mia räikkönen: hankinnat hallintaan – tilhaa hyödyntäen, case vero
TRANSCRIPT
Esityksen sisältö
• Hankintatoimen organisointi Verohallinnossa
• Mihin hankintoihin Tilhaa hyödynnetään
• Tilhan tuomat hyödyt
• Miten tästä eteenpäin - Verohallinnon Hama – projekti
11.5.2015
2
Veronsaajien oikeudenvalvontayksikkö
Sisäisen tarkastuksen yksikkö
Esikunta- ja oikeusyksikkö
Harmaan talouden selvitysyksikkö
Viestintäyksikkö
PÄÄJOHTAJA
Hallintoyksikkö
Tietohallintoyksikkö
Keskus-
vero-
lautakunta
Verotuksen
oikaisu-
lautakunta
V E R O N M A K S A J A
VERONKANTO-
YKSIKKÖYRITYSVEROTUS-
YKSIKKÖ
VERONKANTO-
YKSIKKÖHENKILÖVEROTUS-
YKSIKKÖ
VERONKANTO-
YKSIKKÖVERONKANTO-
YKSIKKÖ
Hankintatoimen organisointi
• Verohallinnon hankintaryhmä
• Vuodesta 2012 alkaen kilpailutustehtävät (pl ICT) ja juridinen
tuki keskitetty Hallintoyksikön Talouspalvelut-yksikön
Hankintaryhmään
• Tehtävinä: kilpailutukset, sopimustuki ja -pohjat, sopimusar-
kiston ylläpito ja kehittäminen, Tilha-pääkäyttäjätehtävät ja
tilaajien tuki, hankinta- ja tilausohjeet, reklamaatioiden tuki,
tilaaminen osittain mm. asiantuntijapalvelut
• Tilaaminen tehdään tällä hetkellä osittain keskitetysti ja osittain
hajautetusti yksiköissä => Tilhassa aktiivisia käyttäjiä n. 100
• Sopimuksen aikainen toimittajayhteistyö yksiköiden vastuulla
11.5.2015
5
Tilhan toimintamalli ja vastuut
• Tilha ollut käytössä 1.3.2011 alkaen
• Käyttöä laajennettu vaiheittain tavarahankinnoista
palveluhankintoihin
• Käyttäjäroolit Tilhassa:
• Hankintaehdotuksen tekijä tekee hankintaehdotuksia oman
vastuutuotealueensa ja/tai oman toimintayksikkönsä tilausten
osalta. Tekee myös vastaanottokuittauksen Tilhaan, kun
tavara on toimitettu.
• Tehdään hajautetusti tai joidenkin hankintaluokkien osalta
keskitetty tilaaja
11.5.2015
6
Tilhan toimintamalli ja vastuut
• Käyttäjäroolit Tilhassa:
• Hankintavastaava tuoteryhmittäin vastaa tilauksien tiliöintien
tarkastamisesta ja tiliöintien oikeellisuudesta, täydentää tiliöintiä
tarvittaessa. Hän reitittää tilauksen hyväksyjälle sekä käsittelee
laskut, jotka eivät ole automaattisesti kohdistuneet
(vastaanottokuittaus puuttuu, on yhteydessä
hankintaehdotuksen tekijään).
• Kirjanpitoryhmän henkilö
• Hyväksyjä vastaa määrärahan riittävyydestä ja hyväksyttyjen
tilausten tarkoituksenmukaisuudesta.
• usein Hallintoyksikkö / Tietohallinto menojen keskitetyn
budjetoinnin vuoksi
11.5.2015
7
Tilhan toimintamalli ja vastuut
• Käyttäjäroolit Tilhassa:
• Sopimusvastaava vastaa kilpailutuksista sekä yhteistyöstä
tuotealueensa toimittajien ja Hanselin kanssa. Hän vastaa
tuoteluetteloiden ja nettikauppaliittymien perustamisesta ja
ylläpidosta yhteistyössä toimittajien ja Baswaren kanssa.
• Hankintaryhmän henkilö
• Pääkäyttäjä vastaa Tilhan teknisestä käytettävyydestä,
ongelmatilanteiden ratkaisemisesta, ohjeistuksesta, helpdesk
päivystyksestä, tilipuitteiston ja käyttäjätietojen oikeellisuudesta.
Hän myös vastaa Tilhan viestinnästä loppukäyttäjille.
