi gosterir.

Uretilme tarihinin yam Sira farkh imzalardan ge<;:tikc;:e i~lemin zamammnbelirtildigi belgeler de buiunmaktadir. brnegin miistakil bir tarih alai-una sa­hip olan makam olurlannda, evrak onaydan gec;:tigi snada yetkili imzalarkeno giiniin tarihini de belirtir. Dl~ kaynalch bir eleman olarak degerlendirilsede belgeler ilgili birime havale edilirlcen dii~iilen a<;:lklama notlan ve ~erhlerle

355 "iBB Zabtta MiidlirJiigii Birimlerinin J998 Yilt I Ocak 31 Arahk Tarihine Ait Faaliyet Raporu", Ylllik

Faaliyet Raporlan Dosyasl, Dos No: 7-C. rBB Kontrol Daire B~k. Zablta Md. 1999, (y.b.).

j"I'

.I"

I'I'

"I'j",I~

i·I',

'..

Resim 10: Resmi yazl~mada saYI alam

Resim 9: Ozel bir i~ yazlsll1da tarih ve saYI verme ~eldi

34/278

ReferansTarih

12.10.1999

Sayl : B.o5.0.l\IiG.o.OS.15.2G-230i 5658KomI' DosyaL.'lln.:.... i~emh'l'i

14311

4.1.1.4. Sayt ve Konu

Belgeler iiretildikleri kurumda bir kaYlt numaraSI ahrlar. Bu numara, res­mi yazl~malarda"SaYI:" biyiminde verilirken, ozel firmalarda genellikle "Re­ferans:" ifadesi ya da "Ref." bsaltmasl kullamlarak gosterilmektedir58 •

Resmi yazl~malardabelgenin sol ust ko~esineve tarih bilgisinin hizasll1ugelecek biyimde diizenlenmi~ alan sayl alam, rakam ve harflerden meyda­na gelen bir tabm kod numaralanndan olu~ur. Bu bSlmda .belgenin ylktlglkurum ve birime ait bilgileri i~aret eden kadlar, ardll1dan hizmet tiirii veyakonu (dosya) kodu, son olarak da evrak kaYI! I1UmaraSI yer ahl.359.

Kamu kurumlannda iiretilen yazl~malardahalen Ba~bakanhgll1 1991'deYlkar.ml~ oldugu genelge uyannca yiiriirliige kanulan kurum ve birim kodlankullamlmaktadlr60

• Bu kad sisteminin zaman zaman degi~ikligeugradlg1l11

SATE]) Yonelim Kurulu A.IJS-l'klln

()2.04.2008

~

a usullerinin aylklandlg1 yonetmelik ve genelge gibi diizenleme­Yazl~m

rih verme ~ekli aylkya belirtilmi~ alsa da uygulamalarda her zamanlerde, ta ." 1" 0" kl' d

d b'r birim goriilmemektedu. Gun, ay ve yl m 24.11.20 5 ~e m estan art 1 , ".

la verildigi ornekler yam Slra aym harflerle yaztldlgl, aynca belgenll1~.aka,mldi" i yer alan ~ehir isminin belirtildigi ornekler gormek miimkiindiir.uretl g k "/ /2008" kl' d 'hdonemde ~ehir ismi yaZllma SIZll1, 24 11 ~e m e tan vermeSon . ' .-357

I·' 1ural alarak bemmsenml~tll- .usu u (

tarih bilgisinin de yer yer yazl1dlgl goriilmii~tiir. Aynca, belgelerinberaber " d' ........

dklan niishasma ilgili yonetici imza attlgl sua a lmza gununu gas-

kurum a a v ..

'hi de yazdlgl arnekJere rastlanmaktadlr.teren tan

r ihin verildigi yer, beIge tiiriine gore farkhhk gosterebilmektedir. Nar-far d" "h' 1 1 k'ld

larda metnin iist klsmm a SaYI: mn lzasma ge ece ( ~e I eal yazl~m _ . .. ..

m. . erekirken imza alanmda venlen arneklerle kar~l1a~makda mum-enlmes1 g .

v.. .. r Cumhuriyet kurulduktan sanra harf devrimine kadar alan zamankundu . h' d 'ld' v· b'l' kt. . d .. retilen belgelerde tari in metllln sanun a ven Igl I mme e-

,ir enSln e u k d "k 1 "'b''. '6 U iin dahi bu orneklere rastlanma ta lr. Aynca, ma am a uru gl 1dlr-. B g d h d 1 d 'h' 'ld' v

,1 e tiirlerinde metnin hem iistiin e em e a tm a tan m yen Ig1baz1 be g k'ld 1 'b' b 1

1 1 kar~tla~mak miimkiindiir. Aym ~e I e ru 1sat ve tapu gl 1 e ge-arnek er e "f "f

'h imzanm altmda verilmektedir.. lerde tan

Resim 8: imza yerinde verilen tarih

, ,,.,358 "Slaj Kabul Meklubu", 12.10.1999Iarih ve 34/278 referansll, Stajlar Dosyasl, MU Fen-Edebiyat Fakiiltesi,

1999, (y.b.).

359 Sagllk Bakanhi'p [<;;evrimi<;i) Elektconik ad res: http://www.saglik.gov.lr/TR/BelgeGosler_ aspx?F6ElOF8892433CFF6407999 D5EC50F 890237E47896F8AFCF [11.11.2008].

360 "Ba~bakanhk Personel ve Prensipleri Genel Miidiirliigli'nlin 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649 saYlve 1991/17 numarali Genelgesi", Ba~bakanlrk DI~ Genelgeler (1991-1992), Ankara: Ba~bakanhk,1993.

---6BCA 030.11.1 .. .43.30.16.35' I k U I ". Y zl<malarda Uygu anaca su ....357 "Resin lay _________________...Ji,;l...- _

I

I

I ,

da gozden uzak tutmamak gerekir361 . SaYI elemam, ozellikle kamu kurumla­nndan ~Ikan belgelerde tabii olarak onceden verilir.

Belgenin kurumdan ~11C1~1 siraslllda bu alana bir de evrak kaYlt numaraSIeklenir. Kurumun tqkilat yapIsllla gore evrak kaYlt numaraSl tek olabilecegigibi biri birim digeri kurum olmak uzere iki ayn numara da bulunabilir.

SaYl kIsml, her ne kadar i~ kaynakh bir eleman olsa da ozellikle evrakkaylt ve dosya tasnif numaraSl, belgeye sonradan dahil oldugundan dl~ kay­naklardan gelen elemanlar olarak da degerlendirilebilir. Ancak, belgenin en­telektuel analizinde ve eri~iminde olduk~a kullam~h veriler sunan bu alamn,i~ kaynakh gorulmesi daha tutarh bir yakla~lm gibi gozukmektedir.

Yazl~malar ba~ta olmak uzere ~e~itli beIge tiirlerinde yayglll bir ~ekilde

bulunah elemanlardan biri de konudur. Konu (subject) alam, metnin oziiniiihtiva eden veciz ifadelerden olu~ur. Belgenin ne ile ilgili oldugunun anla~Il­

maSllla yardlmcl olur. Bu alandaki bir-iki kelimelik a~lklama, anahtar ke­lime i~levi goriip, metnin tamaml okunmakSlzlll beige hakklllda muhatabafikir verir.

4.1.1.5. Kontrol numaraSl

BaZl beige turleri, birim ve konu kodlanndan ayn olarak bir de kontrolveya seri numarasma (control number) sahip olurlar. Bir genelge, teblig ya daraporun sayIsI, bir fatura veya makbuzun seri numaraSl, birer kontrol numa­raS1 oldugu kadar aym zamanda belgeye eri~im araCl olarak kullamlabilecekbir referanstu.

Bu numaralar, makbuz ya da dipko~anh beIgelerdeki gibi iireten tarafm,belgenin ait oldugu yIla gore Ocak aYllldan itibaren birden ba~layarakvere­cegi sayl1ar olabilir. Ozellikle geneIge gibi mevzuat turu belgeler bu ~ekilde

numaralandlnhr. .

361 Ba~bakanlJgm 1991/17 saYllt kurum genelgesinden once 1990 ydll1da Devlet Aqivleri Genel Miidiirlii­giinUn geli~tirmi~ oldugu ve halen Cumhuriyet Ar~ivindekullamlan kurum ve birim kodlan, belgeler­deki bu sayl klsmmda kullamlmaktaydl. Ancak, bir buc;:uk ilei I'll kullamlma imlciim bulan kod sistemiBa~bakanhgmbelirtHen genelgesiyle yiirlirliikten kalkml~ ve yeni sistem kullamlmaya ba~Janml~tlr.

Ar~i\'in uyguladlgl sistemden de once yine kurumlann, rakam veya harfkrle kurum ve birimleri ifadeeden fakh kodlar kullandlklan daha once yaymlanml~c;:e~itli prosedlirlerde goriilmektedir (DesimalSisterne Gore Dosya Usulii ve Tatbikatma Dair Dosya Yonetmeligi, Ankara: Ba~bakan!Ik,1976).

Resim 11: Kontrol numaraS1

GENELGE

(2000/16)

Ornekt: goru!en genelgenin .ald1g1 sayl, 2000 yl1111da ~lkanlan 16'ncl fe­nelge oldugunu 1fade etmektedu. Belgelere kontrolnumarasl verme i~lemi,

kurumlarda genellikle Ara~t1rma Planlama ve Koordinasyon Birimi, StratejiGeli~tirme Ba~kanhgl veya '!az1 t~leri Miidiirliigii gibi merkezi bir birim ta­rafllldan yiirutiiliir362. Numaraland1rma her yIl yeniden ba~lar.

Zaman zaman kesintiye ugrasa da kanun orneginde oldugu gibi kontrolnumaraSl uygulamasl ilk ~lkan kanuna verilen saYllllll devam ettirilmesi~eklinde de olabilir. Bu tip uyglllama 0 ture ozel oIup ilk qkan dokiimanlabirIikte verilmeye ba~Iamr. Benzer bir yontemin ruhsat ve diploma gibi bel­geler i~in de kullamldlgl bilinmektedir. Olu~tllrulankutuk veya sicil defteri­ne kaydedilen belgeler bllradan bir kiitiik numaraSl ahrlar. Beige uzerine kay­dedilen bu saYl aym zamanda bir kontrol nllmarasldlr. Bu numara kesintiyeugramakslzlll her yll devam ettirilir.

4.1.1.6. Muhatap

BeIgenin gonderildigi tiuaf olan muhatap (inscription), yazl~malarba~taolmak uzere bir~ok belgede -bulunur. OsmanlI beIgelerinde bu klsma "elkab"denilir, yazllar bununla ba~LJ.rd1363. Cumhuriyet donemi beIgelerinde ise ve­rili~ ~ekIi biraz degi~mi~; daha sade bir bi~im alml~tlr. Bu alanda, belgeninkim i<;:in hazulandlgl ya da kime ve hangi kuruma gonderilecegi, muhatabllladl, unvam ve adresi belirtiIerek a~lklanIr. Muhatap bilgisi, belgede a~Ik-

. lanan iradenin kime y6neldigini gosterdiginden dolayl belgenin iletimi vedogacak hukuki sonu<;:lann taraflllm belirlenmesi baklmmdan olduk~a an­lamhdlr364 .

362 Ornegin Saglde Bakanhgmda fark!! genel mudiirllikler tarafmdan hazlrlanan genelgelere 2000 ydmdaAra~tlrmaPlan lama ve Koordinasyon Kurulll Ba~kanhgmcakontrol numarasl verilmektedir ("SagllkBakanl!gmm 08 Mart 2000 tarihli ve B.lOO.APK.O.OO.OO.00I703 saydl yazlsI", Ara~tlrma Planlama veKoordinasyon Kurulll B~k., 2001, (y.b.». .

363 Kiitiikoglll, Osmanlr Belgelerinin Dili... , s. 101.

364 "Saghk Bakanhgwln BlOOTHGOI00005 - 5370/4910 - 15163 saYI ve 16.09.1999 tarihli <;::OK ACELEyazlsl", Ozel BagcIlar Hastanesi Dosyasl, jSM Tedavi Kurllmlan $b. Md., 1999, (y.b.).

Resim 12: Yazmm adresi

iSTANBUL VALiLiGiNE

(it Saghk Miidiirliigii)

Kamu yonetiminde bu lusma "gonderilen makam" denilir365. Yazllllll mu­hatabl olan tarafi hitap edildigi i<;:in "hitap ba~hgl" bi<;:iminde ifade edenlerde bulunmaktadlr. Bu lusma yazilan bilgiler belgenin turune ve gonderildi­gi muhataba gore farkhhk gostermektedir. BeIge, eger bir mektup ise hitap. onderilen ki~inin adlyla ba~lar. Resmi ya da ozel bir belge nereden yazlhrsai~azI1s111'bu yapl fazla degi~meyen bir gelenek olmu~tur. Istanbul Buyuk~~hirIBelediye Ba~kam'nlll gondermi~ oldugu resmi bir davet mektubunda hltap

Iba~hgl' talUf ifade~i ve ki~i adlyla ba~lamaktadlr366:

! Resim 13: Hitap ba~hgl

SaYlll Majyen SUTiYOSU, Jakarta Valisi ENDONEZYA

Muhatablll adl yamnda adres bilgisini niteleyen gorev unvam ile bulun­

:dugu ~ehir ve ulke adl da ilgili alanda ya.zI1ml~tlr: Z6~ten ~ahls a~l~a yazilanrcsmi yazilarda adres isimden sonra venlmektedlr3 . Mekt,up turun~e olanbu belgede antet de bulunmaktadIr. Antetin verilmedigi veya y~ZIYI ~u:e~l~­yen taraflll bir tuzel ki~ilige sahip olmadlg1 durumlarda, bu hltap bI1g1S111111

beIge ba~hgl olarak degerlendirildigi belirtilmektedir36S

.

Bilinen bu ba~hk usulunun dl~lllda yazllllll muhatabl olan taraflll duru­muna gore "Vatanda~lara", "... Universitesi Ogl'encilerine" bi<;:iminde genelehitabeden ba~hklann da kullamlmakta oldugu goriilur. Bu tur bir yakla~lm

yam SIra ozellikle ilgilinin istegi uZ~~·.in~ :anzim ed,~len, ~ma d~gr~dan .b~l'makaml muhatap almayan yazllarda Ilglh Makama ~ekhndebll' hltap bl<;:l-

mi kullanllmaktadlf369.

Resim 14: Makam oIurunun hitap ba~hgl

BAKANLIK MAKAMINA

Hitap ba~hgl111,makamasunulan yazdarda daha belirgin olarak gormek- fu

teyiz. Ornegin Saghk Bakanhglllda bir genel mudurlukt~nBakanhk maka­mllla sunulan bir makam olurunun ba~hgl "Bakanhk Makamllla" ~eklinde­

dir370•

Belirtilen bu ba~hklardan ayn olarak ozellikle yazl~ma turu belgelerindl~llldaki sozle~me, ~artname, kontrat, sertifika, diploma, bordrolar, yonet­melik ve yonerge gibi daha bir<;:ok belgenin sahip oldugu ba~hklar da bir ic;:kaynakh eleman olarak kabul edilmekte ve hitap ba~hgl11111bulundugu yerdeverilmektedir.

Resim 15: BeIge turii ba~hgl ile hitap ba~hgl birlikte vel'ilmi~tir

(GENELGE 2008/..1.2....)

/.J'T/J· /J~dL .. -/" .. JI/Y~....... VALILIGlNE

Adalet Bakanhgllldan <;:lkan bir genelgenin ba~hgl, hem beIge turunii ifa­de etmekte hem de genelge kontrol numaraSllll vermektedir371

• GoI'iildugugibi hitap ba~hgl ile belge turu ba~hg1lll11birlikte verildigi orneklere rastla­mak da mumkundur372

•

4. i .1.7. ilgi ve Referanslar

Yazl~ma turu belgeler ba~ta olmak uzere diger bir<;:ok belge orneginde,farkh yazl~malara, genelge ve yonerge gibi duzenleyici i~lemlere, kanun

,,',

370 Sagltk Bakanltgl, [<;:evrimi~i] Elektronik ad res: http://www.saglik.gov.tr/TR/BelgeGoster.aspx?F6EI0F8892433CFF6407999D5EC50F896356720CCE2BF980 [12, I1.2008],

371 Adalet Bakanltgl Ceza i~Jeri Genel MiidiirJiigii, [<;:evrimi~i] Elektronik ad res: http://www. adaJet.gov.tr/duyurular/genelgelerlgenelge_pdfl25.pdf [12,11,2008].

372 "i~i~[eri Bakanhgwll1 2008/32 Numarall Genelgesi", 21/4/2008 tarih ve B.05.0,MAH.0,65.00.01/800.00-11271 sayIlt, [<;:evrimi~i] Eleletronik ad res: http://w3.icisleri.gov.trldefault.icisleri_2 .aspx?content=10056 [26.08,2008J.

365 "Resmi Yazl~maJarda Uygulanacak Usul ...", s. 7,366 "istanbul Biiyiik~ehirBelediye Ba~kamI11n Jakarta Valisi'ni Davet Mektllbu".

367 "Resmi Yazl~malarda Uyglllanacak Usul .. ,". s. 8.

