Manajemen, Administrasi & Manajemen Kantor Manajemen adalah suatu proses sosial yang meminta tanggung jawab demi perencanaan dan pengaturan yang efektif dan ekonomis dari pengoperasian suatu perusahaan, dalam memenuhi suatu tujuan atau tugas yang sudah ditetapkan. Tanggung jawab tersebut meliputi : 1. Pertimbangan hukum dan keputusan dalam menetapkan rencana, pengembangan prosedur dan data, untuk membantu pengendalian pelaksanaan, serta kemajuan berdasarkan rencana 2. Bimbingan, integrasi, motivasi, dan penyeliaan dari personalia yang menyusun perusahaan, serta menjalankan pengoperasiannya.

Manajemen, Administrasi & Manajemen Kantor Administrasi : Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur, yang digunakan untuk menentukan & mengkomunikasikan program beserta perkembangan kegiatan yang diatur dan diperiksa berdasarkan target dan rencana.

Manajemen, Administrasi & Manajemen Kantor Manajemen Kantor : Cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan perolehan, perekaman dan penganalisaan informasi, pelayanan perencanaan, dan pelayanan komunikasi, yang oleh manajemen perusahaan digunakan untuk mengamankan asetnya, memacu usahanya dan mencapai sasarannya. Suatu fungsi yang meliputi aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib suatu rangkaian kegiatan office work (pekerjaan perkantoran) secara efektif dan efisien

PEGAWAI PERKANTORAN

MATERIAL PERLENGKAPAN

FAKTOR MANAJEMEN PERKANTORANPERSYARATAN METODA DARI OFFICE WORK

Fungsi Manajemen Kantor bertalian dengan 6 hal

KEPEGAWAIAN PERKANTORAN (OFFICE PERSONEL) METODE PERKANTORAN (OFFICE METHOD) FAKTOR FISIK KANTOR (PHYSICAL FACTOR) BIAYA PERKANTORAN (OFFICE COST) HALUAN PERKANTORAN (OFFICE POLICIES)

PERLENGKAPAN PERKANTORAN (OFFICE EQUIPMENT)

Perubahan Manajemen Perkantoran.Semakin luasnya lingkup kerja manajemen perkantoran (tidak hanya menyangkut kantor). Perkembangan ELECTRONIC & TEKNOLOGI Information, Data processing & Communication. OFFICE MANAGEMENT menjadi ADMINISTRATIVE MANAGEMENT. (Dengan pengertian berubahnya peranan, kedudukan.dan lingkup bidang kerja fungsi tersebut. Tidak lagi sekedar mencatat keterangan melainkan memikul tugas-tugas antara lain melakukan analisis dan membuat perencanaan) ADMINISTRATION MANAGER

Tugas Manajer AdministratifLingkup tugas MANAJER ADMINISTRATIF dapat digolongkan dalam bidang-bidang di bawah ini : Pekerjaan perkantoran pada umumnya Sistem perkantoran Organisasi perkantoran Komunikasi perkantoran Pelaporan manajerial Manajemen kearsipan Kontrol perkantoran Penyederhanaan pekerjaan perkantoran Tataruang perkantoran Perlengkapan perkantoran Studi perkantoran.

Pengertian Office Work

OFFICE WORK (Pekerjaan perkantoran) = CLERICAL WORK (pekerjaan tulis) = PAPER WORK. Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkatwarkat tertulis dan laporan-laporan, sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Lingkup Office WorkRinci dari kegiatan pekerjaan perkantoran : Menerima pesanan, mengantarkan dan pengiriman.

Membuat rekening, surat-menyurat, mendikte, mengetik. Menyimpan warkat. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitunganperhitungan yang belum diselesaikan.

Mengurus, membagi-bagi, dan mengirim surat-surat pos. Pekerjaan memperbanyak warkat & membubuhkan alamat. Menelepon, menerima tamu, pekerjaan layanan. Tugas-tugas khusus untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. Membuat warkat-warkat & mencatat data yang diinginkan.

Fungsi KantorFungsi setiap kantor ialah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, yang dibagi menjadi 5 kegiatan sbb : . Menerima keterangan . Mencatat keterangan . Mengolah keterangan . Memberikan keterangan . Melindungi harta kekayaan (Receiving information) (Recording information) (Arranging information) (Giving information) (Safeguarding assets) Setiap kantor memikul kewajiban untuk mengamati secara cermat urusan-urusan perusahaan sebagaimana terlihat pada warkatwarkat dan memperingatkan pejabat pimpinan akan segala sesuatu yang dapat terjadi.

Konsep TatausahaPengertian pekerjaan kantor & fungsi kantor "tatausaha : Tatausaha dalam setiap organisasi adalah rangkaian tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

Menghimpun Mencatat

: mengusahakan tersedianya segala keterangan, sehingga siap dipergunakan bilamana diperiukan.: membubuhkan keterangan yang diperlukan, sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengolah Mengganda Mengirim Menyimpan

: mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.: memperbanyak dengan berbagai cara dan alat. : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. : menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Konsep TatausahaPerbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan informasi (Information). Informasi dapat bercorak : Visual (penglihatan), berbentuk tulisan atau gambaran dan wujudnya adalah warkat (record). Audial (pendengaran), berbentuk rekaman tape / disk bersuara mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan pengawetan keterangan yang diperlukan. Warkat : setiap catatan tertulis atau catatan bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatannya.

"People forget, records remember"orang-orang mudah lupa, sedangkan warkat pasti ingat

Peranan dan Ciri TatausahaTatausaha mempunyai 3 peranan pokok : Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi guna membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Tatausaha mempunyai 3 ciri utama : Bersifat pelayanan Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Pengertian Sistem PerkantoranPimpinan perkantoran berkewajiban melakukan aktivitas perencanaan seluruh tatatusaha dalam organisasinya sebagai sistim perkantoran. Sistem perkantoran ialah : Segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola, tata kerja dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Urutan baku operasi dalam suatu kegiatan perusahaan yang khusus (pembayaran upah, pembikinam faktur penjualan, dsb) dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bilamana dilaksanakan.

Perencanaan Sistem PerkantoranPerencanaan Sistem Perkantoran menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan: Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran Pengunaan peralatan dan perlengkapan perkantoran. Manfaat perencanaan sistem perkantoran yang baik : Kelancaran, dan mencegah kesalahan pekerjaan Pengurangan keterlambatan, hambatan Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan

Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

Perencanaan Sistem PerkantoranAsas Sistem perkantoran yang baik sbb: Arus kerja lancar. Menghindari kekembaran kerja dan warkat. Mondar-mandirnya para petugas berlangsung minimum. Menghindari tulis-menulis yang tidak pertu. Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja. Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas minimum.

Mencegah banyaknya pencatatan dan pengecekan yang tak perlu, dengan menerapkan prinsip manajemen berdasarkan pengecualian (bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan, kecuali ada hal-hal khusus, itupun seminimal mungkin. Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidak berlebihan.Tidak rumit tapi efektif.

Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen : Jalinan hubungan dan jaring lalu-lintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan (melalui proses pengumpulan, pengolahan, penyimpananan), sampai penyebarannya kepada yang berkepentingan, agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaikbaiknya, dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.

Information (Informasi / keterangan) :Segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang dengan orang, orang dengan mesin dan mesin dengan mesin. Melakukan komunikasi berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.

Perkataan "information" berakar kata inform yang berarti menyampaikan pengetahuan. Kata asalnya dari bahasa Latin "informare" berarti mengusahakan agar berbentuk.

Sistem Informasi ManajemenManfaat Sistem informasi yang baik : Mencegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan

kehilangan keterangan yang merugikan organisasi.Terhindarkan penimbunan keterangan yang tak berguna atau merupakan kembaran yang memboroskan biaya. Terhindarnya lalulintas informasi yang simpangsiur atau terputus-putus sehingga mempersulit kordinasi dalam seluruh organisasi. Tersedianya informasi yang cepat kepada para petugas dan pimpinan organisasi sehingga mampu rnelaksanakan tugasnya baik dan cepat. Suatu Sistem Informasi mencakup sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan mengambil data, maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.

Sistem Informasi ManajemenSetiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur : Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi. Pendekatan : kerangka sistem. Aktivitas : pengolahan (processing). Perlengkapan : peralatan elektronik yg mewujudkan otomasi.(1) SUMBER DAYA

PENDEKATAN (2)

(3) PERLENGKAPAN

(3) AKTIVITAS

Sistem Informasi ManajemenKeempat unsur itu masing-masing saling bertautan menimbulkan : (1) Data/informasi + (2) Kerangka sistem melahirkan: (a) Sistem informasi (information system) (1) Data/informasi + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan: (b) Pengolahan data (data processing) (1) Data/informasi + (4) Peralatan otomasi melahirkan: (c) Otomasi perkantoran (office automation) (2) Kerangka sistem + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan: (d) Sistem pengolahan data (data processing system) (2) Kerangka sistem + (4) Peralatan otomasi melahirkan; (e) Sistem komputer (computer system) (3) Aktivitas pengolahan + (4) Peralatan otomasi melahirkan: (f) Electronic Data Processing (EDP). Secara keseluruhan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang dapat dijalankan dalam sesualu organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan yang ditentukan.

Sistem Informasi ManajemenPengertian management information mencakup: Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis). Management control information (informasi untuk kontrol oleh pimpinan). Operational information (informasi pengerjaan). Dalam perusahaan besar, pengolahan bahan informasi biasanya memakai peralatan komputer, dimana ada input information dan output information. Pengolahan bahan informasi ini ada yang menyebutnya information processing, tapi sesungguhnya lebih tepat data processing. Data processing (pengolahan data) : kegiatan pikiran dengan

bantuan tenaga atau sesuatu alat dan mengikuti serangkaianlangkah, rumus, atau pola tertentu untuk mengubah data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat, atau isinya.

Sistem Informasi ManajemenData Processing adalah proses pengerjaan yang terencana terhadap informasi agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan, sbb : 1. Reading (Pembacaan) : Menafsirkan data dengan memeriksa tanda-tanda / simbol / huruf / kata. 2. Writing (Penulisan) : Penulisan, pengetikan. Memudahkan pengolahan dengan cara menempatkan data abjad / angka / simbol dengan menggunakan media perantara perekaman didaerah magnetis pada pita atau menggunakan tinta magnetis.

3. Recording / Printing (Pencatatan / Pencetakan) : Untuk mendapatkan hasil dari pengolahan, data dalam media perantara dikembalikan menjadi bentuk yang dapat dibaca orang.4. Sorting (Pemilahan) 5. Transmitting (Pengiriman) 6. Calculating (Penghitungan) 7. Comparing (Pembandingan) 8. Storing (Penyimpanan) : Menggolong-golongkan data. : Menyebarkan Data. : Mengerjakan data secara matematis. : Memeriksa ketepatan / kelengkapan data. : Menyimpan dan memelihara data.