• Hankintaryhmän henkilö
11.5.2015
8
Tilhan käyttö 2014
• Tilhaa käytetään tavaroiden ja palveluiden hankintaan
• 83 % tavarahankinnoista Tilhan kautta (euroista)
• 18 % palveluhankinnoista Tilhan kautta (euroista)
• 16,4 % laskuista oli Tilha – laskuja, joista 36 % kohdistui
automaattisesti
11.5.2015
10
Tilhan eri tilauskanavien hyödyntäminen
• Tuoteluettelotilauksia 28% tilausten kpl-määrästä /
5 % tilausten euromäärästä
• toimistotarvikkeet, kalusteet, ergonomia, painatuspalvelut,
liikelahjat
• Catman on tuonnut parannusta uusien tuoteluetteloiden
perustamiseen
• Vapaateksti – tilauksia 15% / 92 %
• asiantuntijapalvelut, koulutukset, ICT-palveluja
• Punch out – tilauksia 57% / 3 %
• kirjat, matkapuhelimet ja tarvikkeet, toimistotarvikkeet,
esitystekniikka
11.5.2015
11
Tilha-case: Veron ergonomiahankintojen
kehittäminen
• Valtakunnallisesti yhtenäinen ja kilpailutettu
tuoteluettelo ergonomiatuotteista
• Catmanilla luotu Tilha-ostoskori
• Keskitetty budjetti ja tilausten hyväksyntä
• Tilaaminen tehdään hajautetusti paikallisten
yhdyshenkilöiden toimesta
• Budjetin ja tilauskäytäntöjen seurannassa
hyödynnetään Tilhan datasta tehtyä Pivot-
ennusteraportointia
Palvelutilaukset Tilhassa
• Yksittäiset palveluhankinnat
• Hankintaehdotus (vapaatekstitilaus), joka vastaanotetaan tai
tarvittaessa osavastaanotetaan tehdyn työn /sovitun
laskutusaikataulun perusteella
• Tilaussuunnitelman hyödyntäminen toistuvissa palvelu-
hankinnoissa
• Tilaussuunnitelma tiliöinteineen ja hyväksyntöineen tehdään
Tilhaan etukäteen kerralla esim. vuodeksi kerrallaan, voi sisältää
useamman toimittajan
• Suunnitelma ei lähde kokonaisuutena toimittajalle
• Tilaaja tekee tilaussuunnitelmasta suoraan yksittäisiä tilauksia
ennakkoon määritellyille toimittajille (Tuoteluettelo tai
vapaatekstitilaus)
• Suunnitelmien käyttöä voidaan raportoida Tilhassa reaaliajassa
• Hyödynnetty mm käännöspalveluiden ja ICT- palveluiden ostoissa
11.5.2015
13
Palvelutilaukset Tilhassa
11.5.2015
15
• Tuntiveloitteinen työ -> ns. käänteinen tilausprosessi
• Pilotoitu alkuvuodesta 2015 tuntiveloitteisten palvelusopimusten
laskutukseen
• Toimittaja tekee tehdyn työmäärän mukaan
”esihankintaehdotuksen” Tilhassa
• Kokemukset hyviä, mutta osattava huomioida vaatimuksena jo
kilpailutusvaiheessa
• Tarjoaa samalla työkalun esim. projektien johtamiseen
• Koontilaskujen sijaan konsultin tekemä hankintaehdotus tulee
tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi suoraan asiasta
vastaaville henkilöille
• Hankintaehdotuksen liitteenä voi olla mm. konsultin
työaikaraportti, joka siirtyy Rondoon
Käänteinen ostotilausprosessi (toimittaja käyttää
Tilhaa, palvelu/tuote toimitettu)
5/11/2015
16
7. Lähettää
laskun
(tilausnumer
o laskussa)
2. Luo
katalogitilaus
(+tiliöi)
1.
Toimitus
5. Hyväk-
syntä?
6. Tilaus
(+automaatti-
nen
vastaanotto)
OK
4. Tekee
muutokset
hankintaehdo
-tukseen
Ei
3. Asiatar-
kistus?
Asiantarkas-
taja/hankinta-
vastaava
11. Maksaa
laskun
10. Asiatarkastaa laskun
8. Vastaanottaa
laskun
9. Täsmäyttää
laskun
Ei täsmää
Talous
Toimittaja
Hyväksyjä
OK
Ei
Tilausnumero
Tilha hankintojen johtamisen tukena
• Hankintojen johtamisen tueksi saadaan reaaliaikaista
tietoa hankinnoista
• Tiedetään mitä tilataan ja miltä toimittajilta tavaroita ja
palveluita hankitaan
• Hankinnat tehdään sopimustoimittajilta yhteisillä
pelisäännöillä
• Mahdollistaa hankintojen tavoitteellisen kehittämisen ja
seurannan
Tilha hankintojen johtamisen tukena
• Tilha toimii yhtenäisenä rajapintana toimittajaan päin
• Mahdollistaa laadun seurannan (vastaanottokuittauksen
yhteydessä tehdään laatuarviointi)
• Mahdollistaa toimitusaikoihin liittyvän seurannan
(sopimuksissa sovitun mukaiset)
• Tilauksilla on varmasti oikeat laskutustiedot & maksuehdot
• Tilha – tilaus = kirjallinen sopimus pienissä hankinnoissa,
arkistoituu automaattisesti Rondoon
• Vähentää myös toimittajan työmäärää => ollaan saatu
esim. poistettua toimituskustannuksia
Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta
• Mahdollistanut prosessin sähköistämisen
• Laskun käsittelyä saatu automatisoitua
• Menojen käsittelyn kustannukset pienentyvät
• Tällä hetkellä n 60 – 70 % tilauksellisista laskuista kohdistuu
automaattisesti
• Vastaanottokuittaus on tehtävä heti kun tavara /palvelu
saatu; vasteajan muutos 4 päivään Palkeissa paransi aut.