.368 Storch, Aym maleale, s, 371. .. ....'369 "Ogrenci Belgesi", Ogrellci Dosyasl, MO Fen-Edebiyat Fakiiltesi Ogrenci I~letl Burosu, 2000, (y,b.).______......li:...- _

maddelerine veya mabie ya da rapora ilgi tutuldugu goruliir. Belgenin adresklsmmdan soma gelen bu alan, bir yazl~mada "ilgi:" ba~hgl ile verilir373 • Bukrslmda dokumamn uretilmesine sebep olan vaka veya durumla ilgili yuru­tUlen i~lemle baglantlh goriilen kaynaklar belirtilir. Turune gore belgenindayanagml gosteren referanslar verilir. ilgide yer alan referanslar, bir yerde 0

belgenin uretilme sebebini aylklayan kaynaklardlr. C;ogu zaman bu ilgi ala-, nmda belirtilen referansa gonderme yaprlarak yazl metnine ba~lamr.

4.1.1.8. Kullamlmayan protokol elemanlan

Osmanh-Turk yazl~ma gelenegini tqkil eden Osmanh belgelerinde bu­lunmasma ragmen bugun <,:ogunlukla kullamlmayan i<,: kaynakh elemanla­nn oldugu bilinmektedir. Davet, tugra, dua ve haYlr temennisi gibi form ele­manlanm bunlar arasmda saymak miimkiindur.

Osmanh diplomatik terminolojisinde tahmid ve temcid (invocation) de-:. nilen davet formulu, Osmanh donemi belgelerinde bulunmaktaydl. Farkh

verili~ bi<,:imleri olsa da bu formul genellikle Arap<,:a "he" ve "vav" harflerin­den olu~an, hitve veya hit ~eklinde okunarak Allah'm adlmn ifade edildigi biri~aretti374. Bu davet formuliinu Cumhuriyet'in ilk Yillannda Arap harfleriyleuretilmi~ belgelerde de gormek mumkundur. Ancak bir iki yrl i<,:erisinde ta­mamen terk edilmi~, kullamlmaml~tlr375.

Belgenin muhatabl olan tarafm elkabl yazrldlktan soma mutlaka dua (sa­lutation) klSffil bulunurdu. Yazmm gonderildigi tarafm mevkiine gore duabi<,:imi belirlenir ve yazlhrdl. Aym zamanda ilgili tarafm musluman veyagayrimuslim olmasma gore dua formu degi~irdi376.Guniimuz modern belge­ler;nde kullamlmamaktadlr.

Belgelerde kullamlmayan bir eleman da tugradlr. Tugra (monogram), be­rat, ferman ve miilkname gibi sultana ait belgelerde tasdik makammda kul­lamhr, sultanm emri olduguna i~aret ederdi.

373 "Resmi Yazl~maJardaUygllJanacak Usul ...", s. 9.

374 KtitUkoglll, Aym eser, s. 100.

375 BCA.030.10 ... 16.89.1.

376 Kiittikoglu, Aym eser, s. 107; Gokbilgin, Osmanlt Paleografya ... , s. 68.

4.1.2. Metin

Bir belgede protokoli.in ardmdan esas bolumu te~kil eden metin klsmlgelir. Bir yazll1m beige olarak i~lem gormesi iyin mutlaka bir iradenin a<,:lk­landlgl metne sahip olmasl gerekir377

• YaZl sahibinin istek, talep, irade ve dii­~unceleri, yuriitiilmek istenen faaliyet, bu konuda deliller, gerekli aylklamave tartl~malar burada verilir. Belgenin uretilme sebebi idarive hukuki gerek­yeleriyle aylkla111p, varhk nedeni ortaya kondugu iyin metin krsml en onemliiy kaynak elema111dlr.

incelenen belge tiirlerinin amiJizinde metnin genel hatlanyla giri~, apk­lamalar ve sonu~ klSmll1dan meydana geldigi soylenebilir. DolaYlslyla buklslmlar, ba~langly-takdim,konuyu haber verme, aylklama, tartl~ma ve de­gerlendirmeler ile son ciimleleri kapsar. Bu alanlarll1 ortaya konulu~ biyimiise beige tiiriine gore farkhhk gosterebilir. Bununla birlikte metnin yaplsaldiizeni, anla~lhr bir dil ve aklC' bir uslup, genel kompozisyon ve dilbilgisikurallanna uyum, belgenin turu ne olursa olsun metnin olu~turulmasmda

ana temayr te~kil eder. Belirtilen bu yaplYI kamu idaresini olu~turan biryokkurumun iiretmi~ oldugu belgelerde gormek miimkundiir. Bir yazlda metinala111111 olu~turan giri~, geli~me ve sonuy klSlmJan, a~aglda Maliye Bakanh­gma bagh Biitye ve Mali Kontrol Genel Mudiirli.igiinden Saghk Bakanhgmagonderilen bir yazl iizerinde degerlendirilmi~tir378.Ornek yaz1111n metniniolu~turanparagraflar ilgili oldugu klSmll1 altll1da verilmi~tir.

4.1.2.1. Giri~

Metnin giri~i yani takdim (preamble) klsmlmn, konuyla dogrudan ala­kah olmasa da, ahlaki ve hukuki prensipler yam Slra muhatabm belgeye olanmotivasyonunu saglamak iyin on bilgi ~eklinde verildigi, daha hususi yazl~­

malarda iltifat ifadeleriyle ba~ladlgl gorulur379• Esas konuya hazlrllk nite­

liginde olan takdim klSmll1da claha yok genelleme yaprlarak olu~turulmu~

ifadeler yer ahr. Bu ifadeler esas metindeki ayrldamalara daha kolayve an­la~lhr bir giri~ yapmaYI sagladlgl gibi ifadeleri susleyip muhatabm ilgisine

377 <:;:i<;ek, "Ozel Diplomatik ... , s. 274.

378 Saghk Bakanhgl, r<:;:evrimi<;i] Elcktr·cmik a,hes: http://www.saglik.gov.tr/TR/BelgeGoster.a~px?

F6EIOF8892433CFF6407999 D5EC50F 890237E47896F8AFCF [11.11.2008].

379 Duranti, Aym eser, s. J45.

": I

, I

, ,:' ,

I; !

I: I

" '

Lsogore onu konuya hazlflar. Vakamn oncesiyle ilgili olarak bilgilerin giincel­lenmesine yardUTICl olur. Aym zamanda kaql tarafa giiven, birlikte hareketetme, yakm ili~ki hissi verdigi gibi hukuki prensipler, idari politikalar vegorii~ler hakkmda da aydmlatlcl rol oynar. Metnin bu klsml, her ne kadarbelgenin i'ferigiyle dogrudan ilgili goriilmese de belgeye daha bir resmiyetkattlgl kabul edilmektedir. Bundan dolaYl yazl~malara ba~larken genellikleidari i~lemin yapI1masma, dolaYlslyla belgenin iiretilmesine gerek'fe olu~tu­

ran emir, ilgili kanun, diizenleyici i~lem gibi normlann ya da ilgili bir ya­zimn ilgi klsmmda verilmesi 'foklukla rastlanan bir uygulamadlf. Ozelliklecevap yazllannda bir onceki yazl, mevzuat hiikmu ya da bir referansa ilgitutularak metne ba~lanmaslyaygm bir yoldur.

Resirn 16: Yazl~ma metninin giri~ lasml

ilgi Ifl.) ya7.Hh 2008 ;'i1; i.,;crlsinclc faaliyctc gcycn \-'(0 gCl(ecek olan hastaner..:1' il.;­ihliycl',: nc:Jc:niyle kapasitelcrinl arllrall hQSWne];;rln makinc lc-rhiL8.1, bl1ro mal~cmcsi, kU1asiye\ ~ Jigcr dayamkh mal ve n1J[z>;nle ahml<1J'1 gibi ihtiya~1fullllI) zamamni.l:l~<1;';'lj;1I1am.amasulln. bagJ~lkJama hl7.llliCtlerinin yiirU!iilm~si kaps<lt1llnda ora"kir;ll;lIl;Jl1Iamac>ltlHl ikrid;;- ])izmetlel'in akSamli:irna, ldaltsi ;wr ','(:' imkanSlI, dunrm[,lJ'J1l 0l'1flV3~ l["nK1Sm;t yol aO:;,lcagl beliniler"k. llak<JnllgHlLz oirimkrinin ilgi (0) Gcndljco karsaml dl~tn;l,1lllllllma.-;] iSIc:nilmckt~dll.

Giri~ losmlllm diizenlenmesiyle ilgili olarak baZl belgelerde sadece birciimle ya da klsa bir paragrafla yetinilirken, baZllannda ba~langl'f, takdim,gerekye, ama'f vb. boliimlerin a'flklandlgl, hatta ozellikle diizenleyici i~lem­

ler gibi belge tiirlerinde bu klslmlann ba~hklarla boliinmii~ haide verildigigoriiIiir. Yazlyakonu olani~lemlerinhukuki prosediirleriyle beraber yine fa­aliyetin oncesi, yapIlan i~lemler hatta bu konuda 'fah~ma yiiriiten diger ku­rumlar da bu klSlmda belirtilebilir.

4.1.2.2. Bilgilendirme .

Takdim ile ba~layan metin, dokiimanm amacmlD a<;:lklandlgl bilgilendir­me (notification) ktsmlyia devam eder. Burada "bilindigi gibi" veya "bildigi­niz iizere" ya da "malum oldugu uzere" ~eklindeki ifadelerle metne ba~lan­

dlgl goriiliir.

15111

Resirn 17: Yazl~ma metninin biIgilendirme laSffil

13lhlldlgi tizcr,,> llarcamalard(l tJs<lrt1lfu ;aglamak amaclylll; 5018 s:'lydJ Kaoununu<l 30.lt1lU m,ldd",] h(lkm(i lIy,\rl11',,\ 13::lkan!JgU.llIZ tamtindan yaYllnhman '>Tasilrruf T",dbirlel'j"k,'nllhl i1gi (L.) Genelg<:nin l inci madd,:si gCT.::gincc> gene! b(jt~e: kap:;<Jmmdaki kmnu idard.:rji,c' iizd blit"di idarekJ'in b(j[~elcrinin (03.2.1.01) Klrlasiye .I\!lmlan. (03.2.1,G2) BOw.Vklz<-.'lTJcsi ,o\!Jmlan. {O:;.~.1.90} Diger Klrl(\siy" ~'e 13Clro IVlalzcmcsi Ahmlan. (03.7.1.01) •Blim 'Ie hr':l-i !\'lul vc Mal7.~me r\llrnlarJ. (03.7.1.02) DUm vt l;;yc-r! ~l!lkinc: v(; Tc(,'hizat.. \hml<ll'l. (03.7.1.90) Dig!.':T Duyamkh !lilai \'c M317.cnl~ Allm]an ekonomik kodlolrll1J~ll

h,m:,II11<l yapllmas) 15; I 0.:200& tarihlntlcn itib'lri::l1 tlll(uurulmu~> s(lzkoll\IS\1 Gi;:neigenin 2 J).;i

IT'lldd;;sinc!': mnll1lu haller d·I:;>.flda ycni 13~ll kin/lamasl yapLimayacagl be]inilmj~ljr.

Bilgilendirme kIsmmm metninde istek, talep veya ortaya konan iradeyleilgili a'fikiamalar yaplhr. Bu konuda yiiriitiiIen uygulama varsa onun hak­kmda bilgi verilir. A'flklama orneklerle desteklenir. Bir sonraki safha olanapklama ve karar klsmmda ortaya konacak dii~iinceningerek'fesi belirtilir.

4.1.2.3. Apklama ve karar

Metnin bilgilendirme kIsmmdan sonra gelenler ise apklama (exposition)ve karar-hiikiim (dispozition) yerleridir. Burada belgenin iiretilmesine sebepolan konuyla ilgili gerekli a'flklamalar, tespitler, tartl~malar ve oneriler yerallf. Vakal1ln kendi dogal yaplsmdaki durumu ve hukukun ongordiigii. ~art­

lar a'flk se'fik bildirilir. Bu alanda farkh prosediirlere ait safhalar a'flklandlglgibi belgenin ozel veya kamu kurumuna yazllma durumuna gore ne tiir birprosediiriin uygulandlgl belirtilir. Bu prosediirlere gore de belge metnininyaplsl olu~turulur. Yazlda ge'fen karara sebep olan unsurlar, ~artIar, fiillerortaya konur. Metnin bi'fimi bahsedilen konuya bagh olarak ~ekil alabildigigibi ifade iisiubunun da kaql tarafm makam diizeyine gore degi~ikIik arzettigi goriiliir. Bu kIslmda ana fikir iizerine yogunla~tllr. Diger a'flklama veanlatimlar bu fikir etrafmda kiimelenir. Neticede vaka iizerindeki dii~iince

ve 'foziimier yazlyia ortaya konurken gerek~e a'flklal1lp karar bildirilir.

Resim 18: Yazl~mametninin aylklama ve karar klsml

H,ln,1 g'-~r~. BakanlJgltllZC\ ba(;ll lOU& y1l1 i"crj~inJc 130liyete g.;<;en ve ge~ecek olilil'~J';I~;l:c'k,. tk ihliyo~ Il.;oetliyle kapasit~JtrEIll ar[uan hast.mc:krin ilgi (0) Genelge kapSn01I11,i'l;'~):nik:\ '.·KoJlomik kodlardan yar1Jac::Lk all mJanll III VC bagl$.lklama hizmeLlerinin yiirlittiJmcsi).,':r':lr,wlLla ,m1', kirabnmaSl11l1l, o'-lgllk hizlYlcllerit\fn ,'}ze11 iiJi \'(~. aciJiveti giiz(,niin(kh,]\Jl\dHnI!du~IJlKi<l. lOD8 ydt buwcslndco SQ7.kOl1lJW ek<)!lOl;ik kDCI]ar' i<;:ill -;jngiSrilkni.U·:ndJn JahilinJL' ka~111l1laSl knydlylD. sOLkonllsl~ C'cfltlg" kxpsaJnl J.l~mda tU!Ulm8<'1 uygun~l;di)ln<,klt"dtr.

Battin yazl~malarda a<;:lklama, karar ve biti~ ifadelerini kesin <;:izgilerlebirbirinden aYlrmak miimkiin olmayabilir. <;:ogu yerde bu kIslmlar i<;: i<;:ege<;:mi~ durumdadlr. Tamammm bir paragrafta, hatta ciimlede verildigi or­nekler gormek miimkiindiir.

4.1.2.4. Biti~ ciimlesi

Metnin biti~ ciimlesi (final clause), ii<;:iinci.i ~ahlslann haklanmn muha­fazasml saglayan ve dokiimanm <;:lktlgl makamm diizeyini ifade eden ciim­leciklerden meydana gelir. Kullamlan kelimeler dikkatlice se<;:ilir. <;:iinkiikamu biirokrasisinde kullamlmasl gelenek haline gelmi~ bazl ifadeler, belirlianlamlar yiiklenerek yazlhr. brnegin "geregini rica ederim" ifadesi, beIgemetninin bilgilendirme veapklama klsmmda belirtildigi ~ekilde i~lem ya­pl1masmm istendigini gosterir. Bu ifade, yazmlll muhatabllldan bir i~lemi

yerine getirmesini, eyleme ge<;:mesini talep etmektedir. "Bilginizi" bi<;:imindebir biti~ ciimlesi ise eylem yerine mevzu hakklllda belirtildigi ~ekildebilgi

sahibi olunmasllll istemektedir. A<;:lklanan bu biti~ ciimlesi yapllan, iist ma­kamlO asta gonderdigi yazl1ar i<;:in kullal1lhr. Ast makamm iiste gonderdigiyazI1ann ise "arz ederim" ~eklindebitirilmesi, artIk yayglll bir gelenek halinegelmi~, kamu yonetiminde siirekli uygulanan bir usul olmu~tur38o.Makamasunulan yazllarda arz kelimesinin "tensiplerinize" "gorii~ ve emirlerinize""emir ve miisaadelerinize" gibi kahp ifadelerle birlikte yazllarak, muhatablOdaha iist makam oldugu ve takdir yetkisinin orada bulundugunu i~aret edenifadelerle kaqlla~1Imaktadlr381. Her ne kadar Resmi Yazl~maYonetmeligi arz

380 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul ...", s. 13.

381 "BakanlIk Makamma sunulan yazl", i<;i~leri BakanlIgl Persone! Gene! Miidiirliigii, [<;evrimi<;i] Elek­tronik adres: http://www.icisleri.gov.tr/_Icis[eri/WPX/IMZADEVRLdoc [27.10.2008J

153 [I

ve rica konusunu ii<;: maddelik bir a<;:ddamayla ortaya koysa da zaman zamankurumlar arasmda arz ve rica noktasmda bazl anla~mazhklar <;:lktIgl bilin­mektedir382

•

Resim 19: Yazl~ma metninin biti~ climlesi

Bi!gilel'ine arz "dcrim.