Pengertian & Unsur Organisasi Organisasi : Setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem yang terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu adanya Sekelompok orang, Kerjasama dan Tujuan tertentu. Asas yang melandasi semua organisasi, ialah Principle of Coordination (asas koordinasi). Sekelompok orang-orang : Kegiatan-kegiatan & hubungan kerjanya mengikuti adanya bidang kerja. Macam dan luasnya mengikuti tujuan yang ingin dicapai. Unsur Kerjasama dalam Organisasi : Komunikasi, Koordinasi, Wewenang dan Kepemimpinan

Tujuan Dalam Organisasi TUJUAN PEKERJAAN FUNGSI TUGAS PEMBERIAN WEWENANG PERMINTAAN TANGGUNG JAWAB KEWAJIBAN BERTANGGUNG JAWAB Segenap proses dan hubungan diantara tahap-tahap dan faktor yang saling bergantung sebagai kesatuan yang bulat tersebut diatas, merupakan suatu sistem kerjasama.

Struktur Organisasi Struktur Organisasi : kerangka yang menunjukkan pola tetap hubungan antara bidang-bidang kerja, fungsifungsi dan orang-orang, yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama untuk pencapaian tujuan, dan dirancang sesuai dengan perkembangan organisasl serta sumber-sumber kemampuannya. "Organizing (pengorganisasian) : Segenap rangkaian aktivitas merancang dan membangun struktur, yang berupa membagi-bagi dan mengelompokan bidang-bidang kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan kerja diantara orang-orang maupun bidang kerja Struktur organisasi yang baik : Susunan polanya logis dan bebas dari pergesekan, dimana segenap satuan didalamnya mendapat perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya, baik secara kualiti maupun kuantiti. Bentuknya teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya dalam lingkup keseluruhan organisasi dapat berperan dengan tanpa kesimpangsiuran.

Koordinasi Unit AdministrasiDirektur

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

Manajer Administrasi

Kantor Produksi

Kantor Pemasaran

Kantor Keuangan

Kantor Administrasi

Pengertian Kantor Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi. Pada setiap kantor tentunya terdapat pimpinan yang memegang wewenang yang terkait dengan pelayanan perkantoran. Kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat berfugsi sebagai: Ruang Studi dan kerja (a work and study room). Ruang konferensi (a negotiation room). Pusat informasi (an information center). Pusat pelayanan (a service center). Ruang warkat (a room of records). Ruang penerimaan tamu (a reception room). Lambang Status.

Asas Pengorganisasian PerkantoranPengorganisasian perkantoran perlu mengikuti asas-asas sbb: a. Struktur organisasi suatu kantor bergantung pada besarnya lembaga. Bila organisasi masih kecil, maka susunan strukturnya tidak perlu rumit. b. Sesuai dengan kecenderungan organisasi, maka harus ada rencanarencana untuk menghadapi terjadinya perubahan / perkembangan. c. Pengorganisasian kantor harus direncanakan dari bawah (dari para juru tata usaha menuju keatas). Penentuan penggolongan tugas dan struktur organisasi, tergantung dari macam dan banyaknya pelaksanaan kerja yang senyatanya berlangsung, bukan hanya berdasar pada keinginan dari seorang manajer saja. d. Bila suatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu ada pemimpin kelompok kerja (group leader) yang bertindak sebagai pembantu pelaksana maupun sebagai pengawas (supervisor). e. Rentang kontrol seorang Pengawas terhadap bawahannya sebaiknya maksimum 6 orang (tergantung rumitnya pekerjaan)

BENTUK-BENTUK ORGANISASI Bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin, untuk menjamin fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi. Ada 6 macam bentuk organisasl : 1. Organisasi Lini (Line Organization) 2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

3. Organisasi Fungsional (Functional Organization) .4. Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Funactional Organization). 5. Organisasi Lini, Fungsional dan Staf (Line, Functional and Staff) 6. Organisasi Komite (Commitee Type Organization).

BENTUK ORGANISASI LINI Organisasi Lini (Line Organization) Bentuk organisasi dengan garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, dari pimpinan tertinggi sampai pada jabatan terendah. Setiap kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada kepala unit satu tingkat diatasnya. Organisasi lini hanya tepat diterapkan untuk organisasl kecil.

Kebaikan Organisasi Linia. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi pada umumnya besar, sebab mereka saling mengenal satu sama lain. b. Disiplin kerja para anggota umumnya tinggi.

c. Antara para anggota dapat terbina saling pengertian yang baikd. Proses pengambilan keputusan dan instruksi berjalan dengan cepat

BENTUK ORGANISASI LINI Keburukan organisasi lini adalah : Tujuan pribadi pimpinan tertinggi sering tidak dapat dibedakan dengan organisasi. Ada tendensi dari pimpinan tertinggi bertindak otoriter dan diktatorial. Organisasi secara keseluruhan terlalu tegantung kepada pimpinan seorang, ketidak hadirannya berpengaruh dominan. Pengembangan bakat karyawan kurang mendapat perhatian dan penyaluran yang tepat.

DIREKTUR KEPALA BIDANG KEPALA SEKSI

BENTUK ORGANISASI LINI & STAF Bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pimpinan tertinggi kepada para kepala unit dibawahnya, dan untuk membantu kelancaran kerja pelaksanaan tugas pokok, maka langsung dibawah pimpinan tertinggi atau dibawah masing-masing kepala unit ditempatkan seorang pejabat atau lebih, yang tidak mempunyai wewenang komando. Pejabat ini bertugas semata-mata memberikan bantuan, nasihat, saran-saran dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pimpinannya. Kebaikkan Organisasi Lini dan Staf. a. Ada pembagian tugas yang jelas antara pemegang tugas Pokok dan tugas Membantu. b. Kerjasama, koordinasi dan pengendalian dapat lebih baik. c. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi tejamin. d. Disiplin dan gairah kerja karyawan pada umumnya tinggi. e. Prinsip the right man in the right place dapat dengan mudah terlaksana. f. Dapat diterapkan untuk segala organisasi besar maupun kecil.

BENTUK ORGANISASI LINI & STAF Keburukan Organisasi lini & staf: a. Antar kelompok kerja sering terjadi persaingan yang tidak sehat (karena merasa lebih penting) b. Karena pada kelompok staf banyak pekerjaan yang berhubungan dengan masalah uang, kendaraan, kesejahteraan, perumahan, kenaikan pangkat dan sebagainya maka orang lalu saling berebut untuk menduduki jabatan tanpa menghiraukan ada tidaknya keahlian baginya.DIREKTURSTAFF KEPALA BIDANG STAFF KEPALA SEKSI

c. Tugas pokok organisasi sering dinomor duakan.d. Arus kerja dan proses pengarnbilan keputusan sering berbelit. e. Apabila pertumbuhan tidak terawasi dengan tepat, bisa menyuburkan adanya praktek sistem famili atau teman, sehingga Struktur organisasi tidak lagi sesuai dengan volume kerja yang ada.

BENTUK ORGANISASI FUNGSIONAL Organisasi fungsional adalah organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada para Kepala Unit sebapi Pejabat Struktural yang memimpin kelompok kerja tertentu sebagai para pelaksana dalam suatu bidang pekerjaan dengan keahlian tertentu pula. Kelompok Kerja seperti itu dikenal sebagai kelompok yang menduduki Jabatan Fungsional. Kelompok ini dapat dilengkapi dengan pimpinannya yang diangkat secara khusus. Tiap Kepala Unit mempunyai wewenang untuk memerintah para Pejabat Fungsional sepanjang menyangkut bidang pekerjaan tertentu tadi. Kebaikan Organisasi Fungsional. Proses kerja cepat, terarah, dan lebih terprogram Pemanfaatan anggaran, personel dan peralatan tepat. Kenaikan pangkat para pejabat fungsional dapat lebih cepat sesuai dengan prestasinya.

BENTUK ORGANISASI FUNGSIONAL Keburukan organisasi fungsional Para pejabat fungsional kadang-kadang bingung dalam mengikuti prosedur administratif Suasana kerja kepala-kepala unit sangat berbeda dengan suasana kerja para pejabat fungsional, Pangkat pejabat fungsional dapat lebih tinggi dari Kepala unitnya.Direktur Kepala Unit

Kelompok Pejabat Fungsional

BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL Bentuk organisasi dimana wewenang pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada para Kepala Unit dibawahnya, khusus dalam suatu bidang pekerjaan tertentu, dan selanjutnya pimpinan tersebut juga melimpahkan wewenangnya kepada Pejabat fungsional untuk melaksanakan bidang pekerjaan operasional, akan tetapi karena tugas-tugasnya maka secara fungsional koordinasinva diserahkan kepada Kepala-kepala unit tersebut terdahulu tanpa memandang tingkat atau jenjangnya.

Kebaikan organisasi lini dan fungsionala. Partisipasi para karyawan tinggi. b. Disiplin para karyawan tinggi. c. Produktivitas tinggi, sebab spesialisasi dimanfaatkan secara maksimal. d. Top manajer tidak disibukkan dengan pekerjaan rutin yang kurang strategis

BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL Keburukan organisasi lini dan fungsional. a. Organisasi kurang fleksibel dan tour of duty atau perpindahan pekerjaan sukar dijalankan, sebab spesialisasi sangat rinci. b. Karena selalu dispesialisasikan maka sering masing-masing Pejabat fungsional tidak menghiraukan perlunya keterpaduan antar bidang pekerjaan, sehingga "konsep sistem" kurang berkembang c. Para pejabat fungsional sering bingung karena dikoordinasi oleh lebih dari satu orang. d. Pekerjaan spesialisasi dapat menimbulkan kejenuhan.

