Automatisoi palkkadokumenttien arkistointi Mepcon Palkka-arkisto-ratkaisulla

Marko KotamäkiMepco Oy Mepco HRM

Mepcon HRM-ratkaisut

Rekrytointi PalkatHenkilöstö-

hallinto

Matka- ja

kululaskutArkistointi

Työpaikkailmoituksen luonti

Työpaikkakohtaiset kysymykset

Julkaisu kotisivuilla ja hakupalveluissa

Hakemusten käsittely

HRM-tietojen hallinta

Henkilöstön kehittäminen

Kehitys- ja tavoitekeskustelut

Kurssit

Tuntisyöttö Tulkinta Palkanlaskenta Viranomaisilmoituk

set

Matkasuunnitelmat Matkalaskut Kuittien käsittely Mobiilisovellus Vuosi-ilmoitukset

Arkistoitujen dokumenttien selailu

Käyttöoikeuksien hallinta

Dokumenttien manuaalinen lisäys tarvittaessa

Kokonaisvaltainen HRM-ratkaisu

Webinaarin sisältö

Sähköinen arkistointi yleisesti

Arkistointi Mepco HRM:ssä

Arkistoitavat dokumentit

Arkistointiasetukset Mepco HRM:ssä

Demo arkistointiajosta

OpusCapita Archiven demo

Mepco Palkka-arkisto -kokonaisratkaisun esittely

Käyttöönotto

Arkistoinnista yleisesti

Kirjanpitovelvollisen on lain mukaan säilytettävä suorituksia koskeva kirjanpitonsa vähintään kuusi vuotta. Osa kirjanpidosta on säilytettävä yli 10 vuotta.

Arkistointi voidaan toteuttaa paperitulosteilla tai sähköisesti

Sähköisessä arkistoinnissa aineistot on säilytettävä kahdella muuttumattomalla medialla (=2 kpl kertakirjoitteisia CD-levyjä)

Mepco Palkka-arkisto -ratkaisun avulla varmistat palkkakirjanpidon ja raporttien turvallisen säilytyksen, helpon hallittavuuden ja nopean tiedonhaun.

Sähköisen arkistoinnin hyödyt

Lain asettamat vaatimukset täyttävä ekologinen vaihtoehto

arkistoinnille

Dokumentista/raportista otetaan tuloste vain tarvittaessa

Asiakirjojen haku on nopeaa ja paikasta riippumatta

Korkea tietoturva ja joustava käyttöoikeuksien hallinta

Aineistojen muuttumattomuus on varmistettu

Säästöä arkistointitilassa ja kustannuksissa

Organisaatiosi henkilöstöltä säästyy aikaa!!

Arkistointi palkkajärjestelmässä

Mepco HRM

Arkistoitavat aineistot

Arkistointirytmi määritetään ajojonoissa

Palkkakausittain: Kirjanpitotosite Palkkalaskelma Palkkalista Maksuluettelo Maksuluettelo

työkorvaukset Tapahtumat henkilöittäin

kaudelta

Kuukausittain: Ay-tilitys Lomapalkkavaraustosite Lomavarausten erittely TyEL-kuukausi-ilmoitus Työnantajasuoritusten

valvontailmoitus Ulosottotilitys

Neljännesvuosittain: Ay-selvitys Ay-selvitys yli ryhmien TyEL-

työsuhdeilmoitukset

Vuosittain: Palkkakortti Tapaturmavakuutuksen

vuosi-ilmoitus TyEL-vuosi-ilmoitus Vael-ilmoitus Verottajan vuosi-ilmoitus Vuosilomalaskelma

Tarvittavat määritykset, Mepco HRM

Lisenssilaajennus MepcoHRM:ään

Ohjaustieto

Arkiston kansiopolku

Arkistoinnista vain PDF- tulosteet

Tiedostojen nimet

Tiedostotyyppikohtainen nimeäminen

Arkistoinnin ajojonot ja arkistointirytmi

Palkkajaksoittain

Kuukausittain

Aineistojen arkistointi

http://mphrkehitys/palkatclient/mep_palkatsmartclient.application

Demo

Demo

Kirjautuminen

”Googlemainen” pikahaku

Haut otsikkotiedoilla ja tiedoston sisällöllä

Dokumenttien käsittely

Tulostus, dokumentin lähetys sähköpostin liitteenä

Kommentointi ja liitteen lisäys

Aineistotyyppikohtainen Haku

Tallennetut kyselyt

Manuaalinen arkistointi

Käyttäjäoikeudet

Ohjelma on täysin selainkäyttöinen

Arkistoitujen aineistojen haku on nopeaa ”googlemaisen” pikahaun avulla.

Hakusanoja etsitään otsikkotiedoista ja dokumentin sisällöstä

Dokumentti aukeaa selaimeen ja halutessasi voit tulostaa dokumentin paperille tai lähettää sen sähköpostilla

Arkistoituihin dokumentteihin voi lisätä kommentteja ja liitteitä myöhempää tarkastelua varten

Tarkennetulla haulla dokumentteja voi hakea otsikkotietojen avulla.

Usein käytettyjä kyselyjä voi tallentaa malleiksi

Käyttäjä voi arkistoida myös manuaalisesti dokumenttejaesim. päiväkirja, pääkirja, työsopimus jne.

Käyttäjä voi arkistoida myös manuaalisesti dokumentteja(esim. päiväkirja, pääkirja, työsopimus jne).

Kysymyksiä?

Palkka-arkisto pilvipalveluna tai asiakaskohtaisena asennuksena

1. Mepco Palkka-arkisto pilvipalveluna

Mepco vastaa tuesta ja ylläpidosta, sekä sovelluksen päivityksistä

Asiakaskohtaiset parametrisoinnit voidaan tehdä nopeasti

Järjestelmän käyttö on huoletonta ja minimoi käyttöönottoon liittyviä alkuinvestointeja

Arkisto-sovelluksen hinnoittelu perustuu työntekijä- ja käyttäjämääräpohjaiseen hinnoitteluun

Vakioratkaisu nopeasti käyttöösi. Ratkaisu on myös räätälöitävissä asiakaskohtaisten tarpeiden

mukaan

2. Mepco Palkka-arkisto asiakaskohtaisena asennuksena

Ratkaisu räätälöidään asiakastarpeiden mukaan

3. Palkka-aineistojen arkistointi yrityksen jo käytössä olevalla arkistointijärjestelmällä

Yritys hankkii Mepco HRM:ään arkistointilisenssin ja toteuttaa integroinnin

arkistointijärjestelmään itse

Mepco Palkka-arkisto pilvipalveluna

Ajo-jonot

Mepco HRM

Suojattu tiedostojen siirto(sftp)

Palautteetsähköpostilla

Aineistojen haku, selailu ja tulostus Internetselaimella

Kysymyksiä?

Kiitos!

Kysymykset OpusCapita Archive-järjestelmästä:Marko KotamäkiMepco Oy040-5066587marko.kotamaki@mepco.fi

Kysymykset HRM-järjestelmästä:Perttu SeppänenMepco Oy045-6764583perttu.seppanen@mepco.fi