Belgelerdeki biti~ ifadeleri farklI bi<;:imlerde formiile edilebilir. Bu ifadeler,verilen karar ve belirtilen iradenin niteligine gore ~ekillenir. brnegin onceden .belirlenmi~ kurallann ortaya koydugu yasaklara uyulmasml isteyip yaptmmongoren emir ciimleleri, mevzuata aykIn hareket etmeyi yasaklayan yasakla­ma ciimleleri, bir uygulamadaki ozel durumlan belirten istisna ciimleleri, birhak ve iddiadan vazge<;:ildigini gosteren feragat ciimleleri, soy ve kan baglll­dan aynca miras<;:l olma durumundan dolaYl yiikiimli.iliigi.in bulundugunua<;:I1dayan miikellefiyet ciimleleri, kanunlara aykm hareket edenlerin uyanl­masma i~aret eden uyan ciimleleri, bir fiilin mevzuata uygun yiiriitiilmesiyleilgili taahhiit ciimleleri, bir konu hakklOda yazlda ge<;:tigi ~ekilde bilgi sahibiolunmasml ongoren bilgilendirme ciimleleri ve "i~ bu beIge taraflann ozgiiriradeleriyle imza altllla allllml~tIr" orneginde oldugu gibi belgenin onaylan­dlgInl gosteren onay ciin:leleri bulunur383

•

4.1.3. Son Protokol

ilk protokol ve metin kIsmmm ardmdan sorumlulugun gosterildigi, aymzamanda selam ve saygl ifadelerinin yer aldlgl son protokol (eschatocol) ala­m gelmektedir. YazI1ann belge olarak i~lem gormesi i<;:in kimin iirettigi vetasdik ettiginin belirli olmaSl gerekir. Belgeyi diizenleyen, tasdik eden, onay­layan, kontrol eden, ~ahit olan ki~i veya ki~iler imza ve miihiirle bu alandagosterilir.

382 "Askeri mahkeme ile baro arasmda arz krizi", Tiim Gazeleler, f<;evrimi<;i] Elektronik adres: http://www.tumgazeteler.com/?a=679055:14.11.2008] .

383 Duranti, Diplomatics ... , s. 147-148.

I! 154

4.1.3.1. Saygl ifadesi

Kamu idaresi ba~ta olmak iizere tiim orgiitlerde yazdi i1eti~im yapdlr­ken ast iist ili~kilerine dikkat edilir. Bu yiizden metin i<;:erisinde kullamlanterimlere ve iisluba ozen gosterilirken, ozellikle biti~ ciimleleri ve saygl ifa­delerindeki kelimeler titizlikle se<;:ilir. Hatta bu ifadeler i<;:in onceden berikullandan kahpla~ml~ kelime ve ciimlecikler tercih edilir. Bunlann bir<;:okbeIge tiiriinde kullamimalan artlk gelenek haline gelmi~tir.Ornegin ~ahlsIa­

ra gonderilen mektuplarda "saygdanmla" veya "saygIIanmlzIa" bi<;:imindekisaygt ve iltifat ifadeleri (complimentary) slkhkla kullamlIr.

Tek bir ifadenin yam sua daha ozenle olu~turulmu~iltifat ciimlelerine rast­Iamak da miimkiindiir. Ornegin istanbul Biiyiik~ehir Belediye Ba~kam'nll1

Jakarta (Endonezya) Valisi'ne gondermi~oldugu bir mektupta iltifat ciimlesiozenle se<;:ilmi~ kelimelerden meydana gelmi~tir384.

Resim 20: Biti~ ciimlesinden soma saygl ifadesi

En iyi dilek ve selamlanml gonderirken, cevabmizi ve heyet listenizi sablrslzllkla

bekliyorum.

Biti~ ciimlesinden soma kullandan "Saygdanmla," sozciigii genellikletercih edilen bir ifadedir. Her ne kadar saygl ifadesinin resmi yazl~malarda

kullandmasl yazl~makurallanna385 gore kaldlfllml~ olsa da bazl kurumlannkullanmaktan vazge<;:mediklerini kar~lla~dan bir<;:ok ornekten anhyoruz.

Vazge<;:meyip kullanmaya devam edellier ise saygllanmla ifadesini biti~

ciimlesinden soma aynca verebildikleri gibi ciimle i<;:erisinde de kullanabil­mektedirler. Saygl ifadesinin metnin son ciimlesinde "... hususunu ilgile­rinize saygllanmla arz ederim." "... olacagll1dan geregini saygdanmla ricaederim." bi~iminde kullamldlgl <;:ok <;:e~itli orneklerle kaqda~makmiimkiin-

d ·· .386UI .

384 "iBB Ba~kantnlll Jakarta Valisi'ni Davet Mektubu".

385 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul ...".

386 "Hacettep Oniversitesi Rektorltigtintin Maliye Bakanllglna Yazlsl", Hacetlepe Oniversitesi Strateji Ge­li~tirme Daire B~k., [<;:evcimi<;:i] Elektronik adres; http;//www.sgdb.hacettepe.edu.tr/baskanlik/ikm/harcama_talimat_Onkontrol.doc [07.11.2008J.

4.1.3.2. imza

Son protokol alanll1da saygl ifadesinden soma genellikle onay (corrobo­ration) klsml gelir. Onay, belgenin i<;:eriginden sorumlu olan ve idari olarakboyle bir belgeyi hazlrlamaya yetkisi olan ki~iyi ifade eder. Ki~i, onaYl kendiimzaslyla gosterir. Ki~inin isim ve soy isminin kendi el yazistyia yazdmaslsuretiyle olu~turulan imza, ilgili ki~iyi belirlemek i<;:in kullamhr. Belgeninhukuki ge<;:erliligi, iradenin a<;:lklanmasl gibi hususlar yam Slra imzanll1 bu­lunmasma da baghdlr.

Yiiklendigi fonksiyon itibariyle imza, beige iizerinde farkh i~lev ve statii­ye sahip olabilmektedir. imza, en ba~ta belgeyi diizenleyeni gosterir. Bunundl~ll1da belgedeki i~lemi onaylayam, i~lemin sorumlulanm, belgeyi tasdikedeni ifade eden imzalar da bulunabilir. Bu imzalann i~levi, yapdan i~leme,

belgenin tiir ve niteligine gore degi~ir.