BENTUK ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL

Direktur

Kepala Unit

Kepala Unit

Kelompok Fungsional

BENTUK ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL & STAFBentuk organisasi yang menyatukan bentuk Lini, Staff & Fungsional. Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada Kepala-kepala Unit, Pejabat Fungsional (dikoordinasi oleh Kepala Unit) dan staf ahli (tidak mempunyai wewenang lini dan komando). Kebaikan organisasi lini, fungsional dan staff. a. Disiplin kerja para pegawai tinggi b. Pembagian kerja dan koordinasi baik c. Lapangan kerja dan formasi terbuka luas.

d. Produktivitas tinggi, karena spesialisasi yang maksimal

BENTUK ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL & STAF Keburukan organisasi lini, fungsional dan staf: Partisipasi kurang, karena diantara tiga kelompok pegawai sering terdapat persaingan yang tidak sehat, antara lain bahwa unit staf ahli sering dianggap sebagai tempat menunggu atau para staf ahli sering berfungsl hanya sebagai alat bagi pejabat lain. Arus keria dan prosedur pengambilan keputusan tidak lancar. Walaupun formasi terbuka luas tetapi fleksibilitas tidak mudah terlaksana karena spesialisasi begitu rinci, Jika terjadl kemacetan, biasanya saling menyalahkan. Direktur Utama Staff Ahli Manejer Manejer

Kelompok Fungsional

BENTUK ORGANISASI KOMITESuatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, dalam bentuk suatu komite atau dewan, yang biasanya terdiri dari presiden, wakil presiden dan para direktur. Pada waktu tertentu, diadakan pemilihan anggota komite/dewan yang baru. Terkadang komite didirikan hanya bersifat sementara. Komite diberi tugas merumuskan kebijaksanaan (policy) dan mengkoordinasi kegiatan-kegiatan tertentu. Kebaikan organisasi komite : a. Hasil keputusan biasanya baik, karena didasarkan musyawarah. b. Kemungkinan tindakan otoriter dan diktatoris sangat kecil. c. Keanggotaanya bergilir, maka pengembangan karier lebih baik. Keburukan organisasi komite : a. Proses pengambilan keputusan-keputusan biasanya lambat. b. Bila terjadi kemacetan, para pejabat dapat saling melemparkan kesalahan. c. Biaya rutin untuk kegiatan organisasi tinggi.

BENTUK ORGANISASI KOMITE

Pemegang Saham

Dewan Pimpinan

KomitePresiden Wakil Presiden

Direktur

Sentralisasi & Desentralisasi Tata UsahaDalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tata usaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi). a. Asas Pemusatan Semua keja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri. Semua pekejaan dalam bidang tata-usaha itu dilakukan oleh sebuah satuan pelayanan seperti misalnya Bagian Tatausaha. b. Asas Pemencaran Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi, disamping melaksanakan tugas-tugas utamanya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendirl. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugastugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat-suratnya.

Sentralisasi & Desentralisasi Tata Usaha Kebaikan Asas Sentralisasi Bidang tatausaha dapat senantiasa disempurnakan (cara kerja yang efisien, formulir yang seragam, pemakaian alat yang tepat dan pengawasan yang cermat) Dikelola oleh pegawai yang memang ahlinya. Perhatian yang dicurahkan lebih fokus. Kelancaran kerja lebih terjamin.

Kebaikan Asas Desentralisasi : Untuk organisasi yang tersebar dibeberapa lokasi, sentralisasi akan memperlambat jalannya pekerjaan, maka lebih tepat dipakai desentralisasi. Segi-segi tertentu dari tatausaha yang harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi, misalnya penyusunan laporan yang bersifat teknis. Prakteknya, sebuah organisasi selalu bersifat menggabungkan kedua asas tersebut. Seberapa jauh salah satu asas akan dijadikan landasan utama, tergantung kepada tujuan organisasi, luas kegiatan, taraf perkembangan, kebutuhan, dan kemampuannya pada saat itu.

Jabatan Sekretaris dan Unit SekretariatPerkembangan Jabatan Sekretaris hingga menjadi Unit Sekretariat.Juru Tulis (tulisannya bagus mencatat perintah Raja) Sekretaris (Pegawai yang bertugas dalam surat menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan-urusan rapat) Sekretaris pribadi (Private secretary) bila ia menyelenggarakan surat-menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya - masih dalam lingkup kedinasan. Tugas Sekretaris diperluas dengan segi tatausaha lainnya (memelihara dokumen-dokumen, menerima telepon, mencatat perjanjian, menyusun risalah rapat, kegiatan membantu pimpinannya agar dapat bertindak efektif dalam tugas-tugasnya).

Tugas-tugas sekretaris selanjutnya tidak lagi dibatasi dalam bidang tatausaha saja, tetapi cenderung terus meluas (mengatur ruang kerja, menyiapkan naskah pidato, menyusun perpustakaan, klipping berita, mengurus perjalanan & penginapan pimpinan) .

Jabatan Sekretaris dan Unit SekretariatSekretaris kini melakukan juga aktivitas manajemen (perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai penyempurnaan).

Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu terdapat pula kelornpok sekretaris yang mempunyai fungsi sebagai manajer. Karena kedudukan sebagai manajer maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai bawahan.

Akhirnya para pegawai tersebut dengan segenap bidang kerjanya lalu dilembagakan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazim disebut sekretariat dan dikepalai oleh sekretaris yag berfungsl sebagai manajer.

Keterampilan SekretarisBerbagai ketrampilan yang penting bagi sekretaris : Tatausaha umum Bahasa Mesin Angka Hub. Masyarakat Steno Telepon Pengetikan : pengetahuan kearsipan, penggandaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya. : berbicara dan menulis, tatabahasa dan aturan ejaan. : berbagal mesin perkantoran yang lazlin. : kemampuan berhitung. : Teknik-teknik berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik. : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pernbicaraan telepon. : pemakaian telepon yang tepat. : pemakalan mesin tik yang tangkas.

TATA RUANG PERKANTORAN Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran. Akomodasi kantor harus ditata dan diperlengkapi, agar karyawan dapat bekerja sepanjang hari tanpa pemborosan gerakan, tanpa gangguan, dan tanpa terpengaruh secara tidak perlu oleh keletihan mental yang dapat menyertai pekerjaan di belakang meja. Sewaktu merencanakan tata ruang yang baru, pandangan staf harus didengar. Mereka mungkin mempunyai gagasan yang berguna dan mereka akan lebih mudah menerima rancangan akhir apabila mereka, atau wakil mereka ikut serta dalam pengembangannya.

TATA RUANGPerencanaan tataruang Tata ruang kantor harus direncanakan di atas kertas dengan menggambarnya menurut perbandingan skala yang sesungguhnya, termasuk posisi pintu, jendela dan penghalang (pilar, penopang dan pendingin). Gunakan potongan kertas berwarna menurut skala untuk menggambarkan meja kerja, lemari arsip, mesin, lemari, dan sebagainya, untuk disusun dan diatur ulang pada rancangan tersebut hingga tata ruang yang sesuai diperoleh. Rancangan tersebut harus diuji dengan menandai arus normal kerja dari satu meja ke-meja yang lain, dan gerakan yang mungkin harus dibuat oleh para pekerja dalam batas ruang mereka.

TATA RUANGSasaran Tata ruang : 1. 2. Persyaratan keselamatan kerja yang harus dipenuhi; Ruangan yang akan digunakan demi keuntungan terbesar;

3.4. 5.

Pelayanan yang harus disediakan (listrik, telepon, dll);Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk semua orang; Penyeliaan untuk dapat melihat staf yang bekerja;

6.7. 8. 9.

Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja yang dibantu perkembangannya;Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah; Gerakan pekerja diantara meja kerja dan arsip dan sebagainya dipermudah; Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri;

10. Campur tangan antar pegawai dihindari; 11. Privasi dan keamanan diberikan dimana perlu.

TATA RUANGPengaturan Ruang Dalam perencanaan kantor, harus memperhatikan pada penempatan perabot, peralatan lain dan ruang gerak yang mudah. Lorong utama minimal 1,2 meter lebarnya, dengan lorong tambahan minimal 0,9 meter. Orang yang melewati lorong sempit cenderung menyenggol benda diatas meja atau mengganggu pekerjaan orang lain. Kawasan yang harus disediakan untuk satu meja kerja, dapat bervariasi sesuai dengan sifat pekerjaan dan peralatan tambahan yang perlu dimiliki. Jarak 0,6 - 0.9 meter antar meja sudah memadai untuk kursi juru tulis. Offices, Shops and Railway Premises Act 1963 mensyaratkan bahwa ruangan tempat orang kerja seluas 40 kaki persegi per orang, atau 400 kaki kubik di mana tinggi langit-langit sekitar 10 kaki (Ruang total yang mencakupi ruang lorong, peralatan, dan sebagainya). Umumnya ini cukup untuk kerja yang efisien, tetapi mungkin harus dilebihi apabila ada jumlah mesin, pengarsipan atau peralatan lain yang lebih dari biasa umumnya. Pembagian ruang harus memperhatikan mudah dicapainya pintu keluar bila ada kebakaran dan peralatan pemadam kebakaran.

TATA RUANGPelayanan Tata ruang harus memperhatikan perlengkapan pelayanan umum, terutama kabel listrik, kabel telepon dan kabel komputer. Fleksibilitas yang besar dapat diperoleh dengan memasukkan kabel kedalam saluran dibawah lantai atau di atas langit-langit, yang belakangan ini kurang dianjurkan karena sambungan yang ditarik dari atas tidak sedap dipandang dan mungkin rentan terhadap kerusakan yang tidak disengaja. Pengaturan yang kurang fleksibel adalah dengan menarik kabel sepanjang dinding di balik papan yang dipasang menyusuri dinding ruangan dekat dengan lantai. Dalam hal ini, ada kecenderungan untuk menempatkan mereka yang memerlukan pelayanan umum dekat dengan dinding, dan ini bukan pengaturan yang selalu ideal dari sudut pandang lain. Pelayanan umum lain, seperti air minum, kerap diletakkan dilokasi yang terpisah dan dipasang sebagai perlengkapan untuk ruang staf. Pelayanan ini disediakan untuk sewaktu istirahat dan makan atau minum.

KEUNTUNGAN & SYARAT TATARUANG Keuntungan dari tataruang kantor yang baik : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai . 2. Menjamin Kelancaran proses pekerjaan 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien 4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh Publik yang akan menemui bagian tertentu. Syarat-syarat untuk dapat menata ruang kantor dengan baik perlu pertimbangan-pertimbangan sbb. : 1. Proses pelaksanaan kerja menempuh jarak yang terpendek. 2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar. 3. Setiap ruang dipergunakan secara efisien. 4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai terpelihara. 5. Pengawasan penyelesaian pekerjaan dapat secara memuaskan. 6. Pihak luar pengunjung kantor, berkesan baik tentang kantor. 7. Susunan tempat kerja dapat diubah, saat-saat dibutuhkan.

KEUNTUNGAN & SYARAT TATARUANG

4 ASAS POKOK TATARUANGMenurut Richard Muther ada 4 asas pokok tataruang kantor yang baik : a. Asas jarak terpendek, suatu tataruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. b. Asas mengenai rangkaian kerja, aturlah para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. c. Asas penggunaan segenap ruangan. Manfaatkanlah semua ruang yang ada. Tidak hanya luas lantainya saja (ruang datar) tetapi juga ruang yang vertikal keatas / kebawah. d. Asas yang memungkinkan perubahan tempat kerja.