täsmätymistä oleellisesti
• Kuukausittain seurataan syykoodin avulla miksi laskut eivät
ole automaattisesti täsmäytyneet, esim. helmikuun 2015
keskeisimmät täsmäytymättömyyden syyt olivat:
tekemätön vastaanottokuittaus 37 %
summaero 32 %
virheellinen kohdistusviite 16 % (tilausnro väärässä kentässä)
Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta
• Ajantasaisempi budjetin seuranta ja ennusteet
• Tilhasta saadaan raportoitua muita taloushallinnon
järjestelmiä reaaliaikaisemmin esim. tilauksiin sidottua
pääomaa
• Raportointia voidaan tehdä monista eri näkökulmista mm
tilaussuunnitelmittain, jolloin taloushallinnon
seurantaulottuvuuksia voidaan muissa järjestelmissä
keventää
Veron Hama-projekti
• Verohallinto oli mukana Valtiokonttorin Hama – hankkeessa
• Käynnistettiin syksyllä 2014 oma Hama – projekti, jotta
Taha2020 – strategian mukainen 30% tuottavuuden kasvu
voidaan saavuttaa
• Hankintojen osalta tehtiin aluksi Spendi – analyysi, jonka
avulla saatiin kokonaiskuva Tilha-järjestelmän nykykäytöstä
sekä suosituksia miten Tilha-käyttöä kannattaisi laajentaa
• Analysoitiin Kiekun laskudata ja Tilhan kautta tehdyt tilaukset
• 2014 laskuja n. 1 500 toimittajalta, 80 % ostojen euromäärästä
n. 20 toimittajalta
• Erityisesti esille nousi haasteena tuntiveloitteiset palveluhan-
kintoja koskevat laskut => käänteisen ostotilausprosessin
hyödyntäminen
Veron Hama-projektin tavoitteet
• Hankintojen ja menojen käsittelyn prosessin kehittäminen, jotta
prosessin tuottavuutta saadaan parannettua => merkittävä
kustannussäästö
• Hankintojen tekeminen kustannustehokkaasti varmistaen
samalla mm. Hanselin puitesopimusten hyödyntäminen
• Tilaamiskäytäntöjen määrittely hankintaryhmittäin
• Tarvittavilta osin hankintatoimen uudelleen organisointi –
tullaan tekemään nykyistä keskitetymmin
• Tilhan käyttöä on tarkoitus laajentaa edelleen; erityisesti
palveluhankintoihin
• Cloudia Kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto Q1/ 2016, myös
sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto harkinnassa
(korvaisi nykyisen sopimusarkiston)
• Basware Analytics – raportointityökalun käyttöönotto
• Hankintasuunnitelman laadinta budjetoinnin yhteydessä
Veron Hama-projektin tavoitteet
• Laskujen käsittelytapojen määritteleminen laskutyypeittäin
niille parhaiten sopivalla tavalla, koko prosessi huomioiden
• Työ on tehtävä toimittaja toimittajalta
• Maksuaikakortin käyttö pienhankintojen osalta
• Sopimuskohdistus toistuviin maksuihin, tällä hetkellä n. 100
sopimusta, jotka ovat vuokra-, siivous- ja ICT-sopimuksia
• Tilhan kautta tilaaminen - parhaan tilauskanavan
hyödyntäminen
• Tiliöintikoodin hyödyntäminen -> on johtanut myös
budjetointitavan muutoksiin
• Manuaalinen kierto – mahdollisimman vähän, lähinnä
yksittäiset laskut
• Parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen hankinnasta maksuun
prosessin osalta
Veron Hama-projektin tavoitteet
• Ostolaskujen käsittelyn tuottavuuden nostaminen Taha 2020
–strategian mukaisesti – automaattisesti käsiteltyjen laskujen
määrän kasvattaminen vuoteen 2020 mennessä 50
prosenttiin
• Optimaalinen työnjako Palkeet – Veron taloushallinto –
Substanssiyksiköt
Vuosi 2014 Autom.
kohdistunut
kpl
Tilha –
laskuja
%
Autom.
kohdistunut
%
Manuaalisesti
käsitellyt
laskut %
Tilaukselliset laskut 3 841 1 375 16,4 % 35,8 % 64,2 %
Sopimukselliset laskut 119 83 0,5 % 69,7 % 30,3 %
Muut menotositteet 19 529 100 %
Yhteensä 23 489 1 458 6,2 % 93,8 %
Tammi – maaliskuu 2015 aikana 12,5 % autom. käsitelty
Kiitos!
Lisätietoja :