Resim 21: imza

~~~~Hul'p Cdr! AK'TAI'f I

tlIUstoti· r

Normal bir yazl~mada imza alam, yazldaki i<;:erik ve iradeden sorumluolan ger<;:ek ki~inin veya tiizel ki~iyi temsil edenin isim, unvan ve imzasll1danolu~ur. Bu alan yetkili ve sorumlu imzaCllann tasdikini i<;:erdigi i<;:in belgenindogrulugunu ispatlayan unsurlan a<;:lklar. Bu bilgiler, aym zamanda belgenin<;:lktlgl makamm sorumlusunu ifade eder. Diger bir deyi~le, yazJYI bir sekreterya da memur yazml~ olsa dahi ilgili makamll1 tiizel ki~iligini temsil eden yet­kili amir belgeyi imzalar. Kamu yonetiminde kimlerin hangi imza yetkilerinesahip oldugu <;:lkanlan "imza yetkileri yonergeleri" ile diizenlenmektedir387

•

Belgenin aidiyetini ve giivenirliligini gosteren imza, belgeyi diizenleye­ne aittir. Her ne kadar bir belgede ilk olarak diizenleyene ait olan imza ilekaqI!a~I!sa da ozellikle onay yazllan, kurul kararlan, raporlar ve tutanak

387 "Milli Egitim Bakanhgl imza Yetkileri Yonergesi".

Resim 22: <;:ak imzah kurul karan

38"8 "Yiinetim Kurulu Karan", Dardanel Onenta~ Glda Sanayi A.~., [<;evrimic;i] Elektronik adres: http://www.dardaneLcom.tr/images/pdflYKK_2004_34.pdf[15.11.2008].

389 "Makam OJuru'''' <;evre ve Orman Bakanhgl, [<;evrimic;i] Elektronik ad res: htlp:llwww.lab-cev reor­man.gov.tr/download/onyeterlik.pdf [15.11.2008].

Makam olurunun imza alanmdaki tarih, yetkili makamm belgeyi imzala­dlg1 zamam gosterir. Diger bir deyi~le, belgenin hazlrlanma tarihi He oluruoverili~ tarihi farklI olabilir. Uygulamalarda oIurun, beIgenin tarihiyle ya aymya da bir sonraki gi-iniin tarihini aldlgl goriilmektedir.

Bir belgede onay di.izenleyeni ifade eden imza formuyIa saglamr.Egeronay imza formuyla kesin]e~iyorsa, bu durum resmi veya yasal olarak hnzayetkisine sahip imzacmIn tasdikiyle miimkun olur. Bununla birlikte, dergi­ler, faturalar ve kasa fi~Ieri gibi dokiimanlar, <;:lkl~lanyla kendi kendilerinionaylamaktadlrlar.

Onay verme yetkisi yani belgenin sorumluillgunu alma giicii, sadece dii­zenleyene ait olmayabilir. Ya da hazulanan doki.imallln beIge olabilmesi i<;:indiizenleyen ile birlikte ba~ka imzaIann da bulllnmasl gerekebilir. BunIar,beIgenin iiretiminden sorumIu ki~iler, i~in sorurnlusu, doki.imanll1 sorum­lusu, i~in gonderildigi adres yani muhatap veya dokiimamn gonderildigi yer,yazan, ikinci imza yetkilis:., tasdik eden veya ~ahit oIanlar oIabilir.

Diplomatik, dokumanm provenanSll11 belirlemek ir;in bu ki~ileri tal1lm­lar. SorumIu ki~iler, irnzalanyla veya form ir;erisinde isimIerinin bir ~ekilde

ge<;:mesiyle gosterilebilir390. Mesela idari olarak farkh makamlann onaYll11

gerektiren dokiimanlann bir ornegini "i~ yeri mllayene raporu" He beIediye­lerde goriiyoruz. i~ yeri muayene raporu, aym fonksiyondan sarumIu ki~iJer­

ce imzaIanml~tlr39J.

390 Storch, Aym makale, s. 371.

391 "Yangln Baklmmdan incelenen i~ Yerlerine Ait Muayene Raporu", Ozel Bahnt Hastnnesi Dosynsl, iSMTeoavi Kurumlan $b., 1999, (y.h.).

~_.

Musa DEMiRBASGene! Miidiir

Resim 23: Makam aluru

tensiplerinizc al7. ederim.

OLUR

~

Uygun Gorii~le An Olunur..1.../2006

;:t:PJ~PreeDr. Hasan Z. SARlKAYA

M(jst~ar

KAPAN];;

Gund~m zerindekl goru~meler tamamlandlglndan, toplantlya son verilerek duzenlenentutan k

t

7ndl.

~~ 0-· (lL"0-I-' "'~"Nlyazi NE A~kln KURULTA1< Mustafa ULT,l\NURYoneb Kurulu Ba~kanl Yonetim Kurulu B~k.Yrd. Yonetim Kunulu Oyesi

Makam olurlarmda, ilk teklifi yapan yetkili ki~inin ardmdan, goru~ bil­diren daha iist diizey yetkilinin ve son olarak oluru veren kurum amirininimzaSI bulunur. imza He beraber biiyiik harflerle "OLUR" ifadesi yaZ1lIr veimza tarihi belirtilir389

•

ti-irii beIge orneklerinde oldugu gihi birden fazla imzanm yer aldlgl orneklerde bulunmaktadlr. Bu durumu, biirokratik gelenek kadar ozellikIe belgeniniiretilmesine hukuki dayanak olu~turan prosediirlerin ~ekillendirdiginisoy-lemek miimk'iindur388. .

Resim 24: Farkli makamlann onayml gerektiren i~ yeri muayene raporu

T,,,tlk Olunur

Resim 25: Onay ve tasdik imzalan

heyetlerin kararlan, iiyelerin imzalarl11l11 dl~l11da kurum amiri tarafl11dantasdik edilir. brnegin belediye meclisinin kararlan belediye ba~kal1lnlll, iini­versite yonetitn kurulu kararlan rektoriin tasdikinin ardllldan nihai ~eklini

ahp yiiriirluge girer. Ba~ka bir deyi~le, kurulda onerilen kararlar rek.tor tara­fl11dan karara baglal1lr94

• Boylece kurum adll1a gorevli ki~ilerin imzaladlk­Ian kararlann kurumu baglaYlcl olabilmesi i<;in yetkili karar mekanizmasltarafl11dan da onay1anmasl gerekmektedir. ~

Bir belgenin ozel mi yoksa kamuya ml ait oldugunu imza alanll1dan belir­1eyebilmek miimkiindiir. <:;:iinkii bu klSlmda bulunan imza sahibinin adl vet.~msil ettigi makam unval1l, yaZll1111 <;:Iktlgl kaynak hakk111da ipuylan verir.Ozel bir firma yetkilisi ise kuru1u~un tuzel ki~iligi ad111a, kamu gorevlisi isetemsil ettigi makam adll1a gore belgeyi imzalar.

Belgeyi diizenleyeni gosteren imza, bir dokumamn formunda her zamanIslak imza olarak bulunmaz. Faaliyetraporlan, ara~tuma inceleme raporlanve tezler gibi belgelerin iizerinde yazI1I olan ger<;:ek veya tiizel ki~i1er, belgenindiizenleyeni ve sorumlusudur. Bu ki~ilerin belge iizerindeki yazI1I isimleri,kimlik tespiti i<;:in kullal1lhr ve imza yerine ge<;:er. Ancak rapor, tutanak, ya­ZI~ma vb. belgelerde iradenin sorumlulugunu ta~1Yan ki~i/ki~ilerinbir ~ekil­

de imZaSll1111 olmasl gerekir.

Her ne kadar imza yetkileri yonergesiyle gorevli ki~ilerin imza yetkileria<;lk<;:a ortaya konmu~ olsa da belgede her zaman yetkilinin imzasl bulunma­yabilir. Asil yetkilinin imza atma imkan111111 bu1unmadIgi ya da i~ yogunlu­gu oldugu durumlarda, onun yerine bu yetkiyi ba~kalan kullal1lr. Diger bircteyi~ie, belgeler dogrudan yetki sahibi ki~ilereliyle imzalanabildigi gibi yetki

MelIIIIC! KI:LL~

Merkez l\loiyeMiidO rii

Kontrol Ed' . (JN~B~T.t-,A IO(jL1J

. f/

T~~C:'Y AKDAG

ITF~ lA~~fl<1~1-r ..' \.~

(,GAzIOSMANPA:?A Belediye Ba~kanllgma Sunulur.

Not itraiye bak,m harconon lahsilinden soma evrakon II Saghk ModOrlOgOne

havalesi f\ . }~3\ ~ri'-YALIN.h7~iye.fJairC 13askOJlI \

brgutlerdeki idari hiyeraqiyi bu ~ekilde ortaya koyan onay i~lemleri 01­dugu gibi belgelerin uretim ve denetiminden sorumlu ki~ilerin kimlikleri­ni i~aret eden parafe ~eklinde i~aretler bulunur. Belgelerin kurumda kalanikinci nushalanndaki bu parafeler, belge esas imzaya <;lkanhncaya kadar ha­Zlrlanmasll1da sorumlulugu bulunanlan asttan iiste dogru hiyeraqik olarak

aYlklar.

Duzenleyen tarafllldan hazulalllp imza altl11a a1111an belgelerin bazl or­nek1eri, fonksiyon ve prosediir geregi, kurum yetkilisi tarafl11dan ayncatasdik (attestation) edilebilir. Kurum yetkilisi adllla i~lem yapan bir memmveya komisyon, belgeyi imzalayarak yaphgl i~lemi gosterir. Memurun yo: dakomisyon uyelerinin imzaladlgl beIge, i~lemin kurum veya birim adl11a ya­pIldlglm ifade edip kurumu baglaYlcl kIlmak i<;in yetkili tarafllldan ayncatasdik edilir92 • Belediyelerin yuriittiigii fonksiyonlardan biri olan denetimve kontr01 ile alakah bir uygulama suasl11da hazulanan bir muayene rapo­funda, i~lemi yapanlll imzasl yam sua birim yetkilisi mudiiriin tasdiki bu-

lunmaktadlr93.

Tasdik i~lemi gerektiren bu tur uygulamalann ba~ka bir ornegini heyetyalI~malannda gormekteyiz "Enciimen", "komisyon" veya "meclis" gibi

~met Gonliibol, "<;:ok Taraflt Anla~malarJnAktinue imza, Tasdik ve Katdma HuslIslannda Yeni

Geli~nieler", AOSBFD, 11/2 (1996), s. 109.393 "Asansor Mllayene Raporll" Pressan Maden; E~ya San. Ve Tic. Dosyasl, iSM Glda ve <;:evre Kontrol

~ube Md., 1995.

394 "Yiiksek Ogretim Kanunu", Kanlln Nu: 2547, [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: http://www.yok.gov.tr.[16.04.2008J.

"

,

16111

Resim 26: Parmak izi

Parmak izi, ki~ilerin parmald~nnlll uy taraflllda bull111an girinti ve ylklll­tllann yer aldlgl bir yapldlr. Go?le gariili.ip fark edilmesi oldukya giiy alan dl~

deri iizerindeki bu girinti ve ylkllltilar, son derece kiiyiiktiir. "Papila" ad! ve-

at11an imza ve i.sim-miihiir dl~lllda, yayglll olarak kullamlan bir yantem deparmak izidir. Isim-muhiir g'bi parmak izi de Islak imza atmaya muktedirolamayanlann ba~vurduklanbir yoldur. Hukuk, her ne kadar ~ahitlerinona-

. ylyla400 geyerli kabul etse de bu ki~ilere miihiir veya parmak basma imka­nl tamml~tIr4°1. Aynca, adli vakalarda ceza yargdatna hukuku kmallannagore "kimlik tespiti" iyin yetldli kolluk kuvvetlerince ilgiliden parmak iziahnu402. ' li

400 Noterlik Kanunu'nlln 93. maddesi muhur, tarih, parrnak izi ve i~aretlerin onaylanmasInI noterlik i~­

len arasmda sayml~tlr (Kanun Nu: 1512, RG, s. 14090, t. 05.02.1972, r<;:evrimi~i] Elektronik ad res:http://www.noterlerbirligi.org.tr/nkanunu.htm [24.08. 2008J).

.401 Or~egi.n parrnak izinin senetlerde kulJandmasl dururnllnda, bu i~aretin koy veya mahalle ihtiyar he­yetl ve Ikl tamk tarafInan onaylanmasl gerektigi ongorlilmu~ti.ir(Seyithan Delidllman, "Medeni UsulHukukunda Senet ve Senetle~le Yazdi ~ekil Araslndaki tli~ki", Erzincan HlIkuk F{lkiiLtesi Dergisi, 1-2(2000), [<;:eVrtml~I) Elektrontk adres: http://www.hllkukcll.com/bilimsel /kitaplar/usulhukukundasenet.htrn [07.10.2008]. -

· 402 "Parmak izi alrnaya yetkili kurum ve ki~i1er kimlerdir?" Turk Hukuk Sitesi, [<;:evrimi~i] Elektronikadres: http://www.turkhllkllksitesi.com/showthread .php?t~J40 (15.12.2008J.

· 403 Giilden Sanytld1Z, "Osmanh 13rokrasi<i nde Fotografll Beige Kullammt ve Parmak hi Uyglllamasl",istanbul DllIversltesl Edebiyat Fakiiltesi Tarih Dergisi, 47(2008), (basktda).

Biyometrik sistemlerin en eskilerinden olan parmak izi uygulamasl, Os­manh Devleti'nin son danemJerinde ba~latJ1ml~ bir kimlilc tespiti yantemi-

· dir. 1899 yI1111da Zabtiye Nezaretinde uyguJamaya konulan parmak izi almausuliiniin, Avrupa ile aym donemde kullamlmaya ba~ladlgllllagreniyoruz403

•

· Cumhuriyet doneminde de uygulanmasll1a devam edilmi~tir.

395 Nihat Aytlirk, "Yonetirnde Yetki Devri ve irnza Yetkileri", Amme Uaresi Dergisi, 33/1 Mart 2000, s.

102.396 MilJi Egitim Bakanltgl imza Yetkileri yonergesi.

397 "Resmi Yazl~malarda Uygulanacak Usul ...".

398 Aym yer.399 "imza Nedir ?", istanbul Kriminal Polis Laboratllvarlan Md., [<;:evrimi~iJ Elektronik ad res: http://

www.kpl.gov.tr/tr/imza.htm [15.12.2008J.

4.1.3.3. imza yerine kullamlan i§aretler

imza yerine kullamlan ba~ka i~aretler bulunur. Bu i~aretler, genellikleokuma yazma bilmeyen ve imza atmaya muktedir olamayanlann kullandlgl

isim-muhurler ile parmak izidir.

isim-muhurler, ki~inin imza yerine kullandlgl, muhre benzeyen bir ci­simdir. Genellikle metalden yapJ1an bu cismin yiizeyine ki~inin ad ve soya­dmdaki harflerin kazlllmaslyia isimcmuhiir olu~turulur. Istampa murekkepkullamlarak bu cismin kaglt iizerine iz blrakmasl saglamr399

•

Belgeyi diizenleyenin kimliginin tespit edilmesine yarayan el yazlslyla

devri yapilarak veya vekil marifetiyle de ger<;:eklqtirilebilir. Kamu idaresindefonksiyonlann yurutiilmesiyle ilgili butun yetki ve sorumluluklan ustlenenkurum amiri, aym anda butun i~ ve i~lemleri yurutemeyeceginden, yetkileri­nin bir hsmlm yardlmcllanna veya astlanna devreder395

• Bu devir i~lemi, bir"imza yetkileri yonergesi" hazlrlayarak prosedur haline getirilir396

• Boylecekurumda killfin hangi yetkiye sahip oldugu; dolaYlsqla kurum amiri "adllla"kimin ne tiir i~lem yaplp, beIge imzalayacagl belirlenmi~ olur. ASII yetkiliadllla imzalanan belgelerde bu durum, yetki devri yapJ1ml~ unvanlll sag ya­lllna adma aniamllla gelen "a." harflllin yazJ1maslyla gosterilir397

•

Vekfdette ise ya makama vekaletenatama yaplhr ya da esas gorevlinin ge­yici bir sure bulunmayacagl tarihlerde yerine i~lem yapmak uzere uygun bi­rine veld-let blrakJ1u. Kurum veya birim amirligine asaleten atamamn yapJi­madlgl yerlerde, gorevler veldleten yurutulur. Aym ~ekilde gorevlendirme,yllhk izin, saghk vb. sebepler yuzunden gorevi ba~lllda bulunamayan yetkili,yetkilerini yerine gorevlendirilen vekile buaklr. Vekfdeten garev yiiriiten ki­~inin imza yetkisi de veka.letendir. Bu durum, imza alanllldaki garev unva­mnm sonuna yazJ1acak vekaIeten kelimesinin hsaltmasl olan "Y." ~eklindeki

bir harf ile ifade edilir398•

11160

Il162Dikkat edilmesi gereken onemli bir husus, biitiin bu i<;: kaynakh elemanla­

nn bir belgede aym anda bulunmayabilecegidir. Her belge tiirii, kendi karak­teristik hususiyetlerine gore bu elemanlardan ya <;:ok azma, ya da bir kIsmlllasahip olur. Resmi bir yazl~maformunda elemanlann <;:ogu goriilebilirken, birtutanakta, mevzuat tiirii belgede ya da bir dilek<;:ede olduk<;:a az eleman bu­lunur.

4.2. DI~ KAYNAKLI ELEMANLAR

Bir belgenin orijinal formunda, aynntlh bir ~ekilde okumaya gerek kal­makslzm, gorsel olarak da tespit edilebilen unsurlar yer ahr. Diplomatik uz­manlan, belgelerin fiziksel formunu niteleyen bu unsurlara "d1~ kaynakh ele­manlar" adllli vermi~lerdir406.Dl~ kaynakh bu elemanlar, ta~IYlcl ortam, yazl,kullamlan dil, miihiir ve damgalar, notlar, ilaveler, kurum amblemi vb. mater­yal, yazl ve i~aretlerdir. Belirtilen bu elemanlar da kendi i<;:erisinde daha ozelba~hklar altll1da nitelendirilmektedir.

406 Duranti, Aym eser, s. 134.

4.2.1.1. A1ateryal

KaYlt malzemesi olan materyalin (material) niteligi, bi<;:imi, biiyiikliigii,ol<;:iileri, hazulanmasl ve kaylt ~ekli diplomatik analiz baklmmdan deger­lendirilir. Bu analiz, Orta<;:ag dokiimanlannll1 giivenilirliginin tespitinde,<;:lktlklan kaynagm anla~llmasmdave tarihin belirlenmesinde etkin olarakkullamlmaktaydl. Aym ~ekilde Osmanh belgelerinin diplomatiginde kagldlll

4.2.1. Ta~lYlCl Ortam

D1~ kaynakh elemanlar i<;:erisinde belgedeki mesajll1 ta~mdlgl ortam (me­dium) en ba~ta goze <;:arpan malzemedir. Bir diplomatik uzmam i<;:in belge­lerin tammlanmasll1da ilk dikkat <;:eken nokta, bilginin bulundugu ortamlllkag1t, papirus, deri, elektronik ortam ya da mikrofi~,mikrofilm bi<;:iminde netiir malzeme oldugudur. Aynca belgenin mizanpaj ve diizeni, varsa tablolar,yazl tipi ve yaztll~ ~ekli aym zamanda mesajll1 iletildigi semboller ve kullam­Ian miirekkep, iradenin yani bilginin kaYlth oldugu ortaml tammlayan digerklSlmlard1r.