Suatu tataruang yang baik adalah yang memungkinkan mudah diubah atau disusun kembali,dan tidak memakan biaya vang besar.

PEDOMAN TATA RUANG KANTOR Dalam Tata ruang kantor, perlu diperhatikan hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha dengan satuan-satuan lainnya, dan sifat pekerjaannya.

Pedoman menentukan tata ruang kantor yang baik :1.Satuan-satuan tugas yang pekerjaannya khusus melayani publik, diletakkan di tempat yang mudah didatangi orang, tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya (kasir, urusan perizinan, humas).

2.Satuan-satuan pekerjaan yang berhubungan erat satu sama lain dikelompokkan pada satu tempat.3. Satuan pusat yang mengerjakan ketatausahaan ditempatkan ditengah-tengah, agar bagian lainnya mudah menghubunginya. 4 Satuan pekerjaan vang sifat pekerjaan sangat gaduh, ditempatkan jauh dari bagian yang lain, lebih-lebih bagian kerja yang memerlukan pekerjaan otak.

4 TATA RUANG PERKANTORAN

Ditinjau dari tata ruang, kantor dapat dibagi dalam 4 jenis : Kantor pribadi

Kantor bersel Kantor rancangan terbuka Kantor lanskap

KANTOR PRIBADI Kantor pribadi Kantor pribadi umumnya disediakan untuk mereka yang pekerjaannya bersifat sangat rahasia atau sering menerima tamu dan rapat yang sering. Tata ruang harus menyiapkan tempat menerima tamu / rapat yang ada tempat untuk menulis. Kantor pribadi lebih praktis bila dibagi menjadi dua wilayah:

1. Wilayah kerja bagi orang yang menempatinya;2. Wilayah untuk menerima tamu dan mengadakan rapat kecil di sekeliling meja konferensi. Salah satu keuntungan dari pengaturan ini, dokumen rahasia di atas meja tidak perlu dipindahkan sewaktu ada tamu. Selain menjadi tempat kerja, kantor pribadi juga dianggap sebagai simbol status.

KANTOR BER-SEL Kantor bersel Pada susunan ini, ruangan kerja terbagi dalam beberapa satuan, dimana keadaan gedungnya terdiri atas kamar-kamar atau memang sengaja dibuat penyekat. Kantor bersel dapat bervariasi ukurannya, maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai. Ada beberapa situasi dimana kantor departemen yang terpisah diperlukan. Contoh : 1. Ruang komputer yang suhu dan kelembapannya harus dikontrol, dan dilindungi karena nilai dan kerentanannya. 2. Kantor kasir, yang harus dilindungi dari pencurian. Salah satu argumen yang mendukung kantor bersel, adalah bahwa kantor ini diperlukan secara psikologis, karena mengukuhkan rasa memiliki pada sekelompok orang yang dibedakan secara jelas dengan orang yang lain. Ini dapat menguatkan loyalitas kelompok, tetapi dapat melemahkan organisasi sebagai keseluruhan.

KANTOR RANCANGAN TERBUKA Kantor rancangan terbuka Kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung didalam satu wilayah yang luas. Ruang kerja tidak dipisahkan, semua aktivitas dilaksanakan dalam satu ruang besar terbuka, tanpa penyekat. Untuk memperoleh pemanfaatan ruang secara maksimum, meja kerja diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian. Bila kantor bersel digantikan dengan kantor terbuka atau lanskap, perlu tetap menyediakan garis demarkasi, biasanya dengan pengaturan meja kerja, peralatan arsip, atau tanaman hias.

KEUNTUNGAN RANCANGAN TERBUKA Keuntungan kantor terbuka dibanding bersel & pribadi : Modal yang diperlukan lebih rendah (keperluan partisi, pintu, alat pengatur suhu, lampu, listrik dan pelayanan umum lain berkurang).

Pemanfaatan ruang yang lebih baik (ruang untuk partisi, pintu, koridor, dan sebagainya lebih sedikit). Biaya perawatan yang lebih rendah (dekorasi, pelayanan kebersihan dan pelayanan pada umumnya). Pengawasan dapat lebih mudah & efektif terhadap semua pegawai, dan dimungkin jumlah penyelia yang lebih sedikit. Komunikasi dan arus kerja dipermudah. Penggunaan mesin dan peralatan secara bersama dimungkinkan. Fleksibililas tata ruang apabila perubahpn organisasi diperlukan. Kondisi kerja yang lebih baik kerap dimungkinkan.

Memudahkan hubungan antar para pegawai dan lebih sedikit indikasi mengenai status dapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat diantara mereka dan bisa bekerjasama lebih baik. Memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.

KERUGIAN RANCANGAN TERBUKA Kerugian kantor rancangan terbuka dibanding bersel & pribadi : Keamanan yang berkurang untuk pekerjaan yang rahasia dan penanganan kas.

Gangguan dari tamu dan pergerakan umum. Kebisingan umum menjadi berlebihan. Penyakit menular mudah menyebar. Penurunan semangat kerja karena penyeragaman yang nyata dan kehilangan individualitas dan berkurangnya rasa memiliki pada kelompok kerja yang didefinisikan dengan baik. Kehilangan status yang nyata di kalangan staf senior Kerugian psikologis yang dapat diringkas sebagai banyak orang tidak suka bekerja di kantor terbuka.

Kerugiannya dapat dikurangi dengan memisahkan pekerjaan yang bersifat rahasia, bising atau mengganggu. Pembatasan antar bagian, dapat dengan pengaturan lemari arsip, atau unit penyimpanan yang tinggi, atau dengan partisi setinggi kepala yang mudah dipindahkan.

KANTOR LANSKAPKantor lanskap Kantor lanskap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individuai atau dalam kelompok dengan sudut yang berbeda satu dari yang lain. Lorong yang berbelok, menyusuri sekeiiling wilayah yang bervariasi ukurannya. Tata ruang ini mencerminkan cara dimana orang bekerja dan diorganisasikan. Keuntungan kantor rancangan terbuka, diperoleh semuanya dalam kantor lanskap, dengan satu pengecualian, yaitu lebih sedikit orang yang tertampung. Studi di Jerman, Yang merupakan tempat asal kantor lanskap, menunjukkan bahwa kantor bersel memanfaatkan 38-67 % ruang yang tersedia, sedangkan kantor lanskap memanfaatkan 72-83 %. Beberapa kerugian kantor rancangan terbuka dapat dihapuskan atau dikurangi dalam kantor lanskap. Terdapat lebih sedikit gangguan, dan efek psikologis dari penyeragaman yang jelas terlihat dan hilangnya indentitas kelompok dapat dikurangi.

KANTOR LANSKAPKantor lanskap Untuk menambah batas antar departemen dan bila perlu antar individu, dengan memasang peralatan atau sekat visual atau akustik. Penyediaan tanaman, juga membantu memberikan demarkasi wilayah dan lorong. Mereka yang pekerjaannya bersifat rahasia dapat dilindungi dengan sekat yang dapat dipindahkan (tidak lebih dari 50 inci). Sekat yang terlalu tinggi menghalangi sinar matahari dan menimbulkan kesan suatu labirin koridor yang berliku-liku. Secara ekstrem, keseluruhan staf administrasi dan tulis menulis dari juru tulis paling junior hingga eksekutif tertinggi berada diruangan yang sama. Kerap ada penolakan oleh manajer dan juru tulis senior terhadap proposal penggabungan dengan staf umum di dalam satu kantor besar. Ruang kantor pribadi selama ini merupakan suatu simbol status. Simbol adalah penting dalam hal memenuhi kebutuhan manusia. Namun, simbol status tidak harus berbentuk ruangan yang berdinding; manajer di dalam kantor lanskap dapat dibedakan dengan wilayah yang lebih luas, atau dengan perabot.

TATA RUANGNilai perbandingan afternatifDESKRIPSI Pemanfaatan ruang Fleksibilitas Komunikasi arus pekerjaan Campur tangan bersama/gangguan Pergerakan Penggunaan alat bersama Penyeliaan Keamanan SEL C C C A C C C A TERBUKA A B B C B B B C LANDSKAP B A A B A A A B

Kondisi kerjaLoyalitas kelompok Indikasi status

CA A

BC C

AB B

Biaya modalBiaya perawatan

CC

AA

BB

PERABOT KANTOR Pertimbangan dalam mengatur perabotan kantor yang baik : 1. Meja kerja & kursi disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama, agar pegawai tidak saling mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan rekannya. 2. Sediakan lorong antara baris meja untuk lalu lintas pegawai + 80 cm, sedangkan lorong utama disediakan sekitar lebar 120 cm. 3. Pejabat pimpinan ditempatkan pada ruang tersendiri, untuk menjaga privasi, bila perlu disiapkan satu set kursi tamu.

4. Untuk pekerjaan lembut, cermat, perlu penerangan yang lebih.5. Pegawai yang bekerja pada risiko besar, misalnya bagian kasir, perlu dibuatkan sekat kaca untuk segi keselamatannya. 6. Pegawai yang sering mengadakan hubungan kerja dengan pihak luar, tempatkan didekat pintu, agar tidak mengganggu pegawai yang lain.

7. Alat-alat Kantor yang bersuara ribut, berikan ruangan tersendiri. Selain kantor dengan macam-macam susunan meja kerja, setiap instansi perusahaan biasanya perlu mempunyai ruang rapat atau kamar konperensi yang harus disusun dengan baik.

PERABOT KANTORDalam memilih perabotan / peralatan lain untuk kantor, harus dipertimbangkan:

1.

Apakah wilayah kerja memadai? Perhatian harus dituiukan pada wilayah yang diperlukan bukan hanya untuk melakukan pekerjaan, tetapi juga untuk menyimpan barang, alat tulis, formulir kosong dan sebagainya.Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman? Semua peralatan dan formulir yang diperlukan untuk pekerjaan harus berada dalam jangkauan yang mudah clicapai. Perangkat yang paling banyak digunakan harus berada paling dekat dengan tangan. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya? Pekerjaan harus ditata sedemikian rupa sehingga jurutulis didorong untuk menggunakan kedua tangannya secara serentak. Dapatkah pekerjaan diselia? Penyelia harus dapat melihat keadaan pekerjaan setiap bawahannya. Posisi harus diatur, untuk pekerjaan yang belum selesai dan yang sudah selesai. Lebih baik apabila semua pekerjaan mudah terlihat sepanjang hari sehingga tidak ada yang terlewatkan.

2.

3.

4.