giri~

bildirim

apklama

degerlendirme ve karar

biti~ ciimlesi

anay

(tarih)

selam ve iltifat ciimlesi

tasdik

~ahit

imza

(imza yerine kullamlan i~aretler)

imza sahibinin ismi

imza sahibinin unvam

antet

ba~ltk

tarih

say' veya kantrol numaraSI

konu

muhatap ve adres

ilgi ve referanslar

ilk protokol

Son Protokol

Metin

4Q;""Parmak izi nedir?" [<;:evrimi<;i] Elektronik adres: http://www.pdks.info/pdks/parmak-izi-nedir

/5.html [14.12.2008].405 <;:i~ek, "Ozel Diplomatik...", s. 275.

4.1.4. if Kaynaklt Elemanlann Ozeti

Buraya kadar a<;:lklanmaya <;:ah~Ilan i<;: kaynakh elemanlar, ozet olarak ~u

ba~hklardan ibarettir405.

'1 n bu girinti ve <;:lkmtIl1 hatlar, her insanda farkhdu404. Diinyadaki hi<;:birfl e . d k' . . '1. anll1 parmak izi bir digeriyle aym degildir. Bu yiiz en parma 1Z1 <;:1Zg1 e-InS . k d'" 1rinde bulunan birbirinden farkh bu degi~ik ~ekiller, her msanll1 en 1 Oze

i~areti olup, onun kimligini gosterir.

,.

I<0

cinsi ve iiretildigi yer, ozellikle tarihsiz belgelerin qktIgldonemin tayinindekullamlan onemli bir ara<;:tI407

• Daha sonra belgeler ofislerde yazl makinele­riyle <;:ok saYlda kurum ve ki~i i<;:in biirokratik ortamda hazlrlandlgl ve <;:0­gunlukla kaYlt yeri ve tarihi belirli oldugundan, tiretilme zamamnm tespi­

tinde bilginir~ ta~ll1dlglortamm onemi kaybolmu~gibi goziikebilir. Oysa bll­giin fiziksel ile~i~im ara<;: ve tiirlerinin farkhla~arakartmasl ve hatta bilgininhlZh bir ~ekilde elektronik ortama ta~mmasl, kaYlt ortammm giivenligininsaglanmasml yeniden onemli hale getirmi~tir.

Onceki donemJere ait bilgi ta~lYICdan tammlamrken, papirus, par~omen,

kemik, ta~, kil tablet ya da aga<;: kabugu oldllgunun bilinmesi orijinallik i<;:in ne'kadar onemli ise bugiin de bir dokiimamn kaglt beIge, mikrofi~ veya saYlsal 01'­

tamda oldugunun belirtilmesi hatta bir harita, proje ya da diplomanm ol<;:iileri­nin verilmesi 0 denli anlamhdlr4°8

•

Giiniimtizde bti.rokratik i~lemler suasmda iiretilen bilginin kaydl ve ta­~mmasl i<;:in en yaygll1 kullamlan ara<;:lardan ikisi, kaglt ve elektronik ortam­

dlf. Bunlarla birlikte resim, fotograf, mikrofilmler, video kayltlan, vb. bin;:okfarkh materyalin varhgl bilinmektedir.

KagIt:ilk ylktlgl donemden bugiine bilgi ta~lYIClsl olarak onemini her zamankorumu~, en ge<;:erli kaYlt malzemelerinden biri olmu~tur. Osmanhnm son do­nemleri dl~mda,Osmanh biirokrasisinin kullandlgl kagltlar, genellikle Dogudanve i3atIdan ithal yoluyla gelmekteydi. Eel' ne kadar istanbul ba~ta olmak iizereAmasya ve Bursa gibi ~ehirlerde kaglthane adlyla kaglt i~lenen yerler bulundugubilinse de buralann kaglt imalatmdan daha <;:ok kagldm yazI1maya hazlr halegetirildigi yani kagldm i~lendigi atolyeler oldugu ifade edilmektedir4°9

• Osmanhblirokrasisinde farkh cins ve ol<;:lilerde kagltlar kullamlml~tIr.Hem cins, hem defiziksel Ol<;:li baklmmdan kagltlann standart nitelige kavu~masl te~ebblislinlin

OSmanlll1111 son donemlerine rastladlg111l goriiyoruz41O•

Bu standart kaglt ol<;:ti.leri, gen<;: Cumhuriyet'in biirokratik organlannda

407 Kiitiikoglu, Aynl eser, s. 15.

408 <;:ic;:ek, Aym eser, s. 276.

409 Osman Ersoy, XVIII. ve XIX Yiizyrllarda Tiirkiye'de Kagrt, Ankara: Ankara Oniversitesi Dil ve Tarih­Cografya Fakiiltesi, 1963, s. 27-30; Ayr. bkz. Kiiti.ikoglu, Aym eser, s. 26.

410 Candemir, Aym eser, s. 182.

16511

da kulIamlml~tlr.Ancak, muhtemelen sava~ donemi OImaSl, kaglt yoklugll vebiirokratik kural ve kaidelerin yeni ~ekillenmesi sebebiyle kurulu~un ilk yll­lannda farklI cins ve ol<;:iilerde kagltlann kullamIdlg111l, Cumhuriyet Aqivifonlannda kar~lIa~danbelge orneklerinde gormekteyiz.

Te~kilatlanmamn tamamlamp biirokratik uygllla~alann diizenL halebgeldigi daha sonraki ytllarda bugti.n de ge<;:erli Oillp kullamlan, ol<;:iileri "A4"(2JOx297 mm.) biiyti.k boy ve "AS" (i48x21O mm.) ki.i<;:iik boy yanm kagltlarabenzer kaglt ornekleri her kurumda standart olarak kulIamlmaya ba~lan­

ml~tlr. Bu ol<;:tiler bugiin de hala ge<;:erlid ir4ll. iki veya ii<;: niisha hazlrlanan

belgelerin ilki biiyiik boy beyaz kaglda yazlhrken, bliroda kalan nushasl "pe­ltir kaglda" yazllmaktaydl. Giiniimiizde ise saghk karnesi, makbuz, dekontgibi dipko<;:anh dokiimanlar dl!?mda peli.ir kaglt pek kullamlmamaktadlf.

Elektronik ortam: Bilgi teknolojisinin hlzla geli~tigi son yl1lara kadar,bilginin kaYlt ortaml olma baktmmdan kaglt, onceden beri vazge<;:ilmezonemde ve gerekIilikte idi. Hem.entelekti.i.el bilginin hem de kurumsal bilgi­nin kaYlt edildigi en ge<;:erli yoI kaglt malzemeydi. Kaglt gibi fiziksel ta~lYlcl­

lar yam Slfa son donemde saylsal ortamda ti.retilen elektronik belgeler, hlzla<;:ogalmaya ve kullamlmaya ba~l~ndl.

Giiniimi.izde belgelerin saYl~alla~ttrIlmaSl siirecinin iki bi<;:imde ger<;:ek­le~tirildigi goriili.i.r. Bunlardanilki mevcut kaglt ve mikroform ortamll1dakibelgelerin elektronik ortama aktanlarak saYlsalIa~tInlmaSl;ikincisi ise dog­rudan ya da ilk elden elektronik beIge uretilmesidir.

SaYlsal ortamdaki beIge, hangi ko~ullardaiiretilirse ti.retilsin, diplomatik a<;:l­dan baklldlgmda, bir belgenin varltg1111 gosteren iy ve clt~ kaynaklt elemanlarasahip oldugu ifade edilmektedirll2 . Yazlltm ve donamm tarafmdan belirlenenkaYlt ortaml, elektronik belgeleri.!1 depolandlgl yerdir. BeIgelerin i<;:yaplSll1l olu~­turan ktslm bilginin ta~lYIC1Sldl1-413. Belgelerin fiziksel formn ta~lY1Cl anlammageldigi i<;:in form yapI1anndaki degi~im, zaman i<;:erisinde elektronik beIge gibifarklt bir beIge yaplsl ortaya <;:I1(arml~tlr.

Elektronik belgeler i<;:in ileti?im kanalt (communication channel) olarak

41 J "Resmi YaZl~malardaUygulanac.ak Usul ...".

412 InterPRASE Project, Aym yer.

413 Duranti, "Archival bond ...", s. 216.

":

• I,

I"

; :I,I

~(

'I'.

I.Ii>

III'

II,

I

11166

adlandm1an "disket", "harddisk", "haflza kartI" vb. ara~lar ta~lYICl ortamolarak kabul edilmektedir4l4

• AYl1l ~ekilde elektronik belgelerin formatl, do­nal1lml, ag ve dosya sistemi, bilginin ta~llldlgiortam olma yoniiyle materyalinniteligi bakImllldan onemli dl~ kaynakh elemanlardandll·41S

• Bir elektronikbelgenin giivenligini ilgilendiren bu elemanlar, diplomatik analiz sirasllldatitizlikle kulla'l1lhr.

4.2.1.2. Mesajm iletildigi semboller

insanlar sembollerle ileti~im kurar. ileti~im bi~imine gore de farkh sem­boller (symbol) kullal1lrlar. Bu semboller bir ses, resim, ~ekil veya harf ola­bilir. Kullal1llan ileti~im sembollerine gore de sozlii, yazIlI ve gorsel ileti~im

gibi farkh ileti~im tiirleri tanllnlam11l~tlr.

YazIlI ileti~imin bir tiirii olan resmi veya ozel her tiirlii belge bir taklm ileti­~im sembolleri araelhglyla iiretilir. Bu semboller i~erisinde yayglll olarak kul­lanIlan ise harf ve rakamlardlr. Hadler yam Slra resim gibi gorsel ara~lar dakulla11llabilmektedir. Pozitif hukukta bir i~aret veya kaydll1 beIge olarak i~lem

gorebilmesi i<;:in yazl metninin anla~lhrhadlerle yazllml~olmaSl gerekirt l6•

Yazl metni, farkh dillerde olabilir. Bu dillerin uluslararasl ge<;erliligi bu­lunan bir alfabe tiiriiyle yazllml~ olmasl gerekir. Yazl 0 dilin gramer kurallanuygulandlglllda <;:oziimlenip anla~Ilabilmelidir.

4.2.1.3. Mizanpaj, diizen, ~ablon ve tablolar

Sayfa diizeni aniamllla gelen mizanpaj (layout) beIge tiiriine gore farkhhkgosterir. Bir yazl~ma diiz bir metinden ibaretken, bir defter, tapu senedi veyain~aat ruhsatI, ~ablonlarla boliinmii~ bir sayfa diizenine sahiptir. Diploma vesertifika gibi yetki belgelerinde ise sayfa diizeni daha farkhdlr.

Belgelerin mizanpajl, ait oldugu tiiriin tipik karakteristik ozelligidir. Sayfadiizeninin alaeagl bi<;:im, genellikle 0 belgenin kanuni dayanagllli olu~turan

414 William E. Underwood, "A Formal Method for Analyzing the Authenticity Properties of Proceduresfor Preserving Digital Records" [<;evrimi<;i] Elektronik adres; http;llwww.iis.sinica.edu.tw/APEC02/Program/William.Underwood.doc [10.08.2008].

415 Hamza Kandur, "Elektronik Belgelerin Ozniteliklerinin Elektronik Belge Yonetimi A<;l'slndan ince­lenmesi", Aysel Yon tar Armagalll, Yay. haz. Mesut Yalva<; ve Bekir Kemal Ataman, istanbul: TUrk KU­tUphaneciler Dernegi istanbul ~b., 2004, s. 128.

41G Erman, Sahtekarllk Su~/an... , s. 304-310.

mevzuatta belirlenmi~tir.Ornegin kamu idaresinde iiretilen resmi yazl~ma­lann mizanpajl, ilgili yonetmelikte ornekler verilerek a<;lklanml~t1f. Battabilgi alanlannlll sayfa iizerinde nerelerde olaeagl, bu alanlar arasmda ka~

satlr bo~lukkalaeagl belirtilmi~tir417.

Ancak her beIge tiirii i<;:inbir mevzut bulunmayabilir. Bir mevzuatlll do~­rudan kaynakhk etmedigi belgelerin ~eklini, tarihse1. siire<;: i<;:erisinde gene!hukuk kurallan, biirokrasi gelenek ve kiiltiirii belirler.

Sayfa diizeni i<;:erisinde <;:izgiler, bloklar, ~ablonlar ve tablolar bulunabilir.Bunlar ilk bakl~ta esas alanlann dl~ll1daolan bir aynntI gibi goziikebilir'lls. An­cak bu ~ablonlarla boliinerek olu~turulmu~ sayfa diizeni, baZl beIge tiirlerinintipini tal1lmlamada olduk~a etkilidir. Ornegin bir bina ruhsatI, belirli bilgi alan­lannll1 ~ablonla boliinmii~ halde verildigi bi<;:imsel bir yaplya sahiptirt19

• Bu yapl,ilgili bakanhgll1 standart olarak geli~tirdigi formdur; i<;:erigi meydana getirenbilgi alanlanl1l tasnif ederek, kullal1lmll1l kolayla~tIrmak i<;:in yaplldlgl anla~Il­

maktadu. Ruhsatlll bu bi<;imsel yonii, her ne kadar belgenin i<;:erik yaplSlna ente­lektiiel baklmdan bir katkJ saglamasa da belgenin orijinal yaplSll1l olu~turmaktave form ozelliklerine l~lk tutmaktadlr. Oneeden beri standart form ozelliklerinibu ~ablonlar vasltaslyla ortaya koyan ruhsat i<;in dl~ kaynakh eleman olarak go­riilen bu bi~imsel etken, onun tipik form yaplSll1l a~Ildayan aynlmaz bir par<;:aolmu~tur. .

4.2.1.4. Yazz tipi ve yazzlz~ bifimi

$ekil ve tablo gibi yazz tipi (types of script) de belgelerin dl~ kaynakh ele­manlanndan saYllml~t1f. Oneeki donemlere ait belgelerdeki yazl stili diplo­matik analiz siraslllda belgenin karakteristik bir ozelligini olu~turmaktaydl.YaZI tiirii, onemli bir talllmlama aynntlsl olarak kabul edilmekte, <;:ogu beIgeanaliz uzmalll form ozellikleri yalllnda belgenin yazl tipi ve yazlh~ bi<;:iminide goz oniinde bulundurmaktaydl. Bu konuda ~e~itli teorilerin geH~tirildigi

de bilinmektedir.

Teorisyenler, oneeleri ozel yazl~malara, idarenin iiretmi~ oldugu evrak-

417 "Resmi Yazl~malardaUygulanacak Usul ...".

418 Janet Turner, "Experimenting with New Tools: Special Diplomatics and the Study of Authority in theUnited Church of Canada", Archivaria, 30 (Summer 1990), s. 92.

419 "Bina Ruhsatl", GiirplJ1ar Kaynak Suyu Ruhsat Dosyasl, iSM <;evre SaglIgl ~b. Md., 1999, (y.b.).

11168

lara, ticari yazl~malarave muhasebe kaYltlanna dokumanlll tip, ritim, stil,mi.irekkep ve yazl bi<;:imini a<;:lklayan metotlar uygulaml~lardlr42o.Bu metot­lar belgenin orijinalliginin degerlendirilmesinde bir ara<;: olmu~tur. Eski me­tin ve el yazmalanl1ln yazl stilini ve yazma usulunu inceleyen paleografya,ar~ivcilil(Lebe~gelerin turi.inu, uretildigi donem ve fonksiyonu, aynca <;:dZtlg1idari mekanizmaY1 belirlemek ic;:in kullal1llm1~tlr421.

Tum yazl bic;:imlerinde harflerin bellrli bir arac;:la ortaya konulmasl gere­kir. Burada araClll niteligi c;:ok da onemli degildir. Esas olan harflerin varhg1­11a i~aret edecek olan bir araClll kullandmas1d1r. Kj~iye ait i.radeyi a<;:lklayanyaz1, daktilo, bilgisayar yazlClsl, el yazlSlyla yazdml~ ya da bilgisayarda ka­

ylth olabilir.

Gunumuzde yazdI beIge tipinin ve yazd1~ ~ekillerinin genellikle dart bi­c;:imde gerc;:ekle~tigi goriilmektedir: El yazlsl, daktilo, bilgisayar flktlSI ve elek­

tronik ortam.

Bir belgenin yazlh~ ~ekli ne olursa olsun, onemli olan yaZl hpinin okunupanla~llabilmesidir.C;:unku yazl bir irade beyal1l ise bu beyanlll yazldan anla­~dmasl gerekir. YaZ1ll1l1 anla~damamas1 durumu iki sebepten ortaya <;:lkar. YabeIge uzerindeki yazlyl ortaya koyan sembol olarak harfler okunamLYordur,ya da harfler belirli 01mas1l1a ragmen yazlya bir anlam verilemiyordur422

• Busebeple belgedeki yaz1 tipi ve bi<;:iminin ne oldugu bilinmeli; yaZ!, herkesc;:eokunup anla~dmasl ic;:in gec;:erli kural ne ise ona gore yazl1mahdlr.

Belgede bulunan iradenin anlamll olmasl, elektronik ortamda iiretilmi~

olan kaY1tlar ic;:in de ayllldu. Bu kaYltlar, Elektronik imza Kanunu gibi mev­zuat hukLimlerinde belirtilen giivenlik onlemlerine uyularak i.iretilir.

Belgeler ister kaglt, isterse elektronik ortamda iiretilsin, proseciurle1'de on­ceden belirtilmi~ yazl hpi ve bi<;:imi kulIal1llIr. brnegin resmi ya:zl~malarda

kullamlacak olan yazl tipi ve karakter boyutu belirlidir. Buna gore elektro­nik ortamda hazlrlanan yaz1~malar i<;:in "Times New Roman" yazl tipi ve 12

420 Duranti, Diplomatics ... , s. 136.

421 ismet Binark, Ar~iv ve Ar~ivcilik Bilgileri, Ankara: DAGM, 1980, s. 50.

422 Burada yazl turiinlin ~ok da 6nemi yoktur. Yazl ister gazle gari.ilerek [ark edilebilen hadler, istersegarme engellilerin kulland'gl kabartmalr yazl hpi olsun, onemli olan bilinen uSliller klillamldJgmdaanJa~dabilirolmasldlr (Erman, SahtekarlIk Sur/an, s. 309).

karakter boyutunun kullal1llmas1 kmal olarak benimsenmi~, rapor, form veanaliz gibi ozelligi ~lan metinlerde farkh yaz1 tipi ve karakte1'inin kullal1lla­bilecegi belirtjlmi~tir423.

4.2.1.5. Murekkep

Ta~lY1Cl o1'tam uzerinde iJeti~imi saglayan sembollerin go1'iinu1' ve alil­lanabilir hale getirilebilmesi i<;:in bir talClm mekanik veya elektronik i~lem­

den ge<;:mesi gerekir. Mekanik ara<;:la1' genellikle murekkep (inks) ve boya gibikimyasallarken, elektronik i~lemler sembollerin ekranda gori.inmesi bic;:i- .mindedir424 .

Sembolleri goruni.ir kllan malzeme, belgenin ta~llld1g1 ortama gore fark­hhk gosterir. Bu malzeme diiz bir yazlda yazl miirekkebiyken, bir resim veyafotografta <;:qitli baskl murekkebi, bilgisayar ydztlsmda ise tonerdir. Bu du­rumda belgelerde kullanl1an murekkebi genel olarak u<;: grupta degerlendir-mek miimkundur: .

- Yazl miirekkebi

- Bask1 miireldzebi

- Toner ve kartu~

Her birinin kimyasal bile~imleribirbirinden farkh olan bu murekkep ye­~itle1'i, bir belgede iradeyi goriiniir kllmaS1l1111 yam sua beIge sahteciligindeasdlan sahtelerinden aYlrmak ve tarihsiz belgelerin donemini belirlemek iyinkullamlmaktad1r. Belgelercle"kullal1llan miirekkebin ya~llli belirleyerek, ilkkullallllan mi.irekkep ile sonradan kullalllian birbirinden aynlabilmektedir.

"Dunya Laboratuar Literatiiriinde, dolma kalem miirekkeplerinin ya­~inm Metzer Metodu i1e tespit edilebilecegi belirtilmi~ olmakla biiliktebu metot, kural olarak miirekkeplerin giinliik olarak aqivlenmesini vezaman iyerisinde meyda'lC\ gelen degj~melerden yararlallilarak, davakonusll belgedeld yazrlann ya~lan hakkmda bir kanaate varma lIsulilnedayan1r"425.

423 "Resmi Yazl~malardaUygulanacak Usul ...".

424 Nancy Bartlett, "Diplomatics for Photographic Images: Academic Exoticism?",AA, 59/4 (Fali 1996), s.490.

425 "Miirekkep Ya~lntn Tespiti", SU~9ilim, r<;:evrjmi~iJ Elektronik ad res: http://www.sllcbilimi.orgI'ana=sahtecilik&alt=myt [22.1 1.2,.:)8].

11170

Ar~ivlenen miirekkeplerin zaman ic;:erisinde kimyasaIlanmn degi~ime

ugramaSl sebebiyle bu metodun c;:ok slhhatli sonuc;:lar vermeme ihtimalininoldugu da tartl~tlmaktadlr. Bu yiizden miirekkepIerin donem ve ya~mm tes­pitinde esas olarak uzmanlann uzun ytllara dayanan deneyimlerinden ya-rarlamlmaktadlr. .

4.2.2. Yazl

Belgenin metninde kullamian noktalama i?aretleri (punctuation), kzsalt­malar (abbreviations), yazl karakteri (font), biiyiik ve kii~iik har!kullamlmasz,yaptlan degi~iklikler, elektronik belge ise iiretildigi yazzlzmzn adz, yazllzmmsiiriimii diplomatik analiz slrasmda degerlendirilmesi gereken unsurlardlr.Modern diplomatik incelemelerde bu unsurlar dl~ kaynakll e1eman olarak

ele ahnml~tlr.

4.2.2.1. Yazl karakteri, noktalama, kzsaltma ve remizler

Gorsel tarafI bulundugundan dokiimanlann fizikse1 yoniinii nite1eyenyaZl, onceki donemlerde belgelerin tiiriinii ortaya C;:lkarmada onemli birarac;: olmu~sa da giiniimiizde e1 yazlsmm c;:ok az kuIlamlmasl, beIge tiiriinegore yazl stiliI1in olmamasI, diplomatik incelemelerde yazmm ikinci plandakaldlgl izlenimini vermektedir. Paleografya biliminin ortaya c;:tl(l~Ina sebepalan el yazlsl ve onun tiirlerinin incelenmesi, modern belge1erin analizindeartlk eskisi kadar etkili olmamaktadlr. Bunun en biiyiik sebebi, hie;: ~iiphesizdokiimanlann eskiden oIdugu gibi el ile yaztlmamasidir. Bunun yerine dak­tilo veya bilgisayar kuIlamlmaktadlr. BUllunla birlikte az da oIsa tutanak ve .dilekc;:e gibi orneklerde yine oze1 yazl ve giinliiklerde yer yer el yazIsmm haW.kullal1llmakta oldugunu belirtmek gerekir.

Bugiin ise kagit evrak da olsa belge1erin eIektronik ortamda hazlrlandIgll11gormekteyiz. Hatta zoninlu haIler dI~mda, daktilo d&.hi kullantlmamaktadlr.

Durum boyle olunca, belgeyi olu~turan yazlda e1 yazlS! ya da daktilo ye­rine belgenin yaztldigi yUKI toneri ve elektronik ortamdaki yazilImm onplana e;:lktlgl goriilmektedir. Bundan dolaYI yazlmn iiretildigi yazlhmm sii­riimii artlk elektronik belgenin form ozelligi olmu~tur. Be1ki de bu yaztllmsuriimii, ileriki donemlerde bir el yazisl tahlili gibi elektronik belge1erin dip­lomatik analizinde onemli bir arae;: olarak kullanrIacaktu. Buna ragmen, yine

de el yazlSlyla iiretilmi~ dokumanlann ozelIikle grafoloji ve kriminoloji uy­gulamalannda degerlendirildigini; en azmdan bu alanlarda oneminin azal­madlgml belirtmek gerekir. <;:unku e1 yazlSlyla beige uretilmese de lslak imzaolarak adlandmlan imza ~ekli sebebiyle el yazlsl, kimlik tespitinde ve be1ge­lerde sahtecilik olaylanmn aydmlatllmasmda hala ge~erliliginikorumakta­dir. DolaYlSlyla belgenin yazl c;:e~idinin tahlili eskisi kadar onemli gozukmesede eger bir beIge e1 ile yazIlml~ ise fiziksel formun bir panraSI olarak yazmlllmizanpajl, duzeni, varsa diger el yazllanyla farkl, yazlh~ ~ekli, metnin bo­liimleri, paragraflar, paragraf ve cumle1er arasll1daki gec;:i~ler, duzeltmeler,silintiler, murekkep e;:e~idi, noktalama i~aretlerivb. ozelliklerin incelenmesi, .diplomatigin gorevlerindendir.

Turkc;:eyaztlan belgelerde Turk Dil Kurumunun dil ve anlatlm konusundagetirmi~ oldugu diizenlemelere uyuhir. Terimlerin Turkc;:elerinin kullaml­masll1da hem baslh hem de e1ektronik olarak yaYll1lanml~olan Tiirkr;:e SozliikkuIlamhr426

• Aym ~ekilde imla Klavuzu onemli bir baFuru aracidu. Resmimetinlerde yaprIan klsaltmalar, buyiik ve kiie;:iik harf kullal1lml, terimlerinbirle~ik veya ayn yazllmasl vb. uygulamalar imla klavuzundaki kurallaragore yaplhr.

Her hangi bir makale, kitap vb. yazllarda oldugu gibi belgelerde de klsalt­rna ve remizler kuIlal1llmaktadlr. Kisaltmalann kuIlal1llmasl durumunda,verili~ ~ekli, varsa oncelikle yine yetkili kurum olan Turk Dil Kurumununimla kllavuzundaki ornekler kuIlal1llacaktlr. Burada bulunmamasl duru­munda ise ktsaltmal1ln ilk olarak gec;:tigi yerin yamna parantez ic;:erisindektsaltmal1ln ae;:Ik ~eklinin yazrImasl uygun goriilmii~tiir.

4.2.2.2. Elektronik belgenin yazzllml

Yeni teknolojik geli~me1er, bilginin ta~mdlgl ortam ve kaYlt tiirii gibi karak­teristiklerin daha dikkatli incelenmesi gerektigini gostermektedir.. Bilgisayaryazzlzml (computer software) orneginde oldugu gibi belgenin olu~turulma ~ekli,

onun gec;:mi~i, guvenilirligi, iletim modu, format!, kullanulll, i~lemleri, prose­diideri ve provenanSl hakkmda bilgi verdigi ve yazllun bic;:imlendirilme ~ekIini

beliriedigi ie;:in dl~ kaynakh elemanlar olarak bir diplomatik uzmam ve ar~ivci

426 Biiyiik Tiirkre Sozliik, Turk Dil Kurumu. [<;:evrimj~i] Elektronik adres: http://tdktcrim.gov.tr/bts/[22.11.2008].

iyin bilinmesi gereken ozelliklerdir427• Bu ozellikler, elektronik belgelerde diplo­

matik analizin modern formatmi olu~turmaktadir.

Elektronik ortamda i.iretilen belgelerin olu~turulmabi<;:imlerinin incelen­mesinde onemli bir aray, hiy ~iiphesiz ofis dokiiman mimarisi (office docu­ment architecture) standartIdlr. Ofis dokiiman mimarisi, clokuman analizsistemidir. Sistemin temel ozelJigi ise elektronik ortamda iiretilen dohiman­lann mantI1csal yapismi olu~turanparagraflan, bolUmler ve onlar arasmdakiili~kileri, bu yapmm dl~mdakiformat, yazllzm dili gibi unsurlar ile uzmanla­nn teknik dilleri, mesajm ta~mdlglyol, metin vegrafiklerden ayumaktIr428 • Buelemanlann analizi, diplomatigin yagda~ yorumuyla mi.lmkiindiir.

4.2.3. Dil

Belgelerde kullamlan ve onemli bir iy kaynakh eleman olan dil (language),bugiin genellikle gozden kac;:mhr veya c;:ok da dikkat edilmez. Fakat onceleriyogu beIge uzmammn ilk once odaklandlgl bir elemandl. Oysa sayllamaya­cak kadar yok sektor ve alanda faaliyet gosterilmesi, her ahmm kendine ozelterminoloji geli~tirmesi, bunlann dogrudan yazlh ve sozlii ileti~imde kulla­mlmasl, oneminin azaldlgi dii~iiniilen uslitp, terminoloji ve anlatlml tekrar

on plana YIkarml~tIr.

4.2.3.1. Uslitp ve anlatlm

OsmanlI-Tiirk devlet geleneginde hem iilke iyerisinde ~ahis ve kurumlar­la, hem de ikili ve yok tarafh ili~kilerde yabanCl iilkelerle yapIlan yazl~ma­

larda birbirinden farkh yazl uslubunun (style) kullal1lldlgl bilinmektedir. Bu, iislClP, OsmanlI resmi yazl geleneginin orneklerini ta~lyan miin~eat meemu-

alannda oldugu gibi son donem yazIlan kitabet-i resmiyye adh eserlerde de

goriilmektedir429•

427 Duranti, Aym eser, s. 136.

428 Andreas Dengel (others), "From Paper to Office Document Standard Representation", Computer, 25/7,

(July 1992), s. 63-67.

429 Ornegin Sokullu Mehmet Pa~a'mn Divan Kiltibi (I 553) alan Feridun Ahmet Bey, devlet yazl~malart,resmi yazilislubu ve dil hakkmda yazml~oldugu M(in~eiltii's-seliltinadh eserinde insanlann rtitbeJer­ine gore yazl1acak belgelerde nasl1 hitap edilecegi, yazi metinlerinin nasll baglamp sona erdirileceginianlatml~, 600 civannda belge ornegi vermi~tir (Feridun Ahmet Bey, MUI1;eiitii's-seliitil1, istanbul,DarLi't-Tlbaati'I-Amire, 1858).

17311

Yazilarda farkh i.ishlp uygulamasmm oneeden beri var oldugunu goriiyo­ruz. Farkh iislup uygulamasl, belgelerin diplomatik incelemelerinde de kul­lam~h bir unsur olmu~tur. Bu sebeple yazl ve ifade metodu, Osmanh done­minde oldugu gibi Crtac;:ag Avrupasl'nda kullamlan belgeler ic;:in deonemlibir belirleyiei ozellikti. Diplomatikle ugra~an teorisyenler aile ve ozel yazl~­

malar, ozel kontratlar ve kamu dokiimanlan gibi her tlirli.l belgenin ritim,i.islup, anlat1m ve kompozisyonunun di.izenlenmesiyle ilgili kurallar belirle­mi~!erdi430. Bu kurallar devlet idaresinde <;:ah~an katipler, noterler ve avu~cat­

lar tarafll1dan kullal1llmakta ve buna gore de beIge iiretilmekteydi. Ba~ka birdeyi~le her fonksiyon ve i~lemin beIge'hlri.i degi~ik oldugu gibi bu belgelerde­ki yazlm ve anlatlm metodu da birbirinden farkhydl.

Anlatundaki bu metot farkhlrgl bir yoniiyle kelimeler, i.islup, ellmle yapI­

Ian, rakamsal ifadeler gibi di! elemanlanlll kullanmaktan lcaynakIal1lyordu.Gi.lniimiizde de modern belge uzmanlan tarafmdan sosyal bir balcI~ a<;:lslyla

ele alman dil elemanian iizerinde c;:ah~dmaktadir.Toplumdaki sosyal grup-.Iar, farkh terminoloji ve ifade bic;:imi kullanmaktadlrlar. Urettikleri belgele­

rin form ozellilcleri fonksiyon ve amaea gore ~elcil ahrken, metin yapl1an iseaglrhkh olarak 0 sahada yaygm olaralc kullalllian terminolojiyle bina edil­

mektedir.

Terminolojideki bu farkldlglanlatlm biyimlerinde de gormekteyiz. Nasil

ki bir konu~ma lislubu, akademik, tieari, politik ve gazeteeiIik alanlanndafarkhhk gosteriyorsa, bu alaniann yazI~malanndakullandlg1 ifade iislClbu da

degi~iklik gosterir. Bu yi.lzden bir belgenin, iiretildigi alana gore bir lisluba

biiri.indiigiinli soylemek mlimkiindiir.

Her alan kendi yazl~ma i.islubunu geli~tirmi~tir. Hukuk alamnda gerek

mahkemelerin gerelcse avukatlann dilekye ve yazI~malannda oneeden be­

lirlenmi~ standart belge yapisl ve i.lslUp kullal1lhr. Belirlikahplara oturmu~

yazl~ma ornekleri, kitap ~eklinde yaymlanmaktadIr431• Boyleee hangi dava

i<;:in ne Uir beIge liretileeegi, iiretilen belgenin tiirli, yazl ve ifade iisll1bu !1em

uygulamadaki glizel orneklerden hem de kaynaklardan ogrenilip kullamla­

bilmektedir.

430 Duranti, Aym eser, s. 137.

431 Ejder Ydmaz, Adli Yazz ve YaZl;ma Usulleri, Ankara: Yetkin, 2008.

I~ 1:,

I

:1;'; :Ii:,,,

J

I:.,-

"!I ~!

~I;:il,.1,.

··11

:,';1

i, !I!.!ll

: ..I.

'!:

~, '.

. ,I

4.2.3.2. Terminoloji

Dslup ve anlat1mda oldugu gibi kullamlan kelime ve deyimler konusun­da da her alan kendi terminolojisine (vocabulary) sahiptir. Jargon olarak daifade edilen bu terminoloji, suni bir dildir. ilgili sahanlll kendi ic:;: ve d1~ dina­miklerinden dogar. Bu sebeple kullamld1g1 sahamn geli~mesinebaglI olarak

terminoloji de geli~ir ve biiyiir.

Saghk hizmetleri siraslllda iiretilen saghk raporu gibi beIge orneklerinde tlpbiliminde kullamlan ozel terimler bulundugu goriiliir. Raporlarda gec:;:eh termi­noloji, saghksektoriiniin ozel bir jargonu oldugu ic:;:in ancak bu sahayla ilgilenendoktor ve saghk gorevlileri bilir ve kullamr. Aym ~ekilde ileti~im teknolojisi ba~­ta olmak iizere bin;:ok yeni geli~meninkullammllldan kaynaklanan nedenlerdendolaY1, dogrudan veya dolaylI olarak Tiirkc:;:eye yerle~mi~ yabanCl dilde kavram­lar bulunmaktadu. Bu kavramlar, Tiirkc:;:eye c:;:evrilmi~ olsa da bir kIsm1 ortayaqkdlgl dildeki haliyle kullamlmaya devam etmektedir. <;:evrilmi~ olanlar dayi ne kullamld1g1 alanlll ozel jargonunu olu~turmaktad1rlar.

Dretildigi sahaya gore belgelerin ozel bir terminolojiyle donanm1~ olma­Sl, yaZl metninin anla~llmasllllzorla~tlrsa da bu terminolojinin diplomatiktahlillerde belgenin onemli bir aymCl unsuru oldugunu ifade etmek miim-

kiindiir.

4.2.4. Damga, Amblem ve Onay i~aretleri

Sorumlu olan gen;:ek veya tiizel ki~i tarafllldan basl1an damgalar, belgeninresmiyetini ve tasdikini gostermesi bakImllldan lslak imza kadar onemlidir.Istampa miirekkeple bas1lan lslak miihriin yam Slra ozellikle diploma, i~letmeruhsat1, kimlik belgesi ve ehliyet gibi belgelerde kullamlan bir miihiir tiirii desoguk damgad1r. Belge formundaki damga yam sua onemli bir gorsellik olu~­

turan kurum amblemi ile kurumun semboI ve i~aretleri de bulunmaktad1r.

4.2.4.1. Miihiir ve ka$eler

Eski Mezopotamya ve MlSlr uygarhklanndan beri kullamlan miihiir (se­als), i~lemi onaylayan tiizel ki~inin kimligini gostererek, belgeye resmiyet

175~

kazand1nr. Bas1lma suretiyle olu~turulan i~aret aniamllla gelen miihriinT~.rk~esi damgadu. Yaygm olarak kullamlan miihiir ifadesi ise Farsc:;:ad1r432

:

Muhur araCl metal, kuqun, plastik gibi malzemeden yap1hr. Slcak balmumuiizerine basI1abildigi gibi1stampa miirekkep kullamlarak kaglt iizerine deuygulamr.

Miihiirler, hem ozel ki~i ve kurulu~lar, hem de resmi. kurumlar tarafllldall!k~llamlIr. Kamu idarelerinde kullamlan miihiirler, Resmi Miihiir Yonetmeligi 'negore Ba~bakanhk Hazine Miistqarhgllla bagh Darphane ve Damga Matbaas1?enel Miidiirliigii tarafllldan haz1rlanll·433

• 1984 plmda C:;:lkanlan bu yonetmeli­ge kadar uygulamadaki ornege uygun olarak her kurum kendi miihriinii kendisiyaptumaktaydl. Bu sebeple aS11 ornek model ile kullamlan miihiirler arasmdaimalattan dolay1 farkhhk meydana gelebilmekteydi434

•

Resmi miihiirler, yalmz kurulu~kanunlan ve bunlara dayamlarak C:;:lkan­Ian kararnameler geregi kendilerine kamu gorevi verilmi~ kurum veya kuru­l~_~.larca kUllam~abilir.Bu kurum ve kurulu~lann hangileri oldugu yonetme­hglll 3. maddesll1de aynca belirtilmi~tir435.Resmi miihiirlerin birkac:;: c:;:qidibulunur436

•

Resmi miihiir

Resmi soguk damga

Presli resmi soguk damga

Elektrik presli resmi soguk damga

. .Darpha~e:e Damga Matbaas1 Genel Miidiirliigiince imal edilip miihiirsled deftenne l~lenerekbir sidI numaraS1 verilen miihiirlerin, kullanma yet-

432 Hidayet Y. Nuhoglu ve Talip Mert, PTT Miizesi Osmaniz Posta Damgalan Katalogu, istanbul: IRCICA,1990, s. VII.

433 "Resmi Miihiir Y6netmeligi", RG, s. 18513, t. 12.09.1984, [<;:evrimi<;:i] Elektronik adres: http://mevzuatbasbakanlik.gov.tr/ [24.11.2008]. .