PERABOT KANTOR5. Apakah pekerjaannya terlindung secara memadai? Peralatan, alat tulis dan formuiir harus dilindungi dengan baik sepanjang hari dari debu, kehilangan, kerusakan atau akses yang tidak sah. Dalam beberapa hal, hal ini mungkin memerlukan pemindahan barang kedalam semacam wadah untuk disimpan pada malam hari didalam lemari besi tahan api. 6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis? Tidak bijaksana untuk memaksa juru tulis meninggalkan tas tangan dan barang milik pribadi lain yang berharga di ruangan penitipan, dimana barang tersebut mungkin dicuri. Penyediaan laci pribadi atau lemari kecil dimeja dihargai oleh staf dan membantu menjamin kerapian di kantor. 7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan? Meja kerja yang ditinggalkan pada akhir jam kerja dan penuh dengan kertas lepas di atasnya tidak dapat dibereskan. Idealnya, ketika petugas kebersihan tiba, mereka harus. dapat membersihkan lantai dan semua perabot tanpa kesulitan karena semua pekerjaan telah disimpan ditempat yang semestinya.

PERABOT KANTORPokok-pokok berikut ini harus pula diingat sewaktu membeli perabot: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sejauh tidak ada zona yang sangat rawan terbakar. Beberapa sistem memiliki pilihan warna. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi. Kunci harus, terbenam atau rata dengan permukaan. Tirai harus. mudah dipasang atau dilepas. Meja kerja atau meja biasa harus dapat disetel ketinggiannya. Unit Peraga Visual (UPV) harus dapat disetel dan harus tersedia fasilitas untuk memutar UPV tersebut menjauhi garis pandangan langsung.

10. Bagian atas meja dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1 hingga 20 derajat, agar beberapa tugas dapat dikerjakan dengan lebih muclah. Mesin harus datar, sedangkan dokumen dapat ditaruh pada bagian meja yang miring untuk memberikan kemudaban dan efisiensi yang lebih besar.

PERABOT KANTORKursi Kantor Kursi beroda, memudahkan pergerakan, pilih yang tidak merusak lantai. Jumlah roda cabang 5 lebih stabil dari yang 4. Ketinggian dan sandaran dapat diatur. Meja kerja Meja kerja harus disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Setiap juru tulis harus memiliki meja kerja sendiri dengan bagian atas berukuran 1,2 - 1,5 meter kali 0,75 meter. Tinggi bagian atas meja adalah 0,724 meter dari lantai untuk memberikan posisi kerja yang nyaman. Pegawai yang menggunakan mesin, memerlukan permukaan yang beberapa cm lebih rendah agar papan tombol berada pada tingkat yang pas.

Permukaan kerja ini harus diberi tambahan ruangan penyimpanan sesuai kebutuhan, biasanya dalam bentuk tumpuan yang dilengkapi dengan laci atau rak. Untuk banyak pekerjaan, meja kerja serba guna dengan satu atau dua tumpuan cocok sekali.

PEMBAGIAN RUANG MEJA KERJA

Pekerjaan yang belum selesai (masuk)

Bahan acuan

Alat tulis

Pekerjaan yang sudah selesai (keluar) Kertas coretan dan alat-alat kecil lain

TELEPON

Form untuk dibaca

Form untuk ditulisi

TATA LETAK MEJA KERJA

PENGGUNAAN KOMPUTERPemakaian komputer Pancaran cahaya jangan terlalu terang Tulisan jangan terlalu kecil

Pemegang dokumen untuk meningkatkan keterkaitan layar monitor

Pencahayaan antara 300-500 lux

Papan tombol yang lepas, dimungkinkan diatur dengan posisi yang relaks

warna hitam berdampak pada permasalahan refleksi

PENGGUNAAN KOMPUTERPemakaian komputerPermukaan papan tombol maks.0.7m diatas permukaan lantai Hindari posisi layar yang terjadi bayangan cahaya Posisi layar sekitar 30-450 dibawah tinggi mata yang tegak lurus

Tinggi mata diatas lantai (kursi setinggi 0.4m), antara 11.14m

Sandaran kursi dapat diatur untuk menopang punggung bawah, tanpa sandaran tangan Ketinggian kursi sekitar 0.4 diatas lantai Jarak ruang untuk lutut : 0.2m antara kursi & meja

Kabel dijaga agar tidak mengahalangi jalan

Tumpuan kaki untuk tubuh pendek

CONTOH PENGATURAN RUANG RAPAT

KONDISI FISIK Pekerjaan perkantoran memerlukan lebih banyak usaha mental daripada fisik, dan kondisi kerjanya harus direncanakan. Ia perlu berkonsentrasi untuk waktu yang lama, kerap dengan mengerjakan proses yang sama berulang-ulang. Ia khususnya rentan terhadap keletihan mental yang sebagian besar disebabkan oleh tidak adanya gerakan fisik, Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi secara luas menuntut dua hal, yaitu otak yang jernih dan tidak adanya gangguan, oleh karenanya efisiensinya sangat dipengaruhi oleh lingkungan fisik disekelilingnya.

KONDISI FISIK Dekorasi Dekorasi sebuah kantor dapat menimbulkan efek pada semangat kerja staf; lingkungan yang tidak menarik menimbulkan depresi, lingkungan yang menyenangkan menghasilkan kerja yang baik. Skema dekorasi harus disesuaikan untuk setiap ruang tertentu; skema yang menarik untuk gedung modern mungkin sama sekali tidak cocok didalam gedung yang kuno; skema yang sesuai untuk ruangan yang besar mungkin tampak menggelikan di dalam ruangan yang kecil. Gaya arsitektur dan bahan yang digunakan dalam bangunan harus, diperhitungkan: permukaan beton, bata, plester, kayu, logam, kaca dan plastik mempengaruhi keseluruhan efek dekoratif. Aspek suatu ruangan juga penting: ruangan yang tidak tercapai oleh sinar matahari langsung dan cenderung dingin, memerlukan warna yang hangat dan cerah (merah & kuning); ruangan lain yang menghadap matahari, mungkin memerlukan warna-warna sejuk, misalnya biru.

KONDISI FISIK Ruang masuk dan ruang tunggu untuk umum Ruangan ini harus sesuai dengan perusahaan. Beberapa sangat modern, lainnya sederhana, atau dengan keanggunan. Jangan bersifat dingin, tidak mengundang atau tidak nyaman. Kantor umum Kantor harus didekor dengan menarik, serta memperhatikan penerangan alamiah dan artifisial. Warna kuning suram dan semu putih memiliki nilai reflektif yang sangat tinggi, tetapi warna suram cukup memuaskan. Warna yang lebih mencolok dapat digunakan untuk pintu dan barang kayu atau logam lain untuk memberikan kontras dan daya tarik. Lebih baik bila warna tersebut menjamin penerangan yang memadai tanpa membuat silau dan dapat dibersihkan. Bukan karena dapat menyembunyikan kotoran; Umumnya diakui bahwa warna menimbulkan semacam efek pada emosi manusia, namun tidak ada reaksi universal terhadap warna dan kesukaan berbeda antar individu dan antar jenis kelamin.

KONDISI FISIK Skema yang baru dan imajinatif mungkin lebih mudah diterima apabila para pegawai diajak berkonsultasi dan diminta pandangan mereka. Efek dari skema dekroasi yang dirancang dengan baik akan hancur apabiia dinding atau sekat digantungi kalender, surat pemberitahuan, daftar harga dan sebagainya. Tempat yang semestinya harus disediakan untuk apa saja yang diperlukan dan ini mungkin mencakupi tidak hanya papan pengumuman resmi, tetapi lembaran papan lunak untuk memajang bahan tidak resmi seperti kartu pos liburan. Reproduksi lukisan yang baik dapat dipajang pada dinding kantor dengan efek yang menyenangkan. Untuk mengimbangi beton dan kaca gedung kantor, tanaman hidup dapat menjadi bagian dari dekorasi. Tanaman ini ditanam didalam pot atau tong dan didalam kantor terbuka atau lanskap dapat menjadi penyekat dari pembagian antar bagian kantor.

KONDISI FISIK Ruang penitipan dan kamar kecil Keduanya harus kelilhatan bersih dan harus benar-benar bersih. Ini tidak berarti harus menggunakan warna putih melulu; warna pastel dan warna yang kontras dapat digunakan. Ruang petolongan pertama dan ruang istirahat Ruang ini harus didekorasi dengan warna lembut tetapi menarik sehingga tidak tampak dingin dan impersonal. Kebersihan

Kantor yang bersih dan rapi tidak hanya menyokong kesehatan dan kesejahteraan umum para pegawai, tetapi juga kerapian dan keakuratan pekerjaan. Orang bereaksi terhadap keadaan sekeliling mereka, pegawai yang bekerja di dalam kantor yang kotor dan tidak rapi cenderung menjadi tidak rapi dan ceroboh dalam pekerjaan mereka; pegawai yang dilatih dan bekerja di dalam lingkungan yang bersih dan rapi akan bangga akan keakuratan dan penampilan pekerjaan mereka.

KONDISI FISIK

Petugas kebersihan kantor harus diawasi secara memadai dan diperlengkapi dengan peralatan dan bahan yang sesuai untuk pekerjaan mereka.

Betapapun baiknya kantor dibersihkan setiap hari, bersama waktu debu pun akan menumpuk di dalam lemari arsip, rak dan lemari, serta di belakang peralatan dan perabot yang diletakkan rapat ke dinding. Karena itu, program yang terjadwal untuk pembersihan khusus harus dibuat dan dijalankan. Apabila suatu bagian kantor sudah tiba waktunya untuk dibersihkan secara tuntas, rak, lemari, lemari arsip dan meja kerja harus dikosongkan dari dokumen, sehingga semua debu dan kotoran yang bertumpuk dapat dihilangkan

Ventilasi

KONDISI FISIK

Kantor harus selalu ada aliran udara segar terus menerus untuk memerangi keletihan. Penggunaan Air Conditioner (AC), dapat mengontrol secara otomatis aliran udara, suhu dan kelembapan. Untuk orang yang bekerja berpindah-pindah, aliran udara dingin tidak terlalu berarti, tetapi bagi pegawai yang duduk dibelakang meja merupakan gangguan menyiksa. Beberapa konfigurasi untuk mengatur aliran udara: Lobi dengan pintu dalam dan pintu luar dimana bila ada yang lewat, kedua pintu tidak terbuka sekaligus, sehingga tercegah aliran udara panas yang masuk.

Sekat plastik transparan di dalam bingkai jendela geser sehingga, apabila jendela dibuka pada bagian sebelah bawah, aliran udara tidak langsung masuk, tetapi dipaksa kearah atas dan disebar. Sekat dengan lubang jaring halus yang bila dipasang pada bagian jendela yang terbuka, memecah aliran udara yang masuk melewatinya tanpa menghambat cahaya sepenubnva. Sekat kayu / logam / kaca yang dipasang diambang pintu.

KONDISI FISIK Suhu Ada peraturan menetapkan persyaratan suhu minimum didalam kantor yaitu dijaga pada 19-210C. Namun pada umumnya suhu ruang yang nyaman untuk bekerja adalah sekitar 22~260C. Bila terlalu dingin atau terlalu panas, efisiensi pegawai akan terganggu, karena tidak dapat berkonsentrasi penuh pada pekerjaan yang dihadapinya. Sistem pengatur suhu yang ideal untuk kantor adalah sistem yang memberikan suhu merata keseluruh ruangan, tanpa ada daerah yang terlalu panas atau terlalu dingin. Gedung kantor dengan kawasan berkaca yang luas pada dinding, entah sebagai jendela atau pelapis, dapat menjadi terlalu panas dalam cuaca cerah. Efek ini paling baik dilawan dengan pemasangan tirai luar (Tirai sebelah dalam tidak begitu efektif karena tidak mencegah sinar matahari menghantam permukaan kaca).

KONDISI FISIKPenerangan Pegawai yang terlibat dalam pekerjaan sepanjang hari rentan terhadap ketegangan pada mata yang disertai keletihan mental, perasaan mudah marah, dan gangguan fisik lain. Penerangan yang buruk menambah kemungkinan keluaran yang rendah dan kerja yang tidak akurat. Tiga persyaratan penerangan yang baik untuk Kantor: Sinar disebar secara merata tanpa membentuk bayangan yang tajam. Intensitas sinar dimana saja memadai agar pekerjaan dapat dilakukan disana. Sinar yang terlalu kuat sama buruknya dengan sinar yang tidak memadai. Tidak ada cahaya yang menyilaukan, secara langsung, atau dipantulkan dari permukaan (meja / peralatan / arsip). Dalam mempertimbangkan penerangan, kita berkepentingan dengan dua jenis penerangan, yaitu alamiah dan artifisial.

KONDISI FISIKPenerangan alamiah Idealnya, gedung kantor tidak boleh ditutupi bayangan gedung lain, mempunyai jendela yang besar, dan dapat memanfaatkan sinar matahari sebagai penerangan dengan baik. Namun, gedung seperti itu jarang didapatkan dan menjadi tanggung jawab manajer kantor untuk mengatur kantor sedemikian rupa sehingga manfaat terbaik dapat dibuat dari sinar alamiah yang tersedia.

Pegawai yang melakukan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian harus ditempatkan didekat jendela. Posisi meja kerja yang ideal adalah posisi dimana cahaya jatuh dari belakang dan agak disebelah kiri pegawai, agar terhindar dari sinar yang menyilaukan baik langsung maupun dipantulkan dari permukaan meja yang merupakan sumber gangguan. Apabila jendela kantor menghadap kearah matahari, tirai harus dipasang sehingga intensitas cahaya dan sinar yang menyilaukan dapat dikurangi.

KONDISI FISIK Penerangan artifisial : Cahaya penerangan lampu yang dapat dibedakan sbb : 1. Cahaya langsung, Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya kepermukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar) cahava bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. 2. Cahaya setengah langsung Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna susu. Cahaya ini tersebar ke segala arah sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak terlalu tajam. Namun sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh kepermukaan meja dan memantul kembali kearah mata si pekerja, sehingga masih belum memuaskan.

KONDISI FISIK3. Cahaya setengah tak langsung. Cahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langitlangit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayangbayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam. 4. Cahaya tak langsung. Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung. Cahaya ini dari sumbernya memancar kearah langit-langit ruang, baru kemudian dlpantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya lunak, oleh karena itu tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata. Untuk ruang yang gelap atau bekerja malam harl, sebalknya digunakan cahaya tak langsung ini. Hanya kelemahannya keperluan cahaya seperti ini diperlukan lampu yang lebih besar. Tapi dengan lampu neon kelemahan tersebut dapat teratasi.

KONDISI FISIK Penerangan artifisial Skema harus dirancang untuk memberikan intensitas cahaya yang memadai dimanapun pekerjaan dilakukan. Tingkat penerangan dinyatakan dalam istilah tingkat lux; untuk tugas kantor yang umum, 300-500 lux umumnya dianggap memuaskan. Apabila pekerjaan yang membutuhkan ketelitian terus menerus dilakukan, intensitas yang lebih dari 700 lux mungkin diperlukan.

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja, karena pegawai dapat bekerja dengan lebih balk, sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. Dalam merancang tataruang kantor hendaknya cahaya itu tiba diatas meja dari arah kiri. Agar cahaya lebih merata maka digunakan penerangan lampu, dan tidak hanya mengandalkan sinar matahari.

KONDISI FISIK Penerangan meja atau mesin individual. Digunakan apabila pekerjaan tertentu memerlukan intensitas cahaya yang sangat tinggi. Lima ratus Lux sama dengan satu Lumen; 100 Watt sinar memberikan 1000 Lumen.

Intensitas (Lux) =

ExA CxM

E = penerangan rata-rata dalam lux A = wilayah dinding yang akan diterangi C = koefisien penerangan M = 0,8 (Maintenance Factor)

KONDISI FISIKAkustik Suara bising yang keras, tajam dan tidak diduga adalah penyebab gangguan yang kerap dialami pekerja. Gangguan itu acap kali didiamkan saja walaupun tindakan, perbaikan yang sederhana dapat dilakukan apabila waktu dan pikiran diluangkan untuk masalah itu. Di dalam ruang tertutup, gelombang suara bergema; di kantor gelombang suara ini dipantulkan dari permukaan keras seperti dinding, langit-langit, lantai dan permukaan meja. Gema dan pantulan gema menimbulkan kebisingan yang membingungkan. Ini dapat dihindari dengan 'menyerap' gelombang suara pada permukaan lunak sebelum dapat berjalan terlalu jauh. Ada dua metode umum untuk melakukan ini. Penyerapan umum

Penyerapan lokal

KONDISI FISIK Penyerapan umum Langit-langit dan kadang sebagian dinding diolah dengan ubin akustik atau bahan lain yang menyerap suara. Karena sebagian besar gelombang suara membentur langit-langit sebelum dipantulkan ke bawah untuk didengar, metode ini kerap memadai. Dengan menggunakan karpet atau pelapis lantai lain yang menyerap suara, pantulan gelombang bunyi, yang naik dari lantai dapat pula dicegah. Penyerapan umum tidak bo!eh dilakukan secara berlebihan; terlalu sedikit bunyi juga dapat menimbulkan tekanan psikologis. Penyerapan lokal Apabila sumber kebisingan tertentu dapat diidentifikasi, adalah ekonomis untuk menyerap gelombang suara pada titik itu. Contoh yang lazim adalah menempatkan bantalan di bawah mesin ketik atau mesin lain, dan bilik telepon akustik disekeliling telepon yang dipakai secara umum.

KONDISI FISIK Untuk menanggulangi beberapa sumber bunyi yang mengganggu: Sumber luar. ldealnya, kantor harus terletak jauh dari jalan raya yang sibuk atau dari industri yang bising. Efek kebisingan dari luar dapat dikurangi dengan jendela berkaca ganda. Mesin. Mesin yang sangat bising harus dipisahkan didalam ruangan yang terpisah dari kantor utama. Pintu. Pintu yang terbanting harus dilengkapi dengan penahan karet atau dengan kontrol hidraulik.

Peralatan kantor yang menimbulkan suara, harus dipisahkan atau disekat dengan bahan yang menyerap suara. Wawancara / percakapan yang lama antar pegawai dikantor, dapat mengganggu pegawai lain. Penyediaan ruang konferensi atau wawancara untuk pemakaian umum harus dipertimbangkan.

Pergerakan. Kebisingan yang disebabkan oleh gerak pegawai dikantor utama dapat dikurangi dengan melapisi lantai dengan karpet, pelapis karet atau linoleum. Didalam kantor lanskap, sekat akustik yang berdiri bebas lazim digunakan untuk menyerap kebisingan pada titik kritis.

KONDISI FISIK Kesehatan dan Keselamatan Ada peraturan yang berhubungan dengan perlindungan kesehatan dan keselamatan staf kantor yang bekerja. Jangkauan dan kompleksitas undang-undang yang diberlakukan tidak memungkinkan bagi manajer kantor menjadi ahli didalamnya, dan bila perlu ia harus meminta advis hukum profesional. Contoh peraturan kesehatan dan keselamatan kerja yang ada di Inggris Health and Safety at Work Act 1974 Akta ini berhubungan dengan pegawai secara umum, termasuk staf kantor. Di antaranya, akta ini mengharuskan seorang majikan untuk memperlengkapi pegawai dengan pernyataan kebijakan tertulis, organisasi dan pengaturan sehubungan dengan kesehatan dan keselamatan ditempat kerja, untuk memberikan informasi mengenai risiko yang mungkin dihadapi pegawai dan mengenai pelatihan dalam praktek keselamatan.

KONDISI FISIK Office, Shops and Railway, Premises Act 1963 Secara singkat dikenali sebagai Offices Act, undang-undang ini sangat berkaitan dengan manajer kantor. Akta ini mengharuskan majikan untuk mempertahankan standar minimum kondisi kerja dan menyiapkan inspeksi resmi kantor untuk menjamin bahwa hal ini dilaksanakan. Akta tersebut menetapkan beberapa standar minimum, namun Secretary of State for Employment diberi kekuasaan untuk membuat, dan kemudian mengubah, Regulasi didalam akta bersangkutan. Oleh karena itu, manajemen perlu memastikan bahwa persyaratan terakhir diketahui. Berikut ini adalah ringkasan dari ruang lingkup Offices Act yang menunjukkan masalah yang harus diberi perhatian.

KONDISI FISIK Kebersihan Kebersihan bangunan, perabot, dan perlengkapan lainnya harus dijaga. Kesejukan Ruangan dimana orang bekerja harus menyediakan ruang seluas 40 kaki persegi perorang, atau bila langit-langit lebih rendah dari 10 kaki, 400 kaki kubik. Ruangan yang dispesifikasikan adalah ruang total, termasuk yang ditempati oleh peralatan, lorong, dan sebagainya. Suhu

Suhu yang sedang, harus dipertahankan ditempat orang yang bekerja (kecuali untuk jangka waktu singkat). Termometer harus disediakan pada setiap lantai agar pegawai dapat mengecek suhu. Ventilasi Harus ada persediaan udara segar yang memadai. Penerangan Penerangan alamiah atau artifisial harus cocok dan cukup, jendela dibersihkan sebelah dalam maupun luar dan peralatan penerangan harus dirawat dengan benar.