434 Her nekadar 19~9 y,lhnda Bakanlar Kurulu karany1ahelirlenmi§ bir miihiir §ekli, 61<;:iileri ve 6rnegi olsada yemlenen muhur orneklennmbu: klsmmm b~na uygun imal edilmedigi, bundan dolay! ay-ylldlz§~khnde, T.C: kl:altmasm~a .ve o~~ul~nnde degl§lme ugraml§ miihiirler kullamldlgl belirtilmi§tir(Ismet Satlroglu, Resml Muhurler , Turk Idare Dergisi, 330(Mayls-Haziran 1971), s. 88).

435 "Resmi Miihiir Y6netrneligi". .

436 "Resrni Miihiir veya Soguk Damga Yaptmlmasma ili§kin Sipari§lerde Uyulmasl Gereken Kurallar",Darphane ve Damga Matbaasl Gene! Md., [<;:evrimi<;:i] Elektronik adres; http://www. darphane.gov.tr/muhur.pdf [24.11.2008].

l _

" ,

I I

. ,,.".

!..,,

I

Muhiirler verildigi yere, beige tiiriine, verili~ usul ve bic;:imine gore dogruve gerc;:ek, yanh~ veya sahte olarak degerlendirilir. Bu degerlendirme yapI1u-

17711

aymdIr. Soguk damga i~lemlerinin de resmi rniihiir yonetmeligine gore ya­pI1masi gerektigi yonetmeligin e;:e~itli hiikiirnler ba~lIkh 14. maddesinde be­lirtilmi~tir439.bzellikle diploma, ruhsat, ehliyet gibi unvan, yetki ve imtiya­ZI gosteren belgelerde soguk damga uygulamasl oldukc;:a yaygmdlr. Muhriinkullamlma ~eldi, c;:ogunlukla mevzuatla da aC;:lklamr440. Bir belgede muhiir,resmiyeti ifade ettigi gibi iireten kaynaklan gostermesi ae;:lsmdan da G.ikkatiie;:ekicidir.

Miihiir uygulamalannm genellikle belgeleri tasdik etrnek ic;:in kullamldl­gl goriiliir. Bundan dolaYI miihiir.gerek ozel ki~i ve orgutlerin gerekse lcamuidaresinde memurlann yapml~ olduklan i~lemi onaylaYlp tasdik eden br i~­

Jeve sahiptir. Verilen ornekte ula~tIrma i~iyle l1gra~an ozel bir firmanm faali­yetlerinin gee;:erliligi, yetkili kurum alan Ula~tlrmaBakanhgl Samsun BolgeMiidiirlugii tarafmdan miihiirlenerek onayla nml~tJr44J.

Resim 28: Tasdik mi.ihri.i

439 "Resmi Muhur Y6netmeligi".

440 Trafik Y6netmeliginin "Slirlieu Belgelerinin Diizenlenmesi ve Verilmesi Esaslan"nI duzenleyen uylin­eu bo)umunde, slirlieii belgesi mliraeaat formu yelkili memurea, formdaki fotograft soguk mi.ihiirlemiihlirlenir ve bu formun beyanlan ile ilgili bo!iimu siiriieu belgesi talep edenler tarafwdan muraeaatmemurunun oniinde imzalantr" oeniicrck beige uzerinoe soguk oamga uygulamasl ·ay,kya belirtil­mi~tir CKarayoIIan Trafik Y6netmeligi", KarayoIIan Genel Md., [(evrimiyi] EJektronik adres: http://www.kgm.gov.tr/asps/trafik/TrYonet.htm![25.09.2008J).

441 ."Zaman ve Fiyat Tarifesi Belgesi", Lider Turizm A.~., [(evrimiyil Elektronik ndres: http://www.lider­turizm.com.tr/imageslzt.htm# [23.09.2008].

Resim 27: Resmi miihiir ornegi

: 36·mm.

: 26 harf

: 21 harf

: 14mm.

: 1.875 mm.

:2mm.

: 1.875 mm.4 - ikinci bo~luk

5 - ikinci satlr

6 - Dc;:iincii bo~luk

7 - Ay-YlldlZh c;:ap

8 - Toplam c;:ap

9 - Dl~ satlr en c;:ok

10 - ic;: satlr en yok

DI~tan ic;:e Dogru

1 - Dl~ arsata toplam kalmhgl : 1.4 mm.

2 - Birinci bo~luk : 1.85 mm.

3 - Birinci satlr : 2 mm.

437 "Resmi Miihur yonetmeligi".438 Resmi mlihlirlerde goruIen degi~ikliklerdenbir tanesi, 1985 ydmda yapllml~tlr.Bu yddan onte res~i

muhurlerde ay yddlZ sola bakmaktaydl. 1985 yilmdan sonraki resmi mlihurlerde ise ay yildlZ sa~a

bakar ~ekilde degi~tirilmi~tir. Ba~ka bir deyi~le, 1989 tarihli bir belgede muhurdekl ay Yl.ldlZ sagabakmah, 1983 tarihli bir belgede ise sola bakmahdlr (Gursel GeeI Dortgoz, Tapu J~Iemlennde Sall­tecilik Eylemleri, (evrimiyi] Elektronik adres: wwwJorum.bms.org.tr/attaeh ment.php?attaehmentld

=122&d=1193739321 (25.11.2008).

Resmi miihiirler zaman ie;:erisinde bazl bie;:imsel degi~ikliklere ugraml~tlr.

Bu yiizden belgelerdeki miihiir incelemelerinde belgenin tarihine gore muh-riin a donemde aldigi ~ekil ile aym olmasma dikkat edilmelidir438

. . ..

Resmi miihiirlerin bir turu de soguk damgadlr. Soguk damgalar, presliolarak baSIIIr. Miihrun ic;:erigi, kagit iizerinde miirekkeple degil, baskl neti­cesinde olu~an presin kagidl kabartmaslyla olu~ur. Muhrun ic;:erik bilgileri

kisiyle i1.gili olarak "muhur beratl" hazlrlamf. Miihiir, bu beratla birlikte ilgili

kuruma gonderilir.

Muhurlerin ie;: yazilan ve satlr sayIsl, kullamiacagi kuruma gore farkhhk

gosterir. Miihur yonetmeliginin ekinde miihur ornekleri~le.Jirlikte h~~Irla­

nacak.miihriin ole;:iileri de verilmi~tir. Burada tek satlrh, Ikl satIrh ve ue;: sa­tirh muhiif olmak iizere ue;: ayn 31e;:u verildigi gorulmektedir. iki satlrlI birmuhlir ornegi ve oimasl gereken ole;:iileri ~u ~ekildeclir437.

f---. III \h76

-11178

ken aym zamanda kullamlan materyale, miirekkebine, miihriin olu~turdugu

yazlfilfi olyiilerine biiyiikliik ve kiiyiikliigiine odaklamhr.

Dogrudan miihiir olmamasllla ragmen miihiir gibi i~lem goren ve kulla­filldlg l belgeniJ;1 tasdikini ve aidiyetini ifade eden i~aretlerdenbiri de ka~edir.

'fuze! ki~i ve geryek ki~iler marifetiyle kullanl1an ka~eler (cachet), hem kul-

11I111an hem de biyimsel ozellikleri itibariyle miihiirlerden farkh yanlaraan . .

sahiptir.

Ka~e ornekleri ve biyimsel ozellikleri, kullamldlgl alanda idari olarak kon­trol ve denetimi saglayan kurum tarafllldan belirlenir. Kurumlar ylkarml~ 01­duklan prosedurlerle ka~e uygulamasllllll yol ve yontemlerini gosterirler"42.

Saghk Bakanhgllllll kontrol ve denetiminde olan doktorlann saghk hiz­metleriyle ilgili yiiriitmi.i~ olduklan i~lemlerdekullanacaklan ka~eler ornek­

te goruldiigii gibidir"43.

Resim 29: Ka~e ornegi

Uzm.Dr. Ziya OZCAN

20-01-001 Aile Hekimi

Dip.Tes.No/ihtisas No: 111111/2222

Aile hekimligi yapan uzman doktorun kullanacagl ka~e orneginin ilk sa­tlflnda Dr. veya Uzm.Dr. unvanllldan sonra hekimin adl ve soyadl, ikincisaurda aile hekimliginde kullamlan il kodu, toplum saghgl merkezi kodu ve

ile hekimligi birimi kodu (20-01-001) yaZlhp "aile hekimi" bi<;iminde uz-a . ..manhk alanl belirtilmektedir. U<;:iincii satnda aile hekimligi yapacak dokto-run Saghk Bakanhgllldan allllan diploma tescil numarilSl ve hemen yanlllda1. Mama Uyum Egitiminde allllan sertifikanlll l1l.:maraSI bulunmaktadn.

Diplomatik uzmanlan, bir belgede miihiir ve damgalan incelerken ilkdikkat edecekleri hususlardan bir tanesi, miihrii temsil eden i~aretin, kul­lanl1dlgl donemdeki miihiir 6lyii ve standartlanna uygun olup olmadlgldlr.

442"Muayene Memuru Ka~eJeri Genclgesi". SayI: 2001/51, Ba~bakanlIk Giimriiklcr Miiste~arhglGiim­riikJer Genel Md., [C;;evrimic;:i) EJektronik ad res: www.turuncugumruk.com.tr/pdfs/ genelgelerl

GGMG/2001/2001_51.pdf [25.11.2008J.

443 "Ka~e Ornekleri". Eiazig il Saghk Md., lC;;evrimic;:i] Elektronik adres: http://www.esn1.gov.tr/esm/ai­learsivl/kaseorneklen_08052007.doc [25.11.2008].

17911

Ardllldan miihiir tipolojisinin degerlendirilmesi gerekir. Standart olc;:iilerdenbiiyiik ya da kiiyiik olmasl, i~aret ve yazllann okunup okunmamasl, tam dai­re ~eklinde olmaYlp oval ya da elips ~eklinde bulunmasl, miihriin sahte olmaihtimalini giindeme getirecektir. <;:iinkii aslllla uygun olmayan miihiir ve ka­~elerin sahteligi soz konusu olabilir. Usuliine uygun olarak basI1an geryekbir miihiir, bir belgenin orijinalliginin delilidir. DolaYlslyla yetkili makamLnimzasl yanlllda miihiir de onay ic;:in kullamlan etkiliyollardan biridir. Herne kadar miihriin bir belgeyi ~ekil olarak niteledigi dii~iiniilse de ozellikleic;:erdigi bilgiler ve idari i~lemdeki i~levi aC;:lsllldan ele alllldlg111da, hem ente­lektiiel hem de hukuki bir tarafllllll bulundugu inkar edilemez.

4.2.4.2. Onay i~aretleri

Oretildikleri yer ve i~levleri itibariyle sahip olduklan statiiden dolap baZIbelgelerde imza ve onay miihrii yam Slra bir de anay ka~esi bulunur. Bu tiironay ka~elerinin,daha yok ozel ki~i ve firmalann iiretmi~ olduklan belgele­rin resmi makamlarca yapllan tasdiki siraslllda kullamldlgl g6riilmii~tiir444.

Bu ka~eler, geryek ve tiizel ki~ilerin onceden belirlenmi~prosediirlere uygun~ekilde yapml~ olduklan i~lemlerin ve hazlrladlklan belgelerin ilgili resmimakamlarca onaylandlgllll gosterir.

Resim 30: Onay i~areti

Ie i1giliJere ibraz edilmek uzcrc temiz

.' .- ;.;

4.2.4.3. Aslma uygundur anaYl

Yetkili resmi makamlar, asI1 belgenin kopyalanm bir noter gibi asllllauygun olarak tasdik edebilmektedirler. Bu i~lemin nastl yapllacagl "ResmiYazl~maKurallan Yonetmeligi"nde gosterilmi~tir.Yonetmeligin 26. madde­sinde bir yazldan ornek ylkartllmasl isteniyorsa, yogaltllan kopyanlll uygun

.bir yerine "aslllllll aymdlr" yaztlarak veya bu ifadenin yer aldlgl hazu ka~e

vurularak imzalamp miihiirlenecegi belirtilmi~tir.Kurumlardaki uygulama­larda ashna uygundur ifadesinin "ash gibidir" veya "ashl1ln aYl1ldlr" ~eklinde

kullal1lldlgl goriilmii~tiir.

444 "Zaman ve Fiyat Tarifesi Belgesi".

I'

III

iI";' :

I!,

i

'I, 1

Ii,

b I,

'I

I I;

!II! 1;1

"1

',I! ~ [I

iii

I';

I ~"

T.e.ISTANBUL

B()Y()K~EHiR

BELEOIYESIBA:;;KANLIGIittaiye Oaire Ba~kan"gJ

Merkez Itfalye MGdOrlGgG

1',1rt'J.. : .~c.,tlfTl ~Il":rmt'_~ ?:!'-'.~;~~

B~~I.Ll.ltJl·.'l.:"lh:.o\R...J•~~61l1lillll~ il,in jJij\..t: ~ul", ~1Wi.ir 'r. Gtihtn A;:K~"""",-

\'":.1 : flH1H LI lll·'~

F:J-1... : ·~t: ,"rl ~ I" ;:\.1·1':;~.r.:.tIrtIJIl:..'\f.:; bate ,','SMII,mtt!.,tr:", rr'>(11 ~b. ~ \lu-..lWDJ''11I~tT ... I~L.~I~.L.T

Kurum ve birim amblemleriyam slra son ydlarda yaygm olarak kulh:ml­maya ba~Iayan dl~ kaynakl! birul1sur da kurumun sahip olciugu statuyu, uyeoldugu ulusal ve uluslararasl orgiitleri, kalite belgesi alml~ise ISO (Interna­tional Organization for Standardization)'nun vermi~ oldugu !zalite belgesini,yiirutiilen kampanya veya projeyi gosteren ipret ve sembollerdir.

Her ne leadar leurum ambleminin belgenin sol ust ko~esinde verilmesiyaygm bir uygulama ise de belgenin ait losmmdaki adresin yanma gelecek~ekilde verilmi~ orneklere rastlamak da miimkli.ndii.r447.

447 "Makam Oluru", Milli q~itim 13akanhgl. [<;:evrimi<;i] Elektronik ad res: http://ktogm.meb.gov.tr/do­kumanlar/adanametem.pdf [26.11.2008;.

448 Klitiikoglll, Osrnanl, Belgelerinin DiU ... , ". 300.

Resim 33: Kurum ve birim amblemi

Resim 34: Belgenin adres lusmmda gosterilen semboller

4.2.4.5. Pullar

Padi~aha sunulan arzuhaller, senet, bono, ilmiihaberler vb. Osmanh done­minin bazl belgeleri damga resmine tabi tutulup, her birine farlel! degerlerdedamga pulu yapl~tInlaraki~lemekonulmaktayd1448. Aym usulun Cumhuriyetdonemi belgeleri i<;:in de uygulandlg1l11 gormekteyiz. Wei 1928 yI1mda Dam­ga Resmi Kanunu, ikincisi 1964 yI1mda <;:lkanlan Damga Vergisi Kanunu vebuna bagl! dii.zenleyici i~lemlerle devlet, yaztllp imzalanmak veya imzayerinegef{en bir i~aretkonmaksuretiyle duzenlenen ve herhangi bir hususu ispat veya

Resim 31: Aslma uygundur onaYI

Resim 32: Kurum amblemi

«s istanbul Oniversitesi, [<;:evrimic;:il Elektronik ad res: http)/www.istanbul.edll.tr/[11.07.2008J. .

146 "Yangm 13aklmmdan incelenen i~ Yerlerine Ait Muayene Raporll", 5/8/99 tarih ve 2/2710 saydJ, mB

itfaiye Daire B~k. Merkez ltfaiye Md., 1999, (y.b.).

Amblem dogrudan ait oldugu kurumu gostermektedir. Bu durumda bi­yimsel ozellikleri ve ol<;:iileri dogru verilmi~ olan kurum am~l~mi, antet gibiiireten kaynaklan belirten diger elemanlarla kaqlla~tmlabI1lr.,DolaylSlyladiplomatik analiz i<;:in kullamlabilecek bir ara<;:tlr. .

BaZl beige orneklerinde kurum yamnda birim amblemi de bulunmaktadn.Amblemler, belgenin antet elemanmm sag ve sol tarafma gelecek ~ekilde veri­lir446. Bu ornekte, istanbul Biiyiik~ehirBelediyesinin amblemi antetin solunda,alt birim olan itfaiye Daire Ba~kanlrgmmamblemi ise sag tarafta verilmi~tir.

4.2.4.4. Kurum ve birim amblemi

Belgelerde ~ekil balomll1dan miihre benzeyen ozel i~aret veya simgeler bu­lunur. KaqI!a~I!an beIge formlannda bu i~aretlerin en belirgin olam belgeyi., ten kurutnun amblemidir. Kurumun sembolii olan amblem, bir antet gibiure .. .belgenin sorumlulugunu ta~lyan tiizel ki~iligi ifade eder'45. Ornegin.~s~anb~lDniversitesi ve bagh birimlerin resmi yazl~malanndaleullandlklan umverSl­te amblemi ~ekilde goriildiigii bi<;:imdedir.

Lso .

...

•

!,.

"Ii·i:

11182

. k" 'b az' edl'lebilecek olan belgeIerin449 baztlanm vergiye tabii tut-belli etme lprt I r

rnu~tur.

.. mal<buz kar<::tl1g-1 odenebildig-i gibi kanunun "odeme ~e-Damga vergls1 '( . " "

,,, 1 kl 15 "pul yapl<::tmlmas1 ~ekhyle odeme ba~hkh 16. mad-k'lIen ba~ 1 1 . ve '(

1 'd .' kar<::lhg-l olan odemenin "...kagltlara pul yapl~tmlmas1vedelenn e vergmm '( " , 1 d

d ·' t 'len hallerde bastll damga konulmas1 ... suretlye e ya­kanun a gos enbU

, -' 'f d dilmi<::tirAso Kanuna ek olarak yaymlanan tabloda birc;:okllabIlecegl 1 a e e '( '. ...' .,'

P 1 dl<::lnda b1rak11sa da ozelhkle bmnCl tabloda gostenlen senet,beige uygu ama '( . . .

.. le<::me kontrat gibi ticari belgeler verglye tabll tutulmu~tur.bono,soz y , .

Resim 35: Damga pulu

. k da belgeye vergi miktanna e~it olmak uzere satm ah-Yll1e aym anun , . . .. ., b' den fazla pul yapl~tlnhrde11l1m1~;yapl~tmlanpullar uzenne

nan blr veya H . k .- .'hl beraber imza veya miihur konularak pulun iptal edilmes1 gere tlgl

tan ebelirtilmi~tir.

. . . .. denme <::eklini gosteren bir yol da beige uzerine basl-Damga verglsmm 0 '( .'

d konulmasldlr. Kanunun 17. maddesinde makbuz ve Ibra senetlen,\l amga .. 1 1'1 M r

1 Yahat biletleri elektrik, su ve dogalgaz vb. soz e~me er 1e a lye

faLUra ar,se, . b" d'- b 1k 1g-1mn izni ahnmak suretiyle belirlenmi~ olan verglye ta II 1ger e-

13a an 1 '1 .. '1' t'1

. d mga vergisi dokuman uzerine basdan damga 1 e gosten ml~ H.ge enn a , .

- k I rak veri len tablolann ilkinde vergiye tabii olan belgeler, ikinci tabloda ise vergiden muaf449 ~1:~~;raVeer~:li~tjr CDamga Vergisi Kanunu", Kanun Nu: 488, RG, 5.11751, t. 11.07.1964),

450 AyBI yer.

Resim 36: BaSIl! damga

Il:'.f.. I. :-. .{

Uzun sure yiirurliikte kalan damga pulu yapl~tlrma usulii, 2005 Y11mdauygulamadan kaldlnlml~tH. 2004 ytlmda C;:lkanlan "Vergi KanunlanmnYeni Turk Lirasma Uyumu ile BaZl Kanunlarda Degiiiiklik Yapdmasl Hak-.kmda Kanun"un oluiiturdugu gerekc;:eyle Damga Vergisi Kanunu"nun 15.maddesi Damga Vergisi makbuz kar~lltgl, istihkaktan kesinti yaptlmasl veyabastll damga konulmasl ~ekillerinden biriyle odenir denilerek, damga puhiuygulamasl vergi odeme yollanndan biri olmaktan C;:lkanlml~tlr. DamgaVergisi Kanunu'ndaki bu degi~ikliklerinuygulanma iieklini Maliye Bakan­hgl 2005 Y1hnda C;:lkarrill~ oldugu "Damga Vergisi Kanunu Genel Tebligi" ileduzenlemi~ve damga pulu uygulamasmm yuriirlukten kaldmldlgm1 bildir­mi~tir451.