KONDISI FISIK Kemudahan saniter Kemudahan saniter yang cukup dan cocok harus disediakan, dijaga kebersihannya dan dirawat dengan baik. Standar sesuai dengan jumlah pegawai dftetapkan oleh peraturan.

Fasilitas untuk membasuhFasilitas untuk membasuh harus disediakan dalam kondisi yang cocok dan mencakup air leding panas dan dingin, sabun dan handuk atau sarana lain untuk membersihkan dan mengeringkan. Air minum Air minum yang memadai harus disediakan, lewat pipa atau di dalam wadah yang airnya diganti setiap hari. Pakaian Akomodasi harus disediakan untuk pakaian yarg tidak dikenakan pada jam kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian. Tempat duduk Tempat duduk untuk orang yang biasanya bekerja sambil duduk harus sesuai dalam desain, konstruksi dan dimensi, dengan tumpuan kaki bila perlu.

KONDISI FISIK Lantai, lorong dan tangga Ketiganya harus dibangun dengan kokoh dan dipelihara, dibebaskan dari penghalang dan benda yang dapat menyebabkan orang tergelincir. Tangga harus memiliki pegangan, dan sebagainya dan lubang dilantai harus dipagari. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus dipagari. Menggunakan dan membersihkan mesin harus mengikuti prosedur yang memperhatikan keselamatan kerja. Pekerjaan berat

Tidak ada orang diharuskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban yang Mungkin menyebabkan kecelakaan. Pertolongan pertama Kotak atau lemari pertolongan pertama yang diserahkan pada orang yang bertanggung jawab harus disiapkan untuk 150 orang pegawai atau pecahan dari jumlah itu. Apabila ada lebih dari 150 pegawai, salah satu dari orang yang bertanggung jawab tersebut harus dilatih dalam hal pertolongan pertama dan harus ada selama jam kerja. Surat pemberitahuan yang menyebutkan nama orang bersangkutan harus dipajang.

KONDISI FISIK Pengamanan terhadap kebakaran Sarana untuk meloloskan diri yang memadai harus disediakan, dan demikian pula dengan peralatan pemadam kebakaran. Bangunan perlu diperiksa dan dinyatakan memiliki perlindungan yang memadai, tetapi kantor yang lebih kecil dibebaskan dari persyaratan ini. Pintu keluar bila terjadi kebakaran harus diberi tanda yang jelas dan rute urituk meloloskan diri harus dibebaskan dari rintangan. Alarm kebakaran, harus disediakan dan diuji secara berkala, dari penghuni bangunan harus memastikan bahwa semua pegawai menguasai rutin untuk meloloskan diri. Pemberitahuan kecelakaan Kecelakaan yang menyebabkan kematian, atau mcnyebabkan seseorang tidak dapat mengerjakan pekerjannya yang biasa selama lebih dari tiga hari, harus diberutahukan kepada pihak yang berwenang. Abstrak.

Abstrak dari Akta atau buklet harus dipajang di tempat yang mencolok, atau pegawai harus diberi salinan dari buklet penjelasan khusus yang ditulis untuk tujuan itu.

KONDISI FISIK Eployer's Liability (Defective Equipment) Dibawah akta ini, seorang majikan harus bertanggung jawab untuk cedera pribadi yang diderita oleh pegawai sebagai akibat cacat pada peralatan yang disediakan oleh majikan. Pegawai berhak mengklaim ganti rugi walaupun cacat tersebut berasal dari kesalahan pabrik pembuatnya atau sebab lain yang tidak langsung berada di bawah kendali maiikan.

Employer's Liability (Compulsory Insurance).Majikan (selain majikan tertentu dalam sektor umum) diharuskan mengurus asuransi yang disetujui terhadap liabilitas untuk cedera fisik atau penyakit yang diderita pcgawai selama bekerja Hukuman

Pelanggaran terhadap akta ini dapat dihukum dengan denda. Perlu diperhatikan bahwa apabila majikan berupa perusahaan terbatas, tindakan hukum dapat pula diajukan terhadap direktur dan manajer yang bertanggung jawab.

PERSYARATAN LINGKUNGAN KANTORSetiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang berikut : a. Lingkungan intern & extern harus dijaga kebersihannya. b. Suhu udara/temperatur diusahakan yang layak c. Diusahakan adanya peredaran udara segar. d. Cahaya alam maupun lampu perlu diatur yang cocok. e. Kamar Kecil atau toilet perlu disediakan f. Ruang cuci tangan / muka, sabun dan tissue tersedia g. Disediakan air minum h. Dibengkel perlu gantungan baju untuk ganti baju kerja

i.

Peralatan safety perlu disediakan.

j. Alat Pemadam kebakaran perlu disedlakan. K. Disedlakan kotak obat untuk pertolongan pertama kecelakaan.

SISTEM & SASARAN KONTROLPerencanaan dan pengontrolan itu merupakan 2 kutub dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu.

Perencanaan menjadi taraf permulaan dari suatu proses yang mengandung aktivitas-aktivitas melihat kemuka, memikirkan jauh sebelumnya dan menggambarkannya lebih dulu sebagai landasan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedang pengontrolan beserta tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan.Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan tidaklah semata-mata hanya untuk menemukan dan membetulkan kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinva kekeliruan / penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindarkan.

SISTEM & SASARAN KONTROL Kontrol, adalah mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana, dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan dan pelaksanaan tugas yang memuaskan; juga "mencatat" pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana itu sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan diwaktu mendatang. Langkah-langkah pengontrolan adalah sebagai berikut:

1) Penentuan standard / ukuran baku yang akan menjadi patokan.2) Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya dijalankan (atau hasil-hasil kegiatan itu). 3) Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan atau hasilnya dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau pcrbedaan yang terjadi. 4) Pembetulan terhadap penyimpangan / perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan / hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan.

BAHAN & METODE KONTROL Bahan-bahan dan metode-metode untuk pengontrolan: a) Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tertulis dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan. Manajer yang berwenang dan bertanggungjawab menjalankan pengontrolan itu wajib mengikuti dan mempelajari laporan tersebut.

b) Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil keria, jadwal kegiatan, bahan kemajuan pekerjaan, ataupun grafik lainnya.c) Survey / inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan.

d) Wawancara dengan pelaksana tugas yg bersangkutan.

SASARAN KONTROL

Sasaran pengontrolan dalam pelaksanaan pekerjaan :

a)b) c) d) e) f) g)

Jumlah hasil kerja (segi kuantitas).Mutu hasil kerja (segi kualitas). Pegawai (kesungguhan, kerajinan,dan kecakapan kerjanya). Uang (pemakaiannya secara sah dan efisien). Barang perbekalan (pembelian, penggunaan, dan pemeliharaannya yang betul). Ruang kerja (penataan dan pemakaiannya yang baik). Waktu (penggunaannya untuk kepentingan organisasi yang bersangkutan).

h)

Metode kerja.

TINDAKAN KONTROL OLEH PIMPINAN Tindakan kontrol yang sebaiknya dijalankan oleh Pimpinan kantor : (1) (2) (3) (4) (5) (6) Merencanakan & menentukan jadwal pekerjaan, tertulis setiap hari. Mengusahakan pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan sekarang. Mengatur jumlah pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaan itu. Memeriksa jumlah hasil pekerjaan setiap hari.

(7)(8) (9)

Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh.Memeriksa petunjuk-petunjuk baku pelaksanaan pekerjaan. Merencanakan tugas perhari untuk jangka waktu seminggu.

(10) Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan alat-alat kantor.

(11) Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip.(12) Berusaha mengenal para pegawai di bawahnya.

SISTEM NILAI UKUR KINERJA Untuk pengontrolan tatausaha dapat dibuat sebuah sistem yang berbentuk nilai ukur dari kinerja ketatausahaan, yaitu : Tentukan macam-macam kerja perkantoran yang dapat diukur.

Buat daftar satuansatuan ukuran untuk mengukur bermacam kerja ketatausahaan. Tetapkan office standards atau clerical standards, yaitu ukuran-ukuran baku bagi masing-masing kerja ketatausahaan. Ukuran baku ini merupakan tingkat keberhasilan kerja yang harus dicapai oleh pegawai tatausaha yang bersangkutan. Tingkat ukurannya tidak boleh ditetapkan secara sembarangan, sehingga mungkin terlampau tinggi atau terlalu rendah. Setiap ukuran baku ditetapkan berdasarkan perbandingan hasil kerja yang patut diharapkan akan terpenuhi oleh para karyawan pada umumnya yang cukup cakap. Berbagai ukuran baku yang telah ditetapkan, menjadi tolok ukur untuk memeriksa, apakah sesuatu kerja ketatausahaan di kantor terlaksana dengan hasil yang diharapkan.

UKURAN BAKU KERJA PERKANTORAN Ukuran baku bagi kerja perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam, yaitu yang mengenai jumlah hasil kerja dan yang berkenaan dengan mutu pekerjaan.

Ukuran baku mengenai jumlah hasil kerja menetapkan banyaknya satuan pengukuran dari suatu aktivitas yang harus dihasilkan dalam satuan waktu. Misalnya pada pekerjaan mengetik ditetapkan bahwa seseorang harus dapat mencapai 150 hentakan dalam 1 menit untuk dapat memperoleh ijazah mengetik A. Untuk ijazah dibidang steno, ukuran baku ialah 100 suku kata per menit. Mengenai ukuran baku yang berhubungan dengan mutu pekerjaan, dasar yang dijadikan pedoman menilai ialah kecermatan dan ketepatan. Dalam bidang kearsipan, misalnya ditetapkan bahwa jumlah warkat yang tidak dapat diketemukan kembali harus kurang daripada 3 untuk setiap 100 permintaan, yang berarti tingkat kecermatan sebesar 97% (pengambilan sesuatu surat itu harus terlaksanakan dalam waktu 1 menit).

UKURAN BAKU KERJA PERKANTORAN Penggunaan ukuran baku itu akan memberikan gambaran sampai berapa jauh para pegawai dapat menunaikan tugas pekerjaannya masing-masing. Berbagai tatakerja dalam setiap kantor, seperti tatatertib penyusunan surat, tatacara pengetikan laporan, atau tatakeria kearsipan perlu direncanakan sebaik-baiknya, dan ditetapkan dalam pedoman-pedoman baku, yang dituangkan dalam Buku pedoman prosedur-prosedur ketatausahaan. Buku pedoman ini berisi prosedur-prosedur, tatacara, dan petunjuk-petunjuk baku mengenai langkah-langkah yang harus diindahkan dalam melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan pada sesuatu kantor.