4.2.5. Notlar

Amblem ve kontrol numaraS1 gibi bir belgenin uretilme sebebini aC;:lkla­yabilecek onemli dl~ kaynaklardan biri de notlardu. Bu notlar metin bilgisidl~mda el yazls1 veya makine He yazllarak, damga vurularak ya da oncedenbasllm1~ olarak gosterilir.

YaZl tipi ve karakter buyukliigu normal metinden farkh verilen bu turnotlann, genellikle uyan niteliginde aC;:lklamalar oldugu gorulur. Orneginbelediyelerin verdigi bir tapu tahsis belgesinde, metni olu~turan k1Sml11 al­tma gelecek ~ekilde dUiiulen ~erh, bir aC;:lklama notudur. YaZ1Sl ve font bu­yukliigu metni olu~turanyaz1 karakterinden farkh olan bu ac;:Ildama notu iiU~ekilde verilmi~tit4S2.

451 "Damga Vergisi Genel Tebligi (Seri no: 43)" Maliye Bakanhgl, [<;:evrimi~il Elektronik adres: http://www.alomaliye.com!damga_gen_teb_43.htm [06.10.2008].

452 "Tapu Tahsis Belgesi", iBB Emlak istimlak Dairesi B~k, Mesken ve Gecekondu Md. 1999, (y.b.).

da belgeler e;:ogunlukla kuruma geldikten soma bu elemanlara sahip oluriar.o Modern belgelerin diplomatigiyle ugra$an uzmanlar, bu ilaveleri 0 iie;: safhada

ele almi$lardlr. iUd, i~lem safhasl olup, burada bir kuruma belge geidiktensonra uygulanan idari prosediirlerden kaynakIanan unsurlar buIuI'ur. ikin­cisi kullamm safhasldlr. idari prosediirlerin ardll1dan beIge iizerinde i$leminve i$Iemi yapacak birimin gosterilmesi $eklindeki ~erhler ile ae;:lklamalardtr.De;:iinciisii ise yonetim safhasldlr. BeIge yOJ1etimi ve aqiv i$lemieriyle ilgiliolarak beIgelerin iizerine yaz 1Jan dosya ve ar$iv numaraSl ile ar$iv etiketi ve

sayfa numarasldu455•

·11184 .

ResiL~ 37: A<{lldama natu

rBU TAPU TAHSis BELGESi ISLAH iMAR PLANI YAPILDIKTAN ]l SONRA VERiLECEK TAPUYA ESAS TE$KiL EDECEKTiR.

Bir uyan n:)tu ornegini tapu senedinde gormekteyiz. Not, belgenin onayklsmmm altmda, metni tqkil eden yazmm harf kara~(teri biiyiikliiklerinegore daha kiie;:iik karakterli harflerden olu~an yazlyla verilmi$tir453

•

Resim 38: Uyan natu

Kar$lla~llan diger orneklerden biri de diizeltme notudllr. istanbul Biiyiik­~ehir Belediyesinin e;:lkarml~oldugu naZlm imar plaI'lmn belediye meclisindegorii~iilmesi slrasll1da ilgili komisyon ba$kanhgll1ca beIge iizerinde diizelt­me yapIlml~, diizeltmeyi yapan yetkili, isim ve unvamm belirterek ba~kan- 0

hk miihriiyle de tasdik etmi$tir454• Belgenin aslll1da olmayan bir ekleme gibi 0

goziiken bu diizeltme notlan, gerekli onay ve miihiirle tasdik edildigi ie;:ingee;:erli olup, belgenin asli bir form elemanr olarak i$lem gormii$tiir. Bu $ekil­de diizeltme ve ekleme yapilan dokiimanlarda orijinalligin zarar gormemesi 0

ic;:in mutIaka onay ve tasdik muamelesine dair "paraf" gibi bir i$aret aramr. 0

Aksi halde, orijinal belgeye dI$andan yapI1an bir ekleme gibi anla$llabilir.

4.2.6. ilaveler

Belgeye somadan eklenen e;:e$itli $erhIer, ilaveler ve ae;:lklama notIan dadl~ kaynakh eIemanlardandlr. Notlar gibi daha once verilmi$ oianiar bulunsa

453 "TUrkiye Cumhuriyeti Tapu Senedi", istanbul ili, Omraniye il<;esi, 1. Bolge <;:ekmekoy, 13.04.2007,(yob.).

454 "DskUdar Merkez Nazlm imar Plam", OI<;ek: 1/5000, iBB $ehir Planlama Md. 1992, (y.b.).

4.2.6.1. j~lem safhasmda

Bu safl1a, belgelerin farkh kurumlardan kurye, elden, normal posta veyaelektronik postayla, ilgili birime ula$tlnlmaslyla ba$lar. Ae;:Ilan belgeler ev­rak kaylt i~lemine tabi tutulur. BaZl kurumlarda YaZl i$leri Miidiirii gibi biryetkili tarafmdan ilgili yerlere havalesi yapIldlktan soma kayda ahndlklanda goriilmekteclir. Evrak kaYlt bilgileri, beIge iizerinde onay klsmmdan son­ra gelen bO$ bir alana, genellikle e;:ere;:eveli ka~e bie;:iminde di.izenlenen yerinie;:ine yazI1maktadu. KaYlt ka~eleriyle ilgili olarak her ne kadar Resmi YaZl$­ma Yonetmeligi gibi prosediirlerde standart bir ~ekil gosterilmi~olsa da bi.i­tiin kurumlar bunu aym ~ekilde uygulamamaktadu. Farkh ka$e bie;:imlerinerastlamak miimkiindi.ir.-

xesim 39: Evrak kaYlt ka~esi

,"~j)ANAVjiLIL}fj i 1o }111.'7Wi Eth'ttm l\1ildilr1ii<~{1 I_ n:;"~_.~ ._N_!

:-- . ._lvEtJ'N rNlli\f\I 3?>.Q~J I, !

~(,l,_~l '.I"'_~ _--~-'-'<--l

Evrak kaYlt alam, kuruma gelen ve giden belgeIerin idari ae;:ldan takibiniyapabilmek ie;:in lcullamhr. ~linkii diplomatik analiz slras1l1da bu kaYlt prose-

455 Duranti, Dipiomatics... , s. 139.

11186

diirii degerlendirilerek belgenin ilgiliye ula~tlgl zaman belirlenir456• Ornekte

goriildiigii gibi baZI kaYlt ka~elerinde sadece evrak kapt numaraSI bulunur­ken, bazl kurumlarda gelen evrakm geli~ tarihi ve saylsl, geregi ve bilgi iyinhavale edildigi birim, aym zamanda dosya numarasl ve varsa eklerinin deyazl1dl(p daha aynntlh kaYlt ka~esi orneklerine rastlamak miimkiindiir.

Son y111ard-a iyice yaygmla~an bilgisayar ortammda evrak kaylt i~lemle­

ri, hatta elektronik belge yonetimi programlan, kullamcl1ara bir<;:ok yeniliksunmaktadlr. Ornegin Saghk Bakanhgl merkez te~kilatll1da evrak kaYlt uy­gulamalan elektronik ortamda yapllmaktadu. Belgelerin kaylt bilgileriningirilmesinin ardl11dan sis ternin iirettigi barkotlu kaylt etiketi belgeye yapl~­

tmlmakta; aynca bir evrak kapt miihrii vurulmamaktadlr457• Elektronik

ortamdaki bu evrak takip sistemiyle hem kurum personeli, hem de kurumtarafmdan verilen kullamCl ad ve ~ifresi ile Bakanhkta i~i olan ger<;:ek ve tiizelki~iler belgenin hangi biirolarda i~lem gordiigiinii takip edebilmektedirler.

Resim 40: Barkotlu evrak kaylt

I.e.\\(;111..: U\K.-\"t.Il.:1(;':'I~'" r ,'~ .'Ik \ mt.'l r.~ '.ll!ll (;d,".(\

~\ tJ~ ~C'nl...1

...... j.~.I~ll~ :I)l.)t' UI·..4~ • ~u...;.";

Iill II J.l II W;: IiiIHiImH~lll! \111 '

Bir belgenin kaYlt bilgisi, diplomatik analiz slrasmda aidiyeti ve giiveni­lirligi tespit i<;:in kullamhr. Nasl1 ki bir imza, orijinalin .kopyasmdan aynl­maSl ya da kopyanm orijinale uygun oldugunun gosterilmesi suasl11da bel­genin ait oldugu ki~iyi ifade ediyorsa, kaylt i~lemi de belgenin i~lem gordiigiikurumu gosterir. KaYlt i~lemi bir yoniiyle belgeyi tammlama faaliyeti olup,belgeyi kar~llayan numaralar onu a<;:tldayan formiillerdir. Bu formiil1er, birbelgeye sadece kaYlt biirolan tarafmdan verilmez. Bir noter de i~lem yaptlglbelgelere, benzer ~ekilde kapt ve seri numalan verebilir.

456 "Milli Egitim BakanlIgl Egitim Teknolojileri Gene! Mlidi.irli.igi.i Mesleki A~lk Og'retim Lise­si Mi.idlir!UgUni.in Yiiregir il~e Milli Egitim MUdUr!UgUne gi:indermi~ oldugu 12.09.2008 tarih veB.08.0.ETG.O.21.05.01-310 /6428 sayllI yazt", [<;:evrimi~i] Elektronik adres: http://www.yuregir-meb.

gOY. tr/haberservisi/2008/29972.pdf [26.11.2008J.

457 "Evrak Takip Programl," Saghk Bakanl1g1, [<;:evrimi~i] Elcktronik adres: http://www.saglik.gov.tr/TR/BelgeGoster.aspx?F6EIOF8892433Cl'FAAF6AA849816B2EF2084CO9A032B9893!26.ll.2008J

4.2.6.2. Kullamm safhasmda

Bir belgenin esas metninin dl~mda <;:e~itli a<;:lklama ve notlann verildigigoriiliir. Bu notlar el yazlsl, damga bastlarak veya makine ile yazlhr. ~erh

de denilen bu notlan, kaYlt amacma gore "a<;:lklama", "diizeltme" ve "evrakhavale notlan" bi<;:iminde gruplamak miimkiindiir. BeIge formunun dl~ kay­nakh bir ogesi olan ~erhler, metnin bir par<;:asl gibi dii~iiniilse de ondan aynolarak ilgiliye bilgi i<;:in sunulan bir a<;:lklama niteligindedir.

Yetkili amirin yapllacak i~lemle aLlkah di..i~tiigii ~erh bir havale notudur.Bu not, ilgili memura ne tiir bir i~lem yapacagl11l gosterir.

Resim 41: Havale kaydl

Kuruma gelen evraklara, konusu ve fonksiyonuna gore ilgili birime gon­derilmesi i<;:in yetkili amir taraflndan not dii~iiliir. ilgiliye havale etme anla­mma gelen bu uygulama ile amir evraka yapllacak i~lemi ve hangi biriminbunu yapacagml belirtir. Havale yaptluken goz oniinde bulundurulan esasfaktor ise fonksiyondur. Daha aylk bir ifadeyle amir, gelen evrakm konusuna,fonksiyonuna ve gonderili~ amacma gore yapllacak i~lemi belirler. Ozelliklebelge ile birim arasmda fonksiyon baglammda kuracaglili~kiyegore i~lem­

leri yiiriitecek birimi tespit eder ve havale i~lemini yapar458• istanbul il SaglIk

Miidiirliigiinde acele gelen bir evrak iyin belgenin sag alt ko~esine ve kayltka~esinin hemen yamna "tedavi kur." biyiminde i~lem yapacak ilgili birimyazl1dlktan soma havaleyi yapan yetkili el yazlslyla yapIlmasl gereken i~lemi

458 Mi.idiir yardlmcisl evrakla ilgili i~lemi yapacak birimi ve "geregi" ifadesini yazml~tlr (il BaywdlrlIk veiskan MiidUrliigiini.in 8889 saY' ve 13 Agustos 1999 tarihli yazlsl", Ozel Bahat Hastanesi Dosyasl,'iSMTedavi Kurumlarl $b. Md.. 1999, (y.b.).

l.r

I .f

~~ I

[.I

belirtmi~tir459. Evrakla ilgili yapl1acak olan i~lemi aC;:lklayan bu bilgi, havale

notu olarak verilmi~tir.

Bu tiir notlar, belgeyle ilgili yapl1masl gereken i~lemin ivediligi ve yaplh~

~eklinin gosterilmesi bic;:iminde de yazllabilmektedir. Kuruma gelen yazl1ar,normal, acele, gizli vb. statiilerine gore i~lem goriir. He ne kadar kurumagelmeden once 'belgenin gizliligi veya ivediligi belirlenmi~ olsa da, bazl du­rumlarda belgenin havalesini yapan amir takdir yetkisini kullanarak i~lemi

hlzlandnmak isteyebilir. Bu durumda belgeyehavale notuyla beraber "acele"

ifadesini de yazar.

4.2.6.3: Yjj1!~tim safhasmda

Belgeler, kaYlt i~lemleri sonucunda sahip olduklan evrak kaYlt numara­SI yam Slra bir de kurum ie;:erisindeki evrak yonetimi uygulamalan ve aqivi~lemleri slrasmda dosya numaraSl ahrlar. Dosya tasnif veya sllliflandrrmanumaraSI olarak da adlandm Ian bu dosya numaraSl, belgenin ilgili oldugufonksiyon, vaka veya konuya gore kurumun dosya plamndan aldlgl koddur.

Beige biirolarda bu f'umaraya gore dosyalamr. Aym dosya numaraSlnlalan birbiriyle ili~kili belgeler bir araya getirilir. Slmflanduma numarasl,belgenin ait oldugu dosya ve seriyle olan ili~kisini gosterir. Numara, bu iie;:iinite araslllda organik bir bag kurar. .

Belgeler tek bir dosya numaraSllla sahip olsalar da farkh fonksiyon ve dos­yalarla ili~kili goriilebilirler. Bu durumda e;:apraz gondermeler yapl1arak bel­genin diger dosya ve serilerdeki dokiimanlarla olan baglantlSI gosterilir. Budurumda belge formunda ya da ayn olarak kendi dosya numaraSI yam Slrabaglantlh oldugu diger dosya numaralan da yer alIr.

Giineel safhada bir dosya numaraSllla sahip olan belgeler, aqive devredil­

diklerinde tammlama i~lemleriyap111rken yeni ba~tan farkh bir aqiv numa­raSI alabilirler. Bu ar~iv numaraSI belge iizerinde uygun bir bo~ alanda goste­rilir. Boyleee ilk dosya numarasllldan ayn olarak beIge iizerinde fon, altfon,dosya, kutu, raf ve depo numaraslndan olu~an bir kod bilqeni bulunur.

459 Yazlda evrak kaYlt oumaraSln1O ardlOdan miidiir yardimcisl havale i~lemini yaparken "il~e sag­ltk grup ba~kanhgl tarafJOdan tetkik edilsin" bi~iminde ~erh dii~mii~tiir (Sagltk BakanhglOloBIOOTHGOl'00005 - 5370/4910 - 15163 say' ve 16.09.1999 tarihli <;:OK ACELE yaZlSI", Ozel BagcIlnrHastanesi Dosyasl, iSM Tedavi Kurumlarl ~b. Md., 1999, (y.b.)).

Resim 42: Aqiv numaraSI

Yonetim safhasmda ar~iv numaraSI gibi bir de belgenin ait oldugu ar~ivi

gosteren demirba~ miihrii vuruldugu gori.iliir. Bu miihiir, belgenin ashndal~

olmaYlp sonradan eklenen 'l~ kaynakll bir elemandu.

Resim 43: Ar~iv Mlihrli

~\T.C.

. Itr liA~~J\KANLIKC . r~Il ..IHUR!'.TT ... s;vl

tarih ve 7I868 numarflv1;! :

Ar~iv uygulamalan slraSlllda ar~ivci, saklanmasl gereken astl beIge vedosyalan belirleyip dosyaya yerle~tirdikten sonra beIgelere birden ba~Iaya­

rak bir Slra numaraSI verir. Bunumara belge i.iretildiginde verilen sayfa nu­marasllldan ayn olarak aqivdeki dosyada aldlgl diizene gore verilen beigesua numarasldlr. Belgenin ozniteliklerinden olmayan bu numara, yonetimsafhaslllda eklenen dl~ kaynakh bir unsurdur. Ar~iv belgelerinin diplomatikkritigi yaplhrken bu unsurul1 belgenin ashndan oImaYlp, yonetim ve kontrolsafhaslllda eklenen ilave eleman oldugu bilinmelidir.

4.2.7.Dl~Kaynakh Elemanlann Ozeti

Goriilen 0 ki dl~ kaynakh kabul edilen elemanlar, her ne kadar dokiiman­Ian bie;:imsel olarak tammlasa da bilgi yoni.i bulundugundan, analitik tahlil

yapmaya da imkan vermektedir. Dl~ kaynakh elemanlan ~u ~ekilde ozetle­mek miimki.indi.ir.

"

.----

Ta~lYICl ortam, yazl ve dil hususiyetleri vb. dl~ kaynakh elemanlar, farkhniteliklerde de olsa hemen hemen butun belgelerde bulunmakta olup, diplo­mat'ik kritik ic;in degerlendirilebilir. Ozel i~aretler, evrak kaYlt muhru ve ha­vale notu turundeki elemanlara ise i~lem goren belgelerde rastlamr. Orneginozel bir mektup veya vasiyetnamede bir muhur bulunmayabilir. DolaYlSlylabelgelerin uretildigi, i~lem gordugu ve bulundugu yere gore bu dl~ kaynakhelemanlara sahip olacaklanm ifade etmek mumkundur.

,.i;

;r

II

: t,:

..'19111

Dogrulugunu ispatlayan kayttlar:

Evrak kaylt numaraSI,

Geli~ tarihi,

Say's,.

Metnin yamndaki i~aretler:

Havale notlan,

j~lemin konusu,

j~lemi yapacak birim,

j~lemin bi~imi (gizZi, ivedi, gunlii).

Ar~iv i~lemleri:

Ar~ive geli~ tarihi,

Ar~iv muhrii,

Ar~iv yer numaraSl,

c;apraz gondermeler,

Sayfa numarasl.

t~lem safhasmda .

Kullal1lm safhasmda

Yonetim safhasmda

Uyan

Duzeltme

Notlar

ilaveler

Yazann ozel i~aret veya parafi

Yetkili veya ida"; personelin paraflan

Materyal

Bi~imi ve biiyiikliigii

Basklsl

YazlSl veya i~aretleri

Noktalama i~aretleri

Klsaltmalar ve remizler

Yazl karakteri bi~imi, biiyuk harfkii~uk harf

Silinme, degi~tirrne, diizeltrne

Bilgisayar pktls, ise yaztllm adl

Yazlltrnm surumii

YaZl karakteri

Kullamlan terminoloji

Anlatlm

OslCtp

Materyal (kaglt - diger)

Bi~im

Mesajl ileten semboller (yazl - resim)

Mizanpaj, duzen, format

<;iigiler, bloklar, ~ablonlar ve tablolar

Yazl tipi

Yaztll~ bi~imi: el yazlsl, daktilo, bilgisayar

Murekkep

Paragraf ve bentler

Miihiit

Ka~e

Ozel

i~aret1er

Dil

YaZl

Ta~lYICl

ortam

L90

I',