Adanya buku pedoman, memudahkan Pimpinanan dalam pengontrolannya, dan memudahkan para pegawai dan kantor yang bersangkutan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya.

CONTOH ISI BUKU PEDOMAN SEKRETARIS Sebagai contoh kutipan daftar isi dari buku pedoman sekretaris. 1. 2. Bagan organisasi Tugas-tugas pekerjaan

3.4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Tugas-tugas kerumahtanggaan.Tatacara menelepon; berdandan; mutu pekerjaan Pelayanan terhadap tamu-tamu yang sepatutnya. Contoh-contoh bentuk surat dan memo serta petunjuk khusus mengenai pengurusannya yang tepat. Daftar penyimpanan dari semua berkas dan letaknya Daftar-daftar alamat, telepon, dan penyebaran surat Peraturan-peraturan keamanan dari perusahaan Prosedur untuk mengurus perjalanan dan penginapan.

11.12. 13. 14.

Penjadwalan dan pengurusan terhadap konperensi.Prosedur untuk memesan perlengkapan dan material Tatabahasa dan pembubuhan tanda baca yang benar Tugas-tugas lainnya dan hal rutin yang khusus menyangkut bagian yang bersangkutan.

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR

Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar mempergunakan formulir . Yang dimaksud dengan formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering-sering berulang kembali lagi dalam peristiwa-peristiwa yang berlainan yang memerlukannya, sedang apa yang bersangkut paut dengan peristiwa itu dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret, menandai, atau lainnya semacam itu.

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR Prof. C.L. Littlefield dan rekannya menegaskan kegunaan yang dapat diberikan oleh formulir, sebagai berikut :

1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.

3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan atau baku4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan prosedur-prosedur. 5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat warkat dan memudahkan, penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari.

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR Menurut Gibbs Myers, formulir-formulir pada umumnya dapat diciptakan dan dipergunakan untuk 18 macam keperluan :

(1) mengakui.(3) melamar. (5) membatalkan (7) menuntut

(2) menyetujui.(4) menguasakan (6) menerangkan. (8) menaksir

(9) melanjutkan.(11) memesan (13) melaporkan (15) mengedarkan (17) memberi petunjuk

(10) mengenali.(12) mencatat (14) memohon (16) menjadwal (18) memberi tahu.

CONTOH FORMULIR

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR

Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam 2 bagian :

Bagian tercetak yang merupakan keterangan tetap, agar dapat menghemat waktu dan tenaga karena pengisi formulir tidak usah setiap kali menulis lagi uraian yang telah tetap itu. Bagian ruang kosong, yang isinya berubah-ubah sesuai dengan keterangan yang diisikan kedalam ruang yang disediakan dengan jalan menulis sesuatu, mencoret sesuatu uraian yang tertera pada formulir yang ternyata tidak dimaksud, atau membubuhkan sesuatu tanda apa. Bagian tercetak yang merupakan-keterangan

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR

Formulir yang dirancang dan dipergunakan secara tepat, akan berdampak Menghemat 5 unsur kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan material). Memudahkan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pengiriman, dan penyimpanan keterangan-keterangan dalam setiap instansi.

Apabila pembuatan formulir itu dilakukan serampangan, dan pertumbuhannya tidak dikendalikan, sesuatu instansi mudah dijangkiti oleh penyakit tatausaha "formitis", yaitu penciptaan terus menerus formulir baru untuk urusan yang dianggap perlu, sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah banyak. Akibatnya, akan dapat terjadinya kekembaran-kekembaran dalam pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pengiriman, dan penyimpanan keterangan-keterangan. Untuk mencegah atau mengatasi hal itu maka perlu sekali dilakukan pengendalian terhadap lahirnya, hidupnya, dan berakhirnya setiap macam formulir. Dan pengendalian ini barus dilakukan oleh seorang manajer perkantoran secara terpusat.

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR Langkah-langkah dalam pengendalian formulir (John Neuner dan Benjamin Haynes) mencakup 3 prosedur utama: 1. Mengadakan penataan formulir-formulir secara terpusatkan. 2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang kini dipakai. 3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulir-formulir baru. Termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran dan pejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir. Pembuatan & pengendalian formulir hendaknya berpedoman pada :. a) Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas. b) Formulir berbentuk standard, terutama mengenai ukurannya, jenis kertas, warnanya, dan tipe hurufnya. c) Corak rancangan formulir sederhana, memakai kata-kata atau kalimat yang jelas dan tegas. d) .

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIRd) Susunan keterangan yang dicantumkan pada formulir diatur secara logis / praktis sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Bila perlu dicantumkan petunjuk cara pengisian.

e) Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan diberi ruang kosong yang cukup sehingga tulisan dapat jelas.f) Bila mungkin keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi sudah dicantumkan dengah diberi kotak-kotak, sehingga tinggal diberi tanda tertentu atau dicoret. g) Setiap formulir mempunyai judul nama dan bila macamnya sudah cukup banyak hendaknva diberi nomor kode. h) Untuk penyimpanan dalam berkas, disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitan.

i) Formulir yang dipakai keluar kantor, harus memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedang formulir untuk keperluan kedalam hal tersebut tidak diperlukan.

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIRj) Formulir berganda dengan beberapa tembusan yang diperlukan oleh beberapa satuan organisasi lainnya (misalnva faktur yang perlu diketik rangkap 4) sebaiknya dibuat dalam warna-warna yang berlainan untuk memudahkan distribusinya. k) Penciptaan dan perancangan formulir-formulir dalam sesuatu kantor hendaknya dipusatkan pada seseorang petugas (misalnya kepala kantor sendiri). Pembuatan sesuatu formulir baru dan pemakaiannya dalam kantor pada dasarnya mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan dan dapat menambah beban pekerjaan yang telah ada dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, perlu ditentukan bahwa sesuatu macam formulir baru tidak boleh dicetak dan dipakai dalam peredaran tanpa terlebih dahulu diperiksa dan disetujui oleh petugas yang ditunjuk untuk menjalankan pengendalian terhadap formulir.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR Penataan terhadap pelaksanaan tatausaha harus selalu berkiblat pada efisiensi, dengan cara direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau ditata dengan sebaik baiknya Efisiensi adalab suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik. antara suatu usaha dengan hasilnva. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu: 1) Segi Usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian "usaha terkait dengan 5 unsur sumber-sumber kerja : (1) Pikiran (2) Tenaga (3) Waktu (4) Ruang (5) Benda, termasuk uang

2) Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR Bila usaha atau suatu kerja dianalisis, dapat dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya : Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktivitas itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai. Susunannya adalah cara-cara rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apa pun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR Penelaahan dan aktivitas untuk mencapai efisiensi kerja telah lazim disebut work simplification (penyederhanaan kerja), dengan berlandaskan ide pokok bahwa "selalu terdapat suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan". Pengertian work simplification dirumuskan sebagai "penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan." Work simplification yang diterapkan pada pelaksanaan tatausaha dikantor dikenal dengan istilah Paperwork simplification" (penyederhanaan pekerjaan kertas).

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR Berdasarkan 5 unsur sumber-sumber kerja, dapat dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai, dalam bentuk: (1) Cara yang paling mudah (tidak memakai banyak pikiran) (2) Cara yang paling ringan (tidak memerlukan banyak tenaga)

(3) Cara yang paling cepat (tidak memakan banyak waktu)(4) Cara yang paling dekat (tidak menghamburkan ruang kerja) (5) Cara yang paling murah (tidak boros penggunaan biaya). Dalam bidang tatausaha, asas efisiensi ada 5, yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan, dan penggabungan.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR1. Asas Perencanaan Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakantindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan, yang perwujudan dapat berupa pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Maksud Warkat. Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata (nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan, penelitian, pendidikan, dan sejarah/dokumentasi) b) Pedoman tentang Penetapan Prosedur: Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan harus mempertimbangkan corak pekerjaan yang bertalian dengan prosedur tersebut. Selanjutnya semua prosedur dihimpun secarg tertulis dalam buku pedoman (manual).

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTORc) Pedoman tentang Pengadaan Mesin Tatausaha Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. d) Pedoman tentang Perencanaan Formulir Bermacam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau menyimpan berbagai keterangan, harus dirancang secara tepat mengenai bentuk, macam, dan bahannya. Penciptaan formulir harus dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit "formitis.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR2. Asas Penyederhanaan. Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini :

a) Pedoman tentang Tatacara.Pilih tatacara kerja perkantoran, yang menghemat sumber-sumber kerja, yaitu yang termudah (menghemat pikiran), teringan (menghemat tenaga), tercepat (menghemat waktu), terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda/biaya). b) Pedoman tentang Perlengkapan Tatausaha Segenap perlengkapan tatausaha, dibuat standardisasi, untuk memudahkan pengadaan, pengurusan, dan perawatannya. c) Pedoman tentang Pengorganisasian Tatausaha.

Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayani semua satuan operatif. Selanjutnya kerja perkantoran yang agak khusus dapat tetap dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang bersangkutan.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR3. Asas Penghematan Penghematan dilakukan dengan mencegah pemakaian benda/biaya secara berlebihan. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan. Dalam menetapkan prosedur ketatausahaan atau merancang formulir, selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatannya. Biaya harus sepadan dengan kegunaannya.

b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat.Dalam memperbanyak warkat, senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhan agar tidak berkelebihan. c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha. Pemakaian mesin-mesin tatausaha dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan mesin tersebut, dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yang tampaknya lebih murah tapi mutunya rendah sekali).

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR4. Asas Penghapusan Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil keria yang ingin dicapai. Pedomannya sbb: a) Peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan. Dalam pelaksanaan kerja dilakukan dengan gerak tangan atau bagian tubuh lainnya. Gerak yang berlebih-lebihan atau langkah -langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. b) Penghapusan tembusan atau warkat. Dalam pelaksanaan tatausaha tembusan surat kepada instansi / bagian yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan, hendaknya ditiadakan. Demikian pula penyalinan atau foto copy sesuatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.

AZAS EFISIENSI PERKERJAAN KANTOR5. Asas Penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalarn 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya sbb: a) Tentang kerja sekali jalan. Kekembaran kerja dalam tatausaha, dihindarkan dengan jalan sebanyak mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan yang sejenis.

b) Tentang pemakaian alat-alat serbagunaDalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana (potlot merah-biru, karet penghapus kombinasi, Calculator untuk macam-macam cara berhitung).

PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTORSejalan dengan 5 unsur usaha / sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada bermacam kerja ketata-usahaan digolongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja: a. Pikiran - untuk mencapai cara yang termudah

b. Tenaga - untuk mencapai cara yang teringanc. Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat d. Ruang - untuk mencapai cara yang ter